СОДЕРЖАНИЕ

     Введение

     Актуальность  работы обусловлена тем, что организацию  можно рассматривать как производственную целостность, которая, эффективно используя свои ресурсы, выполняет экономическую функцию производства продукции и оказания услуг.

     При этом обеспечиваются рабочие места  для населения и доходы для  предпринимателей. Исходя из этой точки  зрения, роль бизнеса заключается  в использовании его энергии  и ресурсов для получения прибыли. [7]

     Однако  организация одновременно является частью системы, состоящей из поставщиков, потребителей, средств информации, союзов и объединений людей, работников, собственников акций, поэтому она  находится в прямой зависимости от этой среды и должна наряду с обеспечением своих интересов удовлетворять ее интересы.

     Оно прежде всего включает систему целей и их распределение между различными звеньями, поскольку механизм управления должен быть ориентирован на достижение целей.

     Сюда  же относятся состав подсистем, которые  связаны определенными отношениями; распределение задач и функций  по всем звеньям; распределение ответственности, полномочий и прав внутри организации, отражающее соотношение централизации и децентрализации управления. [19]

     Цель  работы – изучить сущность и особенности  систем и подсистем организации.

     Предмет исследования – системы и подсистемы организации.

     Объект  исследования – Анализ систем и  подсистем на примере ООО «Меберри». Предприятие занимается производством реализацией офисной мебели.

     Задачи:

     - Рассмотреть понятие и сущность  системы организации;

     - Охарактеризовать структуру подсистем  организации;

     - Проанализировать системы и подсистемы  организации на примере ООО  «Меберри» и пути их совершенствования.

     При выполнении работы использовались монографии, статьи, журналы, а также литература таких авторов, как Акимова Т.А., Волкогонова О.В., Мескон М. и т.д. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     1. Теоретический аспект  сущности и структуры  системы и подсистемы  организации 

     1.1. Понятие и структура системы организации 

     Управление  только тогда может быть действительно  успешным, когда оно находится  в постоянном и непрерывном развитии, когда оно ориентировано на изменения, обеспечивающие жизнестойкость организации  и накопление ею потенциала инноваций.

     Это оказывается практически возможным  при условии исследования систем управления, которое предполагает своим результатом разработку и предложение наиболее эффективных вариантов построения системы управления.

     В процессе развития управления возникают  новые реальности и новые потребности, которые определенным образом отражаются и на содержании управления.

     В современном управлении исследовательская  деятельность составляет не менее 30% рабочего времени и усилий руководителей. В дальнейшем доля исследовательской деятельности будет возрастать. В этом состоит одна из основных тенденций развития управления.

     Сегодня в управлении нет простых решений: усложняются условия управления, усложняется человек в своих  социально-психологических характеристиках.

     Невозможно  принимать решения, опираясь только на опыт, интуицию и здравый смысл  или формально усвоенные знания. Необходимо исследование ситуаций, проблем, условий, факторов эффективности деятельности организации, необходим обоснованный выбор решений из постоянно растущего количества их вариантов.

     Каждая  организация находится в постоянном развитии. Ее развитие – это решение  множества проблем, которые следуют  одна задругой или вместе, возникают неожиданно, проявляются остро и не дают времени на обдумывание. Несвоевременность их решения может обернуться кризисом. Поэтому исследование обеспечивает такой подход к управлению, который предусматривает высокое качество управленческих решений.

     Исследование  – это вид деятельности человека, состоящий из следующих компонентов [12,]:

     – распознавание проблемных ситуаций и самих проблем, установление их места в системе накопленных знаний;

     – выявление свойств, содержания, закономерностей поведения и развития;

     – нахождение путей, средств и возможностей использования новых представлений или знаний о данной проблеме в практике ее разрешения.

     Всякое  исследование характеризуется целью, объектом и предметом исследования, методологией и организацией его проведения, результатами и возможностями их практической реализации.

     Цель  исследования – это поиск наиболее эффективных вариантов построения системы управления и организации ее функционирования и развития.

     Главная задана исследования – найти решение  проблемы, которое либо устраняет  существующее препятствие развития, либо выявляет фактор, обеспечивающий нормальное, желаемое функционирование или развитие.

     Решение, полученное в результате исследования, может иметь вид некоторого акта деятельности, а может быть концепцией деятельности на ближайшую перспективу.

     Лучшим  вариантом результата исследования является разработка программы совершенствования, модернизации или реконструкции, реформирования системы управления в полном комплексе ее характеристик и параметров.

     Объектом  исследования является система управления. В методологическом отношении очень важным оказывается понимание и учет класса этой системы. Она относится к классу социально-экономических систем.

     А это значит, что основополагающим ее элементом является человек, поскольку именно деятельность человека определяет особенности всех процессов функционирования и развития такой системы.

     Какими  бы совершенными ни были современные  технические средства, система управления строится на деятельности человека. Можно  исследовать технику, но нельзя исследовать  ее в отрыве от человека и от всех факторов ее использования в его  деятельности [1, с.122–134].

     Систему управления нельзя рассматривать в  отрыве от объекта управления. Поэтому при исследовании систем управления в качестве объекта исследования, наряду с системой собственно управления, выступает управляемая социально-экономическая система (предприятие, фирма, корпорация, ассоциация и пр.).

     Главная ее особенность также заключается  в том, что основополагающим элементом  и здесь является человек, деятельность которого определяет и существование, и развитие этой системы, и в значительной степени зависит от того, как организовано управление этой деятельностью, в какой мере управление соответствует его интересам и мотивам поведения, по каким целям и с учетом каких факторов оно осуществляется.

     Предметом исследования систем управления –  это наиболее существенный для исследователя аспект проявления сущности рассматриваемой системы управления, некая проблема, т.е. это реальное противоречие, требующее своего разрешения.

     Предметом изучения могут быть проблемы в организации  управления, профессионализме персонала, механизмах мотивации, использовании  компьютерных технологий и т.д.

     Методологический  подход к исследованию систем управления – это ракурс исследования, это как бы исходная позиция, отправная точка, которая определяет его направленность относительно цели. Подход может быть аспектным, системным и концептуальным.

     Аспектный подход представляет собой выбор  одной грани проблемы по принципу актуальности или по принципу учета  ресурсов, выделенных на исследование. Так, например, проблема развития персонала может иметь экономический аспект, социально-психологический, образовательный и т.п.

     Системный подход требует максимально возможного учета всех аспектов проблемы в их взаимосвязи и целостности, выделения  главного и существенного, определения характера связей между аспектами, свойствами и характеристиками.

     Системный подход применяется при решении  социально-экономических, социально-политических, инженерно-технических и иных задач, предлагающих изучение или проектирование и создание системных объектов высокой  сложности, а также управления ими.

     Система всегда существует и функционирует  в рамках своего окружения – среды. Свойства и функции элементов  системы определяются их местом в  рамках целого.

     При этом не следует забывать об относительной  самостоятельности и специфических  свойствах элементов, которые вступают в определенные взаимоотношения между собой.

     Целостность системы конкретизируется и осуществляется через связи. К примеру, хозяйственная  организация как открытая система  взаимодействует со средой, обменивается с ней материалами, энергией, людьми, информацией.

     Среда, ее факторы воздействуют на систему  и могут оказывать влияние  на внутреннюю жизнь, элементы и связи  в системе организации, способны приводить к изменению функционирования элементов, подсистем.

     В процессе исследования системы управления выявляется, из каких составных частей, элементов состоит система управления, как они взаимодействуют друг с другом и с окружением.

     Для формирования системы необходима совместимость  элементов между собой, возможность  установления между ними продуктивных связей [12].

     Совокупность  связей приводит к понятию структуры  и организации системы управления. Структура организации материальных элементов, их связей придают системе управления устойчивость, стабильность.

     Требование  эффективности управления в системе  необходимо приводит в процессе анализа  к постановке разработки системы  целей, направленности связей, поведения.

     В частности, во многих случаях возникает  проблема соотношения функционирования и развития, стабильности и инноваций. В каждой системе управления существует два вида целей: внутренние (корпоративные) и внешние – производство товаров, оказание услуг и т.д.

     Целеполагание имеет своим продолжением постановку задач – формулирование ранее поставленных целей и подцелей в конкретных условиях, в которых существует и предполагает развиваться организация.

     Концептуальный  подход предполагает предварительную  разработку концепции исследования, т.е. комплекса ключевых положений, определяющих общую направленность, архитектонику и преемственность исследования.

     Подход  может быть эмпирическим, прагматическим и научным. Эмпирический подход в основном опирается на опыт, прагматический – на задачи получения ближайшего результата.

     Наиболее  эффективным является, конечно, научный  подход, который характеризуется научной постановкой целей исследования и использованием научного аппарата в его проведении.

     Проблема  формулируется разными способами. Это может быть просто констатация  объекта исследований в терминах его названия или специфики. Например, персонал управления, мотивация производительной деятельности и пр. Но такая постановка проблемы не всегда способствует концентрации внимания на противоречии, отражающем ее особенность и суть.

     Постановка  проблемы посредством вопроса способствует более точному представлению  о ее содержании, потому что вопрос представляет собой форму мышления, ориентированную на получение конкретного  ответа в виде суждений.

     Суждение, вывод любого исследования можно  рассматривать как полученный ответ на некоторый вопрос. Примерами исследовательских вопросов и их конструкций могут быть следующие:[7]

     – Как отражает система управления потребности и условия развития организации?

     – Почему организация теряет позиции в конкурентной борьбе?

     – Где найти дополнительные ресурсы для завершения проекта?

     – Как разработать стратегию?

     Практические  результаты исследования систем управления – это, как правило, рекомендации по изменению тех или иных сторон ее функционирования, повышению качества управленческой деятельности менеджера и всего персонала управления.

     Эти рекомендации могут быть социально-психологического, экономического, организационного содержания, они могут относиться к области информационного обеспечения управления, мотивации управления, изменения условий деятельности, учета дополнительных факторов развития фирмы, качества деятельности, оценки тенденций развития, конкурентоспособности и пр.

     Результаты  исследования – это возможности, которые позволяют повысить эффективность управления и обеспечить устойчивое и перспективное развитие организации.

     Разумеется, исследование имеет и теоретические  результаты – осмысление проблемы, выявление закономерностей функционирования и развития, концепции управления системой в определенных условиях, заданных уже не с позиции конкретной ситуации, а категориально.

     1.2. Структура подсистемы организации 

     Организации относятся к числу сверхсложных систем: они состоят из элементов  и подсистем разной природы (технические, правовые, психологические, социокультурные), они многофункциональны (производят продукцию, услуги, формируют человека и среду). Для объекта такой сложности приходится строить и сложную методологию.

     Именно  системный подход позволяет рассмотреть  организацию как систему, как целое – ведь основной его принцип – это принцип интеграции. От него происходит цепь производных принципов, главные из которых – целостность объекта и комплектность его анализа.

     Системный подход, придавая важное значение научно обоснованному определению функций управления и нормативов численности как части общего процесса формирования организационно-управленческой структуры, ориентирует исследователей и разработчиков на более общие принципы проектирования организаций.

     Он  предполагает исходное определение  системы целей организации, обусловливающих структуру задач и содержание функций аппарата управления.

     Многообразие  целей как на высшем, так и на среднем и низших уровнях организации обычно не может быть сведено к одному измерителю. Основное назначение большинства производственных организаций с точки зрения общества определяется целями удовлетворения рыночных потребностей в производимой продукции.

     В любом случае каждая цель отражает одну из объективно необходимых сторон функционирования и развития организационной  системы. Вместе с тем соответствие между системой целей и организационной  структурой управления не может быть однозначным. Эффективность построения организационной структуры не может  быть оценена каким-либо одним показателем.

     С одной стороны, здесь следует  учитывать, насколько структура  обеспечивает достижение организацией результатов, соответствующих поставленным перед ней целям, с другой – насколько ее внутреннее построение и процессы функционирования адекватны объективным требованиям к их содержанию, организации и свойствам.

     Конечным  критерием эффективности при  сравнении различных вариантов  организационной структуры является наиболее полное и устойчивое достижение целей, поставленных в области производства, экономики, технического прогресса и социального развития.

     Однако  довести этот критерий до практически  применимых простых показателей, связать каждое конкретное организационное решение с его конечными результатами чрезвычайно трудно.

     Целесообразнее  использовать набор нормативных  характеристик аппарата управления: его производительность при переработке  информации; оперативность принятия управленческих решений; надежность аппарата управления, выражающаяся в качестве исполнения решений в рамках установленных сроков и ресурсов; адаптивность и гибкость, характеризующиеся способностью своевременного выявления организационных проблем и соответствующей перестройкой работы.[12]

     Все методы исследования  подсистем  управления можно классифицировать на две группы:

     – теоретические: метод восхождения от абстрактного к конкретному, метод абстрагирования, методы анализа и синтеза, методы дедукции и индукции, метод моделирования и др.;

     – эмпирические: наблюдение, сравнение, метод экспертных оценок и др.

     Проектирование  организационных структур управления осуществляется на основе следующих  основных взаимодополняющих методов: аналогий; экспертно-аналитического; структуризации целей; организационного моделирования.

     Метод аналогий состоит в применении организационных  форм и механизмов управления, которые оправдали себя в организациях со сходными организационными характеристиками (целями, типом технологии, спецификой организационного окружения, размером и т.п.), по отношению к проектируемой организации.

     Второй  подход представляет, по сути, типизацию  наиболее общих принципиальных решений о характере и взаимоотношениях звеньев аппарата управления и отдельных должностей в четко определенных условиях работы организаций данного типа в конкретных отраслях, а также разработку отдельных нормативных характеристик аппарата управления для этих организаций и отраслей.

     Типизация решений является средством повышения  общего уровня организации управления производством, направленным на стандартизацию и унификацию организационных форм управления, ускорение внедрения наиболее рациональных, прогрессивных форм.

     Экспертно-аналитический  метод состоит в обследовании и аналитическом изучении организации, проводимыми квалифицированными специалистами  с привлечением ее руководителей  и других работников, с тем чтобы выявить специфические особенности, проблемы, «узкие места» в работе аппарата управления; а также выработать рациональные рекомендации по его формированию или перестройке.

     К экспертным методам следует отнести  также разработку и применение научных  принципов формирования организационных  структур управления. [5]

     Метод организационного моделирования представляет собой разработку формализованных  математических, графических, машинных и других отображений распределения полномочий и ответственности в организации, являющихся базой для построения, анализа и оценки различных вариантов организационных структур по взаимосвязи их переменных. 
 
 
 
 

     2. Анализ системы  и подсистем организации  «Меберри» 

     2.1 Характеристика организации и её структуры 

     Предприятие ООО «Меберри» создано в 2003 году и занимальсь производством офисной мебели. В 2008 году предприятие расширило сферу своей деятельности и помимо производства стало заниматься реализацией мебели.

     Основными видами деятельности являются:

     – оптовая торговля офисной мебели и аксессуаров к ней.

     – оптовая торговля чистящими средствами;

     – розничная торговля   мебелью;

     – денежное посредничество;

     – финансовый лизинг;

     – предоставление различного вида сервисных услуг.

     Лицензируемые виды деятельности предприятие осуществляет в соответствии с действующим законодательством. 28 июля 2006 г. в Устав предприятия были внесены изменения.

       Предприятие имеет круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место нахождения общества.

     Для осуществления текущей деятельности предприятием открыт расчетный счет в банке.

     Директором, с момента создания предприятия, является Будерина Г.Н. Все документы денежного, материального, имущественного, расчетного, кредитного характера, а также отчеты и балансы подписываются директором и главным бухгалтером.

       Предприятие осуществляет оптовую и розничную торговлю мягкой офисной мебелью, а также сопутствующих товаров и аксессуаров к ней начиная с 2008 года.

     Его филиалы расположены в Смоленске, Орле, Туле, Белгороде, Рязани. Собственники компании они же учредители – Рочев С.П., Курлович В.А.

     В 2009 году предприятие провело открытие первого салона мягкой мебели. В салоне представлен широкий ассортимент офисной мебели, офисных наборов, аксессуаров к мебели, чистящих средств и т.д.

     Салон расположен на 2-х этажах отдельно стоящего здания общей площадью 1200м². Численность персонала салона – 80 человек. Постоянные потребители – активная часть населения в возрасте 20–50 лет со средним и высоким уровнем дохода.

     Лицензируемые виды деятельности осуществляет в соответствии с действующим законодательством

     Стратегические  цели – к 2012 году добиться увеличения объема продаж на 5 млрд. руб. в год  за счет расширения рынка в сфере  розничной торговли с высоким  уровнем культуры обслуживания, открыть  ещё пять салонов.

     Структура организации имеет древовидную  форму (табл. 1).Общее руководство осуществляет генеральный директор, который производит расстановку приоритетов, отбор и эффективное использование маркетинговой, финансовой, организационной информации.