Социальная сущность и функции документа

ОГЛАВЛЕНИЕ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Актуальность работы

Документ сопровождает человека от рождения до смерти и в нем фиксируются важнейшие события всей его жизни: рождение, окончание школы, получение специального среднего и высшего образования, вступление в брак и т.д. В далеком прошлом документ появляется прежде всего для того, чтобы закрепить, подтвердить право отдельного лица, семьи, рода на землю, какое-то имущество, право на власть и т.д.

Документ стал нужен для учета скота, денег, других ценностей, для передачи распоряжений правителя. Наличие или отсутствие какого-либо документа может изменить всю жизнь человека. Еще большую роль документ играет в жизни общества, закрепляя и отражая в законах порядок организации и управления государством, правила поведения людей, порядок их взаимоотношений, принятую мораль и т.д. Таким образом, документ может выполнять много функций, иметь различные назначения.

Зарождение, становление и развитие социальной системы возможно только с помощью информационных связей, которые зачастую находят материальное воплощение в документированной информации. Документы содержат самую разнообразную информацию о протекающих в обществе процессах, поэтому социальная информация изначально определяет социальную природу, сущность любого документа. Вместе с тем документ, будучи продуктом общественного развития, одновременно и сам оказывает определённое влияние на формирование и характер общественных отношений, тормозит или, наоборот, стимулирует их развитие. Поэтому изучение любого документа невозможно вне той социальной среды, в которой этот документ появился и где он функционирует.

Хранение информации не является самоцелью. Дело в том, что необходимым условием существования человеческого общества является знание своего прошлого, накопление информации о жизни предшествующих поколений с последующей её передачей во времени. Сохранённая документированная информация, оказавшись в ретроспективной среде, в дальнейшем активизируется главным образом усилиями исторической науки, занимающейся моделированием прошлого человеческого общества. В результате происходит реализация функции исторического источника, которая является разновидностью функции хранения информации и которой документы потенциально обладают с момента своего появления. Эта функция связана исключительно с ретроспективной средой бытования документов, поэтому относится к числу функций вторичного порядка.

Развитие человечества объективно сопровождает рост объемов информации и ее носителей - документов.

Объектом исследования: являются документы используемые в обществе.

Предмет исследования: – Предметом исследования стали свойства, признаки документа, а так же роль и значение документа в жизни человека в обществе.

Целью работы является: определение роли документа в жизни человека в обществе.

     Задачи:

    1. Рассмотреть, понятие и свойство документа
    2. Классифицировать личные документы
    3. Определить информационные функции
    4. Изучить юридические функции документа

Методы исследования. Применяются такие общенаучные методы исследования, как наблюдение, описание, сравнение.

Структура исследования. Курсовая работа включает в себя введение, 2 главы и 4 параграфа в них, в которых решаются поставленные задачи, заключение, список источников и литературы.

 

 

ГЛАВА I. ЗНАЧЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ В ПОВСЕДНЕВНОЙ ЖИЗНИ ЧЕЛОВЕКА

 

 

1.1 Понятие документа

 

В настоящее время объемы информации удваиваются каждые три года. Общество переживает информационный бум. Любая организация, так же как и каждый человек в отдельности, может существовать, только обмениваясь информацией. В нынешних экономических условиях, когда очень быстро меняются и ситуация, и законодательство, предприятия могут выжить только в том случае, если они вовремя узнают, что, где, когда и почем. Другими словами, кто владеет информацией, тот владеет ситуацией. Носителем информации выступает документ.

Документ самым тесным образом связан со всеми формами управленческой деятельности, является средством реализации возложенных на управленческий аппарат функций. Он выступает как главный инструмент деловых взаимоотношений, закрепляет договоренность, согласие сторон. Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления.

Организации работы с информацией и документами в экономически развитых странах уделяется большое внимание

Создание законодательной основы использования информации является фактом существенного изменения отношения общества к организации информационных ресурсов, осознания того, что информация и документ как ее носитель, пронизывая все аспекты управления, влияют на функционирование различных структур и в конечном итоге приводят к достижению экономических результатов.

Все это свидетельствует о высокой значимости и актуальности рассматриваемой в данной работе темы.

