Составляющие процесса управления временем

СОДЕРЖАНИЕ

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Актуальность курсовой работы заключается в том, что одной из главных задач в развитии организации является организация наиболее подходящих условий для реализации возможностей человека. Такие условия появятся благодаря внедрению механизма, предусматривающего широкие права самостоятельных хозяйственных звеньев и их трудовых коллективов в сочетании с высокой ответственностью за конечные результаты работы и развитыми формами самоуправления.

Тайм-менеджмент – это относительно новая для России и динамично развивающаяся отрасль менеджмента. Ее основная задача - выявление принципов эффективного управления временем. Первые идеи о правилах организации рабочего времени появились в 60-х годах прошлого века в странах Запада в ответ на ускорение темпов жизни.

Развитие бизнеса привело к возрастанию нагрузки на людей, занятых в сфере управления. Объем работы менеджеров увеличился настолько, что они начали испытывать хроническую нехватку как рабочего, так и свободного времени.

Сейчас эта проблема необычайно остро воспринимается и российскими управляющими. Как показывает жизненный опыт, решить проблему нехватки времени за счет продления рабочего дня и работы в выходные не всегда удается.

Неоптимальная организация управления временем, отсутствие планирования, самоменеджмента приводит к потерям рабочего времени, неэффективным управленческим решениям, психическому перенапряжению, в конечном счете, сказывается на качестве управления.

Целью курсовой работы является исследование планирования и управления своим временем.

Объектом изучения является содержание управленческого труда, особенности планирования, механизмы осуществления функций управления временем в процессе труда и анализ их оптимизации на развитие предприятия в условиях усиливающейся рыночной конкуренции.

Предмет исследования – тайм - менеджмент.

Исходя из поставленной цели, необходимо решить ряд задач:

- рассмотреть  понятие и сущность тайм-менеджмента;

- исследовать  методологические подходы к планированию личного времени;

- проанализировать  организацию управления времени руководителя;

- разработать рекомендации по оптимизации управления времени руководителя.

Практическая значимость заключается в использовании полученных результатов в практической деятельности руководителя.

Степень и уровень разработанности проблемы. В данный момент эта тема не достаточно изучена.

Необходимость исследования системы управления временем сегодня признается практически всеми руководителями и специалистами. На практике, однако, мало кто из них реально решает для себя этот вопрос, что приводит к ряду отрицательных последствий: спешке и бесплановости в работе, переутомлению, слабой мотивированности в труде. Основная причина того, что система самоуправления не находит широкого применения в практике работы руководителей (специалистов), состоит в отсутствии навыков к этому.

Теоретическую и методологическую базу исследования составили материалы научной, учебной и периодической литературы отечественных и зарубежных ученых, отражающие основы управления и формирования системы планирования личного времени с целью повышения успешности деятельности. 
1. Теоретические аспекты планирования и управления своим временем

 

1.1. Составляющие процесса управления временем

 

Управленческий труд и его рациональная организация — важные факторы повышения общей эффективности реализации бизнес-процессов организации, поэтому особую актуальность приобретают вопросы совершенствования управленческого труда. [14]

Задачами организации управленческого труда являются:

- сокращение затрат рабочего времени на выполнение конкретных видов работ;

- установление рациональных форм разделения и кооперации труда;

- снижение вредного влияния работы на здоровье сотрудников;

- разработка системы оплаты труда, стимулирующей активизацию работы, повышение ее качества и производительности;

- обеспечение соответствия работы квалификации, психологическим и другим особенностям работников;

- улучшение условий труда сотрудников;

- распространение передовых методов работы;

- повышение квалификации работников и т. д.

В нашей стране первоначально для обозначения деятельности по рационализации и совершенствованию управленческих процессов использовался термин «научная организация труда» (НОТ), причем без принципиальных различий в отношении производственных и управленческих процессов. Примерно в 60-е гг. обособился термин «научная организация управленческого труда» (НОУТ). В значительной степени этому способствовало внедрение на предприятиях мощных средств вычислительной техники, требующих предварительной организации управленческой деятельности.

Организация управленческого труда включает следующие направления:

- разделение труда работников и их кооперация, как в масштабах предприятия, так и в пределах каждого подразделения;

- подбор и расстановка работников и обеспечение их квалификационного уровня в соответствии с должностными обязанностями;

- организация деятельности управленческих работников в составе производственного коллектива по управлению им и по его инженерно-техническому обеспечению;

- организация и оснащение рабочих мест;

- использование прогрессивных методов работы;

- создание благоприятных условий труда, включающих широкий диапазон вопросов;

- нормирование труда;

- оценка индивидуального и коллективного труда;

- использование технических средств управления;

- стимулирование труда.

