Система управления и ее составляющие

     Министерство образования  и науки Российской Федерации 

     Кафедра менеджмента 
 
 
 

     Курсовая  работа

     по  дисциплине «Теория организации»

     на  тему: «Система управления и ее составляющие» 
 
 
 

     Ставрополь, 2011

     Целью данной курсовой работы является рассмотрение сущности системы управления и ее основных составляющих.

     Пояснительная записка содержит 26 страниц машинописного текста, 2 рисунка. При написании курсовой работы было использовано 25 источников литературы.

СОДЕРЖАНИЕ 

                                                    ВВЕДЕНИЕ 
 
          На современном этапе развития социально-экономической системы страны неопределенность в сфере управления организацией усиливается, нарушается контроль за процессами в их структурных единицах, наблюдается изменчивость ее внешней среды, ослабляется возможность контроля и регулирования отношений с поставщиками, потребителями, конкурентами.

     Современные условия изменяют приоритеты управления организацией как социально-экономической системой. Важнейшими этапами управленческого процесса становится предвидение и прогнозирование перемен, поиск и объективная оценка противоречий управления, разработка и использование различных методик и инструментов целенаправленного воздействия на объект и субъект управления с целью их постоянного и динамичного совершенствования, создание условий саморазвития отдельных организационных структур и экономической системы в целом, разрешения выявленных противоречий.

     Сегодня управленческий процесс существенно  усложнился, он стал многоуровневым и  сложно предсказуемым на далекую перспективу. Еще в большей степени произошло обособление функций управления от других сфер деятельности в организации. Эффективность управления организацией стала зависима в большей степени не от техники производства и осуществления отдельных трудовых операций, а от слаженности работы всех работников и всех звеньев организации в целом. В данный период теория управления организацией должна преодолеть отрицательные подходы предшествующих школ управления, связанные с чрезмерным увлечением стандартизацией, учетом и экономической оценкой преимущественно физических аспектов труда, переоценкой роли материального капитала в функционировании предприятия и рассмотрения человека как подчиненного звена технологических процессов.

     Для управления эффективностью организации необходима разработка единых принципов и подходов к управлению, измерению и оценке развития и работы организации в условиях постоянных изменений с учетом современных складывающихся представлений об успешной организации.

       «Система управления организации» - одно из ключевых понятий Теории организации, тесно связанное с целями, функциями, процессом управления, работой менеджеров и распределением между ними полномочий во исполнение определённых целей. В рамках этой системы протекает весь управленческий процесс, в котором участвуют менеджеры всех уровней, категорий и профессиональной специализации. Система управления организации построена для того, чтобы все протекающие в ней процессы осуществлялись своевременно и качественно. Отсюда то внимание, которое уделяют ей руководители организаций и специалисты, с целью непрерывного совершенствования, развития как системы в целом, так и её отдельных составляющих. Очевидно, что изучение и совершенствование системы управления, как в рамках отдельной организации, так и государства, общества в целом способствует скорейшему достижению поставленных целей и задач.

     Управление  – это процесс воздействия  на систему с целью поддержания  заданного или перевода её в новое состояние. Система управления:

     – механизм такого воздействия;

     – совокупность всех элементов, подсистем  и их взаимосвязей, а также процессов, обеспечивающих функционирование организации  в заданном направлении.

     Очевидно, что именно система управления организации  имеет возможность адекватно  реагировать на внешние и внутренние воздействия, что придаёт организации способность к адаптации в изменяющихся условиях, делает её саморегулируемой. 

1 Организация и управление 

     Под «управлением» в широком смысле слова понимается «элемент, функция организованных систем различной природы (биологических, социальных, технических), обеспечивающая сохранение их определенной структуры, поддержание режима деятельности, реализацию их программ и целей».

     На  основе данного определения в  организациях различного уровня можно  выделить управляющую (субъект) и управляемую (объект) части, а также систему связей между ними (рисунок 1.1). Каждая из обозначенных частей имеет определенную самостоятельность и собственное предназначение. Объект управления есть не что иное, как система, выполняющая ролевую функцию организации, в то время как субъект управления поддерживает выходы этой системы на уровне, удовлетворяющем заданным условиям ее функционирования. Связь в системе управления - это то, что объединяет субъект и объект управления в единое целое. Ее следует рассматривать как источник информации для выработки управляющего воздействия. Через каналы связи движутся потоки информации, запитывающие все подсистемы организации и обеспечивающие достижение ее целей. Такова упрощенная модель системы управления.

     Из  рассмотрения рисунка 1.1. можно установить, как соотносятся между собой понятия «организация» и «управление».

