Содержание и технология процесса управления

   Федеральное агентство по образованию

   Государственное образовательное учреждение высшего  профессионального образования

   «Рязанский  государственный университет имени  С.А. Есенина»

   Факультет социологии и управления 
 
 
 
 
 
 

   КУРСОВАЯ  РАБОТА

   Тема: Содержание и технология процесса управления

   Выполнила:

   Монкина Е.И.,

   факультет социологии и управления,

   2 курс, группа ГМУ  22 

   Научный руководитель:

   кандидат  экономических наук,

   доцент  Летунов В.Н.

   Дата  защиты_____________ Оценка______________

   ________________________________

   _{(подпись  научного руководителя)} 
 

   Рязань, 2010 

   Содержание:

   Введение………………………………………………………………………….3

1.Процесс управления организацией и его функции…...…………………......4

   2. Характеристика основных функций  управления………………………….10

   3. Место решения в процессе управления …………………………………...23

   4. Технология процесса управления……………….………………...27

   Заключение……………………………………………………………………...32

   Список  использованной литературы………………………………………….33

   Приложения…………………………………………………………………….35 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение 

   В общем виде управление следует представлять, как  умение добиваться поставленных целей, используя труд, мотивы поведения  и интеллект людей. Речь идет о  целенаправленном воздействии на людей  с целью превращения неорганизованных элементов в эффективную и производительную силу. Другими словами, управление  - это человеческие возможности, с помощью которых лидеры используют ресурсы для достижения стратегических и тактических целей организации.

   В экономике формируются, функционируют  и развиваются различные объекты, как государственного социального управления, так и  менеджмента горизонтальных рыночных структур. Частная, негосударственная и смешанная собственность являются объектами управления горизонтальных рыночных структур. 

   Следовательно, управление - это координация усилий коллектива людей для достижения определенных целей.

   В настоящее время в управленческой мысли широко распространен процессный подход к управлению, который рассматривает  управление как процесс, состоящий  из ряда определенных последовательный шагов - функций управления. Все функции управления взаимосвязаны; каждая функция также представляет собой процесс, т.к. состоит из серии взаимосвязанных действий.  

   Все компании, фирмы и предприятия на определенном этапе сталкиваются с имеющей большое значение  проблемой эффективного управления. Так что данная тема очень актуальна в настоящее время. Повышение интереса к управлению говорит о значительных социальных и экономических переменах, произошедших в обществе.

   Цель  работы: рассмотреть основные функции, технологию и методы процесса управления организацией, и выяснить какие из методов являются наиболее эффективными.

1. Процесс управления организацией и его функции

   Управление  следует рассматривать как процесс. Процесс управления - это совокупность непрерывных, последовательно выполняемых, взаимосвязанных действий по формированию и использованию ресурсов организации для достижения ею своих целей. Эти действия, весьма важные для успеха организации, называются управленческими функциями. Таким образом, процесс управления является общей суммой всех функций.

   Он  решает две задачи: тактическая заключается  в поддержании устойчивости, гармоничности  взаимодействия и работоспособности  всех элементов объекта управления; стратегическая обеспечивает его развитие и совершенствование, перевод в качественно и количественно иное состояние.

   Этот  процесс характеризуется непрерывностью, циклической повторяемостью отдельных  фаз (сбора, обработки, анализа, хранения, контроля информации; выработки и  принятия решений; организации их выполнения), неравномерностью, инерционностью, проявляющейся в запаздывании управленческих действий. Он развивается и совершенствуется вместе с самой организацией.

   Как правило, процессы управления фирмой очень  многообразны, многомерны и имеют  сложную структуру (состоят из большого числа стадий и фаз). В общем смысле процесс управления состоит из общих функций управления, которые объединяются в циклы управления (рис. 1.1).

   Содержание  действий и функций, осуществляемых в процессе управления, зависит от типа организации (административная, общественная, образовательная и т. д.), от размеров и сферы ее деятельности (производство, торговля, оказание услуг), от уровня в управленческой иерархии (высший уровень руководства, средний или нижний), от роли внутри организации (производство, маркетинг, финансы, кадры) и целого ряда других факторов.

   Однако, несмотря на разнообразие функций управления в организации, существуют однородные виды деятельности. Так, почти сто  лет назад А. Файоль выделил шесть  основных видов деятельности, или операций, в организации производства и управления предприятием, которые приходится выполнять управленческому персоналу:

• технические;
• коммерческие;
• финансовые;
• защитные (по охране);
• бухгалтерские (счетные);
• административные.

   К числу административных операций, по А. Файолю, относятся следующие пять:

• предвидение (прогноз и составление программы действий);
• организация (создание двойного организма фирмы - материального и социального);
• распорядительство (приведение в действие персонала фирмы и устранение обнаруживаемых отклонений от заданной программы действий);
• согласование (или координация, т. е. правильное сочетание всех действий и усилий);
• контроль исполнения.

   1.1. Составляющие процесса управления

   Деление единого процесса управления на относительно обособленные, но в то же время неразрывно связанные функции необходимо при описании системы управления как интегрированного процесса, направленного на достижение четко определенной цели.

   Функции управляющей системы, т.е. менеджмента как такового, определяет всего несколько основных  видов функций:

     а) Планирование;

     б) Организация;

     в) Стимулирование /мотивация/;

     г) Контроль.

      Планирование -  процесс подготовки на перспективу решения о том, что должно быть сделано, как, когда, какие и сколько ресурсов должно быть использовано. Функция планирования отвечает на три вопроса:

• где организация находится в настоящее время;
• куда она хочет двигаться;
• как организация собирается сделать это.

     Организация.

   Этапы:

      1. структурная организация (включает структуру полномочий и структуру коммуникаций;

      2. организация процесса производства (включает организацию работы  персонала, работы во времени,  работы в пространстве).

     Мотивация - максимальное удовлетворение потребности работников организации в обмен на их эффективную работу.

     Этапы:

      1. определение потребности работников;

      2. предоставление возможности работнику  удовлетворить эти потребности  через хорошую работу.

   Контроль - процесс обеспечения того, что организация действительно достигла своей цели.

   Этапы:

       1.  установление стандартов;

   2. измерение того, что было фактически  достигнуто и сравнение достигнутого  с намеченными стандартами;

   3. определение источников расхождения  и действий, необходимых для коррекции  планов.  Концепция управленческого процесса применима ко всем типам организаций, поскольку процессный подход определяет лишь основные общие шаги при управлении и предоставляет возможность их использования и выбора содержания в зависимости от условий каждой конкретной фирмы.

   Без проявления функций управления невозможно нормальное функционирование организации  или предприятия, поэтому изучению и анализу функций управления нужно уделять достаточное внимание.

   1.2. Сущность и содержание функций  управления

      Функции управления - это конкретный вид управленческой деятельности (осуществляется специальными приемами и способами), а также соответствующая организация работ.

      Как мы видим, одним из основных  компонентов, составляющих содержание  управления, являются функции. Таким  образом, для выполнения той или иной относительно простой работы необходимо заранее определить, что нужно в итоге получить, как организовать дело, мотивировать и проконтролировать его выполнение. Это и есть функции управления. Хотя со временем техника управления и усовершенствовалась, основополагающие управленческие функции остались сравнительно неизменными.

      Каждая функция менеджмента представляет  собой сферу действия определенного  процесса управления, а система  управления конкретным объектом  или видом деятельности - это совокупность функций, связанных единым управленческим циклом. В этом суть процессного подхода к исследованию функций управления.

      Анри Файоль, которому принадлежит  разработка теории административного  управления, в начале ХХ в. выделил  пять исходных функций, или элементов, административного процесса: предвидение, организация, распорядительство, согласование, контроль.

      Но очень часто говорят лишь  о четырех функциях управления - планирование, организация, мотивация  и контроль.

      Концепция российского управления как процесса  выполнения взаимосвязанных функций планирования, организации, координирования и регулирования, мотивации и стимулирования, контроля объединила ряд теорий управления, в частности, школу научного управления и административную теорию.

      Наиболее полное содержание управления  как процесса отражают основные  функции, выступающие общим условием  управления социальными и социально-экономическими  процессами. Процесс воздействия  будет реальным при его завершении  в производственно-хозяйственной деятельности, где применяются любые средства взаимодействия: цели, стратегии, методы, структуры управления. Поэтому процесс управления может быть рассмотрен как процесс взаимодействия субъекта и объекта управления, где реализуются идеи субъекта, т.е. менеджера. Данная группа функций объединяется процессом выработки  и реализации управленческого решения, имеющим универсальные этапы в определенной их последовательности, которые можно трактовать как группы функций менеджмента, т.е. видов деятельности по выработке и реализации управленческих решений.

