Системы управления запасами

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

Запасы различного рода играют важнейшую роль при функционировании любой экономической системы и возникают практически во всех звеньях народного хозяйства.

Ни одно производственное предприятие не может существовать без материально-производственных запасов. От их объема и уровня в значительной мере зависят результаты коммерческой деятельности предприятия. Они чутко реагируют на любые изменения рыночной конъюнктуры, и, в первую очередь, на отношение спроса и предложения. Сам факт их существования не приносит их владельцам ничего, кроме затрат и убытков.

В качестве материально-производственных запасов принимаются активы: используемые при производстве продукции (выполнение работ, оказание услуг), предназначенной для продажи (сырье и основные материалы, покупные полуфабрикаты); предназначенные для продажи (готовая продукция и товары); используемые для управленческих нужд организации (вспомогательные материалы, топливо, запасные части).

Управление запасами направленно на повышение рентабельности и скорости обращения вложенного капитала.

Политика управления запасами представляет собой часть политики управления оборотными активами, которая направлена на оптимизацию размера и структуры запасов товарно-материальных ценностей, снижение затрат на их обслуживание, создание системы контроля за их движением. Разработка политики управления запасами предусматривает такие этапы, как анализ товарно-материальных ценностей в предшествующем периоде; определение целей формирования запасов; оптимизацию размера основных видов текущих запасов; оптимизацию всей суммы товарно-материальных ценностей организации; формирование эффективной системы контроля за движением запасов в организации. [3]

Задача управления запасами возникает, когда необходимо создать запас материальных ресурсов или предметов потребления с целью удовлетворения спроса на заданном интервале времени (конечном или бесконечном). Для обеспечения непрерывного и эффективного функционирования практически любой организации необходимо создание запасов. В любой задаче управления запасами требуется определять количество заказываемой продукции и сроки размещения заказа. Спрос можно удовлетворить путём однократного создания запаса на весь рассматриваемый период времени или посредством создания запаса для каждой единицы времени этого периода.

Актуальность темы исследования заключается в следующем. На складах, в магазинах хранятся самые разные запасы. Слишком много запасов – плохо, потому что каждый товар имеет свой срок реализации. Слишком мало – спрос повышен, часто придется привозить новые партии. Значит надо найти самую оптимальную величину запасов.

Целью курсовой работы является рассмотрение сущности запасов, классификации затрат, связанных с созданием и хранением запасов и основные этапы политики управления запасами.

В данной работе была поставлена задача, рассмотреть политику управления запасами на конкретном предприятии ООО «Кондитерская фабрика «Хабаровская», провести анализ, на основе которого сделать выводы об эффективности выбранной политики управления запасами.

Предмет исследования – это факторы, влияющие на управление производственными запасами, их причинно-следственные связи и методы управления ими.

Объект исследования – предприятие ООО «Кондитерская фабрика «Хабаровская».

Работа состоит из введения, двух разделов, заключения и списка использованных источников.

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ УПРАВЛЕНИЯ ЗАПАСАМИ 

1.1 Понятие запасов и необходимость в их создании

Возникновение теории управления запасов принято связывать с появлением в кон. XIX – нач. XX вв. работами Ф.Эджуорта и Ф.Харриса, в которых исследовалась простая оптимизационная модель для определения так называемого экономичного размера партии поставки для складской системы с постоянным равномерным расходом и периодическим поступлением хранимого продукта. В течение нескольких десятков лет эти работы оставались незамеченными. Быстрое развитие этой теории началось в годы второй мировой войны и сразу после нее в рамках группы прикладных математических дисциплин, традиционно объединенных названием «исследование операций». В настоящее время теория управления запасами наиболее естественно рассматривать как раздел общей теории управления.

