Системный подход в организации как эффективный инструмент управления

ВВЕДЕНИЕ

В современных условиях создается очень много организаций и значительная часть людей уже попробовала себя в  качестве собственников или руководителей малых и средних компаний. Навыки и умение профессионального руководства организацией требуют определенного набора знаний. Системный анализ представляет собой некоторую часть требуемых знаний, которая помогает понять законы и принципы функционирования организации и помогает нам использовать эти законы в практической деятельности.

Цель данной работы состоит  в том, чтобы изучить системный подход и системный анализ как эффективный инструмент управления.

Согласно цели исследования можно выделить следующие задачи:

1. дать понятие системного подхода и системного анализа, показать ценность его для организаций;
2. рассмотреть;
3. исследовать практическое применение системного анализа на примере ООО «Окна Самары» .

          Научная значимость данной работы  состоит в оптимизации и упорядочивании  существующей научно-методологической  базы по исследуемой проблематике  – еще одним независимым авторским  исследованием. Практическая значимость  темы состоит в анализе проблем  как во временном, так и в  пространственном разрезах.

Теоретико-методологическую базу исследования составили четыре группы источников. К первой отнесены авторские издания по исследуемой  проблематике. Ко второй отнесены учебная  литература (учебники и учебные пособия, справочная и энциклопедическая  литература, комментарии к законодательству). К третьей отнесены научные статьи в периодических журналах по исследуемой  проблематике. И к четвертой отнесены специализированные веб-сайты организаций.

Эмпирическую базу составила  практическая информация касательно использования системного анализа в управлении ресурсами организации.

При проведении исследования были использованы следующие методы исследования:

• анализ существующей источниковой базы по рассматриваемой проблематике (метод научного анализа).
• обобщение и синтез точек зрения, представленных в источниковой базе (метод научного синтеза и обобщения).
• моделирование на основе полученных данных авторского видения в раскрытии поставленной проблематики (метод моделирования).

ГЛАВА 1. Теоретические аспекты системного подхода и системного анализа

1.1.Определение и значение системного подхода

Весь XX в. можно охарактеризовать как век постоянного нарастания комплексных проблем, требующих  для своего разрешения все больше информации и участия специалистов различных областей знаний. Все острее ощущается потребность в специалистах широкого профиля, и в смежных областях знания, умеющих эти знания обобщать. По мере усложнения типов производств усложняются и отношения во всех сферах человеческой деятельности. Возникают задачи, решение которых невозможно без использования понятия комплексного системного подхода.

Для обобщения дисциплин, связанных с исследованием и  проектированием сложных социальных систем чаще используется термин «системные исследования» или «системный подход». В настоящее время системный  подход используется и подвергается осмыслению философами, биологами, кибернетиками, физиками, инженерами, экономистами и  другими специалистами.

Системный подход вошел в  современную теорию организации  управления как особо востребованная методология научного анализа и  мышления. Способность к системному мышлению стала одним из требований к современному руководителю, менеджеру. Системное мышление — не дело свободного выбора, а производственная необходимость. К сожалению, мышление человека несистемно: люди не успели в процессе эволюции выработать системное видение мира. Наше воображение создает усеченный образ объекта, который требуется изучить, исследовать с целью изменения или усовершенствования объекта. Г.С. Альтшулер в книге «Найти идею» пишет: «Если в задаче сказано «дерево», человек видит именно дерево. Начинается перебор вариантов. Дерево становится то больше, то меньше... Ответ не найден, задача признана неразрешимой. Это обычное мышление. Системное мышление зажигает одновременно, как минимум, три экрана: видны надсистема (группа деревьев), система (дерево) и подсистема (лист). Это минимальная схема. Для решения системных задач требуется включить и другие экраны, которые помогут посмотреть на систему в развитии, во времени. Даже у гениев полная многоэкранная схема проявляется в редкие звездные мгновения.

 «Девять (минимум девять!) экранов системно и динамично отражают системный и динамичный мир».

Системы окружают нас везде: каждый предмет, явление, процесс - это  система. Например, системой является любой живой организм, т.к. его  клетки, ткани, органы взаимосвязаны. Системами, конечно же, являются фирмы, корпорации, банки, отрасли экономики, экономика  в целом. Везде и во всем, где  можно выявить взаимосвязи - можно  говорить о системе.

