Ирина Эланс

Автор который поможет с любыми образовательными и учебными заданиями

Система научно-справочного аппарата

Содержание

Введение 2

1. Система научно-справочного аппарата 3

1.1. Классификация архивной документации. 3

1.2. Принципы построения системы НСА 4

1.3. Структура системы НСА 5

1.4. Перспективы развития СНСА 6

2. Учетные документы 8

3. Архивные справочники 10

3.1. Каталоги 10

3.2. Путеводители 11

3.3. Указатели 12

3.4. Обзоры документов 13

3.5. Автоматизированные информационно-поисковые системы по документам государственных архивов 13

3.6. Архивная историческая справка 14

Заключение 15

Список используемой литературы 16

Приложение 17

Введение

Архивы являются хранилищами опыта цивилизации, накопленного на протяжении веков. Беречь и сохранить для истории документальные богатства нашей страны - важнейшая задача государственных и негосударственных архивов, общественных организаций, граждан России и, конечно, долг, и обязанность Архивной службы России всех уровней.

Актуальность темы курсовой работы связанна с тем, что архивные документы являются важнейшим источником достоверной информации практически обо всех возможных аспектах развития общества. К архивным источникам постоянно обращаются как отечественные, так и зарубежные исследователи. Особенностью архивного фонда и одним из основных отличий его от других информационных фондов является то, что его объем постоянно возрастает за счет новых поступлений, причем с течением времени информационная, историческая и научная ценность архивной информации не снижается, а, напротив, постоянно возрастает. Поэтому увеличивается и интерес исследователей к архивной информации.

Практически все существующие организации результатом своей деятельности имеют документ. Документ - результат закрепления информации о предметах объективной действительности и о мыслительной деятельности человека посредством письма, графики, фотографии или другим способом на любых носителях, обладающий свойством аутентичности, юридической доказательности зафиксированного в нем. Он является обязательным элементом обеспечения деятельности государства и создает гарантии системного знания о прошлом.

В системе сохранения исторической памяти наибольшие возможности ее концентрации обеспечивают архивы, которые отражают систему государственной власти и государственного устройства в стране. Архивный документ - это ценный материальный носитель информации.

Научно-справочный аппарат взаимосвязан с учетными документами архива и предназначен также для более оперативного поиска и эффективного использования документов.

Целью курсовой работы является изучение научно – справочного аппарата архива как обеспечение учета, поиска, использования архивных документов.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

Рассмотреть систему научно справочного аппарата архива, ее структуру и принципы построения.
Рассмотреть элементы системы научно справочного аппарата архива.

1. Система научно-справочного аппарата

Система научно-справочного аппарата - это комплекс взаимосвязанных учетных документов, архивных справочников, информационных документов, создаваемых для обеспечения сохранности и эффективного поиска архивных документов.

Система НСА, основываясь на принципах историзма, всесторонности и комплексности, должна строиться с учетом системного подхода, и целостный сложноорганизованный объект, включающий необходимые подсистемы учета и описания документов на едином нормативно-методическом обеспечении.

Систему научно-справочного аппарата можно разделить по функциям, которые она выполняет:

справочники по учету документов;
справочники по содержанию документов.

В каждой их этих групп выделяются основные справочники, обязательные для каждого архива и вспомогательные, создаваемые по мере необходимости. К основным справочникам по учету относятся книга поступлений, список фондов, листы фондов, описи, реестры описей, к вспомогательным – лицевой счет архива, карточки и книги учета движения фондов и др.

К основным справочникам по содержанию относятся описи, путеводители и каталоги, к вспомогательным – обзоры, указатели, тематические перечни.

Таким образом, в системе НСА каждый справочник имеет свое назначение, специфику, дополняет другие справочники и является необходимой составной частью СНСА. Однако при этом необходимо заметить, что весь комплекс СНСА не всегда является обязательным для каждого архива. Количество и состав справочников является различным. Важно, чтобы архив располагал такой совокупностью ИПС, которая позволяла бы рационально выполнять все виды работ с документами.

1.1. Классификация архивной документации.

Проблема классификации архивной документной информации — это стержневая проблема современной организации архивного информационного пространства. Поэтому в настоящее время ведется работа по созданию отраслевого классификатора архивной документной информации. Работа по созданию научно-справочного аппарата к архивным документам представляет вид научного труда, направленный на обеспечение организаций и лиц необходимой документной информацией. Документная информация — это сведения, различные данные, содержащиеся в документе. В практике информационной работы архивные документы, являющиеся первоисточниками сведений о предметах объективной действительности и мыслительной деятельности человека, получили название носителей первичной документной информации.

Различные сообщения о документах, состоящие из описаний, специальных шифров и кодов, называются информацией об информации, или вторичной документной информацией. Архивные справочники, содержащие вторичную документную информацию, и сами документы, несущие первичную документную информацию, в совокупности составляют архивную информационную среду.

Все архивные справочники, описывающие документную информацию, делятся на обязательные и дополнительные.

Обязательные справочники существуют во всех государственных архивах. К ним относятся архивные описи и архивные каталоги, обзоры документов и другие архивные справочники.

Дополнительные справочники создаются с учетом специфики документов архива, а также складываются исторически (поступившие на постоянное хранение делопроизводственные картотеки, картотеки и перечни документов, выявленных для публикации)

К дополнительным справочникам относятся указатели, обзоры, тематические перечни, аннотированные каталоги.

1.2. Принципы построения системы НСА

Основными принципами построения системы НСА являются:

взаимосвязь и взаимодополняемость информации различных справочников, описывающих первичную ретроспективную документную информацию на разных уровнях;
неповторяемость и недублированность информации различных видов справочников;
преемственность НСА ведомственных, государственных и муниципальных архивов.

Первые два принципа необходимо соблюдать для того, чтобы сделать поиск более эффективным и избегать затрат труда архивиста на дублирование информации. Если описание и каталогизация фонда проведены в соответствии с принципом взаимосвязи и взаимодополняемости информации, исследователь, ознакомившись с описью фонда и выписав из нее номера единиц хранения по интересующей его теме, обращается затем к соответствующему разделу каталога для более углубленного поиска. В каталоге он находит не только названия единиц хранения, но и заголовки документов и более подробную информацию с указанием на листы единицы хранения, на которых эту информацию можно найти.

Третий принцип очень важен для организации поисковой работы. Он означает, что к созданию всех типов справочников в ведомственных, государственных и муниципальных архивах применяются единые требования и единые методы. Так, описи дел составляются еще в делопроизводстве учреждений под контролем ведомственного архива. Сводные описи (годовые разделы) описей дел постоянного хранения ведомственного архива обязательно утверждаются ЭПК государственного архива и хранятся в государственном архиве как контрольные экземпляры до передачи дел на постоянное хранение. Такой же контроль должен осуществляться за составом ведомственных картотек и других справочников. Все элементы описания, все вспомогательные элементы справочного аппарата к описи должны находиться в строгом соответствии с основными правилами работы ведомственных и государственных архивов.

1.3. Структура системы НСА

Система НСА подразделяется на вертикальный и горизонтальный уровни.

Горизонтальный уровень системы основан на функциональном различии справочников. По функциям справочники системы НСА подразделяются:

справочники по учету;
справочники по раскрытию содержания документов (информационно-поисковые системы).

Вертикальный уровень системы основан на иерархии классов справочников к следующим комплексам архивных документов:

АФ РФ в целом;
сети архивов;
архиву;
фонду;
делу или отдельному документу.

В практической работе все справочники в результате их классификации по уровням документов получили названия:

межархивные (на уровне АФ РФ и его части);
внутриархивные и межфондовые (на уровне фондов или их частей);
внутрифондовые (на уровне фонда или его части).

Система НСА должна строиться на основе единства методов учета и описания документов на едином нормативно-методическом обеспечении, что определяет следующие требования, предъявляемые к ним:

удовлетворят все потребности общества в ретроспективной информации по мере возникновения и поступления запросов в архиве;
ориентироваться в основном на тематический поиск информации;
быть универсальной, т.е. охватывать всю совокупность документов АФ РФ независимо от способа закрепления информации;
иметь единую методику составления всех типов и видов справочников;
развиваться с учетом дальнейших перспектив применения новейших достижений науки и техники, т.е. автоматизированного ввода и поиска информации.

В настоящее время создание и усовершенствование НСА в каждом архиве происходит дифференцированно. Это означает, что архивисты по-разному подходят к созданию и усовершенствованию справочников фондов различной информативности.

1.4. Перспективы развития СНСА

Разработка перспектив дальнейшего оптимального развития системы НСА опирается на решение следующих основных проблем:

Оптимизация системы НСА АФ РФ в целом как подсистемы в общегосударственной системе научно-технической информации (НТИ).
Оптимизация отдельных подсистем и элементов системы НСА АФ РФ на различных уровнях организации документов: архив — фонд — дело — документ — это уровни «входа» в систему НСА; а также оптимизация системы НСА каждого архива.
Всестороннее обеспечение преемственности НСА государственных архивов и архивов учреждений.
Дальнейшее совершенствование методики создания отдельных типов справочников с учетом их взаимодействия и взаимодополняемости в системе НСА архива.

Система НСА должна строиться на основе единства методов учета и описания документов и на едином нормативно-методическом обеспечении, что определяют следующие требования, предъявляемые к ней:

удовлетворять все потребности общества в ретроспективной информации по мере возникновения и поступления запросов в архивы;
ориентироваться в основном на тематический поиск информации;
быть универсальной, т.е. охватывать всю совокупность документов АФ РФ (текстовых, технических и др.), независимо от способа закрепления информации;
иметь единую методику составления всех типов и видов справочников;
развиваться с учетом дальнейших перспектив применения Новейших достижений науки и техники, т. е. автоматизированного ввода и поиска информации.

Исходя из этих требований, основу системы НСА должно составлять двойное единство:

единство организации документов, которое достигается единством научно-методических основ классификации документов (единая система НСА закрепляет организацию документов и их учет по единицам хранения, фондам, комплексам фондов, архивам);
единство описания документов, которое достигается единством методики составления справочников.

В настоящее время создание и усовершенствование НСА в каждом архиве происходит дифференцированно. Это означает, что архивисты по-разному подходят к созданию и усовершенствованию справочников к фондам различной информативности.

2. Учетные документы

Учет документов в архиве организации ведется по основным и вспомогательным учетным документам. Состав и формы основных учетных документов обязательны для каждого архива организации. Необходимость ведения и виды вспомогательных учетных определяются архивом организации самостоятельно.

Основными учетными документами в архиве являются:

Книга учета поступления и выбытия документов;
Список фондов;
Лист фонда;
Опись дел;
Реестр описей;
Паспорт архивохранилища;
Опись особо ценных дел;
Книга учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования;
Лист-заверитель дела.

Вспомогательными учетными документами являются книга и карточки учета выбытия дел, книги учета дел по личному составу, паспорта фондов, внутренние описи дел и т.д.

Книга учета поступления и выбытия документов – дает представление какое количество документов поступает или выбывает за какой-либо промежуток времени, обычно за год (Приложение 1).

Список фондов - учетный документ, представляющий собой перечень наименований архивных фондов в порядке их номеров. Список фондов дает представление о фондовом составе архива. Каждый фонд имеет свой порядковый номер, который не может быть присвоен другому фонду даже в случае передачи или утраты фонда. В списке фондов указывается номер фонда, дата его первого поступления, полное официальное название фондообразователя и сокращенное название (если менялось - указывают все варианты в хронологической последовательности), если фонд выбыл в другое учреждение, указывают куда и на основании какого документа

(Приложение 2).

Лист фонда - это учетный документ, отражающий сведения о названии и номере архивного фонда, количестве, хронологических границах и составе документов фонда и описей на дела и документы фонда. Он составляется при первом поступлении документов после записи в книгу поступлений и в список фондов. Это важнейшая форма учета архивных документов, так как дает суммированные сведения о составе фонда и о происходящих с ним изменениях (Приложение 3).

Опись дел фонда - это учетный документ, но также и часть научно-справочного аппарата архива. В описи перечислены заголовки и другие необходимые сведения о составе и содержании единиц хранения архивного фонда. На основании описи определяется архивный шифр единицы хранения (сведения о ее местонахождении: сокращенное название архива, номер фонда, описи, единицы хранения) - это поисковый адрес каждой единицы хранения, на который ссылаются при использовании архивных документов. В описях имеются сведения и об изменениях поисковых данных, если они происходили (Приложение 4).

В реестре описей на каждую опись указываются следующие сведения: номер описи по порядку в реестре, номер фонда, номер описи, название описи, крайние годы материалов в ней, количество единиц хранения в описи, количество листов в описи, количество экземпляров описи, отметка о выбытии (если это произошло), примечания. Реестры описей создаются в случае, если в архиве хранится большое количество описей (Приложение 5).

Паспорт архива - это учетный документ периодической отчетности, он составляется ежегодно на 1 января наступившего года в двух экземплярах: один для самого архива, второй - для архивного управления, которое также ведет учет архивных документов и фондов. Паспорт архива содержит сведения об условиях хранения, объеме хранящихся в архиве документов, составе научно-справочного аппарата к ним, кадрах архива. В паспорт включаются сведения о количестве фондов архива, количестве единиц хранения, в том числе внесенных в описи, микрофильмированных (Приложение 6).

Опись особо ценных дел – документ, содержащий в себе перечень особо важных дел, позволяющий надлежащим образом вести их учет, а так же посредством использования данной описи существует возможность ускоренного поиска необходимого документа (Приложение 7).

Книга учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования – документ, составление которого необходимо для учета движения единиц хранения, как страхового фонда, так и фонда пользования в архиве (Приложение 8).

Лист-заверитель дела – документ, содержащий информацию об особенностях содержания и формирования определенного дела в архиве организации, включая количество пронумерованных страниц каждого дела (Приложение 9).

3. Архивные справочники

3.1. Каталоги

Каталог – архивный справочник, в котором информация об архивных документах расположена в соответствии с выбранной схемой классификации.
Каталогизация архивных документов – это совокупность работ по созданию каталогов: составление схемы классификации, выявление и отбор документов, описание их содержания на каталожных карточках, систематизация карточек, оформление и ведение каталогов.

Виды каталогов:

Систематический каталог. В систематическом каталоге документная информация классифицирована по отраслям знаний и практической деятельности общества. Систематический каталог отражает связи между событиями и явлениями, содержит сведения по конкретным вопросам.
              Систематические каталоги строятся по схемам единой классификации документной информации в систематических каталогах государственных архивов. Методические указания по применению схем содержат методику организации и проведения работ по созданию и ведению систематических каталогов.
              Предметно-тематический каталог. В предметно-тематическом каталоге документная информация классифицируется внутри темы по предметному признаку.
              Предметный каталог. В предметном каталоге документная информация классифицируется по алфавиту предметных понятий и лиц. Дальнейшая систематизация осуществляется в логической или хронологической последовательности.
              Именной каталог. В именном каталоге документная информация классифицирована по алфавиту фамилий лиц, упоминаемых в документах или являющихся их авторами. Дальнейшая систематизация – в хронологической или иной, удобной для поиска информации последовательности. При значительном объёме карточек они могут быть расположены по специальной схеме классификации. Круг лиц, сведения о которых подлежат включению в именной каталог, определяется каждым госархивом самостоятельно.
              Географический каталог. В географическом каталоге документная информация классифицируется по алфавиту географических и топографических наименований. В основу классификации может быть положено административно-территориальное деление. Систематизация внутри рубрик может быть хронологической или тематической.
              Каталог по истории учреждений. Каталог по истории учреждений – каталог сведений из архивных документов и опубликованных источников, в котором документная информация по истории развития учреждений классифицирована по отраслям, затем по конкретным учреждениям. Возможна непосредственная классификация учреждений по алфавиту их видовых названий независимо от отраслевой принадлежности. Состав учреждений, сведения о которых отражаются в каталоге, определяется соответствующим государственным архивом.
              Каталог документов по личному составу. Каталог создаётся для выявления документов социально-правового характера.

3.2. Путеводители

Путеводитель – архивный справочник, содержащий краткие сведения о документах архива. В него включаются сведения об основных фондах архива.
              Видами путеводителя являются: путеводитель по архивам, путеводители по фондам архива, краткий справочник по фондам архива и тематический путеводитель по фондам архива.
              Путеводитель по архиву предназначен для общего ознакомления с историей конкретного архива, составом и содержанием его документов; относится к научно-популярному изданию очеркового типа и может носить рекламный характер. Зачастую его подготовка связана с юбилейными датами. Подобные издания целесообразны для тех архивов, где еще не созданы другие виды справочников по фондам, они обеспечивают доступ к информации, еще не вошедшей в научный оборот.

Краткий справочник по фондам архива - вид путеводителя по фондам архива (архивов), содержащий систематизированный перечень наименований архивных фондов со справочными данными о них, в которые входят: номер фонда, его объем, крайние даты документов, состав научно-справочного аппарата к фонду. Краткий справочник дает самую общую информацию о фондовом составе архива.

Характеристика документов фондов в кратком справочнике либо отсутствует, либо дается в обобщенной, сжатой форме.

Тематический путеводитель представляет собой систематизированный перечень характеристик документов по определенной теме со всеми входящими в нее более узкими темами и вопросами. Он может создаваться по документам всех федеральных, государственных архивов и центров (в целом), по документам всех или нескольких архивов субъектов РФ, муниципальных архивов, по документам отдельного федерального архива или центра, государственного или муниципального архива, по отдельному комплексу документов архивов разных уровней подчинения.

3.3. Указатели

В системе научно-справочного аппарата указатели, в том числе указатели к описям и документам фонда, могут быть самостоятельными архивными справочниками или элементом справочного аппарата к ним.

Указатели, являющиеся самостоятельными архивными справочниками, составляются к описям одного фонда или их совокупности и, как правило, без просмотра дел.