Однако, исторически, формирование этих научных дисциплин происходило неодинаково. Cерьезный интерес к научному изучению процессов запасания появился лишь в середине прошлого века. Причем простота этих процессов кажущаяся, и интуитивные решения обычно далеки от оптимальности в отличие от большинства технических объектов. Ненадежность интуиции в управлении процессами снабжения связана с эволюционно приобретенной человеком склонностью к накопительству (а в этих задачах «больше» далеко не всегда «лучше»). [5]

Материально-производственные запасы — активы, используемые в качестве сырья, материалов и т. п. при производстве продукции, предназначенной для продажи (выполнения работ, оказания услуг), приобретаемые непосредственно для перепродажи, а также используемые для управленческих нужд организации.

Запасы различного рода играют важнейшую роль при функционировании любой экономической системы и возникают практически во всех звеньях народного хозяйства.

Материальные запасы подразделяются на товарные и производственные.

Производственные и товарные запасы подразделяются на текущие, страховые и сезонные (рис. 1)

Рисунок 1 – Основные виды материальных запасов

Производственные запасы – запасы, находящиеся на предприятиях всех отраслей сферы материального производства, предназначенные для производственного потребления. Цель создания производственных запасов – обеспечить бесперебойность производственного процесса.

Товарные запасы – запасы готовой продукции у предприятий-изготовителей, а также запасы на пути следования товара от поставщика к потребителю, то есть на предприятиях оптовой, мелкооптовой и розничной торговли, в заготовительных организациях и запасы в пути.

Товарные запасы подразделяются, в свою очередь, на запасы средств производства и предметов потребления. [12]

В условиях производства продукции на основе заказа на текущий период времени (месяц, квартал) управление производственными запасами приобретает особую важность, вследствие чего сосредоточимся в данной работе на всестороннем изучении проблем управления производственными запасами.

Текущие запасы – основная часть производственных и товарных запасов. Они обеспечивают непрерывность производственного и торгового процесса между очередными поставками.

Страховые запасы – предназначены для непрерывного обеспечения материалами или товарами производственного или торгового процесса в случае различных непредвиденных обстоятельств, например, таких как:

• отклонения в периодичности и величине партий поставок от предусмотренных договором;
• возможных задержек материалов или товаров в пути при доставке от поставщиков;
• непредвиденного возрастания спроса.

Сезонные запасы – образуются при сезонном характере производства, потребления или транспортировки. Примером сезонного характера производства может служить производство сельскохозяйственной продукции. Сезонный характер потребления имеет потребление бензина во время уборочной страды. Сезонный характер транспортировки обусловлен, как правило, отсутствием постоянно функционирующих дорог.

Основными факторами образования запасов готовой продукции являются задержки, необходимые для:

• накопления готовой продукции до размеров отгружаемых партий;
• укомплектования партий поставки, если потребителю одновременно отгружается несколько номенклатур;
• упаковки и затаривание продукции;
• оформление отгрузочной документации;
• погрузки в транспортные средства.

Необходимость надежного обеспечения спроса, подкрепляемая серьезными экономическими последствиями недопоставок, вынуждает увеличивать запасы, что приводит к временному исключению из оборота значительных материальных ценностей. При необоснованном сокращении запасов возможна остановка производства. Применяемые к неаккуратному поставщику санкции лишь отчасти компенсируют убытки предприятия.

Недостаток нужных населению товаров в розничной торговой сети возрождает забытые было очереди и может привести к негативным социально-экономическим последствиям. Решение проблем управления запасами дает оптимизация запасов. [2]

Можно сделать вывод, что управление запасами – это управленческая деятельность, объектом которой является материально-техническое снабжение.

1.2 Обобщенная модель управления запасами и ее элементы

Обеспечение потребностей хозяйственных, социальных и военных объектов в различных материальных средствах включает в себя три фазы: планирование, производство и распределение. Как правило, к моменту реализации поставки данные, положенные в основу заявки, оказываются устаревшими и объем поставки уже не соответствует фактической потребности. Для предотвращения остановки производства в случае недостаточности поставки у потребителей и в системе снабжения создаются запасы. К необходимости создания запасов приводят следующие факторы:

1. Дискретность поставок.

