Социальные функции и сущность документа
Министерство образования Республики Беларусь
Институт парламентаризма и предпринимательства
Кафедра экономики и управления
КУРСОВАЯ РАБОТА
по дисциплине
"ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ"
ТЕМА: Социальные функции и сущность документа
Выполнила студентка2 –го курса
социально–экономического факультета
специальности "Документоведение и информационное обеспечение управления"
группы 22418№зачетной
книжки22418/23
Мизинская Валерия Петровна
ул. Одинцова 79 корп.2 кв.8
д.тел: 257-63-79
Дата поступления и
Содержание
Введение…………………………………………………………
Глава 1 Понятие и социальные функции документа.……………………...7
1.1 Понятие документа.……………………………………………………
1.2 Функции документа…………………………………………………….
Глава 2 Значение документа в жизни человека и общества.……………..23
Заключение……………………………………………………
Список использованной литературы……………………………………….32
План:
1. Понятие и социальные функции документа
-Понятие документа
-Функции документа
2. Значение документа в жизни человека и общества
Введение
Объектом данной курсовой работы стала социальная сущность документа. Так как автор считает, что документ имеет огромное значение в жизни человека и общества в целом. Он постарается рассмотреть это как можно подробнее, и изложить этот материал в данной работе.
Еще давным-давно, во время значительного развития письменности впервые было упомянуто слово «Документ» (в переводе с латинского означает «свидетельство», «способ доказательства»). Проходило время, и с развитием человеческой мысли документ стал использоваться в различных сферах деятельности людей. С развитием и усложнением деятельности, человек не мог запомнить разнообразную и многофункциональную информацию, и они стали записывать информацию на различных предметах. И некоторые примеры древних документов дошли и до нашего времени (Законы царя Хаммурапи, письмо о философской доктрине Эпикура, государственных деятелей Цицерона и Плиния). На протяжении многих веков складывались законы в различных сферах жизни человека, и вместе с этим соответственно совершенствовалось и усложнялось ведение документов.
Определение документа может быть дано через специфику его понимания на разных этапах исторического развития. Понятие «документ» теснейшим образом связано с информацией, поскольку документ является её основным носителем. Понятие информации, применяемое в социально-гуманитарных науках, может быть истолковано как некоторая совокупность сведений, определяющих меру наших знаний о тех или иных событиях, явлениях, фактах и их взаимосвязи. В технических и естественных науках, развивающих особую теорию информации, существует иное, специфическое представление об информации, которое, в частности, легло в основу современной кибернетики.
Множественность значений о понятии информации, существующих в современном науке, вовсе не снимает того очевидного факта, что информация есть важнейший аспект отражения материального мира, в том числе социального отражения.
Обмен информацией является необходимым условием жизни человеческого общества. Информация всегда помогала правильно отражать происходящие события и взаимодействовать на них. Но лишь с появлением начертательного способа фиксации информации – «письма» - можно говорить о документе.
Документы появились как дополнительные средства общения людей. Они были вызваны к жизни, прежде всего необходимостью запечатлеть, закрепить, передать то или иное сообщение. Носители, материальные предметы, на которых фиксируется информация, выполняли в древние времена, главным образом, функцию свидетельства. В настоящее время документ имеет не такое узкое значение, а намного шире, чем в древности.
Само понятие “документ” определяется различным способом, так как за основу берут разные критерии - цель создания, форму, способ воспроизведения информации и т. д.
В русском языке термин “документ” возник в XVIII в. Царь Руси Петр I перевел его как “письменное свидетельство”. Следовательно, документу
присваивалось, прежде всего, правовое значение. Понятие документа как
письменного источника, имеющего юридическую силу, сохранилось и в XX в.
В правовой науке документ изучается как средство документирования и документных правоотношений.
По государственному стандарту, документ- это средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной деятельности и мысленной деятельности человека. Отсюда можно понять, что документ - прежде всего сознательная деятельность человека. Закрепленная информация, выполненная при прямом участии человека, когда он создает документ, или при косвенном участии, когда информация, закрепляемая техническими средствами, созданными человеком. А также сознательное закреплении информации не может быть выражено без слов или каких-либо знаков или символов, поскольку она является мысленным отображением действительности. Поэтому основное смысловое значение документа обобщается в определении его как средство закрепления информации. Существенно и то обстоятельство, что информация о фактах, событиях является объективной действительностью и мысленная деятельность человека может быть закреплена различным способом - письмом, графикой, фотографией, звукозаписью, видеозаписью и др. И особенно отменную немаловажную роль играет, на каком материале документ создается - папирус, пергамент, бумага, фотопленка, видеокассета, дискета и т. д.
На данный момент существует около 60 видов управленческих документов. Для понимания эволюции документа важно изучать вопрос о его функциях. Функция документа есть его целевое назначение, присущее ему независимо от того, осознана ли эта функция автором или нет. В социальном плане любой официальный документ полифункционален, т.е. одновременно выполняет несколько функций, что и позволяет ему удовлетворить различные человеческие потребности. Среди функций документа выделяют общие и специальные.
Уже в ближайшем десятилетии более 90% от общего количества будут составлять электронные документы, связанные с обслуживанием экономических и общественных процессов. Наступает эпоха, когда подавляющее количество документов будет создаваться, взаимодействовать и уничтожаться в рамках электронного взаимодействия.
В современном мире не обойтись без документа, любой человек сталкивается с ним сотни тысяч раз за свою жизнь. Ведь как гласит пословица «Без бумажки ты букашка, а с бумажкой - человек». Чеки, ваучеры, договора, страховки- именно эти документы каждый день оберегают тебя ,предоставляют возможность. Нам не обойтись без личных документов не завтра, не послезавтра поэтому это не только актуально, но и необходимо для нашей жизни. Организациям так же очень важна документация: хранение, перевозка товара, допуски, доверенности и страховки. И со временем документу уделяется все больше внимания, и значения, так как они заполняют нашу жизнь все больше и больше. И поэтому предметом данного исследования стал документ. Можно отметить, что много материала по этой теме содержаться в таких книгах, как «Документация. Делопроизводство» Л.А.Мишина, «Делопроизводство и техническая документация» Т.В. Кузнецова, Е.А.Степанов, Н.Т. Филиппов. Так же много познавательного и нужного находятся и в произведениях такого автора, как В.В. Паневчик «Делопроизводство», С.Д. Гавриленко «Документирование в организации». Нельзя обойтись и без такого материала как «Офисная документация, подготовка и оформление» И.Н. Кузнецов, «Делопроизводство: документационное обеспечение управления» Т.В.Кузнецова, которые содержат много актуальной информации.
Методами исследования являются сравнение и анализ. В данной курсовой работе поставлены такие задачи как:
- определить понятие документа
- выявить функции документа
- показать значение документа для человека и общества
Целью написания курсовой работы является выявление социальных функций и сущности документа.
Тема показалась актуальной и мало разобранной в литературе.
Глава 1. Понятие и социальные функции документа
1.1 Понятие документа
Документ обладает множеством свойств (отличительных качеств). Наиболее существенные из них следующие:
- атрибутивность документа, т.е. наличие неотъемлемых слагаемых, без которых он существовать не может. Документ как целостная система состоит из двух основных слагаемых - информационной и материальной. Отсутствие одной из составляющих превращает документ в не документ (в устную речь, вещь);
- функциональность документа, т.е. его предназначенность для передачи информации в пространстве и времени. Документ - полифункциональный объект, т.е. он выполняет множество общесистемных и специфических функций, обусловленных разнообразными потребностями общества в информации, знаниях;
- структурность документа, т.е. тесная взаимосвязь его элементов и подсистем, обеспечивающая его целостность и тождественность самому себе, т.е. сохранение основных свойств, при различных внешних и внутренних изменениях. Типовую структуру, т.е. одинаковый набор элементов для определенного вида документов, имеют практически все функционирующие в системе социальных коммуникаций документы. Типовая структура документов различных видов определяется специальными стандартами, положениями, инструкциями и т.д. Именно структура обеспечивает эффективность использования и долговременность хранения документа.
Понятие "документ" является центральным, фундаментальным в понятийной системе документоведения. Оно отражает признаки реально существующих предметов, служащих объектами практической деятельности по созданию, сбору, аналитико-синтетической обработке, хранению, поиску, распространению и использованию документной информации в обществе.
Это понятие широко используется во всех сферах общественной деятельности. Почти в каждой отрасли знания имеется одна или несколько версий его понимания в соответствии со спецификой тех объектов, которым придается статус документов. Документ является объектом исследования многих научных дисциплин. Поэтому содержание понятия "документ" многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется.
На международном уровне наиболее общим признано определение документа как записанной информации, которая может быть использована как единица в документационном процессе.
В документоведении применяется
следующее определение
Согласно Закону Республики Беларусь "Об информатизации", принятый в сентябре 1995 г., содержит такое определение: "документированная информация (документ) - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать" Цит.по:[1,с.1]
Названные в определениях признаки документа предполагают:
- наличие информации, смыслового содержания;
- стабильную вещественную (материальную) форму, обеспечивающую долговременное использование и хранение документа;
- функциональную предназначенность для передачи информации в пространстве и времени, т.е. для использования в социальных коммуникационных каналах.
Документ специально создается с целью хранения и передачи социальной информации в пространстве и времени. Именно поэтому его рассматривают как источник информации и средство социальной коммуникации. История возникновения и эволюция толкования термина "документ" изучена недостаточно. За длительный исторический период значение понятия "документ" постоянно менялось.
Слово «документ» (лат. documentum - образец, доказательство, свидетельство), происходит от глагола "docere" - учить, обучать. Корни этого слова уходят в индоевропейский праязык, где оно означало жест вытянутых рук, связанный с передачей, приемом или получением чего-либо.Цит.по:[12,с.5]
По другой версии слово "dek" происходит от числа "десять" и связано с тем, что на раскрытых ладонях вытянутых рук насчитывалось десять пальцев. Постепенно корень "dek" был заменен на "doc" в слове "doceo" - учу, обучаю, от которого были образованы слова "doctor" - ученный, "doctrina" - учение, "documentum" - то, что учит, поучительный пример. В этом значении слово документ использовалось Цезарем и Цицероном. Позднее оно приобрело юридическое звучание и стало означать "письменное доказательство", "доказательство, почерпнутое из книг, подтверждающих записей, официальных актов". В значении письменного свидетельства слово "документ" употреблялось от средневековья до XIX в. Из латинского языка оно заимствовано во все европейские языки.
В начале XX в. оно имело два значения:
a) любая бумага, составленная законным порядком и могущая служить доказательством прав на что-нибудь (имущественных, состояния, на свободное проживание) или на выполнение каких-либо обязанностей (условия, договоры, долговые обязательства);
б) вообще любое письменное свидетельство.
Ко второй половине XIX в. в справочных изданиях некоторых стран мира появляются производные от слова "документ" термины: документация - в значении подготовки и использования, подтвержденных документами доказательств и полномочий; документный - относящийся к документу. Цит.по:[15,с.3 ]
В конце XIX в. наблюдается тенденция к сужению границ понятия "документ": сначала оно рассматривалось как любой предмет, служащий для получения и доказательства, затем - как письменное свидетельство, подтверждающее определенные правовые отношения. Понятие использовалось преимущественно в юридическом значении.
С начала XX в. в терминосистему вводится новое, более широкое понимание понятия "документ": его ввел известный бельгийский ученый, основоположник документации - науки о совокупности документов и области практической деятельности - Поль Отле (1868-1944 гг.). Можно выделить следующие значения "документа", введенные научный оборот П. Отле:
- любой источник информации, передачи человеческой мысли, знаний, независимо от того, воплощен ли он в материально-фиксированной форме или является проводником (передатчиком) информации во времени, можно считать документом. Это понятие охватывает как материальные объекты - носители информации, так и радио-, телепередачи, театральные представления; Цит.по:[11,с. 75]
- документами являются материальные объекты с зафиксированной информацией, собранные человеком для создания каких-либо коллекций. Сюда входят как предметы искусственные, созданные человеком, так и природные, технические предметы, находящиеся в музее; Цит.по:[11,с.76]
- в состав документов входят также материальные объекты, созданные человеком специально для фиксирования, хранения и воспроизведения информации с целью ее передачи в пространстве и времени, независимо от способа фиксирования. Это и документы "писанные" (т.е. с информацией, зафиксированной знаками письма), и изобразительные, фонозаписи и фильмы (результаты машинной записи изображения и звука).» Цит.по:[11,с.76]
Концепция П. Отле рассматривает документ как носитель социальной информации. Однако в справочных изданиях того времени продолжает существовать узкое значение этого слова. Кроме юридического, вводится понятие "исторический документ" (фиксированное свидетельство о какой-либо эпохе, лице и т.д.) и "счетный документ" (служащий основанием для осуществления хозяйственных действий - приема и выдачи ценностей). Обобщающее определение не дано.
Начиная с 1950-х годов в официальной терминологии слово "документ" трактуется в узком, широком и самом широком значении. Узкое значение сводилось к деловой бумаге, письменному удостоверению, историческому источнику. В широком смысле понятие о документе было особенно распространено в 1960-1970-е годы. Документ определялся как материальный объект, содержащий информацию для ее распространения в пространстве и времени (включая и т.н. трехмерные произведения искусства - архитектуру и скульптуру). В 1980-х - начале 1990-х годов используется и самое широкое толкование, согласно которому документом можно считать любой материальный объект, несущий информацию. От письменного документа, грампластинок и кинофильмов до произведений искусства (архитектурных сооружений, графики, живописи, скульптуры), от образцов минералов, гербариев, исторический реликвий до изделий промышленности и техники (часы, автомобиль, винтовка) и т.д. Границы понятия стали плохо различимы, что усложнило его использование.
Вот почему сначала книговеды и документалисты, а затем и информатики приступили к обоснованию нового широкого значения термина "документ", связанного с понятием "информация" и "коммуникация". Существенный вклад в уточнение и развитие понятия "документ" как одного из основных в документоведении, информатике, документалистике, библиотековедении и библиографоведении внесли: Г.Г.Воробьев, Р.С.Гиляревский, О.П.Коршунов, А.И.Михайлов, А.В.Соколов, Ю.Н.Столяров, А.И.Черный, Г.Н.Швецов-Водка и др. Документалисты и информатики первыми отказались от самого широкого значения документа, ограничив его содержание обязательными атрибутивными элементами: наличие информации и материального носителя (Г.Г.Воробьев). В 1960-е годы А.И. Михайлов, А.И.Черный и Р.С.Гиляревский, помимо перечисленных, вводят функциональный признак документа. Согласно их определению, документ - это материальный объект, содержащий закрепленную информацию, специально предназначенный для ее передачи в пространстве и времени.
Таким образом, за длительный исторический
период значение понятия "документ"
постоянно менялось. И до настоящего
времени применяются
1.2 Функции документа
Социальная природа документа самым тесным образом связана с функциями документа. Под функцией (от лат. “functio” – исполнение) документа понимается внутренне присущее ему целевое назначение, социально выработанный способ его употребления. Иначе говоря, функции документа предопределены его общественно-практическими целями и задачами, являются производными от них.
Функции документа непосредственно
связаны с функциями
Совокупность функций является средством достижения цели и реализации задач, для решения которых документ предназначен. Функции оказывают непосредственное влияние на виды, разновидности, структуру документов. Знание функций является необходимой предпосылкой для классификации документов и дальнейшего более глубокого их изучения.
Различные функции документа
тесно взаимосвязаны и
Знание функций документа позволяет:
- определить подлинную ценность документа, социальную значимость его содержания;
- правильно понять роль документной информации (в отличие от устной, недокументной) в удовлетворении разнообразных читательских потребностей общества;
- осуществить научную классификацию и типологию документа (распределение документов по разным признакам на виды и типы);
- определить наиболее оптимальные пути и средства его изготовления, переработки, распространения, хранения и использования в библиотеках, архивах, книжных магазинах и т. д.;
разработать теоретические основы документоведения, сформировать его понятийный аппарат и т.д.
Функции документа непосредственно
связаны с функциями
Совокупность функций является средством достижения цели и реализации задач, для решения которых документ предназначен. Функции оказывают непосредственное влияние на виды, разновидности, структуру документов. Знание функций является необходимой предпосылкой для классификации документов и дальнейшего более глубокого их изучения.
Различные функции документа
тесно взаимосвязаны и
Функции документа можно разделить на общие и специальные, функции первичного и вторичного порядка, а также на: явные и скрытые (латентные). При этом, удовлетворяя какую- либо определённую потребность, т.е. реализуя одну функцию, человек может не задумываться либо даже не подозревать о наличии в документе других функций. Точно так же, как скажем, умываясь водой, он не задумывается о том, что эта же самая вода может быть использована для полива растений, тушения пожара, для разгона демонстрантов и т.д.
Возникновение документа, как уже отмечалось, было обусловлено вполне конкретными общественными потребностями, а именно- необходимостью закрепления, сохранения и передачи информации. Именно эти функции являются важнейшими в документе и присущи всем документам. Названные функции, в свою очередь, тесно связаны с особенностями и способами документирования, хранения, передачи, использования информации, с её доступностью, с характером материального носителя информации и т.д. Нередко документоведы объединяют их в некую единую информационную функцию, что вряд ли оправдано, поскольку информация является глубинной, сущностной характеристикой документа, наряду с его социальной природой.
Одной из важнейших функций любого документа, безусловно, является функция закрепления, запечатления информации. Именно она в решающей степени предопределяет создание документа. Человек, таким образом, пытается “остановить мгновение”. В процессе реализации этой функции происходит как бы материализация информации, создающая необходимые предпосылки для выполнения документом ряда других функций.
Социальная функция: документ является социально значимым объектом, поскольку порожден той или иной социальной потребностью. Документ также сам может влиять на социальные отношения них в зависимости от назначения, роли в данном обществе, причем может не только стимулировать их развитие социальных процессов, но и тормозить.
Коммуникативная функция: документ выступает в качестве средства связи между отдельными элементами общественной структуры, в частности между учреждениями. Без обмена сведениями, мнениями, идеями социальные связи не могут поддерживаться. Можно выделить две категории документов, в которых ярко выражена коммуникативная функция:
1) документы, ориентированные в одном направлении (законы, указы, распоряжения, приказы, инструкции, жалобы, докладные записки и др.);
2) документы двустороннего действия (деловая и личная переписка, договорные документы и т.д.)
Возникновение и широкое распространение
в последние десятилетия
Зафиксированная на материальном носителе информация может быть многократно востребована. Поэтому сохранение информации является одной из важнейших функций документа. Не случайно реализацией этой функции (наряду с другими) занимается значительное число специальных учреждений и организаций - архивов, информационных центров, музеев и др.
Хранение информации не является самоцелью. Дело в том, что необходимым условием существования человеческого общества является знание своего прошлого, накопление информации о жизни предшествующих поколений с последующей её передачей во времени. Сохранённая документированная информация, оказавшись в ретроспективной среде, в дальнейшем активизируется главным образом усилиями исторической науки, занимающейся моделированием прошлого человеческого общества. В результате происходит реализация функции исторического источника, которая является разновидностью функции хранения информации и которой документы потенциально обладают с момента своего появления. Эта функция связана исключительно с ретроспективной средой бытования документов, поэтому относится к числу функций вторичного порядка.
Следует заметить, что исторический источник является сложной информационной структурой. Он содержит, наряду с открытыми, также и скрытые слои информации. Со временем, в связи с постоянно изменяющимися условиями жизни общества, возрастающими потребностями людей, скрытая информация может актуализироваться и всё более проявляться. К тому же постоянно совершенствуются и методы извлечения ретроспективной информации. Таким образом, функция документа как исторического источника практически не может быть исчерпана.
Одной из важнейших является культурная функция документа. Фактически любой документ может рассматриваться как своеобразный культурный феномен, в той или иной степени отражающий уровень материальной, научной, технической, языковой культуры, уровень образования, морально-нравственного состояния общества. С помощью документа осуществляется не только закрепление, но и передача от поколения к поколению культурных традиций, системы ценностей, нравственных норм, приумножение и развитие этих традиций, накопление интеллектуальных ресурсов, культурного потенциала в обществе.
Помимо рассмотренных выше общих функций, изначально присущих практически всем документам, существует ряд функций, которыми документы наделяются в рамках той или иной конкретной сферы человеческой деятельности. К их числу, прежде всего, следует отнести управленческую функцию документа. Этой функцией обладает значительный массив документов, специально создающихся для целей управления и выступающих в качестве инструмента управленческого труда. Они функционируют преимущественно в оперативной среде.
Поскольку процесс управления
выступает в разных формах, имеет различные уровни, стадии, циклы. Постольку
и документы, выполняющие управленческую
функцию (организационно-
С управленческой тесно связана правовая функция документа. Она заключается в закреплении правовых норм и правоотношений в обществе. Этой функцией обладают, прежде всего, документы, которые устанавливают, закрепляют либо изменяют правовые нормы и правоотношения или прекращают их действие, а также иные документы, которые могут повлечь за собой определённые юридические последствия. Сюда относятся правовые акты органов государственной власти; судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты; акты управления, влекущие за собой определённые юридические последствия; документы, фиксирующие договорные отношения, а также удостоверительные документы (паспорта, дипломы об образовании, командировочные удостоверения и т.п.). Кроме того, правовую функцию на время могут приобрести и другие документы, например, для использования в качестве доказательства в суде, органах следствия и прокуратуре, нотариате, арбитраже. В принципе любой документ может быть доказательством и тем самым временно будет наделен правовой функцией.