Система учета архивных документов
СОДЕРЖАНИЕ.
Введение.
1. Нормативно-методические и правовые основы учета документов в Архивном фонде РФ.
1.1. Теоретические основы учёта документов АФ РФ.
1.2. Правовая и нормативно-методическая база, регламентирующая учет документов в АФ РФ.
2. Система учета архивных документов
2.1. Состав учётных документов.
2.2. Учёт поступления и выбытия архивных документов.
2.3. Централизованный
Проблемы учета документов на современном этапе.
Заключение
ВВЕДЕНИЕ
Одним из важнейших направлений деятельности Архивного фонда Российской Федерации (далее АФ РФ) является осуществление государственного учёта архивных документов. Вопросы учета документов АФ РФ имеют огромное значение и определяют актуальность темы, поскольку учёт одновременно является средством обеспечения сохранности документов, их адресного поиска, а также создаёт возможность для разработки и использования информационных справочников, этим и обусловлен выбор темы курсовой работы «Учет документов в Архивном фонде Российской Федерации».
В XIX веке в архивах не велось централизованного учета документов. Вот к каким печальным последствиям это привело: «Рядом с фальсификацией архивных документов развивается в нашем отечестве и другое зло: расхищение государственных архивов. В частных руках образовались драгоценные коллекции древних рукописей, составленные из документов, похищенных из архивов правительственных учреждений; одни из таких коллекций уходят за границу, другие гибнут по смерти своих владельцев…; третьи возвращаются в правительственные учреждения, но уже за плату из средств государственного казначейства. Одно из таких собраний древних рукописей, похищенных из правительственных и монастырских архивов, было куплено на средства казны на 100 тысяч рублей… Такому же расхищению подлежат и провинциальные архивы, наиболее древнее и ценное уже выбрано из архивов».1
Во избежание хищнического расхищения документальных богатств законодательными и нормативными актами Российской Федерации предусмотрено обязательное ведение учета документов, как в государственных, так и в негосударственных архивах. Так, например, ФЗ Об архивном деле Российской Федерации установил, что: «Все документы Архивного фонда Российской Федерации независимо от места их хранения подлежат государственному учету. Порядок государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации устанавливается Федеральной архивной службой России». 2Документы государственной части Архивного фонда Российской Федерации независимо от места хранения, вида носителя, техники и способа закрепления информации подлежит обязательному государственному учету.
Учет документов – это определение их количества и состава в установленных единицах учета и отражении этого количества и состава в учетных документах. На основе фиксации в учетных документах принадлежности каждой единицы хранения к определенному комплексу документов учет обеспечивает организационную упорядоченность и возможность адресного поиска документов, контроля наличия и состояния на основе единого методического обеспечения.3
Современные правила учета основываются на Регламенте государственного учета документов Архивного фонда РФ, зарегистрированном Министерством юстиции России от 8 июля 1997 года. Регламент установил требования о порядке и сроках представления учетных сведений в отношении учреждений системы Федеральной архивной службы и организаций, являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, физических и юридических лиц хранящих документы АФ РФ.
Система учета архивных документов является неотъемлемой частью организации работы архива, она обеспечивает быстрый поиск архивных документов, их учет и проверку наличия состояния документов.
Степень изученности данной темы нашла своё отражение в основном учебниках и учебных пособиях, научных статьях по теории и практике архивного дела.
В работах Алексеевой Е.В. 4, Булюлиной Е.В.5, Вовкотруб О.В.6, Малышевой С.Ю. 7 Тельчарова А.Д.,8 Чмыхало А. Ю.,9 изложены основные теоретические вопросы, характеризующие организацию архивного дела и учёта архивных документов в том числе.
Объект исследования – учет документов архивного фонда РФ.
Предмет исследования – учет и порядок ведения основных учетных документов архивного фонда РФ.
Цель исследования – изучить систему, функции учета документов архивного фонда, порядок введения учетных документов.
Цель работы предопределяет следующие задачи:
1. Изучить систему учета документов архивного фонда;
2. Рассмотреть функции учета архивного фонда;
3. Проанализировать порядок ведения основных учетных документов.
Источниковая база:
1. ФЗ от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
2. «Регламент государственного учета документов АФ РФ» (от 08.07.1997 № 1344);
3. «Регламент Государственного реестра уникальных документов АФ РФ»
4.«Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов АФ РФ в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях РАН» (утверждены Приказом Минкультуры РФ от 18.01.2007 № 194.
4. ГОСТ Р. 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
В качестве источника
нормативной базы
Структура работы состоит из: введения, трех разделов, заключения, библиографического списка и приложений.
Первая глава курсовой работы посвящена видам материальных носителей и состоит из двух частей. В первой части рассмотрены виды материальных носителей их значение и применение. Во второй части описаны перспективные виды носителей информации.
Во второй главе речь пойдет о фотодокументировании. Эта глава так же состоит из двух частей. Первая часть посвящена фотодокументу, истории его создания, развития и применения. Во второй части речь пойдет о новейших фотокамерах ,позволяющих сделать наиболее качественный фотодокумент.
Последняя глава курсовой работы рассказывает о кино-документировании и как и предыдущие состоит из двух частей. Первая часть рассказывает об истории развития кино. А вторая часть повествует о том, что представляет собой кинодокумент и рассказывает о его классификации.
Формируя, храня и организуя использование архивных документов, государственные архивы тем самым участвуют в сборе, обработке, накоплении, хранении, поиске и распространении архивной информации. Они представляют собой особую информационную систему, выступают в качестве субъектов информационных процессов. При этом архивные документы и информационные технологии государственных архивов являются объектом отношений физических и юридических лиц, государства, объектом права собственности, авторского и других прав, и защищаются законом.
1. Нормативно-методические и правовые основы учета документов в Архивном фонде РФ.
1.1. Теоретические основы учёта документов АФ РФ.
Основной функцией всех архивов является обеспечение сохранности документов. Это комплекс работ, который в принципе почти одинаков для государственных и ведомственных архивов. Комплекс взаимосвязанных работ, проводящийся в архивах, включает: создание оптимальных условий хранения документов; размещение документов в хранилищах и их топографирование; соблюдение порядка выдачи дел из архивов; учет документов, проверка их наличия и состояния; выявление уникальных и особо ценных документов и создание на них страхового фонда; обеспечение физико-химической сохранности документов. Учет архивных документов способствует их сохранности, помогает осуществлять контроль за наличием документов и обеспечивать их поиск. Учет документов, хранящихся в ведомственных архивах, позволяет госархивам проводить планомерное комплектование в соответствии с их профилем и является основой планирования работы госархива.
Под учетом архивных документов понимается установление их количества, отражение этого количества в учетных документах архивов и архивных органов. Государственному учету в составе Архивного фонда Российской Федерации подлежат архивные документы, отнесенные к постоянному хранению после экспертизы их ценности в порядке, устанавливаемом Федеральной архивной службой России в соответствии со ст. 5 Основ законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах.10
Основными единицами учета в архивах являются: архивный фонд (или архивная коллекция), единица хранения. Кроме основных единиц учета в архивах, хранящих традиционные документы на бумажной основе, могут учитываться документы отдельных категорий дел (личные, следственные и др.) и особо ценные документы; обязательному учету подлежат также все листы дел постоянного хранения. Особо ценные документы учитываются в соответствии с правилами. Учет листов дел постоянного хранения закрепляется листом-заверителем и указанием количества листов в описи дел.11
Учет ведется в государственных архивах по хранилищам и в целом по архиву специальным подразделением или лицами, отвечающими за этот участок работы. В ведомственном архиве учет, как правило, ведется централизованно заведующим архивом (ответственным за архив лицом) или одним из сотрудников, специально занимающимся учетом. Однако в крупных ведомственных архивах, имеющих несколько хранилищ, учет может вестись и по хранилищам. В этом случае все учетные данные по архиву обобщаются и хранятся централизованно.12
Государственный учет документов организуется на основе следующих принципов:
- Централизованный государственный учет осуществляется с помощью учетных документов установленной формы и системы организации учетных сведений в масштабах области, края, республик, страны в целом. Государственные и ведомственные архивы заполняют карточки фондов на каждый архивный фонд (коллекцию) и отсылают их соответствующим архивным управлениям — отделам. Из этих карточек, содержащих данные о количестве и составе фондов, в местных архивных органах создаются фондовые каталоги. В Росархиве действует Центральный фондовый каталог (ЦФК), который содержит сведения о количестве и местах хранения всех документов АФ РФ. Централизация учета достигается также едиными методическими требованиями, которые разрабатывает высший орган ФАС для государственных и ведомственных архивов. 13
- Преемственность учета достигается путем внедрения системы учетных документов в делопроизводство, ведомственные и государственные архивы. Яркий пример преемственности — опись дел. Другие обязательные учетные документы (книга учета поступлений, список фондов, лист фонда, карточка фонда, сведения об изменениях в составе и объеме фондов) в государственных и ведомственных архивах несколько различаются по форме, но содержат аналогичные сведения. Это объясняется тем, что госархивы являются постоянными хранилищами документов АФ РФ, а ведомственные — временными.
- Динамичность учета достигается оперативным внесением изменений в учетные документы и периодическим представлением сведений об изменениях в составе и объеме фондов в ЦФК и архивные каталоги других архивных учреждений. В учетных документах государственных и ведомственных архивов оперативно отражаются каждое поступление и выбытие даже одной единицы хранения. 14
Под учетным документом понимается, документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета. На основе фиксации в учетных документах принадлежности каждой единицы хранения к определенному комплексу документов учет обеспечивает организационную упорядоченность и возможность адресного поиска документов, контроля наличия т состояния на основе единого методического обеспечения.
Учет складывается из четырех этапов:
- Подсчет количества документов в архиве.
- Регистрация сведений о количестве документов во внутренних учетных документах архива.
- Заполнение на их основе документов централизованного государственного учета, которые представляются в органы управления архивным делом субъектов Федерации.
- Составление в органах управления архивным делом сводных документов централизованного государственного учета и представление их в Росархив.
Прежде чем приступить к рассмотрению учетных форм, необходимо указать, что научной основной учета документов являются принципы централизации, унификации, динамичности, полноты и достоверности, которые реализуются на:
- установление общих для всех хранилищ документов Архивного фонда страны единиц учета;
- единства организации хранения и учета документов;
- сопоставимости учетных показателей;
- строгой регламентации и стабильности форм учетных документов и требований к их заполнению;
- оперативного внесения
в установленные сроки во все
учетные документы изменений
об объеме и составе
Все учетные документы делятся на внутренние и централизованного государственного учета. К внутренним учетным документам относятся: книга поступлений, список фондов, лист фонда, архивная опись, дело фонда. Кроме того, при необходимости и в зависимости от состава документов могут также вестись отдельные описи страхового фонда, реестры описей, карточки и книги учета документов, передаваемые в другие архивы, книги учета фондов и дел и др. полистный учет документов осуществляется на основе внутренних описей и листа – заверителя дела.3
Рассмотрим поподробнее виды учетных документов.
Книга учета поступления документов – очень важный справочник, предназначенный для первичного учета поступающих в архив документов. Это учетный документ, в хронологической последовательности фиксирующий поступления в архив, а также основные данные о них. С ее помощью можно узнать, откуда, когда, в каком состоянии, и в каком количестве получены архивом документы. Книга помогает правильно раскрыть динамику роста архивных фондов за определенный отрезок времени.
В нее в хронологической последовательности заносятся, все поступления независимо от того является поступление первым или повторным. Сдатчик – фондодержатель может не совпадать с фондообразователем, в таком случае следует указать обоих. Необходимо охарактеризовать состав и состояние документов, а также годы. Если поступила россыпь, то необходимо ее взвесить. Состав документов указывается на основании сдаточной описи, а если ее нет – на основании хотя бы приблизительного знакомства с документами поступления.
Список фондов – представляет перечень наименований архивных фондов в порядке их номеров, которые они получают по мере поступления.
Указывается официально принятое название учреждения – фондообразователя и официально принятое сокращенное название. Если название фондообразователя менялось, то указывается его последнее наименование.
Главная цель списков фондов – закрепить за каждым фондом свой уникальный номер. Номер присваивается фонду один раз, как имя человеку, и его нельзя изменить. При выбытии фонда из архива «освободившийся» номер не может быть присвоен другому фонду, т.к. прежний номер мог войти в научный оборот.
Лист фонда – включает сведения о названии со всеми его переименованиями и номере архивного фонда, количестве, хронологических границах и составе документов фонда и наличие описей. Лист фонда раскрывает и динамику изменений состава и состояния фонда. Это осуществляется на основе записей о поступлении и выбытия документов:
Лист фонда состоит из трех основных разделов:
- сведения о переименованиях;
- сведения о местонахождения фонда и его номере;
- сведения о движении документов фонда.
Сведения о движение документов приводятся отдельно для описанных и неописанных документов.
При учете россыпи может быть указано количество дел, документов или листов; при учете описанных материалов – только количество единиц хранения. По листу фонда присваивается номер описи. Если материалы какой-либо описи выбывают из архива, то ее номер не присваивается другой описи.
Архивная опись является учетным справочником, на основе которого ведется поединичный и суммарный учет, путем сложения данных итоговых записей всех описей фонда.
Дело фонда – комплекс документов, отражающих историю архивного фонда.
В дело фонда включается историческая справка о фондообразователе; схема систематизации дел фонда; рабочая инструкция по обработке фонда; акты о приеме документов; акты о выделение документов к уничтожению; акты проверки наличия и состояния документов; копии характеристик фонда, составленных для путеводителя; справки об использовании материалов фонда и др.
Таким образом, из дела фонда можно получить следующие сведения:
О дате создания учреждения, подчиненности, функциях, реорганизации, условиях хранения материалов, видах научно-технической обработки материалов. Каждому делу фонда присваивается номер фонда и его название. Дела фондов хранятся в порядке их номеров. Все документы, находящиеся в деле фонда, должны быть подшиты и пронумерованы; на них составляется внутренняя опись.
Документы централизованного государственного учета составляется на основе суммирования данных, извлеченных из документов «Внутреннего учета». Основным документом, в котором зафиксированы правила его ведения, является Регламент государственного учета документов АФ РФ.3 Основным документом централизованного учета является паспорт архива. Паспорт государственного архива составляется на 1 января каждого года и состоит из разделов, которые показывают его состав и объем: архивные материалы, страховой фонд копий, НСА, условия хранения документов.
Карточка фонда служит основой для создания фондового каталога субъекта Федерации Центрального фондового каталога, Федеральной Архивной службы. Она содержит сводные данные из листа фонда. Карточки фонда составляются только в государственных архивах и архивах РАН.
В государственном архиве на основе поступивших паспортов архивов организаций составляются сведения о состояние хранения документов в организациях – источниках комплектования на 1 декабря один раз в 3 года. Они включают данные о количестве источников комплектования:
- всего по профилю архива;
- негосударственных организаций;
- государственных организаций;
- а также о наличии
в ведомственных архивах
Для того чтобы механизм централизованного учета четко работал, необходимо строго соблюдать сроки представления учетных документов в вышестоящие органы.
1.2.Проверка наличия и состояния документов.
Проверка наличия и состояния документов является одним из основных видов работ в архивах. Это самый эффективный, хотя и очень трудоемкий вид деятельности по совершенствованию организации хранения и учета дел. Результаты проверки наличия, обеспечивающие получение достоверных данных об объеме и состоянии дел, позволяют наиболее рационально планировать всю дальнейшую работу по обеспечению сохранности документов.
Проверка наличия и состояния документов проводится в целях установления:
- фактического наличия
единиц хранения и
- выявление документов, подлежащих
различным видам реставрационно
Таким образом, в ходе проверки наличия комплексно решается ряд важных задач по сохранности и учету документов.
К ее целевому назначению относятся:
- определение фактического количества дел, находящихся на хранении;
- выявление и устранение недостатков в учете документов;
- выявление необнаруженных дел и проведение их розыска;
- выявление и учет документов, имеющие различные дефекты носителя и текста и требующих улучшения физического состояния.
Проверки наличия и состояния документов проводятся в плановом порядке (цикличные) и единовременно (внеочередное).
Первоначально вопрос о сроках проверки наличия документов строго не регламентировался. В правилах работы государственных архивов 1962 г. не было закреплено определенной периодичности проверки наличия фондов. Но к концу 1970-х гг., после кражи документов в одном из центральных государственных архивов, пришли к выводу о необходимости пересмотра сложившихся подходов к проведению этой работы. В 1977 г. были основные правила работы государственных архивов 1984 г., устанавливающие жесткую периодичность проверки наличия фондов, исходя из категории их ценности.
В основных правилах работы государственных архивов Российской Федерации (2002 г.) определена периодичность плановых проверок документов в зависимости от их ценности и материального носителя. Так, уникальные документы проверяются ежегодно; особо ценные документы на бумажной основе один раз в 10 лет; аудиовизуальные и машиночитаемые (электронные документы) – один раз в 5 лет; кинодокументы на нитрооснове – один раз в 2 года. Внеплановые проверки проводятся в случаях чрезвычайных ситуация, стихийных бедствий, массовых перемещений и других обстоятельств, в результате которых могли быть утрачены или повреждены документы. При смене заведующих хранилищами также проводится внеочередная и единовременная проверка наличия и состояния всех документов архива или отдельных частей (комплексов).
В целях контроля за обеспечением сохранности документов при организации их использования периодически проводятся проверки наличия и состояния документов, выдававшихся из хранилищ в течении года. Сроки таких проверок устанавливаются руководством архива.
Методически и практически проверка наличия – это несложный вид работы, фактически это сверка имеющихся в наличии документов с учетными формами – описью или книгой учета и описания.
Важное значение имеет первый этап работы по проверки наличия дел, так называемая выверка учетных документов, которая включает:
- установление полноты
учетных документов на
- сверку и сопоставимых показателей;
- уточнение порядка нумерации единиц хранения по описи;
- проверку правильности
составления их итоговых
Таким образом, в ходе выверки учетных документов устанавливается то количество дел, которое должно находиться на архивной полке.
Проверку наличия и состояния документов обычно проводит группа специалистов, но в отдельных случаях допускается осуществление проверки одним сотрудником. В ходе работы необходимо:
- сохранять порядок расположения дел на стеллажах и в первичных средствах хранения;
- подкладывать на свои
места, обнаруженные во время
проверки, неправильно подложенные
единицы хранения данного
-изымать из проверяемого фонда и передавать хранителю неправильно подложенные единицы хранения других фондов;
- изымать единицы хранения, не внесенные в опись, и помещать их в конец фонда (комплекса документов) для последующей обработки и описания.
Документы, выданные в читальный зал и рабочие помещения архива, проверяются, на общих основаниях их номера устанавливаются по картам-заместителям и книгам выдачи документов из хранилищ.
Документы, выданные на временное пользование, проверяются по книгам и актам выдачи и считаются имеющими в наличии.
Категорически не допускается внесение в ходе проверки наличия каких-либо пометок или изменений в описи и другие учетные документы.
Результаты проверки наличия и состояния дел и обнаруженные в ходе недостатки заносятся в лист проверки наличия, который составляется непосредственно в ходе работы, как правило, на каждую опись отдельно. На основе листа составляется обязательный учетный документ – акт проверки наличия и состояния документов.
Целесообразно одновременно с актом проверки наличия и состояния документов при необходимости составлять и другие акты – о технических ошибках в учетных документах, об обнаружении документов, не относящихся к данному фонду, неучтенных, о неисправимых повреждениях и т.п.
Одна из задач проверки наличия – выявление необнаруженных дел, то есть тех единиц хранения, которые «незаконно», без документального подтверждения отсутствуют на местах хранения. На все такие дела составляется карточка учета необнаруженных дел, из которых формируется в традиционном или автоматизированном режиме учетно-контрольная картотека. Как правило, при учете необнаруженных дел указываются следующие реквизиты: название фонда, номера описи и единицы хранения, заголовок и объем единицы хранения, крайние даты документов дела, дата, когда впервые выявилось отсутствие документов, отметки о ходе розыска и его результаты.
В случае необнаружения в ходе проверки наличия дел организуется их розыск. Он проводится в течение одного года как непосредственно в архиве, так и в других структурных подразделениях учреждения. Дела, найденные в ходе розыска, подкладывается на место постоянного хранения, о чем в картотеке необнаруженных дел делается соответствующая отметка.
Документы, отсутствие которых документально подтверждено, снимаются с учета в установленном порядке. В этом случае также делается отметка в картотеке необнаруженных документов.
На документы, не найденные в ходе розыска, составляется справка о ходе розыска и акт произвольной формы о снятии с учета необнаруженных документов. Эта справка является главным основанием для принятия обоснованного решения о списании документов, поэтому она должна максимально полно отражать целый комплекс необходимых сведений по истории фонда и организации розыска дел, подтверждать полноту и качество его проведения.
Решение о снятии документов с учета это большая ответственность, ведь списывание дел архивисты расписываются в собственной профессиональной беспомощности, не умение обеспечит сохранность вверенного им национального документного достояния. Оно должно приниматься коллегиально. Рассматривать такие вопросы может экспертно-проверочная комиссия. Проверка наличия и состояния документов считается завершенной после внесения изменений во все учетные документы.
В ходе проверки и наличия документов в обязательном порядке фиксируется физическое состояние документов. На основе этих данных создаются картотеки учета физического и технического состояния архивных документов. Которые служат основой для планирования и проведения работ по его улучшению. Все выявленные особенности физического состояния документов фиксируется в учетно-контрольных документах. В случае выявления неисправимо поврежденных документов составляется заключение о полной невозможности восстановления их основы и использования текстовой и изобразительной информации и акт о неисправимых повреждениях документов, на основании которого происходит снятие документов с учета. Это правило не распространяется, только на уникальные документы их снятие с учета не допускается. Таковы основные вопросы, связанные с организацией проверки наличия и состояния документов.