Система управления и ее элементы

                               Основные данные о работе                         

Основная часть

Глава основной части

Система управления и ее элементы

        Для того, чтобы социальная система была статически и динамически устойчивой, а, следовательно, жизнеспособной, она должна обладать управляющим элементом, осуществляющим интеграцию ее отдельных звеньев, контроль за поступлением ресурсов, функционированием остальных (управляемых) элементов, результатами и т.п. И способным на основе обратной связи корректировать эти процессы.

        Жизнеспособность социальных систем обеспечивается также бережным отношением к ресурсам, их использованием в оптимальных сочетаниях; ориентацией на самообеспеченность ими с интеграцией с другими системами; поддержанием норм, ценностей.

        Управляющий элемент социальной системы является весьма сложным образованием, которое мы будем называть системой управления.

        Она представляет собой совокупность взаимосвязанных органов управления, реализующих его методы, технику, технологию, и установленного набора правил и предписаний, определяющих поведение работников и порядок выполнения тех или иных действий.

        Определенное соотношение этих органов управления, соединенных между собой коммуникационными каналами, образует структуру такой системы, отражающую статику управления.

        Система управления существует в определенной среде, которая бывает технической (материальные условия управленческой деятельности) и социальной (совокупность отношений людей).

        Система управления характеризуется:

1) Соответствием целям организации.

2) Техническим оснащением.

3) Составом, направленностью элементов.

4) Соподчинением звеньев по уровням, их структурой в рамках отдельного уровня, информационной нагрузкой.

5) Степенью специализации и регламентации функций, централизации или децентрализации полномочий.

6) Характером внутренних и внешних связей.

7) Стабильностью или изменчивостью поведения.

8) Открытостью или закрытостью (восприимчивостью или невосприимчивостью к внешним влияниям).

         Принципами построения системы управления являются:

—сопряженность целей, функций, полномочий;

—ориентированность на определенный уровень компетентности персонала;

—допущение неформальных связей;

—обеспечение эффективного контроля;

—гибкость и адаптивность.

         Как и любая органическая система, система управления находится в постоянном изменении. Это может быть рост (увеличение числа элементов, связей между ними) и развитие (рационализация функций, процедур и пр.). Рост ведет к увеличению численности управленческого персонала и количества внутренних взаимосвязей.

         Система управления состоит из управляющей и управляемой подсистемой границы между которыми весьма условны. Взаимодействие между ними осуществляется с помощью механизма управления. Он включает совокупность полномочий, принципов, методов, правил, норм, процедур осуществления управленческих действий и соответствующей частью принадлежит каждой из подсистем.

         Под управляющей подсистемой управления можно понимать ту ее часть, которая вырабатывает, принимает и транслирует управленческие решения и влияет на их выполнение. Для этого она использует такие элементы механизма управления, как планирование, контроль, стимулирование и пр.

        Управляющая подсистема имеет иерархическую структуру, между уровнями которой существует определенное соподчинение. Во главе ее находит направитель (центральное звено), который может быть представлен индивидом или коллективом (совет директоров).

К понятию «управляющая подсистема» близко понятие «субъект управления», однако они не тождественны. В состав субъекта можно включить толь те ее элементы, которые связаны с выработкой решений (неважно, на как уровне это происходит).

В общефилософском смысле субъект — это лицо, способное к выбору деятельности, исполняемой роли для себя и для других, к выработке собственных целей и способов их достижения. Субъекты классифицируются по характеру, содержанию и масштабу деятельности.

Сила и глубина воздействия управляющей подсистемы должна соответствовать восприимчивости управляемой.

К управляемой подсистеме относятся элементы, которые воспринимают управляющее воздействие и преобразуют в соответствии с ним поведение тс объекта, на который оно направлено. В нее входят, например, личные интересы, цели работников и т.п.

В условиях иерархичности управления большинство его звеньев, в зависимости от конкретной ситуации, может принадлежать то к управляющей, то к управляемой подсистеме.

Необходимо также уточнить и понятие «объект управления».

