Ситуационное управление организацией

МИНИСТЕРСТВО  ТРУДА, ЗАНЯТОСТИ  И 

СОЦИАЛЬНОЙ  ЗАЩИТЫ РЕСПУБЛИКИ ТАТАРСТАН

ГОСУДАРСТВЕННОЕ АВТОНОМНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«НАБЕРЕЖНОЧЕЛНИНСКИЙ  ГОСУДАРСТВЕННЫЙ

ТОРГОВО-ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЙ  ИНСТИТУТ»

(ГАОУ ВПО  НГТТИ)

Факультет   менеджмента

Кафедра Менеджмента  и маркетинга

Курсовая работа

по дисциплине «Теория организации»

Тема: «Ситуационное управление организацией»

                                                                                                    Выполнил:

                                                                                                    студент гр.301-О

                                                                                                    Сафина Л.Ф.

                                                                                                     Проверил:        

                                                                                                     к. с. н., доцент

                                                                                                     Арсланова С.К.

           Оценка                                 дата защиты                               подпись

          ________                                _________                                ________

Набережные  Челны

2012

Содержание 

   Введение  3

1 История возникновения ситуационного подхода 5

2 Характеристика ситуационного подхода к управлению 8

3 Ситуационные модели  14

   Заключение 25

   Список использованной  литературы 27

   Приложения 29

Введение

Радикальная перестройка  управления национальной экономикой резко  обострила ряд экономических, социальных, правовых, политических и иных проблем. Современная экономика характеризуется непрерывными изменениями организационных структур, обновлением технологий, стиля и методов руководства. В основе современного понятия управления лежит принцип философии творческого труда, благодаря которому создаются предпосылки для становления социально ориентированной рыночной экономики. Успех реформы управления экономикой во многом зависит от людей, от принципиальной позиции и конкретных действий руководителей различных уровней.

Подготовка высококвалифицированных кадров в области управления предполагает изучение теоретических основ, нормативно-правовой базы и приобретение практических навыков в области управления [4, с 320].

Важным моментом в  успешной деятельности менеджера является учет такого весьма существенного факта, который заключается в том, что нет двух совершенно одинаковых организаций. Попытки руководить на основании каких-то общих принципов, игнорируя все, что делает учреждения или фирмы непохожими друг на друга, неизбежно оборачиваются серьезными проблемами. Ситуационный подход возник как помощь управленцам, ищущим ответ на вопрос о том, какая стратегия будет наиболее эффективной в тех уникальных условиях, в которых находится их организация [7, с 185].

В связи с этим, особую актуальность представляется изучение ситуационного подхода к менеджменту, т. к. он интегрирует в себе различные школы и подходы, позволяя руководителю выбирать из управленческого арсенала те приемы, которые соответствуют сложившимся состояниям. Используя ситуационный подход, менеджеры могут понять, какие методы и средства будут наилучшим образом способствовать достижению организационных целей в конкретной ситуации.

Вместе с тем было бы преждевременным утверждать, что  проблема принятия управленческих решений  в свете ситуационного подхода менеджмента исчерпана. Успешная реализация управленческих решений во многом зависит от грамотного подхода современного руководителя к процессу принятия управленческих решений.

Цель работы - исследование ситуационного подхода в менеджменте.

Исходя из поставленной цели, были определены следующие задачи:

- дать историко-теоретическую характеристику ситуационного подхода к управлению;

-

- изучить ситуационные модели лидерства;

 Объектом исследования является теории управления в менеджменте.

Предметом исследования является ситуационный метод в теории управления.

Работа состоит из введения, трёх глав, заключения, списка использованной литературы, приложения.

1 История возникновения ситуационного подхода

В основе роста социально-экономического и политического могущества государств, развития мировых рынков продукции и услуг, успеха отдельной организации и человека лежат процессы управления. Практически всё население Земли испытывает на себе влияние управляющих воздействий, являясь гражданином государства, налогоплательщиками, бизнесменами или наёмными работниками, членами общественных организаций и т.д. именно управлении определяет уровень жизни населения в любой стране.