О том, что объединение  элементов создает новое качество человечество знало давно, еще со времен Аристотеля; и на бытовом  уровне, интуитивно, каждый человек  пользуется этой способностью систем, соединяя окружающие его предметы в  различные комбинации, которые, обретая  новые черты, несвойственные каждому  предмету в отдельности, становятся средствами достижения целей человека.

Откуда же возникает новое  качество у системы, если оно отсутствовало  у ее элементов? Действительно, у  отдельных частей, например, деталей  автомобиля, отсутствует способность  быть транспортным средством. А вместе, будучи особым образом соединенными, они вдруг обретают это качество. Откуда же оно берется? Оно возникает  благодаря связям в системе. Именно связи осуществляют перенос свойств  каждого элемента системы ко всем остальным элементам. В этом и  заключается “тайна” появления  у систем новых качеств, отсутствовавших  у элементов. Мы будем такие качества называть системными, интегральными, подчеркивая  тем самым, что они присущи  только системам, а не их отдельным  элементам.

Осознание описанных выше свойств систем заставляет с особым вниманием отнестись к связям между окружающими нас предметами, людьми, процессами, идеями, т.е. ко всему, что соединившись может приобрести новое, неожиданное, непредвиденное качество. “Системное” мышление, побуждая нас тщательно исследовать связи в системах, приводит к более глубокому пониманию причин многих явлений, которые в разрозненном, несвязанном виде казались случайными, но будучи объединенными в систему, помогают обнаруживать закономерности. Так, многие экономические проблемы порождаются политическими причинами. Те, в свою очередь, коренятся в особенностях общественной психологии, которые, связаны с определенными историческими традициями и т.д.

Системный подход заставляет иными глазами посмотреть и на эффективность функционирования систем: взаимодействие между частями системы  оказывается гораздо важнее, нежели результативная работа отдельных ее частей. Например, точная, эффективная  работа отдела маркетинга фирмы не даст положительного результата, если не налажено его взаимодействие с  производственными подразделениями, финансовым отделом, руководством фирмы  и т.д.

Цель системного подхода, — опираясь на изучение объективных  закономерностей развития систем, дать правила организации мышления по многоэкранной схеме.

Системный подход ориентирует  исследователя на раскрытие целостности объекта, на выявление многообразных типов связей в нем и сведение их в единую теоретическую картину. В настоящее время под системным подходом понимают направление методологии научного познания и социальной практики, в основе которого лежит рассмотрение объектов как систем. Соответственно, суть системного подхода в теории организации заключается в представлении об организации как о системе. Кроме этого системный подход представляет любую систему как подсистему: над любой системой есть надсистема, которая находится на более высоком уровне иерархии систем. Системный подход представляет собой определенный этап в развитии методов познания, методов исследования и конструирования, способов описания и объяснения природных или искусственно создававших объектов. Наиболее широкое применение системный подход находит при исследовании сложных развивающихся объектов — многоуровневых иерархий, как правило, самоорганизующихся биологических, психологических, социальных, экономических и других систем, одним словом, — организаций.

На основании вышеизложенного сформулируем определение системного подхода.

Системный подход — это  методологическое направление в науке, основная задача которого состоит в разработке методов исследования и конструирования сложноорганизованных объектов — систем разных типов и классов.

Применительно к экономическим  организациям чаще всего под системным подходом понимают комплексное изучение объекта как единого целого с позиций системного анализа. Таким образом, системный подход шире системного анализа: системный подход — это направление, методология, которая немыслима без системного анализа.

Действительно, на практике системный подход реализуется чаще всего в виде системного анализа. Системный анализ используется как  один из важнейших методов в системном  подходе, как эффективное средство решения сложных, обычно недостаточно четко сформулированных проблем. Соответственно системный анализ сводится к уточнению  проблемы и ее структуризации в серию  задач, решаемых с помощью экономико-математических методов, нахождению критериев их решения, детализации целей. Системный анализ можно считать дальнейшим развитием  идей кибернетики: он исследует общие  закономерности, относящиеся к сложным  системам, которые изучаются любой  наукой.

1.2. Сущность системного анализа. Цели и задачи.

Системный анализ — совокупность методов и средств исследования и конструирования сложных объектов, прежде всего методов обоснования  решений при создании и управлении техническими, экономическими и социальными системами.

Применительно к социальным системам системный анализ используется как один из важнейших методов системного управления организацией.

