Содержание и эволюция понятия «документ»

1. Содержание и эволюция понятия «документ».

Термин «документ» происходит от латинского слова «documentum» - «поучительный пример», «способ доказательства». Этим словом обозначают любые письменные источники, соответствующим образом оформленные и поэтому имеющие юридическую силу. [5, с. 6]

Этот термин в свою очередь произошел  от глагола «docere» – учить, обучать. Корни этого слова уходят в индоевропейский праязык, где оно, по одной из версий, означало жест вытянутых рук, связанный с приемом или получением чего-либо.

На базе этого слова были образованы слова «doceo»– учу, обучаю, «doctor» – ученый, «doctrina» – учение, и наконец, «documentum» – то, что учит, поучительный пример. В этом значении слово документ использовалось Цезарем и Цицероном. С древности и до XIX века понятие «документ» употреблялось в значении «письменное свидетельство» и в основном использовалось в юриспруденции и дипломатии.  [6, с. 8]

В русский язык слово «документ» пришло во времена Петра I, как заимствованное из немецкого и польского языков, – в значении «письменное свидетельство». Следовательно, документу придавалось, прежде всего, правовое значение.

В нормативных правовых актах дореволюционной  России XIX—XX вв. по организации управления и делопроизводства термин «документ» также почти не употреблялся. В разных законодательных актах документы называются «делами», «бумагами», «актами».

В белорусском языке этот термин также не использовался. В XV—XVII вв. как синоним термина «документ» использовался термин  «лист», которым обозначались и законодательные акты, и акты управления государством и его территориями, и распорядительные документы, и частноправовые акты, и переписка и пр. Для обозначения частноправовых актов (купчие, продажные, меновные, «дельчие», «дарчие» и пр.) использовался также термин «запис».

В советское время термин «деловая бумага» как синоним документа  употребляется в некоторых законодательных  актах, повторяла его  и литература 20-30 гг. То же можно сказать и о  белорусской делопроизводственной литературе. Так,  книга С.Середы, вышедшая в 1926 г., имела название «Дзелавод. Узоры афіцыйных папер, слоўнік тэхнічна-канцэлярскіх выразаў».

Постепенно термин «деловая бумага»  заменяется «служебным документом». Так, в постановлениях ЦИК и СНК  от 7 июля 1932 г. говорится о правилах хранения «служебных документов». В  советское время в нормативных  актах, литературе, в практике работы прочно утвердился термин «документ». Сохраняется он и в настоящее  время.

На международном уровне наиболее общим признано определение  документ как записанной информации, которая может быть использована как единица в документационном процессе. С начала XX века бельгийский ученый Поль Отле в Международном институте документации уже использовал понятие “документ” как термин, объединяющий всю зафиксированную на различных носителях информацию. Он относил  сюда рукописи, печтаные издания, гравюры, схемы, кино- и фотодокументы, диски, карты, записи голоса, ноты, медали, открытки и т.д., и даже скульптуру, живопись и архитектуру. То есть любой источник информации, воплощенный в материальной форме. [6, с. 8]

Переоценить роль документа  в истории человечества достаточно трудно. С древнейших времени дошли до нас различные виды документов, в помощью которых мы узнаем историю своей страны, особенности быта и различных отношений, сложившихся в те далекие времена.  [5, с. 6]

2. Развитие текстового документирования.

Понятие «делопроизводство» базируется на понятии «документирование». Документирование управленческой  деятельности   заключается   в фиксации  на  бумаге или других носителях управленческих действий по установленным правилам, т.е. в создании управленческих документов. Документирование осуществляется     на    естественном    языке

(рукописные   документы,   в   т.ч.   телеграммы,    телефонограммы, телетайпограммы   и   т.д.),  а также на  искусственных языках  с использованием машинных носителей  [7]

Первоначальной формой письма было рисуночное письмо, которым пользовался доисторический человек. Рисуночное письмо передавало более или менее схематичными рисунками конкретные предметы.

Из рисуночного кода примерно в середине IV тыс. до н. э. развилось пиктографическое письмо.

Пиктография (лат. pictus — рисованный, живописный, греч. grapho — пишу) — древнейший вид письма, письмо руками. Условными рисунками изображали не только предметы, но и действия, события, т. е. целое сообщение. Для пиктографии не нужен алфавит, т. е. набор определенных знаков, необходимо только изображать предметы и ситуации (например, человека, лодку, охоту и т. д.).

«Читающий» пиктограмму  не связан какими-либо правилами чтения, он должен лишь правильно опознать изображения.

Некоторые виды пиктографии  используются и в наши дни. Например, на вывесках: изображены ботинки — значит, здесь чинят обувь, нарисованы часы — мастерская по ремонту часов и т. д. Иногда пиктограммы рассчитаны на людей, не знающих языка: например, в гостиницах для иностранцев у кнопок звонков в номере — изображение уборщицы, официанта и т. п.

Поскольку посредством пиктографического  письма нельзя выразить абстрактные  понятия и мысли, на более высоком  уровне развития общества возникла потребность  в новом типе письма — идеографическом.  [3, с. 79]

В идеографическом письме знак-рисунок постепенно превращается в «знак-идею» (идеограмму). В этом случае он означает уже не сам изображаемый конкретный предмет, а ассоциируемое с ним обобщенное понятие. Например, круг с расходящимися лучами означает уже не «солнце», а «жару», «тепло», «горячий» или «теплый».

Разновидностью идеографического является иероглифическое письмо, используемое с конца IV тыс. до н. э. Иероглиф — условный изобразительно-образный графический знак идеографического письма, обозначающий слова (понятие), слоги и звуки. Термин «иероглифический» применяется и по отношению к знакам других систем письма. Так, иероглифами называют знаки древнейшего и современного китайского и японского письма, знаки не клинописной, а изобразительной разновидности хеттского письма и др.

Основой системы письменности остаётся прежняя многозначная идеограмма, но конкретная привязка знака каждый раз к определённому слову  обеспечивается добавлением знаков, выражающих чисто звуковые элементы слова либо в целом, либо его части (особенно грамматических элементов), и знаками — детерминативами, уточняющими круг понятий, к которому относится данное слово.

Идеографический знак, прикрепленный  к определенному слову, называется логограммой. Словесно-слоговым письмом  могли передаваться тексты любого содержания, т.к. такое письмо обеспечивало достаточно адекватную фиксацию речи и надёжное воспроизведение текста при чтении.

Преимущества словесно-слогового  письма: международный характер логограмм, меньшее число знаков на одинаковый отрезок текста по сравнению с буквенным письмом. Поэтому логограммы применяются в составе вспомогательных подсистем письма.

Высшей формой письменности, сложившейся во II тыс. до н.э., было фонетическое письмо, буквенное, в котором знаки обозначают не предметы, а слоги, звуки и графически передаются отдельные звуковые обозначения.

Фонетическое письмо можно  считать самым точным изображением речи. Развитие фонетического письма делится на два этапа. Первый - это буквенно-слоговое письмо - клинописное, возникшее на рубеже IV-III в. до н.э. Второй - алфавитное письмо (II в. до н.э.), в котором каждой графеме (букве) соответствует или первоначально соответствовала фонема (звук). [3, с. 82]

С конца IX в. существовало два  письма - глаголица и кириллица, отличающиеся формой букв. Затем в X-XI вв. в Киевской Руси кириллица вытесняет глаголицу. В XVIII в. появляется скоропись, а в XIX-начале XX в. - гражданское письмо, или гражданский шрифт, т.е. современное письмо.

В зависимости от техники  исполнения различают рукописный, рисованный, гравированный, наборный шрифт. Алфавитное письмо часто называют словесным  или вербальным.

Письменное документирование является высшей формой развития коммуникационной системы "язык". Именно письменный документ стал основой для формирования такого сложного и многогранного  документа как книга.

Таким образом, в зависимости от характера знаковых средств фиксирования информации можно выделить текстовое  документирование. В результате текстового документирования возникает текстовой документ. Это документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи. Текстовое документирование получило самое широкое распространение.

3. История организации делопроизводства в Московском государстве. Приказное делопроизводство.

До XV столетия в Московском княжестве система управления имела дворцово-вотчинный характер. Органами управления в государстве были так называемые пути: сокольничий, ловчий, конюший, стольничий, чашничий. Делопроизводство вели дьяки, а при наместниках – писари и подъячие.

