Системно-технические концепции организации

ФГБОУ ВПО

Российская  академия народного хозяйства и  государственной службы при Президенте РФ.

Сибирский институт – филиал РАНХиГС

 

 

Факультет государственного и муниципального управления

Кафедра Государственного и муниципального управления

 

 

Курсовая  работа

по дисциплине: «Теория управления»

на тему: «Системно-технические концепции организации».

 

 

 

                                         Выполнил:

                          студент II курса,

                                          очно – заочного (вечернего) отделения

                                    

                                                 Проверила: Морозова Т. Ю.,

старший преподаватель  кафедры

 

   

 

 

 

Новосибирск, 2012

 

Оглавление.

 

Введение.

К настоящему времени известны четыре важнейших подхода, которые  внесли существенный вклад в развитие теории и практики управления.

Подход с позиций выделения  различных школ в управлении заключает  в себе фактически четыре разяых подхода. Здесь управление рассматривается с четырех различных точек зрения. Это школы научного управления, административного управления, человеческих отношений и науки о поведении, а также науки управления, или количественных методов.

Процессный подход рассматривает  управление как непрерывную серию взаимосвязанных управленческих функций.

В системном подходе подчеркивается, что руководители должны рассматривать организацию как совокупность взаимозависимых элементов, таких как люди, структура, задачи и технология, которые ориентированы на достижение различных целей в условиях меняющейся внешней среды.

Ситуационный подход концентрируется  на том, что пригодность различных  методов управления определяется ситуацией. Поскольку существует такое обилие факторов как в самой организации, так и в окружающей среде, не существует единого «лучшего» способа управлять организацией. Самым эффективным методом в конкретной ситуации является метод, который более всего соответствует данной ситуации. Более подробно я рассмотрю системный подход управления организацией. 
1. Системный (системо-технический) подход.

Наряду с  классическим подходом, основанным на "механистических" представлениях об организации, подавляющее большинство исследователей выделяет еще одно направление в теории организации – системный подход, в основе которого лежит понятие "системы". Сущность и многообразие представлений об управлении, построенном на системном подходе, определяется тем, что понимается под системой и что принимается в качестве элементов этой системы. Соответственно этому появились описания систем управления, структурно и функционально построенных как системы переработки информации, где элементами системы выступают коммуникационные центры хранения, передачи, преобразования, размножения информации, информационно-вычислительные центры и т.п., системы управления как системы принятия управленческих решений, построенные на формализованных процедурах отдельных этапов принятия решений: определение целей, выявление и формулировка проблем и задач, исследование проблем и постановка диагноза, поиск альтернативных решений задач, оценка всех альтернатив и выбор наилучшей из них на основе принятого критерия оптимальности, согласование решений, определение сферы действия решения, утверждение решений, подготовка к вводу в действие, контроль исполнения решений, анализ эффективности решений и т.п. Абстрактное описание организации и процессов, в ней происходящих, осуществляется в системе управления. Поэтому производственная часть организации здесь рассматривалась как "черный ящик", а система управления – это система переработки информации, системы разработки и принятия решений, системы решения управленческих задач. (Х. Месарович, Дж. Форрестер, Р. Акофф, У. Черчмен, М. Старр и др.). Основные вопросы, разрабатываемые в рамках этого направления, касаются формирования организационных структур управления, выделения функциональных подсистем, должностных позиций как коммуникационных узлов, центров принятия решений, а также алгоритмизированных "механизмов" управления на основе понятий программируемых и непрограммируемых решений, детерминированных и вероятностных условий, ограничений, неопределенности, ограниченной рациональности.

Наибольшее распространение  получило системное представление  управления в виде примитивной схемы следующего вида (рис. 1).

На практике все подобные теоретические построения сводились  к простейшим статистическим закономерностям, отражающим определенные взаимосвязи  структурного, статического состояния  отдельных параметров элементов  организации в их экономической интерпретации.