Системный анализ возник в 60-х  гг. XX в. как результат развития исследования операций и системотехники. Он применяется  главным образом к исследованию искусственных (возникших при участии  человека) систем, причем в таких  системах важная роль принадлежит деятельности человека. Согласно принципам системного анализа возникающая перед обществом  та или иная сложная проблема (прежде всего проблема управления) должна быть рассмотрена в целостном контексте — как система во взаимодействии всех ее компонентов, чаще всего как организация компонентов, имеющая общую цель. Однако реальные материальные системы сложны, и поэтому для целей системного анализа используются модели, отражающие свойства реальной системы в определенном приближении, т.е. в процессе системного анализа необходимо построить объяснительную модель, более или менее отражающую реальную систему.

Системный анализ выступает в качестве методологии исследования сложных объектов посредством представления их в качестве систем, моделирования этих систем и их анализа. Именно системный анализ позволяет выявить условия, приводящие к наилучшим результатам функционирования и оптимизации системы. При этом любой объект рассматривается не только как неразделимое, единое целое, но и как система взаимосвязанных составных элементов, их свойств и качеств. Соответственно системный анализ сводится к уточнению сложной проблемы и ее структуризации в набор задач, решаемых с помощью экономических методов, детализации целей, нахождению критериев оптимизации, конструированию эффективной организации для достижения целей.

Системный анализ можно представить как совокупность методологических средств, позволяющих изучать объект исследования в виде системы и на основе результатов аналитической работы обосновать управленческие решения, в том числе непосредственно по совершенствованию системы управления. Он чаще используется для изучения сложных объектов, информация о которых в большей своей части, из-за наличия неподдающихся строгой количественной оценке различного рода факторов, остается недостаточно определенной.

Системный анализ позволяет  выявить целесообразность создания либо совершенствования организации, определить, к какому классу сложности  она относится, выявить наиболее эффективные методы научной организации  труда, которые применялись ранее.

Первостепенной  задачей системного анализа является определение глобальной цели развития организации и целей функционирования. Имея конкретные, четко сформулированные цели, можно выявить и проанализировать факторы, способствующие либо препятствующие скорейшему достижению этих целей.

Конечной целью  системного анализа является разработка и внедрение выбранной эталонной модели системы управления.

В соответствии с главной  целью необходимо выполнить следующие исследования системного характера:

1) выявить общие тенденции  развития данного предприятия  и его место и роль в современной  рыночной экономике;

2) установить особенности  функционирования предприятия и  его отдельных подразделений;

3) выявить условия, обеспечивающие  достижение поставленных целей;

4) определить условия,  препятствующие достижению целей;

5) осуществить сбор необходимых  данных для проведения анализа  и разработки мероприятий по  совершенствованию действующей  системы управления;

6) использовать передовой  опыт других предприятий;

7)изучить необходимые  сведения для адаптации выбранной  (синтезированной) эталонной модели  к условиям рассматриваемого  предприятия.

Особенность системного анализа  — сочетание различных методов  анализа с общей теорией систем, исследованием операций, технических  и программных средств управления. При этом одним из распространенных инструментов, часто используемых при  применении метода системного анализа , является метод «дерева» целей. На Рис.1 приведен пример структуризации выбранных целей функционирования предприятия.

Рис.1 Фрагмент дерева целей  организации

Как видно из Рис. 1, для реализации цели 1 «Повышение эффективности функционирования предприятия» необходимо реализовать как минимум три цели:

1.1. «Внедрение новой техники»;

1.2. «Совершенствование организации  производства»;

1.3. «Совершенствование системы  управления».

В результате проведения системного анализа необходимо дать предложения  по обоснованию целесообразности рационализации системы управления. На основе таких  предложений выполняются следующие  работы:

1.Принимается решение о внедрении выбранной модели системы управления;

2.Разрабатывается регламентирующая документация;

3.Разрабатывается конечная схема процесса управления;

4.Разрабатываются конкретные  организационно-технические мероприятия  по совершенствованию управления  предприятием;

5. Выбираются конкретные  научно обоснованные методы управления;

6. Формируется новая корпоративная  культура.

Таким образом, системный анализ сводится к уточнению сложной проблемы и ее структуризации в серию задач, решаемых с помощью экономико-математических методов. Затем следует нахождение критериев и методов оценки эффективности решения поставленных задач, детализация целей (деление целей на подцели) и оптимизация управления.

1.3. Система управления  как объект исследования

Изучая систему управления как объект исследования, необходимо выделять требования, предъявляемые  к системам управления, по которым  можно судить о степени организованности систем, К таким требованиям относятся:

- детерминированность элементов  системы;

- динамичность системы;

- наличие в системе  управляющего параметра;

- наличие в системе  контролирующего параметра;

- наличие в системе  каналов (по крайней мере, одного) обратной связи.

