Совершенствование бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами

Введение

Хозяйственная деятельность предприятий сопряжена с расчетами  с работниками по суммам денежных средств, выданных на выполнение операционно – хозяйственных задач (заключающихся в покупке за наличный расчет товаров у других организаций, оплате за выполненные работы, оказанные услуги) и для компенсации расходов на служебные командировки.

Кроме того, расчеты с подотчетными лицами возникают при расчетах за отпущенную им продукцию на реализацию, за полученные денежные документы, например, лимитированную чековую книжку, и т.п.

Выбор темы связан с актуальностью данной проблемы существующей в бухгалтерском учете. В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций возникает потребность использовать наличные денежные средства для расчетов с работниками по командировкам, выдачи им средств на представительские цели, для покупки за наличный расчет товаров в других организациях или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказанных услуг, а также на иные хозяйственно-операционные цели. Поэтому в условиях современной экономики бухгалтерскому учету расчетов с подотчетными лицами отводится важное место, а бухгалтеру очень важно хорошо знать правила оформления и учета расчетов с подотчетными лицами.

Целью написания данной курсовой работы является разработка рекомендаций по совершенствованию бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами.

Задачами курсовой работы являются:

- основательно изучить нормативно-правовую базу бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами;

- познакомиться с деятельностью и финансовым положением организации;

- рассмотреть организацию бухгалтерского  учета на предприятии;

- систематизировать особенности  учета подотчетных сумм при  расчетах за товарно-материальные  ценности;

-  изучить порядок отчетности  подотчетных сумм;

- усвоить порядок ведения синтетического  и аналитического учета расчетов  с подотчетными лицами на изучаемом  предприятии;

- рассмотреть особенности учета подотчетных сумм при командировке работника за границу.

Темой данной курсовой работы является «Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами».

Объектом исследования выбрано ЗАО «ППФ Тимашевская» г. Тимашевск.

Источниками информации для проведения исследования являются Постановления Правительства РФ и инструктивные материалы по учету расчетов с подотчетными лицами, годовая бухгалтерская отчетность предприятия за 2007 – 2009 гг.: бухгалтерский баланс (форма №1 строка 240 «Дебиторская задолженность; Отчет о движении денежных средств (форма №4); Положение об учетной политике предприятия; главная книга по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и корреспондирующим счетам; журнал-ордер № 7; журнал регистрации авансовых отчетов; приказы о направлении сотрудников в командировку;  расходный кассовый ордер (форма № КО-2); приходный кассовый ордер (форма № КО-1); командировочное удостоверение (форма № Т-10); служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма № Т-10а); журналы учета работников, выбывающих в командировки и прибывающих из командировки; платежная ведомость (форма № -Т-53); авансовый отчет (форма № АО-1); заявление на выдачу денежных средств в подотчет; доверенность (формы № М-2 и М-2а);  акт на списание представительских расходов; прочие  (счет,  квитанция,  проездные  билеты,  акт  закупки  товарно-материальных ценностей и т.п.).

1 Организационно-экономическая характеристика ЗАО «ППФ Тимашевская»

      1.1 Организационно-правовая  характеристика  деятельности предприятия

ЗАО «ППФ Тимашевская» зарегистрировано постановлением Главы местного самоуправления Тимашевского района от 21.04.1998 г. «О регистрации закрытого акционерное общества «ППФ Тимашевская», свидетельство о государственной регистрации № 21.

Юридический адрес: 352430, Краснодарский край, г. Тимашевск, ул.Ленина, д.4.

Учредителями предприятия  являются коллектив предприятия. Уставный капитал составляет 63 тыс. руб. и разделен на момент учреждения на обыкновенные именные акции в количестве 63 штук номинальной стоимостью 1 тыс. руб. каждая акция.

Высший орган управления ЗАО «ППФ Тимашевская» - Общее собрание акционеров. Исполнительным   органом   является   директор,   который   призван   исполнять  решения Общего собрания акционеров и Совета директоров, а также осуществлять самостоятельные действия по управлению предприятием, предусмотренные Уставом Общества. На конец отчетного периода предприятие имеет дочернее предприятие и несколько структурных подразделений.

Среднегодовая численность  работников за 2009 год по предприятию составила 260 человек.

Фонд заработной платы  составил - 49260,9 тыс. руб. 

ЗАО «ППФ Тимашевская» является производителем мяса цыплят бройлеров кросса «ИЗА-15» (до октября 2007 года) и кросса «РОСС 308» (начиная со второго полугодия 2007 года).

Предприятие работает по принципу полностью цикличного производства – начиная производства  собственного   инкубационного   яйца  и   кормосмесей   и  заканчивая  выпуск широкого ассортимента готовой продукции.

Организационно-управленческая структура ЗАО «ППФ Тимашевская» по состоянию на январь 2009г. приведена на рисунке 1.

Рисунок 1 -  Организационно - управленческая структура предприятия

Руководит предприятием директор в соответствии с законодательством Российской Федерации. Он организует работу и эффективное взаимодействие производственных цехов и других структурных подразделений.

Директору подчиняются: главный механик, экономист, главный бухгалтер, технолог.

В структуре предприятия главную  роль играют 2 производственных цеха, работающие круглосуточно.

Механик является первым заместителем директора и непосредственно осуществляет административно-техническое руководство производством, его технической и технологической подготовкой и обслуживанием оборудования. Ему подчиняются дежурные операторы котельной, электрики, слесари, водители специального транспорта.

Экономист на предприятии разрабатывает проекты планов по выпуску продукции, производит калькулирование продукции, составляет штатное расписание, доводит плановые показатели до подразделений предприятия, осуществляет анализ хозяйственной деятельности на предприятии.

Основной задачей технолога  являются разработка, внедрение и  контроль за выпуском качественной продукции, отвечающей требованиям ГОСТов и  технических условий.

Технолог по возможности расширяет  ассортимент вырабатываемых изделий  из кур с учетом рентабельности производства и спроса населения. Он контролирует также работу экспедиторов в отношении качества продукции. Технологу подчиняются рабочие производственных цехов, экспедиторы, а также заведующие складом сырья и материалов.

Экспедитор ведет прием готовой продукции из цеха основного производства в экспедицию по накладным, отписанным мастером цеха.

Главный бухгалтер предприятия  осуществляет организацию бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятия и контроль над экономным  использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов, организует четкую работу аппарата бухгалтерии учет поступающих денежных средств по направлениям: учет поступающих денежных средств, ТМЦ и основных средств, своевременное отражение на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с их движением, учет издержек производства, реализации продукции, результатов финансово-хозяйственной деятельности, а также финансовых, расчетных и кредитных операций, расчеты по заработной плате с работниками предприятия.

Основными источниками  информации для проведения анализа  финансовых результатов деятельности рассматриваемого предприятия являются документы финансовой отчетности: форма № 1 «Бухгалтерский баланс»; форма № 2 «Отчет о прибылях и убытках» (Приложение В-Д); форма № 5 «Приложение к бухгалтерскому балансу»; а также опрос специалистов фирмы.

1.2 Экономическая характеристика предприятия

Произведем анализ основных показателей деятельности ЗАО «ППФ Тимашевская» за период с 2007 г. по 2009 г. (таблица 1).

Таблица 1 – Показатели финансово-хозяйственной деятельности

     Продолжение таблицы 1

          Из данных таблицы 1 видно, что выручка ЗАО «ППФ Тимашевская» увеличилась в 2009г. на 266580 тыс. руб. по сравнению с 2007г. и на 50921 тыс. руб. увеличилась в 2009 году по сравнению с 2008г. в связи с увеличением объемов продаж продукции предприятия.

Себестоимость продукции выросла на 237474 тыс. руб. в 2009 году по сравнению с 2007 годом и на 65835 в 2009 году по сравнению с 2008 годом. Темп роста в 2009 году по сравнению с 2007 годом составил 87% и в 2008 году 14,8%. В связи с увеличением стоимости сырья, материалов и прочих расходов, составляющих себестоимость продукции.

Таблица 1 свидетельствует о повышении прибыли от продаж в 2009 году по сравнению с 2007 годом на 23370 тыс. руб. По сравнению с 2008 годом  прибыль снизилась на 15722 тыс. руб.

На конец 2009 года чистая прибыль составила 7805 тыс. руб., что на 20514 тыс. руб. меньше 2007 года и на 36715 тыс. руб. чем в 2008 году.

На снижение уровня прибыли  повлиял рост коммерческих и  прочих расходов.

Среднегодовая стоимость  основных фондов, особенно производственных, снизилась на 39578 тыс. руб. в 2009 году по сравнению с 2007 годом и на 35862 тыс. руб. по сравнению с 2008 годом, так как произошло выбытие износившегося и морально устарелого оборудования.

Положительным показателем  деятельности предприятия является повышение оборотных средств  предприятия на 151823 тыс. руб., или на 59,2% в 2007 году по сравнению с 2009 годом и снизилась на 6588 тыс. руб. в 2009 году по сравнению с 2008 годом или на 1,6%.

            Рисунок 2 – Средства ЗАО «ППФ Тимашевская

Имущество ЗАО «ППФ Тимашевская» образовано в основном за счет собственных  средств, которые увеличились на 52278 тыс. руб. и составили 217245 тыс. руб. Заемные средства предприятия увеличились на 74136 тыс. руб. и составили 677346 тыс. руб. Рассмотрим размещение имущества предприятия на рисунке 3.

Рисунок 3 – Источники  финансирования ЗАО «ППФ Тимашевская»

Среднесписочная численность персонала с 2007 по 2009 гг. увеличилась на 40 человек, а с 2008 по 2009 год на 2 человека.

По данным таблицы 1 отмечено увеличение производительности труда персонала на 817,5 тыс. руб. в 2009 году по сравнению с 2007 годом и на 180,6 тыс. руб. по сравнению с 2008 годом на что повлиял рост выручки о продаж.

За 2007-2008 годы среднемесячная заработная плата выросла на  6287,4 руб. и в 2008-2009 гг. на 2524,5 руб. Фонд оплаты труда составил 49296,9 тыс. руб. в 2009 году, что выше на 24182,9 тыс. руб. по сравнению с 2007 годом.

Отмечен рост фондоотдачи  предприятия по причине приоритетности роста выручки от реализации продукции над ростом основных средств предприятия  на 1,08 руб. за анализируемый период.

Затраты на 1 рубль реализованной  продукции связаны непосредственно с изменением удельного веса себестоимости в выручке от реализации, которые за анализируемый период они снизились с 0,92 до 0,73 руб. что является благополучным фактом деятельности предприятия.

Показатели оборачиваемости  оборотных средств предприятия показали, что происходит увеличение оборачиваемости оборотных средств за счет того, что период оборачиваемости снизился с 314,7 до 264,5 дней. Таким образом, в течение года полных оборотов оборотные средства совершают в количестве 1,38 раз или 1 оборот за 264,5 дней, что является положительным результатом деятельности предприятия.

В условиях рыночной экономики рост прибыли является основным показателем оценки хозяйственной деятельности предприятий, так как в ней аккумулируются все доходы, расходы, потери, обобщаются результаты хозяйствования. Значение прибыли состоит в том, что она отражает конечный финансовый результат. Анализ результатов деятельности ЗАО «ППФ Тимашевская» произведен на основе бухгалтерской отчетности Ф № 2 и представлен в таблице 2.

Таблица 2 - Результаты деятельности ЗАО «ППФ Тимашевская»

                                                                                            в тысячах рублей 

Продолжение таблицы 2

Из данных таблицы 2  видно, что в 2009г. на 266580 тыс. руб. по сравнению с 2007г. и на 50921 тыс. руб. увеличилась в 2009 году по сравнению с 2008г. в связи с увеличением объемов продаж продукции предприятия.

Себестоимость продукции выросла на 237474 тыс. руб. в 2009 году по сравнению с 2007 годом и на 65835 в 2009 году по сравнению с 2008 годом. Темп роста в 2009 году по сравнению с 2007 годом составил 87% и в 2008 году 14,8%. В связи с увеличением стоимости сырья, материалов и прочих расходов, составляющих себестоимость продукции.

Увеличение выручки  способствовало росту валовой прибыли, которая увеличилась с 24419  тыс. руб. до 53525 тыс. руб. или на 29106 тыс. руб.

Отмечен рост коммерческих расходов на 6191 тыс. руб. за анализируемый  период или 65,3%, что, однако, незначительно повлияло на показатели прибыли от продаж, которая увеличилась на 23370 тыс. руб. или на 163,1%. Прочие расходы увеличились на 56293 тыс. руб., а прочие доходы снизились на 90647 тыс. руб. Таким образом, прочие доходы увеличиваются более высокими темпами. На снижение прибыли повлиял рост процентов уплате на 49155 тыс. руб. Прибыль до налогообложения снизилась на 20514 тыс. руб.   Чистая прибыль предприятия снизилась на 20512тыс. руб.  

Данные таблицы 4 наглядно представлены на рисунке 4

    Рисунок  4 - Динамика прибыли ЗАО «ППФ Тимашевская»

1.3 Оценка организации  бухгалтерского учета 

В соответствии с Федеральным  законом от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» руководителем предприятия ЗАО «ППФ Тимашевская» создана бухгалтерская служба. Бухгалтера занимаются обработкой документов, ведением учетных регистров и на их основе составление отчетности.

В подчинении у главного бухгалтера находятся бухгалтер  по материалам, бухгалтер по заработной плате и по реализации продукции (рисунок 5).

    Рисунок 5 – Структура бухгалтерии ЗАО «ППФ Тимашевская»

Главный бухгалтер предприятия  осуществляет организацию бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности ЗАО «ППФ Тимашевская» и контроль над экономным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов, организует четкую работу аппарата бухгалтерии учет поступающих денежных средств по направлениям: учет поступающих денежных средств, ТМЦ и основных средств, своевременное отражение на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с их движением, учет издержек производства, реализации продукции, результатов финансово-хозяйственной деятельности, а также финансовых, расчетных и кредитных операций, расчеты по заработной плате с работниками предприятия.

Отдел бухгалтерского учета  ведет хозяйственный учет путем  наблюдения, изменения и систематической  регистрации всех хозяйственных  процессов, их результатов и использование  ресурсов на каждом отдельном структурном  подразделении, а также организации  в целом. Ведет сбор и обработку первичных документов, то есть материальных отчетов,   складов,   магазинов,   предприятий   общественного   питания.   В отчетах отражено поступление, перемещение и выручка того или иного структурного подразделения организации. Осуществление операций по бухгалтерскому учету производится с применением компьютерной программы 1 «С – Бухгалтерия». Движение первичных документов в бухгалтерском учете регламентируется графиком. Работу по составлению графика документооборота организует ведущий бухгалтер. График устанавливает рациональный документооборот, т.е. предусматривает оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, минимальный срок по нахождению в подразделении или у исполнителя. При этом для систематизации и накопления информации, содержащейся в первичных документах, ведутся регистры бухгалтерского учета: журналы-ордера и машинограммы, полученные при использовании вычислительной техники. Рассмотрим методическую сторону учетной политики ЗАО «ППФ Тимашевская». Особое положение в составе имущества предприятия занимают основные средства. Они представляют собой совокупность материально-вещественных ценностей, используемых в качестве средств труда и действующих в натуральной форме в течение длительного времени как в сфере материального производства, так и в непроизводственной сфере. К бухгалтерскому учету в качестве основных средств принимаются активы при единовременном выполнении следующих условий:

- использование в производстве  продукции, при выполнении работ или оказании услуг, либо для управленческий нужд организации;

- использование в течение  длительного времени, т.е. срока  полезного использования продолжительностью  свыше 12 месяцев.

Стоимость основных средств  погашается путем начисления амортизации по ним. При этом начисление амортизации производится линейным способом. Исключения составляют объекты основных средств, стоимостью не более 20000 руб. за единицу, которые списываются на затраты по мере отпуска их в производство или в эксплуатацию. Фактическая себестоимость материальных ресурсов определяется, исходя из затрат их приобретения, включая оплату процентов за приобретение в кредит, представленной поставщиком этих ресурсов, наценки (надбавки), комиссионные вознаграждения (стоимость услуг), уплаченные снабженческим, внешнеэкономическим и иным организациям, таможенные пошлины, расходы на транспортировку, хранение и доставку, осуществляемые силами сторонних организаций. Определение фактической себестоимости материальных ресурсов, списываемых в производство, производится по средней себестоимости в соответствии с пунктом 15 ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов».

ЗАО «ППФ Тимашевская» ведет учет затрат на основе подсчета сокращенной (частичной) себестоимости (т.е. без доли условно-постоянных расходов) ежемесячно, полностью списывая учтенные на счете 43 «Коммерческие расходы» на финансовые результаты от реализации. Оценка незавершенного производства отражается по фактической производственной себестоимости. Расходы на оплату отпусков, вознаграждения за выслугу лет, расходы на ремонт основных средств и т.п. включаются в издержки производства по фактическим затратам без образования резервов.

В целях обеспечения  достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности предприятие  проводит инвентаризацию имущества и обязательств. Порядок проведения инвентаризации определен приказом Минфина РФ № 49 от 13.06.95 г. «Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых результатов».

С помощью инвентаризации проверяется правильность данных текущего учета, и выявляются ошибки, допущенные в учете, контролируется сохранность тех или хозяйственных средств, числящихся у материально ответственных лиц. Инвентаризации подлежат: основные средства, материальные ценности, финансовые вложения, денежные средства на счетах, дебиторская и кредиторская задолженность. Завершающим этапом учетного процесса является бухгалтерская отчетность организации, составляемая на основании данных синтетического и аналитического учета. В соответствии с пунктом 12 статьи 167 части второй Налогового кодекса учетная политика ЗАО «ППФ Тимашевская» для целей налогообложения утверждается приказом руководителя. Эта норма соответствует содержанию пункта 9 Положения по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» ПБУ 1/2008». Учетная политика для целей налогообложения отражает методы налогового учета и налогообложения рассматриваемого предприятия. Рассмотрим важнейшие из них: для признания выручки для целей налогообложения применяется метод начисления;

- амортизируемое имущество распределяется по амортизационным группам в соответствии со сроком его полезного использования. В целях налогообложения прибыли предприятие использует в учетной политике линейный метод начисления амортизации;

- порядок списания  в расходы стоимости покупных товаров в соответствии со статьей 268 главы 25 НК РФ предприятие уменьшает доходы от реализации покупных товаров на стоимость реализуемых товаров, которая определяться по средней себестоимости;

- метод оценки материальных  расходов. При списания сырья и материалов, используемых в производстве, согласно статье 254 главы 25 НК РФ, применяется для целей налогообложения прибыли метод оценки по средней себестоимости;

- отчетный период по  авансовым взносам. По итогам  каждого отчетного (налогового) предприятие исчисляет сумму квартального авансового платежа исходя из ставки налога и фактически полученной прибыли, подлежащей налогообложению, рассчитанной нарастающим итогом с начала налогового периода до окончания первого квартала, полугодия, девяти месяцев и одного года. Ежемесячные авансовые платежи составляют 1/3 платежа налога за предшествующий квартал.

Учетная политика предприятия  формируется главным бухгалтером и утверждается руководителем предприятия. При формировании учетной политики предприятия по характерному вопросу ведения и организации бухгалтерского учета осуществляется выбор одного из нескольких способов, допускаемых законодательными и нормативными актами, входящими в систему нормативного регулирования бухгалтерского учета Российской Федерации. Если указанная система учета не устанавливает  способы ведения бухгалтерского учета по конкретному вопросу, то при формировании учетной политики предприятием осуществляется разработка соответствующего способа. Учетная политика предприятия обеспечивает:

- полноту отражения в бухгалтерском учете всех факторов хозяйственной деятельности (требования полноты);

- большую готовность к бухгалтерскому учету потерь (расходов) и пассивов, чем возможных доходов и активов (не допуская скрытых резервов), (требование осмотрительности);

- отражение в бухгалтерском учете хозяйственной деятельности, исходя не только из правовой формы, но и из экономического содержания фактов (требование приоритета содержания перед формой);

- тождество данных аналитического учета оборотам и остаткам по счетам синтетического учета, а также показателей бухгалтерской отчетности;

- рациональное и экономное ведение бухгалтерского учета, исходя из условий хозяйственной деятельности, величины предприятия.

Рассматривая учетную  политику исследуемой организации, необходимо отметить, что она отвечает всем требования ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации».

Таблица 8 -  Учетная политика для целей бухгалтерского учета

         Продолжение таблицы 8