Сохранность документов на современном этапе

СОДЕРЖАНИЕ:

Введение3

Глава 1. Основные угрозы архивам - объектам защиты  архивных документов. Характеристика средств и методов их предотвращения.3

1.1.Фактор опасности - стихийные бедствия 6

1.2. Фактор опасности - угроза террористического акта 10

1.3.Фактор опасности – физическое повреждение документов………....11

1.4.Фактор опасности – хищение документов.……………….….……….23

1.5.Фактор опасности – обеспечение сохранности носителей и текстов архивных документов 29

глава 2. консервация и Реставрация документов…………..32

2.1.Содержание реставрации и консервации…………………….…….....33

2.2.Первичная реставрация и консервация архивных документов……..34

2.3.Стабилизация документов…………………………………….…...…..36

Глава 3. Физико-химическая и техническая обработка архивных документов………………………………………….…….……38

вывод…………………………………………………………….…….…....….41

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ  ЛИТЕРАТУРЫ…………..…..………….…42

ПРИЛОЖЕНИЕ………………….……………………………………………....46

ВВЕДЕНИЕ

Государственные архивы России являются основными хранителями  и распорядителями Архивного  фонда Российской Федерации –«исторически сложившейся и постоянно пополняющейся совокупности архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое, культурное значение, и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации» .[ 3]

Несмотря на общепризнанную научную и культурную ценность, архивные документы постоянно подвергаются внешним и внутренним угрозам: пожары, затопления, террористические акты, нарушение правил хранения, хищения сотрудниками и посторонними лицами. В последние два десятилетия ситуация особенно обострилась: степень риска физического повреждения документов достигла кризисного состояния, а объектами хищения сделались не только отдельные документы, но и целые единицы хранения. Все это привлекло внимание общественности и Росархива, однако проблема сохранности документов по-прежнему остается нерешенной, и, соответственно, актуальность проблемы защиты документов в архивах остается исключительно высокой.

 В данной курсовой работе рассмотрим часть проблемы обеспечения сохранности документов, которая требует дополнительного изучения, а именно: угрозам архивным документам как факторам опасности.

 Не претендуя на  полноту охвата проблемы, автор  работы ограничиться обзором  основных угроз архивам – объектам  защиты архивных документов, а  также характеристикой некоторых  средств и методов их предотвращения.

Термины и понятия, используемые в работе, соответствуют принятым в системе учреждений Минкультуры России. [21].

Так, обеспечения сохранности – это «комплекс мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения архивных документов, исключающих их хищение и утрату и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии».

Режимы хранения документов представляют собой совокупность условий их хранения и подразделяются на:

– температурно-влажностный, обеспечивающий предохранение документов от повреждающего действия температуры и влаги;

– световой, обеспечивающий предохранение документов от ненормативного воздействия света;

– санитарно-гигиенический, обеспечивающий предохранение до- 
кументов от биоповреждений и загрязнения;

– охранный, обеспечивающий предохранение документов от хи- 
щений, утрат, несанкционированного выноса.

Угроза – вероятностная характеристика, определяющая совокупность факторов опасности, воздействию которых может реально подвергаться учреждение культуры (архив).

 Фактор опасности – действие или явление, которое может привести к повреждению или уничтожению материальных и культурных ценностей (в нашем случае – архивных документов), а также угрожающее здоровью или жизни людей.

Хищение – противоправное безвозмездное изъятие имущества учреждения культуры (архива) или культурных ценностей, совершенное с корыстной целью в пользу виновного или других лиц.

Защищенность  объекта – качественный показатель, характеризующий уровень безопасности объекта.

Риск – состояние системы безопасности объекта (архива), которое по условиям ее функционирования может объективно не предотвратить возникновение фактора опасности.

Безопасность  фондов – состояние защищенности архивных фондов от воздействия различных факторов опасности, возникающих при неблагоприятных условиях их хранения.

Архивы находятся под  воздействием внешних и внутренних угроз: стихийные бедствия; террористические акты; нарушение режимных условий, правил хранения, учета, использования архивных документов; хищения сотрудниками и посторонними лицами. Каждый из названных факторов опасности требует применения индивидуальных (специфических) методических, организационных и технических средств и методов защиты, способных предотвратить их действие.

Глава 1. Основные угрозы архивам - объектам защиты

архивных  документов.

Характеристика  средств и методов

их  предотвращения.

1.1.  Фактор опасности - стихийные бедствия

Стихийные бедствия – явления  природы, отличающиеся большой разрушительной силой (пожары, землетрясения, наводнения, затопления и другие природные и бытовые катаклизмы), способные привести к масштабному уничтожению архивных комплексов.

Наиболее частыми причинами  возникновения пожаров в архивах  являются замыкание в электропроводке, возгорание электроприборов, неосторожное обращение с огнем, курение. Пожар, возникший по этим причинам, развивается медленно, сопровождаясь задымлением. В большинстве случаев именно образование дыма до появления открытого пламени является первым признаком возгорания. Обнаружение дыма становится основной задачей системы пожарной сигнализации.

 На ранней стадии  возгорания локализовать пожар  позволяет установка дымовых  извещателей – приборов, реагирующих на частицы твердых или жидких продуктов горения.

На стадии появления пламени, что сопровождается мгновенным возгоранием легковоспламеняющихся сухой бумаги, нитроосновы, жидкостей, быстроту локализации возгорания может обеспечить установка извещателей пламени – приборов, способных своевременно обнаружить огонь.

Эффективны тепловые пожарные извещатели – приборы, контролирующие температуру в помещении, позволяющие задать параметры мгновенного срабатывания системы при превышении заданной температуры. Сигналы о срабатывании датчиков дыма должны поступать на единый диспетчерский пульт архива, а также на пульты пожарных служб.

Обязательному оснащению  средствами пожарной сигнализации подлежат архивохранилища и помещения, в  которых постоянно или временно хранятся архивные документы, аварийные  и запасные выходы из здания архива, а также основной вход (при отсутствии круглосуточного поста охраны).

Установка ручных пожарных извещателей в местах повышенного риска и на маршрутах эвакуации обеспечивает раннее извещение о возгорании на пульт охраны посредством передачи сигнала любым сотрудником, оказавшимся на месте возгорания.

Помимо средств обнаружения  возгорания требуются ручные и автоматические средства активного пожаротушения: огнетушители, установки газового пожаротушения. Принцип действия последних основан на подаче в зону пожара газа, не поддерживающего горение (хладоны и их производные). Такие установки не наносят вреда документам и иным предметам, находящимся на объекте.

К системам газового пожаротушения  относятся и самосрабатывающие модули порошкового пожаротушения. Под действием температуры они взрываются и засыпают порошком зону горения, перекрывая доступ кислороду. Такой способ пожаротушения относительно недорог и экономичен.

В чрезвычайных ситуациях, к  сожалению, приходится прибегать к  современным автоматическим системам водяного пожаротушения (спринклерным). Вода наносит ущерб бумаге и иным носителям информации. При выборе средств и способов пожаротушения в архивах, где сконцентрированы тонны бумаги, дерева, других горючих материалов, исключительно важно соблюдение требований минимального воздействия пожаротушащего реагента на защищаемые бумажные и иные носители информации.

Специальные системы защиты от пожаров в архивах, в том  числе применение тонкого распыления воды, требуют серьезного изучения и совершенствования с тем, чтобы свести к минимуму повреждение основы докумен-

та [7].

 Согласно вышеназванным  Специальным правилам пожарной  безопасности государственных и муниципальных архивов Российской Федерации, следует использовать преимущественно хладоновые и углекислотные огнетушители с учетом предельно допустимой концентрации огнетушащего вещества.

Проводимые ГПС МЧС  России совместно с Росархивом проверки показали, что пожаробезопасность в настоящее время является одним из наиболее узких мест в состоянии защищенности многих архивов от внешних и внутренних факторов опасности[9].

 Для изменения ситуации  решением коллегии Минкультуры  России была принята ведомственная  целевая программа «Укрепление  пожарной безопасности федеральных государственных архивов» 2007-2009гг. 

В  апреле 2010 г. коллегией  Росархива были подведены итоги реализации программы. Коллегия отмечает, что за последние три года произошли позитивные сдвиги в решении этой важнейшей проблемы обеспечения безопасности архивов и архивных фондов.

Достигнуто и даже немного  превышено планируемое значение целевого программного индикатора: доля зданий федеральных архивов, оснащенных современными системами пожарной сигнализации, составляет 65% (плановый индикатор – 63%).

Доля площадей федеральных  архивов, оснащенных электросетями, отвечающими требованиям пожарной безопасности, достигла 78%, что на 2% больше планируемого показателя. Наряду с техническим укреплением пожарной безопасности, ведется последовательная работа по ее нормативному и организационно-методическому обеспечению.

Зарегистрированы Минюстом России «Специальные правила пожарной безопасности государственных и  муниципальных архивов Российской Федерации», разработанные ВНИИПО МЧС России по заказу Росархива.

Заключены соглашения с подразделениями  ФПС МЧС России о взаимодействии при обеспечении пожарной безопасности, в соответствии с которыми осуществляется постоянный контроль за соблюдением правил пожарной безопасности на объектах.

На все объекты Росархива разработаны оперативные планы пожаротушения.

 Особое внимание уделяется  обучению сотрудников мерам пожарной  безопасности в соответствии со специальной программой, согласованной с МЧС России.

 В целях оперативного  реагирования соответствующих служб в случаях нештатной ситуации организована служба ответственного дежурного Росархива, разработана Инструкция о порядке взаимодействия дежурных служб архивных учреждений Росархива, расположенных в г. Москве, пожарной и милицейской охраны.

Таким образом, реализация ведомственной  целевой программы «Укрепление пожарной безопасности федеральных государственных архивов (2007–2009 годы)» и других мероприятий способствовали определенному улучшению противопожарной защиты объектов архивной инфраструктуры.

Однако, несмотря на проделанную  работу, противопожарное состояние  федеральных архивов не в полной мере соответствует нормам Федерального закона от 21 декабря 1994 г. № 69-ФЗ «О пожарной безопасности» и требованиям Правил пожарной безопасности в Российской Федерации (ППБ 01-03).

Только при выделении  соответствующих бюджетных ассигнований может быть решена проблема оснащения в полном объеме всех федеральных архивов системами автоматического пожаротушения, на что по предварительным оценкам потребуется около 136,0 млн. рублей.

Программа продолжает свою работу  и в 2011 году. [23].

1.2. Фактор опасности - угроза террористического акта

Угроза террористического  акта – акция, направленная на принуждение  администрации учреждения культуры (архива) выполнить конкретные требования террористов или на привлечение внимания общественности и прессы к определенным личным или общественным проблемам, поставила архивы с конца 1990-х гг. перед необходимостью антитеррористической защищенности.

Поэтому в соответствии с  постановлением Правительства Российской Федерации «О мерах по противодействию  терроризму» от 15 сентября 1999 г. № 1040 по согласованию с МЧС России был  принят План неотложных мероприятий по усилению безопасности федеральных архивных учреждений, утвержденный приказом Росархива от 20 сентября 1999 г. № 43.

Руководителям уполномоченных органов в области архивного  дела субъектов Российской Федерации в срочном порядке было направлено инструктивное письмо «О необходимых мерах антитеррористической защиты объектов»  от  22  сентября  1999 г.  № 5/818-К.  Приказом Росархива от 28 марта 2001 г. № 24 утвердили согласованную с ГПС МЧС России

Примерную инструкцию о порядке  работы государственных архивов при чрезвычайных ситуациях.

1.3.  Фактор опасности – техническое и физико-химическое

состояние документов

1.3.1.  Проверка наличия и состояния  документов 

и организация розыска необнаруженных документов

Проверка наличия и  состояния документов проводится в  целях установления соответствия фактического наличия единиц хранения, их количеству, числящемуся по учетным документам, выявления документов, подлежащих различным видам реставрационной и технической обработки.

В ходе проверки наличия  и состояния документов осуществляются:

– установление фактического наличия документов, находящихся на хранении;

– выявление и устранение недостатков в учете документов;

– выявление отсутствующих документов и организация их розыска;

– выявление и учет документов, требующих реставрационной, консервационно-профилактической и технической обработки;

– выявление непрофильных документов.

Проверки наличия и  состояния документов проводятся в  плановом порядке, а также единовременно (внеочередные).

Плановая цикличная проверка наличия и состояния проводится:

– уникальных документов — ежегодно;

– особо ценных документов на бумажной основе — один раз в 10 лет;

– аудиовизуальных и машиночитаемых (электронных) документов — один раз в 5 лет;

– кинодокументов на нитрооснове — один раз в 2 года.

Цикличность проверки наличия остальных документов определяется на основании решения экспертно-методической комиссии (или другого совещательного органа) архива в зависимости от интенсивности использования и состояния учета документов, но не менее одного раза в 20 лет.

Проверка наличия и состояния  секретных документов осуществляется в те же сроки, что и документов, находящихся на открытом хранении.

В случае стихийных  бедствий, массовых перемещений и  других обстоятельств, в результате которых утрачены или могли быть утрачены и/или повреждены документы, а также при смене заведующих хранилищами, проводится внеочередная единовременная проверка наличия и состояния всех документов архива или их отдельных частей (групп).

В сроки, установленные руководством архива, систематически проводятся проверки наличия и состояния документов, выдававшихся из хранилищ в течение года. При выявлении необоснованного отсутствия документов осуществляется их оперативный розыск. В случае безрезультатности розыска отсутствующие документы включаются в картотеку необнаруженных документов для дальнейшего их розыска в начале проверки наличия и состояния документов проводится выверка учетных документов, которая включает: установление полноты учетных документов на проверяемые архивные фонды и документы, сверку их сопоставимых показателей, уточнение порядка нумерации единиц хранения по описи (книге учета и описания) и проверку правильности составления их итоговых записей. Выверка учетной документации и проверка ее наличия может проводиться и как самостоятельный вид работы.

Проверку наличия и  состояния документов проводит, как  правило, группа работников.

При проверке наличия единиц хранения, документы которых учтены по внутренним описям, проводится сверка наличия документов с внутренней описью, а также сверка наличия  листов в единицах хранения, подлежащих хранению в несброшюрованном (без  подшивки) виде. Единицы хранения с  уникальными документами обязательно  проверяются полистно. Итоги проверки фиксируются в листах-заверителях.

Документы, выданные в читальный  зал и рабочие помещения архива, проверяются на общих основаниях, их номера устанавливаются по картам-заместителям и книгам выдачи документов из хранилищ. Документы, выданные во временное пользование, проверяются по книгам и актам выдачи и считаются имеющимися в наличии.

При проверке наличия и  состояния документов необходимо:

– сохранять порядок расположения документов на стеллажах и в первичных средствах хранения;

– подкладывать на свои места обнаруженные во время проверки неправильно подложенные единицы хранения данного фонда;

– изымать из проверяемого фонда (комплекса документов) и передавать хранителю неправильно подложенные единицы хранения других фондов;

– изымать единицы хранения, зараженные плесенью или другими биологическими вредителями, для немедленной их изоляции;

– изымать единицы хранения, не внесенные в опись (книгу учета и описания), и помещать их в конец фонда (комплекса документов) для последующей обработки и описания.

В ходе проверки наличия  и состояния документов не допускается:

– вносить в опись (книгу  учета и описания) неучтенные единицы  хранения;

– делать какие-либо пометы, исправления или записи в описях и других учетных документах.

Результаты проверки наличия  и состояния документов и обнаруженные в ее ходе недостатки фиксируются  в листе проверки наличия и  состояния документов и в акте проверки наличия и состояния документов (приложение №1 ).

Лист проверки наличия  и состояния документов составляется непосредственно в ходе проверки, как правило, на каждую опись отдельно. При проверке небольших по объему фондов допускается составление одного листа проверки на все описи. В случае обнаружения в ходе проверки наличия и состояния документов недостатков, не предусмотренных графами листа проверки, а также при полистной проверке дел, в лист вводятся уточнения и дополнительные реквизиты. Листы проверки нумеруются в валовом порядке в пределах фонда по каждой проверке и подписываются исполнителями.

На основании листа (листов) проверки составляется акт проверки наличия и состояния документов. Одновременно с актом проверки наличия  и состояния документов при необходимости составляются другие акты — о технических ошибках в учетных документах, об обнаружении документов, не относящихся к данному фонду, архиву, неучтенных и т.д. , о неисправимых повреждениях документов (приложение № 2) и т.п.

По окончании проверки наличия и состояния документов в конце описи (книги учета  и описания) проставляется штамп  “проверено”, дата, должность и  подпись лица, производившего проверку.

В случае обнаружения в  итоговой записи описи (книги учета  и описания) неучтенных литерных и  пропущенных порядковых номеров, выбывших на законных основаниях единиц хранения итоговая запись пересоставляется.

На все отсутствующие  в ходе проверки наличия и состояния  документов единицы хранения составляются карточки учета необнаруженных документов. Ведение картотеки необнаруженных документов осуществляется централизованно в традиционном или автоматизированном режиме в соответствии с реквизитами карточки учета необнаруженных документов.

Результаты проверки физического  состояния документов заносятся  в картотеку (книгу) учета физического (технического) состояния документов.

Проверка наличия и  состояния документов считается  завершенной после внесения изменений  во все учетные документы.

После проверки наличия коробки  с документами могут опечатываться.

Розыск документов, не обнаруженных в ходе проверки наличия и состояния, организуется с момента выявления их отсутствия, и проводится в течение одного года как непосредственно в архиве, так и в других организациях. Руководство архива имеет право продлить срок розыска на основании докладной записки руководителя соответствующего структурного подразделения архива, но не более, чем на 1 год.

Розыск осуществляется путем  изучения документов дела фонда, старых описей, книг выдачи документов и т.п., повторных проверок находящихся  рядом фондов (комплексов документов), поиска необнаруженных документов в организациях, у владельцев личных архивов, от которых документы были приняты на хранение и др. В целях розыска отсутствующих документов могут проводиться целевые проверки наличия документов отдельных фондов, их частей и групп единиц хранения.

Документы, найденные в  ходе розыска, передаются хранителю, который  подкладывает их на место. В картотеке  необнаруженных документов делается отметка о нахождении документов.

Документы, причины отсутствия которых подтверждены документально, снимаются с учета в установленном порядке.

На документы, не найденные  в ходе розыска, составляется акт  о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны, и подробная справка о проведении розыска, которые, вместе с актом проверки наличия и состояния документов, представляются в вышестоящий орган управления архивным делом для принятия окончательного решения о снятии с учета таких документов.

Решение о снятии документов с учета оформляется приказом директора архива на основании письменного  разрешения вышестоящего органа управления архивным делом.

В картотеке необнаруженных документов делается отметка о снятии документов с учета.

1.3.2. Контроль технического и физико-химического

состояния документов.

 Выявление документов с повреждениями   носителей и текстов

Прием и размещение в хранилищах документов, поступивших в архив, без предварительной проверки их физического состояния не допускается. Поступившие в архив документы до передачи в хранилище размещают в помещении приема и временного хранения, освобождают от транспортной тары, раскладывают на стеллажах и столах. Не допускается складирование поступивших документов в неразобранном виде.

 Оценка физического  и технического состояния поступивших  документов, а также их страховых  копий проводится не позднее  3 мес. с момента приема документов  на хранение в архив.

В результате оценки физического  состояния документов на бумажной основе выявляются документы:

– пораженные биологическими вредителями;

– с повышенной влажностью;

– с повреждениями бумаги и текста;

– запыленные.

При оценке технического состояния  оригиналов аудиовизуальных и машиночитаемых (электронных) документов, а также их страховых копий, устанавливается соответствие технических характеристик документов сведениям, содержащимся в актах технического состояния, сопровождающих документы. Одновременно выявляется вид основы кинофотодокумента. Документы на нитрооснове подлежат немедленной проверке на стабильность.

При обнаружении дефектов составляется акт произвольной формы, отражающий характер дефектов и меры по их устранению. Устранение дефектов проводит организация-источник комплектования или архив за плату.

Поступившие документы, пораженные биологическими вредителями (насекомые, активная плесень) направляются на санитарно-гигиеническую  обработку (дезинфекция, дезинсекция). Их выделение следует проводить оперативно, с выполнением мер изоляции пораженных документов.

При обнаружении влажных  поступивших документов проводится их обязательная акклиматизация до их полного высушивания. Акклиматизацию проводят в помещении приема и временного хранения в течение 7–14 суток (в зависимости от степени увлажнения) при интенсивной вентиляции воздуха, размещая единицы хранения в развернутом виде на столах, стеллажах.

Качество бумаги и текста поступивших  документов проверяется выборочно для общей оценки их состояния.

 Обеспыливание поступивших документов проводят в специальном помещении с применением вытяжных шкафов и соблюдением мер санитарии и гигиены. Обязательному обеспыливанию подлежат коробки, папки, обложки, корешки дел. Полистному обеспыливанию подвергаются документы с высокой степенью загрязнения, следами старой плесени и т.п.

Поступившие аудиовизуальные и машиночитаемые (электронные) документы при подготовке к хранению подлежат:

– очистке от пыли и перемотке — документы на магнитной ленте;

– очистке от загрязнений — документы на дисковых носителях и фотодокументы;

– акклиматизации в заданных температурно-влажностных условиях;

– упаковыванию.

Акклиматизация аудиовизуальных  и машиночитаемых (электронных) документов на пленочной и дисковой основах перед размещением их в хранилище проводится в открытой упаковке при температуре 20±3°С и относительной влажности воздуха 35±15%; для цветных кино- и фотодокументов — при относительной влажности 35±15%. Продолжительность акклиматизации кинодокументов и рулонных микрофильмов не должна быть меньше 10 суток, документов на магнитной ленте и дисковых носителях — не менее 3 суток, фотодокументов и микрофиш — не менее 24 часов.

Контроль физико-химического  и технического состояния документов в процессе хранения проводится с  целью выявления поврежденных документов и документов с потенциально опасным физическим или биологическим состоянием и осуществляется:

– целевым порядком;

– в ходе проверки наличия и состояния документов;

– при подготовке документов к выдаче из хранилища, а также при всех других работах, связанных с поединичным (полистным) просмотром документов.

Целевая проверка физического  состояния документов проводится в  порядке очередности с учетом ценности документов. Независимо от ценности документов целевой проверке физического состояния подлежат документы, пострадавшие в экстремальных условиях.

По результатам контроля делают заключение о необходимости проведения реставрации и консервации и, в зависимости от состояния документов, устанавливают сроки проведения следующей контрольной проверки.