Соблюдение этих требований должно обеспечивать условия эффективного уровня функционирования органов управления. Рассмотрим подробно эти требования.

В системах управления детерминированность (первый признак организованности системы) проявляется в организации взаимодействия подразделений органов управления, при которой деятельность одного элемента (управления, отдела) сказывается  на других элементах системы. Если в  организационной структуре управления, например, есть отдел, действия которого не влияют на другие подразделения, то такой отдел не реализует ни одну из целей функционирования организации  и является лишним в системе управления.

Вторым требованием системы  управления является динамичность, т.е. способность под воздействием внешних  и внутренних возмущений оставаться некоторое время в определенном неизмененном качественном состоянии.

Любые воздействия среды  оказывают возмущающее действие на систему, стремясь нарушить ее. В  самой системе также могут  появиться возмущения, которые стремятся  разрушить ее «изнутри». Например, в  организации нет достаточного количества квалифицированных кадров, отсутствует  по разным причинам ряд ответственных  работников, плохие условия работы и т.д. К внешним возмущениям следует отнести указы вышестоящих организаций, изменения ситуаций на рынке, экономические и политические факторы.

Под воздействием таких внешних  и внутренних возмущений орган управления любого уровня вынужден перестраиваться, приспосабливаться к изменившимся условиям.

С целью обеспечения быстрого перестроения системы в условиях изменения среды в системе  управления должен быть элемент, фиксирующий  факт появления возмущения; система  должна обладать минимально допустимой инерционностью, чтобы своевременно принимать управленческие решения, в системе управления должен быть элемент, фиксирующий факт упорядочения состояния системы в соответствии с изменившимися условиями. В  соответствии с этими требованиями в структуре управления предприятием должен быть отдел совершенствования  структуры управления.

Под управляющим параметром в системе управления следует  понимать такой ее параметр (элемент), посредством которого можно управлять  деятельностью всей системы и  ее отдельными элементами. Таким параметром (элементом) в социально управляемой  системе является руководитель подразделения  данного уровня. Он отвечает за деятельность подчиненного ему подразделения, воспринимает управляющие сигналы руководства  организации, организует их выполнение, несет ответственность за выполнение всех управленческих решений.

При этом руководитель должен обладать необходимой компетенцией, а условия работы - позволять выполнить  данное поручение. Следовательно, условие  наличия управляющего параметра  можно считать выполненным, если внешнюю информацию воспринимает руководитель организации, который организует работу по выполнению поручения, распределяет задания в соответствии с должностными инструкциями при наличии условий, необходимых для выполнения поручений.

Несоблюдение данного  требования, т.е. наличия управляющего параметра, приводит к принятию субъективных управленческих решений и так  называемому волевому стилю руководства. Это требует четкой организационной структуры и распределения обязанностей между руководителями подразделений, наличия должностных инструкций и прочих документов, регламентирующих их деятельность.

Следующим, четвертым требованием, предъявленным к системам управления, следует назвать наличие в  ней; контролирующего параметра, т.е. такого элемента, который постоянно  контролировал бы состояние субъекта управления, не оказывая при этом на него (или на любой элемент системы) управляющего воздействия. Контроль субъекта управления предполагает курирование  обработки любого управляющего сигнала, поданного на вход данной системы. Функцию  контролирующего параметра в  системе управления, как правило, реализует один из сотрудников аппарата управления. Например, подготовку плана  важнейших работ курирует главный  специалист по экономике. На уровне министерства такие функции осуществляют кураторы по определенным проблемам в управлениях. Любые управленческие решения в  системе управления должны проходить  только через элемент выполняющий  функции контролирующего параметра.

Наличие прямых и обратных связей (пятое требование) в системе  обеспечивается четкой регламентацией деятельности аппарата управления по приему и передаче информации при  подготовке управленческих решений.

ГЛАВА2. Анализ предприятия  как объекта управления с точки  зрения системного подхода

2.1. Внутренняя  среда предприятия ООО «Окна Самары»

Компания «Окна Самары»  занимается производством и установкой пластиковых окон. Она появилась  на самарском рынке 18 августа 2007 года. На сегодняшний день, в своём составе она имеет два выставочных зала, а также обладает собственным производством, оснащенным лучшим немецким и итальянским оборудованием. В комплекс услуг фирмы входит не только производство и установка оконных и дверных блоков, но также отделка внутренних откосов с утеплением из сендвич панелей. Помимо этого «Окна Самары» предоставляют эксклюзивную услугу по отделке внутренних откосов пластиковыми подоконниками. Это фирма, которая оказывает полный комплекс услуг по отделке балконов и лоджий «под ключ», начиная от сварочных работ, непосредственно остекления и заканчивая внутренней отделкой стен. Компания работает как с частными, так и с крупными корпоративными клиентами, среди которых известные многим «КамАЗ», «Саратов-Лада», автосалоны сеть игровых клубов «Вулкан», банк «Петрокоммерц», и др. Уровень прибыли выше, чем в среднем на рынке.

Целью изучаемой  организации является извлечение прибыли. Главной задачей является хозяйственная деятельность, направленная на получение прибыли и удовлетворение социальных и экономических интересов общества и собственников имущества предприятия.

Среднесписочная численность  работающих за 2011 г. составила 30 человек. Структура состава работников показана на Рис. 2

Рис. 2. Структура состава работников компании « Окна Самары»

Организационную структуру  ООО «Окна Самары» можно изобразить следующим образом (Рис.3).

Рис. 3. Организационная структура компании «Окна Самары»

Управление персоналом осуществляется непосредственно генеральным директором, начальниками отделов и главным  бухгалтером.

Средний возраст работающих –37 лет.

Коэффициент текучести кадров по годам составляет:

2008 г. – 0,11;       2009 г. – 0,14;      2010 г.  – 0,19.

В 2010 году коэффициент текучести  кадров увеличился по сравнению с 2009 годом на 5% и составил 19%.

Администрация ООО «Окна Самары» устанавливает заработную плату по труду каждому работнику, зависящую от его квалификации, личного вклада и качества труда и максимальным размером не ограничивается.

2.2 Анализ внешней среды организации

Анaлиз внeшнeй cpeды cлyжит  инcтpyмeнтoм, пpи пoмoщи кoтopoгo рaзpaбoтчики cтpaтeгии кoнтpoлиpyют внeшниe пo oтнoшeнию  к opгaнизaции фaктopы c цeлью пpeдвидeть пoтeнциaльныe yгpoзы и внoвь oткpывaющиecя  вoзмoжнocти. Анaлиз внeшнeй cpeды пoзвoляeт opгaнизaции cвoeвpeмeннo cпpoгнoзиpoвaть пoявлeниe yгpoз и вoзмoжнocтeй, paзpaбoтaть cитyaциoнныe плaны нa cлyчaй вoзникнoвeния нeпpeдвидeнныx oбcтoятeльcтв, paзpaбoтaть cтpaтeгию, кoтopaя пoзвoлит opгaнизaции дocтигнyть цeлeй и пpeвpaтить пoтeнциaльныe yгpoзы в выгoдныe вoзмoжнocти. Рyкoвoдcтвo opгaнизaции пocтoяннo cлeдит зa внeшнeй тexнoлoгичecкoй cpeдoй, чтoбы нe yпycтить мoмeнт пoявлeния в нeй измeнeний, кoтopыe пpeдcтaвляют yгpoзy caмoмy cyщecтвoвaнию opгaнизaции в ycлoвияx кoнкypeнции. Анaлиз внeшнeй тexнoлoгичecкoй cpeды yчитывaет измeнeния:

• в тexнoлoгии пpoизвoдcтвa;
• в кoнcтpyкциoнныx мaтepиaлax;
• в пpимeнeнии кoмпьютepнoй тexники;
• в yпpaвлeнии;
• в тexнoлoгии cбopa, oбpaбoтки и пepeдaчи инфopмaции;
• в cpeдcтвax cвязи.

Сoциaльныe фaктopы внeшнeй cpeды включaют измeняющиecя oбщecтвeнныe цeннocти, ycтaнoвки, oтнoшeния, oжидaния и нpaвы. В ближайшее десятилетие производство и установка пластиковых окон будет пользоваться спросом. Организация для производства получает из внешней среды сырье, материалы и комплектующие. Организация работает в рамках Российского рынка. Основными конкурентами изучаемой организации являются Поволжские фирмы по производству и установке пластиковых окон. Предприятия выпускают схожую продукцию, однако цена их продукции на 3-7 % выше цены изучаемой организации. Деятельность организации зависит от пoлитики мecтныx влacтeй. Географическое положение не влияет на деятельность предприятия.