Мы рассмотрели особенности управленческого труда, но для эффективной организации труда необходимо выяснить, чем занимается руководитель в течение рабочего дня. Как уже было отмечено выше, рабочий день руководителя не лимитирован и разнообразен. Если представить в общем виде, то можно сказать, что руководитель в течение своего рабочего дня выполняет следующие виды работ (по данным разных источников):[1]

Запланированные заседания, встречи » 60 - 65%;

Разговоры по телефону » 3 - 6%;

Работа с документами » 17 - 22%;

Поездки, осмотры » 3 - 7%;

Незапланированные встречи » 7%;

Отдых » 2%;

Потери времени » 2%.

Приведенные выше данные характеризуют общую ситуацию и варьируют в зависимости от особенности труда. Руководитель или исследователь, занимаясь анализом трудового процесса, должен учитывать особенности своей организации. Для всестороннего и полного анализа затрат рабочего времени необходимо проводить постоянную работу по учету затрат времени.

Рациональная организация работы руководителя, специалиста требует учета всех выполняемых работ, систематического наблюдения за их рабочим временем, изучения структуры затрат времени, выявления «поглотителей» рабочего времени. Это дает возможность анализировать использование рабочего времени, составлять обоснованные планы личной работы и мероприятия по научной организации труда управленческих работников.

Для изучения содержания труда и структуры затрат рабочего времени руководителей и специалистов можно использовать следующие методы:

- анкетный и устный опросы, проводятся с целью изучения мнения работника о том, насколько рационально организован его труд: четко ли с точки зрения работника определены его обязанности, приходится ли ему выполнять работы, не входящие в эти обязанности (какие и сколько времени), планируется ли его работа и каков удельный вес внеплановых работ, есть ли потери рабочего времени (их величина, причины), какие применяются в работе средства механизации и оргтехники (их использование), удовлетворяют ли работника организация его рабочего места и условия труда и, наконец, какие у работника имеются предложения по совершенствованию организации и повышению эффективности труда;

- фотография рабочего времени, применяется для установления структуры его затрат на протяжении запланированного периода наблюдений. При этом изучение затрат рабочего времени производится путем наблюдения и замеров всех без исключения затрат времени в порядке их фактической последовательности. Фотография рабочего времени проводится специально выделенным лицом, она может быть сплошной (т. е.в течение всего рабочего дня) или выборочной. В последнем случае изучают затраты рабочего времени по отдельным функциям (видам работ), в том числе повторяющимся, а также по отдельным периодам (циклам) работ;

- при самофотографии рабочего времени учет затрат рабочего времени проводится непосредственно работающими под руководством служб НОТ. Он ведется с помощью специальных листов самофотографий,в которых регистрируются все выполняемые работы или перерывы в фиксажные интервалы, составляющие определенную часть часа;

- метод моментных наблюдений, применяется для изучения содержания труда и затрат рабочего времени различных категорий ИТР и служащих. Принципы и методика проведения наблюдений в основномтакие же, как и при изучении затрат труда рабочих, имеются лишь некоторые особенности. Фиксажным моментом, применительно к труду ИТР и служащих, следует считать момент попадания наблюдаемого в поле зрения наблюдателя. При отсутствии работника на рабочем месте наблюдатель может получить сведения о причинах его отсутствия по отметке, сделанной работником в журнале.

Каждый метод изучения содержания труда и структуры затрат времени применим для определенных условий, имеет соответствующие преимущества и недостатки (табл. 1.1.1).

 

 

 

Таблица 1.1.1 - Целесообразность применения различных методов изучения содержания труда и структуры затрат рабочего времени служащих в зависимости от сложности задач и масштабов исследования

Метод	Целесообразность применения	Достоинства	Трудности при использовании и недостатки
Самофотография рабочего времени (без перечня элементов труда)	При начальном изучении организации труда.При одновременномизучении содержания трудаи структуры затрат рабочего времени. При небольшихмасштабах исследованияс элементами анкетного опроса	Экономичен	Сложность в группировкеи обработке данных. Недостаточная точность результатов. Не выявляетполностью потерь рабочего времени по вине работника.
Самофотография рабочего времени (с перечнемэлементов труда)	При условии предварительного изучения содержания труда.При значительных масштабах исследования	Нетрудоемок, экономичен, удобен при обработке данных	Недостаточная точность результатов. Не выявляет полностью потерь рабочего времени по вине работника.
Фотография рабочего дня	При условии предварительного изучения содержания труда	Большая, чем при самофотографии, точность результатов. Может использоваться для контроля данных, полученных другими методами	Неэкономичен. Большая трудоемкость проведения. Оказывает неудовлетворительное воздействие на работников
Метод моментных наблюдений	Применяется как выборочный метод при массовых наблюдениях. Целесообразно предварительное изучение организации труда другими методами. Применяется как метод контроля результатов, полученных другими методами	Достаточная точность результатов. Экономичен.	Требует высокой квалификации наблюдателей
Анкетный и устныйопросы	При необходимости выявления мнения непосредственно работающихо проблемах и путяхих решения	Опрашиваемые весьма глубоко знают предмет исследованияи пути решения проблемы	Требует высокой квалификации составителя анкет. Основываетсяна субъективном мнении опрашиваемых

 

Кроме того, в отдельных случаях в этих целях используют:

- хронометраж, при котором изучается элемент процесса, циклически повторяющегося. Применяется при изучении передовых методов и приемов труда, для проверки норм действующих или разработки новых;

- метод упрощенных наблюдений, состоящий в фиксировании времени, затрачиваемого служащим на обработку определенного вида документов. Документы должны быть средними по сложности, а условия работы — близкими к обычным. Наблюдения производятся в течение 30–40 мин., чтобы время, затрачиваемое на подготовку и окончание операции, не повлияло на время выполнения операций.

 

1.2. Методология планирования времени

 

Для самоуправления фундаментальное значение имеет осознание того, куда руководитель хочет прийти и куда он попасть не хочет, а также не попасть туда, куда хотят привести другие.

Если у руководителя существует осознанная цель, то туда же направлены и все неосознанные силы руководителя, т.е. цели служат концентрации сил на важных направлениях. Случайные успехи хороши, но редки. Запланированные успехи лучше, поскольку они управляемы и случаются чаще.[13]

Постановку цели можно изобразить графически (в соответствии с рисунком 1.2.1):[11]

 

Рис.1.2.1 - Логика постановки целей

 

Одним словом, необходимо добиться ясности цели(в соответствии с рисунком 1.2.2).

Рис.1.2.2 - Процесс постановки целей

 

Ситуационный анализ. Представляет собой своего рода реестр личных ресурсов (средств для достижения целей) и позволяет выяснить, что следует поощрять (сильные стороны) и над чем ещё надо работать (слабые стороны).

Путём анализа своих способностей мы определяем, что вообще мы можем совершить, т.е. каким личным потенциалом для достижения своих целей вы располагаете.[8]

Анализ «цель – средство». В процессе анализа необходимые для достижения желаемых целей средства (личные, финансовые, временные ресурсы) сравниваются с реальной ситуацией.

Формулирование целей. Это последняя ступень при постановки целей.

Практические цели. Это конкретное формулирование практических целей для последующей стадии планирования. «Установить сроки – сформулировать результаты».

Планирование. Разработка планов и альтернативных вариантов своей деятельности (в соответствии с рисунком 1.2.3).

Планирование означает подготовку к реализации целей и упорядочение времени. Главное преимущество, достигаемое путём планирования работы состоит в том, что планирование времени приносит выигрыш во времени. практический опыт говорит, что время затраченное на планирование приводит к сокращению времени на использование и в конечном счёте приводит к экономии времени в целом.[7]

Как видно на рисунке, началом служит план на несколько лет вперёд. Он выводится из плана жизни. После того, как составлен план на ближайшие несколько лет, возможно составить план на год.

При этом надо следить за тем, чтобы случайно не заниматься более поздними делами.

Далее составляется квартальный план, который служит инструментом контроля за годовым.

 

Рис.1.2.3 - Система планирования времени

Учитываемые в месячном плане задачи и цели переносятся из квартального плана истёкшего месяца. Декадный план – это ещё более детальный, точный прогноз предстоящего периода.

Дневной план представляет собой последнюю и одновременно самую важную ступень в системе планирования времени, конкретное воплощение (реализацию) поставленных целей. Дневной план строится на основе декадного плана

Составление планов дня возможно с помощью метода “Альпы”.[4]

Этот метод включает 5 стадий: а) составление заданий; б) оценка длительности акций; в) резервирование времени (в соотношении 60:40); г) принятие решений по приоритетам и перепоручению; д) контроль (учёт несделанного)

Следующий способ составления плана дня – дневник времени – является важнейшим рабочим средством самоменеджмента. Это и календарь-памятка, и записная книжка. А также дневник является хорошим инструментом планирования, справочником и инструментом контроля.

