Служебная переписка в управленческой деятельности
Министерство образования и науки Российской Федерации
Федеральное агентство по образованию Российской Федерации
БГОУ СПО Волгоградский технологический колледж
«Документационное обеспечение управления»
Служебная переписка в управленческой деятельности
Введение…………………………………………………………
Глава 1.Организация служебной
переписки
1.1.Понятие служебной
1.2.Функции служебной
1.3.Работа с письмами в организации…………………………
Глава 2.Организация
служебной переписки в ВРО ООО И «Новые
возможности»
2.1.Характеристика
ВРО ООО И «Новые возможности» , направление
деятельности……………………………….……………
2.2.Структура службы
документационного обеспечения управления
ВРО ООО И «Новые возможности» ..
…...……………………………………………
2.3.Организация служебной
переписки …………………………………………
Заключение……………………………………………………
Список использованной
литературы…………………………………………
Приложение……………………………………………………
Служебная переписка
– обобщённая название различных по содержанию
документов (служебное письмо, телеграмма,
телекс, телефонограмма, факсограмма,
электронное сообщение и др.), обеспечивающих
оперативный информационный обмен между
организациями. Переписка используется
для реализации информационных связей
между организациями, как состоящими,
так и не состоящими в отношениях соподчинения.
Переписку
отличает широкое видовое
Цель настоящей работы-рассмотрение служебной переписки управленческой деятельности в Волгоградском региональном отделение Общероссийской общественной организации инвалидов «Новые возможности».
Поставленная
цель предполагает решение
1.Описать документацию служебного письма,технологии работы с ним;
2.Выявить особенности
служебной переписки в
Работа состоит из
двух глав.В первой главе описывается
служебное письмо,его виды,структура классификации.Во
второй главе речь пойдет о организации
служебной переписки в Волгоградском региональном
отделение Общероссийской общественной
организации инвалидов «Новые возможности».
ОРГАНИЗАЦИЯ
СЛУЖЕБНОЙ ПЕРЕПИСКИ
Основная особенность,
по которой служебные письма из всех видов
документации выделяется в особую группу
документов, является их пересылка по
почте, хотя в последнее время существует
тенденция пересылать их с помощью телеграфа,
факсимильной связи и электронной почты.
Служебное письмо – это краткий (как
правило, не более 1-2 страниц) документ,
касающийся одного вопроса (или нескольких
взаимосвязанных между собой вопросов)
и предназначенный для осуществления
оперативного информационного обмена
между предприятиями (организациями, учреждениями),
их структурными подразделениями (должностными
лицами).
Служебные письма
выполняют различные функции и играют
большую роль в управленческой деятельности,
способствуя налаживанию внешних связей
с различными организациями.
При составлении и
оформлении служебных писем должны соблюдаться
следующие требования:
- письмо оформляется
на бланке письма формата А4 или А5 и подписывается
руководителем организации или его заместителями
в соответствии с предоставленной им компетенцией;
письмо должно быть составлено грамотно,
аккуратно, без грубых помарок и исправлений;
- независимо от содержания
письмо должно быть изложено официально
- деловым стилем, держать объективные
сведения о событиях, иметь достаточную
аргументацию, в необходимых случаях -
разъясняющие и дополняющие материалы.
Для переписки используются
бланки писем организации, структурных
подразделений, должностных лиц. Бланк
письма структурного подразделения используется
в том случае, если руководитель структурного
подразделения наделен правом подписывать
письма.
Бланки для писем могут
быть двух форматов - А4 (210х297) или А5 (148х210
мм) в зависимости от размера текста письма.
Обязательными реквизитами
письма являются: наименование организации
- автора, справочные данные об организации,
дата, регистрационный номер, ссылка на
дату и номер поступившего документа,
адресат, заголовок к тексту, подпись,
отметка об исполнителе, в сопроводительных
письмах – отметка о наличии приложений,
в гарантийных письмах, письмах финансового
содержания и некоторых других, требующих
особого удостоверения, печать. Текст
письма должен быть логичным, последовательным,
убедительным и корректным по форме. Факты
и события необходимо излагать объективно,
лаконично, ясно. Текст письма не должен
допускать различного толкования.
В зависимости от типа
письма и его содержания текст, может быть
простым или сложным. Простые письма состоят
из одной - двух частей: вступления и заключения.
