Состав кадровой документации

Содержание

Введение………………………………………………………………………..3

Глава 1.Организация работы отдела кадров

1. Положение об отделе кадров…………………………………...5
2. Нормативы времени на отдельные операции в кадровом делопроизводстве…………………………………………….…..9
3. Нормативно-правовая база кадрового делопроизводства…....14

Глава 2. Состав кадровой документации

2.1. Краткая характеристика  учреждения…………………………….19

2.2. Анализ системы документирования……………………………...21

2.3 Организация работы  с документами……………………………...24.

Заключение…………………………………………………………………....32

Список использованных источников………………………………………..34

Приложения

Введение

Вся управленческая деятельность любой организации обязательно документируется. Но особенно строго следует подходить к документированию трудовых правоотношений. Правильность составления и оформления кадровой документации, напрямую влияющая на ее юридическую силу, касается каждого гражданина лично.

Распорядительная деятельность органов управления включает, помимо прочих полномочий, решение вопросов подбора и расстановки кадров, приёма граждан на работу, перевода на другую работу и увольнения. Документы, создаваемые при оформлении приёма, увольнения и перемещения сотрудников, предоставления отпуска, поощрения, составляют кадровую документацию. Это – приказы по личному составу, заявления, характеристики, трудовые книжки, личные карточки, а также все документы, входящие в личное дело.

Значение кадровых документов определяется тем, что в них фиксируются сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т.д. Они участвуют в регулировании взаимоотношений между сторонами трудовых правоотношений и определяют их полномочия, права и обязанности. Поэтому изучение состава кадровой документации актуально в современных условиях.

Для правильного ведения кадровой документации необходимо хорошо знать и постоянно руководствоваться законодательно-правовыми актами о труде.

Прежде всего, это Трудовой кодекс Российской Федерации с изменениями, внесенными Федеральным законом от 30 июня 2006 г. № 102-ФЗ. В Трудовом кодексе отражены процессы документирования трудовых правоотношений, определены случаи и порядок составления документов1. Поэтому, оформляя трудовые правоотношения путем составления кадровых документов, необходимо, прежде всего, обращаться к соответствующим статьям Трудового кодекса.

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в федеральных органах исполнительной власти, но может использоваться как образец правильного оформления документов и в других организациях2.

Сроки хранения документов закреплены в перечнях документов с указанием сроков их хранения – типовых или ведомственных. Ведомственные перечни разрабатываются обычно организацией, возглавляющей отрасль, они учитывают специфику отрасли и содержат документы, не типичные для остальных организаций. Организации, не имеющие ведомственного перечня, должны пользоваться «перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения»3. Он утвержден в 2000 г., и кадровая документация представлена в нем достаточно полно.

Глава 1. Организация работы отдела кадров

1.1 Положение об  отделе кадров

Значение кадровых документов определяется тем, что в них фиксируются сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т.д.

Положение об отделе кадров состоит из следующих разделов:

- общие положения;

- задачи;

- структура;

- функции;

- взаимоотношения с другими  подразделениями предприятия;

- права;

- ответственность.

В разделе "Общие положения" закреплены подчиненность отдела кадров директору предприятия.

Раздел "Задачи" содержит четко сформулированные направления деятельности отдела кадров, важнейшими из которых являются организация работы по обеспечению подбора, расстановки, использованию рабочих и специалистов; формирование стабильно работающего коллектива; создание кадрового резерва; организация системы учета кадров.

В разделе "Структура" указан порядок разработки и утверждения структуры отдела, его численный состав, конкретные направления работы и закрепленные за ними подразделения отдела.

В разделе "Функции" рассмотрены функциональные обязанности в области кадровой работы, в частности:

- разработка планов комплектования  кадров в соответствии с программой  развития предприятия;

- оформление приема, перевода  и увольнения работников в  соответствии с трудовым законодательством;

- учет личного состава  предприятия;

- хранение и заполнение  трудовых книжек, ведение документации  по делопроизводству;

- контроль за исполнением руководителями подразделений приказов и распоряжений по работе с личным составом;

- изучение движения кадров, анализ текучести кадров, разработка  мероприятий по ее устранению;

- анализ состава, деловых  качеств специалистов предприятия с целью их рационального использования;

- создание условий для  повышения образовательного и  квалификационного уровня специалистов;

- работа по созданию  резерва на выдвижение;

- подготовка предложений  по улучшению расстановки и  использованию рабочих;

- подготовка и систематизация  материалов для аттестационной  комиссии;

- подготовка материалов  для предоставления рабочих, специалистов  и служащих к поощрению и  награждению;

- принятие мер по трудоустройству  высвобождаемых работников;

- осуществления контроля  и инструктажа работников отдела  кадров;

- организация контроля за состоянием трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка;

- ведение всей отчетности  по кадровым вопросам.

Раздел "Взаимоотношения с другими подразделениями предприятия" содержит перечень документов, которые поступают в отдел кадров, и документов, которые направляются из отдела кадров в другие подразделения.

От производственных подразделений отдел кадров получает заявки на прием рабочих и служащих, представления о поощрении, графики отпусков.

Из отдела кадров в производственные подразделения направляются сведения о нарушителях трудовой дисциплины, копии приказов о приеме, перемещении внутри предприятия, увольнении рабочих и служащих, изменении правил внутреннего трудового распорядка, сведения, относящиеся к вопросам трудовой дисциплины.

От бухгалтерии отдел кадров получает штатное расписание, расчеты потребности в рабочей силе, справки о заработной плате для оформления пенсий по возрасту и инвалидности.

В бухгалтерию отдел кадров представляет сведения о списочной численности работников, прогулах, текучести кадров, табель учета рабочего времени, проекты приказов о приеме, перемещении и увольнении материально ответственных лиц, листы временной нетрудоспособности для оплаты, сведения о приеме, перемещении, увольнении и очередных отпусках работников предприятия.

В юридический отдел из отдела кадров направляются на визирование приказы по личному составу.

В разделе "Права" указаны основные полномочия, которыми наделен отдел кадров, в частности:

- право требовать от  всех подразделений предприятия  необходимых для полноценной  работы отдела кадров материалов;

- право принимать работников  предприятия по вопросам приема, перемещения и увольнения;

- право осуществлять связь  с другими организациями по  вопросам подбора кадров;

- право требовать от  других подразделений обязательного  выполнения тех указаний, которые  предусмотрены положением об  отделе кадров.

В разделе "Ответственность" установлена ответственность начальника отдела кадров за выполнение возложенных на отдел функций и ответственность работников отдела, которая устанавливается должностными инструкциями. (Приложение1)

Любая должностная инструкция работника предприятия имеет три раздела: должностные обязанности, требования к знаниям и требования к квалификации по разрядам оплаты.

Основными должностными обязанностями начальника отдела кадров являются:

- руководство работой  отдела;

- обеспечение выполнения  работ;

- разработка необходимой  документации, предложений, рекомендаций, инструкций;

- обеспечение рационального  использования материальных, финансовых  и технических средств;

- проведение работ по  защите информации, составляющей  коммерческую тайну;

- обеспечение рационального  распределения нагрузки между  работниками отдела;

- создание условий для  роста и повышения квалификации  персонала;

- контроль соблюдения  работниками правил внутреннего  трудового распорядка, правил и  норм охраны труда и противопожарной  безопасности, производственной и  трудовой дисциплины;

- внесение предложений  о поощрении отличившихся работников, наложений взысканий на нарушителей  производственной и трудовой  дисциплины;

- обеспечение составления  уставной отчетности.

Начальник отдела кадров должен знать:

- постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и  нормативные документы вышестоящих  и других органов, касающиеся  деятельности отдела;

- нормативные акты и  методические рекомендации, определяющие  порядок проведения работ в  отделе;

- основы экономики, организации  труда и управления;

- правила внутреннего  трудового распорядка;

- правила и нормы охраны  труда, техники безопасности, производственной  санитарии и противопожарной  защиты.

Численный состав отдела кадров и перечень видов основных работ определяется численностью работающих в организации.4

1.2 Нормативы времени  на отдельные операции в кадровом  делопроизводстве

Оформление документов при приеме на работу рабочих и служащих.

Работа состоит из следующих операций:

- ознакомление с соответствующими  документами (паспортом, трудовой книжкой, дипломом или свидетельством  об образовании) и на их основании  заполнения приказа о приеме  на работу (форма № Т-1);

- заполнение личной карточки (форма №Т-2) на основании соответствующих  документов (паспорта, трудовой книжки, диплома или свидетельства об  образовании, личного листка, военного  билета, приказа о приеме на  работу);

- составление приказа  о зачислении на работу, в котором  указываются фамилия, имя, отчество  работника, принимаемого на работу, занимаемая должность, разряд или  оклад, цех, дата зачисления и  при необходимости – период  испытательного срока;

- на основании приказа  в трудовой книжке запись даты  зачисления на работу, профессии  или должности, цеха, дата и номер  приказа о приеме на работу; отметка о приеме на работу  в журнале о приеме;

- оформление личного дела  на служащего. Подшивка в папку-скоросшиватель личного листка по учету кадров, заявления о приеме на работу, автобиографии и других документов, относящихся к служебной деятельности работника; составление описи документов, находящихся в личном деле; нумерация, регистрация и укладка личного дела в сейф; составление отчета о приеме на работу; ознакомление работника с правилами трудового распорядка; заполнение контрольного листка по технике безопасности.

Таблица 1

Норма времени на оформление документов при приеме на работу рабочих и служащих

2. Оформление документов  при увольнении рабочих и служащих.

Работа состоит из следующих операций:

- на основании заявления  об увольнении и личной карточки  работника заполнения бланка  приказа о прекращении трудового  договора соответствии с резолюцией  директора птицефабрики составление  проекта приказа об увольнении, в котором указываются фамилию, имя, отчество, занимаемая должность, дата и причина увольнения  работника;

- на основании оформленного  приказа запись в личной карточке  работника даты, причины увольнения, номера приказа об увольнении;

- на основании приказа  о прекращении трудового договора  запись в трудовой книжке даты  и причины увольнения и номера  приказа об увольнении; выдача  трудовой книжки под расписку  увольняемому; запись о выдаче трудовой книжки в книге учета трудовых книжек;

- изъятие личного дела  из картотеки, запись в личном  деле об увольнении и в журнале  уволенных;

- комплектование документов  для передачи в архив; перемещение  личной карточки в картотеку  уволенных;

- составление отчета об  увольнении с работы.

Таблица 2

Норма времени на оформление документов

при увольнении рабочих и служащих

3. Оформление и учет  трудовых книжек.

Выписка новой трудовой книжки или выдача к ней с отметкой в книге учета ли вписка дубликата трудовой книжки.

Работа состоит из следующих операций:

- запись в бланк трудовой  книжки или вкладыша: на первой  странице – фамилии, имени, отчества, года рождения, профессии или  должности и даты заполнения  книжки; на второй развернутой  странице – проставление штампа  предприятия и запись числа, месяца, года зачисления на работу, профессии, разряда, даты и номера приказа;

- отметка в книге учета  движения трудовых книжек и  вкладышей к ним; простановка  на первой странице трудовой  книжки штампа с надписью "Выдан  вкладыш";

- подготовка невостребованных  трудовых книжек для сдачи  в архив;

- ознакомление работников  с записями в трудовой книжке.

Таблица 3

Норма времени на оформление и учет

трудовых книжек

4. Запись в трудовую  книжку сведений о работе, поощрениях  и награждениях.

Работа состоит из следующих операций:

подборка трудовой книжки;

на основании соответствующих документов (паспорта, записи о переводе, приказа, распоряжения и т.д.) внесение в трудовую книжку или вкладыша к ней изменений по работе (перевод в другое подразделение, перемещение по должности, изменение оклада или разряда), поощрений и награждений, изменения фамилии и других сведений;

укладка трудовой книжки в сейф.

Таблица 4

Норма времени на запись в трудовую книжку(вкладыш)

сведений о работе, поощрений и награждений

5. Оформление документов  по учету движения кадров.

Работа состоит из следующих операций:

на основании приказа ( форма №Т-5) запись о переводе в трудовой книжке, личной карточке (форма №Т-2), личном деле и в журнале переводов;

составление приказа о переводе.

Таблица 5

Норма времени на оформление перевода работника

в другое подразделение или на другую должность

6. Составление и корректировка  графика отпусков.

работа состоит из следующих операций:

- получение графика отпусков  от подразделений;

- составление сводного  графика и его корректировка;

- доведение графиков до  руководителей подразделений;

- контроль за соблюдением графиков отпусков в течение года;

- составление и корректировка  графика отпусков руководящих  работников.

Таблица №6

Норма времени на составление и корректировку

графика отпусков

7. Оформление отпуска.

Работа состоит из следующих операций:

- на основании записки  о предоставлении отпуска (форма  №Т-6) запись в личной карточке  даты поступления на предприятие, вида отпуска, даты ухода и  возвращения их отпуска и указание  периода, за который он предоставлен;

- подсчет продолжительности  дополнительного отпуска;

- составление приказа  на отпуск;

- запись в журнале регистрации  отпусков.

Таблица №7

Норма времени на оформление отпусков

8. Ведение картотеки работников  по продолжительности стажа для  выплаты годового вознаграждения  и оформления листка нетрудоспособности.

Работа состоит из следующих операций:

- заполнение карточек (указание  фамилии, имени, отчества, цеха, продолжительности  стажа);

- пополнение картотеки  и изъятие карточек;

- внесение изменений в  карточки.

Таблица 8

Норма времени на ведение картотеки

9. Оформление листа нетрудоспособности.

Работа состоит из следующих операций:

- на основании личной  карточки (форма №Т-2) или трудовой  книжки определение длительности  непрерывного рабочего стажа  работника и заполнение соответствующих  граф листа нетрудоспособности  ( стаж работы, количество нерабочих дней, дата заполнения листка);

- регистрация листа в  книге учета.

1.3 Нормативно-правовая  база кадрового делопроизводства

Распорядительная деятельность органов управления включает также решение вопросов подбора и расстановки кадров, приема граждан на работу, перевода на другую работу и увольнение. Документы, создаваемые при оформлении приема, увольнения и перемещения сотрудников, предоставления отпуска, поощрения, составляют группу документов по личному составу. Это – приказы по личному составу, заявления, характеристики, трудовые книжки, личные карточки, а также все документы, входящие в личное дело.

Значение кадровых документов определяется тем, что в них фиксируются сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т.д.

К сожалению, в последнее время сохранности документов по личному составу уделяется недостаточное внимание. Анализ, проведенный Комитетом государственной архивной службы Новосибирской области, показал, что из 1458 проверенных предприятий только 20% имеют специальное помещение для хранения таких документов. Как правило, документы рассредоточены по столам, шкафам, подсобным помещениям, находятся в бесхозном состоянии. При этом ответственные за данную работу лица часто меняются. Только в 30 организациях есть штатные единицы, отвечающие за сохранность документов по личному составу, а в 300 – не назначены даже ответственные. В результате в каждой четвертой из проверенных организаций обнаружена частичная или полная утрата документов. Проверка 20 уже приватизированных предприятий Новосибирска показала, что они практически остались без архива.

Распоряжением Правительства Российской Федерации от 23.04.92 № 381-р и постановлением Администрации Новосибирской области от 20.05.92 № 206 органам исполнительной власти на местах было рекомендовано рассмотреть вопросы о создании архивов для хранения и использования документов по личному составу и выделении для этих целей соответствующих помещений, штатных единиц и фонда оплаты труда работников. Принято также постановление администрации области от 02.08.92 № 183 "О создании в городах и районах области архивов по личному составу".

Работники, отвечающие за делопроизводство по личному составу, обязательно должны знать Трудовой кодекс РФ. На основании статей Кодекса на предприятии должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников.

К документам по личному составу относятся:

- заявления о приеме, увольнении, переводе, трудовые договоры;

- приказы по личному  составу (о приеме, увольнении, переводе);

- трудовые книжки;

- личные дела;

- личные карточки формы  Т-2;

- лицевые счета по заработной  плате и др.

На основании ст. 65 нового Трудового кодекса РФ при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю:

- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

- трудовую книжку, за исключением  случаев, когда трудовой договор  заключается впервые или работник  поступает на работу на условиях  совместительства;

- страховое свидетельство  государственного пенсионного страхования;

- документы воинского  учета – для военнообязанных  и лиц, подлежащих призыву на  военную службу;

- документ об образовании, о квалификации или наличии  специальных знаний – при поступлении  на работу, требующую специальных  знаний или специальной подготовки.

В отдельных случаях с учетом специфики работы настоящим Кодексом, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов.

Запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных настоящим Кодексом, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации.

При заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляются работодателем.5

Согласно ст. 67 ТК РФ трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя.

Трудовой договор, не оформленный надлежащим образом, считается заключенным, если работник приступил с ведома или по поручению работодателя или его представителя. При фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех дней со дня фактического допущения работника к работе. При заключении трудовых договоров с отдельными категориями работников законами и иными нормативными правовыми актами может быть предусмотрена необходимость согласования возможности заключения трудовых договоров либо их условий с соответствующими лицами или органами, не являющимися работодателями по этим договорам, или составление трудовых договоров в большем количестве экземпляров.

В трудовом договоре указываются: фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя (фамилия, имя, отчество работодателя – физического лица), заключивших трудовой договор.

Существенными условиями трудового договора являются:

- место работы (с указанием  структурного подразделения);

- дата начала работы;

- наименование должности, специальности, профессии с указанием  квалификации в соответствии  со штатным расписанием организации  или конкретная трудовая функция. Если в соответствии с федеральными  законами с выполнением работ  по определенным должностям, специальностям  или профессиям связано предоставление  льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий  и квалификационные требования  к ним должны соответствовать  наименованиям и требованиям, указанным  в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом  Правительством Российской Федерации;

- права и обязанности  работника;

- права и обязанности  работодателя;

- характеристики условий  труда, компенсации и льготы работникам  за работу в тяжелых, вредных  и (или) опасных условиях;

- режим труда и отдыха (если он в отношении данного  работника отличается от общих  правил, установленных в организации);

- условия оплаты труда (в том числе размер тарифной  ставки или должностного оклада  работника, доплаты, надбавки и поощрительные  выплаты);

- виды и условия социального  страхования, непосредственно связанные  с трудовой деятельностью.

В трудовом договоре могут предусматриваться условия об испытании, неразглашении охраняемой законом тайны (государственной, служебной, коммерческой и иной), об обязанности работника отработать после обучения не менее установленного договором срока, если обучение производилось за счет средств работодателя, а также иные условия, не ухудшающие положение работника по сравнению с настоящим Кодексом, законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями.

Условия трудового договора могут быть изменены только по соглашению сторон и в письменной форме.

В случае заключения срочного трудового договора в нем указываются срок его действия и обстоятельство (причина), послужившее основанием для заключения срочного трудового договора в соответствии с настоящим Кодексом и иными федеральными законами.

Трудовые договоры могут заключаться:

1) на неопределенный срок;

2) на определенный срок  не более пяти лет (срочный  трудовой договор), если иной срок  не установлен настоящим Кодексом  и иными федеральными законами.