В процессе деятельности человека, любого учреждения, организации, предприятия возникают документы, отражающие эту деятельность, показывающие информационные связи человека и организации. «Материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве» - так определяет документ ГОСТ 16487-83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Документы используются во всех областях человеческой деятельности, отражают факты, события, явления объективной действительности и мыслительной деятельности человека.

Реквизит – «обязательный элемент оформления официального документа» («дата», «подпись», «печать», «текст документа» и др.)

Документ создается в результате документирования – записи информации на различных носителях по установленным правилам. Носитель – это материальный объект, который используется для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. Управленческая документация подразделяется на отдельные системы. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

В русский язык слово «документ» пришло во времена Петра I и первоначально имело значение письменного свидетельства. Затем появляются термины «деловая бумага», «служебный документ», «акт» и подчеркивается значение документа в управлении. Выделяются «счетные документы», «исторические документы».

Понятие «документ» используется во всех сферах общественной деятельности. Почти каждая отрасль знания дает свое толкование этого термина. К сожалению, до настоящего времени среди специалистов в области документоведения, библиотековедения, информатики и др. сфер нет единства в понимании понятия «документ», не смотря на наличие ряда законодательных и официальных определений. В зависимости от того какая отрасль знания дает это определение, преобладает какой-то один аспект (правовой, управленческий, исторический) и само понятие «документ» определяют различным образом, хотя информационная его сущность очевидна. Эволюция понятия «документ», которое дает документоведение включает: 1) документ – материальный объект, 2) документ – носитель информации, 3) документ – документированная информация.

Таким образом, в последнее время происходит перенос смысловой нагрузки в определении «документа» с материальной составляющей на информационную.

 

1.2 Классификация личных  документов.

 

Личные документы делятся на обязательные и не обязательные.  
Обязательные личные документы - это документы установленные законом Российской Федерации.

1)Свидетельство о рождении

2) Паспорт гражданина Российской  Федерации.

3) ИНН.

4) СНИЛС.

5) Полис обязательного медицинского  страхования.

6) Военный билет ( обязателен для  мужчин ).

7) Свидетельство о смерти.

Свидетельство о рождении – первый и единственный официальный документ, удостоверяющий личность ребенка до достижения им 14 лет. Порядок его оформления упрощен настолько, что вся процедура вряд ли займет более часа. Кроме того, это едва ли не единственный документ, выдача которого не предусматривает предварительной уплаты госпошлины.

Получение свидетельства о рождении 2014

Процедура получения свидетельства о рождении в 2014 году ничем не отличается от аналогичной процедуры прошлых лет, изменился лишь внешний вид документа. Бланки по-прежнему изготавливаются на гербовой бумаге и подлежат строгой отчетности, поэтому фальсификация бесполезна – полностью повторить документ невозможно. К тому же это наказуемо по соответствующей статье Уголовного кодекса.

В соответствии с положением пункта 6 статьи 16 Закона «Об актах гражданского состояния» № 143 ФЗ от 15.11.1997 г. Свидетельство о рождении должно быть оформлено в течение месяца со дня рождения ребенка. Однако никаких санкций за пропуск этого срока не предусмотрено, де-факто получить свидетельство о рождении ребенка можно вплоть до достижения им 14 лет. Но так сильно лучше не затягивать – без этого документа будет очень сложно оформить паспорт.

При регистрации рождения ребенка в свидетельстве указывается фамилия его родителей или любого из них (чья именно, родители договариваются между собой сами). Если родители состоят в зарегистрированном браке, получить свидетельство о рождении может только один, явка второго необязательна. Совсем другое дело, если брак, как принято говорить, гражданский – в этом случае необходимо присутствие обоих родителей. Иначе данные отца запишут со слов матери, указав фамилию последней, либо вовсе поставят прочерк в соответствующей графе.

Достаточно редкий, но вполне вероятный случай – рождение ребенка после развода родителей или смерти отца. В подобных ситуациях сведения об отце в свидетельство о рождении вносятся на основании данных, указанных в свидетельстве о расторжении брака или о его смерти соответственно. Но это возможно только в том случае, если с момента печального события (развода или смерти отца) до рождения ребенка прошло не более 300 дней. 

Документы для свидетельства о рождении:

Для оформления свидетельства о рождении необходимо представить в отдел ЗАГС пакет документов, включающий в себя следующие наименования:

  • паспорта родителей (или одного из них, если второй отсутствует);
  • для родителей, состоящих в браке – соответствующее свидетельство;
  • справка из родильного дома (иного медицинского учреждения, в котором принимались роды; частнопрактикующего врача, осуществлявшего родовспоможение) или другой документ, удостоверяющий рождение.

