Ирина Эланс

Автор который поможет с любыми образовательными и учебными заданиями

Составление номенклатуры дел

СОДЕРЖАНИЕ

Введение……………………………..………………………………………....		3
1.	Организация работы в суде по учёту арбитражных и административных дел………………………………….......	4
2.	Виды и формы учёта………………………………………...…....	6
2.1.	Учет дел об административных правонарушениях…………………...	6
2.2.	Учет арбитражных дел…………………………..……….……………...	11
3.	Составление номенклатуры дел.…………………...……...	13
3.1.	Цели создания……………..……….…………………………………....	13
3.2.	Оформление номенклатуры дел………………..……….……………...	15
Заключение……………………………………………………………………..		18
Список использованной литературы………………………………………....		19

Введение

Арбитражное и административное судопроизводство предусматривает установленный законом порядок подготовки, судебного рассмотрения и разрешения арбитражных и административных дел.

Эффективность арбитражного и административного судопроизводства во многом определяется от правильности организации делопроизводства в судебных инстанциях, регистрации, учета документов, их оформления, рассмотрения, отправки и выдачи, печатания и тиражирования, текущего хранения и передачи на хранение в архив, а также осуществления контроля за соблюдением установленных правил делопроизводства. Выполнение требований разработанных инструкций по делопроизводству в части учета арбитражных и административных дел в суде обеспечивает их сохранность, а также оперативный поиск.

Целью данной работы является комплексное рассмотрение вопросов, касающихся организация работы в суде по учёту арбитражных и административных дел.

Цель настоящей работы предопределила постановку следующих задач:

- раскрыть основные требования к организации работы в суде по учёту дел;

- изучить виды и формы учета;

- рассмотреть сущность номенклатуры дел.

1. Организация работы в суде по учёту арбитражных и административных дел

Правовой основой организации работы в судебных инстанциях по учету арбитражных и административных дел являются:

- Федеральный конституционный закон от 28.04.1995 № 1-ФКЗ «Об арбитражных судах в Российской Федерации»;

- Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации;

- Кодекс об административных правонарушениях Российской Федерации;

- ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

- Приказ ВАС РФ от 25.03.2004 № 27 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации»;

- Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 29.04.2003 № 36 «Об утверждении Инструкции по судебному делопроизводству в районном суде»;

- Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 15.12.2004 № 161 «Об утверждении Инструкции по судебному делопроизводству в верховных судах республик, краевых и областных судах, судах городов федерального значения, судах автономной области и автономных округов» и др.

В судебном делопроизводстве под учетом судебных дел понимается комплекс операций, обеспечивающих фиксацию сведений о величине, составе и движении дел, а также их сохранности.

Учет арбитражных и административных дел раскрывает динамику судопроизводства, его состав, структуру, темпы накопления, местонахождение каждого документа. Существо учета арбитражных и административных дел заключается в регистрации каждого документа в отдельности и подсчете общего их количества.

Учет арбитражных и административных дел отражает поступление в судебные инстанции на рассмотрение дела и служит основой для государственного статистического учета, отчетности, планирования деятельности судебных инстанций, обеспечения сохранности арбитражных и административных дел, контроля за наличием и движением документов.

Учет арбитражных и административных дел включает:

- прием документов,

- регистрацию при поступлении, перемещении, выбытии,

- проверку наличия арбитражных и административных дел в архиве.

Учёту подлежат все арбитражные и административные дел.

Учёт даёт возможность установить также показатели работы судебных инстанций по рассмотрению арбитражных и административных дел.

2. Виды и формы учёта

2.1. Учет дел об административных правонарушениях

Административные дела регистрируются в базе данных судебного автоматизированного делопроизводства с формированием учетно-статистических карточек (далее – УСК).

Инструкцией по судебному делопроизводству в верховных судах республик, краевых и областных судах, судах городов федерального значения, судах автономной области и автономных округов утверждены формы УСК в отношении административных дел (далее – Инструкция ВС РФ).

Рис. 1 – Форма УСК для обжалуемого постановления по делу об административном правонарушении¹

Рис. 2 – Форма УСК для обжалуемого вступившего в законную силу постановления по делу об административном правонарушении²

В случае ведения автоматизированного документооборота в судебной инстанции статистические карточки могут быть первоначально сформированы в электронном виде с последующим обязательным выводом на бумажный носитель. Форма УСК в электронном виде может отличаться от вида на бумажном носителе, но по составу информации, минимально, должна содержать все сведения, предусмотренные в карточке, формируемой на бумаге. При этом дополнительная информация может быть внесена вручную. УСК на дела выводятся на печать при сдаче дела в архив либо по окончании календарного года, а также в иных случаях предусмотренных Инструкцией ВС РФ.

По административным делам алфавитные журналы ведутся по формам, установленным Инструкцией ВС РФ, на каждое привлекаемое лицо.

Рис. 3 – Формы алфавитных журналов по административным делам³

УСК по административным делам хранятся в отдельных картотеках в таком порядке, чтобы последние номера помещались в передней части картотеки. В карточке в соответствии с движением дела должны быть заполнены все реквизиты, предусмотренные статистическими формами.

Для оперативного поиска дел или наведения по ним справок секретарь или делопроизводитель судебной инстанции заводит алфавитные журналы, а также может использовать автоматизированные технологии.

В случае ведения автоматизированного документооборота алфавитные журналы формируются в электронном виде с последующим обязательным выводом на бумажный носитель в течение рабочего дня или по мере необходимости. При этом дополнительная информация может быть внесена вручную.

Порядковый номер по УСК, который является также номером соответствующего дела, указывается на первой странице обложки дела. За этим номером ведется вся переписка по данному делу.

Номера судебных дел проставляются с соблюдением следующих правил:

1) номер дела об административном правонарушении первой инстанции включает индекс соответствующего отдела обеспечения судопроизводства, порядковый номер дела по УСК и год поступления дела.

Например: 2-3/2009 г.; 3-12/2009 г. и т.д.;

2) если постановление по делу об административном правонарушении или решение по жалобе на постановление по делу об административном правонарушении, вынесенное районным судом, обжалуется в вышестоящий суд, то номер административного дела включает в себя индекс «7», порядковый номер дела по УСК и год поступления дела.

Например: 7-5/2009 г.

По истечении календарного года УСК на дела, не рассмотренные к началу года, переносятся в картотеку нового года. При этом на УСК и деле указываются два порядковых номера - прошлого и нового года, например:

В связи с этим нумерация дел, поступивших в новом году, начинается не с первого номера, а с того, который является очередным после регистрации остатка дел предыдущего года. В картотеку прошлого года взамен изъятых карточек вкладываются карточки-заменители, на которых отмечается порядковый номер по нумерации прошлого года и делается надпись о перенесении в картотеку текущего года с указанием нового порядкового номера.

При компьютерном ведении документооборота дела прошлого года из базы данных не удаляются и не перемещаются, а для каждого дела должна храниться вся история номеров для этого дела за каждый год.

Передача зарегистрированных дел осуществляется секретарем или делопроизводителем соответствующего структурного подразделения судье под роспись в соответствующем реестре.

Секретарями и делопроизводителями соответствующего структурного подразделения судебной инстанции заблаговременно формируются списки административных дел. Соответствующая информация размещается секретарем или делопроизводителем судебной инстанции, должностным регламентом которого предусмотрены названные функции, на интернет-сайте судебной инстанции, в информационном киоске, на информационном стенде.

2.2. Учет арбитражных дел

На все арбитражные дела, рассматриваемые в первой инстанции, заводятся статистические карточки, которые заполняются во всех судебных инстанциях по мере совершения процессуальных действий и принятия судебных актов.

В зависимости от технической оснащенности судебной инстанции регистрация поступающих в суд арбитражных дел может производиться в базе данных автоматизированных систем «Делопроизводство» и «Судопроизводство», а также на регистрационных карточках и в журналах регистрации установленной формы.

Перед регистрацией документа и вводом информации по нему в компьютер по вопросам, не связанным с рассмотрением судебных дел, специалисты отдела делопроизводства проверяют в базе данных наличие имеющихся материалов, в том числе и судебных дел, относящихся к поступившему документу, и составляют к нему информационную справку.

Форма информационной справки закреплена в Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах РФ (первой, апелляционной и кассационной инстанциях).

В информационной справке может быть указано также наименование ранее поступившего документа, дата его поступления, наименование обратившейся организации, фамилия, инициалы заявителя, инициалы и фамилия исполнителя, результаты рассмотрения, фамилия лица, подписавшего ответ.

При поступлении в суд арбитражного дела, рассмотренного вышестоящей инстанцией, по которому обжалуемый судебный акт оставлен без изменения, в учетную карточку дела вводится информация о дате поступления дела, результате рассмотрения вышестоящей инстанцией. Арбитражное дело в этот же день передается по реестру в судебный состав. При наличии резолюции судьи «В архив» арбитражное дело передается делопроизводителем судебного состава в архив.

Если арбитражное дело вышестоящей инстанцией направлено на новое судебное разбирательство в судебную инстанцию, судебный акт которого отменен в части или полностью, регистрационный номер его не меняется и в день поступления арбитражное дело передается по реестру в секретариат председателя судебной инстанции. При наличии резолюции председателя судебной инстанции дело по реестру передается в указанный в резолюции судебный состав для рассмотрения.

Если вышестоящей инстанцией арбитражное дело направлено на новое рассмотрение в другой арбитражный суд, оно регистрируется в арбитражном суде первой инстанции по очередному номеру поступающих исковых заявлений (заявлений) и оформляется в порядке, предусмотренном пунктом 3.9 Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах РФ (первой, апелляционной и кассационной инстанциях).

Регистрация таких арбитражных дел в суде кассационной или апелляционной инстанции производится под очередным номером поступающих арбитражных дел с жалобами.

Процессуальные сроки при этом исчисляются с момента поступления арбитражного дела в арбитражный суд для нового рассмотрения.

3. Составление номенклатуры дел

3.1. Цели создания

После рассмотрения арбитражные и административные дела определенное время хранятся в судебных инстанциях. Для того чтобы их можно было быстро находить и использовать, необходима систематизация арбитражных и административных дел.

Государственный стандарт определяет дело как «совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку»⁴.

Чтобы правильно сформировать дела и обеспечить возможность использования нужной информации, документы классифицируют: разделяют их на группы с разными сроками хранения. Специальным классификационным справочником, позволяющим определить порядок распределения документов в дела, является номенклатура дел.

Номенклатура дел представляет собой ежегодный систематизированный перечень заголовков арбитражных и административных дел, заводимых в судебных составах и подразделениях судебной инстанции, с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, учета, систематизации, индексации и определения сроков хранения.

Номенклатура дел - это многофункциональный документ, используемый для разных целей.

В номенклатуру дел должны в идеале включаться все документы, картотеки, регистрационно-справочные и документные массивы всех структурных подразделений и должностных лиц судебных инстанцийбез исключения независимо от вида носителя, степени конфиденциальности и способа фиксации документной информации.

Номенклатура дел:

- закрепляет классификацию, группировку исполненных документов в дела;

- закрепляет систематизацию и индексацию дел, сроки их хранения;

- служит основным учетным документом в текущей работе с документами;

- является единственным средством учета переходящих дел, т. е. дел, наполнение документами которых продолжается несколько лет;

- становится учетно-справочной системой для последующего поиска дел со сроками хранения до 10 лет включительно⁵.

Номенклатура дел один из основных инструментов организации делопроизводства должна отвечать определенным требованиям, важнейшие из которых:

- охват всех документов, получаемых и создаваемых в процессе судопроизводства;

- раздельная группировка в дела документов постоянного и временного сроков хранения;

- конкретная и четкая формулировка заголовка дела, которая полностью отражает состав и содержание документов в нем и исключает возможность включения в дело документов, не соответствующих его содержанию и сроку хранения;

- систематизация дел внутри разделов номенклатуры в соответствии со степенью важности и сроком хранения документации.

3.2. Оформление номенклатуры дел

Номенклатура дел составляется в соответствии с Основными правилами работы ведомственных архивов, утвержденных Главархивом СССР 05.09.85 № 263, и Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558.

Рассмотрим порядок оформления номенклатуры на примере арбитражных дел. Следует отметить, что в отношении административных дел существует сходных порядок оформления номенклатуры дел.

В номенклатуру арбитражных дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы арбитражного суда.

Сводная номенклатура арбитражных дел судебной инстанции формируется в соответствии со структурой ее аппарата. Названиями разделов номенклатуры являются наименования структурных подразделений и судебных составов.

Сводная номенклатура арбитражных дел судебной инстанции на предстоящий календарный год составляется сотрудником архива в последнем квартале текущего года на основании номенклатур арбитражных дел судебных составов и подразделений, утвержденных их руководителями и представляемых в архив не позднее 1 декабря текущего года. Сводная номенклатура арбитражных дел судебной инстанции согласовывается экспертной комиссией судебной инстанции с экспертно-проверочной комиссией региональной архивной службы Федеральной архивной службы России не реже 1 раза в 5 лет. Экспертная комиссия утверждается председателем судебной инстанции не позднее декабря текущего года.

Сводная номенклатура арбитражных дел судебной инстанции вводится в действие с 1 января следующего календарного года, включается в номенклатуру дел отдела делопроизводства, является документом постоянного хранения. Ей присваивается очередной порядковый номер по перечню приказов.

Из утвержденной сводной номенклатуры арбитражных дел судебные составы и подразделения не позднее января текущего года получают выписки по своим разделам для использования в работе.

Рис. 4 – Форма сводной номенклатуры дел⁶

Графы сводной номенклатуры арбитражных дел судебной инстанции, номенклатур дел судебных составов и подразделений заполняются следующим образом.

В графе 1 проставляются индексы каждого арбитражного дела, включенного в номенклатуру. Индекс арбитражного дела состоит из индекса судебного состава или подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре судебного состава, подразделения. Индексы дел обозначаются буквами и арабскими цифрами.

Например: ОД-06,

где: ОД - индекс отдела делопроизводства;

06 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В графе 2 указываются заголовки дел (томов, частей).

Графа 3 заполняется по окончании календарного года специалистом архива.

В графе 4 указываются сроки хранения арбитражных дел, номера статей со ссылкой на Перечень типовых документов.

При включении в номенклатуру дел документов, срок хранения которых не предусмотрен Перечнем типовых документов, срок их хранения устанавливается центральной экспертной комиссией арбитражного суда по согласованию с центральной экспертно-проверочной комиссией региональной архивной службы Федеральной архивной службы России.

В графе 5 «Примечания» проставляются отметки о заведении новых дел, о переходящих делах и т.д.

По окончании календарного года, не позднее января следующего за ним года, делопроизводители судебных составов и подразделений составляют итоговую запись о количестве заведенных дел по номенклатуре (томов, частей), отдельно постоянного и временного хранения.

Итоговая запись со сведениями по номенклатуре дел в обязательном порядке сдается в архив. На основании собранных итоговых записей сотрудник архива составляет обобщенную итоговую запись о полном документообороте в суде.

Для оперативного поиска документов дела располагаются по порядковым номерам номенклатуры. Копия номенклатуры дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне дверей шкафа, где хранятся дела по номенклатуре судебного состава, подразделения.

Заключение

Рассмотрев все пункты плана можно сделать следующие выводы.

Существо учета арбитражных и административных дел заключается в регистрации каждого документа в отдельности и подсчете общего их количества.

Важной составляющей учета арбитражных и административных дел в судебных инстанциях является номенклатура дел, под которой понимается систематизированный перечень наименований дел, заводимых в судебной инстанции, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Основное требование к номенклатуре - охват всех документов, образующихся в процессе деятельности судебной инстанции. При этом должна учитываться документация, как создаваемая в самой судебной инстанции, так и получаемая от других организаций и лиц, включая регистрационные карточки, журналы учета, различные картотеки.

Список использованной литературы

1. Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации» (вместе с «ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов») [Текст]. – М.: Издательство стандартов, 2003 – 74 с.

2. Приказ ВАС РФ от 25.03.2004 № 27 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации» (вместе с «Инструкцией по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации (первой, апелляционной и кассационной инстанциях)») [Текст] // ПС «Консультант Плюс»

3. Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 29.04.2003 № 36 «Об утверждении Инструкции по судебному делопроизводству в районном суде» [Текст] : офиц. текст : по состоянию на 18 марта 2013 г. // Российская газета. – 2004. - № 246.

4. Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 15.12.2004 № 161 «Об утверждении Инструкции по судебному делопроизводству в верховных судах республик, краевых и областных судах, судах городов федерального значения, судах автономной области и автономных округов» [Текст] : офиц. текст : по состоянию на 18 марта 2013 г. // Российская газета. – 2006. - № 99.

5. Делопроизводство: организация и технология документационного обеспечения управления [Текст]/ Под ред. Т.В. Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001. – 312 с.

6. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы [Текст] / Под ред. И.К. Корнеева, В.А. Кудряева. – М.: Проспект, 2005. - 456 с.

¹ См.: Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 15.12.2004 № 161 «Об утверждении Инструкции по судебному делопроизводству в верховных судах республик, краевых и областных судах, судах городов федерального значения, судах автономной области и автономных округов» [Текст] : офиц. текст : по состоянию на 18 марта 2013 г. // Российская газета. – 2006. - № 99.

² Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 15.12.2004 № 161 «Об утверждении Инструкции по судебному делопроизводству в верховных судах республик, краевых и областных судах, судах городов федерального значения, судах автономной области и автономных округов» [Текст] : офиц. текст : по состоянию на 18 марта 2013 г. // Российская газета. – 2006. - № 99.

³ См.: Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 15.12.2004 № 161 «Об утверждении Инструкции по судебному делопроизводству в верховных судах республик, краевых и областных судах, судах городов федерального значения, судах автономной области и автономных округов» [Текст] : офиц. текст : по состоянию на 18 марта 2013 г. // Российская газета. – 2006. - № 99.

⁴ См.: Делопроизводство: организация и технология документационного обеспечения управления [Текст]/ Под ред. Т.В. Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001. – С. 209.

⁵ Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы [Текст] / Под ред. И.К. Корнеева, В.А. Кудряева. – М.: Проспект, 2005. – С. 169.

⁶ См.: Приказ ВАС РФ от 25.03.2004 № 27 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации» (вместе с «Инструкцией по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации (первой, апелляционной и кассационной инстанциях)») [Текст] // ПС «Консультант Плюс».