Состав архивного фонда

Введение

   Актуальность данной работы состоит в том, что изучение истории архивного дела позволяет проследить процесс накопления исторических источников (документов) по истории народов и государств; понять причины перемещения и утраты материалов, т.е. формирование «архивного наследия», его состав, размещение, организацию.

Предметом контрольной  работы является весь Архивный фонд Российской Федерации.

Задачами данной работы являются:

- рассмотрение состава,  классификации и распределения  документов в архиве;

- изучение организации  работы по комплектованию государственных  архивных документов;

-  выяснение того, как обеспечивается сохранность документов;

-  рассмотрение государственного учета документов АФ.

В связи с востребованностью  данной темы (Архивный фонд Российской федерации), она была освещена во многих научных исследованиях, таких, как учебники «Архивоведение» Алексеевой Е.В.,  «формирование Архивного фонда Российской Федерации» Банасюкевича В.Д., «Архив организации» Дорониной Л.А.

1. Состав и структура документов в архиве

В состав Архивного фонда  Российской Федерации входят находящиеся  на территории Российской Федерации  архивные документы независимо от источника  их происхождения, времени и способа  создания, вида носителя, форм собственности и места хранения, в том числе юридические акты, управленческая документация, документы, содержащие результаты научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ, градостроительная документация, кино-, фото-, видео- и фонодокументы, электронные и телеметрические документы, рукописи, рисунки, чертежи, дневники, переписка, мемуары, копии архивных документов на правах подлинников, а также архивные документы государственных организаций, находящихся в иностранных государствах.

Характеристика состава  документов АФ РФ выглядит так:

- группы документов, образовавшихся  в деятельности учреждений, организаций,  предприятий, существующих и существовавших  на территории, входившей в состав  СССР, — высших, центральных и  местных органов государственной власти и государственного управления, суда, арбитража, прокуратуры; воинских учреждений, частей, учебных заведений и других организаций армии, флота, пограничных и внутренних войск; учреждений, организаций и предприятий промышленности, сельского хозяйства и других отраслей экономики; науки и культуры:

- профессиональных союзов, творческих, кооперативных и других общественных организаций; учреждений религиозного культа за период до отделения церкви от государства;

- документы отечественных учреждений, организаций и предприятий, находящихся или находившихся за границей;

- национализированные  Советским государством документы  частных, сословных и других  корпоративных архивов;

- документы личного  происхождения, поступившие в  собственность государства (частные архивы и документальные коллекции советских и дореволюционных государственных, общественных деятелей, ученых, деятелей культуры, искусства, новаторов и передовиков производства, коллекционеров, переданные в госархивы по актам дарения, завещаниям или на другом законном основании);

- поступившие в собственность  государства, в том числе из-за  рубежа, документальные памятники  истории и культуры (летописи, рукописные  книги, рисунки и т.п.).

Отнесение документов к  составу Архивного фонда РФ производится на основании экспертизы их ценности. Решение вопросов о включении в состав Архивного фонда Российской Федерации конкретных документов осуществляется экспертно-проверочными комиссиями федеральных государственных архивов и уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела в пределах их компетенции.

Экспертизе ценности документов подлежат все документы  на носителях любого вида, находящиеся  в федеральной собственности, собственности  субъекта Российской Федерации или муниципальной собственности. До проведения в

установленном порядке  экспертизы ценности документов их документов запрещается.

Включение документов, находящихся  в частной собственности, в состав Архивного фонда Российской Федерации  осуществляется на основании экспертизы ценности документов и оформляется договором между собственником или владельцем архивных документов и государственным или муниципальным архивом музеем, библиотекой либо организацией Российской академии наук. В данном договоре указываются обязанности собственника или владельца архивных документов по хранению, учету и использованию документов Архивного фонда Российской Федерации.