Сложные в композиционном плане письма
содержат: вступление, основную часть
(доказательство), заключение.
Во вступлении дается
обоснование вопроса: причина возникновения
вопроса или его краткая история. Если
поводом для составления письма послужил
какой - либо документ, дается ссылка на
него. В основной части (доказательстве)
излагается существо вопроса, приводятся
доказательства или опровержения. Основная
власть должна быть убедительной, исключающей
сомнения в правильности и обосновании
предлагаемых решений.
Заключении формулируется
основная цель письма (просьба, предложение,
напоминание, требование, мнение и т.д.).
В зависимости от назначения
письма, от того, на чем его автор хочет
сконцентрировать внимание, используются
и другие схемы построения, в которых один
из элементов может отсутствовать или
порядок их расположения может быть иным.
Особой композиционной структурой, как
правило, обладают письма - приглашения,
благодарности, рекламные письма
В зависимости от назначения
письма, от того, на чем его автор хочет
сконцентрировать внимание, используются
и другие схемы построения, в которых один
из элементов может отсутствовать или
порядок их расположения может быть иным.
Особой композиционной
структурой, как правило, обладают письма
- приглашения, благодарности, рекламные
письма.
Бланк письма содержит
реквизиты:
- Государственный
герб РФ (герб субъекта РФ или города);
- эмблему организации
(при наличии герба не проставляется);
- код организации (предприятия)
по ОКПО;
- наименование вышестоящей
организации ( если она имеется );
- наименование организации
(предприятия);
- справочные данные
об организации (почтовый адрес, номера
телефонов, а также, по усмотрению организации,
номера телефаксов, адрес электронной
почты, банковские реквизиты , номер и
дату лицензии).
На бланках письма
допускается указывать трафаретные части
следующих реквизитов: дата, регистрационный
номер документа и ссылка на регистрационный
номер и дату.
В деловой практике
все чаще используются бланки руководителей
предприятий, организаций, ведомств –
бланки должностных лиц. На таком бланке
вместо наименования предприятия указывается
должность, например: «Директор Федеральной
пограничной службы Российской Федерации».
Бланки должностных
лиц разрабатываются в том случае, если
руководители подразделений и должностные
лица имеют право подписи документов.
Стандарт рекомендует
два варианта расположения реквизитов
на бланках – продольный и угловой.
Продольный бланк предполагает
расположение реквизитов заголовочной
части документа вдоль верхней части листа
с их центровкой, то есть равным удалением
каждой строки от левого и правого поля.
Угловое расположение
реквизитов предполагает их размещение
в верхней левой части листа. Особенно
удобен угловой бланк для писем, т.к. правый
верхний угол используется для указания
адресата.
Продольное расположение
реквизитов чаще применяется при оформлении
общих бланков, а угловое – для бланков
писем. Документы, составленные двумя
организациями, оформляют без использования
бланка на листе формата А4. Наименования
организаций - авторов документа в том
случае располагают на одном уровне в
заголовочной части
документа (двумя столбцами).
Все бланки, как и документы, должны иметь
поля не менее:
- левое – не менее
20 мм; правое – 10 мм;
- верхнее – 15 мм; нижнее
– 20 мм.
Текст письма должен
быть лаконичным, последовательным, убедительным
и корректным. Текст письма, как правило,
не превышает одной страницы. Текст письма
чаще всего состоит из вводной части и
основной. В письмах используются следующие
формы изложения:
- от первого лица множественного
числа («направляем на согласование»,
«просим рассмотреть»);
- от первого лица единственного
числа (« прошу перечислить», «считаю необходимым»);
- от третьего лица
единственного числа («банк не может согласиться»,
«компания возражает»).
Если письмо оформляется
на должностном бланке, то текст излагается
от 1-го лица единственного числа: прошу…,
направляю…, считаю необходимым…
Форма обращения от
первого лица множественного числа в большинстве
случаев предпочтительней формы первого
лица единственного числа, поскольку письмо,
как правило, выражает мнение коллективного
субъекта – организации, учреждения, предприятия,
несмотря на то, что подписывается одним
лицом – руководителем.
Тем не менее существуют разновидности
писем и ситуаций, в которых может быть
использована форма обращения от первого
лица единственного числа, например, в
письмах - приглашениях, рекомендательных
письмах.
