Состав кадровой документации. 2
Титульник
Тема: Состав кадровой документации
Введение ……………………………………………………………………….. 3
1. Кадровое делопроизводство организации……………..............
2. Документирование трудовых отношений …………………………………..5
3. Оформление документов при приеме на работу ………………………….10
4. Трудовые книжки и их оформление ……………………………………….16
5. Оформление переводов и увольнения……………………………………...17
6. Оформление отпусков и командировок……………………………………19
7. Оформление поощрений и дисциплинарных
взысканий………………….21
8. Информационно-справочная документация ………………………………22
9. Хранение документов ………………………………………………………22
Заключение …………………………………………………
Список использованной литературы ………………………………………….24
Приложение 1. Штатное расписание………………………………………….25
Приложение 2. Трудовой договор ……………………………………………..26
Приложение 3. Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу …….27
Приложение 4. Личная карточка работника …………………………………..28
Приложение 5. Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую
работу ……………………………………………………………………………
Приложение 6. График отпусков ………………………………………………30
Приложение 7. Приказ (распоряжение) о предоставлении
отпуска
работнику ………………………………………………………………………...
Приложение 8. Приказ (распоряжение) о направлении
работника
в командировку ………………………………………………………………….32
Приложение 9. Командировочное удостоверение …………………………….33
Приложение 10. Приказ (распоряжение) о поощрении работника …………..34
Приложение 11. Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового
договора (контракта) ……………………………………………………………35
Введение
В управленческой деятельности документ является и предметом труда и его результатом, эффективная деятельность аппарата управления неразрывно связана с правильной организацией работы с документами.
Практически ни одна технологическая функция управления, связанная с источниками информации, подготовкой и принятием решений, не обходится без документирования – процесса разработки и оформления документов.
Основой любого предприятия, организации, фирмы (далее, организации)
являются работающие в ней люди. Открытие и дальнейшее успешное функционирование организации начинается с подбора и оформления на работу ее сотрудников. Поэтому наличие службы кадров, отдела кадров или специалиста по кадрам (далее, службы кадров) жизненно необходимо для организации любого типа.
Управленческая информация – это социально-экономическая информация, которую можно определить как совокупность сведений о производственной, финансовой и хозяйственной деятельности людей, используемой для осуществления этой деятельностью.
Документальное оформление управленческой информации необходимо не только для передачи ее во времени и на расстояние, но также для осуществления текущего контроля исполнения принятых решений и анализа процесса управления с целью повышения его эффективности.
Служба кадров нацелена на осуществление эффективной кадровой политики, направленной на полное обеспечение организации высококвалифицированными работниками для наилучшего выполнения всех задач, стоящих перед ней. С переходом нашей страны к новым экономическим отношениям особенно актуальной для большинства организаций становится получение максимальной прибыли, а это возможно только при правильном подборе специалистов-профессионалов высокого класса.
- Кадровое делопроизводство организации.
Организация кадрового
делопроизводства организации, это комплекс мероприятий, направленных
на создание и поддержание условий, необходимых
для осуществления эффективного управления
кадровой документацией, документирования
трудовой деятельности работников организации,
а также деятельности руководящего состава
организации и службы кадров). Как правило,
организация кадрового делопроизводства
организации возлагается на кадровую
службу. Кадровое делопроизводство организации
организуется в соответствии с : законодательством
Российской Федерации; нормативными правовыми
актами Президента РФ; нормативными правовыми
актами Правительства РФ; организационно-
На основе перечисленных актов и документов организация (служба кадров) вправе разрабатывать и утверждать инструкцию по кадровому делопрои-
водству, а также инструкции и иные аналогичные документы (положения, правила, разъяснения и т.п.) по отдельным вопросам управления кадровой документацией, документирования трудовой деятельности работников организации и деятельности службы кадров. В процессе своей деятельности служба кадров взаимодействует с другими структурными подразделениями и должностными лицами организации, а в необходимых случаях – с другими организациями, в компетенции которых находятся те или иные вопросы кадрового делопроизводства и в целом работы с кадрами.
Конечной целью кадрового
делопроизводства является обеспечение
его наивысшей эффективности, предполагающей, с одной стороны,
своевременное, полное и точное выполнение
должностными лицами организаций требований
соответствующих нормативных правовых
актов, организационно-
- Документирование трудовых отношений
Служба кадров любой организации в своей работе опирается не только на законодательно-правовые и нормативно-методические документы общегосударственного значения, но и на организационно-правовые документы, разрабатываемые самой организацией.
