Оглавление 

                                                                Введение

      Современные информационные системы предназначены для повышения эффективности управления с помощью информационных технологий подготовки и принятия решений. Бухгалтерский учет является самым сложным и трудоемким процессом учета, поэтому использование компьютерных технологий при обработке информации просто необходимо. Во-первых, автоматизированный учет облегчает работу при обработке документов. Во-вторых, использование информационных систем повышает эффективность и достоверность учета, что играет очень важную роль в современном мире.

     Использование компьютера в бухгалтерской практике стало необходимостью. В настоящее время существует большое количество различных бухгалтерских программ. Все они имеют свои достоинства и свои недостатки. Программы,  предоставляющие больше возможностей для специфических видов учета, обычно проигрывают по причине излишней перегруженности деталями. Другие программы проще и доступнее в работе, но каких-то функций при работе с ними может не хватать. Чаще всего выбор программного обеспечения зависит от конкретных задач, которые вам предстоит решать. Каждый бухгалтер оформляет платежные документы приходные и расходные кассовые ордера, но бухгалтерия производственного предприятия, где требуется вести учет поступления и движения товаров и материалов, выписывать счета-фактуры и вести книги продаж и покупок, значительно отличается от бухгалтерии государственного учреждения, где все эти функции, скорее всего, будут лишними. Как же разобраться в этом многообразии программного обеспечения постоянно занятому бухгалтеру? Какие программы выбрать для использования в работе?

     Основа  у всех бухгалтерских программ одна: все они построены по принципу двойной записи, которая применяется  в бухгалтерском учете.

     Непременными  элементами бухгалтерии являются баланс, счета и двойная запись. Эти  же элементы используются и в бухгалтерских программах.

       В настоящее время практически  все программы бухгалтерского  учета адаптированы к операционной  среде Windows. Для успешного использования  этих программ необходимо иметь  не только навыки работы на  компьютере, но и  определенные знания об операционной системе Wiпdоws.  Ведь при работе можно использовать программу Excel для ведения бухгалтерского учета, оформления и создания некоторых документов. Редактор Word незаменим при работе с текстом, создании отчета или таблицы.

     Несомненным достоинством программы «1С:Предприятие» является возможность оформления большого количества бухгалтерских документов. Всевозможные отчеты, которые можно  создавать в этой программе, позволяют  взглянуть на счет с разных сторон.

      Кроме того подсчет данных при автоматизированном учете осуществляется быстрее и точнее, чем если бы это делалось работником вручную. Все это обуславливает актуальность выбранной темы.

      Целью курсовой работы является, изучение теоретической основы организации расчетов с поставщиками и подрядчиками; изучение программы с помощью которой ведется автоматизированный учет расчетов с поставщиками и подрядчиками в организации, проанализирование организации автоматизированного бухгалтерского учета, рассмотрение путей совершенствования автоматизированного учета расчетов с поставщиками и подрядчиками.

        Предметом исследования является  автоматизированная система учета расчетов с поставщиками и подрядчиками предприятия. Объектом исследования курсовой работы выступает организация ООО «Колос».

      В ходе работы   изучена и проанализирована программа «1С : Предприятие 7.7». 

1. Теоретические основы автоматизации бухгалтерского учета расчетов с поставщиками и подрядчиками

1. 1 Экономическое содержание и  задачи автоматизации бухгалтерского  учета с поставщиками и подрядчиками. 

      Автоматизация бухгалтерского учета - это процесс, при котором в результате перевода бухгалтерии на компьютер повышается эффективность и улучшается качество ведения бухучета на предприятии. Значит, перед тем как принимать решение об автоматизации бухучета следует выделить, что и как эта автоматизация должна в бухгалтерии улучшить, это и будет целью автоматизации [9, c. 19].

      Распространенным  стереотипом является то, что автоматизация  бухучета приводит к сокращению бухгалтерского персонала, что приводит к страху перед автоматизацией, а иногда и к ее саботажу. Несмотря на то, что, на первый взгляд, все логично - часть работы берет на себя компьютер, который и вытесняет бухгалтеров-людей, стереотип является ошибочным. Дело в том, что количество необходимых в бухгалтерии бухгалтеров зависит только от количества обрабатываемых бухгалтерией первичных документов (накладных, кассовых ордеров, платежек и пр.), а количество первичных документов не зависит от того, автоматизирован бухучет или нет, оно зависит от объема хозяйственных операций в организации. Таким образом, автоматизация бухучета не уменьшает числа необходимых в бухгалтерии бухгалтеров. Все организации как коммерческие, так и бюджетные имеют поставщиков или подрядчиков, а также и тех и других [2, c. 21].

      Любая организация, осуществляющая деятельность, не может функционировать односторонне. Поставщики и подрядчики составляют одну из сторон взаимодействия. Поставщики и подрядчики - это организации, поставляющие различные товарно-материальные ценности (готовую продукцию, товары, сырье), оказывающие услуги (посреднические, арендные, коммунальные) и выполняющие разные работы (строительные, ремонтные, модернизирующие и др.). Для нормального функционирования предприятия (организации) требуется электричество, связь, отопление. Для организаций, не имеющих своего помещения, также требуется помещение (аренда). Все это нам предоставляют поставщики [3, c. 32].

      В условиях нестабильной рыночной экономики  риск неоплаты или несвоевременной  оплаты счетов увеличивается, это приводит к появлению дебиторской и кредиторской задолженности. Часть этой задолженности в процессе финансово–хозяйственной деятельности неизбежна и должна находиться в рамках допустимых значений. Сомнительная дебиторская задолженность и просроченная кредиторская задолженность свидетельствуют о нарушениях поставщиками и клиентами финансовой и платежной дисциплины, что требует незамедлительного принятия соответствующих мер для устранения негативных последствий. Своевременное принятие этих мер, возможно, только при осуществлении со стороны предприятия систематического контроля [4, c. 89].

      Рыночные  отношения повышают ответственность  и самостоятельность предприятий  в выработке и принятии управленческих решений по обеспечению эффективности расчетов с дебиторами и кредиторами. Увеличение или снижение дебиторской и кредиторской задолженности приводят к изменению финансового положения предприятия. На основании этого необходимо проводить мониторинг и анализ состояния расчетов.

      Автоматизированный бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организации и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций в электронном формате, с помощью специальных бухгалтерских программ.

      Основными задачами автоматизированного учета  по расчетам с поставщиками и подрядчиками является:

      - формирование полной и достоверной информации о состоянии расчетов с поставщиками и подрядчиками за товарно-материальные ценности, выполненные работы и оказанные услуги, необходимой внутренним пользователям бухгалтерской отчетности – руководителям, учредителям, участникам и собственникам имущества организации, а также внешним – инвесторам, кредиторам и другим пользователям бухгалтерской отчетности [6, c. 45];

      - обеспечение информацией, необходимой внутренним и внешним пользователям бухгалтерской отчетности для контроля за соблюдением законодательства Российской Федерации при осуществлении организацией хозяйственных операций и их целесообразностью, наличием и движением имущества и обязательств, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами;

      - контроль за состоянием дебиторской и кредиторской задолженности;

      - контроль за соблюдением форм расчетов, установленных в договорах с поставщиками и подрядчиками;

      - своевременная выверка расчетов с дебиторами и кредиторами для исключения просроченной задолженности.

      Общее правовое и методологическое руководство бухгалтерским учетом в России осуществляется Правительством РФ и Министерством финансов РФ. В России нормативно-правовое регулирование представлено четырьмя уровнями.

      К основным документам, регулирующим расчеты  с поставщиками и подрядчиками, можно отнести:

      Первый  уровень

      1. Гражданский кодекс РФ, части  1-2 - в части регулирования договоров:  поставки, аренды, подряда (ст.410, 414,415,419).

      2. Налоговый кодекс РФ , ч.1-2

      3. Закон РФ «О бухгалтерском  учете» №129-ФЗ.

      Второй уровень

      4. Положение по ведению бухгалтерского  учета и бухгалтерской отчетности  в РФ.

      5. Положение по бухгалтерскому  учету «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в  иностранной валюте» (ПБУ 3/2006).

      6. Положение по бухгалтерскому  учету «Учет материально-производственных запасов» (ПБУ 5/01).

      Третий  уровень

      7. Методические указания «О порядке  формирования показателей бухгалтерской  отчетности организации».

      8. Методические указания «По инвентаризации  имущества и финансовых обязательств».

      9. «О порядке отражения в бухгалтерском учете и отчетности операций с векселями, применяемыми при расчетах между организациями за поставку товаров, выполненные работы и оказанные услуги» (Письмо Минфина РФ №142).

      10. План счетов бухгалтерского учета  финансово-хозяйственной деятельности предприятия (Приказ Минфина РФ №94н).

      Четвертый уровень

      11. Устав организации

      12. Учетная политика организации. 

      Учет  расчетов с поставщиками и подрядчиками и формирование внутреннего контроля имеют жизненно важное значение для любого предприятия, активно работающего в условиях рыночной экономики [8, c. 11].

      Для проведения внутреннего контроля используются данные бухгалтерского учета и отчетности, поэтому немаловажную роль играет правильная организация на предприятии автоматизированного бухгалтерского учета расчетных операций, которая требует своевременного и полного отражения хозяйственных операций по расчетам в первичных документах и учетных регистрах.  

      1.2 Первичный учет в автоматизированных  системах     

                                  бухгалтерского учета 

      В системе автоматизированного бухгалтерского учета все хозяйственные операции по учету расчетов за поставленную продукцию (товары), выполненные работы или оказанные услуги оформляются  соответствующими расчетными документами  и договорами – автоматически [14, c. 19].

      Расчеты с поставщиками и подрядчиками осуществляются после отгрузки ими товарно-материальных ценностей, выполнения работ или  оказания услуг либо одновременно с  ними с согласия организации или  по ее поручению и подтверждаются автоматически соответствующими документами.

      Основным  первичным документом в автоматизированном бухгалтерском учете для взаимодействия с поставщиками и подрядчиками является договор (Приложение 1)  и счет-фактура (Приложение 3 ) . Договор может быть нескольких видов:

      договор купли-продажи (при покупке товарно-материальных ценностей, товаров);

      договор поставки (при поставке оборудования и др.);

      договор аренды (при аренде помещений);

      договор обслуживания (при оказании услуг  электроэнергия, отопление и др.);

      договор подряда (при проведении работ подрядным  способом).

      После заключения договора,  через главное  меню «Справочники» - «Контрагенты» вносятся все данные о поставщике, наименование(краткое и полное),адрес(юридический и фактический), ИНН, КПП, название договора, банковские реквизиты. Затем  на основании полученных первичных документов от поставщика(подрядчика) принимается к учеты полученные товары (работы, услуги).  Существует исключение, когда приобретаются товары, материалы и другие товарно-материальные ценности только на основании заранее оплаченного счета, счет-фактуры и товарной накладной, а также доверенности на получение товарно-материальных ценностей [10, c. 23].

      Оприходование материалов, товаров (работ, услуг) происходит через меню «Документы» - «Счет-фактуры» - «Счет-фактура полученный». Документ заполняется начиная с установки даты, соответствующей дате счет-фактуры поставщика,  выбором контрагента в «Список контрагентов», заносятся названия полученных материалов, товаров, (работ ,услуг) , ед. измерения, сумма без учета НДС, налоговая ставка в %, сумма НДС и итоговая сумма формируется автоматически. Документ проводится «ОК», «Записать» и все данные по поставщикам автоматически попадают во все регистры по учету расчетов с поставщиками и подрядчиками , «Журнал операций», «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» (Приложение 6), «Журнал-ордер(ведомость) по счету»( Приложение 7), «Журнал-ордер счета по субконто» (Приложение 8), «Анализ счета» (Приложение 9), «Карточка счета» (Приложение 10).

      На  многих предприятиях параллельно с  финансовым учетом ведется налоговый  учет, при расчетах с поставщиками и подрядчиками для налогового учета  формируется документ «Книга покупок»(Приложение 11) .

                В настоящее время организации сами выбирают форму расчетов за поставленную продукцию или оказанные услуги. Исходя из выбранной формы, оформляются соответствующие документы, меню «Документы»- «Платежное поручение»( Приложение 5) либо «Расходный кассовый ордер»(Приложение 4), при заполнение этих документов выставляется дата проведения хозяйственной операции, в «Список контрагентов» выбирается контрагент, указывается основание для оплаты, размер ставки НДС. Все реквизиты поставщика из «Справочника» автоматически попадают в эти расчетные документы

      Кредиторская задолженность погашается автоматически при получении от банка подтверждения о перечислении средств поставщикам и подрядчикам через систему банк-клиент, позволяющую оптимально использовать трудовые и временные ресурсы, в виде автоматических выписок из расчетного и других счетов вместе с приложенными банковскими расчетными документами, а также при зачете полученного аванса и взаимных требований.

      Выходные  формы автоматизированного учета  с поставщиками и подрядчиками напрямую зависят от способа учёта расчетов с поставщиками и подрядчиками, применяемом в конкретной организации.

      Ответственность за заполнение данных документов возлагается  на ответственное лицо, чаще всего  его функции выполняет бухгалтер  организации, в соответствии со своими должностными обязанностями.

      В автоматизированных системах бухгалтерского учета следует  учитывать, что  большинство объектов данных в автоматизированной системе при расчетах с поставщиками и подрядчиками могут иметь визуальное представление. В самом общем  случае визуальное представление состоит из следующих частей:

      экранный  диалог, используемый для ввода и  редактирования информации, хранящейся в объекте метаданных;

      печатная  форма объекта метаданных (печатных форм может быть несколько);

      модуль  формы - программа на встроенном языке  системы.

      В качестве инструментария можно использовать следующие распространенные виды программных продуктов для персонального компьютера: текстовый процессор (редактор), настольные издательские системы, электронные таблицы, системы управления базами данных, электронные записные книжки, электронные календари, информационные системы функционального назначения (финансовые, бухгалтерские, для маркетинга и пр.), экспертные системы и т.д. 

      1.3 Отчет в автоматизированных системах бухгалтерского учета 

      Информационные  системы накапливают разнообразные сведения и представляют их пользователям в виде отчетов. Возможности отчетов зависят от логической организации исходных данных.

      С точки зрения информационной системы  отчет - это не просто печатный документ, а механизм взаимодействия пользователя и системы, механизм информационного обмена. Первоначально пользователь сообщает, что и в каком виде он хочет получить. Затем процедуры отчета извлекают нужные сведения из базы данных и представляют их в виде экранной или печатной формы. Разработчики не в силах предусмотреть все специфические задачи, решаемые при помощи типовых конфигураций (тиражируемых поставочных вариантов программ). Зачастую пользователи вынуждены дорабатывать поставляемый вариант системы под специфику своих задач.

      Создание программных продуктов для автоматизации учета происходит в соответствии с архитектурой открытых систем, что позволяет пользователям менять структуру данных и алгоритмы их обработки. Можно добавлять нужные отчеты, документы, справочники и т. п. Параметрически настраиваемые отчеты позволяют менять алгоритмы формирования в зависимости от параметров, введенных пользователем. Чем выше гибкость настройки, тем шире круг задач, которые можно решать с помощью отчета.

      В информационных системах данные хранятся в виде многомерных структур, накапливающих и обобщающих информацию об изменении объектов учета. Такие структуры принято называть регистрами.

      Регистр можно рассматривать в виде таблицы. Колонки с числовой информацией  называются ресурсами. В них накапливаются  данные об изменении различных параметров. Обобщая эти данные, можно рассчитать итоговые значения - величину изменения параметра за период и значение параметра в конце периода.

      Другая  группа колонок называется измерениями. Выражаясь бухгалтерским языком, измерения регистра - это уровни (разрезы) аналитического учета. Измерение содержит однотипные аналитические признаки (объекты аналитического учета), по которым детализируются изменения ресурсов.

      Когда изменяется какой-либо ресурс, в регистре создается новая запись. Она содержит набор аналитических признаков, которые можно использовать в отчетах для детализации итоговых данных.

      Существует  еще одна группа колонок - реквизиты. Они могут содержать любую  дополнительную информацию, характеризующую  изменение ресурсов.

     В типовой конфигурации 1С:Бухгалтерия включены наборы отчетов:

     - Стандартные;

     - Специализированные;

     - Регламентированные.

     Стандартные отчеты.

     Стандартные отчеты рассчитаны на работу с любым  планом счетов, вне зависимости от набора и свойств конкретных счетов. Стандартные отчеты могут применяться  для получения итоговой и детальной информации по любым разделам бухгалтерского учета. Они оперируют такими общими понятиями, как «Счет», «Субконто», «Валюта» и т.д.

     Стандартные отчеты представляют собой фактически целостную систему, которая позволяет формировать одни отчеты на основании других, детализируя данные отчеты. При самом нижнем уровне детализации выполняется переход к конкретной проводке операции.

     Стандартные отчеты вызываются из меню «Отчеты» главного меню программы. В них входит:

     - Оборотно-сальдовая ведомость;

     - Сводные проводки;

     - Шахматка;

     - Оборотно-сальдовая ведомость по  счету;

     - Обороты счета (Главная книга);

     - Журнал-ордер (ведомость) по счету;

     - Журнал-ордер счета по субконто;

     - Анализ счета; 

     - Карточка счета;

     - Анализ счета по субконто;

     - Анализ счета по датам;

     - Анализ субконто;

     - Карточка субконто;

     - Обороты между субконто;

     - Отчет по проводкам.

     При вызове отчета на экране выдается диалог настройки параметров отчета. В нем  нужно задать значения параметров, определяющих состав данных, включаемых в отчет (период (месяц, квартал, полугодие), счет, субконто и т.д.).

     Чтобы получить в отчете итоги, развернутые  по субсчетам и субконто, важно  не только занести счета в таблицу  настройки, но и в диалоге отчета обязательно включить флажок вида «Данные по субсчетам и субконто», в противном случае итоги в отчете будут сформированы для счета в целом.

     После того, как необходимые параметры  будут указаны, для формирования отчета следует нажать «Сформировать» или «ОК». Сформированный отчет открывается в виде табличного документа, который может затем быть выведен на печать.

     При использовании кнопки «ОК» после  формирования отчета окно диалога настройки  параметров отчета закрывается.

     При использовании кнопки «Сформировать» окно диалога настройки параметров отчета остается открытым, что позволяет изменить параметры настройки и вновь сформировать отчет.

     Для того чтобы отказаться от формирования отчета и закрыть окно диалога  настройки параметров отчета, следует  нажать кнопку «Закрыть» или воспользоваться стандартным способом закрытия окна - кнопкой  х  в правом верхнем углу экрана.

     Специализированные  отчеты.

     Специализированные  отчеты служат для обобщения и  формирования

информации. Специализированные отчеты вызываются из меню «Отчеты» - «Специализированные» . Они состоят из:

     - Данные расчета заработной платы;

     - Начисленные налоги с ФОТ;

     - Налоговая карточка 1-НДФЛ;

     - Подготовка сведений для ИФНС;

     - Индивидуальная карточка ЕСН;

     - Подготовка сведений для ПФР;

     - Заявление ДСВ-1;

     - Передача заявлений ДСВ-1 в ПФР;

     - Отчет по основным средствам;

     - Отчет по нематериальным активам;

     - Список контрагентов;

     - Список номенклатуры;

     - Акт сверки расчетов;

     - Инвентаризация расчетов с контрагентами. 

     При вызове отчета на экране выдается диалог настройки параметров отчета. В нем  необходимо задать значения параметров, для формирования интересующих нас сведений.

     Наиболее  часто используемый специализированный отчет, «Акт сверки расчетов». При выборе из списка отчетов акта сверки, на экране появляется  диалог настройки параметров для введения сведений о периоде, наименование контрагента, наименование договора, перечень счетов по которым должен производиться акт сверки.  После внесения всех необходимых параметров нужно сформировать отчет  кнопкой «Заполнить».  Затем вывести печатную форму кнопкой «Печать». [2, c.215]

     Регламентированные отчеты.

     Регламентированными называются отчеты, форма, порядок заполнения, срок и порядок представления  которых определяются различными государственными органами. К регламентированной отчетности относятся: бухгалтерская отчетность; налоговые декларации и иные документы, служащие основанием для исчисления и уплаты налогов; расчетные ведомости во внебюджетные социальные фонды; статистическая отчетность; различные справки.