Система управления на предприятии и необходимость ее совершенствования

Введение

В условиях жесткой конкурентной борьбы и быстро меняющейся ситуации, фирмы должны не только концентрировать внимание на внутреннем состоянии дел, но и вырабатывать долгосрочную стратегию поведения, которая позволяла бы им успевать за изменениями, происходящими в их окружении.

В прошлом многие фирмы  могли успешно функционировать, обращая внимание в основном на ежедневную работу, на внутренние проблемы, связанные  с повышением эффективности использования  ресурсов в текущей деятельности.

Сейчас же, хотя и не снимается  задача рационального использования  потенциала в текущей деятельности, исключительно важным становится осуществление  такого управления, которое обеспечивает адаптацию фирмы к быстро меняющимся условиям ведения бизнеса.                 

Ускорение изменений в  окружающей среде, появление новых  запросов и изменение позиции  потребителя, возрастание конкуренции  за ресурсы, появление новых возможностей для бизнеса, открываемых достижениями науки и техники, развитие информационных сетей, делающих возможным молниеносное распространение и получение  информации, широкая доступность  современных технологий, изменение  роли человеческих ресурсов, а также  ряд других причин привели к резкому  возрастанию значения системы управления.

Не существует системы, единой для всех компаний, так же, как  и не существует единого универсального  управления. Каждая фирма уникальна  в своем роде, поэтому и процесс  выработки стратегии управления для каждой фирмы уникален, так  как он зависит oт позиции фирмы  на рынке, динамики ее развития, ее потенциала, поведения конкурентов, характеристик  производимого ею товара или оказываемых  ею услуг  и еще многих факторов.

Цель написания курсовой работы:

-раскрыть сущность системы управления организацией, также показать построение структуры управления и необходимость ее совершенствования на примере ОАО «Мариинский ЛВЗ»

Для достижения указанной  цели необходимо рассмотрение и решение  следующих задач:

Задачи работы:

• раскрыть сущность системы управления
• рассмотреть предприятие как объект управления
• раскрыть факторы влияния на систему управления
• отобразить систему управления предприятием
• изучить внутреннюю корпоративную среду организации и технологии
• дать краткую характеристику предприятия
• рассмотреть организационную структуру предприятия и эффективность производственной деятельности
• показать зависимость системы управления от организационной формы предприятия;
• раскрыть построение совершенствования системы управления предприятием

Для анализа системы управления предприятием были использованы следующие методы исследования:

• опрос
• интервьюирование, беседа;
• активное наблюдение
• распорядок рабочего дня;
• анкетирование;
• изучение документации и информационных материалов;

В данной работе была использована следующая информационная база: производственная структура предприятия, сведения о выпуске продукции, штатное расписание, финансовые показатели деятельности предприятия, коллективный договор, устав.

1.ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ПОДХОДЫ К СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ

1. Системы управления: сущность, природа, виды

  Система управления – это совокупность управляемого объекта и органа управления, действие которого направлено на поддержание или улучшение работы объекта, это система, в которой реализуются функции управления. 
  Задача управления состоит в преобразовании внешнего воздействия на объект управления в управляющее воздействие таким образом, чтобы на выходе объекта управления было некоторое желаемое состояние.[24]

Рис. 1.1- Система управления и ее элементы

   Входные элементы в управляемых  системах делятся на 2 группы: 
  - управляющие воздействия – это сигнал, поступающий на вход объекта управления от органа управления или регулятора и влияющий на выходную (регулируемую) величину объекта управления.

Управляющие воздействия  можно менять для получения желательного выхода (технические, организационные, экономические решения, представленные в виде приказов, нормативов и т.д.);

- возмущающие воздействия – воздействия на систему, мешающие ее нормальному функционированию (стихийные бедствия, аварийная ситуация, внезапные требования поставщиков или потребителей и т.д.).

.В зависимости от направленности информационных потоков, на основе которых формируются управляющие воздействия, различают  следующие виды систем управления.[24]

1.Системы, в которых для управляющих воздействий используют только информацию о входе (или возмущениях), называют разомкнутыми системами управления.

 
     Пример: управление теплоснабжением города, централизованное распределение ресурсов между объектами. 
     Для управления с помощью разомкнутой системы необходимо точное измерение внешних возмущений и точное значение характеристик объекта   управления.

Управление по разомкнутому циклу компенсирует только те возмущения, которые измерены управляющим устройством. 
   Преимущества:  
   - быстродействие; 
   - простота реализации управления. 
   Недостатки: 
   - орган управления не в состоянии реагировать на помехи и изменения, которые могут возникать в процессе преобразования входа в выход; 
  - невозможно компенсировать ошибки управления, связанные с неточным измерением внешних возмущений и неточным знанием характеристик объекта управления; 
  - необходимость подробнейшей информации о всех объектах управления, что требует значительных временных и материальных затрат для сбора и обработки подробной информации о хозяйственной деятельности предприятия.

Это значительно ограничивает возможности  этой системы для управления экономическими  объектами. 
   Разомкнутая система управления может применяться в простых детерминированных системах, когда с абсолютной достоверностью известны все последствия любых решений.   

2. Система управления  с обратной связью

Система, в которой для  формирования управляющих воздействий  используется информация о значении управляемых величин, называется замкнутой системой управления (или системой управления с обратной связью).

рис 1.3-«Замкнутая система  управления»

 
  Например, контроль качества.

Орган управления вырабатывает воздействие, исходя из величины отклонения действительного состояния выхода от заданного уровня.

 Наличие обратной связи  в цепи управления дает возможность  устранить даже те воздействия,  природа которых неизвестна, либо  которые трудно заранее предусмотреть. 

Регулятор с обратной связью реагирует как на изменение состояния  входа объекта управления, так  и на изменение внутренней структуры этого объекта. 
Преимущество:

-возможность обеспечить достижение цели  управления в условиях, когда возмущающих воздействий много и не все они могут быть измерены. 
Недостатки: 
-система успешно работает в условиях относительно небольших отклонений; 
 -значительные отклонения требуют от органа управления специального анализа. 

3.Комбинированная  система управления - использует одновременно принцип управления по отклонениям и принцип управления по возмущениям. Эта система совмещает преимущества разомкнутых и замкнутых систем.

 Управление в общем виде рассматривается как непрерывный процесс.

Управленческий  цикл[34] – это определенная последовательность выполнения и повторяемость одних и тех же видов работ по управлению каким-либо объектом. 
Выделяются следующие крупные технологические стадии управленческого труда:

Рис 1.4- «Стадии управленческого  труда»

Определение целей может  осуществляться в форме прогнозирования, планирования, выработки основных направлений  развития. 
   Подготовка и принятие решений в процессе управления производством является основной, наиболее ответственной  функцией руководителей.

При организации реализации решений необходимо доведение его  до исполнителей, обеспечение устойчивых взаимосвязей между управляющей  и управляемой подсистемами и  создание необходимых условий для выполнения.  
   Контроль завершает весь процесс и его задача состоит в том, чтобы выявить фактическое состояние дела, сопоставить его с намеченными целями и оценить возникшую ситуацию.

Из вышеизложенного следует  вывод:

Управление представляет собой элемент или функцию всех организованных систем. Оно может осуществляться лишь в том случае, если действует определенная система управления.

Таким образом  систему управления можно представить состоящей из двух подсистем: 
 -управляющей(субъекта или органа управления)  
  -управляемой(объекта управления), которые связаны между собой информационными потоками.

Взаимодействие этих подсистем образуют общую «картину» системы управления.

                  1.2 Методы исследования систем управления [5]

При проведении исследований систем управления может использоваться исключительно широкий арсенал  разнообразных методов. Соответственно все они могут быть различным  образом классифицированы. Например, методы исследования могут быть подразделены на:

• теоретические;
• эмпирические;
• теоретико-эмпирические.

При этом к теоретическим  методам исследования можно отнести  следующие:

• метод формализации, основанный на изучении содержания и структуры системы управления в знаковой форме с помощью искусственных языков и символов, что может обеспечить краткость и однозначность результата исследования. Этот метод взаимосвязан с другими методами (моделирования, абстрагирования, идеализацией и т.п.);
• метод аксиоматизации, основанный на получении результатов исследования на базе логических аксиом;
• метод идеализации, предполагающий изучение элемента или компонента системы, наделенного некими гипотетическими идеальными свойствами. Это позволяет упростить исследования и получить результаты на основе математических вычислений с любой наперед заданной точностью;
• метод восхождения от абстрактного к конкретному, основанный на получении результатов исследования на базе перехода от логического изучения абстрактно расчлененного исследуемого объекта к целостному конкретному его познанию.

К эмпирическим методам  можно отнести:

• метод наблюдения, базирующийся на фиксации и регистрации параметров и показателей свойств изучаемого объекта исследования;
• метод измерения, позволяющий дать определенными единицами измерения численную оценку исследуемого свойства объекта;
• метод сравнения, позволяющий определить различия или общность исследуемого объекта с аналогом (эталоном, образцом и т.п. - в зависимости от цели исследования);
• метод эксперимента, основанный на исследовании изучаемого объекта в искусственно созданных для него условиях. Условия могут натурные или моделированные. Данный метод предполагает, как правило, использование ряда других методов исследования, в том числе методов наблюдения. измерения и сравнения.

Теоретико-эмпирические методы исследования могут включать:

• метод абстрагирования, основанный на мысленном отвлечении от несущественных свойств исследуемого объекта и изучение в дальнейшем наиболее важных его сторон на модели (замещающей реальный объект исследования);
• метод анализа и синтеза, основанный на использовании при исследовании различных способов расчленения изучаемого объекта на элементы, отношения (анализ) и соединения в единое целое отдельных его элементов (синтез). Например, применительно к исследованию процессов в системе управления анализ позволяет подразделить его на операции, выявить в нем связи и отношения, а синтез дает возможность соединить все операции, связи и отношения и составить технологическую схему;
• метод индукции и дедукции, основанный на получении результатов исследования на базе процесса познания от частного к общему (индукция) и от общего к частному (дедукция);
• метод моделирования, использующий при исследовании объекта его модели, отражающие структуру, связи, отношения и т.п. Результаты исследования моделей интерпретируются на реальный объект.

Другими примерами классификации  методов может служить группировка  их по стадиям и этапам исследования, по принадлежности к областям науки  и научным направлениям, по целям  исследования, по видам анализа и  т.п.

Среди видов анализа следует  отметить прогностический, диагностический, детальный и глобальный, при проведении которых используется определенная совокупность конкретных методов.

Прогностический анализ осуществляется при четкой постановке целей развития системы управления. Это определяет необходимость выявления тенденций  и разработки прогноза развития исследуемого объекта, что требует формирования его концептуальной (идеальной, желаемой) модели. Такая модель обычно описывается с помощью системы взаимоувязанных параметров и показателей.

Результатами исследования систем управления должно быть не только обоснованные направления развития системы на перспективный период, но и должны быть определены причинно-следственные связи, приоритеты и мероприятия по совершенствованию систем для конкретных условий функционирования. Это может быть достигнуто проведением диагностического анализа - диагностики систем управления.

Здесь диагностику следует  понимать как комплекс взаимосвязанных  исследовательских работ аналитического характера, позволяющих установить влияние одних факторов на другие и их связи, с целью определения недостатков в системе управления и их последующей ликвидации.

Диагностический анализ служит основой для выполнения детального (тематического) анализа. Он направлен  на поиск количественно определенных резервов в системе управления. Детализация может осуществляться, например, методом декомпозиции систем на подсистемы, субподсистемы и элементы. При этом чем более детальным окажется такое расчленение на простые части, тем глубже можно будет изучить исследуемые явления и получить более эффективные результаты.

При исследовании системе  управления немаловажное значение может играть также проведение глобального анализа, охватывающего различные иерархические уровни управления и соответственно различного уровни системы. При проведении такого анализа изучению подвергаются взаимосвязи и взаимодействие различных систем организаций, осуществляющих единый производственный процесс.

Независимо от классификации исследований систем управления, выполняемых в них видов анализа и всех других исследовательских работ, заслуживают упоминания (кроме указанных ранее) те конкретные методы, которые нередко используются в практике.

К таким методам относятся:

• самообследование;
• интервьюирование, беседа;
• активное наблюдение, моментное наблюдение, фотография рабочего дня;
• анкетирование;
• изучение документации и информационных материалов;
• фукнкционально-стоимостной анализ;
• декомпозиция;
• последовательная подстановка;
• сравнение;
• динамический;
• структуризация целей;
• экспертный;
• социологический;
• органолептический;
• нормативный;
• параметрический;
• главных компонент;
• балансовый;
• корреляционный;
• матричный;
• аналитически-расчетный;
• аналогий;
• сетевой;
• блочный;
• творческих совещаний;
• морфологический анализ;
• дифференциальный, комплексный и смешанный;
• индексный;
• графический и номографический.

Из вышеизложенного можно  сделать вывод:

Эффективность исследования систем управления во многом определяется выбранными и использованными методами исследования. 
Методы исследования представляют собой способы, приемы проведения исследований. Их грамотное применение способствует получению достоверных и полных результатов исследования возникших в организации проблем. Выбор методов исследования, интеграция различных методов при проведении исследования определяется знаниями, опытом и интуицией специалистов, проводящих исследования. Различают множество методов исследования и каждый метод основан на достижении конкретной цели. 

1.3 Российский и зарубежный опыт совершенствования систем управления современным предприятием

Отечественная модель обладает большим потенциалом, скорее всего  даже большим, чем западная. Но для  раскрытия ее потенциала необходим  существенно более высокий уровень  методической разработанности, знание и учет менеджерами российских законодательных  и нормативных актов, высокий  уровень подготовки, присутствие  норм деловой этики бизнеса и  глубоких знаний о рынке, экономике  и о самом менеджменте как  о науке управления. Без этого  более вероятно, что будут проявляться  ее слабые стороны.

Очевидно, что в этом отношении  полезен опыт западной модели. В  первую очередь - опыт процедурного обеспечения  общей работы, опыт процедурного принуждения  к исполнению. Вообще проблема «вживления»  опыта западной модели является пока неразрешенной. Мы уже имеем длительный исторический опыт попыток ее использования. Можно сказать, что первой были реформы  Петра I. Ну и то, что проблема не разрешена  и по сей день, подтверждается совсем недавним опытом реформ начала 90-х годов XX века, в которых была повторена  та же ошибка - прямое копирование западного опыта.

Действительно, стоит отметить то, что обе эти модели менеджмента  порождены существенно разными  людьми, с разной ментальностью. В  настоящие время общепризнанно, что национальный и региональный менталитеты - важнейший фактор, влияющий на формы, функции и структуру управления. Между менеджментом и менталитетом существует более глубокая взаимосвязь. Анализируя формы и методы управления в разных странах, мы не можем не учитывать немецкую пунктуальность, английский консерватизм, американский прагматизм, японский патернализм, российскую педантичность.

Рассмотрим систему управления на примере зарубежной компании «Sony» и российского предприятия фирменный магазин «Калач» Хлебозавода №3.

Совершенствование системы управления компании «Sony»

Анализ деятельности компании «Sony»

Корпорация Sony отличается от многих других производителей аудио  и видео тем, что она не только делает телевизоры, видеокамеры и  музыкальные центры, но и ведет  огромную научно-исследовательскую  работу. Новаторство лежало в основе компании с первых дней ее существования. Огромное число форматов и технологий, которые стали неотъемлемой частью современной жизни, вышли из лабораторий Sony. Sony первой создала магнитофон (1951), диод (1957), транзисторный телевизор (1959), настольный калькулятор (1964), систему  цветного телевидения Тринитрон (1968), бытовую видеокамер у (1980), 3.5' компьютерную дискету (1980), CD-проигрыватель (1982), литий-ионный аккумулятор (1990), минидиск (1991), Walkman (1979), телевизор с плоским экраном (1998), цифровую фотокамеру (1997).

Все перечисленные примеры  иллюстрируют стратегию Sony - развитие передовых технологий и их реализация в качественных и доступных товарах. Sony всегда заботится о своих покупателях, придавая первостепенное значение вопросам общих стандартов и совместимости  продуктов между собой.

Миссии:

1. Создать техническую  основу Sony -- разработать следующие  поколения технологий и внедрить  их в бизнес Sony. 
2. Соответствовать НТП в мире. 
3. Обеспечить талантливым исследователям и инженерам высокие возможности.

Цели:

1.Ясное видение и политика. 
2. Ясность целей и стратегий конкурентов. 
3. Стратегический выбор и точная фокусировка тем НИОКР и их эволюция. 
4. Отличные исследователи/инженеры/менеджеры в каждой области и в каждом классе НИОКР. 
5. Мобильность технологии и человеческих ресурсов внутри всемирной Sony. 
6. Внутренняя и внешняя глобализация.

Для решения этих проблем Sony вводит зональную систему менеджмента 

Рис 1.5-«Зональная система менеджмента НИОКР корпорации Sony»

В каждой зоне был назначен главный технический менеджер (СТО).

Задачи СТО - обеспечение глобальной синергетики различных лабораторий, обеспечение гибкости и снижения затрат на координацию НИОКР.

В целом ясно, что Sony при реорганизации глобального управления НИОКР движется к смешанному подходу.

Очевидно, этот подход наиболее выгоден для глобального управления НИОКР.

Однако такой подход требует, по крайней мере, четырех четко  выраженных действий: 
- согласования дел и проектов НИОКР в глобальном масштабе; 
- четкое определение целей, задач и порядка функционирования комитетов или собраний на уровне корпорации 
- использование соответствующих технологий информации и связи, в том числе и для оперативных решений; 
- обеспечение гибкости и приспособляемости организационных структур применительно к текущей внешней обстановки, культуре, накоплению опыта компании, ее отделений, лабораторий как в метрополии фирмы, так и за рубежом.

Анализ организационной  структуры компании «Sony»

Компании тщательно следят за структурой рабочей силы: средний  возраст персонала указывается  в годовых финансовых отчетах. Пожизненный  наем позволяет распланировать надолго  вперед фонд зарплаты (напомним, японцы считают планирование одним из важнейших  принципов работы): одни сотрудники по достижении определенного возраста (и наивысшей зарплаты) уходят в  отставку, другие — молодые специалисты  — приходят (как правило, на минимальную зарплату). 
         Корпорация рассматривается как клан или семья, отвечающие всем потребностям работника и взамен рассчитывающие на его полную самоотдачу. Помимо зарплаты и бонусов практикуется еще целая система различных дотаций: на питание, транспорт, крупные покупки и т. п.

Скажем, если сотрудник собрался переезжать, компания не только оплачивает расходы, но и находит жилье.

Увольнение по собственному желанию (за исключением крупных  финансовых трудностей компании или  форс-мажорных семейных обстоятельств  сотрудника) в японском обществе осуждается.

Причем не только на бытовом  уровне: на новом месте работы такой  человек будет поначалу получать меньшую зарплату и медленнее продвигаться по службе.

Считается, что корпорация, взяв на себя ответственность за своего сотрудника до конца его жизни, должна предоставить ему возможность для  наиболее полного самовыражения  в работе. Даже расширение и рост компании нередко рассматриваются  именно с этой точки зрения: в  книге «Стратегия и структура  японских предприятий» менеджер Тоехиро  Коно пишет, что развитие фирмы позволяет  повысить зарплату, а также увеличить  число рабочих мест и должностей для продвижения по карьерной  лестнице.

Другими словами, рост компании обеспечивает карьерный рост для  ее сотрудников. 
         В Sony за трудовую единицу принимается не один человек, а группа, выполняющая не отдельно взятую операцию, а производственную задачу, несомненно осознаваемую как часть единого производственного процесса. При этом группа обладает самостоятельностью в принятии решений своего уровня. 
      Очевидно, что это способствует и обучению молодых сотрудников, и более надежному, практически без брака, выполнению самой операции.

Но главным здесь, пожалуй, является растущее взаимопонимание  между сотрудниками при достижении общей цели, стоящей перед корпорацией. 
       Еще одна специфическая черта Sony — ротация кадров. Ни один человек не оказывается замкнутым на какой-то одной операции. В рамках группы он должен справляться со всем набором функций, выполняемых его коллегами. Но и это еще не все. Каждого работника хотя бы раз в год переводят в другую бригаду или сектор, где он осваивает параллельные технологические процессы. Таким образом, сотрудничество и связь между отделами перестают быть умозрительными понятиями, работник же, в свою очередь, становится профессионалом широкого профиля.

Каждая группа не только решает проблемы собственного уровня, но и может выйти с управленческими  предложениями более общего уровня. 
         Кроме того, в Sony постоянно и неукоснительно обеспечивается коллективность принятия решений. На всех уровнях, от низовых бригад до топ-менеджеров, не принято демонстрировать единоличную волю. Согласно традиционной японской схеме управления, всякое решение принимается на основе консенсуса. Не может быть и речи о личном выборе, давлении большинства или квалифицированного меньшинства — правильность решения должна признаваться всеми без исключения.

Совершенствование системы управления в фирменном  магазине «Калач» Хлебозавода №3

Основные сведения

Продуктовый магазин «Калач» - фирменный магазин ОАО «Хлебозавод  №3», был открыт в 1994 году.

Первоначально магазин рассчитывался  как специализированный магазин  по торговле хлебом и хлебопродуктами, однако вскоре были добавлены обычные  для продуктовых магазинов широкого профиля, молочный, кондитерский, отделы.

текущее рыночное положение  фирмы, ситуация в отрасли на настоящий момент магазин «Калач» успешно функционирует

Причиной успешной деятельности магазина можно считать то, что  с изменением экономической ситуации в стране фирма смогла вовремя  переориентироваться на более широкий  круг потенциальных покупателей. для  этого узкая специализация магазина – только хлебобулочные изделия  – была расширена до магазина широкого профиля.

Магазин «Калач» предоставляет  покупателям широкий ассортимент  хлебобулочных изделий. Отличительной  чертой и достоинством является то, что с момента выпечки до поступления  в продажу проходит минимальный  отрезок времени.

Одна из наиболее популярных услуг – выпечка тортов на заказ, покупатель может выбрать как  «вид», т.е. его вкусовые качества, так  и его оформление – надпись  кремом, слова поздравление и т.п.

Хозяйственная деятельность магазина “Калач” осуществляется на основе производственно - финансовой самостоятельности, на принципах самоокупаемости  и самофинансирования и полной ответственности  за последствия своей деятельности на основании Положения и Устава “Магазин “Калач”.

Анализ организационной  структуры магазина «Калач»

Большое значение имеет рациональное разделение труда работников “Магазин “Калач”. Оно предусматривает наиболее целесообразную расстановку работников торгово-технологических операций, четкое определение функциональных обязанностей каждого работника. Основными  формами разделения труда в магазине являются: функциональное, товарно-отраслевое и квалификационное.