Основными историческими  предпосылками управления (менеджмента) служат становление рыночного типа хозяйствования, развитие индустриальной организации производства, переход к менеджменту на основе и с помощью времени.

К настоящему времени  известны четыре важнейших подхода, которые обеспечили существенное развитие теории и практики управления: с позиций выделения различных школ, процессный, системный и ситуационный.

Подход с позиций  выделения различных школ в управлении заключает в себе фактически пять разных подходов. Здесь управление рассматривается с пяти различных  точек зрения. Это школы научного менеджмента, административного управления, человеческих отношений, науки о поведении, а также науки управления и количественных методов.

Процессный подход рассматривает  управление как непрерывную серию  взаимосвязанных управленческих функций.

Системный подход подчеркивает, что руководители должны рассматривать  организацию как совокупность взаимосвязанных  элементов, таких как люди, структура, задачи и технология, ориентированных  на достижение различных целей в  условиях меняющейся внешней среды.

Ситуационный подход концентрируется на том, что пригодность  различных методов управления определяется ситуацией. Поскольку существует большое  обилие факторов, как в самой организации, так и в окружающей среде, не существует единого «лучшего» способа управлять организацией. Самым эффективным методом в конкретной ситуации является метод, который более всего соответствует данной ситуации [1, с 257].

Рассмотрим более подробно историю становления и развития ситуационного подхода в менеджменте.

«Ситуационность» означает, что действия людей определяются контекстом, в котором они осуществляются. Это понятие лежит в основе ситуационной теории управления, изучающей зависимость эффективности методов управления от того, в каком положении находится применяющая их организация [3, с 185].

Теория ситуационности в управлении утверждает, что не может быть единственного универсального набора принципов менеджмента, одинаково  эффективных всегда и везде, потому что в разных условиях лучшие результаты приносит использование разных стратегий. Фирмой в кризисной ситуации нельзя управлять так же, как в момент становления, развития или стабильного ограничения роста [13, с 96].

Рассмотрение ситуаций не является новым в теории менеджмента. Еще в 20-е годы ХХ в. Мери Паркер Фоллетт выдвинула «закон ситуации». Она отмечала, что различные ситуации требуют различных типов знаний, и что человек, обладающий знаниями применительно только к одной ситуации, стремится быть в хорошо управляемых деловых организациях, при прочих равных условиях, калифом на час. Следовательно, для эффективного поведения во всем разнообразии жизненных ситуаций требуется синтез разнородных знаний и умение их выбирать в зависимости от специфики конкретных условий.

В 1948 г. Ральф Стогдилл пришел к выводу, что именно ситуация во многом определяет, какие черты и навыки нужны руководителю.

Одним из основоположников ситуационного подхода является крупный американский специалист в  области менеджмента И. Ансофф.

Первой работой в  области ситуационного подхода  считается исследование английских ученых Т. Бернса и Г. Сталкера, которое они провели на 20 фирмах, производящих машиностроительную продукцию, электронное оборудование, искусственный шелк и др. Они рассмотрели работу этих фирм в стабильных и меняющихся условиях и пришли к выводу, что для каждого типа условий характерна своя организационная структура управления: для стабильных условий - «механическая» структура.

«Механическая структура  основана на глубоком разделении труда  и широком применении регламентирующих документов. Для «органической» структуры свойственно изменение целей, задач и прочее, в зависимости от меняющейся обстановки, ситуации.

Однако превращение  ситуационного подхода во влиятельную  теоретическую позицию началось лишь в конце 1950-х, в немалой степени благодаря результатам эмпирических исследований Джоан Вудворд. Именно тогда был осуществлен синтез существовавших ранее концепций на основании теории систем. [19, с 153]

В 1970-х гг. за счет привлечения  основных положений теории открытых систем, результатов ориентированных на практику исследований и применения многовариантной статистики были сделаны новые шаги. Возникшая в результате концепция объясняла свойства организационной структуры спецификой ее адаптации к внутренней и внешней окружающей среде.

Конечной целью исследований было описать алгоритм конструирования структуры, которая в наибольшей степени отвечала бы требованиям данной ситуации. В число этих факторов разные ученые включали: технология и организационная структура (Джоан Вудворд); состояние окружающей среды (Том Берне, Джордж Сталкер, Пол Лоуренс и Джей Лорш); размеры организации (Дерек Пью, Дэвид Хиксон, Питер Блау, Ричард Шенхер) и ее стратегию (Альфред Чэндлер).

В области изучения лидерства  также наблюдается поворот в  сторону ситуационных теорий. Первая модель такого рода, устанавливавшая связи между эффективностью стилей лидерства и благоприятностью ситуации, была предложена в 1967 г. Фредом Фидлером. Вскоре эта тема оформилась в самостоятельную область исследований, в которой возникло несколько новых теорий.

Отметим, что ситуационный подход не утверждает, что концепции  имеющихся подходов не верны. Он увязывает  конкретные приемы и концепции с  возникающими конкретными ситуациями для того, чтобы достичь целей  организации наиболее эффективно. Ситуационный подход определяет, каковы значимые переменные ситуации во внешнем окружении и внутри организации и как они влияют на эффективность ее деятельности.

Важно отметить, что ситуационный подход несколько изменил представления  о соотношении искусства и науки управления в практике менеджмента. До 60-х годов двадцатого столетия считалось, что менеджер должен знать научные основы теории управления, а умение применять эти основы на практике - это есть искусство управления.

Согласно ситуационному  подходу анализ ситуации и подбор, соответствующих ситуации методов управления переходит в разряд науки, таким образом, сам «подбор подходящих приемов менеджмента сообразно ситуации» входит сегодня в инструментарий менеджмента, тесня то, что до недавнего времени считалось чистым искусством успешного менеджера.

Метод ситуаций положен  в основу методологии обучения в  Гарвардской школе бизнеса - самой престижной в США [10, с 86].

2 Характеристика  ситуационного подхода к управлению

Согласно ситуационной теории, менеджерам необходимо определить подход, который будет легче всего служить им в данной ситуации и поможет достигнуть их управленческих целей. Например, столкнувшись с задачей увеличения выпуска продукции обувной фабрики, менеджеры, которые привержены случайному подходу, анализируют как научное управление, так и поведенческие доходы. Затем они задаются вопросом: "Какие методы будут здесь наиболее эффективны?" Следующее, что они могут сделать - изучить время операций на производственной обувной линии в классическом стиле Тейлора или Гилбреттов, подбирая техническое решение проблемы путем разделения труда. Но что, если необходимость в увеличении производства является временной? В этом случае менеджеры могут подыскивать административное решение путем организации сверхурочных работ. Сверхурочные работы могут и не понадобиться, если они разработают инициативный премиальный план. Таким образом, этот подход является случайным, зависящим от специфических факторов рассматриваемой проблемы.

На примере обувной  фабрики показано, что ситуационный подход предполагает использования такого метода, который лучше всего отвечает потребностям возникшей ситуации. Ситуационный подход также фокусирует внимание менеджеров на отношениях между внутренней и внешней средой организации [2, с 320].

Успех или неуспех  ситуационного подхода в значительной степени зиждется не третьем шаге, определяющем переменные ситуации и  их влияние. Если это не будет сделано  правильно, нельзя полностью оценить  сравнительные характеристики или  приспособить метод к ситуации. Если можно проанализировать ситуацию, тогда не возникнет необходимости прибегать к догадкам или методу проб и ошибок для определения наиболее подходящего решения организационных проблем. К счастью для руководителей, хотя ситуационный метод ещё не был полностью обоснован исследованиями, недавние результаты указывают на то, что некоторые ситуационные переменные могут фактически быть вычленены. Установление этих основных переменных, в особенности в области лидерства и поведения организационных структур и количественных оценок, явилось наиболее важным вкладом ситуационного подхода в управление. Ситуационный подход представляет собой наиболее широкую и удовлетворительную систему, разработанную до настоящего времени, для того чтобы сделать управление эффективным.