В этом направлении концепцию  рациональной формализованной организации значительно развили Д. Марч и Г. Саймон. В частности, они показали, что организационная структура определяет не столько правила, сколько предпосылки, условия принятия решений. Рассматривая схемы организационных структур, Г. Саймон установил, что чем меньше "диапазон контроля" (норма управляемости), тем больше должно быть уровней управления, и наоборот. Иными словами, возникает альтернатива: или "узкий диапазон управления" с высокой структурой, или "широкий диапазон управления" с относительно плоской структурой системы управления.

 

 Рис. 1. Принципиальная схема системо-технического представления организации.

Параллельно с Г. Саймоном рациональные процессы организации и управления исследовали представители кибернетического информационного подхода, рассматривающие организацию как систему переработки информации (С. Бир, Дж. Форрестер, М. Месарович и др.). Развитие этого направления связано с прогрессом в области вычислительной техники и информационной технологии.

П. Дракер – один из основоположников "учения целевого управления" – разработал (1954) "концепцию управления по целям" (МВО – management by objectives), которую в дальнейшем развивали Д. Мак-Грегор (1960), Р. Лайкерт (1967) и др. В соответствии с этой "концепцией" на основании целей определяется стратегия и тактика компании, формируется структура и функции управления, определяются основные функции менеджеров. Хотя он и выдвигал идею самоуправляющего трудового коллектива на основе участия рабочих в решении социальных вопросов, однако ведущую роль в управлении все же отводит менеджерам, управленческой элите.

Развитие экономико-математических методов, кибернетики, теории систем, теории исследования операции привели к изменению взгляда на организацию. Организация, а соответственно и управление, начинают рассматриваться с позиции "процессно-технологического подхода". Концепция организации меняется, превращаясь из концепции структуры в концепцию процесса. Специфика процессно-технологического подхода состоит в непосредственном проектировании технологии организационных процессов, в отличие от задач формирования структур организации (как ее статистической характеристики). Изменение подхода к организации существенно трансформировало точку зрения на роль человека в организации. В период "кибернетического бума" человека пытались заменить автоматическими устройствами и тем самым избавиться от человека как части системы, закрепив за ним статус элемента среды, который нужно учитывать при проектировании системы как своего рода ограничение. Однако опыт автоматизации управления принес много разочарований (численность аппаратов управлений не только не сократилась, а наоборот увеличилась за счет включения в систему управления математиков, программистов, электронщиков, операторов и т.п.) и заставил сменить общую ориентацию и задачи исследователей. Человека стали рассматривать как важный составной элемент информационных и регулирующих процессов.

В связи с этим на первый план выступила другая точка зрения, соответствующая более реалистической позиции, что человек "пока" не всегда может быть замещен автоматическими устройствами и должен рассматриваться как часть системы. Вместо системы машин стали проектировать системы "человек-машина". И хотя организационное проектирование перестало быть системотехническим по объекту, однако оно оставалось системотехническим по средствам проектирования и предметным представлениям. Подход к человеку в организационной деятельности с теми же средствами и методами оргпроектирования, что и к машинным компонентам системы, приводил к тому, что специфика человека учитывалась и фиксировалась преимущественно в предисловиях, во введениях и послесловиях. В практике же организационного проектирования человек неизбежно сводился к элементу формализованной системы: о нем говорили как о канале связи, блоке переработки информации, коммуникационном узле, передаточной функции и т.п. Такой путь был естественным, т.к. исследователи и инженеры не имели иных средств описания человека для решения задач проектирования. Модель человека как элемента системы конструировалась из представлений теории автоматического управления, в то время как эмпирический материал был заимствован из биологии и психологии. Подобные соображения переводят физиологическое представление о человеке как о животном, дающем рефлексные и приобретенные реакции на сенсорные импульсы, в инженерное представление механизма, спроектированного, чтобы выполнять ту же функцию в автоматической системе.