Письма, адресованные
руководителю по вопросам, требующим его
особого внимания, могут содержать вступительное
обращение – формулу уважительного обращения
к адресату:
- Уважаемый господин председатель!
- Уважаемый господин Дмитриев!
- Уважаемый Павел Николаевич!
- Уважаемые господа!
В этом случае в конце
письма, под текстом, используется заключительная
формула вежливости . «С уважением» после
чего на отдельной строке оформляется
подпись должностного лица.
Для упрощения операций
по обработке писем и ускорения их исполнения
не рекомендуется в одном письме рассматривать
два и более различных вопросов, письмо
должно быть одно предметным по содержанию,
т.е. в одном письме следует рассматривать
только один вопрос или несколько вопросов,
но тесно взаимосвязанных.
Объем письма не должен
превышать двух страниц машинописного
текста; в исключительных, случаях допускаются
письма до пяти страниц машинописного
текста.
Письмо, оформленное
на бланке формата А4, должно иметь заголовок
к тексту:
О нарушении договорных,
обязательств
Об оказании научно
– технической помощи. Заголовок к письму
может не оставляться, если текст письма
небольшого объема. В письмах сложного
содержания заголовок к тексту обязателен.
Если письмо является
ответным, то в бланке письма указывают
номер и дату письма, на который дается
ответ.
Письмо может быть
адресовано одному или нескольким адресатам,
не более чем четырем. Слово «Копия» перед
вторым, третьим, четвертым адресатами
не ставится.
При рассылке писем
типового содержания большему количеству
адресатов оформляется. Список рассылки
с указанием наименований организаций
и их адресов, на самом письме. В этом случае
адресат указывается обобщенно.
Письма визируются
составителем, руководителем подразделения
- автора, при необходимости дополнительно
- руководителями заинтересованных структурных
подразделений, а также заместителем руководителя
организации, курирующим направление,
если письмо подписывается руководителем
организации. Визируются письма на втором
экземпляре, остающемся в архиве организации.
Письма подписываются руководителем организации,
его заместителями в рамках предоставленной
им компетенции, а также руководителями
самостоятельных, структурных подразделений,
если им предоставлено это право,
Письмо должно иметь
отметку об исполнителе, которая проставляется
в нижней часта листа, под подписью руководителя
или на оборотной стороне листа.
Вносить какие - либо
исправления или добавления в подписанные
письма не разрешается.
Датой письма является дата его подписания.
1.2.Функции
служебной переписки
Функции служебных
писем:
– информационная
– в письме фиксируются факты, сведения,
мнения и другие явления, с целью донести
их до адресата;
– организационная
обеспечивает воздействие на людей для
организации и координации их деятельности;
– коммуникативная
– обеспечивает внешние связи организации;
– юридическая – используется
в качестве свидетельства, доказательства
при возникновении спорных вопросов между
сторонами;
– воспитательная
– требует высокого уровня образовательной
подготовки, дисциплинирует исполнителя.
Прежде чем приступить
к изучению особенностей подготовки служебных
писем, нельзя не упомянуть о разнообразии
их видов. Заметим, что для классификации
служебных писем существует немалое количество
оценочных критериев. В частности, известно,
что они отличаются друг от друга:
1) по степени доступности
содержащейся в них информации (по грифу
ограничения доступа) — обычные и ограниченного
доступа (конфиденциальные);
2) по срокам исполнения
— исполняемые в общепринятые сроки, а
также оперативно и срочно;
3) по объему — короткие,
средние и длинные;
4) по виду содержащейся
в них информации — текстовые и комбинированные
(сочетающие фрагменты текста с таблицами,
анкетами и графическими изображениями);
5) по стилю изложения — официальные и
частные; 6) по комплектности — с приложениями
и без приложений; 7) по композиции — простые
(касающиеся одного вопроса) и сложные
(касающиеся двух и более вопросов);
8) по способу адресования
— направляемые в один (целевого назначения)
или несколько (циркулярные) адресов;
9) по информационному
поводу для подготовки — инициативные
и ответные письма. Однако главным классификационным
критерием по - прежнему остается их функциональное
назначение. Приведем краткую характеристику
наиболее часто встречающихся на практике
разновидностей писем, классифицированных
по функциональному признаку.
Письмо – просьба — излагает какую –
либо просьбу, предельно кратко, четко
и уважительно подчеркивает заинтересованность
организации в ее скорейшем выполнении,
заранее выражая благодарность за проделанную
работу.
Письмо - сообщение — предназначено для
целенаправленной передачи адресату какой
– либо конкретной информации, как правило
предпринятая по инициативе автора (организации-отправителя). Н
Письмо - запрос – предназначено для запрашивания необходимой
информации. Особенностью данного вида
писем является то, что они практически
всегда предполагают обязательную реакцию
адресатов в виде письменного ответа по
существу и, как правило, в срок, установленный
или
отправителем запроса,
или нормативно - правовым документом.
Сопроводительное
письмо — письмо, предназначенное
для сопровождения прилагаемых к нему
документов (материалов). Такие письма
могут содержать дополнительную информацию
по прилагаемым документам (материалам)
– названия, количества страниц и т. п.
Сопроводительное письмо способствует
контролю за движением документов (материалов).
Письмо - подтверждение служит для подтверждения
какого - либо факта — например, получения
организацией письма или материальных
носителей, высланных ранее адресату.
Иногда в них приводят краткое изложение,
содержание документов и перечень
материальных носителей.
Письмо – предложение
(оферта) — пример коммерческой
переписки. Такое письмо направляется
одним лицом (оферентом) в адрес другого
лица (акцептанта), выражающее желание
заключить с ним договор или сделать ему
официальное предложение относительно
поставки (допоставки) той или иной продукции.
Различают твердую оферту и оферту без
обязательства.
Первая характеризуется
исключительной конкретностью и точностью в изложении условий
предполагаемой коммерческой сделки (сроков,
наименований продукции или услуг, ее
количества, порядка расчетов и т. п.). Вторая,
скорее, сообщает о принципиальной готовности
адресата к сотрудничеству, для налаживания
и развития которого, требуется предварительное
согласие получателя такого письма.
Письмо - рекламация — коммерческий документ,
представляющий собой предъявление претензий
к стороне, нарушившей принятые на себя
договорные обязательства, и требование
возмещения убытков.
Рекламации предъявляются
в отношении качества товара, выполненных
услуг и других условий заключенного договора. Как
правило, высылается в адрес с приложением
документов, свидетельствующих о недобросовестности
получателя в отношении отправителя письма
(например, акта о непригодности продукции).
Рекламация предполагает письмо - ответ
на рекламацию.
Письмо - извещение — письмо, в котором
что - либо сообщается или утверждается.
Обычно данный вид писем является ответом
на запрос и начинается со слов «На Ваш
запрос сообщаем» , «Извещаем Вас».
Информационное письмо — это разновидность
письма - извещения, своевременно информирующее
заинтересованное должностное лицо или
организацию о свершившемся факте, с целью
информирования адресата и предоставления
в его распоряжение конкретной информации
по каким-либо вопросам
Гарантийное письмо — письмо, направляем
Обязательными для
гарантийного письма являются сведения
об отправителе — юридический и фактический
адрес, банковские реквизиты и т. п. — а
также присутствие в тексте слова "Гарантирую"
Письмо – напоминание — письмо, направляемое
в тех случаях, когда не удается с помощью
личного контакта или телефонных переговоров
достичь необходимого результата. В письме
говорится не только напоминание о выполнении
взятых ранее обязательств, но и о возможных
мерах, которые будут приняты при их невыполнении.
Рекламное письмо представля
Циркулярное письмо высылается вышестоящей
организацией, которая сообщает подчиненным
предприятиям конкретные сведения или
установки, касающиеся деловых вопросов
и задач, которые носят распорядительный
характер.
Информационно - разъяснительными
называются письма, в которых разъясняются,
уточняются поставленные ранее вопросы
или сообщаются какие - то данные, факты.
Запрещения - письма,
в которых дается отрицательный ответ
на запрос. Разрешения - письма, в которых
дается положительный ответ на запрос.
Сопроводительные - письма, сопровождающие
другие документы, сами по себе они беспредметны.
Гарантийные письма - содержат условия
гарантии оплаты, сроков поставки или
погашения кредита. Рекламные письма -
содержат информацию о предлагаемых товарах
и их ценах. Коммерческие письма - предшествуют
заключению и выполнению контрактов и
пр.
1.3.Работа с письмами в организации
Письма относятся
к входящим и исходящим
Входящие письма-это письма которые поступают в организацию.
К числу исходящих
(отправляемых) документов относятся,ответные
письма и инициативные письма, требующие
ответ адресата. Прохождение исходящих
документов включает в себя: - составление
проекта документа; - его изготовление;
- согласование (визирование); - подписание;
- утверждение (если необходимо); - регистрацию;
- экспедиционную обработку; - сортировку
по способам отправки; - отправка; Письмо
должно быть оформлено в соответствии
правилами составления и оформления ОРД
(ГОСТ. 6.30-2003). На подпись или утверждение
письмо должно быть предоставлено руководителю
вместе с материалами, на основании которых
оно готовилось. Исходящие документы регистрируются
только после подписи руководителя. Прежде
чем отправить письма проверяется правильность
оформления: - наличие подписи; - наличие
печати (если она необходима); - наличие
даты и регистрационного номера; - правильность
адресации; - наличие всех страниц и всех
указанных приложений.
Для отправки корреспонденции
по почте ее помещают в конверты. Документы,
направляемые в один адрес, вкладывают
вместе в один конверт.
Письма, поступающие в организацию на бумажных носителях, проходит первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям. Прием и первичная обработка документов осуществляются работниками службы ДОУ. Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «лично»), проверяется правильностью доставки, целостность упаковки документов. Ошибочно доставленные документы пересылают по принадлежности или возвращаются отправителю. При отсутствии на документе адреса отправителя конверт прилагается к документу. Полученный документ регистрируется в журнале регистрации. На полученном документе в правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа предоставляется регистрационный штамп. Он содержит сокращенное наименование организации, дату и регистрационный номер. Документы, адресованные руководству организации, а также документы, в которых в качестве адресатов не указаны конкретные лица или структурные подразделения, предварительно рассматриваются в службе ДОУ, а затем направляют руководству или подразделение. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделением или должностным лицам. Рассмотрение руководителем документы возвращаются в службу ДОУ, где в журнал регистрации вноситься содержание резолюции, а документ передается на исполнение. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение. Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем на бланке, регистрируется и оперативно передается руководителю, которому она адресована. Правила приема, обработки и распределения документов в электронном виде определяются инструкцией по делопроизводству организации с учетом имеющих в организации, с учетом имеющих в организации технических и программных средств.
Глава 2
Организация
служебной переписки ВРО ООО И «Новые
возможности»
2.1. Характеристика
ВРО ООО И «Новые возможности», направление
деятельности
Волгоградское региональное
отделение Общероссийской общественной
организации инвалидов «Новые возможности»
г. Волгоград, ул. Полоненко, 18. КВ.8.Председатель
регионального отделения Шакера Ирина
Яковлевна. Команда организации:
руководитель организации – председатель
ВРО ОООИ «Новые возможности»,бухгалтер,
секретарь,работник службы ДОУ,юрист,
волонтеры, преподаватели кружков,
специалисты соц.обслуживания, специалисты
психиатрического здравоохранения.Устав
организации.Приложение 1.
Партнеры: Облминсоцзащиты, психиатрические службы, Облминобразования, Агенство культурных инициатив, Департамент по связям с общественностью, Комитет по делам молодежи, ВРМОО «Участие».
Организация является Волгоградским региональным отделением Общероссийской общественной организации инвалидов вследствие психических заболеваний «Новые возможности», которая была создана в 2001г. по инициативе глав.врача Областного психоневрологического диспансера г. Твери с целью защиты прав людей с психическими заболеваниями и помощи по адаптированию их в социуме. С тех пор по настоящее время в России создано более 50 региональных отделений ОООИ «Новые возможности», в которых наработаны эффективные методы улучшения психического состояния и выздоровления пациентов, такие как лечение с помощью занятий по интересам, творческого самовыражения, организация досуга и общения в клубах пациентов, ведение больного межведомственной бригадой в трудоустройстве, учебе, в бытовых трудностях. Созданы реабилитационные общежития, дома «на полпути» в Омске, Первоуральске, С.-Петербурге, Вологде, Рязани. В большинстве регионов действуют лечебно-трудовые мастерские.
Весь
этот опыт лег в основу
Волгоградское
отделение ОООИ «Новые
Организация сотрудничает:
- Волгоградская православная епархия, которая предоставила помещение под клуб, организовывает паломнические поездки и, конечно, оказывает душепопечительную помощь.
- Департамент по связям с общественностью
- Институт молодежной политики и социальной работы КДМ
- Волгоградский музей изобразительных искусств им. Машкова, специалист которого проводит кружок Изо.
- Волгоградская областная общественная организация «Центр гармоничного развития человека», которая делится волонтёрами, опытом работы, предоставляет помещение для танцев и физкультурных занятий и кружка рукоделия.
- Волгоградская региональная молодёжная общественная организация «Участие».
Организация
старается решать любые
Таким образом создана благоприятная среда для развития и адаптации инвалидов в общество. В клубе люди с ментальными особенностями чувствуют себя нужными, ценными. Они получают помощь в становлении себя как самодостаточной личности, совершают постепенный личностный рост и развитие своих внутренних ресурсов. Клуб стал переходной ступенькой для самостоятельного, включенного в общество существования инвалидов.
Таким образом психосоциальный уровень инвалидов повысится, они реже попадают в больницы, многие работают и учатся и перестают быть материальной обузой для государства.
Так же
снимется непосильное бремя с
родственников инвалидов, которые
в настоящий момент пока
Так же
участие в клубе здоровой
Участие в работе клуба специалистов социальной защиты населения позволяет получать опыт работы с данной категорией инвалидов, который в настоящий момент отсутствует в Волгоградской области, что позволяет затем шире внедрять его на территории Волгоградской области.
Сотрудничество
клуба с психиатрическими
2.2. СЛУЖБА
ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ
УПРАВЛЕНИЯ (ДОУ)
В учреждение службы
ДОУ в структурном подразделении работу
с документами выполняет делопроизводитель.
Весь процесс управления, построен на
работе с документами. Поэтому документационное
обеспечение управления в учреждение
как важнейшая функция управления, которая
имеет свои задачи и функции. К основным
задачам службы ДОУ относится:
• совершенствование форм и методов работы
с документами; • обеспечение единого
порядка документирования, организации
работы с документами; построения информационно-поисковых
систем, контроля исполнения и подготовки
документов к передаче в архив в соответствии
с действующими нормативами; • сокращение
документооборота; • унификация форм
документов; • разработка и внедрение
нормативных и методических документов
по совершенствованию документационного
обеспечения управления в организации,
ее структурных подразделениях; • внедрение
новейших информационных технологий в
работу с документами. В составе функций
службы ДОУ входят разные виды работ: •
осуществление первоначальной (экспедиционной)
обработки входящих документов; • регистрация
входящих, исходящих и внутренних документов;
• ведение информационно-справочной работы
по документам организации; • машинописное
изготовление документов (набор текста
на компьютере); • копирование, тиражирование
и оперативное размножение документов;
• разработка и проектирование бланков
документов; • подготовка документов
к отправке. Среди организационных функций
службы ДОУ выделяется: • подготовка к
докладу руководству поступающих документов;
• организация своевременного рассмотрения
документов руководством организации;
• регулирование хода исполнения документов,
прохождения и исполнения документов
в установленный срок; • организация хранения
документов в структурных подразделениях;
• организация работы архива в соответствии
с правилами, инструкциями и методическими
рекомендациями Росархива; • повышение
квалификации работников делопроизводственной
службы и архива; • организация рабочих
мест работников делопроизводственной
службы, в том числе автоматизированных
рабочих мест (АРМ), условий труда сотрудников
делопроизводственной службы; • организация
делопроизводства по обращениям граждан;
• разработка (совместно с соответствующими
структурными подразделениями организации)
мероприятий по совершенствованию форм
и методов работы с документами. К контрольным
функциям относят: • контроль за правильностью
оформления документов, представляемых
на подпись руководству (то есть исходящие
и внутренние документы); • контроль за
сроками исполнения документов; • осуществление
контроля за правильностью оформления
и формирования в структурных подразделениях
организации дел, подлежащих сдаче в архив;
• организация контроля за работой с документами
в структурных подразделениях; • обобщение
сведений о ходе и результатах исполнения
документов, систематическое информирование
руководства по этим вопросам; • обеспечение
хранения дел и оперативного использования
документной информации. Методические
функции, выполняемые службой ДОУ, включают:
• разработку номенклатуры дел организации,
инструкции по делопроизводству, табеля
форм документов и других локальных нормативных
документов, закрепляющих систему делопроизводства
организации; • проведение экспертизы
научной и практической ценности документов;
• проведение совещаний и консультирование
по вопросам, относящимся к компетенции
делопроизводственной службы. Назначение
службы ДОУ заключается в организации,
ведении и совершенствовании системы
документационного обеспечения управления
учреждением на основе единой технической
политики и применения современных технических
средств по работе с документами.