В отдельных случаях могут потребоваться дополнительные документы. Например, при отсутствии официально зарегистрированного брака родители должны представить свидетельство об установлении отцовства (если оно устанавливается одновременно с регистрацией рождения) или решение суда о признании отцовства. Если речь идет о суррогатном материнстве, то свидетельство о рождении не будет выдано без официального документа, подтверждающего согласие женщины, выносившей и родившей ребенка, на запись биологических родителей в качестве таковых в документе.

Процедура оформления и получения свидетельства о рождении ребенка не предусматривает никаких бюрократических сложностей. Для этого достаточно обратиться в отдел ЗАГС по месту рождения ребенка или по месту жительства родителей с заявлением, составленным по форме № 1. Образец заявления можно взять непосредственно в отделе ЗАГС и заполнить его рукописным способом, либо скачать из интернета и распечатать при помощи ПК. Закон предусматривает возможность устного обращения, но на практике такая форма не применяется.

Заявление о рождении (именно оно является главным основанием для выдачи свидетельства о рождении) должно содержать сведения о дате и месте появления ребенка на свет, о его поле, а также данные о родителях: фамилии, имена, отчества, даты рождения, национальности (по желанию родителей), гражданство, место (места) проживания и документы, удостоверяющие их личности. Там же потребуется указать основания для внесения в свидетельство о рождении сведений об отце (свидетельство о заключении брака, установлении отцовства).

Если родители по каким-либо причинам не имеют возможности лично явиться в отдел ЗАГС для оформления свидетельства о рождении ребенка, это могут сделать родственники (при предоставлении соответствующих документов) или уполномоченное должностное лицо медицинского учреждения, в котором находится ребенок или находилась мать во время родов либо в момент регистрации рождения.

Закон не регламентирует сроки выдачи свидетельства о рождении ребенка, но на практике оно оформляется и предоставляется в день обращения, его изготовление занимает от 15 минут до 1 часа.

Бланк свидетельства о рождении сегодня выглядит как лист бумаги формата А4, оснащенный водяными знаками и гербовой печатью, имеет свои номер и серию. Документ содержит сведения об анкетных данных ребенка, дате и месте его рождения, а также аналогичные сведения о родителях.

Отдельно регулируется оформление свидетельства о рождении ребенка, умершего в течение первой недели жизни или уже родившегося мертвым. Это более чем скорбное событие также подлежит государственной регистрации. Свидетельство о рождении не оформляется в случае перинатальной гибели (мертворождения), родителям может быть выдана лишь справка, подтверждающая факт родов. В случае же ранней смерти – в течение недели, а на практике порой и в течение месяца после рождения – свидетельство о рождении изготавливается одновременно со свидетельством о смерти.

Паспорт гражданина Российской Федерации является основным документом, удостоверяющим личность гражданина Российской Федерации на территории Российской Федерации. Паспорт обязаны иметь все граждане Российской Федерации, достигшие 14-летнего возраста и проживающие на территории Российской Федерации..

Сроки и последовательность административных процедур (действий) ФМС России, территориальных органов ФМС России и их структурных подразделений, а также порядок взаимодействия ФМС России, территориальных органов и их подразделений с федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления при выдаче и замене паспорта гражданина Российской Федерации, удостоверяющего личность гражданина Российской Федерации на территории Российской Федерации определяет Административный регламент Федеральной миграционной службы по предоставлению государственной услуги по выдаче и замене паспорта гражданина Российской Федерации, удостоверяющего личность гражданина Российской Федерации на территории Российской Федерации .

Срок действия Паспорта гражданина Российской Федерации:

  • от 14 лет — до достижения 20-летнего возраста;
  • от 20 лет — до достижения 45-летнего возраста;
  • от 45 лет — бессрочно.

По достижении гражданином (за исключением военнослужащих, проходящих службу по призыву) 20-летнего и 45-летнего возраста паспорт подлежит замене.

Документы и личные фотографии для получения или замены паспорта должны быть сданы гражданином не позднее 30 дней с момента наступления обстоятельств, подлежащих для замены паспорта.