Невозможно, однако, определить все факторы, влияющие на организацию. Буквально каждая грань человеческого  характера и личности, каждое предыдущее управленческое решение и всё, что  происходит во внешнем окружении  организации, определенным образом  влияет на решение организации. Для практических целей менеджеры могут рассматривать только те факторы, которые наиболее значимы для организации, и те, которые, скорее всего, могут повлиять на её успех. Устранив тысячи малозначимых различий между организациями и ситуациями, мы сокращаем число переменных до разумных пределов без ощутимой потери точности.

Конкретный выбор факторов, точно так же как и в случае с функциями управления, находит  разную интерпретацию у разных авторов, но и большинство из них сходятся во мнении, что существует не более десятка факторов, которые можно сгруппировать по двум основным классам внутренних и внешних [19, с 86].

В управленческой мысли  представление о значении внешнего окружения и необходимости учитывать  силы, внешние по отношению к организации, появилось в конце 50-х гг. это стало одним из важнейших вкладов системного подхода в науку управления, поскольку подчеркивалась необходимость для руководителя рассматривать свою организацию как целостность, состоящую из взаимосвязанных частей, в свою очередь, опутанных связями с внешним миром. Ситуационный подход позволил расширить теорию систем за счет разработки концепции, согласно которой наиболее подходящий в данной ситуации метод определяется конкретными внутренними и внешними факторами, характеризующими организацию и влияющими не нее соответствующим образом [5, с 63].

Ситуационные взгляды  на вещи привлекли внимание как реакция  на изменения, в возрастающей мере влиявшие на успешность действий организации. Сегодняшние  изменения во внешнем мире заставили обратить на внешнюю среду ещё больше внимание, чем когда-либо. Как пишет Элвар Элбинг: «Внешнее окружение организации всё больше становится источником проблем для современных руководителей. По сути дела, руководители самых важных для общества организаций – деловых, образовательных, государственных – под влиянием недавних событий в мире были вынуждены сосредоточить внимание на быстро изменяющейся среде и её воздействиях на внутреннее строение организаций».

Даже если бы изменения  не были столь значительны, руководителям всё равно пришлось бы учитывать среду, поскольку организация как открытая система зависит от внешнего мира в отношении поставок ресурсов, энергии, кадров, а также потребителей. Поскольку от руководства зависит выживание организации, менеджер обязан уметь выявлять существенные факторы в окружении, которые повлияют на его организацию [11, с 234].

Внешняя среда состоит  из социальных, политических и экономических  факторов, которые могут влиять на организацию [6, с 62].

Внутренняя среда является средой внутри организации. 
Согласно ситуационному подходу, менеджеры должны знать о взаимодействии между этими двумя средами. Завод, производящий автомобили имеет внутреннюю среду, состоящую из всех подразделений, вовлеченных в сборку автомобиля. Но менеджер может быть также связан с внешней средой, которая влияет на производство автомобилей. Например, потребность общества в охране окружающей среды потребовала изобретения безопасных и эффективных топливных выхлопных систем. Внешняя среда, конечно, не ограничивается "окружающими представлениями"? Она включает все факторы (исключая вовлеченные во внутреннюю деятельность компании), которые могут воздействовать на фирму, в том числе многообразные правительственные воздействия [15, с 269].

Менеджеры, которые используют ситуационный подход, должны знать об ограничивающих или сдерживающих факторов, которые существуют внутри их собственных организаций. Ситуационный подход признает три основных ограничения: технологическое, человеческое и ограничение в постановке задачи. Технологические ограничения определяются типом и гибкостью организационных средств производства товаров или услуг. Различные типы организации требуют различных видов технологических ресурсов. Машины и оборудование в производстве стали, например, обходится очень дорого. Из-за столь огромных капитальных расходов таким компаниям трудно быстро изменить технологию, чтобы приступить к удовлетворению новых потребностей. Технология во многом определяет и степень взаимозависимости среди различных сегментов организации. Чем выше степень взаимозависимости, тем больше требуется координации и, следовательно, больше управленческого искусства [8, с 140].