2.3. Организация
служебной переписки ВРО ООО
И «Новые возможности»
Организация
Волгоградское региональное
Самым распространенным
в организации Волгоградское региональное
отделение Общероссийской общественной
организации инвалидов «Новые возможности»
является письмо, и все большую силу набирает
электронное письмо. Чаще всего в электронной
форме из Организации отправлялось письмо
просьба.Приложение 2.
Письма оформляются на бланке письма,в
котором представлены следующие реквизиты:
01 - Государственный герб
02 - герб субъекта Российской Федерации;
03 - эмблема организации или
04 - код организации;
05 - основной государственный
06 - идентификационный номер
07 - код формы документа;
08 - наименование организации;
09 - справочные данные об
10 - наименование вида документа;
11 - дата документа;
12 - регистрационный номер
13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14 - место составления или издания документа;
15 - адресат;
16 - гриф утверждения документа;
17 - резолюция;
18 - заголовок к тексту;
19 - отметка о контроле;
20 - текст документа;
21 - отметка о наличии приложения;
22 - подпись;
23 - гриф согласования документа;
24 - визы согласования документа;
25 - оттиск печати;
26 - отметка о заверении копии;
27 - отметка об исполнителе;
28 - отметка об исполнении
29 - отметка о поступлении
30 - идентификатор электронной
Подписывает письма директор организации Шакера Ирина Яковлевна.
Любое письмо
при поступлении в Организацию
делится на входящие и
( Входящие) регистрируется
в журнале регистрации исходящей документации.
При поступлении или
отправлении письма регистрируют,присваивая
входящий или исходящий номер,дату( регистрации).
Письма в журналах нумеруются, начиная
с единицы и далее, в течение года.Приложение 3.
Для удобства оформления
делят на разные виды.
Письма делят на простые
и сложные. К простым относят сопроводительное
письмо, гарантийное, напоминание – в
них, как правило 2 – 3 фразы в стандартной
формулировке. К сложным письмам относят
коммерческое письмо, рекламация. Письма
оформляют на бланке Организации, который
обязательно должен включать полное наименование
и справочные данные для того, чтобы адресат
смог без дополнительных усилий дать ответ,
письма составляют в двух экземплярах,
один из которых остается в Организации
и подшивается в папку с исходящей документацией.
Делопроизводство
– это специфическое направление деятельности,
которое занимается составлением, оформлением
документов, их обработкой и хранением.
Значение документов
в управленческой деятельности трудно
переоценить, так как документ является
основным носителем информации на базе
которой принимаются решения. Особую роль
играет служебная переписка. В письмах
отражается и учитывается деятельность
любой организации, фирмы, предприятия.
От того, насколько грамотно составлено
письмо, часто зависит решение вопроса,
а от быстроты получения и обработки информации
– своевременность принятий решений.
При выполнении работы
цели,задачи были достигнуты, был проведен
анализ организации служебной переписки
в ВРО ООО И «Новые
возможности», изучена структура аппарата
и службы документационного обеспечения
ВРО ООО И «Новые возможности».
1. Делопроизводство:
Учебник / Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Л.В. Санкина;
Под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. - 2-е
изд., перераб. и доп. - М.: МЦФЭР, 2006. - 560 с.
2. Организация работы
с документами: Учебник/ Под ред. проф.
В.А. Кудряева. - 2-е изд., перераб. и доп.
- М.: ИНФРА-М, 2002. 592 с.
3. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные
системы документации. Унифицированная
система организационно-
4. Краткий словарь
видов и разновидностей документов / Главархив,
ВНИИДАД, М., 1974.
5. Организационно-
6. Рекомендации по
документационному обеспечению деятельности
органов исполнительной власти (администраций
краев, областей, городов федерального
значения, органов местного самоуправления).
- М.: ВНИИДАД, Мэрия Москвы, 1995.
Организационно-правовая форма.
1.1. Общероссийская общественная
организация инвалидов “Новые
возможности”, именуемая в дальнейшем “