Для документирования мероприятий кадровой работы применяются следующие основные документы:
- Устав организации (положение об организации) – это учредитель-
ный документ юридического лица, устанавливающий предмет и цели его дея-
тельности. В случаях,
предусмотренных
2. Коллективный договор – особое соглашение, заключаемое в письменной форме между работниками и работодателем в лице их законных полномочных представителей и предназначенное для регулирования ключевых вопросов социально-трудовых отношений между ними. Порядок подготовки коллективного договора определяется Законом РФ от 11.03.1992 № 2490-I «О коллективных договорах и соглашениях» (с последующими изменениями с учетом положений гл.7 ТК РФ).
3. Правила внутреннего трудового распорядка – это документ, конкретизирующий порядок регулирования ключевых вопросов социально-трудовых отношений между работниками организации и ее администрацией. Порядок подготовки документа определяется ст. 189 – 190 ТК РФ и (в части, не противоречащей положениям ТК РФ) Типовыми правилами внутреннего трудового распорядка для рабочих и служащих предприятий, учреждений, организаций (утверждены постановлением Госкомтруда СССР от 20.07.1984 № 213).
4. Кадровая политика – документ, отражающий взгляды и цели, а также содержащий описание ключевых средств и методов определения и обеспечения потребностей организации в работниках определенной численности и квалификации.
5. Положение о работниках организации – документ, устанавливающий основополагающие правила их адаптации, мотивации, тренинга, контроллинга и ротации. В содержании документа обычно освещаются основные вопросы организации повседневной деятельности работников организации, обеспечения ее эффективности, а также особенности правового статуса различных категорий работников организации.
6. Штатное расписание (ф. № Т-3) применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее Уставом (Положением). Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации на календарный год. Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации.
Целью штатного расписание является нормирование численности штатного персонала организации и соотношения специалистов (Приложение 1).
7. Инструкция об организации кадровой работы - документ, устанавливающий единый порядок осуществления указанной работы и применения положений нормативных правовых актов по вопросам ее осуществления соответствующими структурными подразделениями (должностными лицами) организации. Функциональное назначение документа состоит в:
- установлении единого порядка действий структурных подразделений (должностных лиц) в наиболее типичных управленческих ситуациях, возникающих в процессе кадровой работы;
- установлении единого порядка применения структурными подразделениями (должностными лицами) положений нормативных правовых актов по вопросам организации службы кадров.
8. Положение о службе кадров – документ, устанавливающий системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции службы. В дополнение к данному положению, утвержденному руководителем организации, разрабатываются положения о структурных подразделениях службы кадров, которые утверждаются ее руководителем.
9. Должностная инструкция
работник службы кадров –
ламентирующий действия конкретного должностного лица (категории работ-
ников – руководящего состава, специалистов, технических исполнителей) организации и устанавливающий порядок применения указанными лицами (работниками) положений законодательных (нормативных правовых) актов в процессе осуществления ими повседневной деятельности. Соответственно функциональное назначение должностных инструкций работников службы кадров заключается в:
- регламентации повседневной деятельности соответствующих категорий должностных лиц службы;
- установлении порядка применения указанными должностными лицами положений законодательных (нормативных правовых) актов в процессе осуществления ими повседневной деятельности.
Всю документацию по личному составу, в том числе организационно-
распорядительную, и первичную учетную можно классифицировать на четы-
ре группы – по этапам трудового цикла работника:
1) документация, связанная с комплектованием персонала организации;
2) документация, связанная с процессом движения персонала в период работы в организации;
3) документация, связанная с отношением работника к трудовому процессу;
4) документация, связанная с прекращением трудовых отношений работника с организацией, т.е. с увольнением.
Первичная документация по личному составу подразделяется на две группы:
1) по учету кадров;
2) по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда.
Унифицированные формы первичной учетной документации по учету кадров распространяются на юридические лица всех организационно-правовых форм и форм собственности, а по учету использованного времени и расчетов с персоналом по оплате труда – на юридические лица всех организационно-правовых форм и форм собственности, кроме бюджетных организаций.
Виды работ, выполняемые службой кадров:
- составление перспективных, годовых и квартальных планов по труду и кадрам;
- создание и ведение банка данных о персонале (количественном и качественном составе кадров);
- подбор кандидатов и ведение резерва;
- отбор на вакантные должности;
- организация и проведение аттестации;
- подготовка, переподготовка и повышение квалификации работни -ков;
- оформление приема на работу;
- оформление переводов;
- оформление увольнений;
- подготовка документов для представления к награждениям и поощрениям;
- оформление поощрений;
- оформление взысканий;
- оформление командировок;
- подготовка документов для пенсионного страхования;
- составление и ведение графика отпусков;
- оформление отпусков;
- оформление и учет трудовых книжек;
- формирование и ведение личных дел работников;
- анализ текучести кадров;
- ведение установленной отчетности;
- оформление справок, подтверждение места работы и стажа;
- подготовка документов для назначения пенсии;
- ведение учета личного состава;
- ведение табельного учета;
- контроль за состоянием трудовой дисциплины;
- оформление пропусков и т.д.
Основные требования к составлению и оформлению
документов
Для всех категорий и
видов документов, входящих в систему организационно-
Под оформлением документов понимается проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования. Состав реквизитов соответствует типовым действиям, связанным с составление документов, их согласованием, подписанием, утверждением, пересылкой и т.п.
Реквизиты напрямую влияют на юридическую силу документов, выполняют информационные функции, т.е. указывают на состав должностных лиц, участвующих в подготовке документов, и на порядок работы с документацией. Поэтому они должны оформляться с соблюдением норм и правил, предусмотренных в законодательных актах и нормативно-методических документах.
Требования к составлению
и оформлению управленческих документов, входящих в систему организационно-
Документы, относящиеся к одной унифицированной системе документации, формируются по единой модели, которая называется «формуляр-образец».
Формуляр-образец – это модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты документов системы. Совокупность реквизитов, свойственных документам, входящим в систему ОРД, определена ГОСТ Р 6.30-2003 и характеризует формуляр-образец системы. Все 30 реквизитов, закрепленные стандартом, не встречаются вместе ни в одном виде документов.
Каждый документ имеет индивидуальный набор реквизитов, которые отражают его особенности, связанные с назначением в управленческих процессах. Совокупность реквизитов, расположенных в определенной последовательности, являются формуляром документа. Формуляр каждого вида документов (приказа, акта, протокола и др.) характеризуется определенным составом реквизитов и строгой последовательностью их расположения.
В соответствии с ГОСТ
Р 6.30-2003 при подготовке и оформлении организационно-
01 – Государственный герб Российской Федерации;
02 – герб субъекта РФ;
03 – эмблема организации или товарный знак (знак облуживания);
04 – код организации;
05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 – идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН / КПП);
07 – код формы документа;
08 – наименование организации;
09 – справочные данные об организации;
10 – наименование вида документа;
11 – дата документа;
12 – регистрационный номер документа;
13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14 – место составления или издания документа;
15 – адресат;
16 – гриф утверждения документа;
17 – резолюция;
18 – заголовок к тексту;
19 – отметка о контроле;
20 – текст документа;
21 – отметка о наличии
22 – подпись;
23 – гриф согласования документа;
24 – визы согласования документа;
25 – оттиск печати;
26 – отметка о заверении копии;
27 – отметка об исполнителе;
28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 – отметка о поступлении документа в организацию;
- – идентификатор электронной копии документа.
3.Оформление документов при приеме на работу
Прием на постоянную работу в организацию нового сотрудника при наличии вакантной должности, предусмотренной штатным расписанием, сопровождается оформлением следующих документов:
- резюме (согласно ТК РФ не является обязательным документом);
- заявления претендента на вакантную должность;
- анкеты (согласно ТК РФ не является обязательным документом);
- автобиографии (только для руководящего состава);
- характеристики (согласно ТК РФ не является обязательным документом);
- трудового договора;
- приказа о приеме на работу;
- записью в трудовой книжке;
- оформлением личной карточки;
- оформлением учетной карточки (для научных, научно-педагогических
работников).
Рассмотрим каждый документ более подробно:
Резюме
Сегодня часто от претендентов на вакантную должность требуют предоставления резюме и по нему ведут как бы предварительный отбор, принимают решение о приглашении для собеседования или переговоров.
На основе резюме фактически собирают банк данных о возможных кандидатах на замещение вакантных должностей.
Резюме – это сжатая краткая информация о себе, составленная претендентом на вакантное место.
Анкета
В настоящее время
широкое распространение
Анкета заполняется собственноручно поступающим на работу. Все записи в анкете должны быть подтверждены документально. Данные проверяются кадровым работником, заверяются его подписью и печатью.
Автобиография
Автобиография Трудовым кодексом РФ не считается обязательным документом. Вопрос о предоставлении такого документа решается работодателем и поступающим на работу по взаимному согласию. Автобиография пишется от руки в произвольной форме.
Характеристика
Характеристика – официальный документ, который выдает организация по прежнему месту работы претендента на вакантную должность при оформлении на новую работу. Характеристика подготавливается по запросу той организации, куда поступает на работу претендент. В характеристике приводится отзыв о служебной и общественной деятельности работника, оценка его деловых и моральных качеств.
Она имеет следующие реквизиты: название вида документа (характеристика); указание должности лица, которому выдается характеристика; наименование организации, выдавшей характеристику; имя, отчество и фамилия сотрудника; текст; подписи; печать.
Текст характеристики излагается от третьего лица.
Подписывается характеристика руководителем организации и заверяется гербовой печатью.
Характеристика как обязательный документ при приеме на работу ТК РФ не предусмотрен. Однако при отборе кандидатов на руководящие должности она находит широкое применение.
Заявление о приеме на работу
При поступлении на работу гражданин подает письменное заявление, в котором излагает просьбу о зачислении в организацию, указывая свою фамилию, квалификацию, специальность, должность. Заявление о приеме на работу составляется в произвольной форме, пишется от руки.
Заявление о приеме на работу после его рассмотрения, а также ознакомления с остальными необходимыми документами является основанием для издания приказа о приеме на работу. В ст. 65 ТК РФ указаны документы, которые необходимо представить при приеме на работу:
- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
- трудовую книжку, за исключение случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
- страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
- документы воинского учета – для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
- документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний – при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.
Трудовой договор
В настоящее время основанием для приема является трудовой договор, который, в соответствии со ст.16 ТК РФ заключается между работником и ра-
ботодателем.
Трудовой договор – это соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник со своей стороны обязуется выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка. На основании трудового договора, подписанного сторонами трудовых отношений, руководитель предприятия издает приказ о приеме соответствующего работника на работу.
К существенным условиям трудового договора относятся:
место работы работника (с указанием наименования структурного подразделения организации);
дата начала работы, с которой работник приступает к ее исполнению. Для срочного договора указывается продолжительность его действия – количество лет или месяцев;
наименование должности, специальности,
профессии с указанием
права и обязанности работника;
права и обязанности работодателя по отношению к работнику, с которым, в данном случае, заключается трудовой договор;
характеристики условий труда работника, а также компенсации и льготы, предусмотренные для него за работу в тяжелых, вредных и (или) опас-
ных условиях;
режим труда и отдыха работника: в содержании трудового договора должны быть оговорены такие условия, как неполный рабочий день или неделя, предоставление дополнительного перерыва в работе или дополнительного отпуска, обязательные часы работы (при гибком графике работы) и т.п.;
условия оплаты труда работника, включая размер тарифной ставки или должностного оклада, а также доплаты, надбавки и поощрительные выплаты (премии). Для доплат, надбавок и поощрительных выплат (премий) указываются основания и условия для их выплаты работнику. В этом же пункте трудового договора указываются и даты выплаты заработной платы;
В соответствии со ст.67 ТК РФ заключение трудового договора заключается по установленной форме, предусматривающей: письменное оформление трудового договора, составление трудового договора в двух экземплярах, а также подписание трудового договора обеими сторонами трудовых отношений - работником и работодателем (в лице руководителя организации). При этом один экземпляр договора остается в организации, а другой хранится у работника.
При заключении трудового договора работник обязан предоставить работодателю необходимые документы, перечень которых определен ст.65 ТК РФ:
- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
- трудовая книжка (за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства);
- страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
- документы воинского учета – для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
- документы об образовании, квалификации или наличия специальных знаний (при поступлении на работу, требующую от соискателя специальных знаний или специальной подготовки).
Оформление трудового договора производится с учетом предписаний, соответствующих нормативно-методических документов в соответствии с ГОСТ Р 6.30 -2003
Образец рекомендуемой к использованию формы трудового договора унифицированной с формами документов по учету кадров Госкомстата РФ приведен в Приложении 2.
Приказ о приеме на работу
Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (ф. № Т-1) и приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (ф. № Т-1а) применяются для оформления и учета принимаемых на работу по трудовому договору (контракту). Составляются лицом, ответственным за прием, на всех лиц, принимаемых на работу в организацию.
Личная карточка
Личная карточка работника (форма № Т-2) и личная карточка государственного (муниципального) служащего (форма № Т-2 ГС (МС)) – это основной документ унифицированного первичного учета персональных данных работника организации. Карточка оформляется и ведется на каждого работника, принятого в организацию в соответствии с приказом (распоряжением) о приеме на работу.