В XI-XV вв. развиваются законодательные основы государства. Это приводит к зарождению русской системы делопроизводства, формируется круг работников, занимавшихся созданием и обработкой документов. Решением вопросов государственного управления занималось княжеско-боярское окружение. Устанавливаются правила засвидетельствования документов подписями (скрепами), печатями, «мостами» князей, городов и отдельных чиновников. [5, с. 7]

В конце XV- начале XVI в. сложилась система приказов – центральных органов государственного управления, которые ведали отдельными отраслями в качестве ведомственных учреждений. Так, Посольский приказ ведал внешними отношениями, Разрядный – военными, Поместный – земельными делами; существовали Холопский, Ямской, Разбойный и другие приказы. Всего было более 40  приказов, каждый из которых насчитывал от 3 до 400 «приказных людей». Во главе приказа стоял судья, руководивший вместе с «товарищами» (заместителями и помощниками) дьяками, назначаемыми из думных чинов. В их ведении находились дьяки (до трех) и подъячие, которые и занимались делопроизводством. Работа дьяков и подъячих строго контролировалась, за ошибки в документах их наказывали – били, лишали жалованья. [4, с. 9]

При каждом государственном, духовном или гражданском учреждении функционировали канцелярии, документы в них оформлялись по определенным общим правилам, которые наследовались  традиционно.

Деятельность канцелярии, работа их отдельных служащих по созданию официальных текстов хорошо видны  по реквизитам создаваемых документов. Так, на каждом документе, который доставлялся в приказ, ставилась дата регистрации. Дьяк в необходимых случаях ставил отметку «выписать», т.е. навести справку. Дело готовили к докладу и обсуждали, после чего выносили «присуд» и распоряжения о подготовке письма-ответа.

Проект документа составляли по указанию дьяка старшие подъячие. Дьяк редактировал этот проект, делая отметки на полях или на обратной стороне листа. Исправленный документ младший подъячий переписывал заново – «белил» и передавал подъячему, который сверял его с черновиком и визировал – ставил подпись на обратной стороне в нижней части листа, подтверждая правильность написанного. [4, с. 11]

В деятельности приказов XV - XVIII вв. выработался определенный процесс работы с документами, который и получил название «приказное делопроизводство». В практике деятельности приказов появились определенные формулы составных частей документов, порядок их оформления и перемещения как в самих приказах, так и между ними. Документы стали разделять на законодательные (царские указы, решения Боярской Думы) и распорядительные (грамоты и указания органов государственного управления). От простых людей в приказы поступали челобитные.

В приказном делопроизводстве повторяемые элементы официального документа (автор – адресат, обращение, содержание, дата) еще не выделялись из текста документа, а писались сплошным текстом.

Документирование приказного делопроизводства ограничивалось документами  следующих видов:

• грамоты (царские указы, посылаемые через приказы на места);
• наказы (указания царя воеводам и другим местным начальникам);
• приговоры;
• челобитные (обращения граждан);
• памяти (записки по делу между подъячими из разных приказов);
• отписки (доклады, поступающие в приказы с мест). [4, с. 10]

Перечень документов свидетельствует, что приказное делопроизводство касалось в основном государственных  и гражданских дел.

Документы в те времена  составлялись в виде узких столбцов, которые скатывались в свитки. В столбце перечислялись все  этапы производства дела, начиная  от первоначального документа, например челобитной, и заканчивая документом-решением. На долгое время столбец стал основной формой документа в России.

Писали на узких (15 – 17 см) полосах бумаги, оставляя обратную сторону чистой. В приказном делопроизводстве все документы по общему делу подклеивались  «друг под друга», склейка «заверялась» подписью дьяка через всю страницу прямо по склейке (чтобы не подменили  документы или порядок их поступления). Чем дольше велось дело, тем длиннее  становился «столп» или свиток. Да и государственные документы  бывали длинными: Соборное уложение 1649 г. – 309 метров. Документы наматывались на стержень или просто хранились  в рулоне на полках или в сундуках. Для наиболее важных изготавливались специальные футляры. При переносе рулоны документов разматывались и волочились за тем, кто их переносил. Отсюда, говорят, пошло слово «волокита» - необоснованное затягивание дела.

Пользоваться такими документами  было сложно: много времени уходило  на развертывание и свертывание  столбца, а склейка не была достаточно прочной, что приводило к быстрому ветшанию и износу. Столбцовое оформление документов в России было отменено Петром I. Вместе со столбцовой формой документа начала  применяться тетрадная форма. Тетрадь – это лист бумаги, сложенный вдвое. Тетради собирались вместе, переплетались и составляли книги. В форме книги велись списки, финансовые, учетные, регистрационные записи и др. [4, с. 7]

Петром I было введено еще одно новшество – подписи руководителя присутственного места на документа и членов коллегии, принимавших участие в решении вопроса. Петр I впервые стал лично подписывать издаваемые им указы. В это же время существенные изменения претерпевает и форма документов. Для многих из них были разработаны «генеральные формуляры» - образцы документов. К этому времени относится и выделение из текста документа даты, которая становится самостоятельным элементом и пишется под текстом с левой стороны листа. Самостоятельным элементов становится также и наименование документа, а в некоторых случаях к нему примыкает обозначение его краткого содержания, хотя требование указывать краткое содержание документа (заголовок) как норма оформляется только в XIX в.  [5, с. 8]

Современное делопроизводство – это результат многовекового  исторического процесса. Но если бы у России были документационные источники  или солидные артефакты, свидетельствующие  об ее историческом прошлом, которое  в действительности уходит не на  одну тысячу лет в глубь веков, мы бы больше уважали себя как народ, и могли бы чувствовать себя на равных с древними цивилизациями. [8, с. 12]

4. Адресование документов. Оформление реквизита «Адресат».

Адресатами могут являться организации, их структурные подразделения, конкретные должностные и частные  лица.

При адресовании документа организации ее наименование указывается в именительном падеже.

Министерство образования

Республики Беларусь

При адресовании документа структурному подразделению в именительном падеже указывается наименование организации, а ниже - наименование структурного подразделения.

ОАО «Альфа»

Отдел кадров

При направлении документа  конкретному должностному лицу наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия  адресата - в дательном.

Новополоцкий городской

исполнительный комитет

Управляющему делами исполкома

Петренко А.В.

При адресовании документа руководителю организации (его заместителю) наименование организации входит в состав наименования должности адресата.

Председателю 

Полоцкого городского

исполнительного комитета

Точило В.С.

При направлении документа  в несколько однородных организаций  их наименования указываются обобщенно  в именительном падеже.

Учебные заведения г.Полоцка

При направлении документа  руководителям нескольких однородных организаций наименования их должностей указываются обобщенно в дательном  падеже.

Директорам учебных заведений 

г. Витебска

Почтовый адрес, как правило, указывается только на конверте. Почтовый адрес входит в состав реквизита "Адресат" при адресовании документа разовому корреспонденту.

Почтовый адрес в реквизите "Адресат" оформляется в соответствии с правилами оказания услуг почтовой связи.

Городская организация профсоюза

работников образования  и науки

ул. Скорины, 8

211400, г. Полоцк

На документах, направляемых постоянным корреспондентам, организациям своей системы, адрес не проставляется. Для отправки таких документов могут  применяться конверты с заранее  напечатанными адресами.

При адресовании документа частному лицу вначале указываются фамилия и инициалы (имя, отчество) получателя, затем - почтовый адрес.

Самковой В.Н.

ул. Гоголя, д. 45, кв. 3

211400,  г. Полоцк

Витебской обл.

Реквизит "Адресат" не должен содержать более четырех  адресов. Слово "копия" перед вторым и последующими адресатами не проставляется.

При направлении документа  более чем в четыре адреса составляется список на рассылку по форме согласно приложению 2. На каждом экземпляре указывается  только один адресат или обобщенное наименование адресатов.

Если документ является ответным, первым адресатом на документе указывается  автор инициативного письма независимо от значимости остальных адресатов.

При направлении документа  в вышестоящие организации не допускается одновременное его  адресование другим адресатам, кроме случаев, когда это определено поручением вышестоящей организации.

[2, гл. 4, п. 51]

          Адрес не   проставляется   на   документах,   направляемых   в правительственные   учреждения,   постоянным   корреспондентам   или организациям своей системы;  в этих случаях целесообразно  применять конверты  с  заранее  напечатанными  адресами.  Документ  не  должен содержать больше четырёх адресов:  каждый экземпляр такого документа должен  быть подписан.  При направлении документа более чем в четыре адреса составляется  список  на  рассылку  и  на  каждом  экземпляре указывается   только   один   адресат  или  обобщённое  наименование адресатов.

          При направлении   документа   нескольким  адресатам  (не  более четырёх  адресатов)  на  документе,  как  правило,  указываются  все адресаты  (без  слова  копия перед 2-м,  3-м,  4-м адресатами);  все экземпляры печатаются на бланках.  Если документ  является  ответом, первым  адресатом  следует указывать автора инициативного письма вне зависимости от значимости остальных  адресатов;  основному  адресату направляется первый экземпляр документа.

          При направлении документа в вышестоящий орган одновременное его адресование  другим адресатам не допускается,  кроме случаев,  когда это определено соответствующим  поручением  вышестоящего  органа  (в тексте документа даётся ссылка на дату и номер поручения). Каждая составная часть адресата  (наименование   организации, структурного    подразделения,   должность,   фамилия   и   инициалы получателя,  почтовый адрес) должны начинаться  с  новой  строки.  В конце  смысловых  строк (составных частей) адресата знаки препинания не ставятся, в середине строк - сохраняются.  При написании адресата допускаются сокращения: п.я. (почтовый ящик), в.ч. (воинская часть), обл.,  г.  (город),  с.  (село),  р-н,  ул., пер., пр., корп., кв. В обозначениях номеров домов, корпусов, квартир, знак "N" не ставится, при литерном написании номера, буква пишется слитно с цифрой (25а). [7]

5. Бланки документов.

Согласно Инструкции по делопроизводству, бланк документа - стандартный лист бумаги с воспроизведенными на нем реквизитами, содержащими постоянную информацию, и местом, отведенным для переменной. [2, гл. 3, п. 21]

Устанавливается два вида бланков, разрабатываемых в соответствии с Государственным стандартом Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 "Унифицированные  системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", утвержденным постановлением Государственного комитета Республики Беларусь по стандартизации, метрологии и сертификации от 21 декабря 2004 г. N 69 (далее - СТБ 6.38-2004): бланк для письма и общий бланк других видов  организационно-распорядительных документов.

На общем бланке могут  оформляться распорядительные документы: приказы, постановления, распоряжения и др., а также организационные  документы – положения, инструкции и др. Справочно-информационные внутренние документы (акты, справки и др.) могут  оформляться как на общем бланке, так и на чистых листах бумаги формата  А4 при соблюдении СТБ 6.38 – 2004. [5, с. 121]

В соответствии с Указом Президента Республики Беларусь от 28 июня 2000 г. № 357 «Об упорядочении изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь» и Законом Республики Беларусь  от 5 июля 2004 г. № 301 – 3 «О государственных символах Республики Беларусь» государственные органы и иные организации обязаны помещать изображение Государственного герба Республики Беларусь на бланках документов (гербовые бланки). Гербовые бланки разрабатывают на основе продольного расположения реквизитов на двух языках (белорусском и русском).  [5, с. 21]

Согласно пункту 1 Указа  Президента Республики Беларусь от 28 июня 2000 г. № 357 «Об упорядочении изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь»,

право  помещать  изображение  Государственного герба Республики Беларусь    на    бланках    документов    предоставляется    только государственным органам и иным государственным организациям;

руководителям, другим должностным  лицам государственных органов и    иных  государственных  организаций  запрещено  изготовление   и использование    должностных   бланков  документов  с   изображением Государственного герба Республики Беларусь;

право  помещать  изображение  Государственного герба Республики Беларусь  на  бланках документов иных организаций, кроме названных в абзаце  втором  настоящего  пункта,  а  также на должностных бланках документов  руководителей,  других  должностных  лиц государственных органов  и  иных  организаций  может  быть предоставлено Президентом Республики Беларусь или в установленном им порядке. [9, п. 1]

Список источников и использованной литературы.

1. Государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 "Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов"
2. Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, 2009 г.
3. Кушнаренко Н.Н. Документоведение: Учебник. — 8-е изд., стер. — К.: Знания, 2008. — 459 с. — (Высшее образование XXI века). 
4. Мишина Л.А. Документация. Делопроизводство. – Минск: Амалфея, 2008. – 452 с.
5. Мусаткова Н.М. Деловая документация: учеб. пособие. – Минск: Беларус. Энцыкл. імя П.Броўкі, 2009. – 128 с.
6. Охотников А.В., Булавина Е.А.   Документоведение и делопроизводство: Учебное пособие. – Изд. 2-е, перераб. и доп. – М.: ИКЦ “МарТ”; Ростов н/Д: издательский центр “МарТ”, 2005. – 304 с. – (Серия “Безупречные документы”).
7. Примерная инструкция по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь
8. Спивак В. А. Делопроизводство. – СПб.: Питер, 2003. – 208 с.
9. Указ Президента Республики Беларусь от 28 июня 2000 г. № 357 «Об упорядочении изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь»