Составление и оформление документов ПЭВМ

40

Содержание

Введение

В современном учреждении основными технологическими инструментами работы с документами являются компьютеры.

При современном уровне развития компьютерных инфор­мационных технологий клавиатура ПК остается основным ин­струментом ввода текста будущих документов.

Информационная поддержка управленческой деятельно­сти включает в себя технологии подготовки и обработки различ­ных видов документов, в которых значительное место занима­ет информация в числовой форме (финансовая, бухгалтерская, планово-аналитическая и т. п.), оформляемая в виде разного рода таблиц, бланков ведомостей, форм, списков.

Перечисленные формы представления управленческой ин­формации обобщенно будем называть табличными документа­ми, имеющими как самостоятельное значение, так и являющи­мися составными частями других документов.

Создание и обработка табличных документов — это та об­ласть информационной поддержки управленческой деятель­ности, в которой прежде всего началось использование тех или иных средств вычислительной техники (калькуляторы, счетно-перфорационная и табуляционная техника, универсальные ЭВМ).

1. Составление и оформление текстовых документов

1.1  Набор текста

Подготовка текстов с использованием компьютерной систе­мы подготовки текстовых докуменитов (СПТД) заключается в последовательном выполнении ряда этапов.

С некоторой долей условности можно выделить:

набор текста;

редактирование введенной информации;

форматирование (оформление) отдельных структурных элементов будущего документа;

печать документа;

сохранение текста документа и ведение архива текстов.

Каждый этап состоит из множества операций. Набор опера­ций определяется конкретной программой, выбранной для под­готовки документа. При работе с текстом обычно происходит многократное чередование операций различных этапов, поэто­му отдельные операции нельзя четко отнести к определенному этапу подготовки документа.

Так, если при наборе текста обнаружились ошибки, то при­бегают к операциям этапа редактирования. При редактирова­нии (при вставке и замене) производится набор новых фрагментов текста. Операции оформления возможны как при этапах на­бора и редактирования, так и при собственно форматировании.

При современном уровне развития компьютерных инфор­мационных технологий клавиатура ПК остается основным ин­струментом ввода текста будущих документов. Набор текста на клавиатуре может производиться с любой скоростью, потерь ин­формации при этом не происходит, возможно лишь некоторое отставание обработки символов системой подготовки текстов от момента непосредственного вода.

Вводимый текст располагается в специально отведенной об­ласти экрана дисплея — текстовом окне или рабочей области. Остальная часть экрана отводится под служебную область. Раз­меры этих логических частей (служебной и рабочей) зависят от конкретной программы подготовки текста.

Место экрана, на котором появляется следующий вводи­мый символ, т. е. позиция ввода, отмечается специальным зна­ком — курсором.

В служебной области всегда помещена информация о те­кущем положении курсора. Любая система подготовки текстов поддерживает два режима ввода — вставки или заме­ны. Переключение между режимами осуществляется клавиш­ными командами программы, либо командой меню.

Возможность легко исправить ошибку набора снижает вни­мание пользователя и стимулирует высокую скорость набора текста, а следовательно увеличивает вероятность набора оши­бочных символов. Клавиша <Backspace> удаляет ошибочный символ слева от курсора, клавиша <Delete> удаляет из текста символ, находящийся в позиции курсора, а все символы справа смещаются влево в режиме вставки. Вводимый символ автома­тически раздвигает строку при режиме вставки либо заменяет существующий символ в режиме замены.

Если используется текстовый процессор, то существенным является понятие "мягкого" и "жесткого" разделителя. При на­жатии на клавишу <Пробел> клавиатуры ПК в текст вносит­ся символ "жестокого" пробела. Кроме этого символа в тексте могут существовать так называемые "мягкие" пробелы, вноси­мые в текст программой текстового процессора для выравнива­ния длины строк.

Термин "мягкий" указывает на то, что при необходимости текстовый процессор удаляет лишние либо вставляет допол­нительные "мягкие" пробелы, в отличие от "жестких", которые автоматически в текст не включаются и не изымаются из него. Аналогично можно трактовать понятие "мягкий" и "жесткий" конец строки.

Перевод курсора на новую строку программой текстового процессора осуществляется автоматически по достижении кон­ца текущей строки, т. е. ввод текста происходит под контролем функции автоматического форматирования.

Когда все отведенные для текста строки экрана дисплея бу­дут заполнены, система подготовки текстов автоматически сдви­гает текст. При этом верхняя строка текста исчезает из поля зре­ния пользователя а внизу появляется пустая строка для даль­нейшего ввода символов. Этот процесс называют прокруткой или скроллингом строк.

При наборе текста на компьютере часто имеют место нару­шения правил набора и размещения текста абзацев, которые, как и ошибки грамматические, недопустимы ни в каком документе.

К часто нарушаемым правилам компьютерного набора мож­но отнести следующие:

знаки препинания отбиваются (типографский термин) от предшествующего текста; допускается отбивать пробелом толь­ко вопросительный знак (?);

не отбиваются от цифр знаки процент, градус, минута, секунда т. е. 45%, 20°, 5';

одним пробелом цифры отбиваются от № и §; однако при вводе нужно использовать "неразрывный" пробел, который не будет ни растянут при форматировании, ни разорван при пе­реносе;

дефис пробелами не отбивается; в компьютерном наборе часто неправильно используют дефис вместо тире, потому что знака тире в стандартной раскладке клавиатуры нет;

тире, наоборот, отбивается пробелом; тире не отбивают пробелом в сочетаниях, имеющих смысл "от" и "до", например 2001—2003 гг.

Во всех перечисленных случаях отбивка не должна быть больше одного пробела, и на этом пробеле недопустим перенос. Поэтому здесь необходим только "неразрывный" пробел. По этой же причине следует взять за правило ставить именно "нераз­рывный" пробел после предлога, которым начинается предло­жение. В результате редакторской правки он может оказаться в конце строки, а правила запрещают заканчивать строку пред­логом или союзом, с которого начинается новое предложение.

Наконец, упомянем типичные ошибки, встречающиеся при использовании сокращений:

в конце общеупотребительных сокращений кг, т, ц, км точка не ставится;

сокращения типа "т. д." и "с. г." записываются с пробелом;

сокращения "и др.", "и т. д.", "и т. п." могут быть приме­нены только в конце предложения, в середине предложения их нужно записывать полностью.

Для выполнения перечисленных правил рекомендуется сле­дующая культура набора текста:

там, где нужен пробел, но недопустим перенос на следу­ющую строку, ставить символ "неразрывного" пробела;

там, где нужен дефис и недопустим перенос на следую­щую строку, ставить символ "неразрывного" дефиса;

не отбивать пробелами знаки препинания;

для набора "правильных" типографских символов мож­но воспользоваться механизмом макропоследовательностей си­стемы подготовки текста, закрепив за удобной для вас клавиш­ной комбинацией символ, которого нет на клавиатуре.

Вторая группа ошибок набора связана с неправильной рас­становкой переносов слов. Системы подготовки текстов использу­ют четыре способа выравнивания текста абзаца при автоматиче­ской верстке строк в процессе набора: влево, вправо, по центру и выключка — когда каждая строка абзаца, кроме концевой, вырав­нивается по правой границе за счет расстановки переносов с по­следующим равномерным расширением пробелов между словами.

Последний способ наиболее распространен, так как более всего соответствует удобству чтения и восприятия текста.

Если в документе, изготавливаемом с помощью компьютер­ной системы подготовки текста, не преследуются специальные цели, например, зафиксировать с помощью рваной правой гра­ницы внимание читателя, то абзацы принято выравнивать вы­ключкой.

Если просто (без переносов) выравнивать текст по правой границе, возникает брак, называемый жидкой строкой или. зия­ющими пробелами. Выключка придает тексту более оформлен­ный вид и имеет еще одно важное преимущество: выровненный текст, как правило, содержит больше символов в каждой стро­ке, что уменьшает общее количество строк. Именно поэтому га­зетный стиль оформления текста использует колонки с выров­ненным по краям текстом.

В текст документа программа текстового процессора при выключке добавляет так называемые "мягкие" пробелы, осу­ществляется разгонка строк. Термин "мягкие" в данном случае подчеркивает возможность изменения положения пробела са­мой программой подготовки текста.

Пробелы, задаваемые пользователем в тексте при наборе, программой текстового процессора не могут быть изменены, поэтому они называются "жесткими" пробелами. "Мягкие" пробе­лы могут сильно увеличить междусловное расстояние и приве­сти к уже упомянутым "жидким" строкам, "дырявости" набора.

Проблема появления "мягких" пробелов и увеличения междусловного промежутка решается расстановкой переносов.

Перенос слов является важной функцией текстового про­цессора. Целесообразно выполнять перенос слов на завершаю­щей стадии редактирования. При переносе слова разбиваются по слогам, и в них вставляются скрытые символы "мягкого" пе­реноса (так называемые необязательные дефисы).

При необходимости переноса один из символов "мягкого" переноса разбивает слово на части с учетом максимально возмож­ного заполнения текущей строки. Таким образом, использование переноса позволяет более плотно компоновать текст на странице.

Существует две возможности переноса:

автоматический перенос без контроля разработчика документа;

принудительный перенос с контролем выполнения переноса пользователем.

При подготовке важных документов рекомендуется использовать принудительный перенос. Программа текстового про­фессора в этом случае предлагает пользователю свои варианты разбиения слова, окончательное решение о месте переноса принимает пользователь. Если ни один из вариантов не устраивает разработчика документа, он имеет право отказаться от переноса в этом слове.

Напомним, что в местах нежелательных переносов слов в словосочетаниях типа "рис. 10", "Windows 2000" употребляется е обычный пробел, а символ "неразрывного" пробела.

Общая рекомендация заключается в использовании "мягкого" переноса, поставленного в месте нужного переноса. В тот момент, когда слово попадет в зону возможного переноса, невидимый специальный символ "мягкого" переноса превратится в реальный правильный знак переноса.

При возникновении конфликта между вашим "мягким" переносом и неправильным, который автоматически предлагает текстовый процессор, необходимо провести исправление пере­носа вручную.

Современные правила орфографии разрешают нарушение правил переноса при наборе на узкий газетный формат, когда нет технической возможности избежать ошибки. Текстовые про­цессоры работают в диапазоне широких строк, поэтому данные исключения для них неприменимы.

1.2 Редактирование введенной информации

Созданный на этапе набора текст документа в дальнейшем может подвергаться изменениям. При традиционной техноло­гии изготовления документов с помощью обычной пишущей ма­шинки даже незначительные изменения в тексте приводили к повторной печати если не всего, то значительной части текста документа.

Новая информационная технология использования систем подготовки текстовых документов отделила этап печати доку­мента от его набора и редактирования. Пользователь имеет воз­можность многократной "шлифовки" текста материала до до­стижения необходимого уровня качества изложения, не прибе­гая к печати документа.

Это сокращает затраты трудовых и материальных ресур­сов на подготовку документации. Кроме того, передача тексто­вых материалов может быть осуществлена не в виде "твердой" (печатной) копии, а в так называемом "электронном" виде.

К основным операциям редактирования принято относить следующие:

добавление;

удаление;

перемещение;

копирование фрагмента текста.

К числу операций редактирования можно также отнести операцию поиска и контекстной замены.

Под фрагментом понимается область текста, указанная (вы­деленная, маркированная) пользователем. Минимальный раз­мер фрагмента — один символ, максимальный — весь текст документа. Выделение текста является одним из основополагаю­щих принципов работы системы подготовки текстов.

Основная концепция большинства систем этого назначе­ния — "выдели и обработай". Различают строчные, прямоуголь­ные выделенные фрагменты либо цепочки символов. В послед­нем случае границами выделения служат первый и последний символ в цепочке.

Выделение фрагмента документа может производиться с помощью мыши или клавиатуры.

Выделенный фрагмент в окне редактирования отмечает­ся либо цветом, либо негативным изображением. Снять марки­ровку с фрагмента можно специальной командой системы под­готовки текстов.

Размеры редактируемого текстового документа обычно пре­вышают размер области экрана дисплея для ввода, предостав­ляемой системой подготовки текста.

Для того чтобы пользователь мог работать с нужным ему фрагментом, система подготовки текста обеспечивает возмож­ность перемещения текстового курсора к тому месту документа, где в дальнейшем будет произведена любая операция с текстом.

Обычно для этой цели используются клавиши управления курсором клавиатуры либо их комбинации с управляющими кла­вишами. При наличии графического интерфейса перемещение по тексту осуществляется с помощью специальных графиче­ских компонентов интерфейса — линеек прокрутки с бегунками.

Для добавления одного или нескольких символов систе­ма подготовки текстов должна находиться в режиме вставки, а текстовый курсор — в том месте документа, где производится дополнительный набор текста. Индикация режима замены или вставки производится в статусной строке служебной области окна программы редактирования.

При наборе очередного добавляемого символа часть строки справа (включая курсор) сдвигается на одну позицию вправо, а введенный символ появляется в позиции курсора. Если вклю­чен режим замены, то вновь набираемые символы замещают присутствующие в тексте редактируемого документа символы.

Для удаления одного или нескольких символов использу­ется клавиши <Delete> тли <Backspace>. При нажатии клави­ши <Delete> удаляется символ в позиции курсора, правая часть строки сдвигается влево, сам курсор остается на месте.

При нажатии клавиши <Backspace> удаляется символ в позиции слева от курсора, курсор и правая часть строки сдви­гаются влево. Эта клавиша используется, в основном, для уда­ления одного или нескольких только что набранных символов. Технология удаления больших фрагментов текста предпола­гает предварительное выделение фрагмента для редактирова­ния. Как правило, в текстовом окне может быть выделен толь­ко один фрагмент.

Удаление может быть произведено в двух вариантах:

выделенный фрагмент изымается из текста, оставший­ся текст смыкается;

выделенный фрагмент удаляется в специальный буфер временного хранения, откуда может быть извлечен для встав­ки в другое место редактируемого документа либо использован в текстах других документов (если система подготовки текстов поддерживает многооконный режим для одновременной рабо­ты с несколькими документами).

Содержимое временного буфера сохраняется в течение се­анса работы или до помещения в него новой порции информации.

Для копирования информации используется технология, во многом похожая на предыдущую:

предварительно копируемый текст должен быть выде­лен, а затем специальной командой "Копировать" системы под­готовки текстов помещен во временный буфер хранения. При этом в буфер попадает копия фрагмента, сам он по-прежнему располагается в тексте документа;

текстовый курсор помещается в новую позицию для вставки;

копия фрагмента извлекается из буфера и располага­ется, начиная с указанной курсором позиции, существующий справа от курсора текст сдвигается вправо.

Для перемещения фрагмента текста с использованием вре­менного буфера хранения технологические операции следующие:

выделение нужного фрагмента;

удаление в буфер временного хранения;

перемещение курсора в нужное место документа;

вставка содержимого буфера в документ. Проблема использования содержимого временного буфера

хранения решается в настоящее время не только за счет воз­можности многократного использования, но и за счет предо­ставления возможности хранения нескольких фрагментов тек­ста одновременно.

Например, текстовый процессор Word из комплекса Office 2000 позволяет сохранять до 12 фрагментов текста одновременно и использовать их для редактирования выборочно или всех сразу.

Существующие на сегодняшний день графические оболоч­ки (например, Windows) поддерживают технику drag-and-drop работы манипулятора "мышь" в среде системы подготовки тек­ста. Эта техника предполагает, что для операций перемещения и копирования временный буфер не задействуется.

Однако в этом случае копирование или перемещение фраг­мента возможно только один раз, тогда как временный буфер хранения предлагает использовать помещенную в него инфор­мацию столько раз, сколько это необходимо пользователю.

Операция поиска в среде программы обработки текста мо­жет выполняться в нескольких вариантах. Это может быть по­иск по образцу, например, для последующей замены найденно­го словосочетания на другое.

Действия пользователя системы подготовки текстового до­кумента сводятся к следующей цепочке операций:

задается некоторый образец (символ, слово или цепоч­ка символов);

—              указывается направление поиска (вперед от текущей по-иции курсора либо назад);

система подготовки текстов начинает поиск заданно­го фрагмента, при обнаружении последнего просмотр приоста­навливается, курсор позиционируется перед искомым фрагментом и пользователь имеет возможность произвести нуж­ную коррекцию.

Другой вариант поиска предполагает, что текст предвари­тельно размечается специальными служебными метками (за­кладками или bookmarks), а затем система подготовки текста осуществляет перевод курсора к метке, заданной пользовате­лем по ее имени.

Команда замены производит замещение одного заданно­го контекста на другой. Замена может производиться в рамках выделенного фрагмента, по всему тексту либо после подтверж­дения пользователем каждого варианта замещения.

1.3 Основные методы оформления (форматирования) текстовых документов

Современные средства подготовки текстовых документов используют два типа оформления структурных элементов тек­ста. Это непосредственное оформление, когда форматирование применяется к предварительно выделенному фрагменту через команды меню и оформление с помощью стиля.

Рассмотрим подробнее процесс непосредственного форма­тирования. Каждый документ, создаваемый средствами тексто­вого процессора, имеет в качестве основы некоторое оформле­ние по умолчанию. Набор параметров (или атрибутов оформле­ния), а также их конкретные величины определяются програм­мой текстового процессора.

Например, текстовый процессор Word для Windows пред­лагает следующие параметры оформления документа:

символы — нормальной насыщенности, кегль 10 пунктов;

абзацы — без отступов, выровнены влево, через один ин­тервал;

величина табуляции — через 0,5 дюйма (или 1,27 см);

размер печатной страницы документа — формат А4 (210 мм на 297 мм);

границы текста на печатной странице — левое и правое 3,17 см, верхнее и нижнее 1,5 см.

Таким образом, каждый документ создается по некоторому подобию или по шаблону уже существующего документа.

Различают три типа форматирования прозаических доку­ментов:

символьное (или шрифтовое) оформление;

форматирование абзаца документа;

оформление (верстка) страниц (или разделов) документа. Оформление символов текста

Минимальная единица информации, которой оперирует си­стема подготовки текста, — символ. К символам применимы все операции по редактированию и оформлению текста документа. Системы подготовки текстовых документов используют следу­ющие основные понятия, связанные с наборами символов.

Шрифт — комплект литер с буквами того или иного алфа­вита и всеми относящимися к нему знаками и цифрами.

Начертание шрифта (typeface) или гарнитура — графиче­ские особенности шрифта, определяемые наклоном и характе­ром очка (шрифт прямого и курсивного начертания), шириной очка (шрифт нормального, узкого и широкого начертания), его насыщенностью (шрифт светлого, полужирного, жирного на­чертания).

Семейство шрифтов — набор шрифтов, имеющих много об­щего.

Печатники под шрифтом понимают совокупность трех ха­рактеристик: гарнитуру, размер и стилевые особенности (кур­сив, полужирный и полужирный курсив).

Гарнитуры можно подразделить на следующие большие категории:

Serif (Сериф — шрифт с засечками). Наиболее популяр­ны гарнитуры Times, Bookman. Засечки могут быть как строго горизонтальны, так и обрезаны под определенным углом к ба­зовой линии. Шрифт с засечками лучше всего использовать для основного текста. При чтении такого текста взгляд как бы скольз­ит вдоль линии засечек.

Sans serif (Сане сериф — шрифт без засечек). Рубленые шрифты. Полиграфисты иногда называют эту гарнитуру гроте­сковым шрифтом. Одна из наиболее популярных гарнитур этой категории Helvetica.

3. Script (Скрипт — имитация рукописного текста). Размер шрифта (кегль), его высота задается в пунктах. Пункт — единица измерения, принятая в полиграфии. Обозна­чается буквами pt pt = 0,352 мм.

Кроме пункта используется питч (pitch) — количество сим­волов, которое может быть напечатано на отрезке в один дюйм. Обозначается буквой р. Интервал — величина, равная 12 pt. Размер шрифта на принтере в пунктах определяет расстояние от верхнего края самого высокого символа до нижнего края са­мого низкого.

Обычно кегль шрифта несколько больше самой литеры, так как некоторые буквы выступают над строкой (например, "б"), а некоторые имеют нижний выступ (например, "у", "ф"). Кегль включает высоту собственно буквы (очко) и так называемые за­плечики — свободные пространства над и под очком, образую­щие межстрочные промежутки.

При выборе шрифта для матричных принтеров иногда зада­ется количество знаков, печатаемых на одном дюйме (character per inch, cpi).

Все используемые шрифты могут быть разбиты на две категории: шрифты моноширинные или фиксированные (monospace), у которых все символы одинаковой ширины, и шрифты пропорциональные (proportionally spaced), у которых ширина символа определяется особенностью его изображения (например, буква "ш" шире, чем "а").

Операционная система Windows, например, использует мо­ноширинный шрифт Courier, шрифт Times New Roman — про­порциональный шрифт.

При выборе шрифта для печати документа основным крите­рием является его удобочитаемость. Выбранный шрифт не дол­жен отвлекать внимание читателя от содержания документа. Разнообразие может внести лишь текст заглавных надпи­сей различных составных частей документа (рубрик). Для основ­ного текста рекомендуется использовать шрифт с засечками.

Прямое назначение засечек — повысить читабельность тек­ста. Рубрикация (система заголовков) должна привлекать вни­мание читателя. Для такого текста при выборе шрифта главный критерий неразборчивость, а то, насколько он контрастирует с основным текстом. Рекомендуется использовать с этой целью рубленый шрифт без засечек. Примером такого шрифта в Word для Windows может служить Arial, аналог шрифта Helvetica.

Можно дать несколько общих рекомендаций по созданию страницы документа:

не используйте на одной странице много видов гарнитур. Максимально рекомендуется три типа гарнитуры;

все страницы документа набирайте выбранным набором гарнитур;

придерживайтесь сетки-схемы размещения текста и ил­люстраций на странице;

не стремитесь максимально заполнить все пространство страницы текстом.

При работе на ПЭВМ приходится иметь дело с выдачей символов на два устройства: на дисплей и на принтер. В связи с этим, говоря о некотором шрифте, всегда следует уточнять, о чем именно идет речь: о принтерном или об экранном шрифте. Все шрифты, как те, так и другие, по технологии изготовления могут быть разделены на две большие категории: матричные (или растровые) и векторные (контурные).

Еще недавно категория матричных шрифтов являлась един­ственной. Шрифты в этом случае создаются по так называемой bitmap технологии, или методом битовой карты. В файле с та­ким шрифтом хранятся "точечные" изображения каждого сим­вола внутри сетки точек фиксированного размера.