Необходимо всегда перепроверять свои планы и изменять их , если они оказываются не выполнимыми или не позволяют достичь поставленной цели к сроку.

Принятие решений. Принять решение – это значить установить приоритетность. Оно предполагает выбор первоочередных дел и задач.

Вопрос принятия решений встал из-за появления у руководитель проблем таких как: попытка выполнения сразу большого объёма работ, распыление своих сил на отдельные не существенные, но кажущиеся необходимыми дела. Необходимо обязательно устанавливать приоритеты, что означает принять решение о том, каким из задач следует придавать первостепенное, второстепенное и т.д. значение.

Установление приоритетов с помощью анализа АБВ.[14]

Это техника исходит из опыта, что доли в процентах более важных и менее важных дел в сумме остаются неизменными. С помощью букв А, Б и В задачи подразделяются на три класса, в соответствии с их значимостью. Анализ АБВ основывается на трёх закономерностях. Во-первых, важнейшие задачи составляют примерно 15% всего количества дел, которыми занимается руководитель. Вклад этих задач для достижения цели составляет около 65%. Во-вторых, На важные задачи приходится около 20% общего числа дел, значимость которых также около 20%. В-третьих, Менее важные и несущественные задачи составляют около 65% всех дел, а в свою очередь значимость их составляет всего лишь около 15%.

Чтобы применить анализ АБВ необходимо следовать следующим пунктам: составить список всех предстоящих задач. Систематизировать их по важности и установить очерёдность Пронумеровать эти задачи Оценить свои задачи в соответствии с категорией А,Б,В.

Задачи категории А (15% всех задач) не подлежат перепоручению.

Задачи категории Б (20% всех задач) подлежат перепоручению.

Оставшиеся задачи самые маловажные и подлежат обязательному перепоручению.

Основы делегирования.

Под делегированием в общем смысле понимается передача задач своему подчинённому из сферы деятельности самого руководителя. Но при этом начальник сохраняет за собой ответственность за руководство, которое не может быть делегирована.

Передача задачи или деятельности может осуществляться на длительный срок или ограничиваться разовыми поручениями (в соответствии с рисунком 1.2.4).

Рис.1.2.4 - Процесс делегирования

Контроль. Самоконтроль и контроль итогов.

Контроль за результатами служит улучшению, а в идеальном случае – оптимизации трудового процесса. Все вышеперечисленные функции самоуправления будут не столь эффективными, если не будет проводиться соответствующий контроль. Контроль охватывает три задачи: осмысление физического состояния, сравнение запланированного с достигнутым ,корректировка по установленным отклонениям

Необходимо регулярно, через равные промежутки времени проверять свои планы и организацию труда, анализировать свою деятельность и своё время и составлять листок дневных помех.

Контроль за результатами труда (целевой контроль) должен в любом случае производиться после выполнения задачи (конечный контроль) (в соответствии с рисунком 1.2.5).

Рис.1.2.5 - Контроль за результатами труда

В конце рабочего дня необходимо контролировать и отражать не только выполнение поставленных целей, но и личную ситуацию.

“Тот, кто хочет себя по-настоящему разгрузить не может отказаться от самоконтроля”.[13]

Информация и коммуникация.

Самая важная фаза, т.к. все остальные фазы нуждаются в ней.

Информация и коммуникация составляет сердцевину самоуправления, вокруг которой постоянно вращаются другие функции. На руководителя каждый день обрушивается поток информации, с которым ему приходится справляться. В реальной жизни руководитель обрабатывает намного больше информации, чем это необходимо. Для того, чтобы экономить своё время руководителю необходимо разработать рациональный подход к овладению информацией.

Таким образом, принципы самоуправления предполагают следующие пути организации управленческого труда.

Во-первых, постановка цели. Позволяет определить: чего хотим и куда хотим прийти.

Во-вторых, планирование, помогает разработать практические задачи для реализации поставленных целей.

В-третьих, принятие решений. Позволяет выбрать приоритеты поставленных задач.

В-четвертых, Реализация и организация. Подразумевает уточнение конкретных текущих планов в соответствии с приоритетными задачами и возможность делегирования ряда задач.

В-пятых, контроль. Является неотъемлемой частью организации, поскольку позволяет оценить следование плану и результат решения задач.

