Ситуационный анализ в управлении: роль и методика проведения. 3

НЕГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО  ОБРАЗОВАНИЯ

НОВОСИБИРСКИЙ ГУМАНИТАРНЫЙ ИНСТИТУТ

ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ФАКУЛЬТЕТ 

КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине: «Экономический анализ».

на тему: «Ситуационный  анализ в управлении: роль и методика проведения»

Выполнил: Яковенко А.Н.

Группа: ФКД-41

Руководитель: Суховейко О.Б.

Работа защищена «___»_______________________20__г.

Оценка__________________________________________

Подпись научного руководителя_____________________

Новосибирск

2011

АННОТАЦИЯ

В данной курсовой работе на основе обобщения теории и практики формирования и анализа  финансовых результатов дана оценка запаса финансовой прочности и качества прибыли, предложенные пути повышения  прибыли и рентабельности для  коммерческих предприятий.

Работа изложена на 33 страницах и содержит 3 таблицы, 3 рисунка и 1 приложение.

СОДЕРЖАНИЕ

Введение……………………………………………………………………………....4

1  Теоретические и методические основы ситуационного анализа в управлении…………………………………………………………………….……....7

1.1 Понятие, цель, и роль ситуационного анализа……………………………...7

1.2 Методика проведения ситуационного анализа……………………………...13

2 Ситуационный анализ на предприятии ООО «Томас» и разработка рекомендаций по улучшению деятельности организации на основе деятельности ситуационного анализа …………………………………………………………..…18

2.1 Краткая характеристика деятельности организации……………………......18

2.2 Проведение ситуационного анализа на предприятии ООО «Томас»…..…20

2.3 SWOT-анализ……………………………………………………………..…...21

2.4 Оценка позиции фирмы относительно конкурентов……………………....25

2.5 Прогноз развития фирмы…………………………………………………..…27

Заключение…………………………………………………………………………..29

Список используемой литературы……………………………………………..…...31

Приложение……………………………………………………………………..……33

Введение

Актуальность  темы исследования. В данной курсовой работе исследована тема «Ситуационный  анализ». В настоящее время в  мире происходят постоянные изменения  стратегий и методов, и проблематика данного исследования по-прежнему несет  актуальный характер. В последнее десятилетие преобразования в России происходят на фоне общемировых процессов глобализации экономики и информатизации бизнеса. Кризисные явления этого периода, в отраслях и на отдельных предприятиях обусловлены не только национальными проблемами переходного периода, но и изменившимися мировыми экономическими условиями, адаптация к которым всего народного хозяйства и каждого хозяйствующего субъекта наиболее сложна. Трансформационные процессы требуют от предприятий освоения и внедрения современных методов управления. Обеспечение конкурентоспособности и устойчивого развития предприятия должно основываться на мобилизации всех его ресурсов и реальной оценке собственного потенциала. Для ряда целей исследования СУ, обусловленных необходимостью быстротечного изменения управления, крайне важно оперативно провести работы и принять обоснованные управленческие решения. Такие цели могут ставиться по мере возникновения непрогнозируемых проблем управления, требующих быстрого разрешения и связанных, например, с внезапными изменениями на рынках, необходимостью срочного заключения контракта, проведением не в установленные плановые периоды работ по реструктуризации СУ и т.п. В условиях конкуренции цена задержки в проведении исследования и принятия последующего решения по его результатам даже правильных управленческих решений может оказаться очень большой, т.е. необходимо повышать оперативность проведения исследований СУ.

Цель и задачи исследования. Целью исследования является теоретическая разработка и анализ исследования систем управления с помощью ситуационного анализа, а так же практическое решение задач эффективности исследования системы управления деловой организацией в условиях риска и неопределенности методами теории принятия решений. Достижение данной цели обеспечивается решением следующих задач, отражающих логику и концепцию исследования:

– обобщить особенности  ситуационного подхода к исследованию систем управления;

– определить цели использования центрального инструмента  этого подхода, т.е. ситуационного  анализа, его методов и инструментария оценки текущего состояния фирмы, его прошлых успехов и неудач, прогнозов для дальнейшей деятельности;

– рассмотреть  последовательность этапов проведения ситуационного анализа в организации; а также методы, которые используются в исследовании систем управления;

- практически  освоить методы теории принятия  решений в исследовании эффективности  систем управления деловой организацией  в условиях риска и неопределенности.