2. Случайные колебания:

• в спросе за интервал между поставками;
• в объеме поставок;
• в длительности интервалов между поставками.

3. Предполагаемые изменения  конъюнктуры:

• сезонность спроса;
• сезонность производства;
• инфляционные ожидания;
• ожидаемое повышения цен.

Перечисленные факторы создают тенденцию к увеличению запасов.

На рисунке 2 изображен ряд соображений в пользу минимизации запасов:

Рисунок 2 – Польза минимизации запасов

Управление запасами заключается в установлении моментов и объемов заказа на восполнение их и распределении вновь прибывшей партии по нижестоящим звеньям системы снабжения. Совокупность правил, по которым принимаются эти решения, называется стратегией управления запасами. Отыскивание оптимальной стратегии является предметом теории оптимизации управления запасами. [9]

При сравнении стратегий учитываются только переменные составляющие функции затрат, зависящие от выбора стратегий, т.е. во многих моделях управления запасами удается игнорировать большую часть затрат на содержание управленческого аппарата (кроме расходов по оформлению поставок), а также пропорциональную объему партии стоимость производства материальных средств, которая на достаточно длительном отрезке времени определяется суммарным спросом и не зависит от организации снабжения.

Математическая формулировка задачи о нахождении оптимальной стратегии зависит от исследуемой ситуации. Однако общность учитываемых факторов позволяет говорить о единой модели управления запасами. Приведем ее качественное описание, ограничившись для простоты одним складом, на который поступает случайный поток качественно однородных требований – заявок от потребителей. Заявки немедленно удовлетворяются до тех пор, пока их суммарный объем (с начала планируемого периода) не превысит начального запаса. Все последующие требования не могут быть обслужены тотчас же, вследствие чего потребитель простаивает и несет убыток. Этот убыток относится на счет системы снабжения – она выплачивает штраф. Время от времени запас хранимого имущества пополняется со склада вышестоящего объединения, центральной база или из промышленности, причем с каждым таким пополнением связаны определенные дополнительные затраты. Наконец, склад несет расходы по хранению находящегося в нем имущества. Требуется так выбрать момент и объем заказа на восполнение, чтобы суммарные затраты на хранение, штраф и поставки были минимальными. На работу склада могут быть наложены некоторые ограничения. В этих случаях разыскивается условный минимум затрат.

Таким образом, на рисунке 3 изображены элементы задачи управления запасами:

Рисунок 3 – Элементы задач управления запасами

Под системой снабжения понимается совокупность источников заявок и складов, между которыми в ходе операций снабжения осуществляются перевозки хранимого имущества. Существует три варианта построения системы снабжения (рис.4)

Рисунок 4 – Варианты построения системы снабжения

Система снабжения классифицируется также по числу хранимых номенклатур (однородные и многономенклатурные) и по стабильности свойств хранимого имущества.

Всю систему снабжения в зависимости от постоянства их параметров и значений управляющих переменных можно разделить на статистические и динамические. В первом случае рассматривается минимизация затрат за единственный период или в единицу времени, во втором – за указанное число периодов, причем сумма затрат приводится к начальному периоду.

Спрос на предметы снабжения может быть:

• стационарным и нестационарным;
• детерминированным и стохастическим;
• непрерывно распределенным или дискретным;
• зависящим от спроса на другие номенклатуры или независимым.

Пополнение запасов всегда происходит с некоторой случайной задержкой относительно момента выдачи требования. Однако роль и длина этой задержки сильно зависят от конкретных условий, что позволяет в ряде случаев упростить задачу. Степень возможного упрощения определяет один из следующих вариантов:

• мгновенная поставка;
• задержка поставок на фиксированный срок;
• случайная задержка с известным распределением длительности. [13]

Может существовать различие в объеме поставок (рис. 5)

Рисунок 5 – Различия в объеме поставок

Функция затрат образует показатель эффективности принятой стратеги и учитывает следующие издержки:

• расходы на хранение;
• транспортные расходы и затраты, связанные с заказом каждой новой партии;
• затраты на штрафы.

Иногда в минимальную функцию включают доходы, полученные от продажи остатков запаса в конце каждого периода. В некоторых случаях ставится задача максимизации доходов.

В зависимости от особенностей исследуемой ситуации рассматривают следующие варианты выбора отдельных составляющих функций затрат (рис. 6)

Рисунок 6 – Варианты выбора отдельных составляющих функций затрат

Ограничения в задачах управления запасами могут быть различного характера:

• по максимальному объему (весу, стоимости) запаса;
• по средней стоимости;
• по числу поставок в заданном интервале времени;
• по максимальному объему (весу, стоимости) поставки или кратности этого объема некоторой минимальной величине;
• по доле требований, удовлетворяемых из наличного запаса (без дополнительных издержек).

Стратегия управления запасами – структура правил определения момента и объема заказа.

Необходимо отметить, что отрасль применения теории управления запасами не ограничивается складскими операциями. В частности под запасами можно подразумевать:

• наличие товара;
• рабочую силу, планируемую для выполнения конкретного задания;
• размер капитала страховой компании;
• емкость складских помещений;
• объем информации в базе данных;
• грузоподъемность транспортных средств;
• производственная мощность предприятия;
• напор воды в водохранилищах ГЭС;
• численность персонала данной квалификации (при планировании подготовки кадров).

Ясно, что в соответствии с этим меняется содержание слова «запас», который теперь подразумевает более общий акт управления: закупка, договор о найме рабочей силы, начало строительства новых производственных цехов. Под «поставкой» же понимается реализация соответствующего акта. «Штраф» за недостачу определенного ресурса, естественно, рассчитывается специфическим образом. Таким образом, при переосмыслении элементов модели методами теории управления запасами может быть решен очень широкий круг задач оптимального планирования.

1.3 Затраты, связанные с созданием и хранением запасов

Для управления материальными ресурсами необходимо четко представлять себе классификацию затрат, связанных с созданием и хранением запасов.

По степени воздействия на общую сумму расходов затраты делятся на

• регулируемые (такие затраты, которые находятся в прямой зависимости от субъектов управления);
• нерегулируемые (когда управляющее воздействие не влияет на величину расходов).

По отношению к объему поставок затраты делятся на:

• вмененные издержки – инвестиции в запасы отражаются на прибыли, которая могла бы быть получена, если бы средства не были бы иммобилизованы в запасы, а использовались по другим направлениям; зависят от количества закупленных ресурсов;
• релевантные издержки – связаны с хранением запасов и выполнением заказа. В релевантные издержки включаются только те статьи, которые изменяются в зависимости от уровня запасов.

Классификация затрат по местам возникновения зависит от принятой системы управления, а номенклатура статей разрабатывается на каждом предприятии индивидуально.

Методологической основой разработки механизма управления затратами, связанными с созданием и хранением сырья, материалов и других ТМЦ, служат общесистемные принципы управления, позволяющие разграничить задачи управления, улучшить нормативное и информационное обеспечение управленческих решений.

Управления запасами как один из элементов механизма управления затратами состоит из трех последовательных этапов ( рис. 7)

Рисунок 7 – Этапы управления запасами как один из элементов механизма управления затратами

Общая сумма затрат, связанных со снабженческо-заготовительной деятельностью, обычно составляет около 25% стоимости самих запасов. Поэтому важно, чтобы при минимальных затратах был обеспечен уровень запасов, необходимых для выполнения производственной программы по выпуску продукции. [8]

Управления запасами по центрам ответственности предполагает включение в смету тех затрат, по которым обеспечиваются нормирование, планирование и учет. В свою очередь, материальные запасы планируются, учитываются, анализируются и подвергаются регулирующим действиям со стороны АУП (Административно-управленческий персонал) или его подразделений. Таким образом, закладываются основы экономики предприятия и потребность в управлении ею.

Управление запасами производства требует разработки и использования рациональной системы стимулирования. Главное внимание должно быть уделено росту объемов производства и массы прибыли. Каждый участок, возглавляемый кем-либо, отвечает не только за затраты, но и за массу полученной прибыли. Это позволяет децентрализовать ответственность за конечные результаты работы на больших пищевых предприятиях.

Управления запасами по центрам затрат и центрам ответственности предусматривает:

• закрепление всех элементов затрат за участком цеха;
• введение системы «санкций» к виновникам неблагоприятных отклонений;
• внедрение системы управления запасами, обеспечивающей заинтересованность в том, чтобы не стать виновником отклонений.

Общую производственную систему пищевого предприятия для целей управления затратами основной деятельности можно представить в виде схемы «затраты - выпуск» (рис. 8)

     затраты              производство                             выпуск

элементы затрат процесс превращения                 полезная

                                                                                                   продукция

сырье и материалы машины и оборудование            готовые

                                                                                                     продукты

переменные издержки постоянные издержки              доходы

Рисунок 8 – Классификация затрат по созданию и хранению запасов

1.4 Оценка и  учет материальных запасов

Объекты оценки материально-производственных запасов (МПЗ). Как объекты оценки запасы подразделяются на сырье и материалы, готовую продукцию, товары, а также средства труда в форме малоценных и быстроизнашивающихся предметов и оборудования.

Материалы предназначены для обработки, переработки, использования в производстве либо для других хозяйственных нужд.

К готовой продукции относят изделия, прошедшие полный цикл производства, технические и качественные характеристики которых соответствуют условиям договора поставки или требованиям, предъявляемым к продукции и товарам народного потребления.

Товарами являются материальные ценности, предназначенные для продажи.

К малоценным и быстроизнашивающимся предметам относят предметы, служащие менее года или стоимостью менее ста минимальных размеров оплаты труда, независимо от сроков службы.

Оборудование, требующее монтажа, приобретается как материальные запасы и числится в их составе до начала сборки или установки его на постоянное место эксплуатации. [12]

Факторы, влияющие на оценку запасов.

1. По характеру владения  они делятся на материальные  запасы (ценности), принадлежащие предприятию  по праву собственности (а также  по праву хозяйственного ведения  или оперативного управления), и  на запасы, не принадлежащие ему  по такому праву.

К материальным запасам, принадлежащим предприятию, относятся изготовленные, купленные, либо полученные в иной форме ценности, которые находятся на складе и в производстве. К ним относятся:

• ценности, полученные либо находящиеся в пути, если к предприятию в соответствии с договором о поставке перешло право собственности на них;
• ценности, принадлежащие предприятию, отданные на сторону в переработку, а также на реализацию, в том числе на условиях комиссии, до перехода права собственности на них покупателю;
• принадлежащие предприятию ценности, учитываемые в залоге как находящиеся на складе предприятия, так и переданные на хранение залогополучателю.

Материальные запасы, не принадлежащие предприятию по праву собственности, но по условиям договора находящиеся у него, учитываются отдельно по видам – за балансом. К ним относятся:

• ценности, принятые на ответственное хранение, в случае отказа от оплаты счетов поставщиков;
• ценности, принятые в переработку без оплаты их стоимости;
• ценности, принятые от поставщиков для реализации на условиях комиссии (консигнации).

2. В зависимости от  использования ТМЦ (товарно-материальные ценности) делятся на виды:

• ценности, используемые в производстве – сырье и материалы;
• ценности, предназначенные для продажи – готовая продукция и товары;
• ценности, используемые как средства труда – в виде малоценных и быстроизнашивающихся предметов;
• ценности для монтажа, которые после его осуществления будут функционировать в составе основных средств.