Со временем, когда выяснилась неадекватность "машинных" языков для описания функционирования человека в системе, человека и машину стали рассматривать как компоненты разного типа. Задача выбора типа компонента была сформулирована как задача распределения функций между человеком и машиной. Основным способом решения этой задачи стало сравнение относительных преимуществ и недостатков человека и машины. При описании функционирования людей и машин в автоматизированных системах с целью их сравнения стали употребляться традиционные психологические понятия, такие, как восприятие, мышление, память, способности и др., сама же задача распределения функций выделилась в самостоятельный этап проектирования. Тот факт, что проблеме распределения функций посвящается все большее количество работ, связан с тем, что в настоящее время не существует научно обоснованных методов распределения функций между человеком и машиной. Всякий раз, когда мы можем свести человеческую функцию к математической формуле, мы можем обычно построить и машину, которая выполнит эту функцию более эффективно. Другими словами, мы больше не нуждаемся в человеке, поскольку он может быть заменен машиной.

Наибольшее развитие информационные человеко-машинные системы получили в сфере совершенствования технологии планирования и принятия решений, особенно на базе экономико-математических методов и ЭВМ. Причем, если в начале 60-х годов было характерно стремление к максимальной “математизации” решений, к 70-м годам – к созданию “систем электронной обработки данных”, то уже в 70-80-х годах начался новый этап в применении ЭВМ и количественных методов на основе разработки "систем принятия решений и информационных систем". Концепция принятия решения в основу исследования организационных процессов ставит не "работу" как элемент технологического процесса производства или управления и не должностную позицию как элемент, определяющий место функционера в структуре системы управления, а "решение" – результат целенаправленного выбора альтернативного направления устранения некоторой проблемы. Таким образом, решение является заключительным этапом процесса, охватывающего весь комплекс действий и процедур по выявлению, анализу и устранению конкретной проблемы. Организация в такой трактовке рассматривается как совокупность "центров решений", осуществляющих информационные циклы по выявлению и устранению различного рода проблем, в условиях неопределенности и на основе принципа "ограниченной рациональности". При этом структура организации формируется в соответствии с этапами принятия решений, а формирование организационных подразделений основывается на рационализации коммуникационных каналов для принятия решений.

Следующий значительный круг исследований этого направления  связан с разработкой методов  управления, в частности, исследования операций, экономико-математических методов. Здесь можно выделить работы таких ученых, как Р. Акофф, У. Черчмен, М. Старр и др.

Следует отметить нормативный  характер этих исследований, их направленность на выработку рекомендаций по повышению  эффективности управления в рамках существующей системы, то есть формализация, количественная интерпретация в старых формах информации. Упрощение взаимосвязей, регулирование каналов информации, селективное распределение содержания сообщений, выработка "организационного языка" и т.п. – все вместе взятое позволяет предопределить восприятие индивидом ситуации, ее оценку и соответствующее ей поведение. Таким образом, к чисто структурным характеристикам добавляются процессуальные, методические.

Одной из наиболее популярных в 80-е годы "системных концепций" управления является теория "7 – S", разработанная Т. Питерсом, Р. Уотерманом, Р. Паскалем и Э. Атосом. Согласно этой "концепции" эффективная организация формируется на базе семи взаимосвязанных составляющих, изменение каждой из которых с необходимостью требует соответствующего изменения остальных шести. "7 – S" – это семь взаимосвязанных переменных, названия которых в английском языке начинаются с буквы "S": "стратегия", "структура", "система управления", "штат (персонал)", "стиль", "квалификация сотрудников", "организационные (разделенные) ценности", то есть:

стратегия – планы и направления действий, определяющие распределение ресурсов, фиксирующие обязательства по осуществлению определенных действий во времени для достижения поставленных целей;

структура – внутренняя композиция организации, отражающая членение организации на подразделения, иерархическую субординацию этих подразделений и распределение власти между ними;

системы – процедуры и рутинные процессы, протекающие в организации;

штат (персонал) – важные группы кадров, существующие в организации, охарактеризованные по возрасту, полу, образованию и т.п.;

стиль – способ, каким руководители управляют организацией, сюда же относится организационная культура;

квалификация – отличительные особенности ключевых людей в организации;

организационные (разделенные) ценности – смысл и содержание основных направлений деятельности, которые организация доводит до своих членов.