Объект и  предмет исследования. В качестве объекта исследования выступает ООО «Томас», занимающаяся ремонтно-реставрационными работами. Предметом исследования является ситуационный анализ, научную основу которого составляет ситуационный подход к исследованию систем управления. Ситуационный подход на сегодняшний день является одним из наиболее перспективных в современной науке об управлении С одной стороны, он сегодня один из наиболее разработанных инструментов для последовательного, комплексного, системного анализа ситуаций принятия важных управленческих решений. С другой стороны, он позволяет выявить основные тенденции, определяющие динамику развития ситуации принятия решения, а также основные управляющие воздействия, способные оказать влияние на развитие ситуации. Сущность подхода заключается в оперативном изучении сложившейся ситуации и проведении исследовательских работ на основе использования преимущественно типовых процедур исследования и своего рода методов "моментальных фотографий" управленческой деятельности организации и ее отношений с внешней средой. Однако в любом случае тот или иной метод исследования должен определяться конкретной сложившейся ситуацией. Ситуационный анализ является одним из источников разработки прогнозов предприятия, бизнес-плана и других разделов перспективных планов. В международной практике принято проводить ситуационный анализ один-два раза в год не только в целях управления маркетинговой деятельностью, но и контроля за ней. Основным предметом ситуационного анализа является непосредственное окружение предприятия, система, в которой оно действует: это потребители, конкуренты, торговцы, посредники по сбыту, а также поставщики.

1 Теоретические и методические основы ситуационного анализа в управлении

1.1  Роль, цель, понятие и методы системного анализа

В настоящее  время для ряда целей исследования СУ, обусловленных необходимостью быстротечного изменения управления, крайне важно оперативно провести работы и принять обоснованные управленческие решения. Такие цели могут ставиться по мере возникновения непрогнозируемых проблем управления, требующих быстрого разрешения и связанных, например, с внезапными изменениями на рынках, необходимостью срочного заключения контракта, проведением не в установленные плановые периоды работ по реструктуризации СУ и т.п. В условиях конкуренции цена задержки в проведении исследования и принятия последующего решения по его результатам даже правильных управленческих решений может оказаться очень большой, т.е. необходимо повышать оперативность проведения исследований СУ.

В этих случаях  следует использовать ситуационный подход к исследованию СУ, сущность которого заключается в оперативном изучении сложившейся ситуации и проведении исследовательских работ на основе использования преимущественно типовых процедур исследования и своего рода методов "моментальных фотографий" управленческой деятельности организации и ее отношений с внешней средой. Однако в любом случае тот или иной метод исследования должен определяться конкретной сложившейся ситуацией.

Ситуационный  подход может использоваться в следующих  случаях.

1. Если сравнительно часто повторяются типовые ситуации, требующие проведения однотипных исследовательских работ и этапов изучения СУ, когда заранее вырабатываются стандартные исследовательские процедуры, выводы и решения. Это позволяет не тратить много временных, трудовых и материальных ресурсов на разработку методик и проведение исследования, достаточно лишь идентифицировать реальную исследовательско-управленческую ситуацию и по типовой схеме получить готовые выводы и рекомендации по принятию решения. В настоящее время это можно оперативно сделать с помощью специально разрабатываемых советующих компьютерных программ;

2. Когда возникают  ситуации, отличающиеся от типовых  и не имеющие стандартных готовых  исследовательских процедур разрешения. Для данного варианта возможно следующее:

- при отклонение  от типовой ситуации, вызванной  информационной неопределенностью  имеющейся информации, можно использовать  специально разрабатываемые советующие  компьютерные программы с нечеткой  логикой; выполнение таких "советов"  позволит сделать исследовательские выводы и принять оптимальное решение, но только с определенной вероятностью;

- при полном  отклонении от типовой ситуации  и отсутствии информации для  принятия исследовательских выводов  следует использовать методы  ситуационного анализа (например, факторного, балансового), что не исключает применение аналитических компьютерных программ.