Военнослужащим, проходящим военную службу по призыву, паспорта выдаются или заменяются по окончании установленного срока военной службы по призыву.

Выдача, замена паспортов:

Выдача (замена) паспорта производится ФМС России (в пределах компетенции), ее территориальными органами и подразделениями по месту жительства, месту пребывания или по месту обращения гражданина в порядке, определяемом Федеральной миграционной службой.

Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с нормативными правовыми актами для предоставления государственной услуги:

  • Заявление о выдаче (замене) паспорта по форме № 1П , заполненное от руки или машинописным способом гражданином, лично обратившимся за получением паспорта.
  • Свидетельство о рождении. В случае отсутствия у гражданина свидетельства о рождении ему рекомендуется обратиться в орган ЗАГС на территории Российской Федерации по месту регистрации рождения или по месту жительства для получения повторного свидетельства о рождении. При невозможности представления свидетельства о рождении (повторного свидетельства о рождении) в случае регистрации рождения компетентными органами иностранного государства, а также при подтверждении органом ЗАГС на территории Российской Федерации невозможности выдачи свидетельства о рождении (повторного свидетельства о рождении), паспорт может быть выдан на основании других документов, подтверждающих сведения, необходимые для его получения.
  • Две личные фотографии (идентичные и соответствующие возрасту заявителя на момент подачи заявления о выдаче (замене) паспорта) в черно-белом или цветном исполнении размером 35 x 45 мм с четким изображением лица строго в анфас без головного убора. Размер изображения овала лица на фотографии должен занимать не менее 70 - 80 процентов вертикального размера снимка. Размер изображения головы на фотографии должен составлять в высоту от 30 до 32 мм, в ширину от 18 до 22 мм. Изображение на фотографии размещается таким образом, чтобы свободное верхнее поле над головой составляло 5 (±1) мм.
  • Документы, необходимые для проставления обязательных отметок в паспорте:
  • Документы воинского учета (при наличии соответствующего основания);
  • Свидетельство о заключении брака, свидетельство о расторжении брака (при наличии указанного факта);
  • Свидетельства о рождении детей, не достигших 14-летнего возраста (при наличии);
  • Документы, подтверждающие регистрацию по месту жительства (при наличии регистрации по месту жительства).
  • Реквизиты квитанции об уплате государственной пошлины. Банковские реквизиты для оплаты государственной пошлины указаны на всех официальных интернет-сайтах территориальных органов ФМС России соответствующих регионов Российской Федерации.
  • При обращении за получением паспорта в случае приобретения гражданства Российской Федерации, гражданин дополнительно представляет документ, удостоверяющий личность гражданина Российской Федерации за пределами Российской Федерации, а также в случае если гражданин постоянно проживает или проживал за пределами Российской Федерации, пребывает на территории Российской Федерации и желает получить паспорт.
  • Граждане, приобретшие гражданство Российской Федерации непосредственно на территории Российской Федерации, также представляют в подразделение по месту жительства, месту пребывания или месту обращения национальные документы, удостоверяющие их личность.
  • Предъявленные гражданами документы, выполненные на иностранном языке, подлежат переводу на русский язык. Правильность перевода должна быть нотариально удостоверена в соответствии с законодательством Российской Федерации о нотариате.
  • При обращении по вопросу замены паспорта, гражданин представляет паспорт, подлежащий замене.

Граждане, постоянно проживавшие за пределами Российской Федерации и прибывшие к месту жительства на территорию Российской Федерации, а также постоянно проживающие за пределами Российской Федерации, для выдачи паспорта представляют документы, удостоверяющие личность гражданина Российской Федерации за пределами Российской Федерации. Граждане, приобретшие гражданство Российской Федерации непосредственно на территории Российской Федерации, представляют национальные документы, удостоверяющие их личность. 
Как выглядит ИНН, известно почти каждому гражданину России: этот бланк с номером мы предъявляем, когда устраиваемся на работу или получаем пособие. В статье мы рассмотрим внешний вид ИНН, а также его значение для гражданина и роль в учете налогоплательщиков.

Внешний вид свидетельства ИНН:

Называемое в обиходе просто «ИНН», свидетельство о постановке на учет налогоплательщика (физического или юридического лица) в налоговом органе выглядит как документ на номерном бланке бежевого цвета (в разные годы выпускали бланки с розовым или желтым оттенком) формата А4.

