ФГОУ  СПО «Верхнеозерский сельскохозяйственный техникум» 
 
 
 
 

    КУРСОВАЯ РАБОТА

    ТЕМА:   

      «СОСТОЯНИЕ И ПУТИ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ УЧЕТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ»

    на примере СХА «Родина Пятницкого»

    Таловского  района, Воронежской области. 
 
 

    Выполнил(а) :______________

                                                                                  Проверил(а): ______________

Оценка_______________ 
 
 
 
 

    п. Верхнеозерский, 2008

Содержание

Введение…………………………………………………………………………...3

1. Теоретические  положения учета расчетов с подотчетными лицами

1.1. Актуальные  проблемы учета расчетов с подотчетными лицами,

рассматриваемые в специальной литературе.......................................................5

1.2. Нормативно - правовое регулирование расчетов с подотчетными лицами…………………………………………………………….........................8

2. Экономическая  характеристика СХА «Родина Пятницкого»  Таловского

района  Воронежской области..............................................................................12

3. Состояние и пути совершенствование учета расчетов с подотчетными лицами

3.1.  Состояние первичного и сводного учета……………………………........22

3.2  Состояние синтетического и аналитического учета……………………...24

3.3  Cовершенствование учета расчетов с подотчетными лицами…………...26

Выводы и предложения….……………………………………………………...27

Литература…………………………...…………………………………………..29

Приложения 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение 

     В процессе финансово-хозяйственной  деятельности у организаций часто  возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению организации. При этом в бухгалтерском учете операции по расчетам с подотчетными лицами отражаются достаточно просто. Тем не менее, практика аудиторских проверок показывает, что из всех проверяемых объектов наибольшее количество ошибок и нарушений допускается при расчетах с подотчетными лицами вследствие небрежного ведения бухгалтерского учета и отсутствия контроля за расчетами с работниками. Нередко ошибки допускают сами руководители организаций. Основными задачами бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами  являются:

     1.  своевременное, полное и достоверное отражение на счетах бухгалтерского учета фактических затрат на командировочные расходы;

     2.  документальная обоснованность  использования подотчетных сумм  и обоснованность включения в  состав затрат;    

     3.  контроль за экономным и рациональным использованием денежных средств на  хозяйственно- операционные цели.           

     Бухгалтерский учет с подотчетными лицами имеет  свои особенности, так как эта  тема явление довольно-таки редкое и поэтому одной из целей этой работы является обобщить те данные, которые появляются в печати.

     С этих позиций выбранная тема курсовой работы актуальна.

     Цель  курсовой работы: изучить на примере конкретной организации порядок учета расчетов с подотчетными лицами и наметить пути его совершенствования.

    Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

    - изучить современное состояние  учета расчетов с подотчетными лицами;

    - дать экономическую характеристику предприятия;

    - рассмотреть организацию первичного и сводного учета расчетов с подотчетными лицами на конкретном предприятии;

    - выявить недостатки в учете  расчетов с подотчетными лицами;

    - разработать предложения по совершенствованию  учета расчетов с подотчетными лицами.

     Исходной  информацией для решения этих задач послужили: нормативные акты по вопросам бухгалтерского учета затрат, специальная литература по теме исследования, данные годовых отчетов за 2004 – 2006 годы, первичные и сводные документы по учету расчетов с подотчетными лицами, учетные регистры по бухгалтерскому учету.

     Объектом  исследования выбрана СХА «Родина Пятницкого» Таловского района Воронежской области.

1. Теоретические  положения учета расчетов с подотчетными лицами

1.1. Актуальные  проблемы учета расчетов с подотчетными лицами,

     рассматриваемые в специальной литературе 

     Практически ни одна налоговая проверка хозяйствующего субъекта не проходит без тщательного анализа счета 71. Поэтому бухгалтеру необходимо свести к минимуму количество возможных ошибок при организации учета по данному счету.

     Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» затрагивает очень большое количество хозяйственных операций и рассчитывать на то, что данный участок бухгалтерского учета уйдет из под контроля налоговиков, не нужно. Расчеты через подотчетных лиц, объективно существующие в каждой организации, будут проводиться и в дальнейшем, ведь с их использованием значительно упрощается процесс расчетов и повышается их оперативность.

     Как показывает практика, наиболее распространенные ошибки, связанные с организацией учета по счету 71 следующие:

     •  отсутствие документов, устанавливающих порядок выдачи и возврата подотчетных сумм;

     • списание подотчетных сумм на затраты без оправдательных документов;

     •  несоблюдение предельного размера  расчетов наличными средствами между юридическими лицами;

     • отсутствие аналитики по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;

     •  и др.

     Отсутствие  в организациях документов, устанавливающих  порядок выдачи и порядок списания подотчетных сумм, поясняет Кулаева Н.С. [1], является одним из наиболее часто встречающихся ошибок. Существование таких документов является обязательным для любой коммерческой организации. Такое требование исходит из положений Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного решением совета директоров ЦБ РФ от 22 сентября 1993 г. №40.

     Для того чтобы организовать своевременный  и полный контроль в организации за движением подотчетных средств и их целевым использованием, руководитель должен издать приказ по организации, в котором указать перечень лиц, которые могут получать денежные средства в подотчет. Как правило, в данный перечень входят работники, выезжающие в служебные командировки, работники снабжения и сбыта, завхозы.

     Приказ  должен содержать сроки, на которые  могут выдаваться подотчетные средства, требования, предъявляемые к оформлению первичных оправдательных документов, порядок представления, обработки и утверждения авансовых отчетов. Сроки, на которые сотрудники организации могут получить деньги в подотчет, устанавливаются организацией самостоятельно с учетом индивидуальных особенностей организации. Могут также устанавливаться и предельные суммы выдачи денег в подотчет.

     Однако  по поводу установления срока, на который  могут выдаваться денежные средства на хозяйственные расходы, отмечает Новикова Н. [4],  руководитель может установить такой срок, но не обязан. Поэтому если вы хотите иметь претензии налоговых органов в отношении неустановленного срока, то можно его не устанавливать.

     Иногда  случается, что в организации  существует такой приказ, однако лица, имеющие право получить подотчетные средства, с ним не ознакомлены.

     Поэтому, отмечает Новикова Н. [4], совет руководителям: ознакомьте с положениями данного приказа своих работников, лучше сделать это «под подпись». Ведь в случае несвоевременного возврата таких сумм либо наличия израсходованной суммы, не подтвержденной надлежащим образом оформленными документами, данная сумма будет включена в доход сотрудника и приведет к удержанию с него суммы налога на доходы физических лиц.

     Чтобы обезопасить себя от нежелательных  последствий, ознакомьте своих сотрудников с правилами удержания таких сумм с физических лиц.

     Кроме приказа руководителя, в организации  должен быть так называемый «лимит кассы». Этот документ выдается на руки хозяйствующему субъекту и согласовывается  с банком, в котором организация обслуживается.

     Для определения лимита денежных средств  существует специальный расчет, который зависит от многих факторов: от вида хозяйственной деятельности субъекта, от размера ежедневной налично-денежной выручки, поступающей в кассу организации, от количества рабочих дней. Данный документ устанавливает максимальное количество денежных средств, которое может находиться в кассе организации на конец рабочего дня. Если при проверке кассовой дисциплины (данную проверку, как правило, проводят обслуживающие банки, налоговые органы и органы МВД) будет обнаружен факт превышения лимита остатка кассы, организация неминуемо попадет под штрафные санкции.

     Курбангалиева О.А. [2] поясняет, что если лимит остатка денежных средств, устанавливаемый на каждый календарный год, отсутствует, вся остающаяся в кассе наличность считается сверхнормативной.

     Данный  документ не только устанавливает лимит  остатка, но и дает перечень расходов, на которые организация имеет право использовать налично-денежную выручку. Как правило, это командировочные расходы, закупка ГСМ, хозяйственные нужды.

     При отсутствии специального разрешения кредитного учреждения на расходование поступающей выручки вся наличность ежедневно должна сдаваться в банк, а средства для выдачи в подотчет организация должна получать только по чеку, который оформляется по мере необходимости и предъявляется в банк.