При использовании  ситуационного подхода объектами  исследования могут быть методы и  стиль управления, ОСУ, стратегия  развития организации, внутренняя и  внешняя среда организации, подсистема управления качеством, затратами и др. Однако, в ряде возникших ситуаций объектом исследования может быть и СУ в целом.

Ситуационный  подход к исследованию СУ развивается  вместе с наукой и техникой. В  настоящее время он предполагает использование экономических и логических методов анализа, основных методов разработки управленческих решений и соответственно имеет связи информатикой, интеллектуальными советующими и экспертными системами, теорией принятия решений и другими науками.

Ситуационный  подход на сегодняшний день является одним из наиболее перспективных  в современной науке об управлении. С одной стороны, он сегодня один из наиболее разработанных инструментов для последовательного, комплексного, системного анализа ситуаций принятия важных управленческих решений. С другой стороны, он позволяет выявить основные тенденции, определяющие динамику развития ситуации принятия решения, а также основные управляющие воздействия, способные оказать влияние на развитие ситуации.

Ситуационный подход позволяет руководителю наряду с целостным представлением объекта управления и его функционирования во внешней среде осуществлять эффективное управление конкретной ситуацией принятия управленческого решения. Этот подход позволяет принимать решения, основываясь на анализе и понимании ситуации, динамики ее изменения, а не исходя из традиционного принципа проб и ошибок. Возможность осуществления предварительного анализа ситуации и предвидения ее ожидаемых изменений делает ситуационный подход гораздо более эффективным и позволяет избежать порой значительных потерь ресурсов и времени.

В основу ситуационного  подхода положен ситуационный анализ. Ситуационный анализ — это комплексные  технологии подготовки, принятия и  реализации управленческого решения, в основе которых анализ отдельно взятой управленческой ситуации. Ситуационный анализ является в некотором смысле противоположностью стратегическому управлению: его технологии позволяют не ограничиваться принятием управленческих решений в конкретной управленческой ситуации, а, основываясь на более глубоком анализе ситуаций, установлении тенденций, закономерностей и факторов, определяющих их развитие, более обоснованно принимать долговременные управленческие решения, вплоть до корректировки стратегических целей организации.

В ситуационном анализе, так  же как в системном анализе  и в любой другой науке об управлении, разработаны универсальные технологии, методы, приемы, которые годятся  не только для одной отдельно взятой ситуации принятия решения, но и для  целого класса ситуаций. Более детально мы ознакомимся с ними в следующих разделах курсовой работы. Часто ситуационный анализ проводят методами экспертных оценок, мозгового штурма (атаки) (с аргументами за и против), с использованием кейсов (от англ. случай) деловых ситуаций, помогающих накапливать практический опыт и принимать правильные управленческие решения. Однако только специально проведенный анализ именно той ситуации, которая сложилась для объекта управления именно на момент принятия решения, позволяет профессиональному менеджеру выбрать ту или иную, подчас единственную, конкретную управленческую технологию, метод, прием, решение, приводящие к цели. При проведении ситуационного анализа используются специально разработанные технологии, базирующиеся в значительной степени на использовании современных методов поучения, анализа и обработки экспертной информации.

Центральную роль при ситуационном подходе играет определение ситуационных переменных. Они — ключ к пониманию ситуации, а значит, к принятию эффективных управленческих решений. Поэтому одной из основных проблем, решаемых ситуационным анализом, является установление факторов, определяющих развитие ситуации. Если мы захотим выделить все факторы, в той или иной степени влияющие на развитие ситуации, то это будет задачей, с одной стороны, нереальной, а с другой — лишенной смысла. Нереальной она будет потому, что на развитие ситуации влияние, может быть, незначительное, оказывает очень много факторов.

Задача установления всех факторов, влияющих на развитие ситуации, является лишенной смысла потому, что сколько-нибудь полный, доведенный до конечной логической точки анализ ситуации становится практически невозможным. Все связи и взаимодействия факторов проследить невозможно. Трудоемкость анализа резко возрастает. Качество получаемого результата в силу перечисленных выше причин не повышается, а снижается.

Поэтому одной из основных задач ситуационного анализа  является установление не всех, а именно основных факторов, оказывающих существенное влияние на развитие ситуации, и отбрасывание тех факторов, которые существенного влияния оказать не могут.

Сегодня известны и используются несколько технологий установления основных влияющих факторов в результате анализа той или иной конкретной ситуации, т.к.:

- "Мозговая атака" 

- Двухтуровое анкетирование

- Многомерное шкалирование

- Факторный анализ

Под ситуационным анализом принято понимать проводимый периодически (1—2 раза в год ) анализ деятельности фирмы в ее отношениях с внешним для нее миром. Целью  ситуационного анализа является «внутренняя ревизия» и оценка прошлой деятельности фирмы, рассмотрение ее достижений и неудач, вскрытие причин тех и других, выявление компетентности сотрудников и эффективности их работы, а также ответы на другие вопросы, некоторые из которых приведены ниже. В процессе ситуационного анализа выявляют положение фирмы с точки зрения требований рынка, возможности изменить (если потребуется) это положение с учетом влияния внешней среды и внутреннего состояния производственной системы (материально - технической базы, трудовых и информационных ресурсов). Для оценки внутреннего состояния фирмы в процессе ситуационного анализа выявляют степень готовности элементов производственной системы к обеспечению выполнения требований рынка. С этих позиций анализируется технико-экономический уровень развития следующих элементов: служб подготовки производства (в т.ч. конструкторских, технологических служб, организации производства); производственных подразделений основного производства (в т.ч. заготовительных, обрабатывающих, сборочных, испытательных и т.п.); обслуживающих подразделений производственной инфраструктуры (в т.ч. информационных, энергетических, инструментальных, технического обслуживания и ремонта, транспортных и т.п.); подразделений социальной инфраструктуры (в т.ч. служб быта, лечебных и оздоровительных учреждений, учреждений культуры, детских учреждений и т.п .Количественную оценку внутреннего состояния осуществляют с помощью показателей, характеризующих отношение числа подразделений (рабочих мест), способных по своему составу, техническому состоянию экономически эффективно обеспечить требования потребителей продукции, к общему числу подразделений (рабочих мест), которыми располагает фирма.

Для проведения ситуационного анализа информационный центр накапливает информацию из государственных источников; отраслевых и региональных информационных центров; международных информационных центров; периодической печати; материалов выставок, симпозиумов, конференций; опросов контактных аудиторий ;других источников.

Ситуационный анализ на фирме осуществляется путем непосредственного обследования фирмы, оценки технико-экономического уровня подразделений и рабочих мест, подготовки материалов для выявления целей стратегического развития фирмы. В результате ситуационного анализа устанавливается существующая система реализации бизнес-процессов и управления ими, а также соответствующая информационно-технологическая модель функционирования организации. СА является одним из самых действенных методов самоанализа и самоконтроля за результатами хозяйственной деятельности предприятия и управления его системами. Он показывает высшему руководству и руководителям отдельных подразделений своеобразный «срез» того положения, в котором на момент проведения анализа находится предприятие. Хорошо проведенный ситуационный анализ позволяет руководству даже процветающего предприятия избавиться от иллюзий и трезво взглянуть на истинное положение вещей на предприятии, наметить новые, наиболее перспективные направления развития основной хозяйственной деятельности, в том числе составить перспективный бизнес-план, маркетинговый план или стратегическую маркетинговую программу. Ситуационный анализ также является одним из источников разработки прогнозов предприятия, бизнес-плана и других разделов перспективных планов.

Наглядно можно  представить ситуационный анализ в  виде следующих блоков:

Рис. 1. Структура  ситуационного анализа

1.2 Методика  проведения ситуационного анализа

Вся работа по организации  и проведению ситуационного анализа  на всех этапах, его методическому и информационному сопровождению осуществляется аналитической и рабочей группами соответственно с поставленными перед ними задачами и делегированными им полномочиями. Так, в частности, к числу задач, решаемых аналитической и рабочей группами, относятся:

- разработка системы отслеживания возникновения критических ситуаций, требующих проведения ситуационного анализа;

- создание мониторинга по отслеживаемым направлениям деятельности;

- подбор, адаптация и разработка методов анализа и систематизации информации;

- подбор и адаптация модуля статистического анализа данных;

- определение и актуализация перечня отслеживаемых направлений деятельности;

- определение эталонных ситуаций для каждого отслеживаемого направления деятельности;

- формирование и актуализация банка ситуаций (как эталонных, так и проанализированных ранее);

- формирование и актуализация банка экспертов;

- подготовка инструментария, включая математический аппарат, для определения факторов, характеризующих развитие ситуации, и индексов оценки их состояния;

- определение и актуализация факторов, характеризующих состояние ситуации, оценка их сравнительной важности, разработка индексов оценки состояния ситуации;

- подбор и адаптация методов формирования оценочных систем;

- подбор и адаптация методов организации, проведения и определения результатов "мозговой атаки" по оценке ситуации, включая схемы подачи информации, схемы достижения стабилизации мнений и прекращения "мозговой атаки";

- определение выработанных альтернативных- вариантов;

- подбор и адаптация методов экспертного прогноза изменения показателей и индексов, характеризующих ситуацию;

- подбор и адаптация методов разработки сценариев;

- подбор и адаптация методов определения результатов коллективных экспертных оценок;

- подбор и адаптация методов оценки степени согласованности экспертных суждений и определения "коалиций" экспертов - единомышленников;

- подбор, адаптация и разработка методов оценки качества экспертных заключений, включая оценку точности;

- подбор и адаптация методов анализа чувствительности ситуации.

Проведение  СА на современном технологическом  уровне требует разработки и использования  банков данных (ситуаций, сценариев, экспертов, результатов ситуационного анализа  поступившей информации) и специальных  автоматизированных систем, предназначенных для обработки данных и сопровождения основных процедур СА. К числу таких систем относятся автоматизированные системы поддержки СА, основанные на методе аналогий, автоматизированные системы диагностики ситуаций, обработки статистической информации, многомерного шкалирования, факторного анализа, кластер-анализа, автоматизированные системы оценки ситуаций, автоматизированные системы экспертного оценивания (АСЭО), предназначенные для получения, обработки и анализа экспертной информации, и т. д.

Если при  выработке управленческих решений  в организации ситуационный анализ занимает значительное место и проводится регулярно, то целесообразно создание специальной организационной структуры, основной задачей которой является обеспечение и сопровождение ситуационного анализа. В частности, может оказаться целесообразным создание центра ситуационного анализа или ситуационной комнаты.

Проведение  ситуационного анализа, как правило, эффективно только тогда, когда он осуществляется профессионально, с использованием современных технологий и специально разработанных методов.

Ситуационный  анализ позволяет, исходя из более глубокого  понимания ситуации и динамики ее развития, вырабатывать и принимать  более обоснованные управленческие решения, а также предвидеть возможное возникновение кризисных ситуаций и принимать своевременные меры по их предотвращению.

Особенно актуальным является проведение ситуационного  анализа при решении сложных  комплексных проблем, а также  проблем, представляющих для организации  особую важность. В целом, ситуационный анализ предприятия предполагает:

Следуя современному пониманию задач и возможностей ситуационного анализа, приведем описание его основных этапов, образующих единую технологию. При этом будем придерживаться следующей терминологии.

Ситуация — это сочетание внутренних и внешних факторов, обстоятельств, условий, активных и пассивных действующих сил, требующее принятия соответствующих стратегических и важных тактических решений, определяющих деятельность организации, а также обеспечивающих предупреждение кризисных явлений. Предполагается, что ситуация развивается в соответствии с определенными закономерностями ("правилами игры") под действием тех или иных внутренних механизмов и событий, происходящих вне организации.

Рис. 2. Ситуационный анализ на предприятии

Эталонная ситуация — типичная, характерная для данного направления ситуация, уже возникавшая ранее, по которой есть информация о принимавшихся решениях, действиях и результатах этих действий.

Банк ситуаций — это систематизированная информация о ситуациях, хранящаяся, как правило, на машинном носителе, снабженная специальным инструментарием для эффективного хранения, поиска и актуализации (обновления) данных.