В соответствии с данной "концепцией" только те организации могут эффективно функционировать и развиваться, в которых менеджеры могут содержать в гармоничном состоянии систему, состоящую из данных семи компонентов.

Представители еще одного направления в теории организации (В. Парето (1916), Ч. Барнард (1938), Т. Парсонс (1949), Р. Мертрон, Г. Саймон (1958), Д. Марч (1958), М. Селзник (1948), Д. Мак-Грегор (1960) и целая плеяда советских ученых (А.Г. Аганбегян (1979), Л.А. Базелевич (1978), Б. Гурней (1969), О.А. Дейнеко (1972), Л.Н. Качалина (1973), Б.З. Мильнер (1975), Г.Х. Попов (1976), Л.С. Пузыревский (1975), А. Раппопорт (1979), В.Н. Федотов (1975) и др.) рассматривали организацию как социотехническую систему. Используя концепции системного подхода и структурно-функционального анализа, организационные изменения они связывают с совершенствованием управления на основе рациональной организации формализованных информационных отношений в рамках жесткой, иерархической, позиционно-функциональной структуры. Организационное проектирование в рамках системотехнического подхода ориентировано на создание функциональных систем “человек-машина”, систем принятия решений и других информационных систем. Такая задача нередко доводится до формализованной постановки с применением аппарата моделирования и экономико-математических методов.

Честер Барнард (1887 – 1961) – наиболее видный представитель "школы социальных систем". Основываясь на системном подходе, Ч. Барнард, далее Г. Саймон, Дж. Марч и другие, рассматривали организацию как систему длительных взаимодействий между работниками и сформулировали концепцию социальной ответственности корпорации, в соответствии с которой деятельность отдельных организационных систем и принимаемые ими решения имеют далеко идущие социальные последствия как внутри организации, так и в окружающей среде. Отсюда – системный анализ и построение организации с учетом границ ее формализации и неформальных последствий внутригрупповых отношений.

Опираясь на принципы общей теории систем Л. Фон Берталанфи, А. Раппопорта, Т. Парсонс, Р. Мертрон, А. Этициони и др. разработали концепцию структурно-функционального анализа организации как социальной системы. В литературе она получила название модели "естественной организации". Одной из главных составляющих этой концепции является так называемый инвариантный набор функциональных проблем: адаптации, целедостижения, интеграции, воспроизводства структур и снятия напряжений, решение которых обеспечивается специализированными подсистемами. Так, внутри социальной системы функцию адаптации обеспечивает экономическая подсистема, функцию достижения цели – политическая подсистема, функцию интеграции – правовые институты и обычаи, функцию воспроизводства структуры – система верований, мораль и органы социализации (включая семью и институты образования).

Сюда же можно  отнести так называемые "теории ситуационного управления", в основе которых лежат представления об организации как системе, взаимосвязанной с динамикой окружающей среды. Поэтому на основе всестороннего анализа факторов, формирующих эти ситуации, необходимо "подобрать" соответствующие приемы и методы решения возникающих проблем с учетом их достоинств, недостатков и реальных возможностей. Наиболее ярким представителем этого направления является И. Ансофф, которого до настоящего времени считают основоположником "стратегического управления" . "Ситуационный подход" на практике в связи с отсутствием теоретических основ решения многофакторных задач в условиях слабой их формализуемости превратился в разработку наборов (рецептурных справочников) стандартных ситуаций, из которых якобы можно выбрать подходящий вариант по принципу "делай как я", при этом оказался забытым основной закон развития объективного мира, который гласит, что "в одну и ту же реку нельзя ступить дважды".

Характерными  особенностями этого подхода  являются формализм, внеисторичность, идеалистическая направленность, интеллектуальная усложненность, консерватизм, недооценка значения социальных конфликтов и противоречий. И по существу понятие социальной организации здесь низведено до простого формализованного описания организационных искусственных систем.

В рамках "социотехнического  подхода" необходимо отметить еще  одно направление исследований, которое  в литературе именуется как "эмпирическая школа управления" и рассматривается  отдельно. В основе этой "школы" лежат декларативные рецептурные рекомендации, основанные на здравом смысле, построенные на эмпирическом материале, опыте. В теоретическом отношении, на мой взгляд, они ничем не отличаются от других представлений системного подхода, т.к. построены не на исследованиях и выявлении теоретических закономерностей, принципов существования и развития организаций как социальных систем, а на декларативных заявлениях и рецептах. Если сравнить рекомендации Г. Эмерсона (1912) с "теорией" П. Дракера и других "системотехников" и "классиков", то они почти ничем не отличаются. Например, знаменитые 12 принципов производительности труда Г. Эмерсона

1. Отчетливо поставленные цели – исходный пункт управления.

2. Здравый смысл, состоящий в признании ошибок и поиске их причин.

3. Компетентная консультация на основе привлечения профессионалов с целью совершенствования управления.

4. Дисциплина, обеспеченная четкой регламентацией деятельности, контролем, своевременным поощрением.

5. Справедливое отношение к персоналу.

6. Быстрый, надежный, полный и постоянный учет.

7. Диспетчирование, то есть оперативный контроль и регулирование.

8. Нормы и расписания (графики), способствующие поиску и реализации резервов.

9. Нормализация условий труда.

10. Нормирование операций, состоящее в стандартизации способов их выполнения, регламентировании времени.

11. Письменные стандартные инструкции.

12. Вознаграждение за производительность.

В качестве "принципов" рациональной организации производства они достаточно системны, хотя и не основываются на каких-либо теоретических посылках

Однако и  здесь постепенно происходит отказ  от проведения прямых аналогий между  системами хозяйственного управления и техническими (машинными) системами. Тем более, что большинство экономико-социальных, стратегических проблем развития организации оказались вследствие высокого уровня недетерминированности и неформализуемости плохо реализуемыми с позиций системного подхода. Поэтому вместо аналитически и аксиоматически строго обоснованных математически так называемых жестких моделей все большее значение стали приобретать эвристические правила выбора рациональных решений, дескриптивные и экспериментальные методы, научные подходы к включению субъективных решений, то есть процессы принятия решений (так называемые "мягкие" методы и модели), более характерные для психологических, социально-психологических исследований. Видный американский специалист по применению экономико-математических методов в управлении М. Старр, характеризуя сдвиги, происходящие в науке управления, писал: "С течением времени наука управления становится все менее похожей на физические науки и более похожей на науки социальные. Постепенно было понято, что мягкий бихевиоральный и жесткие физические, количественно измеримые аспекты проблем не только взаимосвязаны, но и неотделимы один от другого. Это суть организованной сложности деловых систем" .

К совершенствованию  технологии принятия решений тесно  примыкает создание "информационных систем для управления", где за последние десятилетия происходит переход от концепции обработки информационных потоков к концепциям обеспечения руководителей различного уровня необходимой информацией и создания технических систем "обеспечения принятия решений", способных менять свою конфигурацию при изменении организационных структур и других параметров системы управления.

При рассмотрении организации как общины основные исследования и организационные  изменения были направлены на “гуманизацию”  отношений отдельных людей и  групп, которые строятся на неформальных связях, групповых неформальных нормах социально- психологической общности и определенной мотивационной структуре личности и групп вне организационного контекста. Здесь организационное проектирование практически отсутствует, т.к. сводится к теории "организационного поведения", основанной на социально – психологических способах управления человеком.

 

2. Признаки системности и системные концепции.

Применение теории систем к управлению помогает руководителям  увидеть организацию в единстве составляющих ее частей, которые неразрывно переплетаются с внешним миром. Эта теория также способствует интеграции положений всех школ, которые в разное время доминировали в теории и практике управления.

Теория систем впервые  была применена в точных науках и в технике, а в конце 50-х годов стала использоваться в управлении, что явилось важнейшим вкладом в науку управления. Системный подход – это не набор каких-то руководств или принципов для управляющих, а способ мышления применительно к организации и управлению. Чтобы осознать, как системный подход помогает руководителю лучше понять организацию и более эффективно достичь целей, следует определить, что такое система.

Система – это некоторая  целостность, состоящая из взаимозависимых  частей, каждая из которых вносит свой вклад в характеристики целого. Примеры систем – машины, компьютеры, телевизоры, состоящие из множества взаимозависимых частей, каждая из которых работает во взаимодействии с другими для создания целого, имеющего свои конкретные свойства. Если одна из частей будет отсутствовать или неправильно функционировать, то и вся система будет функционировать неправильно. Все биологические организмы также представляют собой системы. Жизнь человека зависит от правильного функционирования многих взаимозависимых органов, которые все вместе представляют уникальный организм человека.

Все организации –  это системы, поскольку люди являются наряду с техникой социальными компонентами организаций. Таким образом, социотехнические системы – это люди и техника, используемые совместно в процессе производства. Точно так же, как и в биологическом организме, все части организации взаимозависимы.

 

Заключение.

При процессном подходе акцентировалось внимание на том, что управление является прежде всего процессом, т.е. представляет собой непрерывную серию взаимосвязанных функций.

Управление  как универсальный процесс, состоящий  из нескольких функций, таких, как планирование, организация, распоряжение, координация  и контроль, было рассмотрено еще  Анри Файолем. Суть ситуационного подхода состоит в том, что одни и те же функции управления по-разному реализуются в конкретных ситуациях, поэтому задача менеджмента состоит в том, чтобы на основе всестороннего анализа формирующих эти ситуации факторов подобрать подходящие приемы и методы решения возникающих проблем с учетом их достоинств, недостатков и реальных возможностей применения.

Существует  два основных типа систем: закрытые и открытые. Закрытая система имеет  жесткие фиксированные границы, ее действия относительно независимы от среды, окружающей систему.

Сложность управления может колебаться в широком диапазоне в зависимости  от используемых процедур контроля. К  качественной оценке того, как подразделение  справляется с поставленными  перед ним задачами, часто добавляется  количественное измерение выполненной работы. Чтобы облегчить эту задачу, обычно на основе прошлого опыта устанавливаются нормы, квоты и стандарты, подкрепляющие субъективные оценки руководителя.

 

Список используемых источников.

  1. Мескон М.Х. , Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента: 1992.
  2. И.Н. Герчикова. Менеджмент.,М: «Банки и Биржи», 1997.
  3. Эмерсон Г. двенадцать принципов производительности. Москва. Экономика.1992.
  4. Аврашков Л.Я. Адамчук В.В.,  Антонова О.В., и др. Экономика предприятия.- М., ЮНИТИ, 2001.
  5. Вильям ДЖ. Стивенсон Управление производством. - М., ЗАО «Изд-во БИНОМ», 2000.
  6. Грузинов В.П., Грибов В.Д. Экономика предприятия. Учебное пособие.-М.:ИЭП, 2004.
  7. Калачева А.П.Организация работы предприятия.-М.:ПРИОР, 2000.- 431с.
  8. Сергеев И.В. Экономика предприятия: Учеб. пособие. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: Финансы и статистика, 2004. – 304с.