Форма свидетельства утверждена ФНС Приказом от 11.08.2011 N ЯК-7-6/488@ в ред. от 31.01.2013 и включает такие обязательные реквизиты как:

• фамилия, имя и отчество по паспорту;

• пол;

• дата и место рождения;

• дата постановки на налоговый учет;

• собственно ИНН – идентификационный номер налогоплательщика.

Свидетельство скрепляется подписью руководителя территориального налогового органа или иного уполномоченного лица, а также печатью территориального налогового органа.

Свидетельство ИНН физического лица: порядок получения

Свидетельство ИНН для физического лица выдается по его заявлению с приложением копии паспорта. Утвержденный 05.11.2009 Приказом № 114н Минфина Порядок предусматривает, что свидетельство выдается в течение 5 дней с момента принятия заявления.

Необходимо понимать, что отсутствие свидетельства не означает отсутствия номера налогоплательщика. Дело в том, что если вы работаете, ведете бизнес, получаете пособия от государства, платите налог за принадлежащие вам дом или машину, то инспекция присвоит вам номер автоматически. Информация о налогоплательщике согласно ст. 85 Налогового кодекса РФ направляется в подразделения ФНС всеми государственными органами (от органов опеки до подразделений Росреестра, описывающих и регистрирующих недвижимость).

Сам документ с указанием такого номера выдадут только по заявлению. Никакой оплаты – ни бланка, ни госпошлины – для получения свидетельства ИНН не предусмотрено.

Обычная практика постановки физических лиц на налоговый учет – по месту жительства. Если у человека нет регистрации по месту проживания, то его могут поставить на учет по месту временной регистрации (по месту пребывания) или в налоговом органе по месту нахождения его недвижимости.

Страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования

В соответствии с Федеральным законом от 01 апреля 1996 г. № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» каждое застрахованное лицо должно быть зарегистрировано в системе обязательного пенсионного страхования (ОПС). В этой связи Пенсионный фонд Российской Федерации проводит регистрацию всех россиян, включая детей и подростков, в системе ОПС.

При регистрации каждому застрахованному лицу территориальный орган Пенсионного фонда Российской Федерации открывает индивидуальный лицевой счет с постоянным страховым номером и выдает страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования.

Страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования (зеленая пластиковая карточка) является документом, подтверждающим регистрацию гражданина в системе обязательного пенсионного страхования. В нем указаны следующие данные:

• страховой  номер индивидуального лицевого счета (СНИЛС);

• фамилия, имя, отчество застрахованного лица;

• дата и место рождения;

• пол

• дата регистрации в системе обязательного пенсионного страхования.

Страховой номер индивидуального лицевого счета является уникальным и принадлежит только одному человеку. На индивидуальный лицевой счет заносятся все данные о страховом стаже и начисленных и уплаченных  страховых взносах на обязательное пенсионное страхование в течение всей трудовой деятельности гражданина, которые впоследствии учитываются при назначении или перерасчете трудовой пенсии. Присвоение страхового номера носит технологический характер и осуществляется в целях упрощения порядка учета и ускорения процедуры назначения застрахованным лицам трудовых пенсий.

При устройстве на работу, заключении трудового договора или договора гражданско-правового характера, предметом которого является выполнение работ или оказание услуг, гражданин должен предъявить страхователю страховое свидетельство обязательного пенсионного страхование, необходимое для представления в ПФР индивидуальных сведений на работника. Храниться страховое свидетельство должно непосредственно у гражданина, страхователь только снимает себе копию и переписывает страховой номер.

Если страхового свидетельства нет, работник должен заполнить анкету застрахованного лица, которая в течение двух недель с момента заключения трудового договора или договора гражданско-правового характера передается в органы ПФР для регистрации работника в системе обязательного пенсионного страхования (ОПС). Территориальный орган ПФР в течение трех недель со дня получения анкеты застрахованного лица открывает индивидуальный лицевой счет и оформляет страховое свидетельство.

Страхователь, получив страховые свидетельства, выдает их работникам в течение недели. Физическое лицо, уплачивающее страховые взносы за себя, получает страховое свидетельство непосредственно в территориальном органе ПФР по месту своей регистрации в качестве страхователя.