Экспертная  комиссия — группа высококвалифицированных специалистов, сформированная для проведения экспертизы (в частности, "мозговой атаки") в процессе ситуационного анализа.

Технолог — специалист, имеющий необходимые профессиональные знания и опыт организации и проведения ситуационного анализа.

Аналитик  — специалист, обладающий как необходимыми профессиональными знаниями и опытом анализа ситуаций данного направления, так и опытом сопровождения ситуационного анализа, подготовки аналитических отчетов и заключений.

ЛПР — лицо либо орган, принимающие решения в анализируемой ситуации.

Индекс — обобщенный показатель, рассчитываемый с помощью оценочной системы и характеризующий состояние ситуации.

Приведем описание основных этапов ситуационного анализа.

2 Ситуационный  анализ фирмы ООО «Томас» и разработка рекомендаций по улучшению деятельности организации на основе деятельности ситуационного анализа

2.1 Краткая  характеристика ООО «Томас»

ООО «Томас»  была основана в 2006году. Общество с  ограниченной ответственностью «Томас» создано на основании требований Гражданского кодекса Российской Федерации и в соответствии с федеральным Законом «Об обществах с ограниченной ответственностью». Устав ООО «Томас» зарегистрирован 25.06.2006 года. ООО «Томас» является малым предприятием.

Единственным  учредителем Общества и генеральным  директором является Гаврилина Елизавета  Александровна.

Местонахождения Общества с ограниченной ответственностью «Томас»: Российская Федерация, Московская область, г. Чехов, ул. Советская, 27.

ООО «Томас»  занимается ремонтно-реставрационными работами.

Фирма «Томас»  завершила проекты по реконструкции  и реставрации здания управления СКЖД и здания управления Куйбышевской железной дороги, пансионата «Луч»  в г.Серпухове. В Москве на Всероссийской  выставке фирма выиграла тендер на проект реставрации музея-заповедника А.П.Чехова в Мелихове. Проект был одобрен министром культуры. Также фирма оказывает услуги частным лицам по ремонту квартир, домов, коттеджей.

Фирма является коммерческой организацией и преследует извлечение прибыли в качестве основной цели своей деятельности.

Миссией фирмы  является: повышение качества жизни  людей путем создания комфортных условий для труда и отдыха, а также сохранение памятников культуры для потомства.

На фирме  «Томас» работает 48 человек. Для выполнения строительно-монтажных работ в период осуществления проектов дополнительно нанимаются рабочие.

Организационная структура «Томас» представлена на рис.3:

Рис. 3. Организационная  структура фирмы «Томас»

Руководство текущей  деятельностью ООО «Томас» осуществляет директор. Директору фирмы непосредственно  подчиняются: отдел снабжения, отдел  кадров, главный архитектор, главный  бухгалтер, главный инженер и  главный механик. В отдел снабжения  входят снабженец и экспедитор. Они подчиняются начальнику отдела снабжения. Главному архитектору подчиняется проектно-сметная группа, в которую входят архитекторы и сметчики. Главному бухгалтеру подчиняются бухгалтера. Главному инженеру подчиняются кладовщик и прораб. Прорабу подчиняются рабочие: столяры и плотники, штукатур-маляр, монтажник, фасадчик, паркетчик, лепщик, сантехник, электрик, разнорабочие. Главному механику подчиняются водители.

2. Проведение ситуационного анализа на предприятии ООО «Томас»

Оценка предприятия на данный момент, или насколько хорошо работает существующая стратегия. Она включает обзор прошлой стратегической деятельности компании и определение логической взаимосвязи отдельных частей стратегии.

Табл. 1 Индикаторы стратегической деятельности

Результаты  текущей оценки предприятия показали, что прибыль от деятельности с каждым годом возрастал, но не значительные суммы. Объем оказываемых услуг также имеет тенденцию к увеличению, но доля рынка потребителей весьма мала. Анализ показал, что финансовое положение предприятия является неустойчивым. Для формирования запасов и затрат предприятия не достаточно имеющихся в наличии собственных средств. Долгосрочные кредиты и займы отсутствуют. Следовательно, источником формирования запасов и затрат являются краткосрочные кредиты и займы, что свидетельствует о неустойчивом финансовом состоянии.