МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ 

БЕЛОРУССКИЙ НАЦИОНАЛЬНЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ  УНИВЕРСИТЕТ 

ФАКУЛЬТЕТ ТЕХНОЛОГИЙ УПРАВЛЕНИЯ И ГУМАНИТАРИЗАЦИИ 

Кафедра «Менеджмент»

Курсовой  проект  

“Системный  менеджмент” 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      Выполнила: студентка гр.108167

                       Гурнова А.Л 

      Руководитель:  Кисель Н. П. 
 
 
 
 
 
 
 

Минск 2005

Содержание

Введение

    В окружающем нас мире все системно, что каждый из нас ощущает интуитивно. Человеческое общество выступает как часть природы, так же образует собой систему, конечно значительно меньшего уровня сложности, со своими законами развития. Каждая система образована по определенным правилам, живет своей жизнью, подчиняется своим законам.

    Система – это совокупность связанных  и взаимодействующих друг с другом элементов, составляющих некоторое  целостное образование, имеющее  новые свойства, отсутствующие у  ее элементов. Изучение объектов и явлений как систем вызвало формирование нового подхода в науке – системного подхода. Системный подход в современной интерпретации наряду с методами исследования операций, функционально-стоимостным анализом является для экономики изобретением XX века, позволяющим повысить организованность, качество и эффективность управляемых объектов. Однако в экономике из-за сложности он применяется редко. Системный подход – это философия управления, метод выживания на рынке, метод превращения сложного в простое, восхождения от абстрактного к конкретному. Системный подход позволяет нам комплексно оценивать любую производственно-хозяйственную деятельность и деятельность системы  управления на уровне конкретных характеристик. Это поможет анализировать любую ситуацию в пределах отдельно взятой системы, выявить характер проблем входа, процесса и выхода. Применение системного подхода позволяет наилучшим образом организовать процесс принятия решений на всех уровнях в системе управления.

    В данной курсовой работе я изложу суть системного менеджмента на примерах организации как системы, функций менеджмента и научных подходов.

1. Анализ состояния изучаемой проблемы по данным литературных источников

    Применение  теории систем в менеджменте в  конце 50-х годов явилось важнейшим вкладом школы науки управления. Системный подход – это не набор каких-то руководств или принципов для управляющих – это способ мышления по отношению к организации и управлению. Чтобы осознать, как системный подход помогает руководителю лучше понять организацию и более эффективно достичь целей, необходимо определить, что такое система.

    Системой  называется совокупность взаимозависимых  элементов, образующих единое целое; целое  выполняет некоторую функцию. Здесь  существенно то, что элементы должны быть взаимозависимыми и/или взаимодействующими. Самые разные части могут быть объединены в «целое», но это «целое» еще не система, пока не сформирован, скажем, некий механизм. Любая система может рассматриваться как подсистема некоторой более крупной системы. Так, карбюратор – подсистема автомобильного двигателя и подсистема самого автомобиля.

    Все организации являются системами. Поскольку  люди являются, в общем смысле, компонентами организаций (социальные компоненты), наряду с техникой, которые вместе используются для выполнения работы, они называются социотехническими системами. Точно так же, как и в биологическом организме, в организации все ее части взаимозависимы.

    С помощью математического моделирования, кибернетики и теории информации в настоящее время предпринимаются попытки создать всеобъемлющую теорию управленческих систем, которая служила бы базой для проектирования организаций. Успехи на этом пути пока довольно скромны, и, тем не менее, нельзя отрицать фундаментальную значимость решений, информации и коммуникационных сетей для построения организации.

    В последние годы слово «система»  стало нарицательным и утратило свое значение. Теперь появился новый  термин: «системный подход». На практике системы изучаются путем исследования их компонентов и влияния последних друг на друга. Если бы системы исследовались не с помощью аддитивного анализа, а как функционально неделимое целое, мы уже разработали бы «истинную» методологию их изучения.

    Слово аддитивный происходит от лат. аdditio – прибавление, т.е. получаемый путем сложения.

    При установлении границ системы всегда приходится опираться на здравый  смысл. Чем шире границы проблемы, тем шире изучаемая система и  тем больше переменных, которые необходимо учесть. Так, проблема дискриминации  при приеме на работу может восприниматься как один из аспектов более крупной проблемы. Требующей принятия мер в области законодательства, образования, жилищного строительства, политических прав и т.д. однако здесь возникает проблема адекватности ресурсов потребности исследования этой более крупной системы. Если ресурсы не достаточны, то основная цель разбивается не подцели, что облегчает подход к решению основной задачи. Это достигается за счет того, что ресурсы, высвобождающиеся после решения подзадач, подключаются к решению основной проблемы.[4]

    Системный подход как обще методический принцип  используется в различных отраслях науки и деятельности человека. Гносеологической основой (гносеология — раздел философии, изучающий формы и методы научного познания) является общая теория систем, начало которой положил австралийский биолог Л.Берталанфи. В начале 20-х годов молодой биолог Людвиг фон Берталанфи начал изучать организмы как определённые системы, обобщив свой взгляд в книге "Современная теория развития" (1929). В этой книге он разработал системный подход к изучению биологических организмов. В книге "Роботы, люди и сознание" (1967) он перенёс общую теорию систем на анализ процессов и явлений общественной жизни. 1969 - "Общая теория систем". Берталанфи превращает свою теорию систем в общедисциплинарную науку. Предназначение этой науки он видел в поиске структурного сходства законов, установленных в различных дисциплинах, исходя из которых, можно вывести общесистемные закономерности.

    Черты системного подхода:

•   Системный подход — форма методологического знания, связанная с исследованием и созданием объектов как систем, и относится только к системам.
•   Иерархичность познания, требующая многоуровневого изучения предмета: изучение самого предмета — «собственный» уровень; изучение этого же предмета как элемента более широкой системы — «вышестоящий» уровень; изучение этого предмета в соотношении с составляющими данный предмет элементами — «нижестоящий» уровень.
•   Системный подход требует рассматривать проблему не изолированно, а в единстве связей с окружающей средой, постигать сущность каждой связи и отдельного элемента, проводить ассоциации между общими и частными целями.

      С учётом сказанного  понятие системного подхода:

    Системный подход — это подход к исследованию объекта (проблемы, явления, процесса) как к системе, в которой выделены элементы, внутренние и внешние связи, наиболее существенным образом влияющие на исследуемые результаты его функционирования, а цели каждого из элементов, исходя из общего предназначения объекта.

    Можно также сказать, что системный подход — это такое направление методологии научного познания и практической деятельности, в основе которого лежит исследование любого объекта как сложной целостной социально-экономической системы.

      Основные принципы системного подхода (системного анализа):

1. Целостность, позволяющая рассматривать одновременно систему как единое целое и в то же время как подсистему для вышестоящих уровней.
2. Иерархичность строения, т.е. наличие множества (по крайней мере, двух) элементов, расположенных на основе подчинения элементов низшего уровня — элементам высшего уровня. Реализация этого принципа хорошо видна на примере любой конкретной организации. Как известно, любая организация представляет собой взаимодействие двух подсистем: управляющей и управляемой. Одна подчиняется другой.
3. Структуризация, позволяющая анализировать элементы системы и их взаимосвязи в рамках конкретной организационной структуры. Как правило, процесс функционирования системы обусловлен не столько свойствами ее отдельных элементов, сколько свойствами самой структуры.

    Множественность, позволяющая использовать множество кибернетических, экономических и математических моделей для описания отдельных элементов и системы в целом. [6]

    В своей книге Герчикова И. Н. Рассматривает  системный подход следующим образом:

    системный подход - это методология рассмотрения разного рода комплексов, позволяющая  глубже и лучше осмыслить их сущность (структуру, организацию и другие особенности) и найти оптимальные  пути и методы воздействия на развитие таких комплексов и систему управления ими.

      Автор считает, что системный  подход является необходимым  условием использования математических методов, однако его значение выходит за эти рамки. Системный подход - это всеобъемлющий комплексный подход. Он предполагает всесторонний учет специфических характеристик соответствующего объекта, определяющих его структуру, а следовательно, и организацию.

    Каждая  система имеет свои, присущие ей, особенности, свою реакцию на управление, свои формы возможного отклонения от программы, свою способность реагировать на различного рода воздействия.

    Понятие "система" предполагает, что все  входящие в нее подсистемы тесно  между собой взаимоувязаны и  имеют многообразные связи с  внешней средой. Фирма рассматривается как организация, представляющая собой комплекс взаимосвязанных элементов. При этом внутренняя структура организационной системы допускает относительную автономность подсистем, которые образуют иерархию подсистем.

    Системный подход предполагает наличие особого  единства системы со средой, которая определяется как совокупность внешних элементов, оказывающих влияние на взаимодействие элементов системы.

    Для выражения сути системы используются различные средства: графические, матричные, математические, "дерево решений" и др. Каждое из этих средств не может полностью отразить суть системы, которая состоит во взаимосвязи ее элементов.

    Всестороннее  изучение связей элементов (подсистем) необходимо для построения модели объекта управления - фирмы или предприятия. Эксперименты с моделью дают возможность совершенствовать управленческие решения, то есть находить пути наиболее эффективного достижения общих целей.

    Системный подход к управлению производством  исходит из того, что разработка планов диверсифицированного и децентрализованного производства подчиняется интересам взаимодействия производственных подразделений, составляющих производственную (операционную) систему. Такой подход получил развитие благодаря использованию компьютерной техники и созданию централизованных информационных систем.

    Использование компьютерной техники на основе системного подхода позволяет совершенствовать методы и структуру управления производством.

    Системный подход к управлению предполагает рассмотрение управления как процедуры или  процесса принятия управленческих решений.[1,с.311]

    Далее рассмотрим подробнее применение системного подхода на примере организации  как системы, функций менеджмента, научных подходов. 

2. Суть системного менеджмента на примерах организации как системы, функций менеджмента и научных подходов

2.1. Организация как  система

    В экономике организация (фирма, предприятие) является хозяйствующим субъектом, реализующим собственные интересы посредством производства (путем  соединения факторов производства и  управления ими) и реализации товаров (услуг) на рынке. Поскольку каждая организация имеет, как правило, несколько целей, для достижения которых требуются достижения промежуточных целей, то в организации можно выделить множество систем.

    Применение  теории систем к управлению помогает руководителям увидеть организацию в единстве составляющих ее частей, которые неразрывно переплетаются с внешним миром. Эта теория также способствует интеграции положений всех школ, которые в разное время доминировали в теории и практике управления.

    Все организации – это системы, поскольку люди являются наряду с техникой социальными компонентами организаций. Таким образом, социотехнические системы – это люди и техника, используемые совместно в процессе производства. Точно так же, как и в биологическом организме, все части организации взаимосвязаны.

      Существует  два основных типа систем: закрытые и открытые. Закрытая система имеет  жесткие фиксированные границы, ее действия относительно независимы от среды, окружающей систему. Часы –  знакомый пример закрытой системы. Взаимозависимые части часов двигаются непрерывно и очень точно, как только часы заведены или поставлена батарейка. И пока в часах имеется источник накопленной энергии, их система независима от окружающей среды.

      Открытая  система характеризуется взаимодействием  с внешней средой. Энергия, информация. Материалы – это объекты обмена с внешней средой через проницаемые границы системы. Такая система не является самообеспечивающейся; она зависит от энергии, информации и материалов, поступающих извне. Кроме того, открытая система имеет способность приспосабливаться к изменениям во внешней среде и должна делать это для того, чтобы продолжить свое функционирование.

      Руководители  в основном занимаются системами  открытыми. Потому что все организации  являются открытыми системами. Выживание любой организации зависит от внешнего мира. Даже для монастыря – чтобы действовать в течение длительного времени – необходимо, чтобы приходили люди и поступали продукты, поддерживался контакт с основавшей его церковью. Подходы, развиваемые ранними школами в управлении, не могли охватить все возможные ситуации, поскольку, пусть и неявно, предполагали, что организации являются закрытыми системами, активно не рассматривали среду в качестве важной переменной управления (рис. 1).

      Любая система характеризуется по крайней мере тремя элементами:

• входом в систему (поступающие ресурсы);
• процессом преобразования ресурсов в продукт (услугу);
• выходом из системы (продукт).

