Ирина Эланс

Автор который поможет с любыми образовательными и учебными заданиями

Составление расписания в учебном отделе ВУЗа

Содержание

Введение 3

1. Аналитическая часть 5

1.1 Анализ предметной области 5

1.2 Информационные потоки организации учебного процесса 9

1.3 Функциональная модель организации учебного процесса 15

1.4 Архитектура ИС 23

2 Проектная часть 25

2.1 Модель процессов ИС с использованием методологии DFD 25

2.2 Модель данных ИС предприятия с использованием стандарта IDEF1Х 30

2.3 Программная реализация ИС 32

2.4 График выполнения проекта с указанием ресурсов. 54

2.5 Расчет экономических показателей 55

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 59

Введение

В современных условиях развития высшего образования становится очевидной необходимость использования информационных технологий при анализе результатов образовательного процесса. Обучение студента сопровождается настолько значительным ростом объема самой различной информации, что она превращается в главную область трудозатрат персонала учебных отделов.

Далеко не все оценили по достоинству тот объем возможностей, которые предоставляют современные информационные технологии. Потенциал вычислительной техники уже давно позволяет поставить и решить задачу создания автоматизированной системы составления расписания, которая преобразила бы часть организации деятельности учебного отдела. Исследованию этой проблемы и ее разработке посвящены программы "1С: ХроноГраф Расписание", "Астра", "АВТОРасписание"; также свой существенный вклад в теорию и практику этого вопроса внесли работы авторов, таких как А.М. Вендров, В.И. Грекул, Н.Л. Коровкина, Г.Н. Смирнова, С.С. Диго, А.А. Емельянов, Г.Н. Денищенко, М.И. Семенов, И.Т. Трубилин, В.И. Лойко, В.В. Бойко, И.О. Губенко.

Однако в современный экономический кризис вузу довольно проблематично приобрести готовую программную продукцию, которую без труда можно было бы перенести на почву учебного заведения. Более реалистичной является подготовка хотя и частной, однако принципиальной важной системы, позволяющей планировать и составлять расписания занятий студентов и преподавателей, что обуславливает актуальность выбранной темы исследования "Разработка модуля учета и анализа составления расписания в учебном отделе ВУЗа ".

Разработка такого рода программ требует учёта специфики образовательного учреждения. Для этого необходимо выявить объект исследования данного курсового проекта, им является учебный отдел Московского государственного гуманитарного университета.

Предметом для рассмотрения является деятельность учебного отдела, связанная с анализом результатов образовательного процесса.

Цель данной работы состоит в разработке модуля учета и анализа составления расписания в учебном отделе ВУЗа, который предназначен для ведения базы данных групп, студентов, дисциплин, преподавателей и т.д., а также обеспечивать ввод, удаление, хранение, редактирование и отчётность информации, которая содержится в таблицах данных.

Для достижения данной цели необходимо решить следующие задачи:

теоретический анализ и обработка практической и методической литературы по теме курсового проекта.
изучение процессов, происходящих в учебном отделе ВУЗа;
построение функциональной модели организации учебного процесса;
разработка оптимальных алгоритмов составления расписания, удовлетворяющего потребностям всех участников учебного процесса;
построение модели процессов ИС с использованием DFD;
построение модели данных ИС с использованием IDEF1X;
программная реализация ИС;
создание графика выполнения проекта и расчет экономических показателей.

Аналитическая часть

Анализ предметной области

Начальным этапом курсового проекта, является выявление предметной области. Она играет большую роль в анализе, структурировании данных и позволяет классифицировать и формализовать информацию обо всех процессах данного исследования.

Предметная область - совокупность связанных между собой функций, задач управления, с помощью которых достигается выполнение поставленных целей, это часть реального мира, представляющая интерес для конкретного исследования.

Цель данной работы - разработка модуля учета и анализа составления расписания ВУЗа. Функция составления расписания относится к учебному отделу вуза.

Учебный отдел является структурным подразделением ВУЗа. Его работа строится на основе типовой вузовской документации и регламентируется соответствующими годовыми планами. Это предполагает его взаимодействия с другими подразделениями образовательного учреждения. Рассмотрим данную связь на нижеперечисленных процессах:

Учебный отдел осуществляет контроль за организацией учебного процесса на факультетах и кафедрах.

Учебный отдел своевременно представляет факультетам и кафедрам документацию, необходимую для ведения учебного процесса.

Факультеты и кафедры обязаны представить в учебный отдел в сроки, определенные сведения и учебно-методическую документацию, связанную с учебным процессом и работой профессорско-преподавательского состава.

Учебный отдел дает разрешение преподавателям кафедр на работу по трудовым соглашениям и по совместительству.

Все заявки учебного отдела, связанные с выполнением работ по обеспечению учебного процесса, выполняются подразделениями вуза в первую очередь.

Контроль в ВУЗе по организации учебного процесса осуществляется ректоратом, департаментом по учебно-методической работе, деканами, заведующими кафедрами.

В обязанности начальника учебного отдела входит:

осуществление контроля над соответствием расписания учебных занятий учебным планам подготовки специалистов, а также нормативным документам организации учебного процесса.
осуществление контроля над выполнением графика учебного процесса ВУЗа.
осуществление контроля над равномерным и своевременным планированием практических и лабораторных занятий в течение семестра.
осуществление контроля над выполнением преподавателями запланированного объема учебной, учебно-методической, организационно-методической и воспитательной работ.
осуществление контроля над выполнением профессорско-преподавательским составом утвержденных расписаний учебных занятий, экзаменационных сессий и экзаменов итоговой государственной аттестации.
организация работы методистов отдела.
подготовка проектов приказов по организации учебного процесса.

Сотрудники этого подразделения соответственно выполняют поставленные задачи.

Рис. 1.1. Организационная структура учебного отдела ВУЗа

Данная деятельность занимает много времени и требует больших трудозатрат. Поэтому для облегчения работы учебного отдела, вследствие исследования предметной области, было выбрано для автоматизации одно из самых сложных и трудоёмких дел, выполняемых сотрудниками - технология составления расписания.

Наша задача - создать программу по организации учебных занятий. Для этого необходимо рассмотреть все аспекты выбранной области.

Расписание составляется в строгом соответствии с учебными планами специальностей:

по аудиторной нагрузке;
по срокам начала и окончания семестра и сессии.

Учебное расписание должно обеспечить равномерную нагрузку учебной работой студентов в течение семестра, месяцев, недели и дня, выполнение дидактических и методических требований и рациональное использование учебных кабинетов, лекционных аудиторий и преподавательского состава.

Один из основных аспектов для комфортной работы преподавателей и студентов является контроль над учебным расписанием. При его составлении предлагается руководствоваться следующим:

учебное расписание должно составляться в точном соответствии с утвержденным учебным планом.
учебный процесс может быть организован на основе технологий регулярного или блочного обучения. Обычно, студенты в течение семестра изучают около десяти дисциплин.

При технологии регулярного обучения студенты слушают лекции и занимаются на практических занятиях по всем дисциплинам в течение всего семестра. Зачеты принимаются в конце семестра, а экзамены студенты сдают во время экзаменационной сессии. По технологии регулярного обучения занимаются студенты очного и очно-заочного отделений.

При технологии блочного обучения студенты изучают в течение всего семестра только те дисциплины, которые требуют большого количества учебных часов. В основном дисциплины изучаются компактно. Экзамены и зачеты проводятся во время учебного семестра сразу после завершения лекционных и практических занятий. По технологии блочного обучения занимаются студенты заочного отделения.

Учебные занятия должны быть организованы по твердому учебному расписанию, предусматривающему непрерывность учебного процесса в течение дня и равномерное распределение учебной работы в течение учебной недели.

Для всех видов учебных занятий академический час устанавливается 45 минут, с перерывом между занятиями в 10-15 минут.

Учебные дисциплины следует размещать по дням так, чтобы обеспечивалась правильная постановка преподавания и равномерное распределение самостоятельной работы студентов над учебным материалом. В связи с этим не следует занимать учебный день только лекциями, а также проводить в один день лекционные и практические занятия по одному и тому же предмету.

