Совершенствование архивного хранения документов на примере отдела по делам архивов администрации города Магнитогорска

    Министерство  образования и науки РФ

    ФГБОУ ВПО «Магнитогорский государственный  университет»

    Факультет педагогического образования и  сервисных технологий

    Кафедра документоведения и математических дисциплин 
 
 
 
 

    КУРСОВОЙ  ПРОЕКТ

    Совершенствование архивного хранения документов на примере отдела по делам архивов администрации города Магнитогорска 

                                   Выполнила: студентка  очн. отд.

                                   группы 504 по специальности 

                                   350800 «Документоведение  и 

                                   документационное  обеспечение управления»

                                   Давлеткильдина  Инна Ринатовна 

                                   Научный руководитель:

                                   канд. пед. наук, доц., зав. каф.

                                   Великанова  Светлана Семеновна 
 
 

    Дата  сдачи: _____________

    Дата  защиты: ___________

    Оценка: ________________ 
 
 

    Магнитогорск 2011

    Содержание

ВВЕДЕНИЕ…………………………………………………………………………..3

Глава I. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ…………7

§1.1. Архивное хранение документов в архиве…………………………………..7

§1.2. Нормативно-правовая база хранения документов в архиве……………….15

Глава II. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В ОТДЕЛЕ АРХИВА Г. МАГНИТОГОРСКА…………………………….………………….24

§2.1. Структура и характеристика архивного отдела администрации г. Магнитогорска………………………………………………………………………24

§2.2. Анализ архивного хранения отдела по делам архивов администрации г. Магнитогорска……………………………………………………………………….29

§2.3. Рекомендации по совершенствованию хранения документов в архивном отделе г. Магнитогорска……………………………………………………………32

ЗАКЛЮЧЕНИЕ……………………………………………………………………..37

СПИСОК  ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ………...…41

ПРИЛОЖЕНИЕ 1…………………………………………………………………..44

ПРИЛОЖЕНИЕ 2……………………………………………………………………48 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Введение

     В соответствии с законом акты государственной  власти и органов государственного управления, кинофотодокументы и  звукозаписи, древние рукописи, а  также редкие печатные издания отнесены к документальным памятникам истории и культуры. Обеспечение сохранности документов является крупной научной проблемой, имеющей важное политическое, народнохозяйственное и социально-культурное значение.

     Необходимо  выделить важность архива и документа. Согласно Федеральному закону «Об архивном деле в Российской Федерации» архив - учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов.    

         Различают государственные архивы  с постоянным и с переменным составом документов. Постоянно хранят документы центральные архивы общероссийского значения. Государственные архивы с переменным составом документов — это районные и городские архивы, которым не предоставлено право постоянного хранения материалов; они временно хранят документы, поступающие из учреждений районного (городского) звена, сельских учреждений.

     Помимо  государственных архивов существуют архивы в каждом учреждении, организации. Такие архивы называются ведомственными. Госархив получает дела, обработанные под контролем ведомственного архива. Государственные и ведомственные архивы различаются в правовом положении: госархивы — самостоятельные учреждения; ведомственные архивы в большинстве случаев — структурные подразделения организаций.

     Документ  тоже играет важную роль в архиве. Согласно Федеральному закону "Об информации, информатизации и защите информации" документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Документ специально создается с целью хранения и передачи информации в пространстве и времени. Именно поэтому его рассматривают как источник информации и средство коммуникации. Документ заключает в себе информационную функцию - это способность документа удовлетворять потребности общества в информации, т.е. служить источником информации, знаний. Основным критерием информативности документа является его информационная емкость, т.е. количество и качество информации, зафиксированной в документе. Эта функция определяется такими показателями, как полезность, полнота, достоверность, ценность, новизна информации и т.д. Информационная функция присуща всем без исключения документам, так как необходимость фиксировать информацию является причиной появления любого из них. Информационная функция имеет сложную структуру. В ее состав входит фиксация, сохранение, передача информации.

     Архивы  недостаточно собрать – не менее  важно обеспечить их сохранность. К  сожалению, вся история развития архивной сферы в нашей стране связана с безвозвратной гибелью  документов. Причиной этого явились не только стихийные бедствия, но и очень часто безответственное отношение к документам. В настоящее время в организациях большинство архивных документов закреплены на бумажном носителе этим и обуславливается актуальность выбранной темы. Российскими специалистами проделана большая работа по улучшению условий хранения документов и созданию вновь оборудованных архивохранилищ. В различных хранилищах сконцентрированы весьма разнообразные по времени происхождения, содержанию, оформлению, технике и способу воспроизведения документы. К ним относятся древние и современные рукописные, печатные материалы в виде книг, отдельных государственных актов, планов, чертежей, рисунков и художественных репродукций, выполненных на различных сортах бумаги, коже и пергаменте, посредством использования различных красителей органического и неорганического происхождения.

     Для рассмотрения темы необходимо проанализировать ряд нормативных актов, регламентирующих деятельность учреждений, хранящих документы  – архивов. Основным документом в данной области являются положение об отделе по делам архивов администрации г. Магнитогорска, правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (утвержденные  в…). В этом нормативном акте подробно описываются условия хранения документов: температурно-влажностный режим, размеры помещений архива, размеры стеллажей и др.

     Вопросы, касающиеся совершенствования архивного хранения документов в архиве будут рассмотрены на примере отдела по делам архивов г. Магнитогорска, а также в учебных пособиях.

     Цель  настоящего исследования совершенствование архивного хранения документов на примере отдела по делам архивов.

     Объектом  в рассматриваемой курсовой работе является отдел по делам архивных документов.

     Предметом совершенствование архивного хранения документов.

     Чтобы достичь цели исследования необходимо решить следующие задачи:

1. изучить нормативную, методическую и учебную литературу по теме исследования;
2. архивное хранение документов;
3. изучить структуру и основные характеристики;
4. проанализировать деятельность отдела по делам архивов;
5. дать рекомендации по совершенствованию архивного хранения документов отдела по делам архивов администрации г. Магнитогорска.

     Источниковой  базой исследования послужили нормативно-правовые акты. Это изданные в последнее десятилетие законодательные и иные нормативно-правовые акты (указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ), регламентирующие вопросы организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов на федеральном уровне, общеотраслевые нормативные документы, издаваемые федеральными органами исполнительной власти России и другими ведомствами.

     Структура работы обусловлена логикой исследования, его целями и задачами. Курсовая работа состоит из оглавления, введения, двух глав (в первой главе 2 параграфа; во второй 3 параграфа), заключения, списка источников  и использованной литературы. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Глава I. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

     1.1 Архивное хранение документов в архиве

     Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук предъявляют следующие требования к системе оборудования, необходимого для хранения документов в архиве¹⁰.

     Комплекс  мероприятий по созданию нормативных  условий, соблюдению нормативных режимов  и надлежащей организации хранения архивных документов, исключающих их хищение и утрату и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии, обеспечивает сохранность архивных документов в архиве.

     Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются:

     - предоставлением для архива помещения  и проведением планово-предупредительного  ремонта помещений;

     - оборудованием помещения архива  средствами пожаротушения, охранной и противопожарной сигнализацией;

     - применением специального оборудования  для хранения документов (стеллажей,  сейфов, коробок и т.д.);

     - созданием оптимального температурно-влажностного  и светового режима в помещении  архива, проведением санитарно-гигиенических мероприятий¹³.

     Предъявляются требования к помещению архива. В  соответствии с объемом и составом хранящихся дел архиву предоставляется  отдельное здание (или часть здания), специально построенное и оборудованное  или приспособленное для хранения документов. Строительство специального здания архива может проводиться как по типовым проектам зданий государственных архивов, так и по специальным проектам, согласованным с заинтересованными организациями. Специальные помещения для архива должны предусматриваться при строительстве административных зданий для организаций, в структуре которых действует архив. При отсутствии специального помещения для архива выделяется приспособленное помещение в административных зданиях организаций.

       Оптимальные условия хранения документов и работы с ними предусматривают предоставление следующих помещений для архива:

     - хранилище для хранения документов;

     - помещения для приема, временного  хранения, акклиматизации документов;

     - помещения для работы исследователей (читальный зал);

     - рабочих комнат для сотрудников  архива.

     Рабочие комнаты для сотрудников и  помещения для работы исследователей (читальный зал) должны быть изолированы  от помещений хранилищ. Помещения  хранилищ, не имеющие перегородок  от рабочих комнат, изолируются специально установленными перегородками. Посторонние лица допускаются в хранилища только с разрешения заведующего архивом и в присутствии сотрудника архива.

       Хранилища архива должны быть  удалены от лабораторных, производственных, складских и бытовых помещений, связанных с хранением или применением пищевых продуктов или химических веществ, и не иметь общих с ними вентиляционных каналов. Хранилища должны быть безопасными в пожарном отношении, гарантированы от затопления и иметь запасный выход. В помещениях хранилищ не должно быть газовых, водопроводных, канализационных и других магистральных трубопроводов. Проводка труб немагистрального характера допускается при условии их изоляции в специальных защитных приспособлениях, исключающих проникновение выбросов из них в хранилище. Наружные двери помещения архива должны быть обиты металлическим листом и иметь прочные засовы. В нерабочее время они опечатываются или пломбируются. Печать или пломбир хранят вместе с ключами у дежурного по организации или в установленном правилами внутреннего распорядка месте.

     Помещения архива оборудуются охранной сигнализацией. На окна, расположение которых позволяет  доступ извне, устанавливаются распашные  металлические решетки с замками, опечатанными пломбиром.

     Существуют  требования к электро- и противопожарному оборудованию. В помещениях хранилищ архива прокладывается скрытая электропроводка; допускается электропроводка в газовых трубах. Осветительная арматура применяется полугерметическая. Светильники, электрощиты и распределительные устройства должны быть закрытого исполнения. Хранилища оборудуются отключающими рубильниками. Распределительные электрощиты, предохранители и рубильники устанавливаются только вне хранилищ.

     В целях противопожарной защиты все  электрооборудование обеспечивается заземлением. По пожарной опасности помещения архивов относятся к категории «В». Хранилища должны размещаться в зданиях не ниже второй степени огнестойкости.

       Основным противопожарным оборудованием  архивов являются углекислотные  огнетушители новейших конструкций, которые устанавливаются из расчета не менее одного на каждые 50 кв. метров площади, но не менее двух на каждое отдельное помещение.

     Помещение архива оборудуется противопожарным  водоснабжением. Пожарные краны устанавливаются  на лестничных площадках. Каждый пожарный кран должен иметь прорезиненный рукав протяженностью до крайней точки хранилища. Хранилища и помещения для работы с документами должны быть оборудованы пожарной сигнализацией.

     В архиве на видном месте вывешиваются: инструкции о мерах пожарной безопасности, список пожарного расчета и план эвакуации документов и имущества на случай пожара. В пожарный расчет включаются все сотрудники архива, с которыми периодически, но не реже одного раза в квартал, проводятся занятия по мерам пожарной безопасности и практическим действиям во время пожара. При возникновении пожара все сотрудники принимают участие в его ликвидации, выполняя ранее распределенные обязанности ³.

     В хранилищах запрещается курение, применение электронагревательных приборов, хранение продуктов питания, легковоспламеняющихся веществ и взрывоопасных предметов.

     Требования  к стеллажному оборудованию. Процесс хранения документов является важным технологическим процессом в работе хранилищ. Выбор типа и количества средств хранения зависит от особенностей документов, принятой системы хранения, строительных характеристик здания. На практике применяют четыре основные системы хранения документов: вертикальная библиотечная, горизонтальная, вертикальная подвесная и вертикальная каталожная. В настоящее время разрабатываются также системы автоматического хранения документов.

     Вертикальная  библиотечная система предназначена  для хранения папок (325*230*60 мм) и коробок (350*245*180 мм) для стандартных дел. Ее применяют для постоянного (в  архивах) и для оперативного текущего хранения делопроизводственных документов в коробках и папках в один ряд на стеллажной полке ³.

     Горизонтальную  систему, предназначенную для документов в коробках (180*350*245), которые размещают  в один или два ряда на стеллажах, применяют, в основном, для постоянного хранения документов ³.

     В вертикальной подвесной системе  используют шкафы с выдвижными ящиками  для подвесного хранения документов. Их применяют для оперативного текущего хранения документов. Вертикальная каталожная система - это шкафы с выдвижными ящиками для хранения переплетенных дел, скоросшивателей, специальных папок для не скрепленных документов, карточек. Система предназначена для оперативного текущего хранения документов.

     Для хранения документов применяют стеллажи, шкафы, коробки, папки, а также сейфы, контейнеры. Одной из важнейших деталей оборудования хранилищ являются стеллажи. Для нормального функционирования хранилищ и обеспечения надлежащей сохранности документов прочность конструкций стеллажей и удобство пользования ими имеют существенное значение. Уже в процессе проектирования нового здания хранилища необходимо предусматривать, какой тип стеллажей будет в нем установлен. Гибкость планировки и помещений хранилища должна также позволять в будущем без особых сложностей заменить устаревшие конструкции на более современные и рациональные. Хранилища документов в большинстве случаев оснащены, как правило, стальными стеллажами. Деревянные стеллажи сохраняются лишь в административных помещениях и читальных залах только по соображениям эстетики.

     В большинстве случаев при строительстве  архивных зданий высоту потолков в  хранилищах обычно планируют не более 2,3м. Соответственно и высота стеллажных установок не должна превышать эти  размеры. Низкие потолки позволяют  сотрудникам архива свободно пользоваться документами, лежащими на верхних стеллажах, без стремянок и лестниц. Во многих архивах ширина проходов варьируется от 0,76м до 1,22м, ширина одностороннего стеллажа равна обычно 40см, а двустороннего  - 75см. Расстояние между стеной и стеллажом, параллельным ей должно быть 75см, расстояние между стеной и торцом стеллажа равно 45см, расстояние от пола до нижней полки не менее 15см, в цокольных этажах не менее 30см. Стеллажи должны быть установлены параллельно стенам с окнами. Если высота хранилища более 4м, то стеллажи размещаются в 2 яруса ³.

     Широко  применяют неподвижные (стационарные) стеллажи, не связанные по своей  конструкции с архитектурной  структурой здания. Иногда арматуру самих  металлических стеллажных конструкций используют в качестве арматуры архивных зданий. В этом случае бетонные плиты навешивают непосредственно на металлические столбы, которые одновременно служат вертикальными стойками для стеллажей. Преимущество стеллажей стационарного типа в том, что они прочные, твердые, особенно пригодны для хранилищ типа башни. В свою очередь, самонесущие стеллажные конструкции очень экономичны в производстве.

     Также для хранения документов очень удобно использовать компактные стеллажи. Они  позволяют оптимально решить проблему размещения на предельно малой площади наибольшего количества документов. Удобство пользования компактными стеллажами обусловлено тем, что они имеют большую вместимость, отлично защищают документы от несанкционированного  доступа. Но и эти стеллажи имеют ряд недостатков: они требуют хранения только абсолютно здоровых документов, так как в условиях компактного хранения из-за отсутствия притока свежего воздуха биологическое поражение документов происходит быстрее. Плотность размещения документов делает эту систему тяжелой и требует значительного укрепления перекрытий в хранилищах. Компактные стеллажи являются подвижными. Принцип их действия - одна часть стеллажной секции или пролетов могут приближаться друг к другу. Перемещаются стеллажи с помощью различных систем продольного и бокового перемещения и систем вращения на крюках. В системе продольного размещения подвижными являются секции. Передвижение осуществляется с помощью рельс, уложенных на полу. В системе стеллажей с боковым перемещением передвигаются не все стеллажи, а их секции, причем не параллельно центральному проходу, а перпендикулярно ему.

     Для хранения наиболее ценных и секретных  документов, а также специальных  видов документов (карты, планы, чертежи, рукописи и т.д.) применяются стальные шкафы. Могут быть использованы также сейфы и контейнеры. Наряду со всеми перечисленными, разрабатываются также и автоматизированные системы хранения документов. Внедрение автоматизированных систем позволяет максимально полезно использовать площади и объем помещения, способствует уменьшению трудоемкости поискам выдачи документов, ограничивать доступ к хранимым документам.

     Также следует учитывать требования к  упаковке документов. Роль упаковки во время хранения заключается в  защите документов от влияния внешних  факторов (солнечных лучей, пыли, влаги, микроорганизмов) и механических повреждений. Для обеспечения длительной сохранности документов в процессе хранения упаковка должна отвечать следующим основным требованиям: газо- и влагонепроницаемости; механической прочности; стабильности геометрических размеров; стойкости к солнечному свету; огнестойкости; химической инертности по отношению к материалу, на котором создан документ; низкой скорости старения¹⁴.

     Для изготовления упаковок документов применяют  пять основных типов материалов: металлы, картон, ударопрочные пластмассы, полиэтилен и комбинированные материалы. Различают  следующие виды упаковок: коробки, папки, футляры, контейнеры, пакеты. Документы на бумажной основе, как правило, хранятся в картонных коробках и папках. Картонные коробки являются наиболее дешевыми и распространенным видом упаковок документов во всех архивах. Однако при длительном хранении картонные коробки образуют пыль, которая, попадая на документы, может вызвать необратимые дефекты в виде царапин, потертостей и т.д. Кроме того, при длительном хранении из картона выделяется перекись водорода, которая убыстряет процесс старения документов.

     Кинодокументы упаковывают в стандартные металлические (жестяные) коробки, которые располагают  в горизонтальном положении стопками по 5-6 штук. В металлических коробках хранятся и микрофильмы. Металлические  противокоррозийные коробки или ящики для рулонов кинолент и микрофильмов являются основным средством хранения в киноархивах и в специализированных хранилищах государственных архивов. Металлические коробки и контейнеры имеют высокую механическую прочность. При хранении в них магнитных лент они являются также своеобразным экраном, защищающим фонодокументы от воздействия магнитных полей. Наиболее оптимальным материалом для изготовления металлических коробок является сплав, состоящий из 20% железа и 80% никеля. Применение комбинированных материалов позволяет изготовить прочные водонепроницаемые упаковки (четырехслойные коробки из полиэтилена, картона, станиоли и металла).

     В настоящее время разработаны  новые типы коробок для упаковки и хранения документов из ударопрочных пластмасс. Пластмассовые коробки пыленепроницаемы, не подвержены влиянию влаги, удобны для серийного производства. Для большей герметизации упаковки коробки могут быть снабжены мягкими резиновыми или пластмассовым уплотнителем между крышкой и основанием¹⁰. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     1.2. Нормативно-правовая база хранения документов в архиве

     Порядок архивного хранения документов в  организации регламентируется:

     - Закон об архивном деле в  Российской Федерации; 

     - Закон Челябинской области «Об  архивном деле в Челябинской  области»;

     - Положение об организации архивного  дела на территории города  Магнитогорска; 

     - Основные правила работы архивов  организаций;

     - Методические рекомендации по  разработке инструкций;

     - Перечень типовых управленческих  документов;

     - Перечень НТД 2007.

     Правила делопроизводства в данной курсовой работе были рассмотрены только основные нормативно-правовые акты регулирующие деятельность архивного отдела администрации города Магнитогорска:

     Федеральный закон

     «Об архивном деле в Российской Федерации»

       Статья 1 Закона «Об архивном деле в Российской Федерации» говорит, что закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства. Данное положение говорит о том, что закон распространяется на все организации, независимо от их организационно-правовой формы и на частных лиц - собственников архивных документов.

       Закон определяет ряд ключевых  архивных понятий: 

      - архив; 

      - архивный фонд;

      - архивный документ;

      - документы Архивного фонда Российской  Федерации; 

      - особо ценный документ;

      - уникальный документ;

      - документ по личному составу; 

      - документ постоянного, длительного  и временного срока хранения  и другие архивные термины  и понятия. 

       Закон разъясняет, что в Российской  Федерации проводится единая  государственная политика в области  архивного дела (ст. 4, п. 1).

       Закон разграничивает полномочия  в области архивного дела между  Российской Федерацией, субъектами  Российской Федерации и муниципальными  образованиями и устанавливает  следующие виды собственности  архивных документов: