Систематизация Входящей и Исходящей документации

Комитет по образованию  Санкт-Петербурга

ГБОУ СПО РОССИЙСКИЙ КОЛЛЕДЖ ТРАДИЦИОННОЙ

 КУЛЬТУРЫ

САНКТ-ПЕТЕРБУРГА

Горовая Дарья Александровна

Студентка 2 курса

Специальность 034702

«Документационное обеспечение  управление и архивоведение»

Курсовая работа по профессиональному модулю 01

«Систематизация входящей и  исходящей документации»

Руководитель:

Королева А.В.

2013

Содержание

Введение 3

1. Классификация документов в организации 6

1.1. Виды входящих  документов 6

1.2. Виды исходящих  документов 11

Глава 2. Систематизация документов с использованием информационных технологий 13

2.1.Особенности хранения документов в  современной организции 13

2.2. Систематизация  документов на примере учебно-методического  отдела ГБОУ СПО РКТК СПб 19

Заключение 23

Список литературы 24

Тезаурус 25

Введение

В современном обществе информация  стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В  современных условиях для повышения  эффективности управления необходимо уделять достаточное совершенствованию  работы с документами, так как  всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном  документе.

Организация работы с документами  влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, как она систематизирована, зависит не только удобства работы с документами, но и эффективность работы подразделения или организации в целом. Именно поэтому тема работы является актуальной.

Однако существует проблема – недостаточное знание правил систематизации документов, возможностей информационных технологий для систематизации документов в организации ведет к замедлению процесса поиска документов, работы с документами, а, следовательно, к снижению эффективности всего документооборота.

Целью работы является анализ  организации работы с входящей и исходящей документацией в организации.

Для достижения поставленной цели  необходимо выполнить следующие  задачи:

• Проанализировать источники информации по данному вопросу;
• Рассмотреть виды документов;
• Проанализировать возможности информационных технологий для систематизации документации на примере ГБОУ СПО РКТК СПб (административно-хозяйственная часть)

Объект работы – документы организации

Предмет работы – систематизация документов с применением информационных технологий.

Работа состоит из введения, двух глав, заключения, тезауруса, списка литературы и дополнена приложениями.

Глава 1. Классификация документов в организации

1. Виды входящих документов

В процессе деятельности учреждения создается и функционирует большое  количество  документов.

Документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Носителем, при этом, может выступать любой материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. Данный процесс записи информации является строго регламентированным, что, в свою очередь, обеспечивает юридическую силу документа. От правильной организации работы с документами зависит эффективность работы учреждения [10.]

С помощью документации осуществляется:

1. планирование;
2. финансирование;
3. управление;
4. бухгалтерский учет;
5. отчетность.

Отобразив информацию, документ обеспечивает:

1. ее сохранность;
2. сбор (накопление);
3. многократное использование;
4. возможность передачи;
5. возможность обработки информации;
6. использование информации в дальнейшем [5]

Технология работы с документами  имеет следующий порядок: прием  и первичная обработка, предварительное  рассмотрение и распределение, регистрация, контроль исполнения, информационно-справочная работа, отправка, систематизация (формирование дел) и текущее хранение.

Документы имеют большое  значение в управленческом процессе организации, т.к. они отражают ее работу, являются аргументом в спорных ситуациях, любые решения принимаются   на основе документов. Формы управления также тесно связаны с документами, например, руководство - с изданием приказов, распоряжений; планирование - с составлением планов и т.д.

С целью организации и  повышения эффективности работы с документами принято распределение  их по группам - классификация документов. Условно документы можно разделить  на следующие группы:

• По способу документирования (приложение 1)
• По сфере использования (приложение 2)
• По месту составления (приложение 3)
• По грифу ограничения доступа (приложение 4)
• По происхождению (приложение 5)
• По форме изложения (приложение 6)
• По срокам хранения (приложение 7)

В целях сокращения количества используемых форм документов, их унификации, удобства работы с ними министерствами и ведомствами разработан табель унифицированных форм документов. Табель составляется в виде таблицы, в которой  документы могут быть систематизированы: по функциям и задачам, структурным  подразделениям, а также может  быть дополнен графами: код формы  документа по классификатору, ответственный  за контроль исполнения и т.д

Входящие документы - это  документы, которые поступили на предприятие от внешних партнеров. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, причем в заранее установленные  сроки. Сроки устанавливаются или  нормативными актами, предписывающими  то или иное время ответа на соответствующий  входящий документ, или сроком исполнения, указанным непосредственно во входящем документе.

К видам входящих документов относятся те, которые поступают  из других организаций: вышестоящих, подчиненных, общественных, муниципальных, негосударственных, от депутатов и граждан.

Например:

• Законы
• Указы
• Постановления
• Указания
• Инструкции
• Распоряжения
• Поручения
• Приказы
• Доверенности
• Договоры
• Письма (рекламные, информационные и т.д.)
• Факсограммы
• Сообщения
• Телеграммы
• Телефонограммы

Входящие документы, т. е. документы, поступающие в организацию, проходят следующие этапы движения внутри организации:

• прием и первичная обработка;
• предварительное рассмотрение;
• регистрация;
• рассмотрение документов руководителем организации;
• доставка документов исполнителям;
• контроль за исполнением;
• подшивка исполненного документа в дело.

В крупных организациях приемом  и первичной обработкой корреспонденции  занимается специальное структурное  подразделение (экспедиция), в небольших  корреспонденция доставляется секретарю  руководителя организации.

Перед вскрытием конверта необходимо проверить правильность доставки корреспонденции по адресу и целостность упаковки документов. Не вскрывают конверты, адресованные в общественные организации с  пометкой «Лично».

После вскрытия конверта проверяют  правильность адресования документа, наличие и количество приложений. При обнаружении недостачи вложений делают специальную отметку при регистрации документа, а о недостаче сообщают корреспонденту. Документы, поступившие не по назначению, следует немедленно переслать по правильному адресу, уведомив об этом отправителя.

После вскрытия корреспонденции  конверты, как правило, уничтожают. В некоторых случаях (например, когда  по конверту устанавливаются адрес  отправителя, дата отправки и получения  документа, когда на конверте имеются  служебные отметки и др.) их подшивают  к документу.

Предварительное рассмотрение поступившей корреспонденции проводится работником службы документационного  обеспечения управления или секретарем организации. При этом документы  распределяются на следующие категории:

• документы, подлежащие регистрации;
• нерегистрируемые документы;
• документы, направляемые на рассмотрение руководителю организации;
• документы, направляемые на исполнение без резолюции руководителя.

Документы передаются на рассмотрение руководителю организации в зависимости  от их назначения и содержания. Обязательно  передают на рассмотрение руководителю все документы правительственных  и вышестоящих органов, документы, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организации, требующие решения руководства. Если при предварительном рассмотрении документа устанавливают, что к нему для принятия правильного решения необходимо подобрать дополнительный материал, то такой материал подбирается и передается руководителю организации вместе с основным документом.

Не передают на просмотр руководителю организации корреспонденцию, адресованную в структурные подразделения, конкретным исполнителям, документы, содержащие текущую информацию. Такие документы  передаются руководителям структурных  подразделений, конкретным исполнителям в соответствии с их функциями  и компетенцией.

Такой предварительный отбор  документов позволяет освободить руководителя организации от просмотра текущей  корреспонденции, что особенно важно  в современных условиях роста  информационного потока.

Следующий этап обработки  входящей корреспонденции — регистрация. Обычно она проводится в два этапа  следующим образом: секретарь начинает регистрацию, затем передает документы  на рассмотрение руководителю, а после  его резолюции заканчивает регистрацию, записывая в регистрационную  форму текст резолюции (конкретное действие, которое необходимо произвести, фамилию исполнителя и срок исполнения). Некоторые организации регистрируют входящие документы после их рассмотрения должностным лицом.

После регистрации входящие документы передаются в структурные  подразделения исполнителям. Обработка  документов и передача их исполнителям должны осуществляться в день их поступления  в организацию. В некоторых случаях  исполнитель может быть ознакомлен с текстом документа до рассмотрения документа руководителем организации. Документы, которые будут исполняться  несколькими структурными подразделениями  или несколькими должностными лицами, передаются исполнителям поочередно или  одновременно в копиях. Подлинник  документа передают ответственному исполнителю. Принимают корреспонденцию и передают ее исполнителям обычно без расписки. Иногда (например, при передаче документов, связанных с конфликтной ситуацией, важных документов, взятых на контроль и т. п.) исполнитель расписывается в получении документа.

Действие по документу  должно быть исполнено в срок, указанный  в резолюции руководителя или  определенный видом документа. Исполненные  документы подшиваются в дела.

1.2. Виды исходящих документов

 Большинство исходящих  документов являются ответом  организации на соответствующие  входящие документы. Некоторая  часть исходящих документов готовиться  на основе внутренних документов  предприятия. Небольшое число  исходящих документов может требовать  поступления входящих документов (например: запросы в сторонние организации типа: "Прошу дать справку по вопросу ... в срок до ...").

Если организация имеет  подчиненные учреждения, она может  направлять в их адрес распорядительные документы:

• Приказ
• Распоряжение
• Указание
• Постановление
• Решение

Порядок прохождения исходящих  документов

Исходящие документы, отправляемые организацией по другим адресам, имеют  следующий порядок прохождения:

• составление проекта документа;
• изготовление документа;
• визирование проекта документа, его согласование (при необходимости);
• подписание (утверждение) документа;
• регистрация;
• отправка документа адресату.

Проект документа составляется специалистом или группой специалистов, способных по своей квалификации и компетенции разбираться в  необходимых вопросах. Все данные, входящие в проект документа, должны быть тщательно проверены.

Рукопись проекта документа  передается в машинописное бюро или  секретарю для ее оформления по установленной  форме. Изготовляют документ в необходимом  количестве экземпляров.

После оформления проект документа  доводят до сведения всех заинтересованных лиц, которые его визируют. В крупных  организациях на некоторых видах  документов обязательной является виза юриста. На основании замечаний специалистов в проект документа могут быть внесены дополнения и изменения.

Тщательно подготовленный проект документа передают на подпись руководителю организации, после чего документ регистрируют по установленной форме и отправляют адресату.

В организациях с большим  документооборотом централизованной обработкой и отправкой корреспонденции  занимается экспедиция, в небольших  организациях — сотрудник службы документационного обеспечения  или секретарь.

Документы, предназначенные  для отправки, должны иметь отметку  о виде почтового отправления. Перед  упаковкой проверяют правильность оформления документа, наличие приложений, соответствие количества экземпляров  количеству адресатов, соответствие даты отправки дате регистрации. Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в день их подписания и регистрации или не позднее следующего рабочего дня.

Неоформленные или неправильно  оформленные документы возвращаются исполнителю.

Глава 2. Систематизация документов с использованием информационных технологий

2.1. Особенности хранения документов  в современной организации

Древнейшей техникой документирования было текстовое рукописное письмо. В конце XX века с изобретением пишущей  машинки стали применяться средства механизации труда. В 1980 - е годы в  управленческую деятельность внедрились персональные компьютеры и стали  широко использоваться для создания документов. В настоящее время  почти все компьютеры имеют программное  обеспечение, позволяющее автоматизировать процессы составления, корректировки, редактирования, оформления, изготовления и пересылки текстовых документов. Однако внедрение новых информационных технологий не исключает составления  документов на бумажной основе и их обязательного оформления в соответствии с установленными правилами[2].

В настоящее время основной документооборот  учреждения составляют печатные и электронные  документы. Рукописные документы также  не утратили своей актуальности, таким  примером служат заявления, объяснительные и докладные записки.

Печатные документы имеют свои преимущества и недостатки. Печатный документ доводит информацию до исполнителя, не имеющего персонального компьютера. К данному документу всегда можно  вернуться, при условии его длительного  хранения в архиве. Преимуществом, а  порой, и недостатком является отсутствие возможности что-либо исправить  в нем, внести поправки. Хранение печатных документов требует большой площади  для их архивов. При пересылке возможна утеря или повреждение документа. Создание печатного документа требует гораздо большего времени, чем электронного[8].

Систематизировать - значит распределить элементы объекта (документной информации) по признакам родства, сходства, т. е. классифицировать и типизировать их. На практике простейшей классификацией документов является группировка их в определенные предметные комплексы, так называемые «дела».

Систематизация документов - процесс  трудоёмкий. Но именно он помогает в  дальнейшем значительно упростить  работу с большим количеством  документов и превратить обращение  к нужной документации из энерго и время затратной процедуры в элементарную.

Для четкой организации документационного  обеспечения управления документы  в период их подготовки и в процессе исполнения должны быть систематизированы, а для повторного использования, подготовки управленческих решений, выдачи справок социального и служебного характера - сохранены.

Систематизация и система хранения должны обеспечивать быстрый и точный доступ к необходимым документам.

В специальной литературе в качестве терминологических приняты следующие  признаки группировок документной  информации: номинальный, предметно-вопросный, авторский, корреспондентский, географический, хронологический и экспертный.

При классификации документов, однако, используют несколько признаков  в различных сочетаниях (с обязательным учетом экспертного). Таков, например, заголовок (рубрика) дела (файла): «Организационно-распорядительная документация предприятия за 1999 год», сочетающий в себе номинальный, корреспондентский и хронологический признаки.

В практике информационно-документационного  обеспечения специальным классификационным  справочником, закрепляющим заголовки  дел и определяющим порядок формирования документов в дела, является номенклатура дел, определяемая как «систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке» (ГОСТ 16487-83).

Наиболее технологически тесно  с организацией систематизированного хранения документов связаны регистрация  и сроки хранения документов, так  как они являются основными факторами  выбора и закрепления системы  накопления документов в процессе оперативной  работы. Закрепление сроков хранения и системы индексов для комплексов документов (дел, единиц хранения) производится в номенклатуре дел.

Систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с  указанием сроков их хранения - номенклатура дел, это важнейший элемент не только информационно-поисковой системы, но и экспертизы ценности и обеспечения  сохранности документов организации.

Цели создания:

В номенклатуру дел должны в идеале включаться все документы, картотеки, регистрационно-справочные и документные  массивы всех структурных подразделений  и должностных лиц организации  без исключения, независимо от вида носителя, степени конфиденциальности и способа фиксации документной  информации.

Номенклатура дел:

• закрепляет классификацию, группировку исполненных документов в дела;
• закрепляет систематизацию и индексацию дел, сроки их хранения;
• служит основным учетным документом в текущей работе с документами;
• является единственным средством учета переходящих дел, т.е. дел, наполнение документами которых продолжается несколько лет;

В номенклатуры включаются дела и  временно действующих органов, документы  которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации  или прекращения ее деятельности, например ликвидационной комиссии, а также не законченные делопроизводством дела, которые поступают правопреемникам из других организаций для их продолжения.

Основное требование к номенклатуре - максимальный охват документов, получаемых и создаваемых в процессе деятельности организации. Номенклатура создает  реальную возможность размещения любого документа и комфортного пользования  им.

Теория делопроизводства насчитывает  три вида номенклатур: конкретная, примерная  и типовая. Крупные организации  дополняют их номенклатурами структурных  подразделений и номенклатурой  всего предприятия как объекта  информационно-документационного обеспечения.

Широкое практическое распространение  типовых и примерных номенклатур  связано со стремлением к унификации самих способов комплектования различных  баз данных. При этом существенно  то, что типовая номенклатура дел  устанавливает типовой состав дел, заводимых в делопроизводстве определенной категории организаций, единую индексацию этих дел в отрасли (системе) и  является нормативным документом.

Номенклатура дел на следующий  делопроизводственный год составляется в последнем квартале текущего года и после оформления утверждается руководителем организации и  приобретает статус нормативного акта.

Типовые и примерные номенклатуры дел позволяют установить единую схему формирования, унификации заголовков однородных документов, установления единых сроков хранения источников документной  информации.

Подобные номенклатуры разрабатываются  специализированными подразделениями (службами) и архивами общероссийских ведомств с утверждением руководством архивных органов. Каждая организация  в соответствии с практической целесообразностью  должна иметь свою конкретную номенклатуру дел, составляемую на основе типовой  или примерной.

Заголовки дел, естественно, должны отвечать специфике самой организации. Сроки  же хранения дел переносятся в  конкретную номенклатуру из типовой  без изменений. Заголовок дела должен адекватно отражать его содержание и отвечать традиционным требованиям, предъявляемым к документной  информации: краткости, точности, адресности, т. к. именно по заголовку в большинстве  случаев ведется справочно-информационный поиск. Структура заголовка, как  правило, отражает следующие аспекты:

• род оформляемого дела (переписка, досье, подборка документов);
• конкретный вид документов (приказы, протоколы, планово-отчетная документация);
• автор, тема, корреспондент;
• календарный период селекции (отбора) документов. Нормативно-методическая и инструктивная документация по оформлению номенклатуры рекомендует вначале размещать дела с организационно-распорядительной документацией директивных и вышестоящих органов. затем - дела с организационной документацией (уставы, положения, инструкции), далее - дела с организационно-распорядительной документацией самой организации (приказы, указания, распоряжения, решения коллегиальных органов - правления совета директоров и т. д.) и, наконец, дела, содержащие планово-отчетную документацию и переписку.

Номенклатура дел структурного подразделения после редактирования и согласования с архивом предприятия, организации апробируется экспертной комиссией и визируется руководителем  подразделения - хранителя документации.

На основе специализированных номенклатур  структурных подразделений служба ДОУ организации составляет единую (сводную) номенклатуру дел, разделами (рубриками) которой могут быть названия (условные обозначения) структурных  подразделений, расположенные в  соответствии с организационно-функциональной структурой и штатным расписанием  организации субъекта управления. При  этом первым разделом помещается служба ДОУ. Индексация дел представляет собой условное обозначение каждого сформированного дела. Однородным делам присваиваются одинаковые индексы.

Под одним и тем же индексом из года в год в номенклатуру вносятся переходящие дела. Индекс обозначается комбинацией арабских цифр.

К примеру, индекс «03-09» обозначает, что дело принадлежит структурному подразделению «03» и занимает девятый раздел в номенклатуре.

В соответствии с «Основными правилами  работы государственных архивов...», номенклатура дел унифицируется  по следующим графам:

графа 1 - индекс дела,

графа 2 - название заголовков дел,

графа 3 - количество томов,

графа 4 - срок хранения документов,

графа 5 - примечание (об уничтожении  дел, передаче в архив).

В случаях, когда организация в  силу своего статуса и подчиненности  не сдает документы на государственное  хранение, ее номенклатура должна согласовываться  с экспертной комиссией вышестоящей  организации (ведомственной, региональной).