К нему следует относить все те элементы организации (а не только системы управления), которые воспринимают управленческое воздействие и подчиняют е свое поведение и развитие. Так, в качестве объекта можно рассматривать груш отдельную личность, процесс, отношения людей и пр.

Нечто становится объектом не само по себе, а только будучи использован этом качестве, то есть объект есть некая роль в конкретном отношении.

Иными словами, объект отличается от субъекта функционально, а не субстанционально, поэтому одно и то же образование часто в одной ситуации бывает субъектом управления, а в другой — объектом. Обычно субъект управления по масштабу меньше объекта и сложность его ниже; но он более активен и динамичен. Объект, наоборот, обладает инерционностью, на преодоление которой обычно требуется немалая энергия.

Иногда в развитии объекта управления наступает такой момент, когда дальнейшее движение может идти по нескольким направлениям. Возникает неопределенность, называемая энтропией. Чем больше существует вариантов, тем выше степень энтропии, и тем сложнее управлять. Энтропия зависит также от степени приемлемости вариантов решений теми, кто их должен исполнять.

Если управление имеет официальный характер, то его субъект организационно и юридически оформляется в виде должности или совокупности должностей, образующих подразделение управления (управленческий аппарат).

Но им может быть и отдельный человек или группа лиц, не связанных формально с теми или иными должностями. Главное здесь состоит в том, что субъект управления генерирует и реализует решения, регламентирующие функционирование объекта управления.

От субъекта управления следует отличать субъектов управленческой деятельности — живых людей, в которых персонифицируются управленческие отношения; руководителей и сотрудников подразделений управления.

Для того, чтобы взаимодействие между управляющей и управляемой подсистемами было эффективным, необходимо выполнение ряда условий. Во-первых, подсистемы должны соответствовать друг другу. Если соответствия не будет, их окажется трудно «состыковать», и они не смогут понять друг друга в процессе работы, а за этим, и реализовать свои потенциальные возможности.

Легко представить себе, например, такой случай, когда человек, сам по себе умный и способный, становится руководителем в той области деятельности, которую себе плохо представляет. Ясно, что решения, принимаемые им, окажутся малопонятными для подчиненных, и последние не смогут трудиться с необходимой отдачей.

Более того, управляющая и управляемая подсистемы должны быть совместимыми друг с другом. Так, если руководитель и подчиненный не будут совместимыми психологически, то рано или поздно между ними начнутся конфликты, которые окажут самое негативное влияние на результаты работы.

Во-вторых, в рамках единства управляющая и управляемая подсистемы должны обладать относительной самостоятельностью. Причина состоит в невозможности предусмотреть все необходимые действия в конкретных ситуациях из-за удаленности от места событий, незнания деталей, интересов людей и их индивидуальных психологических реакций, особенно в непредвиденных обстоятельствах. (Поэтому принятые наверху решения не могут быть оптимальными.)

В-третьих, управляющая и управляемая подсистемы должны осуществлять между собой обратную связь, определенным образом реагируя на информацию, полученную от другой стороны. Такая реакция служит ориентиром для корректировки последующих шагов, которые обеспечивают приспособление субъекта и объекта управления к изменению ситуации и друг к другу.

В-четвертых, как управляющая, так и управляемая подсистемы должны быть заинтересованы четком взаимодействии (одна — в получении необходимых в данной ситуации команд, другая — в их своевременном и точном исполнении).

Подобная ситуация возникает в том случае, когда личные цели участников управленческого процесса будут совпадать и одновременно соответствовать цели объекта управления. Ведь возможность субъекта управлять обусловлена готовностью объекта следовать поступающим командам.

Перечисленные условия должны обеспечить управляемость объекта, его реализацию на управляющее воздействие. Эта реакция может проявляться как готовность выполнения соответствующих требований, бездействия, противодействия, формальных действий, сотрудничества.

Управляемость зависит от таких обстоятельств, как знания и опыт персона соответствие стиля управления условиям внутренней и внешней ситуации, достаточность полномочий руководителя, социально-психологический климат.

В рамках системы управления между ее управляющей и управляемой подсистемами существуют самые разнообразные связи: непосредственные и опосредоные; главные и второстепенные; внутренние и поверхностные; постоянные и временные; закономерные и случайные.

Через эти связи осуществляется действие механизма управления, который должен:

—соответствовать целям и задачам объекта управления;

—быть индивидуально ориентированным;

—учитывать реальные условия осуществления управленческой деятельности;

—предусматривать надежные, сбалансированные методы воздействия на управляемый объект;

—поддаваться контролю;

—иметь возможности для совершенствования.

Система управления должна быть эффективной. К признакам ее эффективности можно отнести: оперативность, надежность, качество принимаемых решений; минимизацию связанных с этими затратами времени; экономию общих издержек и расходов на содержание аппарата управления; улучшение технико-экономических показателей основной деятельности и условий труда, снижение доли рабе ков управления во всем персонале организации.

Эффективность функционирования системы управления можно повысить с помощью более надежных обратных связей, своевременности и полноты информации, учета социально-психологических качеств участников обеспечения оптимального размера подразделений.

Любая организация является сложной социальной системой, состоящей из двух элементов — управляющего и управляемого. Будучи подсистемой организации в целом, управляющий элемент одновременно сам представляет весьма сложное образование, которое мы будем называть системой управления.

Она характеризуется определенной конфигурацией структуры, степенью централизации или децентрализации, формализации и регламентации, стабильностью или изменчивостью, открытостью или закрытостью (восприимчивостью или невосприимчивостью к внешним влияниям).

Структурно система управления состоит из управляющей и управляемой подсистем, (границы между ними весьма условны), в единстве образующих субъект управления, а также механизма их взаимодействия, включающего совокупность полномочий, принципов, методов, правил, норм, процедур, регламентирующих порядок осуществления управленческих действий по отношению к объекту управления. Системный подход требует рассматривать субъект и объект управления как единое целое и во взаимосвязи с внешней средой.

Под управляющей подсистемой системы управления можно понимать ту ее часть которая вырабатывает, принимает и транслирует управленческие решения, обеспечивает их выполнение, а под управляемой ту, которая их воспринимает и реализует на практике. В условиях иерархичности управления большинство его звеньев, в зависимости от конкретной ситуации, могут принадлежать то к управляющей то к управляемой подсистеме.

Во главе управляющей подсистемы находится ее направитель (центральное звено), персонифицирующий управленческие воздействия. Он может быть индивидуальным (руководитель) или коллективным (совет директоров акционерного общества).

В состав управляющей подсистемы включаются также механизмы ее воздействия на управляемую — планирование, контроль, стимулирование, координация и пр.

К управляемой подсистеме относятся элементы объекта управления, которые воспринимают управляющее воздействие и преобразуют в соответствии с ним поведение объекта, а также механизм взаимодействия этих элементов (личные интересы, цели работников, их взаимоотношения и т.п. ).

Обычно управляющая подсистема по масштабу меньше управляемой и сложность ее ниже; но она более активна, динамична. Управляемая же подсистема, наоборот, обладает большой инерционностью, на преодоление которой обычно требуется немалая энергия. Эта система преломляет управленческие решения в соответствии со своей спецификой, что во многом обусловливает эффективность их реализации.

Если управление имеет официальный характер, то его субъект организационно и юридически оформляется в виде должности или совокупности должностей, образующих подразделение управления (управленческий аппарат). В противном случае субъектом может быть отдельный человек, или группа людей, не связанных формально с теми или иными должностями. Главное здесь состоит в том, что субъект управления генерирует решения, регламентирующие функционирование объекта управления.

От субъекта управления необходимо отличать субъектов управленческой деятельности — живых людей, в которых персонифицируются управленческие отношения — руководителей и сотрудников аппарата.

Для того, чтобы взаимодействие между управляющей и управляемой подсистемами было эффективным необходимо выполнение ряда условий.

Во-первых, они должны соответствовать друг другу. Если такого соответствия не будет, их окажется трудно «состыковать», они не смогут понять друг друга в процессе работы, а следовательно и реализовать свои потенциальные возможности. Легко представить себе, например, такой случай, когда человек, сам по себе умный и способный, становится руководителем в той области деятельности, которую себе плохо представляет. Понятно, что решения, принимаемые им, окажутся малопонятными для подчиненных, и последние не смогут трудиться с необходимой отдачей.

Более того, управляющая и управляемая подсистемы должны быть совместимыми друг с другом, чтобы их взаимодействие не порождало негативных последствий, которые могли бы привести к невозможности выполнять ими свои задачи. Так, если руководитель и подчиненный не будут совместимыми психологически, то рано или поздно между ними начнутся конфликты, которые окажут самое негативное влияние на результаты работы.

Во-вторых, в рамках единства управляющая и управляемая подсистемы должны обладать относительной самостоятельностью. Центральное звено управления не в состоянии предусмотреть все необходимые действия в конкретных ситуациях из-за удаленности от места событий, незнания деталей, интересов объекта и его возможных психологических реакций, особенно в непредвиденных обстоятельствах. Поэтому принятые наверху решения не могут быть оптимальными.

В-третьих, управляющая и управляемая подсистемы должны осуществлять между собой двустороннее взаимодействие, основанное на принципах обратной связи, определенным образом реагируя на управленческую информацию, полученную от другой стороны. Такая реакция служит ориентиром для корректировки последующих действий, которые обеспечивают приспособление субъекта и объекта управления не только к изменению внешней ситуации, но и к новому состоянию друг друга.

В-четвертых, как управляющая, так и управляемая подсистемы должны быть заинтересованы в четком взаимодействии; одна — в отдаче необходимых в данной ситуации команд, другая — в их своевременном и точном исполнении. Возможность субъекта управлять обусловлена готовностью объекта следовать поступающим командам.

Подобная ситуация возникает в том случае, когда личные цели участников управленческого процесса будут совпадать и одновременно соответствовать целям объекта управления. Поэтому, возможность достижения ими своих целей должна находиться в прямой зависимости от степени достижения целей объекта управления, вытекающих из его потребностей.

Перечисленные факторы должны обеспечить управляемость объекта, характеризуемую степенью контроля, который управляющая подсистема осуществляет по отношению к нему через управляемую.

Управляемость проявляется как реакция подчиненного, управляемого объекта субъекта или системы управления в целом на управляющее воздействие. Она может иметь форму выполнения соответствующих требований, бездействия, противодействия, формальных действий, то есть характеризуется готовностью к выполнению требований руководства и сотрудничеству. Управляемость зависит от таких обстоятельств, как знания и опыт персонала, соответствие типа управления условиям внутренней и внешней ситуации, достаточность полномочий руководителя, социально-психологический климат.

В рамках системы управления между ее управляющей и управляемой подсистемами существуют самые разнообразные связи: непосредственные и опосредованные; главные и второстепенные; внутренние и поверхностные; постоянные и временные; закономерные и случайные. Через эти связи осуществляется действие механизма управления, под которым понимается совокупность средств и методов воздействия на управляемый объект в целях его активизации, а также мотивов поведения персонала как его важнейшего элемента (интересов, ценностей, установок, устремлений).

Механизм управления должен соответствовать целям и задачам объекта, реальным условиям его функционирования, предусматривать надежные, сбалансированные друг с другом методы воздействия на объект, и иметь возможности для совершенствования.

Система управления должна быть эффективной, что предполагает: оперативность и надежность, качество принимаемых решений; минимизацию связанных с этими затратами времени; экономию общих издержек и расходов на содержание аппарата управления, улучшение технико-экономических показателей основной деятельности и условий труда, долю работников управления во всем персонале организации.

Эффективность функционирования системы управления можно повысить с помощью более надежных обратных связей, своевременности и полноты информации, учета социально-психологических качеств участников, обеспечения оптимального размера подразделений.

Список использованных интернет-ресурсов

Список использованной литературы

Данный раздел необязателен для заполнения

Приложения

Данный раздел необязателен для заполнения