Совершенствование документооборота

Министерство образования  и науки РФ

федеральное  бюджетное  государственное образовательное  учреждение высшего профессионального  образования

«

«Совершенствование системы  ДОУАдминистрации муниципального образования»

Выпускная квалификационная работа

по специальности «Документоведение и документационное  
обеспечение управления»

Введение

Современное управление государственным  предприятием или коммерческой организацией – это в значительной степени  непрерывная череда процессов составления  и перемещения документов. Практически  все процессы управления предприятием вплотную связаны с теми или иными  документами. Документация, будучи тесно  связана со всеми формами управленческой деятельности, используется аппаратом  управления в качестве способа и  средства реализации возложенных на него функций.

Совершенствование информационной деятельности предполагает, прежде всего, ее рационализацию. Рационализация связана с внедрением и функционированием автоматизированных систем управления и направлена не только на упорядочение информации, обрабатываемой средствами электронно-вычислительной техники, и обеспечение информационной совместимости АСУ. Одна из ее важных задач — повышение общего уровня информационного обеспечения систем социально-экономического управления.

Непрерывный рост объемов документации во всем мире, все более широкое  применение электронно-вычислительной техники при обработке информации, использование небумажных носителей  и другие объективные факторы  приводят специалистов к выводу о  необходимости поиска новых методов разработки унифицированных форм документов с учетом возможности их компьютерной обработки.

Объектомисследования выступает отдел кадровАдминистрации муниципального образования Эхирит-Булагатского района.

Предметом исследования является система  ДОУ организации в реальных условиях, порядок движения, составления и оформления документов.

Целью исследования является разработка рациональных предложений по совершенствованию системы ДОУ  на основе анализа работы канцелярии Администрации муниципального образования Эхирит-Булагатского района.

Для реализации вышеуказанной цели необходимо решить следующие задачи:

- изучить теоретические основы  построения системы ДОУ в администрации муниципального образования;

- охарактеризовать объект исследования, привести организационную структуру;

- провести анализ системы документооборота, выявить основные проблемы документооборота, проанализировать направления совершенствования  существующей системы документооборота;

- разработать на основе анализа  существующей системы ДОУ конкретные мероприятия по ее совершенствованию;

- провести расчет экономической  эффективности от внедрения проекта СЭД

В первой главе подробно изучены  теоретические основы построения системы  документооборота на предприятии. Во второй главе проводится глубокий всесторонний анализ системы документооборота. Третья глава посвящена разработке мероприятий по совершенствованию существующей системы документооборота . В четвертой главе проводится обоснование экономической эффективности проекта. Пятая глава посвящена обеспечению безопасных для жизни и здоровья условий работы.

 Новизна и практическая  значимость дипломной работы  определяется тем, что за счет  более совершенной системы документационного  обеспечения управления достигается  более быстрое движение и исполнение  служебных документов, их сохранение, использование и правильный отбор  на государственное хранение.

  Решение проблемы  управления документацией в современных  условиях позволит целенаправленно  формировать информационные ресурсы  организаций, обеспечивать их  эффективное функционирование с  наименьшими затратами времени,  труда и средств.

1 Теоретические основы  построения системы ДОУ на предприятии.

Делопроизводство или документационное обеспечение управления (ДОУ) – отрасль  деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами – является важным аспектом работы любого предприятия: в организациях создаются документы, отражающие результаты и ведение производственной деятельности, финансовое состояние, работу с персоналом, материально-техническое обеспечение  и т.п. Именно документы обеспечивают реализацию управленческих функций, в  них определяются планы, фиксируются  учетные и отчетные показатели и  другая информация. В связи с этим, можно сказать, что от того, как  налажена работа с документами, во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность  их выполнения и деятельность организации  в целом.

Организация документооборота предусматривает  рациональное движение документов, включающее как операции с документами, так  и все их перемещения в аппарате управления, т.е. их получение, рассмотрение, передачу на исполнение, организацию  исполнения, удостоверения, оформления и отправки.

Документооборот является важным звеном делопроизводства, так как определяет не только инстанции движения документов, но и скорость этого движения.

С нечеткой организацией движения документов в настоящее время связывают  многие недостатки в организации  документационного обеспечения  деятельности аппарата управления. Например, процесс документационного обеспечения  принимаемого управленческого решения  включает три составляющие: информационную поддержку решения (обеспечение  принимаемого решения достоверной  и достаточной информацией); документирование решения (создание распорядительного  документа); контроль за его выполнением (организация работы, выполнения задания, соблюдение определенных условий, сроков и т.д.). Пооперационноэтот процесс состоит из сбора информации, подготовки проекта документа, его редактирования, согласования, изготовления, удостоверения. Каждая операция сопровождается перемещением документа в управленческом аппарате из одного структурного подразделения в другое, передачей от технических исполнителей к специалистам, а затем — к руководителям. Следовательно, скорость перемещения документов качество выполнения каждой операции оказывают влияние процесс управления в целом.

Основными характеристиками документооборота являются маршрут движения, который  включает все инстанции на пути движения документа от создания черновика (или  от получения) до подшивки в дело, и  время, затрачиваемое на прохождение  документов по этому маршруту. Отсюда главное правило организации  документооборота — оперативное  прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени. Кроме того, при организации движения документов необходимо выполнение следующих  правил:

- максимальное сокращение инстанций  прохождения документов (за счет  исключения технологических операций  и обработке документов и управленческих  звеньев, не обусловленных деловой  необходимостью;

- исключение или максимальное  ограничение возвратных движений  документов (при их обработке  - регистрация и доставка, при  их подготовке - визирование и  согласование и т.д.;

- максимальное единообразие в  порядке прохождения и процессах  обработки основных категорий  документов, исходя из того, что  каждое перемещение документа  должно быть оправданным. 

Соблюдение этих правил позволяет  реализовать основной организационный  принцип службы делопроизводства - специализацию, возможность централизованного  выполнения однородных технологических  операций, эффективного использования  средств оргтехники и персонала.

Кроме того, соблюдение этих правил позволяет  улучшить документационное обеспечение  аппарата управления за счет:

- прямоточности направления документопотоков, исключения дублирующих и повторных операций по подготовке и обработке документов;

- ритмичности движения документов, которая обеспечивает их равномерное  поступление и способствует пропорциональной  загрузке как специалистов аппарата управления, так и службы делопроизводства.

По отношению к управленческому  объекту выделяют входящий, исходящий  и внутренний документопотоки. Они  тесно взаимосвязаны, так как  информация поступивших документов используется для подготовки внутренних и исходящих ответных и т.д.

Входящий документопоток любой  организации складывается из:

- документов вышестоящих организаций  (органов власти и управления, центральных аппаратов министерств  и др.). В состав этих документов  входят директивные указания, нормативные  и методические акты, которые  являются основанием для руководителей  в организации производственной, управленческой, технической, экономической,  социальной и иной деятельности. По видовому составу к этим документам относятся: указы, законы, постановления, распоряжения, указания, поручения, приказы, письма, инструкции, решения, методические указания и рекомендации;

- документов от подведомственных  организаций, содержащих сведения  о выполнении распорядительных  действий, запросы о путях выполнения  заданий и отчетные сведения  о своей деятельности. По видам  документов этот поток состоит  из отчетов (о финансовой, хозяйственной,  социальной, управленческой деятельности), инициативных докладных записок,  писем, актов;

- документов от несоподчиненных организаций, направляемых с целью согласования совместных действий или побуждения к ним, с целью консультирования, получения информации. Основные виды документов: письма (информационные, рекламные, оферты, гарантийные, запросы и др.) и договоры, а также документы, сопровождающие выполнение договоров (акты взаимозачетов, счета, заявки, сертификаты, отгрузочные документы и др.);

- обращений граждан — предложений,  заявлений, жалоб.

Исходящий документопоток состоит  из документов, создаваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы. Исходящие документы создаются  в ответ на поступившие письменные или устные запросы или как  инициативные документы, требующие  или не требующие ответа. Инициативные документы всегда значительно превышают  группу ответных документов. Мотивы создания исходящих документов диктуются  направлениями деятельности организации и ее информационными запросами. В исходящем документопотоке выделяется группа распорядительных документов (при условии, что организация имеет подведомственные организации) и информационных (коммуникативных) — письма, докладные, обзоры, справки, отчеты, договоры, документы по их выполнению.

Внутренний документопоток составляют документы, создаваемые и используемые в самом аппарате управления, не выходящие за его пределы. Происхождение  этих документов совпадает со сферой их применения. Внутренний поток обеспечивает целенаправленное решение управленческих задач в пределах одного учреждения, организации. К внутренним относятся организационные документы, определяющие задачи, функции организации в целом, а также ее структурных подразделений, компетенцию, права и обязанности должностных лиц, правила выполнения отдельных видов деятельности — положения, уставы, учредительные договоры, должностные инструкции, регламенты, правила, штатные расписания и др. Функцию оперативного регулирования деятельности учреждений выполняют распорядительные документы, издаваемые руководством, — приказы, указания, распоряжения, решения. Самостоятельные группы внутреннего документопотока составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, личного состава и т.д. В аппарате управления не рекомендуется вести внутреннюю переписку между должностными лицами и структурными подразделениями, вместо нее должны использоваться бездокументные способы обмена информацией (телефон, переговоры) Однако на практике внутренняя переписка широко распространена. Она оформляется докладными (служебными) и объяснительными записками, рапортами.

Каждый документопоток имеет достаточно стабильный маршрут движения, который  зависит от состава и содержания документов, степени регламентации  функций руководителей и сотрудников, распределения обязанностей между  руководителями и от принятой в технологии работы документами в соответствии с рисунком 2. Стереотипные маршруты движения свойственны входящим документам, что определяется их адресованием.

Входящие документы образуют три  направления движения: руководству  организации, руководству структурных  подразделений, непосредственно специалистам. Соотношение этих потоков неравномерно — наибольшая часть документов попадает руководству, которое, с одной стороны, испытывает информационные перегрузки, а с другой, — получает значительное количество информации, не соответствующей  их компетенции, областям деятельности и функциональным обязанностям, не их уровня. Ожидание рассмотрения документов руководством является потерянным временем, удлиняет путь документа к исполнителю.

Маршрут движения входящих документов зависит и от принятой в учреждении технологии работы с документами. Например, процесс регистрации распадается  на два этапа: внесение в регистрационные  формы данных о полученном документе  до его рассмотрения руководством и  дополнение этих данных резолюцией, сроками  исполнения, указаниями по исполнению и другим после рассмотрения руководителем. Таким образом, технология регистрации документов увеличивает время движения документа от получения до исполнителя.

Исходящий документопоток, как правило, пронизывает всю управленческую структуру. Как инициативные, так  и информационные документы готовят  специалисты в структурных подразделениях. Маршрут движения этих документов зависит  от количества инстанций согласования, визирования и подписания документов, а также от принятой технологии перепечатки  текста, регистрации и отправки документов.

Наиболее нерегламентированными  являются маршруты движения внутренних документов. Причем в этом потоке движение распорядительных документов, как правило, упорядочено, а подготовка всех остальных  документов не имеет регламентированных маршрутов и влечет наиболее ощутимые потери времени на прохождение документов.

Основываясь на данных, характеризующих  документопотоки, служба делопроизводства может разрабатывать наиболее целесообразные, оптимальные маршруты движения документопотоков.

Документооборот как движение следует  отличать от объема документооборота, который выражается общим количеством  документов, поступивших в организацию  и созданных в ней за определенный период. [8] В объеме документооборота необходимо учитывать все входящие, исходящие и внутренние документы, а также все копии, изготовленные  средствами оперативной полиграфии и оргтехники.

Кроме того, учет документооборота позволяет:

- определить загрузку организации  в целом, ее структурных подразделений  и отдельных исполнителей;

- определить соответствие маршрутов  движения тех или иных документов  задачам и функциям структурных  подразделений или должностных  лиц; 

- разработать мероприятия по  совершенствованию процессов обработки  документов в целом или их  отдельных операций;

- установить оптимальное количество  информации, необходимой и достаточной  для функционирования аппарата  управления;

- рассчитать численность службы  делопроизводства.

Таким образом, документооборот учреждения представляет собой главную организационную  проблему деятельности службы делопроизводства и проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место  узлового звена любой системы  делопроизводства.

1.1. Задачи и функции службы ДОУ в органах исполнительной власти.

 Основные задачи службы  ДОУ:

• организация и обеспечение функционирования единой системы документооборота;
• совершенствование форм и методов делопроизводства на основе применения современной электронно-вычислительной техники и программного обеспечения;
• методическое руководство работой по организации делопроизводства в органах исполнительной власти;
• организация разработки инструкций и положений по вопросам делопроизводства, составление сводной номенклатуры дел и разработка бланков документов;
• обеспечение контроля за соблюдением регламента, инструкции по делопроизводству и других правовых актов, регламентирующих подготовку и прохождение документов;
• обеспечение подготовки, согласования и подписания правовых актов;
• подготовка отзывов на проекты федеральных законов, поступившие из Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;
• комплектование, обеспечение сохранности, учет и использование документов архивного фонда. 

В соответствии с основными  задачами отдел должен выполнять  следующие функции:

• организовывать и проводить работу по внедрению современных методов и дальнейшему совершенствованию ДОУ;
• осуществлять постановку задач на разработку и совершенствование программного обеспечения по автоматизации процессов регистрации, учета и контроля;
• готовить методические рекомендации для органов исполнительной власти, структурных подразделений по вопросам совершенствования ДОУ;
• готовить аналитические справки и отчеты по вопросам совершенствования ДОУ;
• обеспечивать электронный документооборот в части ведения баз данных входящей и исходящей корреспонденции;
• принимать, обрабатывать, регистрировать и распределять  входящую служебную корреспонденцию;
• оформлять, регистрировать исходящую корреспонденцию и передавать на отправку письма, телеграммы и др.;
• обеспечивать надлежащее хранение и правомерность использования гербовой печати;
• осуществлять автоматизированный учет и контроль движения исполнения документов со сроками исполнения;
• осуществлять на основе ежедневной корректировки баз данных входящей и исходящей корреспонденции учет документооборота;
• выполнять для обеспечения деятельности копировально-множительные и печатные работы;
• оформлять, регистрировать правовые акты, договоры и соглашения;
• обеспечивать изготовление официальных копий правовых актов;
• осуществлять литературное и техническое редактирование проектов актов;
• принимать меры по сокращению сроков подготовки и прохождения документов;
• осуществлять документационное обеспечение мероприятий, проводимых, в части, определенной Инструкцией по делопроизводству в органах исполнительной власти;
• разрабатывать образцы бланочной печатной продукции;
• контролировать в соответствии с Инструкцией по делопроизводству соблюдение требований к подготовке документов;
• рассматривать письменные и устные обращения организаций и граждан по вопросам, входящим в компетенцию службы;
• участвовать в подготовке нормативных правовых актов по вопросам ДОУ;
• комплектовать архив документами, образовавшимися в результате деятельности органов исполнительной власти;
• формировать дела в соответствии с номенклатурой дел и взаимодействовать с государственным архивом;
• обеспечивать хранение и использование архивных документов, образованных в процессе деятельности органов исполнительной власти;
• систематизировать архив организации;
• создавать и совершенствовать справочный аппарат к хранящимся в архиве организации документам, обеспечивает их сохранность;
• согласовывать эскизы бланков, печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности;
• изучать и применять российский и зарубежный опыт совершенствования ДОУ;
• организовывать обучение работников органов исполнительной власти по вопросам делопроизводства;
• вести переписку по вопросам, относящимся к компетенции службы;
• обеспечивать мобилизационную подготовку службы;
• участвовать в формировании годовых заказов на канцелярские принадлежности.¹

1.2.Порядок движения документов в организации.

Изначальную основу документооборота отражают такие организационные  документы, как устав, положение, приказы  о распределении обязанностей, организационная  структура учреждения, а в инструкции по работе с документами они закрепляются вторично.

Прием, обработка и распределение  поступающих документов. Независимо от объема деятельности организации, операции по приему и отправке документов обычно проводят централизованно. В структуре  службы делопроизводства крупных организаций для этого предусматривают создание специализированного участка — экспедиции, как одного их структурных подразделений службы. В канцеляриях и общих отделах организаций (если экспедиция не выделяется в отдельную службу) создается участок по приему и отправке документов с теми же функциями. В организациях, которые не создают свою службу делопроизводства, прием и обработка документов, операции по их отправке производятся централизованно секретарем.

Правила первичной обработки поступивших  документов сводятся к следующему:

1. Проверяется правильность доставки. Ошибочно доставленная документация  возвращается на почту для  пересылки адресату.

2. Проверяется целостность упаковки, сохранность печатей, конверты  вскрываются, проверяется комплектность  и сохранность вложений. При обнаружении  повреждений конвертов, отсутствия  документов, приложений к ним,  несоответствия документов и  приложении об этом сообщают  отправителю.

3. При поступлении машиночитаемых  документов обрабатывается только  сопроводительная документация, машинные  носители в упаковке передаются  по назначению.

4. Как правило, конверты уничтожают. Сохраняют конверты (подкалывая  их к документу) только в  тех случаях, когда на документе  отсутствует обратный адрес, когда  дата на почтовом штемпеле  имеет значение для доказательства  даты получения документа, когда  на конверте нет надписи «лично»,  а документ носит личный характер.

5. Документы с пометкой «лично»  не вскрываются, а передается  адресату. Однако в некоторых  организациях количество документов  может быть весьма значительным. В таком случае экспедиционная  обработка поступивших документов  предусматривает учет их поступления,  дата и учетный номер проставляются  на пакетах.

6. Экспедиция ведет учет всех  поступивших документов — на  документе проставляется штамп  об их получении, где указывается  наименование организации, дата  поступления, порядковый учетный  номер документа. Обычно в штампе  предусмотрено место для последующего  проставления входящего регистрационного  индекса.

7. При первичной экспедиционной  обработке документы сортируют  по структурным подразделениям. Главный критерий этой сортировки  — адресование документов. Обычно документы, адресованные руководству, передаются в канцелярию для подготовки к рассмотрению, туда же поступают документы, адресованные организации (без указания фамилии должностного лица). Документы, адресованные в структурные подразделения, проходят сортировку по их названиям.

В небольших организациях вся поступающая  документация сортируется секретарем. В помощь секретарю можно разработать  классификатор видов документов и вопросов деятельности с указанием  исполнителей, которые курируют определенные вопросы.

8. Процесс первичной обработки  заканчивается раскладкой рассортированных  документов по ячейкам сортировочного  шкафа, откуда документы забирают  секретари структурных подразделений.  В небольших организациях секретари  используют папки-регистраторы, разделы  которых закрепляют за отдельным  структурным подразделением или  исполнителем.

Большая часть организаций и  учреждений обладает помимо почты и  другими каналам информации. Например, значительное количество документов, содержащих, как правило, оперативную  информацию, поступает в организации  по факсимильным аппаратам. Масса документов доставляется сотрудниками сторонних  организаций, происходит передача «из  рук в руки». Все эти способы  доставки могут создать мощные документопотоки, содержащие необходимую для деятельности организации информацию. Служба делопроизводства обязана обеспечить учет и контроль за движением поступающих по различным каналам связи документов. Учет необходимо вести и для документации, поступающей по факсимильной связи и от курьеров. В противном случае эти документы «выпадают» из поля зрения службы делопроизводства и не включаются в информационную систему организаций, оседая у исполнителей. Учет телеграмм, телексов, телетайпограмм, которые затем передаются в службу делопроизводства, должен проводиться в службах связи.

Практически во всех сферах управления используются компьютеры, в связи с чем коренные изменения происходят в процедуре получения и отправки документов. С распространением факсимильной связи и факс-модемных устройств для компьютера документ может быть отправлен и получен из любого места. Факс-модем позволяет соединять компьютеры друг с другом по телефонным линиям и передавать сообщения непосредственно с одного компьютера на другой, пользоваться электронной почтой и подключаться к международным глобальным компьютерным сетям. При этом документ может передаваться в том виде, как он был создан, со всеми особенностями его внешнего вида, значит, возникает возможность использовать сведения из годного документа для создания другого.

Это приводит к децентрализации  приема-передачи документов, результатом  чего становится потеря службой делопроизводства контроля за документооборотом организации. Следствием такого положения может стать чрезмерная автономность структурных подразделений и утрата руководством организации контроля за их деятельностью. Поэтому для включения электронных документов в информационную базу организации (фирмы) служба делопроизводства должна участвовать в регламентации и этих потоков информации (в отношении доступа к информации, ответственности за ее сохранность и использование).

Самый нерациональный способ доставки документов — выполнение этой работы специалистами аппарата управления, так как расходуется их рабочее  время, дорожает доставка и соответственно весь аппарат управления.

Движение документов задается резолюцией руководителя. В зависимости от содержания и назначения поступивших документов исполнение каждого из них различное.

Постановления, решения, приказы, письма вышестоящих организаций, органов  власти и управления не всегда требуют  письменного ответа — они необходимы для ознакомления, содержат инструкции по выполнению каких-то операций или  действий. Их исполнение будет состоять в принятии указаний к действию. Для этого секретариат или  канцелярия проводит ознакомление с  документом необходимого круга сотрудников. Визы ознакомления с документом проставляются  в левом нижнем углу на обороте  последнего листа документа или  на листах ознакомления. На документе  делается отметка «Принято к сведению»  или «Принято к руководству», ставится подпись лица, которое проводило  ознакомление, дата и номер дела, в котором документ будет храниться.

Исполнение документа начинается со сбора информации по вопросу. Анализ собранной информации позволяет  определить, достаточны ли ее объем  и качество (достоверность, актуальность, объективность). На этом этапе исполнитель  особенно нуждается в документационном обеспечении своей деятельности, в использовании информационно-поисковой  системы по документам организации  и самих документов, т.е. в рациональной системе хранения документов. Свои соображения по характеру исполнения документа исполнитель представляет руководителю либо в устной, либо вписьменной (представляя проект ответного документа) форме.

Проект документа проходит этап согласования — сбора виз руководителей  структурных подразделений и  специалистов, которые выражают свое согласие с содержанием документа. Процесс согласования может быть организован в виде рассылки необходимого количества экземпляров проекта документа для сбора замечаний и предложений — так называемое параллельное согласование. Однако иногда требуется последовательное согласование, в соответствии с функциями структурных подразделений.