К федеральной собственности  относятся архивные документы:

- хранящиеся в федеральных  государственных архивах, федеральных музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (за исключением архивных документов, переданных в эти архивы, музеи, библиотеки, организации Российской академии наук на основании договора хранения без передачи их в собственность);

- федеральных органов  государственной власти, иных государственных  органов Российской Федерации,  в том числе органов прокуратуры  Российской Федерации, Центральной  избирательной комиссии Российской  Федерации, Счетной палаты Российской  Федерации, Центрального банка Российской Федерации (Банка России);

- бывших неприятельских  государств, перемещенные в Союз  ССР в результате Второй мировой  войны и находящиеся на территории  Российской Федерации, если иное  не предусмотрено законодательством  Российской Федерации о перемещенных культурных ценностях;

- отнесенные к федеральной  собственности федеральными законами.

К собственности субъекта Российской Федерации относятся  архивные документы:

- хранящиеся в государственных  архивах субъекта Российской  Федерации, музеях и библиотеках субъекта Российской Федерации (за исключением архивных документов, переданных в эти архивы, музеи и библиотеки на основании договора хранения без передачи их в собственность);

- государственных органов  и организаций субъекта Российской Федерации.

К муниципальной собственности  относятся архивные документы:

- органов местного  самоуправления и муниципальных  организаций;

- хранящиеся в муниципальных  архивах, музеях и библиотеках  (за исключением архивных документов, переданных в эти архивы на основании договора хранения без передачи их в собственность).

Документы архивного  фонда Российской Федерации, находящиеся  в частной собственности, могут  отчуждаться или переходить от одного лица к другому в порядке правопреемства или иным способом. Включение документов, находящихся в частной собственности, в состав Архивного фонда Российской Федерации осуществляется на основании экспертизы ценности документов и оформляется договором между собственником или владельцем архивных документов и государственным или муниципальным архивом музеем, библиотекой либо организацией Российской академии наук.

Государственными архивами с постоянным составом документов являются: Государственный  архив Российской федерации, Российский государственный архив 

древних актов, Российский государственный исторический архив , Российский государственный военно-исторический архив, Российский государственный архив военно-морского флота, Российский государственный архив экономики, Российский государственный архив литературы и искусства, Российский государственный военный архив, Российский государственный исторический архив Дальнего Востока, Российский государственный научно-технический архив с филиалом в Москве, Российский государственный архив фотодокументов, Российский государственный архив кинофотодокументов с филиалом в г. Владимир, Центр хранения современной документации, Центр хранения документов молодежных организаций, Центр хранения историко-документальных коллекций, Центр хранения страхового фонда;

- научно-исследовательские  учреждения и другие организации и предприятия, обеспечивающие ее деятельность.

Таким образом, Федеральный  закон «Об архивном деле в Российской Федерации» создал единое архивное пространство, в котором должны действовать  все юридические лица, в т. ч. и  коммерческие организации, в деятельности которых образуются архивные документы.

1.2 Государственный учет документов Архивного фонда

Определение количества и состава документов Архивного  фонда Российской Федерации и  других архивных документов в архиве в установленных единицах учета и отражение этого количества и состава в учетных документах обеспечивает организационную упорядоченность и возможность адресного поиска архивных документов, контроля за их наличием и состоянием.

Архив осуществляет государственный  учет архивных документов. Состав и порядок ведения документов государственного учета архивных документов, в том числе формы паспорта архива и паспорта источника комплектования архива, и порядок их представления устанавливаются Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

Учету подлежат:

-хранящиеся в архиве  архивные документы, в том числе  неописанные и непрофильные для  данного архива, а также страховые  копии архивных документов и  копии фонда пользования, описи  дел и документов;

-документы Архивного фонда Российской  Федерации, а также документы  по личному составу, хранящиеся  в источниках комплектования  архива.

Учет производится путем присвоения архивным документам (единицам хранения/единицам учета) учетных номеров, являющихся составной частью архивных шифров.

Архивный шифр (обозначение, наносимое на каждую единицу хранения с целью обеспечения её учета  и идентификации) состоит из следующих  элементов: сокращенного названия архива (его официальной аббревиатуры) и  номеров: архивного фонда, описи дел, документов, единицы хранения, единицы учета.