     Однако  на практике нередко у организации  возникает ситуация, когда на конец  дня в кассе образуется остаток  денежных средств, превышающий лимит кассы. Что делать в такой ситуации? ведь Порядок ведения кассовых операций запрещает организациям использовать наличную выручку без согласования с банком.

     Здесь следует заметить, что на сегодняшний день ни Налоговый кодекс, ни Кодекс об административных правонарушениях не предусматривают для организаций за нарушение требования Порядка никакой ответственности. А вот штраф за превышение лимита достаточно высок.

     Поэтому, отмечает Курбангалиева О.А. [2], чтобы не попасть под штрафные санкции по этому основанию, организация иногда просто вынуждена нарушать требование Порядка о целевом использовании денежных средств, выдавая их в подотчет своим сотрудникам на определенные цели.

     Поступив, таким образом, организация имеет  возможность на следующий день оформить возврат подотчетных сумм в кассу от подотчетных лиц и внести деньги в банк. Такая операция поможет избежать штрафных санкций за превышение лимита кассы.

     Таким образом, даже краткий обзор нормативных  актов и специальной литературы говорит о том, что от правильной организации бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами будет зависеть не только формирование себестоимости продукции, но эффективность работы предприятия в целом, что очень важно в новых условиях хозяйствования. 

1.2.Нормативно - правовое регулирование расчетов с подотчетными лицами  

     Ведение бухгалтерского учета на любом предприятии  в Российской Федерации в период становления рыночных отношений  основывается на действующей правовой и законодательной базе, которая  в настоящее время подразделена на 4 уровня: 

     1-й  уровень: законодательный;

     2-й  уровень: стандарты (положения)  по бухгалтерскому учету и               отчетности;

     3-й  уровень: методические рекомендации (указания), инструкции, комментарии,  письма Минфина РФ и других  ведомств;

     4-й  уровень: рабочие документы по бухгалтерскому учету самого предприятия.

     К первому уровню относится Гражданский  кодекс Российской Федерации, принятый Государственной Думой 21 октября 1994 года и одобренный Советом Федерации  с изменениями и дополнениями, регулирующий правоотношения, возникающие в процессе хозяйственной и иной деятельности, основанной на праве собственности, договорных, имущественных и других обязательствах участников правоотношений.

     К первому уровню также относится  Федеральный закон  «О бухгалтерском учете» от 21 ноября 1996 г. с изменениями и дополнениями, принят Государственной Думой 23 февраля 1996 года, Утвержден Советом Федерации 20 марта 1996 года и Президентом РФ 21 ноября 1996 года.  Закон регулирует основные положения ведения бухгалтерского учета в Российской Федерации: объекты, задачи, понятия в учете, его сферу действия, порядок регулирования. Организацию учета, учетную политику, права и обязанности главного бухгалтера, основные требования к бухгалтерскому учету, содержание первичной документации, регистров бухгалтерского учета, проведение инвентаризации, оценку имущества и обязательств, состав бухгалтерской отчетности, адреса и сроки ее предоставления, порядок хранения документов.

     Порядок налогообложения операций по подотчетным суммам регулируется Налоговым кодексом Российской Федерации: Часть первая, вторая от 10.05.2006г.

     Ко  второму уровню относятся нормативные  документы, устанавливающие по отдельным  разделам базовые правила ведения  бухгалтерского учета, разрабатываемые  Министерством финансов РФ, Центральным банком РФ, другими ведомствами, которым федеральными законами предоставлено право регулирования бухгалтерского учета. 

     К таким относится Положение по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность организаций» (ПБУ 4/99) от 6 июля 1999 г. №43н. Данное ПБУ 4/99 включает 11 разделов: общие положения, то есть, когда данное положение применяется; определения; состав бухгалтерской отчетности и общие требования к ней; содержание бухгалтерского баланса; содержание отчета о прибылях и убытках, пояснения к бухгалтерскому балансу и отчету о прибылях и убытках, правила оценки статей бухгалтерской отчетности, информация ей сопутствующая; аудит данной отчетности; публичность; промежуточная бухгалтерская отчетность.

     Все предприятия, обязаны составлять на основе данных синтетического и аналитического учета бухгалтерскую отчетность. Она состоит из: бухгалтерского баланса; отчета о прибылях и убытках; отчета об изменениях капитала; отчета о движении денежных средств; приложений к бухгалтерскому балансу; пояснительной записки.

     Эта отчетность  должна представлять объективную  и полную картину о финансовом положении предприятия на определенную дату.

     Перечень, состав и порядок отражения данных в бухгалтерской отчетности отражается в Приказе Минфина РФ от 13 мая 2003 года №67Н «О формах бухгалтерской отчетности организаций», где так же отражается применение предприятием унифицированных форм отчетности, в частности пояснительные запиcки можно рассматривать как отдельные таблицы или включаемые в отчет, как продолжение или с расшифровкой записи «в том числе». При этом,  чтобы отчетность отвечала правилам и требованиям, установленным в данном приказе Минфина.

     Третий уровень, включает методические рекомендации (указания), инструкции, комментарии,  письма Минфина РФ и других ведомств.

• Постановление СМ СССР «Инструкция о служебных командировках в пределах СССР» от 18.03.1988  № 351.
• Инструкция МФ СССР «О порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности» от 14.01.1967 № 17.
• Письмо Минтруда России, Минфина России от 17.05.96 г. № 1037-ИХ «О порядке выплаты суточных работникам, направляемым в краткосрочные командировки за границу».
• Письмо Минфина России от 27.07.92 г. N 61 «Об изменении норм возмещения командировочных расходов с учетом изменения индекса цен».
• Письмо Минфина России от 24.09.93 г. № 110 «О нормах возмещения командировочных расходов в инвалюте».
• Письмо Минфина России от 27.12.96 г. № 110 «О размерах выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории ряда зарубежных стран» (с изменениями и дополнениями).
• С 1 января 2002 года введен в действие новый план бухгалтерских счетов.

     К 4 уровню относятся рабочие документы  по бухгалтерскому учету разработанные  на  самом предприятие с учетом особенностей производства.

     К ним относится Учетная политика СХА «Родина Пятницкого» от 28 декабря 2007 года, где отражены требования и аспекты ведения бухгалтерского учета в хозяйстве.

     График  документооборота тесно увязан с  графиком выполнения учетных работ.

     Приведенный перечень нормативных документов, регулирующих порядок отражения в учете расчетов с подотчетными лицами нельзя считать полным, поскольку решения о порядке учета любых операций должны приниматься с учетом требований всех действующих нормативных документов по конкретному вопросу.

     2.Экономическая  характеристика СХА «Родина Пятницкого»  Таловского района Воронежской  области 

     Сельскохозяйственная  артель «Родина Пятницкого» расположена  в центральной микрозоне лесостепной  природно-сельскохозяйственной зоны области.

     Центральная усадьба хозяйства с. Александровка  находится на удалении от областного центра г. Воронежа – 150 км, районного  центра р.п. Таловая – 12 км. Кроме  того, имеются два поселка, входящие в сельхозартель – п. Манидинский  – расстояние до центральной усадьбы – 5 км. И п. Троицкий, расстояние до центральной усадьбы – 4 км. Связь с г. Воронежем и райцентром осуществляется по автодорогам, имеющим твердое покрытие и находящимся в хорошем состоянии.

     По  сравнению с другими хозяйствами  района СХА «Родина Пятницкого» более интенсивно использует землю. Об этом свидетельствует более высокая степень вовлечения земли в сельскохозяйственный оборот – на 3,3% и более высокая расположенность земель – на 8%. Примерно десятая часть земель  (9,5%) находится на орошении, что больше, чем в среднем по району на 4,9%. Кроме того, в изучаемом хозяйстве выше качество земли, о чем можно судить по бальной оценке: она выше, чем средне районный  уровень примерно на 6%. Таким образом, структура земельного фонда в СХА «Родина Пятницкого» более благоприятна, чем в других хозяйствах района для достижения более высокого уровня интенсивности и результатов производства.