Указатели к описям одного фонда составляются, если фонд содержит большое количество описей, имеет сложную структуру, документы содержат многостороннюю информацию.

Указатели к описям нескольких фондов составляются на фонды однородных по функциям организаций, последовательно сменявших друг друга; на фонды организаций одной отрасли с аналогичными функциями, одна из которых является вышестоящей по отношению к другим; на фонды организаций одной отрасли.

Указатели к документам фонда составляются на основе изучения самих документов. Указатель может быть создан к документам одного фонда, нескольких фондов одного архива, нескольких фондов группы архивов.

Указатель как элемент справочного аппарата к архивному справочнику составляется для ускорения поиска информации по аспектам, не совпадающим с группировкой основного текста справочника.

Указатели могут составляться ко всем типам архивных справочников. Они охватывают основной текст справочника и его приложения.

Предметный указатель. В предметном указателе наименования предметов расположены в алфавитном порядке.

Предметный указатель может быть общим, включающим предметные понятия различного характера, и специальным, состоящим из однородных предметных понятий. В состав рубрики предметного указателя входят обозначения научных понятий, событий, явлений, названий учреждений, организаций, предприятий и т.д. Наименование рубрик и подрубрик даётся в именительном падеже. По форме общий предметный указатель составляется только глухим. Специальные предметные указатели могут быть глухими и аннотированными.

Географический указатель. Предметами рубрик в географическом указателе являются наименования государств, административно-территориальных единиц, морей, рек и других географических названий. Если тот или иной географический пункт был переименован и в тексте он проходит под старым и новым названием, за основное принимается обозначение, являющееся хронологически последним. Старое название в таком случае указывается рядом с новым, в скобках. Оно также вносится в указатель в соответствующей алфавитной последовательности со ссылкой на новое название.

Именной указатель. Именной указатель включает фамилии, имена, псевдонимы, прозвища, клички. Он может быть глухим, аннотированным кратким и аннотированным полным. В именной указатель вносятся наименования лиц в той форме, в которой они занесены в справочник. Это наименование считается основным. Если основное наименование дано не полностью (только имя, прозвище, псевдоним), то полное имя приводится вслед за наименованием лица, в скобках. Одновременно полное имя вносится в указатель под соответствующей буквой алфавита со ссылкой на основное обозначение лица в указателе.

Если одно и то же лицо упоминается в указателе под несколькими именами, то все сведения и ссылочные данные о нём сосредоточиваются под основным наименованием данного лица, за которое принимается общеизвестное наименование, упомянутое в тексте. Все остальные наименования указываются в скобках вслед за основным, а также в соответствующих местах указателя со ссылкой на него.

Хронологический указатель. В хронологическом указателе даты событий или даты документов располагаются в хронологическом порядке.

3.4. Обзоры документов

Обзор – архивный справочник, включающий систематизированные сведения о составе, содержании и поисковых данных отдельных комплексов архивных документов, дополненные в необходимых случаях их источниковедческим анализом. Видами обзора являются обзор фонда и тематический обзор.

Обзор фонда включает систематизированные сведения о составе и содержании документов одного архивного фонда.

3.5. Автоматизированные информационно-поисковые системы по документам государственных архивов

Автоматизированные информационно-поисковые системы (АИПС) по документам государственных архивов создаются в целях совершенствования методов и форм информационного обслуживания. В АИПС обработка и поиск данных осуществляется с помощью электронно-вычислительных машин.

На основе машинных методов обработки, хранения, поиска и выдачи информации АИПС обеспечивает однократный ввод в систему документной информации и её многократное и многоцелевое использование.

3.6. Архивная историческая справка

Историческая справка архивного фонда составляется при открытии этого фонда и содержит:

историю фондообразователя;
историю фонда;
характеристику документов фонда.

История фондообразователя включает:

историю создания фондообразователя (даты, номера, заголовки распорядительных документов о создании его и преобразовании);
задачи и функции фондообразователя и их изменения;
масштаб деятельности фондообразователя, состав системы подведомственных организаций;
место фондообразователя в системе госаппарата, экономической, общественно-политической, культурной жизни;
изменения в названии и подчиненности фондообразователя;
структуру фондообразователя и ее изменения;
крайние даты деятельности фондообразователя.

История фонда включает:

дату первого поступления фонда в архив, его объем, крайние даты;
изменения в составе и объеме фонда и их причины;
степень сохранности документов;
особенности формирования, описания, систематизации документов;
сведения о наличии документов фондообразователя в других фондах и архивах;
сведения о наличии в документах фонда документов других фондообразователей;
состав научно-справочного аппарата.