При изменении у работников анкетных данных (например, фамилии) страхователь в течение двух недель обязан подать в территориальный орган ПФР новые сведения по форме заявления об обмене страхового свидетельства. Территориальный орган ПФР отражает все изменения в индивидуальном лицевом счете застрахованного лица и выдает последнему страховое свидетельство с тем же страховым номером индивидуального лицевого счета, но с измененными данными.

В случае утраты страхового свидетельства или непригодности страхового свидетельства для использования застрахованному лицу необходимо обратиться в территориальный орган ПФР по месту жительства либо к страхователю, у которого он работает по трудовому договору или договору гражданско-правового характера, с заявлением о выдаче дубликата

Страховой медицинский полис (полис) обязательного медицинского страхования (ОМС) — документ, гарантирующий получение бесплатной медицинской помощи в системе обязательного медицинского страхования на всей территории Российской Федерации по программе обязательного медицинского страхования.

Полис ОМС удостоверяет, что оплату медицинской помощи, оказанной в системе обязательного медицинского страхования, производит страховая медицинская организация, выдавшая полис.

Застрахованное лицо по обязательному медицинскому страхованию вправе иметь только один полис.

Полис ОМС выдается страховой медицинской организацией гражданину бесплатно.

Получить полис гражданин может лично или через своего представителя.

Полис находится на руках у застрахованного лица, который должен предъявлять его при обращении за медицинской помощью.

Полис единого образца выдается без ограничения срока действия: 

  • гражданам РФ
  • иностранным гражданам - постоянно проживающим на территории РФ
  • лицам без гражданства - постоянно проживающим на территории РФ

Полис единого образца с ограниченным сроком действия будет выдаваться: 

  • беженцам
  • временно проживающим на территории Российской Федерации иностранным гражданам и лицам без гражданства

Страховой полис подлежит обязательному переоформлению при:

  • изменении фамилии, имени, отчества, пола, даты или места рождения
  • установлении неточности или ошибочности сведений, содержащихся в полисе

Застрахованный гражданин получает дубликат полиса при: 

  • ветхости и непригодности полиса
  • утрате ранее выданного полиса

Полис ОМС действителен на всей территории Российской Федерации. Любой отказ в медицинской помощи по причине предъявления страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования, выданного вне территории страхования, неправомерен.

Военный билет - является основным документом персонального воинского учета, удостоверяющим личность и правовое положение военнослужащего.

Свидетельство о смерти – это документ, выдаваемый в качестве подтверждения факта смерти гражданина при государственной регистрации в органах актов гражданского состояния. Свидетельство о смерти выдают в день обращения в органы регистрации актов гражданского состояния.

Вопросы государственной регистрации смерти и выдачи свидетельства о смерти регламентируются законом РФ от 15.11.1997 года № 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния» (с изменениями, внесенными федеральным законом от 25 ноября 2013 г. № 17-ФЗ) в ст. 64-68 и Постановлением Правительства РФ от 31 октября 1998 года № 1274 «Об утверждении форм бланков заявлений о государственной регистрации актов гражданского состояния, справок и иных документов, подтверждающих государственную регистрацию актов гражданского состояния».

Свидетельство о смерти выдается отделениями ЗАГС по последнему месту жительства умершего, месту наступления смерти, месту обнаружения тела умершего или по месту нахождения организации, выдавшей документ о смерти (п. 1 ст. 65 закона «Об актах гражданского состояния»), за исключением случаев, когда смерть наступила в транспортном средстве (поезде, самолете и т.п.), во время экспедиции или в отдаленной местности (п. 2 и 3 ст. 65).

В свидетельство о смерти вносятся следующие данные: фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, гражданство, дата и место смерти умершего; дата составления и номер записи акта о смерти; место государственной регистрации смерти (наименование органа записи актов гражданского состояния, которым произведена государственная регистрация смерти); дата выдачи свидетельства о смерти. 

Свидетельство представляет собой страницу формата А4 с водяными знаками. Все записи выполняются машинописным способом. В нем обязательно присутствует круглая печать ЗАГС, а также подпись должностного лица и руководителя отделения. Согласно проекту приказа Минюста России, с 1 апреля 2014 года вводятся новые бланки свидетельства о смерти, содержащие так называемую пятую графу «национальность». В записи акта о смерти национальность укажут только в том случае, если в документах покойного была отметка о национальности.