     Климат  хозяйства средне континентальный. По данным Каменно-степной метеостанции среднегодовая температура воздуха  за 2005 год + 27,3С. Продолжительность безморозного периода в 2005 году – 204 дня, общий вегетационный период – 242 дня, из них период активной вегетации составляет 150 дней.

     Почвенный покров земель СХА «Родина Пятницкого»  представлен в основном черноземами  типичными среднемощными и обыкновенными, преимущественно легкого и тяжелого глинистого мех состава.

     Рельеф  территории хозяйства равнинный, имеется  несколько водоемов.

     Землепользование  хозяйства представлено единым массивом протяженностью с севера на юг на 13 км и с запада на восток – 10 км.

     Структура бухгалтерского аппарата СХА «Родина  Пятницкого» представлена на рис. 1. 
 

     Рис.  1. Структура бухгалтерского аппарата СХА «Родина Пятницкого» 

     Организационная структура управления СХА «Родина Пятницкого» представлена в приложении 1. 

     Структура управления – совокупность звеньев  управления и отдельных работников, порядок их взаимосвязи, соподчинения по горизонтали и по вертикали.

     В данном хозяйстве представлена трехступенчатая  отраслевая (цеховая) структура. Цех представляет собой крупное внутрихозяйственная подразделение, занимающиеся производством однородной продукции или оказанием определенного вида услуг.

     Главным показателем размера производства является объем производимой в хозяйстве валовой продукции.

     Прямые  показатели (стоимость валовой и  товарной продукции) можно дополнить  косвенными: численность среднегодовых  работников, поголовье животных, площадь  пашни, стоимость основных производственных фондов.

     В ходе анализа рассмотрим как прямые, так и косвенные показатели размера хозяйства (таблица 1). 

     Таблица 1. Показатели размера СХА «Родина Пятницкого»

     Анализируя  данные таблицы 1, можно сделать вывод  о том, что СХА «Родина Пятницкого» является крупным предприятием в масштабах района Выручка от реализации в 2006 году в сравнении с 2005 годом уменьшилась на 794 рубля, но в сравнении со средним значением по району она выше на 27764 тыс. руб.

     Среднегодовая стоимость основных производственных фондов в хозяйстве выше районного уровня на 63601 тыс. руб.

     Среднесписочная численность работников в 2006 году в  сравнении с 2005 годом уменьшилась  на 26 человек, но осталась выше среднерайонного  уровня на 139 чел.

     Площадь сельскохозяйственных угодий, численность поголовья КРС и мощность энергетических ресурсов в СХА «Родина Пятницкого» выше в сравнении со среднерайонными показателями на 1498 га., 149 гол., 10479 л.с.

     Под специализацией в сельском хозяйстве  понимается преимущественное производство определенных видов продукции в предприятии.

     Эффективность производства в условиях рыночной экономики  во многом зависит от научно-обоснованной специализации.

     Прямой  показатель, характеризующий специализацию  хозяйства – структура стоимости товарной продукции (денежной выручки) (таблица 2).

Принимая  во внимание структуру денежной выручки (см. таблицу 2), можно сделать вывод  о том, что наибольший удельный вес  в структуре денежной выручки  занимает отрасль растениеводства. В 2004 году доля растениеводства в общей выручке составила 59,3%, в 2005 году – 60,7%, в 2006 году – 50,4%. Наибольший удельный вес занимают зерновые и сахарная свекла. Денежная выручка от продажи продукции растениеводства в 2006 году по сравнению с 2005 годом снизилась на 794 тыс. руб. на этот фактор повлияло удорожание цен реализации продукции. Цена реализации сахарной свеклы в 2005 году выросла и данный фактор оказал влияние на увеличение выручки от реализации сахарной свеклы на 1931 тыс. руб. в 2005г. по сравнению с 2004 г. при неизменной площади посева. В 2006г. при наибольшей урожайности сахарной свёклы выручка уменьшилась на 674 тыс. руб., вследствие больших потерь при уборке и трудностей со сбытом. Наибольший удельный вес в структуре выручки от реализации продукции отрасли животноводства занимает молоко – 33,9%. На   основании   выше   изложенного   необходимо отметить,   что предприятие имеет молочно-зерно-свекловичное производственное направление.