      Очевидно, что соединение этих элементов определенными  материально-вещественными и информационными связями, порядком их взаимодействия образует структуру и целостность системы. Последняя характеризуется определенными для данной системы ресурсами и продуктом, свойства которого, как уже сказано выше, не сводятся к сумме свойств составляющих элементов. Удаление любого из элементов или изменение их свойств разрушает данную систему или преобразует ее в другую.

      В системе управления обязательно  присутствует субъект (орган) управления, соединенный с элементами объекта  управления информационными (прямыми  и обратными) связями.[5, с.64]

      Объект  управления

      Рис.1 Модель организации  как открытой системы

      На  входе организация получает из окружающей среды информацию, капитал, человеческие ресурсы и материалы. Эти компоненты называются входами. В процессе преобразования организация обрабатывает эти входы, преобразуя их в продукцию или услуги. Эта продукция и услуги являются выходами организации в окружающую среду. Если организация управления эффективна, то в ходе процесса преобразования создается добавочная стоимость входов, и в результате появляются многие возможные дополнительные выходы, такие, как прибыль, увеличение доли рынка, увеличение объема продаж (в бизнесе), реализация социальной ответственности, удовлетворение работников, рост организации и т.д.

      Теория  систем сама по себе еще не говорит  управляющим, какие именно элементы организации как системы наиболее важны, и конкретно не определяет основные переменные, влияющие на результат  деятельности организации. Очевидно, что  руководители должны знать, каковы переменные организации как системы. Для того чтобы применить теорию систем к процессу управления. Определение переменных и их влияния на эффективность организации – основной вклад ситуационного подхода, являющегося логическим продолжением теории систем.

      Обобщенная  концепция, при всей ее полезности и  правомерности, слишком уж неточна. Чтобы применяться безоговорочно. При исполнении управленческих функций  необходимо принимать во внимание различия между организациями. Эти серьезные  различия между организациями, которые обычно называют ситуационными переменами, распадаются на две основные категории: внутренние и внешние переменные.

      Внутренние  переменные являются характеристикой  организации. Эти переменные в различной  степени контролируемы. Они являются результатом управленческих решений, касающихся того, что должна делать организация и кто в этой организации должен сделать необходимую работу. Решения, принимаемые руководством в отношении внутренних переменных, определяют, насколько результативна, эффективна и производительна будет данная организация по сравнению с другими.

      Внешние переменные, являются факторами среды, находящейся вне организации, которые  оказывают серьезное влияние  на ее успех. К внешним переменным следует отнести крупных конкурентов, источники получения техники и технологии, социальные факторы, государственное регулирование и всякие другие изменения. Хотя они находятся вне контроля руководства компаний, оно должно стремиться сделать так, чтобы их компании реагировали бы на факторы и изменения в конкретной внешней среде, если организация намеревается достичь серьезного успеха. Для того, чтобы организации реагировали на эти факторы правильно, руководителю необходимо понять, что внешняя среда по-разному воздействует на организацию.

      Различия  заключаются как в глубине  воздействия различных изменений  на организацию, так и в скорости, с  которой меняется внешняя среда  организации, ее внешнее окружение.  

      Простого  указания на то, какие переменные сильнее  всего влияют на успех. Явно недостаточно для того, чтобы определить, какое решение будет лучшим для достижения целей компании. Настоящая трудность заключается в том, что все многочисленные ситуационные переменные и все функции управленческого процесса взаимосвязаны. Компоненты ситуации и управления в организации настолько связаны между собой, что их нельзя рассматривать независимо друг от друга. Как камень, брошенный в пруд, изменение любого фактора вызывает круги, расходящиеся по всему пруду, т.е. по всей организации. Первая же реакция на перемены вызывает дальнейшие перемены, а те, в свою очередь, вызывают к жизни новые волны и т.д. в бесконечном цикле.

      Функции управленческого процесса, т.е. то, что  обычно делает руководитель, имеют  прямое отношение к ситуационным переменным. Через процесс управления руководители создают и реализуют набор внутренних переменных, т.е. организацию. Процесс управления является средством, с помощью которого учитываются факторы внешнего окружения, и оценивается успех организации. В процессе планирования руководство определяет, какими будут цели организации и как наилучшим образом они могут быть достигнуты, основываясь на оценке потребностей и сдерживающих факторов внешней среды.

    Таким образом, организация как система  представляет собой совокупность взаимосвязанных элементов, образующих целостность (т.е. внутреннее единство, неразрывность, взаимную связь). Любая организация является открытой системой, т.к. взаимодействует с внешней средой. Она получает из окружающей среды ресурсы в виде капитала, сырья, энергии, информации, людей, оборудования т.п., которые становятся элементами её внутренней среды. Часть ресурсов с помощью определенных технологий перерабатывается, преобразуется в продукты и услуги, которые затем передаются во внешнюю среду.[6] 
 

2.2. Взаимосвязь функций менеджмента

    Управление  необходимо рассматривать как циклический  процесс, состоящий из конкретных видов  управленческих работ, называемых функциями  управления.

    Функции менеджмента – это конкретный вид управленческой деятельности, который  осуществляется специальными приемами и способами, а также соответствующая организация работы и контроль деятельности.

    Одним из основных компонентов, составляющих содержание управления, являются функции. Т. е. для выполнения той или иной относительно простой работы необходимо заранее определить, что нужно в итоге получить, как организовать дело, мотивировать и проконтролировать его выполнение. Это и есть функции управления. Эти функции реализуются на всех уровнях управления (высший, средний и нижний уровни) и во всех видах деятельности организации. Содержание этих функций и сложность управленческой деятельности на каждом уровне управления определяется конкретным перечнем задач, их спецификой и объемом.[2, с.71]

    Функции управления имеют специфический  характер, особое содержание и могут осуществляться самостоятельно, быть как несвязанными между собой, так и неразрывно связанными, более того, они как бы взаимопроникают друг в друга. Иными словами, в системе управления все управленческие функции объединены в единый целостный процесс.[3]

    Функция планирования может быть определена как способ, с помощью которого руководство обеспечивает единое скоординированное  направление усилий всех сотрудников  на достижение общих целей организации (включая и формулирование самих  целей). Функция планирования является первой в процессе управления организацией. Она осуществляется менеджерским корпусом для определения целей организации, а также путей и средств их достижения. По своей сути реализация функции планирования представляет заблаговременную и детальную подготовку к будущему.

    Планирование  предусматривает разработку целей  и комплекса мероприятий, определяющих последовательность достижения конкретных результатов деятельности с учетом возможностей наиболее эффективного использования  ресурсов каждым производственным подразделением и организацией в целом.

    Для обеспечения эффективного управления деятельностью предприятия функция  планирования должна обеспечивать полноту  и максимальную достоверность планирования, ясность и однозначность планов, а также непрерывность планирования.

    Функция организации представляет вид управленческой деятельности, направленной на обеспечение  нормального функционирования организации  в соответствии с определенным планом достижения желаемого результата. Она  обеспечивает координацию деятельности всех подразделений и сотрудников организации для достижения поставленных целей.

    Процесс создания организационных условий (организационной структуры) для  реализации целей предприятия включает следующие стадии работы:

1. Детализацию целей, которые были сформулированы в процессе планирования, определение конкретных задач для их достижения с учетом специфики и сложности планируемого результата деятельности предприятия. Выполнение этой стадии в рамках функции организации непосредственно связано и практически выполняется совместно с функцией планирования.
2. Определение всех видов работ, которые необходимо выполнить для решения конкретных задач, направленных на достижение целей предприятия. Эта деятельность также тесно связана с реализацией функции планирования и направлена, прежде всего, на уточнение конкретного содержания выполняемых (запланированных) работ и их специализации.
3. Оценка имеющихся человеческих ресурсов, их идентификация с конкретными видами работ и группирование в организационные формирования по родственным работам, технологиям и квалификационным требованиям к персоналу. Этот процесс направлен на создание конкретных подразделений и организационной схемы их взаимодействия (формирование организационной структуры), которая будет способствовать результативному и эффективному выполнению планируемых работ по достижению целей организации.
4. Определение степени ответственности и характера полномочий управленческого персонала различных уровней подразделений и предприятия в целом с учетом принятой организационной схемы и структуры управления для достижения желаемого результата (целей).
5. Оформление и утверждение (формализация) организационных схем и структуры, положений по элементам формируемой организационной структуры, должностных инструкций, нормативов и т. д.