Системный подход в управлении. 9

СОДЕРЖАНИЕ

введение

В настоящее время в России слова “менеджмент” и “управление” часто применяют как синонимы. Значение термина “менеджмент” недопонимается. С точки зрения логики мы не можем назвать “менеджмент” просто управлением, наукой или только искусством управления.

Роль управления в мире чрезвычайно велика. С его помощью приводится в движение все человечество и огромные массы разнообразных ресурсов.

Процесс управления – это, по существу, борьба с неупорядоченностью. В естественных условиях в системе, предоставленной самой себе, возрастает энтропия. Противостоять нарастанию беспорядка могут только процессы управления. В настоящее время наибольшую важность приобретает управление такими системами, элементом которых являются человеческие ресурсы, - то есть организациями. Этот вид управления выделился в течение прошлого века в отдельную отрасль, называемую «менеджментом».

Целью данной работы является теоретическое и практическое изучение основ менеджмента.

Объектом исследования данной работы является ООО «Снэк-С».

В ходе данной работы поставлены следующие задачи:

• Изучить системный подход в управлении;
• Рассмотреть целеполагание в управлении;
• Провести анализ внешней и внутренней среды организации;
• Выявить природу и состав функций менеджмента;
• Рассмотреть организационную структуру управления.

1. Системный  подход в управлении

1.1. Теоретическая  часть

Понятие «Система»

Система (от греч.- целое, составленное из частей; соединение) - множество элементов, находящихся в отношениях и связях друг с другом, образующих определенную целостность, единство. 
Отличительными характеристиками системы является структурность (наличие составляющих ее элементов и возможность разложения на составляющие) и процессность (или в некоторых случаях цикличность, то есть возможность повторения процессов существования для сохранения системы).

По Л. А. Блюменфельду, системой можно назвать такую совокупность элементов, в которой:

1. заданы связи, существующие между  этими элементами;

2. каждый элемент внутри системы  является неделимым;

3. с миром вне системы она  взаимодействует как целое;

4. при эволюции во времени  совокупность будет считаться  одной системой, если между ее  элементами можно провести однозначное  соответствие.

Можно добавить также такие характеристики системы как:

5. состоит из иерархии подсистем  более низких уровней;

6. имеет вертикальные и горизонтальные  связи между внутренними элементами  и внешним окружением;

7. является подсистемой систем  более высокого порядка;

8. сохраняет общую структуру  при изменении внешних условий  и внутреннего состояния;

9. наличие входных переменных;

10. наличие выходных переменных;

11. внутренняя последовательная  или параллельная переработка  информации.

Наиболее общая характеристика системы состоит в описании всей совокупности величин, определяющих ее поведение. 
Существенной характеристикой системы является степень ее организованности.

Организованность (упорядоченность) системы определяется степенью ее отклонения от максимально неупорядоченного состояния системы молекул, находящейся в термодинамическом равновесии. Такое определение позволяет использовать показатели энтропии, предложенные еще в 1948 году Э.Шенноном.

Высота организации системы обеспечивается степенью разнообразия ее элементов и связей между ними, а также их множественностью, т.е. достаточной структурной и функциональной сложностью. 
Системе необходима энергия извне. Она повышает свою сложность за счет роста энтропии в окружающей среде. Если же поток энергии и информации извне ослабевает, упрощается и внутренняя структура системы. 
Система может включать большой перечень элементов и ее целесообразно разделить на ряд подсистем. Подсистема – это набор элементов, представляющих автономную внутри системы область, например, технологическая, экономическая, организационная, правовая подсистема.

Для представления и описания системы используют следующие понятия: состояние, поведение системы, равновесие, устойчивость.

1. Состояние. Этим понятием обычно  характеризуют мгновенную фотографию, «срез» системы во времени  или во время остановки в  ее развитии. Состояние описывают либо через входные воздействия и выходные результаты, либо через макропараметры и макросвойства системы (давление, скорость, ускорение – для технических систем; рентабельность, объем продаж, объемы производства, численность персонала, основные фонды, темпы роста – для экономических систем). По этим показателям можно говорить о состоянии покоя – стабильности (т. е. постоянные входные воздействия и выходные результаты) и о состоянии равномерного развития.

2. Поведение системы. Если система  способна переходить из одного  состояния в другое, то говорят, что она обладает поведением. Поведение системы – это ее  состояние (возможность преобразования, изменения) во времени. Этим понятием  пользуются, когда неизвестны правила, закономерности перехода из одного  состояния в другое. Система обладает  поведением, если для ее описания  и понимания необходимо выявить  алгоритм, характер поведения системы.

3. Равновесие. Равновесие – это  способность системы в отсутствие  внешних возмущающих воздействий (или при постоянных воздействиях) сохранять свое поведение сколь  угодно долго.

4. Устойчивость. Устойчивость –  способность системы возвращаться  в состояние равновесия после  того, как она была из этого  состояния выведена внешними  возмущающими воздействиями. Эта  способность обычно присуща системам  при постоянном управляющем входе  только в некотором диапазоне, не превышающем определенного  уровня.

Система обладает большим количеством свойств:

1. связанные с целями и функциями:

• синергичность — однонаправленность (или целенаправленность) действий компонентов усиливает эффективность функционирования системы;

• приоритет интересов системы более широкого (глобального) уровня перед интересами её компонентов;

• эмерджентность — цели (функции) компонентов системы не всегда совпадают с целями (функциями) системы;

• мультипликативность — и позитивные, и негативные эффекты функционирования компонентов в системе обладают свойством умножения, а не сложения;

• целенаправленность;

• альтернативность путей функционирования и развития.

2. связанные со структурой:

• целостность — первичность целого по отношению к частям;

• неаддитивность — принципиальная несводимость свойств системы к сумме свойств составляющих её компонентов;

• структурность — возможна декомпозиция системы на компоненты, установление связей между ними;

• иерархичность — каждый компонент системы может рассматриваться как система (подсистема) более широкой глобальной системы.

3. связанные с ресурсами и  особенностями взаимодействия со  средой:

• коммуникативность — существование сложной системы коммуникаций со средой в виде иерархии;

• взаимодействие и взаимозависимость системы и внешней среды;

• адаптивность — стремление к состоянию устойчивого равновесия, которое предполагает адаптацию параметров системы к изменяющимся параметрам внешней среды (однако «неустойчивость» не во всех случаях является дисфункциональной для системы, она может выступать и в качестве условия динамического развития);

• надёжность — функционирование системы при выходе из строя одной из её компонент, сохраняемость проектных значений параметров системы в течение запланированного периода.

4. Иные:

• интегративность — наличие системообразующих, системосохраняющих факторов;

• эквифинальность — способность системы достигать состояний, независящих от исходных условий и определяющихся только параметрами системы;

• наследственность;

• развитие;

• порядок;

• самоорганизация.

В системе формируется сложная зависимость от свойств входящих в нее элементов и подсистем (система может обладать свойствами, не присущими ее элементам и может не иметь свойств, первоначально присущих большинству ее элементов). Например, директорат компании вынужден подчиняться определенным правилам взаимоотношений, хотя отдельные руководители предпочитали бы более неформальные отношения; при проведении совещания может быть выработана идея, которая не пришла бы в голову ее участникам при индивидуальной работе. Каждая система имеет входное воздействие, систему ее обработки, конечные результаты и обратную связь. Входное воздействие складывается из воздействий внешней среды и собственных воздействий.

Системы могут включать большое число группировок, однако основной является группировка их в трех подсистемах: технической, биологической и социальной.

Техническая подсистема включает станки, оборудование, компьютеры и другие работоспособные изделия, имеющие инструкции для пользователя и используемые им. Набор решений в технической подсистеме ограничен и их последствия обычно предопределены. Эти решения носят формализованный характер и выполняются в строго определенном порядке. Примером такой системы может служить интегрированная система «Галактика». 
Биологическая подсистема включает флору и фауну планеты, в том числе и такие закрытые подсистемы, как человеческий организм, относительно которых человек принимает решения. Эта подсистема отличается от технической большим разнообразием функционирования.  
Социальная (общественная) подсистема характеризуется наличием человека в качестве объекта управления. В качестве характерных примеров социальных подсистем можно привести семью, производственный коллектив, неформальную организацию и даже одного человека. Эти подсистемы существенно опережают биологические по разнообразию функционирования. Набор решений в социальной подсистеме характеризуется большим динамизмом. Это объясняется достаточно высокими темпами изменения сознания человека, а также нюансов в его реакциях на одинаковые и однотипные ситуации. Социальная подсистема может включать биологическую и техническую подсистемы, а биологическая – техническую подсистему.

Классификация систем

Традиционно выделяют материальные и абстрактные системы. Первые разделяются на системы неорганической природы (физические, химические, геологические) и живые системы (организмы, популяции, виды, экосистемы, социальные системы). Таким образом, социальные системы, в том числе и организации, могут быть отнесены к особому классу материальных живых систем.

Абстрактные системы - понятия, гипотезы, теории, формализованные, логические, лингвистические системы.

Материальные системы в свою очередь имеют следующую классификацию:

1. Естественные системы – создаются  природой или обществом (система  мироздания, циклическая система  землепользования, стратегия устойчивого  развития мировой экономики).

Искусственные системы – создаются по желанию человека или какого-либо общества для реализации намеченных программ или целей (семья, студенческий профсоюз, и т. д.);

Искусственные, в свою очередь, делятся на:

а) технические – решают задачи по программам, составленным человеком, однако человек не является элементом таких систем. Элементы технических систем – это физические элементы, каждый из которых решает свои задачи.

б) технологические – представляют собой набор правил, норм, определяющих последовательность операций в процессе производства. Технологическая система обеспечивает требуемые свойства и качества изготовляемому продукту или процессу.

в) экономические – представляют собой множество экономических процессов и связей всех сторон производства. Основными элементами экономической системы являются: трудовые ресурсы, материальные, финансовые, информационные ресурсы. Характер связей между отдельными элементами экономической системы определяется процессами производства, обмена, распределения и потребления, которые, в свою очередь, зависят от типа производственных отношений.

В широком смысле экономическая система понимается как система общественного производства, т. е. как совокупность производительных сил и производственных отношений.

В узком смысле слова под экономической системой подразумевается система производственных отношений в процессе производства.

г) социальные – представляют собой совокупность мероприятий, направленных на социальное развитие коллектива. К таким мероприятиям относятся: улучшение социально-экономических и производственных условий труда, повышение образовательного и культурно-технического уровня работников, усиление охраны окружающей среды, совершенствование системы подбора и расстановки кадров и т. д. 
д) организационные – представляют собой комплекс элементов (подсистем). Они обеспечивают взаимодействие технических, технологических, экономических и социальных подсистем, включая информационное, математическое, программное, лингвистическое, правовое, кадровое и др. обеспечения.

Любая организация является организационной системой.

2. Закрытые системы – характеризуются  главным образом внутренними  связями и создаются людьми  или компаниями для удовлетворения  потребностей и интересов преимущественно своего персонала, компании или учредителей (профсоюзы, политические партии, масонские общества). 
Открытые системы – характеризуются широким набором связей с внешней средой и сильной зависимостью от нее (коммерческие фирмы, СМИ, органы местной власти). Кроме того, открытая система имеет способность приспосабливаться к изменениям во внешней среде и должна делать это для того, чтобы продолжить свое функционирование.

Все организации являются открытыми системами, выживание любой организации зависит от внешнего мира. Организация получает отокружающей среды информацию, капитал, человеческие ресурсы и материалы, в процессе преобразования организация обрабатывает их, преобразуя в продукцию или услуги.

3. Детерминированные системы –  функционируют по заранее заданным  правилам с заранее определенным  результатом (система обучения студентов  в институте, система регистрации  обществ, и т. д.); 
Стохастические – характеризуются тем, что выходные воздействия могут отличаться от ожидаемых, а результаты деятельности не всегда совпадают с запланированными. Это может быть обусловлено тем, что одни события в организации происходят помимо нашей воли, другие – из-за недостатка профессионализма персонала, третьи – из-за сложности задания или новизны информации (научно-исследовательские подразделения, игра в рулетку, и т. д.).

4. Жесткие системы – основаны  на высоком профессионализме  небольшой группы руководителей  и отлаженной технологии управления  и производства. Они обладают большой устойчивостью к внешним и внутренним возмущающим воздействиям, медленно реагируют на слабые воздействия (цех);

Мягкие системы – имеют высокую чувствительность к внешним и внутренним воздействиям и в этой связи – слабую устойчивость (система котировок ценных бумаг, коллектив творческих работников, ребенок в семье, новые организации.

5. Простые системы – характеризуются  малым числом внутренних связей  и легкостью описания. При выходе  из строя элементов она или  полностью теряет работоспособность, или продолжает заданные функции  в полном объеме;

Сложные системы – имеют разветвленную структуру, большое разнообразие связей и множество состояний работоспособности (все технические системы);

Очень сложные системы – имеют гораздо более сложную структуру, в отличие от сложных систем. К ним относят все технологические, экономические, социальные и организационные структуры.

С.Бир предложил классифицировать системы по двум основным показателям: сложности структуры и степени определенности функционирования.

По уровню иерархии системы классифицируются на: 
1. Неживые: статистические структуры, простые динамические системы с заданным движением, кибернетические системы с обратной связью. 
2. Живые: открытые системы с самосохраняемой структурой (уровень клеток), социальные системы, социальные организации (общество), трансцендентные системы (лежащие сегодня вне нашего сознания).

1.2. Практическая  часть

- описать осуществляемый на выбранном объекте производственный процесс, а также основные, вспомогательные и обслуживающие процессы

Производственный процесс на предприятии ООО «Снэк-С» представлен в табл. 1.1

Таблица 1.1.  Производственный процесс на ООО «Снэк-С».

• представить экономический объект в виде системы как совокупности составляющих ее подсистем (1 уровень). Далее в каждой подсистеме выделить элементы (II уровень), образующие данные подсистемы. Указать связи между элементами на каждом из рассматриваемых уровнях.  Представить экономический объект в виде гомогенной и гетерогенной системы;

Рисунок 1.1. Экономический объект как система (1 уровень).

Таблица 1.2. Гомогенные и гетерогенные элементы системы.

Исследуемая организация представлена как гомогенная и гетерогенная система на рис. 2 и 3.

Рисунок 1.2. ООО «Снэк-С» как гомогенная система.

Данная система является:

• сложной, так как состоит из достаточно большого числа элементов, которые между собой связаны многочисленными связями;
• детерминированной, поскольку в большинстве случаев элементы системы взаимодействую четко определенным образом (регламентированным приказами руководства, законами внешней среды, внутренними распорядком, должностными инструкциями и т.п.);
• открытой, потому что достаточно активно взаимодействует с внешней средой, и зависит от нее (поставки сырья и продажа готовой продукции производятся из и во внешнюю среду);
• динамической, поскольку каждая коммерческая организация стремится к увеличению собственной прибыли и захвату новых рынков, что реализуется через принцип стратегического развития;
• система состоит как из гомогенных, так и гетерогенных элементов;
• хорошо организованная система, так как поддается определению элементов, их взаимосвязей между собой и целями системы.

Внешняя среда описываемой организации является сложной, прежде всего, потому что характеризуется высокой степенью конкуренции. Во- вторых, высокой степенью неопределенности, которая объясняется нестабильным экономическим положением в стране.

Факторами прямого воздействия внешней среды являются поставщики и покупатели (оптовые и розничные торговые предприятия). Факторами косвенного воздействия являются экономические, политические, социальные и культурные процессы в стране, а также конечные потребители продукции.

Анализ поведения элементов системы при изменении факторов внутренней и внешней среды представлен в таблице 1.3

Таблица 1.3. Анализ поведения элементов системы при изменении факторов внутренней и внешней среды.

2. целеполагание  в управлении

2.1. Теоретическая  часть

Определение понятий «миссия», «цель», «задача»

Формулирование целевой функции начинается с установления миссии предприятия, выражающей философию и смысл его существования. Миссия и цели служат ориентирами для всех последующих этапов деятельности и одновременно накладывают определенные ограничения на направления деятельности предприятия при анализе альтернатив развития.

В миссии обычно детализируются статус предприятия, декларируются принципы его работы, заявления и намерения руководства, дается определение самых важных характеристик организации. Миссия не должна зависеть от текущего состояния организации, форм и методов ее работы. В целом она выражает устремленность в будущее, показывая, на что будут направляться усилия и какие ценности будут при этом приоритетными. Миссия организации должна быть вне ее.