В-шестых, коммуникации и информация. Результат предыдущих шагов будет эффективен лишь при оптимальном способе коммуникации и обмене информации, поскольку эти процессы связывают всю систему организации управленческого труда.

 

 

 

2. Исследование планирования и управления временем руководителя

 

2.1. Оценка организации управления временем руководителя

 

Компания ООО «Оскар Плюс СБ» занимается тем, что ставит сигнализации в магазинах, на дачах. Компания  ООО «Оскар Плюс СБ» находится по адресу Московская область Наро–Фоминский район п. Селятино, ул. Промышленная.

Офис оборудован охранно-пожарной сигнализацией с выводом на пульт в милицию. Фирма работает с 2005 г. и за это время имеет около 800 постоянных клиентов.

В 2009 году количество заявок на установку систем безопасности резко сократилось, сказывается влияние кризисных явлений в экономической ситуации в стране.

 

Рис.2.1.1 - Структурная схема управления компании ООО «Оскар Плюс СБ»

. Все управление внутри офиса исходит от руководства (в соответствии с рисунком 2.1.1).

Теперь необходимо детально изучить объект самоуправления, а, точнее, временной разрез управленческого труда.

Первым шагом на пути к успеху в деле экономии и рационального использования рабочего времени является его "инвентаризация", осуществляемая с помощью наблюдения и измерения затрат.

В результате проделанной работы составляется таблица, в которой отражается расход времени в минутах на каждый вид работ.

Начинать надо с составления перечня выполняемых наиболее значительных работ, регистрируя их по мере выполнения.

Классификация по функциям руководства предполагает деление работ на следующие группы:

Организационно-административная работа

Творческая работа

Техническая работа

Вспомогательная работа

Время на личные надобности и отдых

Потери рабочего времени

Работы, не предусмотренные должностными обязанностями (косвенные потери)

В ООО «Оскар Плюс СБ» было проведено наблюдение и учет затрат руководителя, и по результатам исследований составлена таблица учета затрат времени.

 

 

 

 

 

 

Таблица 2.1.1 - Планирование времени руководителя ООО «Оскар Плюс СБ»

№	Содержание работы	Продолжительность мин	Время начала	Время окончания	Приме чание	Доля в общем времени, %
1	2	3	4	5	6	7
1	Подготовка рабочего места	10	8.00	8.10	4	1,80
2	Просмотр отчетов за предыдущий день	30	8.10	8.40	2	5,41
3	Работа с секретарем	10	8.40	8.50	3	1,80
4	Планерка	30	8.50	9.20	1	5,41
5	Разбор корреспонденции	30	9.20	9.50	6	5,41
6	Работа с бухгалтером о текущих платежах	30	9.50	10.20	1	5,41
7	Ознакомление и подписание документов бухгалтерии	20	10.20	10.40	1	3,60

 

Продолжение таблицы 2.1.1

1	2	3	4	5	6	7
8	Перерыв на личные надобности	10	10.40	10.50	5	1,80
9	Срочное решение вопроса в связи с нарушением работы компьютерной сети резервирования и продажи билетов	30	10.50	11.20	1	5,41
10	Беседа со специалистом по маркетингу	10	11.20	11.00	1	1,80
11	Решение вопроса о выборе макета рекламы	25	11.00	11.25	2	4,50
12	Изучение предложений партнеров по реализации новых услуг	35	11.25	11.50	2	6,31
13	Работа над разработкой и проектированием новых услуг	35	11.50	12.10	2	6,31
14	Обеденный перерыв		12.10	13.10
15	Контроль производства, осмотр рабочих мест служащих, выявление опоздавших	30	13.10	13.40	1	5,41
16	Ответ на звонок и разговор по телефону	15	13.40	13.55	1	2,70
17	Осуществление звонка назначение встречи	10	13.55	14.05	6	1,80
18	Совещание с директором по развитию и по вопросу новых направлений	35	14.05	14.40	2	6,31
19	Обсуждение с директором по развитию перспективных направлений бизнеса	25	14.40	15.05	2	4,50
20	Передача задания о разработке перспективных направлений бизнеса директору по развитию	10	15.05	15.15	1	1,80
21	Беседа с менеджером по дисциплинарному вопросу	20	15.15	15.35	1	3,60
22	Перерыв на личные надобности	10	15.35	15.45	5	1,80
23	Собеседование с кандидатом на работу	20			1	3,60
24	Задание секретарю на подготовку бумаг	20	15.45	16.05	3	3,60
25	Работа с начальником отдела продаж по вопросу снижения продаж	20	16.05	16.45	2	3,60