При распределении дисциплин по дням недели необходимо чередовать дисциплины в зависимости от трудности их усвоения, а также учитывать целесообразное чередование различных методов работы.

Для обеспечения равномерного, в течение семестра, распределение занятий, на которые отводится небольшое количество аудиторных часов, необходимо проводить их через неделю.

Лекции являются одной из самых сложных учебных нагрузок, поэтому рекомендуется ограничивать лекционную нагрузку преподавателя 4 ч. в день (2 лекции).

Лекционные занятия должны предшествовать практическим и лабораторным.

Лекции, как правило, необходимо включать в расписание в начале учебных занятий, причем не рекомендуется вводить в расписание 4-х часовые лекции.

Последнее практическое или лабораторное занятие должно проводится после завершения чтения лекций по данной дисциплине.

Занятия в лабораториях, особенно специальных, работу в мастерских целесообразно проводить преимущественно в конце дня, после теоретических занятий.

Перерывы во время учебных занятий, удлиняющие рабочий день студента, за исключением обеденных, должны быть исключены из расписания.

Учебное расписание - важный документ, и составление его является обязанностью деканов факультетов.

Контроль за выполнением расписания аудиторных занятий, сдачи отчетности, в том числе расписания консультаций, осуществляют деканы факультетов, "Учебное управление университета, проректора по учебной работе. Цель такого контроля - проверка своевременности начала и окончания занятий. О нарушениях расписания занятий (консультаций) сообщается в установленном порядке в Учебное управление, проректору по учебной работе.

Изменение утвержденного расписания учебных занятий допускается в отдельных случаях по представлению декана факультета с разрешения проректора по учебной работе. Изменение расписания по инициативе студенческой группы осуществляется только по согласованию с деканом факультета (или преподавателями), у которого меняется время занятий. Все изменения проводятся в течение месяца с начала учебных занятий.

При составлении расписания учитываются сроки отпусков или командировок. Как правило, преподаватели имеют отпуск летом, однако некоторые из них, работающие в приемной комиссии, не успевают использовать свой отпуск до 1-го сентября.

В связи с отпуском в начале семестра начало проведения занятий сдвигается на более поздний срок, а командировки разбивают занятия на две части, при этом одна часть занятий должна проводиться до командировки, другая - после.

При длительном отсутствии преподавателя (отпуск, командировка или болезнь) заведующим кафедрой составляется график замены занятий, копия которого передается в Учебное управление. График замены занятий согласуется с деканом факультета. Разовые замены занятий регистрируются на кафедре, в деканате в журнале регистрации изменений в расписании, за подписью зав. кафедрой или зам. декана. Замена преподавателя на занятии без соответствующего оформления считается нарушением трудовой дисциплины.

Продолжительность экзаменационных сессий для очно-заочной (вечерней) и заочной форм обучения устанавливается в соответствии с дополнительными отпусками, которые предоставляются студентам, обучающимся в вузе в соответствии со ст.17 Федерального закона "О высшем и послевузовском профессиональном образовании".

Расписания курсовых экзаменов и зачетов факультетов утверждаются проректорами по подчиненности и доводятся до сведения преподавателей и студентов не позднее, чем за месяц до начала зачетно-экзаменационной сессии.

Расписание для студентов очного и очно-заочного отделений составляется с таким расчетом, чтобы на подготовку к экзаменам по каждой дисциплине было отведено не менее 3 дней.

Зачеты и экзамены следует проводить после завершения всех лекционных и практических занятий.

Зачет и защита курсовой работы должны предшествовать экзамену по данной дисциплине.

В дни сдачи экзаменов студенты освобождаются от занятий и зачетов (на очном и очно-заочном отделениях).

Перед каждым экзаменом проводится консультация.

Проведение в один день консультаций и экзаменов недопустимо.

Количество дисциплин, изучаемых ежедневно, не должно превышать трех.

Для каждого курса необходимо запланировать дни самостоятельных занятий, когда студенты должны готовить курсовые работы, писать рефераты и заниматься в библиотеке. Как правило, такие дни назначаются студентам старших курсов.

В праздничные дни занятия со студентами не проводятся, и в расписании это должно быть предусмотрено.

Все эти нюансы учитываются при составлении расписания учебных занятий, в целях качественной организации этого процесса. Итак, в этой главе были рассмотрены общие представления о предметной области, дано его определение. Так же была выявлена связь между подразделениями внутренней структуры университета с учебным отделом образующая потоки данных. Описаны основные инструкции для составления расписания. Таким образом, можно преступать к следующему параграфу данной главы, где будет рассмотрена ИС, классификация и этапы проектирования для дальнейшего развития проекта.

Информационные потоки организации учебного процесса

Опишем организацию учебного процесса со стороны Учебного Управления. За организацией учебного процесса следит начальник Учебного Управления, а также большую роль играет инженер-лаборант отдела планирования учебного процесса, который составляет учебные планы, рабочие планы на год, перечень дисциплин на учебный год, производит сверку расчета штатов, сетки часов и т.д. На основании ГОС инженер-лаборант составляет один раз в пять лет базовые учебные планы. Информация об учебных планах поступает на кафедру для согласования. Согласованные учебные планы возвращают в учебное управление, в которых инженер-лаборант вносит изменения. После необходимо утвердить учебные планы проректором по УРиКО.

Процесс составления, согласования, внесения изменений и утверждения проректором аналогичен при формировании рабочих планов и перечня дисциплин на год. Утвержденные учебные и рабочие планы непосредственно используются представительствами, деканатами, кафедрами.

На основе рабочих планов составляется перечень дисциплин на учебный год, который непосредственно используют кафедры для расчета штатов и формирования сетки часов. Бланки документа расчета штатов и сетки часов направляются кафедрам, которые, руководствуясь нормами педагогической нагрузки и используя рабочие планы и перечень дисциплин, производят расчет часов для каждой дисциплины и закрепление дисциплин за преподавателем. Отделом планирования учебного процесса Учебного управления производится проверка правильности заполнения. Расчет штатов и сетка часов также утверждается проректором по УРиКО, после чего направляется кафедрам, представительствам, деканатам, бухгалтерии. На основании сетки часов производится составление расписания, которое непосредственно используется кафедрами, представительствами, деканатами, студентами и др.

При составлении расписания диспетчерская служба заполняет бланки аудиторного фонда по четырем корпусам, бланки расписаний учебных занятий и бланки загрузки преподавателей по кафедрам, основываясь на общих принципах составления расписания и согласно сведениям из следующих документов:

- рабочий учебный план на группы соответствующего института или факультета на текущий год;

- план распределения педагогической нагрузки;

- контингент студентов;

- графики учебного процесса;

- график отпусков преподавателей;

- пожелания преподавателей (совместителей);

- анализ состояния аудиторного фонда;

- графики проведения гос. экзаменов и защиты дипломных проектов;

- приказ по переаттестации дисциплин для студентов сокращенных сроков обучения.

Общими принципами составления расписания для студентов очного отделения являются:

- общее количество аудиторных часов для студентов не должно превышать 27 часов;

- студентам предоставляется один день в неделю для самостоятельной подготовки и научно-исследовательской работы;

- переход из одного корпуса в другой планируется во время большого перерыва с 11.50 до 12.35;

- занятия в компьютерных залах ЦИКО выставляются продолжительностью не более 4 часов;

- общая продолжительность занятий для студентов очной формы обучения не должна превышать 8 часов в день;

- студентам 1 курса занятия выставляются в первой половине дня до 16.00;

- учитывать пожелания преподавателей (внутренних и внешних совместителей);

- при выставлении в расписание лекционных, практических, семинарских, лабораторных занятий обязательно учитывать аудитории, указанные в плане распределения педагогической нагрузки, если для занятий не требуется специальной аудитории можно использовать общий фонд;

- все занимаемые аудитории должны сразу же записываться в бланки аудиторного фонда;

- нужно помнить, что преподаватель может быть занят не более 5 дней в неделю, все часы работы преподавателей при составлении расписания вносятся в бланки загрузок преподавателей по кафедрам;

- составление расписания начинается с выставления занятий по физической культуре для всех курсов;

- потом выставляются поточные лекции и практические занятия по иностранному языку;

- расписание должно быть составлено и набрано на компьютере за 2 недели до начала действия расписания;

- в течение недели вносятся необходимые корректировки, согласовывается с начальником отдела организации учебного процесса, с начальником учебного управления, с директорами институтов (деканами факультетов), проректором по УРиКО и утверждается ректором университета;

- за неделю до начала действия утвержденное расписание вывешивается на соответствующие стенды университета и размещается на сайте университета для ознакомления с ним студентов;

- изменения в утвержденное расписание могут вноситься только по служебной записке от заведующего кафедрой, предварительно согласованной с директором института (деканом факультета) и проректором по учебной работе.

Общими принципами составления расписания для студентов заочного отделения являются:

- промежуток между экзаменами должен составлять не менее 3-х дней;

- консультации по предмету ставятся за день до экзамена;

- последние 2 дня сессии даются на переэкзаменовку, поэтому в эти дни экзамены не планируются;

- в воскресные дни формы контроля не ставятся;

- просмотры по спец. дисциплинам художественного факультета желательно выставлять на окончание сессии;

- межсессионные занятия для студентов заочного отделения проводятся 3 раза за семестр, на последней неделе месяца начиная с сентября;

- занятия выставляются в вечернее время с 18.00 до 21.05 в будние дни, с 8.30 до 16.00 по субботам;

- во время проведения сессии для заочного отделения выставляются оставшиеся часы по дисциплинам и формы контроля, занятия проходят с 14.20 до 21.05;

- для эффективности заочного обучения непосредственно перед зачетом и экзаменом ставятся лекционные и практические занятия по данному предмету.

В результате работы диспетчерской службы бланки загрузки преподавателей по кафедрам передаются соответственно на кафедры, бланки расписаний учебных занятий вывешиваются на стенды расписаний в холле главного корпуса, а бланки аудиторного фонда корпусов используются самими диспетчерами для урегулирования спорных вопросов и внесения необходимых изменений в расписание.

Схема информационных потоков процесса работы с расписаниями представлена на рисунке 1.2.

На данный момент процесс составления расписания происходит путем ручного распределения занятий по аудиторному фонду, что сказывается на длительности процесса составления расписания, затрате больших трудовых ресурсов, допуске большого количества «накладок» в самом расписании из-за масштабности работы.

Попытки внедрить готовый продукт для составления вузовского расписания были сведены на нет, в связи с отсутствием на рынке ПО программ, соответствующих по функционалу и удобству интерфейса запросам сотрудников Учебного Управления университета.

Очевидно, что правильно разработанная модель данных и приложение с удобным интерфейсом, удовлетворяющим запросам диспетчерской службы, позволит существенно ускорить обработку данных и значительно уменьшить неизбежные «неувязки» и время на их исправление. Наличие базы данных диспетчерской службы позволит структурировать информацию, хранящуюся в многочисленных таблицах Excel и на бумажных носителях.

Создание приложения по составлению расписания обеспечит возможность ввода информации, редактирования данных, организацию проверок, формирование необходимых отчетов. Это исключит ошибки, возникающие при ручной обработке информации.

Функциональная модель организации учебного процесса

Модель организации учебного процесса сотрудниками отдела разработана и описана при помощи стандарта IDEF0. Основу методологии IDEF0 составляет графический язык описания бизнес-процессов. Модель в нотации IDEF0 представляет собой совокупность иерархически упорядоченных и взаимосвязанных диаграмм. Каждая диаграмма является единицей описания системы и располагается на отдельном листе.

Модель может содержать три типа диаграмм:

- контекстную диаграмму (в каждой модели может быть только одна контекстная диаграмма);

- диаграммы декомпозиции;

- диаграммы дерева узлов.

Контекстная диаграмма является вершиной древовидной структуры диаграмм и представляет собой самое общее описание системы и ее взаимодействия с внешней средой.