В состав архивного шифра единицы  хранения аудиовизуальных документов включаются также обозначения (буквенные  и цифровые) элемента комплекта,

размера негатива, вида носителя звуковой информации; единицы хранения электронных документов - формата  записи и вида носителя информации.

Документы Архивного  фонда Российской Федерации, одновременно входящие в состав Музейного фонда  Российской Федерации, учитываются в соответствии с порядком, установленным настоящими Правилами и порядком, установленным специально уполномоченным федеральным органом исполнительной власти для Музейного фонда Российской Федерации.

  Документы Архивного фонда Российской Федерации, одновременно входящие в состав библиотечных фондов, учитываются в соответствии с настоящими Правилами и порядком, установленным специально уполномоченным федеральным органом исполнительной власти для библиотечных фондов Российской Федерации.

Учет архивных документов в государственном архиве, государственном и муниципальном музее, библиотеке, организации Российской академии наук осуществляется специальным подразделением.

В архивохранилище государственного архива, организации Российской академии наук назначается работник, ответственный за учет архивных документов архивохранилища.

Учет архивных документов, хранящихся в источниках комплектования архива, осуществляется специальным  подразделением архива или возлагается  на специально выделенного работника, ответственных за организацию комплектования архива архивными документами.

Учет архивных документов в муниципальном архиве и архивных документов, хранящихся в его источниках комплектования, осуществляют заведующий муниципальным архивом.

Записи в учетные  документы вносятся только работниками, ответственными за учет.

В архиве разрабатываются  порядок и схема учета архивных документов.

Порядок учета архивных документов определяет состав учетных  документов и учетных баз данных, ведущихся централизованно и  в каждом архивохранилище; закрепляет последовательность выполнения работ по учету. Схема учета архивных документов в графической форме фиксирует порядок учета.

Учетные документы, кроме  описей дел, документов, предназначены  для служебного пользования и  пользователям не выдаются. В отдельных случаях по решению руководства архива может быть выдано дело фонда.

В архиве ведутся основные и вспомогательные учетные документы. Состав и формы основных учетных  документов определены настоящими Правилами. Состав и формы вспомогательных учетных документов определяются архивом самостоятельно.

Современные правила  учета базируются на регламенте государственного учета документов Архивного фонда  РФ, зарегистрированном Министерством  юстиции 8 июля 1997 года.

2. Сеть и функции  государственных  архивов

     В соответствии с классификацией документов создана и закреплена Правительством России сеть государственных архивов и центров хранения документации. Центры хранения документации — это те же государственные хранилища, включенные в состав АФ РФ после роспуска КПСС и ВЛКСМ, которые в состав ГАФ СССР не входили в связи с обособленным положением этих организаций в стране. Другие центры хранения документации хранят комплексы документов, ранее недоступных для исследователей (часть следственных документов КГБ о репрессиях, космическая документация и т.п.).    

Постановление Правительства Российской федерации  от 24 июня 1992 г. № 430 пунктом 4 утвердило сеть федеральных государственных архивов и центров хранения документации в количестве 17 самостоятельных учреждений. Правомерность этого очевидна, так как все общесоюзные центральные учреждения пребывали в Москве. Сеть республиканских, краевых, областных и других местных архивов устанавливается соответствующими органами власти.    

Все государственные архивы страны делятся  на две группы:

• архивы, осуществляющие постоянное хранение документов АФ, или архивы с постоянным составом документов,
• архивы, осуществляющие временное хранение документов, или архивы с переменным составом документов.

Государственными  архивами с постоянным составом документов являются:    

Федеральные государственные  архивы России, хранящие комплекты документов общероссийского значения и подчиняющиеся Росархиву. Таких архивов семнадцать:

1. Государственный архив Российской Федерации (образован на базе бывших ЦГАОР СССР и ЦГА РСФСР),
2. Российский государственный архив древних актов (РГАДА),
3. Российский государственный исторический архив (РГИА),
4. Российский государственный военно-исторический архив (РГВИА),
5. Российский государственный архив военно-морского флота (РГАВМФ),
6. Российский государственный архив экономики (РГАЭ),
7. Российский государственный архив литературы и искусства (РГАЛИ),
8. Российский государственный военный архив (РГВА),
9. Российский государственный исторический архив Дальнего Востока (РГИА ДВ,
10. Российский государственный научно-технический архив (РЕНТА),
11. Российский государственный архив фотодокументов (РГАФД),
12. Российский государственный архив кинофотодокументов,
13. Российский центр хранения и изучения документов новейшей истории,
14. Центр хранения современной документации,
15. Центр хранения документов молодежных организаций,
16. Центр хранения историко-документальных коллекций.
17. Центр хранения страхового фонда.

 ЦГА республик, входящих в РФ, и их филиалы, хранящие  документы разных эпох и находящиеся в подчинении архивных управлений (отделов) республик;    

Государственные Архивы  краев и областей и их филиалы, национальных областей и округов хранят документы разных эпох (в большинстве случаев) или только советского периода (архивы национальных областей и округов).        

Государственные архивы с постоянным составом документов представляют собой научно-исследовательские учреждения (кроме райгосархивов), что закрепляется положением о них. Являясь научно-исследовательскими учреждениями, ведут научную работу, имеющую несколько направлений. Одно из них — научные исследования в области документоведения, архивоведения и археографии. После создания ВНИИДАД эти разработки, как правило, ведутся совместно с ним. Архивы ведут научную работу и самостоятельно: подготавливают к изданию сборники документов, архивные справочники.    

Государственные архивы с переменным составом документов — это районные архивы и та часть городских архивов, которым не предоставлено право  постоянного хранения материалов. Они, не являясь научно-исследовательскими учреждениями, временно хранят материалы постоянного срока хранения, поступающие из учреждений районного и городского масштаба до момента передачи их в госархив с постоянным составом документов.    

Для осуществления функции обеспечения, сохранности документов, архив выполняет следующий комплекс работ:

1. Комплектование документами  в соответствии с профилем  архива.

2. Учет документов, хранящихся  в архиве, периодическое проведение  проверки наличия и состояния  документов, учет документов, находящихся в учреждениях — источниках комплектования.

3. Экспертиза ценности  хранящихся в архиве документов (проводимая для очистки фондов, засоренных малоценными документами,  и в процессе описей).

4. Обеспечение сохранности  документов: создание оптимальных условий хранения, дезинфекция и дезинсекция дел, реставрация поврежденных и ветхих документов, переплет. Сюда же относятся порядок выдачи дел из хранилища, а также размещение и топографирование документов.

5. Создание страхового фонда (микрофильмов) наиболее ценных документов для обеспечения сохранности оригиналов. 

Государственные архивы ведут большую  методическую работу, направленную на повышение уровня проводимых в архиве работ и на оказание помощи учреждениям  — источникам комплектования (составление методических пособий, проведение совещаний по обмену опытом, консультации, оказание практической помощи на рабочем месте, стажировка в госархиве).    

Основная  функция государственных архивов  с переменным составом документов, составляющих большую часть районных и городских архивов, — временное хранение документов, поступающих из учреждений районного звена и сельских учреждений и организаций.

Заключение

В результате проведённой работы по теме «Состав Архивного Фонда Российской Федерации. Сеть государственных архивов страны» можно сделать ряд выводов: Архивный фонд Российской Федерации - исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению.

Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» создал единое архивное пространство, в котором должны действовать все юридические лица, в т. ч. и коммерческие организации, в деятельности которых образуются архивные документы. В ряде статей закона четко прописаны обязанности всех юридических лиц по обеспечению сохранности архивных документов и их использованию.

Федеральный закон значительно  повысил правовой статус архивов  организаций. Возрастает понимание  роли архивов как важного источника  информации, а это понимание так необходимо сегодня руководству коммерческих организаций. Также происходит процесс самоорганизации архивов коммерческих структур. Документы Архивного фонда Российской Федерации учитываются по архивным фондам, архивным коллекциям, единицам хранения.