     Во-первых, управление, а точнее управляющая система, уже сама по себе есть организация, некое единое, упорядоченное целое, состоящее из различных элементов, складывающихся  определенным образом сформировавшуюся структуру. Эта структура полностью обладает системными свойствами организации, описанными выше.

     Во-вторых, управление можно рассматривать как необходимую и важнейшую часть большинства биологических, экономических, социальных и механических систем, то есть как часть организации, выполняющую особую функцию по поддержанию в допустимых пределах отклонений системы от заданных целей;

     В-третьих, организация как процесс по упорядочению в организованных системах выступает в виде функции управления и с этой точки зрения является составной частью управления. 
 
 

СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ

      Рисунок 1.1 - Управляющая и управляемая системы организации 
 

     В управлении отражается системное и функциональное единство организации как состояния и процесса. Таким образом, представление организации с системных и функциональных позиций весьма плодотворно, т.к. позволяет высветить ее новые черты и отношения различных сторон организованного целого с однопорядковыми категориями, каковыми являются «система» и «управление».

     Любая организация реализует три процесса: получает ресурсы из внешнего окружения, осуществляет изготовление продукта и  передает продукт во внешнюю среду. Для успешного существования организации необходимо поддерживать определенный баланс между этими тремя процессами. Ключевая роль в поддержании этого баланса принадлежит управлению.

     При рассмотрении управления организацией очень важными аспектами рассмотрения управления являются следующие аспекты:

• взаимосвязь управления и системы отношений в организации;
• управление и внешняя среда организации;
• процесс осуществления управления организацией;
• субъект осуществления управленческой деятельности.

2 Взаимосвязь управления и системы отношений в организации

     Управление  во внутри организационной жизни  играет роль координирующего начала, формирующего и приводящего в  движение ресурсы организации для  достижения ею своих целей. Управление формирует и изменяет, когда это необходимо, внутреннюю среду организации. Внутренняя среда организации представляет собой органичное сочетание таких составляющих, как структура, внутриорганизационные процессы, технология, кадры, организационная культура.

     Структура организации отражает сложившееся в организации выделение отдельных подразделений, связи между этими подразделениями и объединение подразделений в единое целое. Управление должно определить организационные размеры структурных подразделений, их права и обязанности, систему взаимодействия и информационной связи с другими подразделениями, поставить задачи перед подразделениями и наделить их необходимыми ресурсами. От умелого решения всех этих вопросов и своевременной корректировки и изменения структуры зависит успешность функционирования организации.

     Внутриорганизационные процессы включают в себя три основных подпроцесса: координация, принятие решений, коммуникации. Для коодинации управление может сформировать в организации  два типа процедур:

1. Непосредственное руководство действиями в виде распоряжений, приказов и предложений.
2. Координация действий посредством создания системы норм и правил, касающихся деятельности организации.

     Процедуры принятия решений формируются в  различных организациях по-разному. Принятие решений  может осуществляться: снизу вверх, только на верхнем уровне или на нижнем уровне иерархии. Существующие в организации нормы и формы коммуникации оказывают большое влияние на климат внутри организации. Роль управления заключается в том, чтобы создать наилучшую атмосферу внутри организации.

     Технология  включает в себя технические средства и способы их комбинирования и  использования для получения  конечного продукта, создаваемого организацией. Управление должно решать вопросы технологий и осуществления их наиболее эффективного использования.

     Кадры являются основой любой организации. Управление формирует кадры, устанавливает  систему отношений между людьми, включает их в созидательный процесс  совместной трудовой деятельности, способствует их развитию, обучению и продвижению  по работе.

     Организационная культура складывается из устойчивых норм, представлений, принципов и  верований. Организационная культура вырабатывается и формируется в  значительной мере управлением и, в  частности, высшим руководством. Управление также сосредоточено на решение вопросов, связанных с формирование, поддержанием и развитием организационной культуры.

     Внутренняя  жизнь организации состоит из большого количества различных действий, подпроцессов и процессов. Выделяют пять групп функциональных процессов, которые охватывают деятельность любой организации. Они являются объектом управления со стороны менеджмента. К этим функциональным группам относятся следующие:

• производство;
• маркетинг;
• финансы;
• работа с кадрами;
• эккаутинг (учет и анализ хозяйственной деятельности).

     Управление  производством предполагает, что  соответствующие службы менеджмента. Руководители определенного уровня осуществляют управление процессом  переработки сырья, материалов и  полуфабрикатов, поступающих на входе  в организацию, в продукт, который  организация предлагает внешней среде.

     Управление  маркетингом призвано увязать в  единый непротиворечивый процесс удовлетворение потребностей клиентов организации  и достижение целей организации.

     Управление  финансами заключается в управлении процессом движения финансовых средств в организации.

     Управление  персоналом связано с использованием возможностей работников для достижения целей организации.

     Управление  эккаутингом предполагает управление процессом обработки и анализа  финансовой информации о работе организации.

3 Управление и внешняя  среда организации

     Управление  процессом взаимодействия организации  с внешней средой направлено на поддержание  необходимых отношений с общим  внешним окружением и непосредственным деловым окружением.

     Общее внешнее окружение организации отражает состояние общества, его экономики, природной среды и не связано непосредственно с конкретной организацией. Оно формируется под влиянием политических, правовых, социально-культурных, экономических  и других процессов.

     Непосредственное  деловое окружение формирует такие субъекты среды, которые непосредственно связаны или непосредственно воздействуют на деятельность данной конкретной организации. Это окружение создают покупатели, поставщики, конкуренты и т.п.

     От  взаимодействия организации с внешним окружением, выделяются организации, имеющие механистический и органический типы управления.

     Механистический тип управления организацией характеризуется  набором следующих характеристик:

• негибкая структура;
• четко определенные, стандартизированные и устойчивые задачи;
• сопротивление изменениям;
• иерархическая система контроля;
• командный тип коммуникаций, идущий сверху вниз и др.

     Для органического типа управления организацией характерны:

• гибкая структура;
• динамичные, не жестко определенные задачи;
• готовность к изменениям;
• самоконтроль и контроль коллег;
• многонаправленность коммуникаций и др.

     Каждому из этих типов предпочтение может  быть дано в зависимости от характера  окружения и уровня неопределенности.

4 Процесс осуществления управления организацией 

     Управление организацией можно представить в виде процесса осуществления определенного типа взаимосвязанных действий по формированию и использованию ресурсов организации для достижения ею своих целей. Управление включает в себя только те функции и действия, которые связаны с координацией и установлением взаимодействия внутри организации, с побуждением к осуществлению производственной и других видов деятельности, с целевой ориентацией различных видов деятельности и т.п. (рисунок 1.2).

     Содержание  и набор действий и функций, осуществляемых в процессе управления, зависят от типа организации, от размеров организации, от сферы ее деятельности, от уровня в управленческой иерархии, от функции внутри организации и от других факторов. Для всех процессов управления в организации характерно наличие однородных видов деятельности. Все виды управленческой деятельности можно сгруппировать в четыре основных функции управления: планирование, функция организации, руководство и контроль.

                                      Процесс управления

Процесс создания и реализации продукта

Исходное состояние                                                           Конечное состояние 

Рисунок 1.2 - Место процесса управления в организации

     5 Субъекты осуществления управленческой деятельности 

     Субъектами  осуществления управленческой деятельности являются менеджеры. Менеджер – это член организации, осуществляющий управленческую деятельность и решающий управленческие задачи. Они занимают ключевую позицию в управлении организацией.

     Менеджеры в организации играют ряд разнообразных  ролей. Наиболее важными являются следующие  три роли:

     1). Роль по принятию решения. Она  выражается в том, что менеджер  определяет направление движения организации, решает вопросы распределения ресурсов, осуществляет текущие корректировки и т.п.

     2). Информационная роль. Она состоит  в том, что менеджер собирает  информацию о внутренней и  внешней среде, распространяет  информацию в виде фактов и  нормативных установок, разъясняет политику и основные цели организации.

     3). Менеджер выступает в качестве  руководителя. Он формирует отношения  внутри и вне организации, мотивирует  членов организации на достижение  целей, координирует их усилия  и выступает в качестве представителя организации.

     В зависимости от позиции менеджеров в организации, решаемых ими задач, характера реализуемых функций  данные роли могут быть присущи им в большей или меньшей степени. Однако каждый менеджер обязательно  принимает решения, работает с информацией и выступает руководителем по отношению к определенной организации. 
 
 
 
 

      6 СТРУКТУРА СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ 

     В настоящее время в составе  системы управления организации выделяют следующие подсистемы:

     1. структура управления;

     2. техника управления.

     3. функции управления.

     4. методология управления

     При этом, систему управления можно рассматривать  как с позиции статики, т.е. как  некий механизм (механизм управления), так и с позиции динамики, как управленческую деятельность. Структура и техника управления являются элементами механизма управления и включают себя соответственно:

     - функциональную и организационную  структуру, схему организационных  отношений, профессионализм персонала;

     - компьютерную и оргтехнику, мебель, каналы передачи информации (сети связи), систему документооборота.

     Структура управления будет рассмотрена отдельно, а в отношении техники управления следует отметить, что стройность и действенность системы управления в немалой степени зависит  от системы документооборота предприятия. От неё напрямую зависит и число ошибок учёта и планирования, и оперативность реагирования на определённое воздействие. «Бумажная» бухгалтерия неизбежно отступает перед "компьютерной". Неизбежно уходит в прошлое «наказуемость» инициативы. Доказано на практике и находит всё более широкое практическое применение понимание того, что функциональность организации рабочего места повышает производительность труда работника и управленца не только технически, но и в результате получения ими положительного эмоционального настроя.

     Процесс управления, как элемент управленческой деятельности, включает в себя: систему  коммуникаций, разработку и реализацию управленческих решений, информационное обеспечение. 
Методология же включает в себя цели, законы, принципы, методы и функции, технологии управления и практику управленческой деятельности. Основной задачей системы управления организации ставится формирование профессиональной управленческой деятельности.

     Как процесс управленческая деятельность – это совокупность действий, ведущая к образованию и совершенствованию связей между частями системы. Как явление – это объединение элементов (цели, программы, средства) для реализации миссии организации.

     Управленческая  деятельность рассматривается, как  синтез науки и искусства. Научная часть управленческой деятельности состоит из прагматичных управленческих технологий, правил, закономерностей, т.е. мало зависит от личности управленца. Искусство же, в данном контексте, представляет собой использование менеджером своего творческого начала, интуиции, субъективного опыта, здравого смысла и т.д. Здесь наблюдается прямая зависимость от личных качеств управленца, причём такие качества, как здравый смысл и интуиция, точнее их присутствие в большей или меньшей степени, практически являются врождённой особенностью данного субъекта.

     Наибольший  интерес представляет структура  управления организации, как, во многом, определяющая по отношению к другим элементам. Структура органов управления и должностей, распределение между  ними полномочий и ответственности часто предопределяет и технику управления, и процесс, и методы, и функции.

     Среди этапов понимания сущности управления и построения управленческих структур следует выделить пять этапов:

     1. Организация представляется, как  сумма трудовых операций. Управлять организацией – значит правильно организовать производственные процессы и повышать производительность труда. Организация конструируется и контролируется менеджерами.

     2. Организация – это административная  пирамида, как наиболее устойчивое строение (административный механизм). Ей присуща чёткая структура, единоначалие, разделение труда, баланс полномочий и ответственности, корпоративная мораль.

     3. Организация – бюрократия, где  человек – это винтик огромной  машины, материал для построения целого, не имеющий право на индивидуальные особенности. Индивидуальность личности подавляется разработкой и предписанием точного соблюдения инструкций практически «на все случаи жизни».

     4. Элтон Мэйо в 30-х 40-х годах  двадцатого столетия предложил  рассматривать организацию как общину и соответственно ей управлять. В его понимании люди были не винтиками машины, а являлись членами организации, семьи, он подчёркивал право на индивидуальность каждого, возможность иметь собственное мнение, взаимоотношения, как внутри, так и вне организации. При такой концепции на первый план выходят межличностные и межгрупповые отношения. Управление должно вписываться в психологическую структуру группы, осознавать возможность спонтанного, неконтролируемого, самоорганизации.

     5. Всё большую роль, как указывалось выше, в организации начинает играть технологическая основа. Организация – это социотехническая система, т.е. взаимодействие группы людей с определённой техникой. Техническая система и система межличностных отношений могут пересекаться. От технической системы зависят социальные отношения, а от последних – производственная система. Отсюда – организация характеризуется, как сложная, разнородная вероятностная система. 
 

      7 ОСНОВНЫЕ ТИПЫ УПРАВЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИЯМИ 
 
          В современной теории менеджмента выделяются два типа управления организациями: бюрократический и органический. Они построены на принципиально различных основаниях и имеют специфические черты, позволяющие выявлять сферы их рационального использования и перспективы дальнейшего развития.

     1. Исторически первым сформировался  бюрократический тип организации.  Соответствующую концепцию подхода  к построению организационных  структур разработал в начале XX столетия немецкий социолог  Макс Вебер. Он предложил нормативную  модель рациональной бюрократии, кардинальным образом менявшую ранее действовавшие системы коммуникации, отчетности, оплаты труда, структуры работы, отношений на производстве. В основе этой модели - представление о предприятиях, как об «организованных организациях», предъявляющих жесткие требования, как к людям, так и к структурам, в рамках которых они действуют.

     Ключевые  концептуальные положения нормативной  модели рациональной бюрократии таковы:

     1) четкое разделение труда, использование  на каждой должности квалифицированных специалистов;

     2) иерархичность управления, при которой  нижестоящий уровень подчиняется и контролируется вышестоящим;

     3) наличие формальных правил и  норм, обеспечивающих однородность  выполнения менеджерами своих задач и обязанностей;