Система внутренней отчетности и ее роль в управлении предприятием

СОДЕРЖАНИЕ

1 Внутренняя управленческая отчетность

1.1. Понятие и виды отчетности

1.2 Система управленческой отчетности

1.3 Пользователи внутренней отчетности

2. Использование управленческой отчетности

2.1 Требования к внутренней отчетности

2.2. Формы внутренних отчетов

3 Отчетность по сегментам бизнеса как пример организации внутрихозяйственной отчетности

3.1 Отчетность об отраслевых и территориальных сегментах бизнеса

1 ВНУТРЕННЯЯ УПРАВЛЕНЧЕСКАЯ ОТЧЕТНОСТЬ

1.1. Понятие и виды отчетности

Отчетность – это система взаимосвязанных показателей, харак­теризующих условия и результаты деятельности предприятия (хозяйству­ющего субъекта) или составляющих его элементов (областей бизнеса) за истекший период.

Отчетность мо­жет содержать как количественные, так и качественные показатели как в стоимостном, так и в натуральном выражении. Важно подчеркнуть, что отчетные данные не могут отражать таких хозяйственных оборотов, кото­рых не было в текущих учетных записях. Отчетность представляет собой важнейший источник информации для анализа и принятия решений.

Применяемая на практике отчетность подразделяется на виды по трем основным признакам:

1)   объему сведений, включаемых в отчеты:

    частная отчетность включает информацию о резуль­татах деятельности какой-либо структурной единицы предприятия или об отдельных направлениях ее деятельности, или о результатах деятель­ности по конкретным географическим регионам.

    общая отчетность ха­рактеризует результаты деятельности предприятия в целом.

2)   целям, для которых составляются отчеты:

    внешняя отчетность служит сред­ством информирования внешних пользователей – заинтересованных физических и юридических лиц – о характере деятельности, доходности и имущественном положении предприятия;

    составление внутренней (внутрихозяйственной) отчетности вызывается потребностью внутри­фирменного управления

    периодам, охватываемым отчетностью:

    периодическая отчет­ность –  составлена на внутригодовую дату, ее называют  (ежедневная, еженедельная, ежедекадная, месячная, квартальная, полугодовая)

   годовая отчетность – регламентируется соответствующими нормативными актами.

Управленческая отчетность – внутренняя отчетность, т. е. отчетность об условиях и результатах деятельности структурных подразделений предприятия, отдельных направлениях его деятельности, а также результатах де­ятельности по регионам.

Целью составления управленческой отчетности является удовлетворение информационных потребностей внутрифирменного управления путем предоставления стоимостных и натуральных показателей, позволяющих оценивать и контролировать, прогнозировать и планировать деятельность структурных подразделений предприятия (отдельные направления его деятельности), а также конкретных менеджеров.

Цель составления внутренней отчетности обусловливает ее периодичность и формы, а также набор показателей. Точность и объем приводимых данных зависят от организационно-технологических и экономических особенностей, присущих предприятию и конкретному объекту управленческого учета, цели управления применительно к данному объекту учета. В связи с этим разработка внутренней отчетности является главной задачей предприятия.

Для менеджеров имеют значение не только содержание информации, но и способы ее доставки, формы отчетности, грамотно составленные сведения. Внутренняя отчетность должна обеспечить быстрый обзор и оценку фактических результатов, их отклонений от цели, определение существующих недостатков сегодня и на будущее, выбор оптимальных вариантов управленческих решений. Разработать отчетность, позволяющую получить информацию для решения комплекса проблем, весьма не просто.

1.2 Система внутренней управленческой отчетности

Система управленческой отчетности – один из наиболее сложных и важных элементов управленческого учета, позволяющий руководству предприятия, с одной стороны, понять пределы своих возможностей в получении необходимых сведений от исполнителей, а также возмож­ностей информационной и технической служб, а с другой стороны – получить эти сведения оформленными надле­жащим образом, т. е. в том виде, в котором ими удобно пользоваться для принятия управленческих решений.

Кроме того, система управленческой отчетности – это результат деятельности любой системы управленчес­кого учета или, иначе говоря, продукт ее деятельности, то, для чего она создается на предприятии.

