Служебные командировки

1. ЗАКОНОДАТЕЛЬНАЯ И НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКАЯ РЕГЛАМЕНТАЦИЯ  СЛУЖЕБНЫХ КОМАНДИРОВОК.

1. Регулирование пребывания в командировке законодательными актами

  Нередко для выполнения трудовой функции  работнику необходимо выехать за пределы территориального расположения своей организации. Например, поездки для заключения договора поставок, участия в семинаре, совещании, конференции, проверки работы филиала, дочерней организации, повышения квалификации, а также и во многих других разных случаях в процессе трудовой деятельности. ¹

  Ст. 166 Трудового кодекса Российской Федерации дает понятие служебной командировки как поездки работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.²

  При этом трудовое законодательство не признает служебными командировками служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути (например, проводник пассажирского вагона поезда дальнего следования) или имеет разъездной характер (например, курьер организации).³

  Особенности направления работников в служебные  командировки устанавливаются в  порядке, определяемом Правительством РФ. До октября 2008 года соответствующего нормативного документа не было. Организации  и учреждения всех форм собственности  руководствовались Инструкцией Госкомитета СССР по труду и социальным вопросам, Всесоюзного центрального совета профсоюзов от 07.04.1988 № 62 «О служебных командировках в пределах СССР», которая не совсем отвечала нормам действующего трудового законодательства, поскольку за 20 лет актуальность данного документа утратилась. Это послужило причиной издания Правительством РФ Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением от 13.10.2008 № 749. В Положении изложены особенности порядка направления работников в служебные командировки на территории как РФ, так и иностранных государств.⁴

  Пунктом 3 Положения дано четкое определение  места постоянной работы. Это место  расположения организации (ее обособленного  структурного подразделения), работа в которой обусловлена трудовым договором.⁵

  Согласно  ст. 57 ТК РФ обязательным условием для  включения в трудовой договор  является, в том числе и место  работы, а в случае, когда работник принимается для работы в филиале, представительстве или ином обособленном структурном подразделении организации, расположенном в другой местности, – место работы с указанием обособленного структурного подразделения и его местонахождения.⁶

  Поездка работника по распоряжению работодателя в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, также признается командировкой.⁷

1.2.Нормативная регламентация служебных командировок 

   Какой документ будет регулировать вопросы, связанные с возмещением командированным сотрудникам затрат на проезд, проживание и выплатой суточных, организации решают сами.

   Коллективный  договор есть далеко не в каждой организации. Поэтому наиболее распространенный вариант – издание фирмой внутреннего  нормативного акта.

   Какой именно это будет документ – приказ или Положение о командировках – во многом зависит от специфики деятельности компании.

   Когда командировки – редкое явление для  фирмы, то, как правило, размер суточных она устанавливает в отношении  каждой такой поездки отдельным приказом. Или же просто дополняет этими сведениями унифицированный приказ о командировке.

   Если  же служебные поездки сотрудников  – обычное дело для компании, определять размер суточных применительно  к каждой командировке уже проблематично. В таких случаях целесообразно издать один документ, в котором будут установлены суточные и оговорены все нюансы, связанные с возмещением расходов. ⁸

   В первую очередь в этом документе нужно  установить размеры суточных. Ни минимальной, ни максимальной суммой они законодательно не ограничены. Суточные призваны компенсировать все затраты работников, связанные с проживанием вне дома, в частности на питание. Поэтому их размер даже при поездках в разные регионы нашей страны может различаться.⁹

   В Положении  о командировках нужно установить размеры суточных. Ни минимальной, ни максимальной суммой они законодательно не ограничены.

   Во-вторых, в Положении о командировках  могут быть установлены некие  рамки для расходов на проезд и  проживание. Минфин России, как следует  из письма от 21 апреля 2006 г. № 03-03-04/2/114, не против включения таких повышенных расходов в налоговую себестоимость при условии, что их компенсация предусмотрена внутренними документами фирмы.

   Кроме того, в Положении желательно указать, в каких ситуациях компания считает возможным возмещать сотрудникам стоимость проезда на такси. В случае проверки это может стать аргументом при подтверждении экономической обоснованности таких расходов. Ведь только при соблюдении данного требования затраты на такси можно учитывать при расчете налога на прибыль (письмо Минфина России от 19 декабря 2007 г. 03-03-06/4/880).

   Третье, о чем следует упомянуть в  Положении, – это размеры и  порядок возмещения расходов, которые  не подтверждены документально. Например, из-за потери билета или, допустим, по причине проживания в частном секторе. Компания может принять решение компенсировать и такие затраты, например, в каком-то минимальном размере.¹⁰ 

1.3. Ограничения,  продолжительность и гарантии  при направлении работников в  командировку 

   Перед тем как подписать приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку, руководителю (работодателю) следует убедиться в том, что данного работника он может командировать без каких-либо ограничений.¹¹

     Трудовой  кодекс Российской Федерации прямо  запрещает направление в служебные командировки беременных женщин (ст. 259 ТК РФ) и работников в возрасте до восемнадцати лет (ст. 268 ТК РФ).¹²

     При этом трудовое законодательство из указанного запрещения направления в командировки делает исключение для тех молодых людей, которые являются творческими работниками средств массовой информации, организаций кинематографии, теле - и видеосъемочных коллективов, театров, театральных и концертных организаций, цирков, участвующими в создании и (или) исполнении (экспонировании) произведений, профессиональными спортсменами и которые поименованы в Перечне, утвержденном Постановлением Правительства Российской Федерации от 28.04.2007 N 252.¹³

     Также в период действия ученического договора работники не могут направляться в служебные командировки, не связанные с ученичеством. Это предусмотрено ст. 203 Трудового кодекса Российской Федерации.¹⁴

     Только  с письменного согласия и при  условии медицинского заключения, выданного  в установленном порядке, можно  направить в служебные командировки:

- женщин, имеющих детей в возрасте до 3 лет;

- работников, имеющих  детей-инвалидов или инвалидов  с детства до достижения ими  возраста 18 лет;

- работников, осуществляющих  уход за больными членами их  семей в соответствии с медицинским  заключением;

- матерей и  отцов, воспитывающих детей в возрасте до 5 лет без супруга (супруги).

     Указанные категории работников должны быть ознакомлены  в письменной форме со своим правом отказаться от направления в служебную  командировку.

     В остальных случаях направление  в командировку оформляется приказом, работник, нарушивший приказ, подлежит привлечению к дисциплинарной ответственности.

     Увольнение  работника за нарушение приказа  о направлении в командировку возможно в случаях, предусмотренных  п. п. 5 и 10 ст. 81 Трудового кодекса  Российской Федерации.¹⁵

     Срок  командировки включает в себя время  пребывания работника в месте  командирования и нахождения в пути. На какой период отправить сотрудника в командировку, решает руководитель организации с учетом объема, сложности  и других особенностей служебного поручения.¹⁶

     Трудовой  кодекс Российской Федерации максимальную продолжительность служебной командировки не определяет.

     Срок  командировки может быть любым, но должен быть оптимальным для выполнения работником командировочного задания. Организация может определить такой срок самостоятельно локальным нормативным актом.

     Однако  необходимо помнить, что в соответствии с п. 4 Инструкции № 62 срок командировки (по территории Российской Федерации) не должен превышать 40 дней (не считая времени нахождения в пути).

     Поэтому во избежание возможных разногласий  и различных споров с работниками, специалистами налоговых органов  и т.п. организациям не следовало  бы оформлять командировки выше этого  срока.

     Исключение  составляют отдельные случаи, когда  Правительством Российской Федерации установлены более продолжительные сроки командировки.¹⁷

     Общий срок командировки определяется по дате выезда в командировку и дню возвращения  обратно. Днем выезда считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или иного транспортного средства от места постоянной работы командированного сотрудника. Днем приезда из командировки признается дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы.

     Если  транспортное средство отправляется до 24 часов включительно, то днем отъезда в командировку признаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее - последующие сутки (п. 4 Положения, п. 7 Инструкции). Если станция (пристань, аэропорт) находится за чертой населенного пункта, то учитывается время, необходимое для проезда до нее. В таком же порядке определяется день приезда работника в место постоянной работы.

     Направляя работника в служебную командировку, ст. 167 Трудового кодекса Российской Федерации ему гарантируются  сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой. ¹⁸

     Средний заработок за работником, направленным в командировку, сохраняется как  за время пребывания в месте командировки, так и время нахождения в пути туда и обратно. Средний заработок  за время нахождения работника в командировке сохраняется за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы. Он исчисляется в порядке, указанном в ст. 139 Трудового кодекса Российской Федерации.

     В случае направления в служебную  командировку в соответствии со ст. 168 Трудового кодекса Российской Федерации работодатель обязан возмещать работнику:

- расходы по  проезду;

- расходы по  найму жилого помещения;

- дополнительные  расходы, связанные с проживанием  вне места постоянного жительства  (суточные);

- иные расходы,  произведенные работником с разрешения  или ведома работодателя.¹⁹

     Порядок и размеры возмещения расходов, связанных  со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным  нормативным актом.

     В ст. 8 Трудового кодекса Российской Федерации установлено, что работодатель принимает локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями. Таким образом, организации имеют право своими локальными нормативными актами устанавливать конкретные размеры возмещения командировочных расходов. При этом нормы возмещения командировочных расходов, установленные Правительством Российской Федерации, обязательны в полной мере только для бюджетных организаций. Иначе говоря, организации, не финансируемые из бюджета, могут устанавливать размеры командировочных расходов, отличные от тех, которые установлены Правительством Российской Федерации.²⁰

     Расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями) возмещаются в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами, но не выше:

- железнодорожным  транспортом - в купейном вагоне  скорого фирменного поезда;

- водным транспортом  - в каюте V группы морского  судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы;

- воздушным транспортом  - в салоне экономического класса;

- автомобильным  транспортом - в автотранспортном средстве общего пользования (кроме такси);

- при отсутствии  проездных документов, подтверждающих  произведенные расходы, - в размере  минимальной стоимости проезда:

- железнодорожным  транспортом - в плацкартном вагоне  пассажирского поезда;

- водным транспортом  - в каюте X группы морского  судна регулярных транспортных  линий и линий с комплексным  обслуживанием пассажиров, в каюте  III категории речного судна всех  линий сообщения;

- автомобильным  транспортом - в автобусе общего  типа.²¹

     Командированному работнику, кроме указанных расходов, возмещаются:

- расходы на  проезд в аэропорт или на  вокзал в местах отправления,  назначения или пересадок;

- расходы на  провоз не более 80 килограммов  багажа (независимо от количества  багажа, разрешенного для бесплатного провоза по билету на тот вид транспорта, которым следует работник);

- расходы в  связи с наймом жилого помещения  в случае вынужденной задержки  в пути следования (по установленным  нормам).

     Указанные расходы возмещаются только при  условии представления подтверждающих документов (счетов, квитанций, проездных билетов и др.).

     Можно возместить работнику затраты по проезду в командировке в случае утери оправдательных документов.

     Для этого можно получить заверенные копии утерянных документов либо справки из касс, подтверждающие факт приобретения билетов.

     Руководитель  организации в случае командировки работника по территории Российской Федерации на основании п. 19 Инструкции N 62 имеет право (но не обязан!) разрешить  возместить оплату проезда по минимальной его стоимости. ²²

     Основанием  для возмещения оплаты проезда будет  являться заявление работника о  возмещении ему израсходованных  средств с указанием даты и  времени отправления транспортного  средства, его вида и номера, стоимости  билета, а также причин утраты документов. На заявлении руководитель предприятия должен написать распоряжение о размерах возмещаемых сумм или об отказе в возмещении. Данное заявление прилагается к авансовому отчету и должно храниться в бухгалтерии предприятия. Возможно также оформление приказа руководителя.²³

     Расходы на проживание возмещаются работнику  в сумме фактически произведенных  затрат со дня его прибытия к месту  командировки и по день выезда к  месту постоянной работы по представленным документам.

     Если  работник проживал в гостинице, то количество суток, за которое оплачено проживание, определяется по времени, фактически проведенному в месте командировки. Практически это количество ночей, проведенных в данной местности. Возмещение производится в соответствии с представленными документами с учетом расходов на бронирование и расчетного часа, принятого в гостинице. Обычно единый расчетный час в гостиницах - 12.00 по местному времени.

     Для каждого работника должен быть свой документ, подтверждающий фамилию проживающего лица, стоимость снимаемого им номера, срок пребывания и виды расходов. Снимая номер в гостинице, работники ориентируются на требования, установленные работодателем в отношении предельной стоимости расходов на проживание.²⁴

     В соответствии с Постановлением Правительства  Российской Федерации от 25.04.1997 N 490 "Об утверждении Правил предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации" при оформлении проживания в гостинице исполнитель выдает квитанцию (талон) или иной документ, подтверждающий заключение договора на оказание услуг, который должен содержать:

- наименование  исполнителя (для индивидуальных  предпринимателей - фамилию, имя,  отчество, сведения о государственной  регистрации);

- фамилию, имя,  отчество потребителя;

- сведения о  предоставляемом номере (месте в  номере);

- цену номера (места в номере);

- другие необходимые  данные по усмотрению исполнителя.

     Если, вернувшись из командировки, работник не может документально подтвердить  расходы по найму жилого помещения, то возвращать деньги в полном объеме организация не должна. Размер такого возмещения следует прописать в локальном нормативном акте организации.²⁵

     При расчете суточных, которые полагаются командированному работнику по количеству дней, необходимо руководствоваться  Инструкцией N 62, но при этом следует  иметь в виду, что она применяется только в части, не противоречащей действующему законодательству и в первую очередь Трудовому кодексу Российской Федерации.

     Суточные  выплачиваются командированному работнику  за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути.

     При расчете суточных следует учитывать, что днем отъезда считается день отправления соответствующего транспортного  средства (самолета, поезда и т.п.) из места постоянной работы командированного работника, а днем приезда - день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее - последующие сутки. Если станция (аэропорт, пристань) находится за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции (аэропорта, пристани). Аналогичные правила применяются и для определения последнего дня командировки.

     Следует отметить, что при служебных поездках в местность, откуда командированный  работник имеет возможность ежедневно  возвращаться к месту своего постоянного  жительства, суточные не выплачиваются. ²⁶

     Статьей 168 Трудового кодекса Российской Федерации определено, что все  иные командировочные расходы, произведенные  работником, возмещаются работодателем  только с его разрешения или ведома.

К таким расходам при командировках на территории России можно отнести:

- расходы по  оплате услуг связи;

- дополнительные  услуги, связанные с наймом жилья  (в том числе бронирование номера);

- расходы на  получение и регистрацию заграничного  паспорта;

- расходы на  получение визы;

- сборы за  услуги аэропортов;

- комиссионные сборы;

- расходы, связанные  с обменом наличной валюты  или чека в банке на наличную  иностранную валюту;

- другие расходы.²⁷

     Нормы возмещения командировочных расходов для работников бюджетных организаций  определены Постановлением Правительства  Российской Федерации от 02.10.2002 N 729 "О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета".

В соответствии с указанным Постановлением возмещение расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета, осуществляется в следующих размерах:

- расходы по  найму жилого помещения - в размере фактических расходов, подтвержденных соответствующими документами, но не более 550 руб. в сутки. При отсутствии документов, подтверждающих эти расходы, - 12 руб. в сутки;

- расходы на  выплату суточных - в размере 100 руб. за каждый день нахождения в служебной командировке.²⁸

ГЛАВА II. ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ СЛУЖЕБНЫХ КОМАНДИРОВОК 

2.1. Оформление направления и пребывания в служебной командировке 

  Перед тем как направить специалиста  в командировку, необходимо оформить:

 - служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении по форме № Т–10а;

 - приказ о направлении работника в командировку по форме № Т–9 (если в командировку направляют одного работника) или № Т–9а (если в командировку направляют нескольких работников);

 - командировочное удостоверение (форма № Т–10).

  Все поименованные формы утверждены Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.²⁹

  В служебном  задании (форма № Т–10а) указывают  фамилию, имя и отчество работника, направленного в командировку, структурное подразделение, где он трудится, его профессию или должность, место командировки (с указанием страны, города и организации), даты начала, окончания командировки и количество календарных дней командировки. Подпись под данным документом ставит руководитель структурного подразделения, где работает командированный специалист, а утверждает — руководитель организации. Оформленное служебное задание передают в кадровую службу, оно является основанием издания приказа о командировании работника. ³⁰

  После возвращения из командировки сотрудник на том же бланке служебного задания должен заполнить графы раздела 11 («Краткий отчет о выполнении задания»), согласовать его с руководителем своего структурного подразделения и отправить на утверждение руководителю организации.

  На основании служебного задания составляют приказ о направлении работника в командировку (форма № Т–9 или № Т–9а).

     Если  командируется только один сотрудник, то приказ составляется по унифицированной  форме № Т-9 , в случае если отправляется группа работников, приказ оформляется по унифицированной форме № Т-9а (утвержденных постановлением Государственного комитета Российской Федерации по статистике от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»). ³¹

     В приказе о направлении в командировку обязательно указывается:

     - ФИО работника;

     - табельный номер работника;

     - структурное подразделение работника;

     - должность работника;

     - цель, срок пребывания и место командировки;

     - источники финансирования командировочных расходов;

     - документ, на основании которого командируется работник.

     Приказ  о направлении работника в  командировку подписывает руководитель учреждения. Причем сотрудники, направляемые в командировку, должны ознакомиться с приказом и поставить в нем свою подпись. Также немаловажно предварительно согласовать приказ с бухгалтерией, чтобы определить предстоящие расходы на командировку. В итоге согласования можно добавить в приказ о направлении в командировку пункт об обеспечении главным бухгалтером выплаты суммы командировочных расходов или выплате авансовой суммы на командировочные расходы.³²

     После утверждения и подписания руководителем  организации приказа о направлении  работника в командировку, сотрудник  кадровой службы выписывает в одном экземпляре командировочное удостоверение по унифицированной форме № Т-10. Данное удостоверение является документом, подтверждающим время пребывания работника в служебной командировке. Отметки в командировочном удостоверении о времени пребывания работника в той или иной организации делаются и заверяются подписью ответственного лица и печатью этой организации. В случае если работник командируется в несколько населенных пунктов, он должен проставить отметки в каждом из них. ³³

     На  основании командировочного удостоверения, а точнее сделанных в нем отметок, определяется фактическое время пребывания работника в командировке. Поэтому командированный должен помнить о важности данных отметок и не забывать их делать в пункте назначения.

     Командировочное удостоверение является основным документом, который подтверждает сам факт, а также количество дней нахождения работника в командировке.

     Его оформляют в одном экземпляре. В каждом пункте назначения делают отметки о времени прибытия и  выбытия работника, которые заверяют подписью ответственного лица и печатью той организации, куда человек был направлен.

       Командировочные удостоверения  могут не оформлять: 

       - филиалы и представительства иностранных фирм;