Ирина Эланс

Автор который поможет с любыми образовательными и учебными заданиями

Составление описи документов архивного фонда

Федеральное государственное общеобразовательное учреждение

среднего профессионального образования

«Глазовский политехнический колледж»

Отделение среднего профессионального образования

«Документационное обеспечение управления»

Составление описи документов

архивного фонда

Курсовая работа

Специальность

032002 «Документационное

обеспечение управления

и архивоведение»

Автор курсовой работы Р.Т. Бузикова

группа С-31

Руководитель работы преподаватель

спецдисциплин

В. В.Ушакова

Глазов 2012

Оглавление

ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………………………………….. 3

Глава 1. Общие понятия об описи и этапы ее составления…………………………...…… 5

Глава 2. Справочный аппарат описи, требования к его составлению……………….…… 17

Глава 3. Организация дел и документов в пределах описи……………………………..… 19

ЗАКЛЮЧЕНИЕ…………………………………………………………………………….. 22

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ………………………………………………………………..……………. 24

ПРИЛОЖЕНИЯ …………………………………………………….……………….……… 25

Приложение 1………………………………………………………………………… 25

Приложение 2………………………………………………………………………… 26

Приложение 3………………………………………………………………………… 27

ВВЕДЕНИЕ

Обеспечение общества достоверной ретроспективной информацией является одной из главных задач архивных учреждений Российской Федерации на современном этапе. Эффективность функционирования научно-справочного аппарата к документам Архивного фонда России напрямую зависит от качества составления архивных справочников.

Политические и социально-экономические изменения жизни российского государства и общества, произошедшие за последнее десятилетие, существенно активизировали интерес общества к архивной информации и архивам, как хранилищам универсального информационного ресурса архивных документов.

Особое место в системе НСА занимает архивная опись – базовый справочник российских архивов. Опись является одним из самых древних архивных справочников: самая ранняя русская опись, дошедшая до нас, относится к XII в. Однако наиболее ценный опыт составления описей, выработки теоретических основ описания относятся к XIX в. Единая форма архивной описи сложилась сравнительно поздно, в 1940-1950-х гг.

Для обеспечения комплектования архива в организации на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи.

Архивная опись (далее - опись) - это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.

Значение описи определяется тем, что архивная опись, будучи учетным документом и справочником по содержанию, несет большую информационную нагрузку и, кроме того, является основой для составления других типов архивных справочников: каталогов, путеводителей, указателей. От качества подготовки описей во многом зависит эффективность поиска архивной документной информации.

Цель курсовой работы – рассмотреть единые современные требования к составлению архивной описи в соответствии с требованиями нормативных актов Российской Федерации. Для достижения цели и раскрытия содержания курсовой работы были поставлены следующие задачи:

- дать общие понятие описи;

- описать структуру описи;

- рассмотреть методику описания дел;

- изучить организацию дел и документов в пределах описи;

- рассмотреть правила составление справочного аппарата к описи.

При выполнении работы была изучена и использована следующая литература: Кузнецова И.Н «Делопроизводство», а также статья Андреевой И.Н. Систематизация документов и формирование дел, напечатанная в журнале «Справочник секретаря и офис-менеджера»; Методические рекомендации: «Составление архивных описей» / Росархив. ВНИДАД. – М., 2003г.

Курсовая работа состоит из введения, 4-х глав, заключения, 4 приложений и списка источников литературы.

В главе 1 даны общие понятия об архивной описи и этапах ее составления. Глава 2 рассматривает методику описания единиц хранения на основе стандартизированных элементов описания. В главе 3 представлена организация дел и документов в пределах описи. Глава 4 посвящена составлению описи и справочного аппарата к ней.

ГЛАВА 1. ОБЩИЕ ПОНЯТИЯ ОБ ОПИСИ И ЭТАПЫ ЕЕ СОСТАВЛЕНИЯ

Описи дел и документов – архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения, закрепления их систематизации внутри фонда и их учета.

Описи составляются отдельно: на дела постоянного хранения (см. Приложение 1); дела временного (свыше 10 лет) хранения (см. Приложение 2); дела по личному составу (см. Приложение 3).

Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией.

В организации, в каждом структурном подразделении описи составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива. По этим описям документы передаются в архив. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел организации, которую готовит архив и по которой он сдает дела на постоянное хранение.

Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме в трех экземплярах и представляются в архив организации через год после завершения дел в делопроизводстве.

Описательная статья описи дел структурного подразделения включает в себя следующие элементы:

- порядковый номер дела (тома, части) по описи;

- индекс дела (тома, части);

- заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела;

- даты дела (тома, части);

- количество листов в деле (томе, части);

- срок хранения дела.

При составлении описи дел структурного подразделения соблюдаются следующие требования:

- заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером);

- порядок нумерации дел в описи - валовый за несколько лет; порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом;

- графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

- при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

- графа описи "Примечания" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, первый и последний номера дел по описи дел, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров).

Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности и утверждается руководителем структурного подразделения.

По требованию архива организации к описи могут составляться оглавление, список сокращений, указатели.

На основе описей дел структурных подразделений составляется годовой раздел сводной описи дел организации, подготовка которого возлагается на архив организации под непосредственным методическим руководством соответствующего архивного учреждения.

В годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения включаются заголовки дел постоянного хранения, отложившихся в течение года в деятельности структурных подразделений, и заголовки дел, сформированных из документов, выделенных из дел с временными сроками хранения, имевших отметку "ЭПК", причем только после сверки их со сводной номенклатурой за тот же год и проверки правильности формирования и оформления дел. В необходимых случаях заголовки дел уточняются, дела подвергаются расшивке и переформированию при обнаружении, что дело сформировано неправильно.

Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения составляется по установленной форме. Первому годовому разделу сводной описи дел фонда присваивается номер по листу фонда, все последующие годовые разделы числятся за этим номером до образования законченной описи.

Заголовки дел, включенные в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения, нумеруются в валовом порядке.

Заголовки дополнительно обнаруженных дел в зависимости от их количества могут быть внесены в годовой раздел под литерными номерами в соответствии с принятой систематизацией или в конец годового раздела.

После внесения в опись записей о поступлении или выбытии дел составляется окончательная итоговая запись, в которой указываются также основания внесенных изменений.

Внесение в годовой раздел сводной описи дел изменений после утверждения его ЭПК архивного учреждения допускается только после принятия ЭПК, утвердившей этот раздел, соответствующего решения.

К первому годовому разделу сводной описи дел постоянного хранения составляется предисловие и при необходимости - указатели, оглавление, список сокращенных слов, которые составляют справочный аппарат годового раздела описи.

В предисловие включаются сведения об основных направлениях деятельности и структуре организации за период, который охватывают дела описи; дается краткая характеристика содержания и полноты документов фонда, включенных в раздел; указывается наличие дел, выходящих за хронологические границы фонда; отмечаются наиболее типичные группы дел как по разновидностям документов, так и по содержанию; дается краткая характеристика содержащейся в описи информации о подведомственных или вышестоящих организациях; освещаются особенности формирования, описания и систематизации заголовков дел, наличие справочного аппарата к разделу, основные принципы его составления и порядок пользования им.

Предисловие подписывается составителем с указанием должности и даты составления предисловия и заведующим архивом организации (лицом, ответственным за архив).

Оглавление составляется, если в годовом разделе сводной описи дел имеются подразделы, другие более мелкие группы дел, справочный аппарат к разделу. В оглавлении перечисляются: предисловие, список сокращений (составляемый в необходимых случаях), названия всех подразделов и более мелких групп дел, включенных в раздел, указатели (если они имеются).

Годовой раздел сводной описи дел составляется в 4-х экземплярах.

Годовые разделы, если они не являются законченной описью, не подшиваются и не переплетаются; они должны храниться в папках с клапанами и завязками.

Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения подлежит рассмотрению ЦЭК (ЭК) организации, после чего в случае согласования в конце раздела ставится гриф "Согласовано" с указанием номера протокола ЦЭК (ЭК) и даты заседания, на котором он был рассмотрен. Одобренные годовые разделы направляются на рассмотрение архивного учреждения в соответствии со сроками, установленными графиком представления описей дел на рассмотрение ЭПК архивного учреждения, но не позднее чем через 2 года, а центральным архивом министерства, ведомства Российской Федерации (центральным отраслевым архивом при министерстве, ведомстве Российской Федерации) - через 4 года после завершения делопроизводством дел, включенных в раздел. Представляются 4 его экземпляра.

После утверждения годового раздела ЭПК архивного учреждения раздел утверждается руководителем организации, затем первый экземпляр годового раздела сводной описи в качестве контрольного передается в государственный архив, остальные остаются в организации.

Несколько годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения или один годовой раздел, число заголовков дел в которых достигло четырехзначной цифры, считаются законченной архивной описью.

В организациях с небольшим объемом ежегодно образующихся дел постоянного хранения (до 200 дел) опись считается законченной, если в нее включены годовые разделы сводных описей дел постоянного хранения за 5 лет.

Каждой законченной описи присваивается номер. Законченная опись имеет самостоятельную нумерацию заголовков дел, к ней составляются итоговая запись и заверительная надпись. Итоговая запись и заверительная надпись к законченной описи составляются так же, как к годовому разделу сводной описи дел. При этом заверительные надписи, составленные к годовым разделам сводных описей дел, изымаются.

Обязательным элементом оформления законченной описи является титульный лист.

На титульном листе законченной описи дел постоянного хранения указываются:

- название фонда;

- номер фонда;

- номер описи;

- название описи, которое включает указание категории документов (постоянного, временного хранения, по личному составу и т.д.), содержащихся в делах, заголовки которых включены в опись;

- крайние даты дел, включенных в опись.

Перед названием фонда на титульном листе оставляется место для написания полного названия государственного архива, в котором будут постоянно храниться дела данной организации.

К законченной описи обязательно составляются оглавление и предисловие, а также указатели и список сокращенных слов при наличии последних в годовых разделах.

Законченная опись вместе с титульным листом и справочным аппаратом к ней заключается в твердую обложку и переплетается.

В годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения включаются заголовки дел, отложившихся в течение года в деятельности структурных подразделений.

Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения составляется по установленной форме

Систематизация заголовков дел в годовом разделе сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения соответствует систематизации заголовков дел в сводной номенклатуре дел за этот же год.

Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения печатается в двух экземплярах и одобряется вначале ЦЭК (ЭК) организации, а затем утверждается ее руководителем.

Заголовки дел в годовом разделе сводной описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку с учетом следующей последовательности:

- приказы (распоряжения) по личному составу;

- списки личного состава;

- карточки по учету личного состава (при отсутствии отдельной описи личных дел);

- личные дела (при отсутствии отдельной описи личных дел);

- лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате (расчетные ведомости по зарплате);

- невостребованные трудовые книжки (при отсутствии отдельной описи);

- акты о несчастных случаях.

Указанные виды документов, образующиеся в организации в больших объемах, могут выделяться в самостоятельные годовые разделы описи (личные дела, трудовые книжки и т.п.). Личные дела (личные карточки) вносятся в сводный годовой раздел описи по году увольнения лица, на которое заведено личное дело, и систематизируются по алфавиту.

При необходимости к годовому разделу сводной описи дел и к законченной описи дел по личному составу составляются оглавления, указатели и списки сокращенных слов.

Годовой раздел сводной описи дел по личному составу организации, передающей документы на постоянное хранение, печатается в трех экземплярах, подписывается составителем, заверяется начальником отдела кадров (инспектором по кадрам) и представляется на рассмотрение ЦЭК (ЭК) организации. После одобрения раздела ЦЭК (ЭК) он подлежит согласованию с ЭПК соответствующего архивного учреждения и утверждению руководителем организации.

Из правила включения дел в описи по году заведения имеются следующие исключения:

1. Единицы хранения, содержащие планы, отчеты, бюджеты, сметы и документы к ним, относятся к тому году, на который или за который они составлены, независимо от даты составления. Например, план работы организации на 2002 г., составленный в конце 2001 г., вносится в раздел описи 2002 года. Так же как и отчет об исполнении бюджета за 2002 г., составленный в начале 2003 г., относится к хронологическому разделу описи за 2002 г.

2. Перспективные (долгосрочные) планы включаются в хронологический раздел описи по первому году их действия, а отчеты за эти годы - по последнему году отчетного периода. Например, единица хранения «Перспективный план на 2000-2002 годы» должны быть внесены в раздел описи за 2000 год, а отчет о его выполнении - за 2002 год.

3. Личные карточки и личные дела работников включаются в описи по году увольнения.

Кроме этого, следует помнить, что в том случае, если единицы хранения переданы в новое учреждение из ликвидированной или реорганизованной организации для продолжения делопроизводства, то они включаются в новой организации в хронологический раздел описи дел того года, в котором поступили.

Отбор дел и документов для включения в описи с учетом порядка образования дел отображен в следующей таблице:

№ п/п	По срокам хранения	Порядок образования дел	Порядок включения дел в опись
1	2	3	4
	«Постоянно»	1. Заводятся и завершаются в делопроизводстве ежегодно (кроме планов, отчетов, бюджетов, смет и документов к ним, перспективных планов)	Включаются по году заведения в ежегодный раздел описи постоянного хранения, по которой производится передача дел в архивный отдел
	«Постоянно»	2. Планы, отчеты, бюджеты, сметы и документы к ним	В описи относятся к тому году, на который или за который они составлены, независимо от года составления
		3. Перспективные планы и отчеты об их выполнении	Перспективные планы включаются в описи попервому году их действия, а отчеты за эти годы - по последнему году отчетного периода
		4. Заводятся и ведутся в делопроизводстве более года - переходящие дела.	Включаются по году заведения в ежегодный раздел описи постоянного хранения, по которой производится передача дел в архивный отдел
		5. Заводятся не ежегодно, а при: утверждении новых положений, уставов, должностных инструкций, инструкций по делопроизводству; проведении проверок, смене руководителей и т.д.	Включаются в разделы описей постоянного хранения по году заведения
	«Постоянно» со ссылкой «Передаются на государственное / муниципальноехранение при ликвидации организации	1. Заводятся и завершаются в делопроизводстве ежегодно	Включаются по году заведения в ежегодный раздел описи постоянного хранения по которой дела хранятся в организации
		2. Заводятся и ведутся в делопроизводстве более года - переходящие дела	Включаются по году заведения в ежегодный раздел описи постоянного хранения, по которой дела хранятся в организации
		3. Дела фондов	Включается в последний раздел описи постоянного хранения при ликвидации организации
	Временного хранения с отметкой «ЭПК»	В результате экспертизы ценности проводится отбор документов, имеющих историческое значение	Включаются по году заведения в ежегодные разделы описей постоянного хранения
	Долговременно-го хранения (по личному составу)	1. Заводятся и завершаются в делопроизводстве ежегодно (приказы и распоряжения, лицевые счета)	Включаются по году заведения в ежегодные разделы описей по личному составу
		2. Заводятся и ведутся в делопроизводстве более года - переходящие дела (личные карточки, личные дела, невостребованные трудовые книжки и др.)	Включаются по году увольнения в разделы описей по личному составу

Составление заголовков единиц хранения

Составление заголовков на управленческие документы

Заголовки дел в номенклатурах и описях дел составляются по одним и тем же правилам. При их составлении субъектом описания является вид или разновидность документа. Все заголовки, составляемые в номенклатурах и описях дел, в целях их унификации можно разделить на пять типов.

документ хранение архивный дело

ПЕРВЫЙ ТИП
Первый подтип
Единицы хранения, в которых имеются: - документы одного или двух видов (акты, приказы, распоряжения, протоколы, отчеты и т.д.); - документы одной или двух разновидностей (годовые отчеты, статистические отчеты, сводные статистические отчеты, квартальные отчеты). Один или два вида документов через союз «и» указываются вначале заголовка.	«Протоколы совещаний, проводимых главой администрации»; «Отчет по основной деятельности отдела»; «Приказы начальника управления по основной деятельности»; «Планы и отчеты о деятельности комиссии по благоустройству». «Сводный статистический отчет по итогам сева по району» (ф. 4-сф); «Годовой бухгалтерский отчет и документы к нему»; «Квартальный отчет о работе департамента образования»
Второй подтип
Единицы хранения, в которых объединены различные по своим видам документы, связанные между собой последовательностью делопроизводства по одному вопросу или относящиеся к одному лицу. В этом случае в заголовке употребляется термин «дело».	Дело по организации муниципального учреждения «Архив по личному составу»; «Личное дело Сергеева Николая Ивановича» «Уголовное дело по обвинению Сергеева Николая Ивановича по ст. 205 УК РФ».
ТРЕТИЙ ТИП
Единицы хранения, содержащих различные по своим видам или разновидностям документы (не менее трех видов), относящихся к одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства. В заголовке употребляется термин «документы», а в конце заголовка указываются виды документов.	«Документы о проведении смотра-конкурса на лучшую школу района (справки, отчеты, переписка)»; «Документы по проверке работы администрации сельсовета (акты, справки, отчеты)».
Если в деле подшито более трех видов документов - акты, справки, отчеты, переписка, все равно указывается три вида документов:	«Документы по проверке работы администрации сельсовета (акты, справки, отчеты и др.)».
ЧЕТВЕРТЫЙ ТИП
Единицы хранения, содержащие письма. В данном случае заголовок начинается с термина «переписка».	«Переписка с администрацией города по основным вопросам деятельности»
ПЯТЫЙ ТИП
Единицы хранения, содержащие печатную продукцию фондообразователей	«Коновалов В.К. Совершенствование образовательного процесса в городе Чусовом: Статья. - Пермь, 2002. Печатный экземпляр. «Борьба с беспризорностью детей - наша главная задача: Статьи / Коробов С.С., Мочалов Н.Г., Тараторкин П.А. и др. - Березники, 2003. Печатный экземпляр.

Примечание: В результате сложившейся практики печатные экземпляры книг, брошюр и др., составляющие отдельные единицы хранения, нумеруются обычным порядком, начиная с титульного листа. Перед задней обложкой вклеивается и заполняется форма заверительная запись, указывающая количество листов в единице хранения. В описи также указывается количество листов, а не страниц.

В соответствии с ГОСТом Р 511141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» среди стандартизированных терминов с определениями имеется только термин «документ». Термин «материалы» был отменен ГОСТом 16487-83. Заголовки к единицам хранения в описях администраций сельских поселений, содержащих статистические отчеты, рекомендуется составлять следующим образом: «Годовые статистические отчеты администрации сельсовета по основным направлениям и видам деятельности (1 м, 1к. ф. 3,6,8 годовые)».

Термин «документ» применяется в двух случаях:

1. В заголовках дел, содержащих не менее трех видов или разновидностей документов (третий тип описания документов);

2. При объединении в одном деле приложений к каким-либо другим документам: «Протоколы совещаний, проводимых главой администрации и документы к ним».

Ряд особенностей составления заголовков отражен ниже:

1. При описании документов распорядительного или коллегиального характера (приказы, постановления, распоряжения, протоколы) указываются в заголовке номера этих документов.

2. Содержание приказов, постановлений, распоряжений, протоколов в заголовках не отражается, за исключением случаев, когда дело составляет один приказ или протокол.

3. При описании статистических отчетов необходимо в конце заголовка указывать в круглых скобках номера форм статистической отчетности.

4. В заголовках дел, содержащих копии документов, должна быть указана их копийность с заглавной (большой) буквы, в конце заголовка.

Прежде чем заголовок из номенклатуры дел будет внесен в опись, его следует уточнить.

В начале делопроизводственного года заголовок на обложку дела - накопителя был перенесен из номенклатуры дел. Накопившиеся за год документы и подшитые после проведения экспертизы ценности в архивное дело могут не соответствовать первоначальному заголовку. Поэтому единица хранения просматривается и выясняется соответствие заголовка отложившимся в деле документам.

Например, папка-накопитель имеет заголовок «Документы о работе с кадрами (отчеты, справки, докладные записки)». В деле отложились только отчеты, поэтому заголовок должен быть уточнен и изменен: «Отчеты о работе с кадрами».