При формировании системы управленческой отчетно­сти требуется:

    определить форму, срок предоставления отчета и ответственного за его составление;

    составить схему формирования управленческих от­четов, определить владельцев исходной информации;

    наделить ответственного полномочиями координа­тора, т. е, административно разрешить ему получе­ние информации у ее владельцев;

    определить пользователей информации и форму, в которой она будет им предоставляться.

Процесс внедрения системы управленческой отчетнос­ти возникновением многочисленных ситуаций, когда не­обходимо принимать решения, например, по вопросам стандартизации процедур и справочников, финансирова­ния проекта, что требует наличия группы оперативного реагирования, наделенной максимально возможными полномочиями.

Внедрение конкретной формы отчетности проводится в три основных этапа.

Первый этап – это анализ необходимой информации с целью подтверждения возможности получения этого документа. Формы могут подвергаться правке, т. е. изме­няться по внешнему виду, по формам представления ин­формации. Это считается достаточно незначительным элементом общей работы по внедрению управленческой от­четности. В этом случае необходимо определить источ­ники получения необходимой информации, которые мо­гут находиться в функциональных подразделениях, на­пример, отдел продаж или отдел закупок, производствен­ные отделы и т. д. Особенно важно проанализировать сам факт наличия необходимой информации. Чаще всего первичные доку­менты содержат необходимый объем информации. Но эта информация не обрабатывается в виде управленческой отчетности. В этом случае необходимо определить форму соответствующих отчетов, назначить ответственных за их получение и обязать владельцев этой информации предо­ставлять эти отчеты в установленное время.

Второй этап – это этап просмотра всех учетных реги­стров и учетной практики предприятия, сориентирован­ный на то, чтобы информация, которая соответствует ос­новной управленческой отчетности, оперативно и посто­янно необходимая предприятию, а также отчетность, не­обходимая для стратегического анализа деятельности, были отражены в учетных регистрах. Для того чтобы по­лучить информацию учетных регистров, необходимо не­сколько модифицировать аналитический учет, чтобы не­обходимая информация отражалась в нем постоянно.

Третий этап – создание автоматической системы формирования управленческой отчетности. Это возможно при наличии после приобретения соответствующего программ­ного обеспечения.

1.3 Пользователи внутренней отчетности

Основными пользователями управленческой отчетности являются:

    руководство организации;

    менеджеры всех иерархических уровней предприя­тия;

    персонал коммерческой организации.

Информация внутренней отчетности необходи­ма для принятия управленческих решений по вопросам, касающихся оценки деятельности центров ответственно­сти менеджерами вышестоящих уровней; выявления тен­денций развития центров ответственности; недостатков и положительных моментов в их деятельности.

Внутрен­няя отчетность является информационным обеспечением управленческих решений и по оптимизации деятельнос­ти предприятия в целом. Например, отчетность по цент­рам прибыли и инвестиций дает возможность составить прогноз о динамике прибыли предприятия и оценить риск новых капитальных вложений.

Ознакомление персонала предприятия с данными уп­равленческой отчетности улучшает отношения в коллективе, формирует уверенность работников в своем положе­нии.

Так как управленческая отчетность сегментов имеет двойственный характер, т. е. это одновременно и внешняя и внутренняя отчетность. Поэтому она предназначена как внутренним пользователям, к которым принято относить вышеперечисленных менеджеров всех уровней предприятия и персонал коммерческой организации, так и вне­шним пользователям, к числу которых относятся финан­совые аналитики.

Сроки предоставления и периодичность управлен­ческой отчетности – также весьма важный параметр, существенно влияющий на результативность всей системы.

С некоторой степенью условности можно выделить три стандартных временных периода, которые являются базовыми для организации учета и предоставления практически всей отчетности на предприятии:

    краткосрочная отчетность;

    среднесрочная отчетность;

    периодическая (стратегическая или долгосрочная) управленческая отчетности.

Краткосрочной считается отчетность, которая предо­ставляется наиболее часто: ежедневная и еженедельная. Однако на некоторых предприятиях, очень редко, в связи со спецификой производства и размером самого пред­приятия, в качестве краткосрочной выступает ежемесячная отчетность. Такая отчетность иногда называется оперативной, что несколько не правильно. Оперативной считается отчетность, которая фиксирует регистрацию пер­вичных хозяйственных документов по функциональным подразделениям. Краткосрочная отчетность – это предоставление информации первичных документов в тех или иных срезах, т. е. эта информация, которая наиболее ак­туальна для предприятия и отражает важные и динами­ческие стороны его деятельности. Также она может отражать те стороны деятельности предприятия, к которым оперативный учет не имеет никакого отношения. Напри­мер, содержит статистически обработанную или расчет­ную информацию. Основными пользователями такой отчетности являются менеджеры среднего звена или линейные руководители. Именно они должны принимать уп­равленческие решения на основе данной информации.

Второй временной период – это среднесрочный. Управленческая отчетность этой группы составляется с пе­риодичностью от раза в неделю до раза в месяц. Такая отчетность объединяет в себе, как правило, показатели деятельности предприятия им обязательно содержит дан­ные прогнозирования на следующий период. Например, анализируя себестоимость раз в месяц, можно делать про­гнозы изменений себестоимости продукции на следующий месяц в соответствии с изменениями рыночных цен на материалы и комплектующие, т. е. отслеживать измене­ния восстановительной стоимости сырья. Впоследствии на основе данных этой отчетности можно попытаться спрогнозировать изменения цен на произведенную про­дукцию и на основе полученных данных показать изме­нения ее рентабельности. Потребителями такой отчетно­сти являются менеджеры более высокого уровня: руководство предприятия, менеджеры высшего звена. Так как многие решения, которые принимаются на основе управ­ленческой отчетности, составленной в среднесрочный пе­риод, могут оказать существенное влияние на всю деятельность предприятия.

2 СИСТЕМА ВНУТРИХОЗЯЙСТВЕННОЙ ОТЧЕТНОСТИ ПО ЦЕНТРАМ ОТВЕТСТВЕННОСТИ И СЕГМЕНТАМ БИЗНЕСА

2.1 Внутренняя отчетность по центрам ответственности

Центр ответственности представляет  собой часть системы управления предприятием, поэтому информация внутренней отчетности позволяет администрации контролировать деятельность центров ответственности и объективно оценивать качество работы возглавляющих их менеджеров.

Внутренняя отчетность по центрам ответственности должна отве­чать определенным требованиям:

    быть настолько оперативной, чтобы позволять оказывать влия­ние на динамику результатов деятельности центра ответственности;

    содержать информацию об отклонениях от плана и предостав­лять возможность прямого доступа к этой информации для анализа от­клонений;

    содержание отчетности должно соответствовать персональной  ответственности менеджера за принятие решений в конкретной области.

Конкретное содержание отчетности, специфика инструментов и методов, применяемых в системе учета и отчетности по центрам ответ­ственности, зависят от того, каков статус данного центра ответственности.

В данной работе рассмотрим внутреннюю отчетность по центрам затрат.

Отчет об исполнении сметы центром затрат

Смета – главным инструментом управленческого учета, по­зволяющим контролировать деятельность центра затрат. Это формали­зованный письменный регистр, содержащий плановые стоимостные (иногда говорят, финансовые) показатели.

Смета для центра затрат должна содержать информацию об ожида­емых затратах, основанную на планах управления и концепции контроли­руемых затрат. Определение контролируемых статей – ключевая задача при внедрении на предприятии системы учета по центрам ответственнос­ти. В идеале все затраты должны быть закреплены за определенными подразделениями и конкретными подотчетными лицами.

Сметы, разрабатываемые для центров затрат, иногда называют сметами учета по ответственности. Чтобы обеспечить внут­ри предприятия кооперацию (взаимодействие) менеджеров различных уровней и направлений деятельности и быть уверенными в обоснованно­сти отраженных в смете целей, необходимо каждого менеджера активно вовлекать в подготовку сметы его подразделения.

Широкое распространение получили гибкие сметы, позволяющие пересчитывать ожидаемые затраты на фактический объем производства. Это позволяет исключить неконтролируемое изменение затрат, поскольку объем производства не контролируется центрами затрат.

Результат процедуры управленческого учета, в ходе которой фак­тические результаты сравнивают с запланированными величинами, на­зывается отчетом об исполнении сметы. Отчет каждого уровня управления включает графы с указанием: статей контролируемых затрат, затрат по смете, фактических затрат, отклонений от сметы. Последнее может быть либо положительным и означать перерасход, либо отрица­тельным и означать экономию затрат.

Пример отчетов центров затрат представлен в таблице 1.

Таблица 1 – Формат отчетов центров затрат различных уровней управления, руб.

Таким образом, отчетность по центрам затрат играет роль сигнальной системы, обеспечивающей аппарат управления информаци­ей о ходе производственного процесса и динамике затрат.

Сметы и отчеты об их исполнении составляют первый (нижний) уровень внутрихозяйственной (внутрифирменной) управленческой отчетности, разрабатываемой в рамках информационной системы уп­равленческого учета.

2.2 Отчетность по сегментам бизнеса

В современной экономике, как за рубежом, так и в России все больший интерес для пользователей бухгалтерской отчетности приобретают данные сегментарной отчетности. Необходимость составления и представления такой отчетности обусловлена процессами очевидной интеграции производства и капитала.

В наиболее узком смысле сегментарная отчетность трактуется как база для составления внутренней управленческой отчетности. С этой позиции содержание и формы внутренней сегментарной отчетности определяются двумя основными факторами: организационной структурой предприятия и особенностями калькулирования.

Данные сегментарной внутренней отчетности и обычной деятельности предприятия позволяют оценить качество работы каждого сегмента бизнеса.
Поэтому формирование внешней отчетности по сегментам и внутренней сегментарной отчетности, являющихся основой подготовки управленческих решений в обычной деятельности организации ее структурных подразделений, приобретает особую актуальность.

Информация сегментарной отчетности позволяет администрации организации контролировать деятельность центров ответственности и объективно оценивать качество работы возглавляющих их менеджеров. На ее основе делаются выводы о профессиональной пригодности того или иного менеджера, разрабатываются финансовые и нефинансовые критерии оценки его деятельности, формируется система материального и морального поощрения персонала предприятия.

Вопросы составления сегментарных отчетов напрямую связаны с трансфертным ценообразованием. На базе этих цен формируется отчетность сегмента. От степени обоснованности разработанных предприятием трансфертных цен зависит объективность оценки качества работы структурного подразделения предприятия.

3. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ОТЧЕТНОСТИ

3.1 Требования к внутренней отчетности

Внутренняя управленческая отчетность является наряду с планом сче­тов управленческого учета системообразующим элементом, тем основным хребтом, на котором держится вся управленческая структура. В ней дается интерпретация отклонений от целей, планов и смет.

Требования к построению и содержанию внутренней отчетности, выработанные наукой и практическим опытом, характеризуют самую суть данного элемента управленческого учета, причем имеют значение как формальные, так и специальные требования.

Формальные требования к внутренней:

1) целесообразность – информация, обобщаемая во внутренних отче­тах, должна отвечать цели, ради которой она была подготовлена;

2) объективность и точность – внутренние отчеты не должны содержать субъективного мнения и предвзятых оценок; степень погрешности в отчетах не должна препятствовать принятию обоснованных решений; поскольку оперативность, быстрота представления отчетности отражается на точности информации, следует стремиться к минимизации данного фактора;

3) оперативность – отчетность должна представляться к установленному сроку, что необходимо для принятия решений;

4) краткость – в отчетности не должно быть излишней, избыточной информации: чем меньше объем отчета, тем более оперативно можно осмыслить его содержание и принять нужное решение;

5) сопоставимость отчетности – возможность использовать отчетную информацию для работы разных центров ответственности; отчетность должна быть сопоставима также с планами и сметами;

6) адресность – внутренняя отчетность должна попасть к ответственному руководителю и другим заинтересованным лицам, но при условии соблюдения степени конфиденциальности, установленной в организации;

7) эффективность – издержки на составление внутренней отчетности должны быть сопоставимы с выгодами от полученной управленческой информации.

Специальные требования к внутренней отчетности состоят в следующем:

1) гибкая, но единообразная структура – информация обратной связи и контроля должна иметь достаточную внутреннюю гибкость, обеспечивающую реагирование на изменяющиеся цели и потребности управляющих центрами ответственности. Вместе с тем необходимо обеспечить информационное единообразие. Система управленческого учета и внутренней отчетности не может находиться в стадии перманентного изменения. Обеспечивается тем, что на самом первичном уровне регистрации накапливается необходимый объем данных, которые затем могут отбираться и группироваться в требуемом информационном контексте. Если вы не сможете охватывать необходимые данные на этапе их ввода, то впоследствии вам будет трудно получить нужную в каждом случае информацию;

2) понятность и обозримость информации – каждая отчетная форма должна содержать только ту информацию, которая необходима данному конкретному менеджеру. Чрезмерная детализация отчетной информации, ее перегруженность многими малосущественными показателями затрудняет понимание отчетности, ведет к использованию в управлении не той информации, которая позволила бы найти самое верное решение;

3) оптимальная частота представления – является производной от назначения информации и возможностей принятия решений, т.е. от факторов, определяющих использование отчетов в управлении. Одни отчеты нужны чаще, другие реже. Периодичность представления внутренней отчетности колеблется в значительных пределах;

4) пригодность для анализа и оперативного контроля.

Непосредственно в отчетных формах должна приводиться первич­ная аналитическая информация: отклонения от целей, норм и смет рас­ходов, ранжирование отклонений и т. п.

3.2. Формы внутренних отчетов

На основе внутренней отчетности принимаются решения на всех уровнях управления организацией. Важным элементом здесь является время, которое проходит от получения отчета до выработки решения и претворения его в управляющие действия. Существенное значение при этом имеют доступная форма внутреннего отчета, расположение и подача соответствующей информации. Не может быть стандартного набора внутренней отчетности с едиными формами и информационной структурой. Внутренняя отчетность индивидуальна, и шаблонный подход в данном случае неуместен. Тем самым можно выделить классификационные признаки, характеризующие общие подходы к характери­стике форм отчетности.

Схема 1 – Классификационные признаки форм внутренней отчетности

По содержанию информации внутренние отчеты подразделяются:

   комплексные итоговые отчеты представляются, как правило, за месяц или иной отчетный период (квартал, шесть месяцев и т. п.) и содержат информацию о выполнении планов и использовании ресурсов за данный период, о доходах и расходах по центрам ответственности, об ис­полнении сметы издержек, рентабельности, движении денежных средств и иных показателей для общей оценки и контроля.

   тематические отчеты представляются по мере возникновения отклонений по наиболее важным для успешного функционирования показателям, таким, как объем продаж, потери от брака, недопоставки по заказам, график производства продукции, и другим не входящим в оценочные пла­новым показателям, подконтрольным центру ответственности.

   аналитические отчеты подготавливаются только по запросам управляющих и содержат информацию, раскрывающую причины и следствия результатов по отдельным аспектам деятельности, например всесторон­няя оценка причин перерасхода ресурсов, изменения рентабельности, уровня продаж по секторам рынка, анализ рынка и использования про­изводственных мощностей, факторов риска деятельности в определен­ных направлениях и т. п.

По уровням управления различают:

   оперативные отчеты, представляемые на нижнем уровне управле­ния в центрах ответственности, содержат подробную информацию для принятия текущих решений; составляются еженедельно и ежемесячно.

    текущие отчеты, содержащие агрегированную информацию для среднего уровня управления в центрах прибыли и центрах инвестиций, составляются с периодичностью от ежемесячного до ежеквартального.

   сводные отчеты формируются для высшего управленческого пер­сонала организации. На их основе принимаются стратегические реше­ния и осуществляется общий контроль и контроль деятельности управ­ленческого персонала на среднем, иногда на нижнем уровне. Периодичность этих отчетов колеблется от ежемесячных до ежегодных.

Оперативная информация, адресованная низовым центрам ответственности, не должна в неизменном виде представляться на высший уровень управления. На нижнем уровне принимаются оперативные ре­шения по согласованию и выполнению производственных планов ис­пользования ресурсов подразделения. Данная информация должна обобщаться, агрегироваться в более общие показатели для представле­ния на средний уровень управления. На высшем уровне требуется еще большая степень обобщения информации. В таблице 2 и таблице 3 приведены примеры отчетов об издержках для разных уровней управления одной организацией.

Таблица 2 – Месячный отчет вице-президента по производству