      В рыночных условиях должны  закрепляться не только функции,  но и ресурсы, связанные с  выполнением данных функций и  принятием решений, конкретные  виды ответственности за результативность  управления.

      Для управленцев знание взаимосвязи  и взаимодействия групп функций  менеджмента создает условия  принятия правильных решений  в области формирования  и функционирования  систем управления.

      Отметим главные особенности  функций управления. Отношения управления в рыночной экономике многогранны, многослойны, ибо отражают разные грани социально-экономических отношений между людьми и коллективами, занятыми  в   производственных и непроизводственных сферах деятельности организаций различных форм собственности.

      Важная особенность функций управления, обусловленная спецификой российской экономики, заключается в потребности высокой степени адаптивности к изменениям внешней и внутренней среды.

      Под адаптивностью понимается  способность сохранения качественной  определенности функции управления при изменениях социально-экономической среды. В систему адаптивных элементов системы управления включается вся совокупность средств воздействия: целевые, регулирующие, координирующие, активизирующие, мотивирующие, контролирующие, самоорганизующие. Отсюда следует, что система средств воздействия и взаимодействия по каждой функции должна обладать гибкостью и обеспечивать меньшие потери ресурсов при изменении социально-экономических и организационно-технических факторов.

      Следует отметить и процессы адаптации к ошибочным решениям и негативным явлениям в системе управления. Так, нынешняя практика реформирования производственных отношений (одномоментный отпуск цен, введение законодательных актов задним числом, отсутствие механизмов их реализации) вызывает возмущение экономической среды и адаптацию к данным условиям низших звеньев (сокрытие доходов, неуплата налогов, неисполнение государственных решений).

      Функции управления имеют специфический  характер, особое содержание и  могут осуществляться самостоятельно, быть как не связанными между собой, так и неразрывно связанными, более того, они как бы взаимопроникают друг в друга. Иными словами, в системе управления все управленческие функции объединены в единый целостной процесс.

   Рассмотрим последовательно содержание каждой из основных функций управления.

   2. Характеристика основных функций управления

   2.1. Функция планирования

   Планирование - это первая, важнейшая функция процесса управления, представляющая собой процесс разработки плана, определяющего то, что нужно сделать (достичь) и какими методами, сообразуясь со временем и пространством.

   Если  плановые показатели недостаточно обоснованы, то, как бы хорошо организация ни работала на последующих этапах, результат  будет низким. Поэтому от правильно сформулированных планов в значительной мере зависит качество управления.

   Функция планирования призвана ответить на следующие  вопросы:

   - где мы находимся в настоящее  время? Менеджеры должны оценить  сильные и слабые стороны организации  в основных ее областях (финансы, персонал, маркетинг, НИОКР), чтобы определить, чего может реально добиться организация;

   - куда мы хотим двигаться? Менеджеры  должны, оценивая возможности и угрозы в окружающей организацию среде, определить, какими должны быть цели организации и что может помешать их достижению;

   - как мы собираемся сделать  это? Менеджеры решают, что должны  делать члены организации для  достижения целей.

   Планирование  можно классифицировать по следующим  признакам:

• по степени охвата;
• по предмету планирования;
• по сфере функционирования;
• по срокам;
• по содержанию планирования и т. д.

   Основные  задачи планирования деятельности организации:

• выбор оптимальной стратегии деятельности организации на основе прогнозов альтернативных вариантов;
• обеспечение устойчивости функционирования и развития организации;
• формирование оптимального по номенклатуре портфеля инноваций и инвестиций;
• комплексное обеспечение выполнения планов;
• формирование организационно-технических и социально-экономических мероприятий, обеспечивающих выполнение планов;
• координация выполнения планов по заданиям, исполнителям, ресурсам, срокам и качеству;
• стимулирование выполнения планов.

   К главным принципам планирования относятся все научные подходы к менеджменту:

• системный;
• комплексный;
• интеграционный;
• маркетинговый;
• функциональный;
• динамический;
• воспроизводственный;
• процессный;
• нормативный;
• количественный;
• административный;
• поведенческий;
• ситуационный.

   Их  соблюдение является обязательным условием разработки обоснованного плана.

   К дополнительным принципам планирования относятся:

• ранжирование объектов по их важности;
• точность;
• сбалансированность плана;
• гибкость;
• вариантность плана;
• непрерывность;
• экономическая обоснованность показателей;
• преемственность стратегического и текущего планов;
• единство (означает связь планируемого звена с организацией в целом);
• автоматизация планирования;
• согласованность плана с параметрами внешней среды;
• участие (тех, кого план непосредственно затрагивает);
• социальная ориентация плана;
• обеспечение обратной связи системы планирования при управлении.