Ограничение в постановке задачи возникает из фактического характера  работ, выполняемыми рабочими. Некоторые работники могут работать в методической манере с небольшой вариацией в своих действиях. Как в случаях сборочного конвейера. Другие могут быть вовлечены в более комплексные и менее регламентированные работы, такие, как выполнение проверки телеаппаратуры, где рабочие должны устранять самые различные дефекты в изделиях.

Человеческие ограничения  отражают уровни компетенции людей, работающих в организации. Один из случайных  факторов здесь состоит в определении  мотивации групп рабочих. Интересуются ли они заработной платы и гарантией работы? Или работники больше заинтересованы в продвижении, личном развитии и в отношении к их личности? 
Системный подход придает особое значение объединению связей между различными организациями. Заостряя свое внимание на характере этих связей, ситуационный подход актуализировал эту проблему. В результате ситуационный подход сегодня является передовым подходом в управленческой мысли. Однако и этот подход подвергается критики. Некоторые считают, что у него недостаточно теоретическое обоснование, которое проявляется в отсутствии базы для познания, недостаточной прогностической способности и инициативности. С другой стороны, его защитники утверждают, что одним из наиболее полезных ответов на вопросы "Как мы будем делать это?" и "Что мы будем делать дальше?" является: "Это все зависит от...". Это заметно контрастирует с ранними подходами, которые имели тенденцию к универсальным принципам, которые часто были неприменимы к специфическим ситуациям. Прежде чем принять какой - либо подход, современные менеджеры должны проанализировать ситуацию, а затем, посмотрев все разнообразные школы управленческой мысли, определить какая комбинация управленческих методов оказывается наиболее подходящей. 

Ситуационные теории управления дают рекомендации относительно того, как следует поступать в конкретных ситуациях. При этом выделяются четыре обязательных шага, которые должны быть осуществлены менеджером для того, чтобы добиться эффективного управления в каждой конкретной ситуации:

Во-первых, Руководитель должен быть знаком со средствами профессионального управления, которые доказали свою эффективность. Это подразумевает понимание процесса управления, индивидуального и группового поведения, системного анализа, методов планирования и контроля и количественного методов принятия решений.

Во-вторых, каждая из управленческих концепций и методик имеет  свои сильные и слабые стороны, и  сравнительные характеристики в  случаи, когда они применяются  к конкретной ситуации. Руководитель должен уметь предвидеть вероятные последствия, - как положительные, так и отрицательные, - от применения данной методики и концепции. Приведу простой пример. Предложение удвоить заработную плату всем служащим в ответ на дополнительную работу, вероятно, вызовет значительное повышение их мотивации на какое-то время. Но, сравнивая прирост затрат с полученными выгодами, мы видим, что такой путь может привести к разорению организации.

В-третьих, руководитель должен уметь правильно интерпретировать ситуацию. Необходимо правильно определить, какие факторы являются наиболее важными в данной ситуации и какой вероятный эффект может повлечь за собой изменение одной или нескольких переменных.

В-четвертых, руководитель должен уметь увязывать конкретные приемы, которые вызвали бы наименьший отрицательный эффект и таили бы меньше всего недостатков, с конкретными ситуациями, тем самым обеспечивая достижение целей организации самым эффективным путем в условиях существующих обстоятельств [8, с 209].

3 Ситуационные модели

Ситуационный подход - предполагает, что в эффективности руководства решающую роль могут сыграть дополнительные факторы. Эти ситуационные факторы включают потребности и личные качества подчинённых, характер задания, требования и воздействия среды. Главной идеей ситуационного подхода было предположение, что поведение руководителя должно быть разным в различных ситуациях.

Разработаны четыре ситуационных модели, которые помогли разобраться  в сложностях процесса руководства. Ситуационная модель руководства Фидлера  явилась важным вкладом в дальнейшее развитие теории, так как она сосредоточила внимание на ситуации и выявила три фактора, влияющие на поведение руководителя. Этими факторами являются:

Отношение между руководителями и членами коллектива. Подразумевает лояльность, проявляемую подчинёнными, их доверие своему руководителю и привлекательность личности руководителя для исполнителей.

Структура задачи. Подразумевает  привычность задачи, чёткость и формулировки и структуризации, а не расплывчатость и бесструктурность. 

Должностные полномочия - это объём законной власти, связанной с должностью руководителя, которая позволяет ему использовать вознаграждение, а так же уровень поддержки, который оказывает руководителю формальная организация.

Одной из наиболее популярных в 80-е гг. системных концепций  менеджмента является теория «7-S», разработанная  исследователями консультативной  фирмы «МакКинзи». Это Томас Питерс и Роберт Уотерман – авторы известной  книги «В поисках эффективного управления», и Ричард Паскаль и Энтони Атос – авторы известного бестселлера «Искусство японского управления: пособие для американских управляющих».

Исследования  данных специалистов в области управления привели их к выводу, что эффективная  организация формируется на базе семи взаимосвязанных составляющих, изменение каждой из которых с необходимостью требует соответствующего изменения остальных шести. Так как по-английски название всех этих составляющих начинается на «s», эта концепция получила название «7-S» [1, с 386].

Ключевыми составляющими  являются следующие:

- стратегия  – планы и направления действий, определяющие распределение ресурсов, фиксирующие обязательства по  осуществлению определенных действий  во времени для достижения  поставленных целей;

- структура  – внутренняя композиция организации,  отражающая распадение организации  на подразделения, иерархическую  субординацию этих подразделений  и распределение власти между  ними;

- системы –  процедуры и рутинные процессы, протекающие в организации;

-  штат –  ключевые группы персонала, существующие  в организации и охарактеризованные  по возрасту, полу, образованию и  т.п.

- стиль –  способ, каким руководители управляют  организацией; сюда же относится  организационная культура;

- квалификация  – отличительные возможности ключевых людей в организации;

- разделенные  ценности – смысл и содержание  основных направлений деятельности, которые организация доводит  до своих членов.

В соответствии с данной концепцией, только те организации  могут эффективно функционировать и развиваться, в которых менеджеры могут содержать в гармоничном состоянии систему, состоящую из данных семи составляющих.

Фидлер считал, что хотя каждой ситуации соответствует  свой стиль руководства, стиль того или иного руководителя остаётся, в целом, постоянным.

Отношения между руководителем и членами коллектива, которые могут быть хорошими и плохими, задача может быть структурирована, а должностные полномочия руководителя могут быть большими или малыми.

Различные сочетания  этих трёх размерностей могут дать восемь потенциальных стилей руководства. Руководитель, ориентированный на задачу, наиболее эффективен в ситуациях 1, 2, 3 и 8, в то время, как руководитель, ориентированный на человеческие отношения лучше всего работает в ситуациях 4, 5 и 6. В ситуации 7 хорошо работать могут как тот, так и другой (Таблица 2.1).

Таблица 2.1 –  Определение лидерского стиля

Из 8ми ситуаций - первая является наиболее благоприятной для  руководителя. В ней задача хорошо структурирована, должностные полномочия больше, а отношения между руководителем  и подчинёнными хорошие ,что создаёт  максимальную возможность для оказания внимания. В противоположность этому, ситуация 8- наименьше благоприятная, потому что должностные полномочия невелики, отношения с подчинёнными плохие и задача не структурирована. Самым эффективным стилем руководства в обоих этих случаях будет ориентация на задачу.

Стили руководства, ориентированные  на человеческие отношения наиболее эффективны в умеренно благоприятных  для руководителя ситуациях. Преимущества стиля, ориентированного на человеческие отношения - это увеличение возможности руководителя влиять на подчинённых, забота о подчинённых улучшает отношения между руководителем и подчинёнными, стимулируется личная заинтересованность исполнителей, уменьшается необходимость в строгом надзоре, минимизирован риск потери контроля.