   Планы содержат перечень того, что должно быть сделано, определяют последовательность, ресурсы и время выполнения работ, необходимые для достижения поставленных целей. Соответственно, планирование включает:

• анализ ситуации и факторов внешней и внутренней среды;
• установление целей и задач;
• разработку стратегий, программ и планов для достижения целей;
• оценку альтернативных вариантов плана;
• определение необходимых ресурсов и их распределение по целям и задачам;
• доведение планов до всех, кто их должен выполнять и кто несет ответственность за их реализацию.

   В целом функция планирования осуществляется в современных организациях на двух уровнях: стратегическом и оперативном.

   Из  стратегического планирования вытекает оперативное (обычно годичное) планирование, которое строится достаточно детально. В соответствии с этим планом по каждому направлению деятельности организации определяется объем деятельности, составляются планы по привлечению рабочей силы и капитальных вложений, планы выпуска продукции. Годовой план детализирует планы производства и сбыта поквартально и помесячно. При этом каждое подразделение ежемесячно уточняет прогнозы продажи и затраты и приводит свои планы в соответствие с этими уточнениями.

   Оперативное планирование деятельности предприятия осуществляется в ряде случаев на основе бизнес-плана, В нем должен быть определен курс, которого намерена придерживаться организация в определенный промежуток времени (обычно год, но в сегодняшних российских условиях нестабильности российской экономики горизонт бизнес-планирования может снижаться до 1-3 месяцев).

   Бизнес-план разрабатывается в следующих  основных случаях:

   - при освоении новых сфер деятельности  организации;

   - при создании новых видов бизнеса;

   - при решении вопросов выхода  организации из кризиса неплатежей;

   - при приватизации государственных  и муниципальных предприятий (для обоснования предложений по приватизации и определения круга задач по санированию (оздоровлению) приватизируемых предприятий);

   - при открытии организаций;

   - при внедрении новых продуктов;

   - при разработке концепции ведения  бизнеса в перспективе.

   Кроме того, заимодавцы или инвесторы, прежде чем вкладывать деньги в бизнес, должны знакомиться с бизнес-планом. При этом им следует обращать внимание на деловую репутацию предпринимателя, денежный поток по обслуживанию долга, обеспечение гарантий и долю собственного капитала.

   Бизнес-план также, по существу, является эталоном, с которым можно сравнивать фактические результаты деятельности организации.

   Таким образом, бизнес-план всегда является важнейшим документом. В нем следует:

• ставить реальные цели;
• показывать пути их достижения;
• определять необходимые ресурсы.

   Разделами бизнес-плана являются:

   1) краткое содержание;

   2)  историческая справка;

   3)  основные продукты и/или услуги;

   4)  анализ рынка и маркетинг;

   5) производство;

   6) управление;

   7) организация и персонал;

   8) собственность;

   9) финансовый анализ;

   10) риски и доходы;

   11) задачи и основные этапы;

   12) приложения.

   Размеры бизнес-плана определяются его целью  и предполагаемыми адресатами. Он должен быть настолько лаконичным, насколько это позволяет необходимость полно и точно изложить предмет.

   2.2. Функция организации

   Следующей функцией процесса управления является организация. Задачи ее:

   - деление организации на части  и делегирование выполнения общей управленческой задачи путем распределения ответственности и полномочий;

   - формирование организационной структуры  организации, налаживание взаимодействия ее элементов;

   - создание условий для формирования  определенной организационной культуры организации;

   - организация выполнения принятых решений;

   - текущая организация производственного,  торгового и иных процессов;

   - обеспечение деятельности организации  всеми видами ресурсов;

   - преобразование (реорганизация) системы  в ходе развития из менее  организованного состояния в  более организованное (техническое перевооружение, реконструкция предприятия и т. д.).

   При этом важное значение имеет рациональная организация управленческих процессов. Эти процессы подразделяются на основные, вспомогательные и обслуживающие. При этом в качестве предмета труда выступают управленческое решение, информация, документы. Если операция направлена на изменение параметров предмета труда, то процесс является основным. К обслуживающим управленческим процессам относятся накопление, контроль и передача предмета труда, к вспомогательным - операции, в результате которых создаются нормальные условия для выполнения основных и обслуживающих процессов.