Совершенствование документооборота в ОАО "РЖД"

Содержание

Введение

ГЛАВА 1. Теоретические основы документооборота

.1 Понятие и сущность  документооборота, виды документопотоков

.2 Организация процесса  документооборота в организации

.3 Современные проблемы  документооборота в организациях

Глава 2. Исследование документооборота на ОАО "РЖД"

.1 Характеристика ОАО "РЖД"

.2 Порядок обработки потоков  документов в ОАО "РЖД"

.3 Исследование движения  документооборота в ОАО "РЖД"

Глава 3. Совершенствование  документооборота в ОАО "РЖД"

.1 Методы совершенствования  документооборота на предприятии

.2 Разработка проектных  мероприятий по совершенствованию  документооборота ОАО "РЖД"

.3 Оценка социальной и  экономической значимости предложений

Заключение

Список использованных источников

Введение

Актуальность темы исследования обусловлена необходимостью повышения  эффективности деятельности предприятий, причем тема исследования представляет интерес как в практическом, так  и теоретическом аспектах.

Каждый подобный проект важен  не только как вклад в решение  практических задач повышения эффективности  предприятий, но и в методическом отношении - как новый пример творческого  подхода к организационным и  техническим проблемам рационализации управленческого труда в конкретных условиях.

Важнейшими условиями  успешного функционирования и дальнейшего  совершенствования системы управления предприятиями являются накопление, обработка, передача и хранение необходимой  информации. Каждая управленческая функция  сопровождается определенным комплексом документов, состав которых зависит  от круга решаемых задач, объема и  характера компетенции предприятия, порядка принятия решения, формами  взаимосвязей с другими предприятиями  и т.п. В качестве оправдавшего себя механизма повышения эффективности  деятельности предприятий проявила себя оптимизация документооборота, осуществляемая с участием консультантов при активном использовании внутренних возможностей самих предприятий.

В условиях стремительного прогресса, рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических  задач определяет жизнеспособность фирмы, организации.

Документированная информация составляют основу управления, его  эффективность в значительной степени  базируются на производстве и потреблении  информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения  эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию  работы с документами. По данным ISO (International Standards Organization), управление документами  становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия. Оно означает особую организации  работы с документами и данными, координацию процессов создания, изменения распространения. Правильно  организованное управление делами снижает  время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность  информации, устраняет ее избыточность.

В новых условиях хозяйствования предприятий немаловажное значение придается механизации и автоматизации  делопроизводственных процессов, которые  увеличивают производительность труда  работников занятых в управлении. Рационализации документационного  обеспечения управления в предприятиях любой формы собственности необходимо уделить большое внимание, потому, что недостатки в постановке этой работы приводят к серьезным трудностям в работе руководителя и предприятия  в целом. За счет более совершенной  системы документационного обеспечения  управления достигается более быстрое  движение и исполнение служебных  документов, их сохранение, средств  механизации, в третьих - эти процессы полностью автоматизированы. Но все  эти этапы делопроизводственного  цикла работы с документами аналогичны. Поэтому грамотный работник управленческого  аппарата должен уметь не только правильно  составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются  с этими документами.

К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более - с  тонкостями ведения документации.

Вместе с тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами - важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.

Информация фиксируется  в документах, которые придают  ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы  и документная информация лежат  в основе управленческих решений.

Комплекс обозначенных проблем  ставит перед современными исследователями  ряд вопросов, основной из которых  следующий: "Как эффективнее осуществить  совершенствование документооборота?". Ответ на этот вопрос автор видит  в использовании новых информационных технологий в документационном обеспечении.

Можно утверждать, что повышение  эффективности деятельности предприятий  посредством совершенствования  документооборота может привести к  перелому негативных тенденций в  российской экономике. К сожалению, этот опыт недостаточно обобщен и  формализован, что препятствует его  широкому распространению.

Целью исследования является обобщение и систематизация опыта  совершенствования документооборота в организации и использование  его в управлении. Декомпозиция указанной  цели определяет основные задачи исследования:

исследование организационных  форм делопроизводства на предприятии, требований, предъявляемых к документообороту;

анализ современного опыта  совершенствования документооборота;

определение и систематизация направлений совершенствования  документооборота в ОАО "РЖД".

В соответствии с целью  и задачами логика настоящего исследования построена таким образом, чтобы  обеспечить последовательное изучение комплекса проблем.

Теоретически и методически  исследование опирается на положения  как зарубежных ученых в области  проектного управления (Р.В. Гутч, С. Дворачек, А. Хайек, X. Шелле), так и отечественных (Бурков В.Н., Воропаев В.И., Гальперина З.М., Мазур И.И., Разу М.Л., Шапиро В.Д., Шейнберг М.В., Якутии Ю.В. и др.), современные  теории менеджмента, законодательные  и нормативные документы президента, правительства и различных министерств  и комитетов РФ.

Методология исследования базируется на применении следующих методов  научного познания: методы организационного моделирования, методы сравнительного и ситуационного анализа, методы системного анализа.

Объектом исследования является проект совершенствования документооборота.

Предметом исследования являются процессы управления, оказывающие влияние  на совершенствования документооборота.

Во введении дается обоснование  выбранной темы, ее актуальность. В  первой главе рассматриваются характеристика документационного обеспечения  управления, требования к делопроизводству в организации.

Во второй главе подробно дается анализ постановки делопроизводства в ОАО "РЖД" в настоящее время.

В третьей главе приводятся предложения по оптимизации управленческого  документооборота в ОАО "РЖД", по рационализации и совершенствованию  работы с документами, по составлению  необходимых в службе делопроизводства организационных положений и  инструкций.

В заключении подводятся итоги  исследования, предлагаются некоторые  мероприятия по совершенствованию  документооборота.

документооборот поток

ГЛАВА 1. Теоретические основы документооборота

1.1 Понятие и сущность документооборота, виды документопотоков

Понятие "документооборот" и сам термин возникли в делопроизводстве в 20-е годы. В трудах крупных специалистов в области управленческого труда  и делопроизводства, таких как  Д.Р.Покровский, П.М.Керженцев и др. Были сформулировали основные положения организации документооборота, даны теоретические обоснования главных положений рациональной организации движения документов - распределение документов по исполнителям, сокращение инстанций их прохождения, направление документов непосредственному исполнителю, регламентацию подписания. В литературе того времени была обоснована методика обследования маршрутов, движения документов, разработана технология их доставки.

Первая попытка нормативной  регламентации единых принципов  организации документооборота была сделана в 1931 году Институтом техники  управления в проекте "Общих правил документации и документооборота". В проекте были изложены правила  организации работы с документацией  и документооборота, правила приема, сортировки, доставки, исполнения, контроля отправки документов, т.е. все этапы  обработки документов. (8. с. 25)

Государственные стандарты  на термины и определения 1970, 1983 гг., "Единая государственная система  делопроизводства" установили единообразие понимания документооборота как "движение документов в организации с момента  их создания или получения до завершения исполнения или отправки". Утвержденная в 1988 году "Государственная система  документационного обеспечения  управления. Основные положения. Общие  требования к документам и службам  документационного обеспечения" уточнила понятие "документооборот", включив в него и операцию "подшивка документа в дело". ГОСТ Р 51141 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" установил определение понятия "документооборот - движение документов в организации  с момента их создания или получения  до завершения исполнения или отправки".

Документооборот - это движение документов с момента их получения  или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи их на хранение. (15. с. 52)

Соответственно масштабам  движения документов может быть выделен  в качестве самостоятельного объекта  рассмотрения документооборот конкретного  гражданина, семьи, должностного лица, структурного подразделения, организации  в целом, синдиката, отрасли государственного управления, государства. Ведь, в конечном итоге, любой документ и каждая его  копия где-то откладывается и  после истечения срока хранения аннулируется и уничтожается. Различие состоит в длине пройденного  пути, этапах обработки документов и сроках их последующего хранения.

Действующие нормативные  акты и методические пособия, в том  числе и "Государственная система  документационного обеспечения  управления. Основные положения. Общие  требования к документам и службам  документационного обеспечения" (ГСДОУ) исходя из прагматических соображений, рассматривают в качестве объекта  регулирования только документооборот  организации в целом и соответственно потоки входящих, внутренних и исходящих  документов.

Под документооборотом организации  принято понимать упорядоченное  перемещение документов, созданных  в процессе работы соответствующими должностными лицами.

Отметим, что для перемещения  документов сегодня широко используются как традиционные средства (почта, в  том числе обычная, авиа- и специализированная - типа DHL, UPS и т. п., фельдъегерская связь, курьерская доставка или доставка с  нарочным, телеграф, телефон, телефакс), так и электронные (прежде всего  электронная почта E-mail, а также  текстовые сообщения, пересылаемые по сотовым средствам связи и  средствам персонального радиовызова).

Таким образом, если до недавнего  времени в деловой литературе было принято отделять друг от друга  традиционный и электронный документооборот, то теперь говорить о возникновении  нового, современного типа документооборота, сочетающего в себе лучшие качества традиционного делопроизводства с современными технологиями создания, обработки и передачи документов по назначению.

Основу традиционного  документооборота, безраздельно доминировавшего  все минувшие десятилетия, составляли так называемые "бумажные" технологии, предполагавшие обращение бумажных документов.

Указанные документы (в связи  с отставанием новых веяний научно-технического прогресса) в большинстве российских офисов создавались и перемещались в пространстве все тем же "дедовским" способом, то есть при помощи печатных машинок, допотопных множительных аппаратов  и самой обычной почтовой доставки.

Однако, начиная с середины 1990-х гг., традиционный документооборот  стал постепенно сдавать свои вековые  позиции, уступая место документообороту электронному.

Основу последнего (по определению) составляют так называемые электронные  документы, создаваемые и передаваемые от пользователя к пользователю при  помощи электронных технологий, основанных на использовании компьютерной офисной  техники, безбумажных (машинных, магнитных  и прочих) носителей, беспроводных (электронно-сетевых) средств связи, современных полиграфических  и расходных материалов.

В настоящее время в  российском делопроизводстве все еще  сохраняется сочетание обоих  видов документооборота с некоторым  преобладанием электронного в крупных  административно-промышленных центрах.

Традиционный документооборот  сохраняет свои позиции в некоторых  специфических областях делопроизводства, в частности, там, где речь идет о  конфиденциальных документах (документах ограниченного пользования).

Итак, современный документооборот  организации следует рассматривать  как смешанный документооборот, основанный на приоритетном использовании  электронной технологии работы с  документами.

Последнее означает, что документы, как правило, создаются при помощи современных технологических средств (оргтехники, материалов и т. п.), а  их пересылка, обработка и хранение осуществляются как в электронном, так и в "бумажном" виде.

Современный документооборот  организации формируется в результате организованного "слияния" трех самостоятельных  информационных потоков, по которым "путешествуют" внутренние документы, входящие документы  и исходящие документы.

Документооборот, или порядок  движения документов в организации, можно разделить на следующие  этапы:

. Экспедиционная обработка  документов, поступающих в организацию.

. Предварительное рассмотрение  документов службой документационного  обеспечения.

. Рациональное движение  документов внутри организации.

. Обработка исполненных  и отправляемых документов. (14. с. 56)

При этом, проводя анализ документооборота, в качестве объекта  исследования можно рассматривать  отдельный документ, документопоток, документационный технологический  процесс. Однако основополагающим объектом исследования и совершенствования  можно назвать документопоток.

Документопоток - это поток  документов, циркулирующих между  пунктами обработки и создания информации (руководителями организации и структурных  подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией, копировально-множительной службой  и др. (14. с. 26)

В каждой организации можно  выделить следующие потоки документов:

-поток входящей документации, состоящий из поступающих в  организацию документов;

На рис. 1 показана схема  прямой обработки входящего документа.

Рис. 1 - Процесс прямой обработки  входящего документа

На рис. 1 видно, что на входе  этого процесса входящий документ. На выходе - проект исходящего, который  проходит через канцелярию и становится реальным исходящим после регистрации.

Входящий документ - документ, поступивший в учреждение. Большинство  входящих документов должны порождать  соответствующие исходящие, в установленные  сроки. Сроки могут быть установлены  нормативными актами, предписывающими  то или иное время ответа на соответствующий  входящий документ или могут быть указанные непосредственно во входящем документе.(15. с. 69)

-потоки внутренней документации, состоящие из документов, созданных  в организации и не предназначенных  к выходу за ее пределы;

Внутренний документ - официальный  документ, не выходящий за пределы  подготовившей его организации. Данные документы используются для  организации работы учреждения (организации), так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в  пределах одной организации. К внутренним документам относятся организационно-правовые, организационно-распорядительные документы. Самостоятельные группы внутреннего  документооборота составляют протоколы  и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, внутренняя служебная переписка (докладные, объяснительная записка), личного состава и т.д. (19. с. 125)

Через канцелярию проходят не все внутренние документы, а только переписка наиболее крупных структурных  подразделений организации (особенно если они территориально разнесены) и приказы руководителя организации. Через канцелярию также проходят внутренние документы, порождающие  исходящие документы.

-поток исходящей документации, состоящий из документов, предназначенных  для отправки в другие организации.

Исходящий документ - официальный  документ, отправляемый из учреждения. Большинство исходящих документов являются ответом организации на входящие документы. Некоторая часть  исходящих документов готовится  на основе внутренних документов организации. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления  входящих документов (например запросы  в другие организации).(22. с. 69)

Общая организация работы с исходящими документами организации  выглядит следующим образом:

. Получение (отдача) указания  на разработку документа, его  уяснение (уточнение).

. Разработка проекта документа.

. Согласование содержания  проекта документа с заинтересованными  должностными лицами.

. Корректировка документа  по результатам согласования  и его оформление.

. Проверка правильности  оформления документа, его подписание (представление на подпись) и  утверждение.

. Тиражирование и регистрация  документа.

. Упаковка и отправка (рассылка) документа.

На рис. 2 показана взаимосвязи  документов в организации.

Рис. 2 - Взаимосвязи документов канцелярии

Документопоток характеризуется  следующими основными параметрами:

-содержанием или функциональной  принадлежностью;

-структурой;

-режимом или цикличностью;

-направлением;

-объемом.

Содержание документопотока  характеризуется составом документов, входящих в него, и составом информации, закрепленной в этих документах.

Структура документопотока  описывается признаками, в соответствии с которыми может быть осуществлена классификация документов и их индексация, сформирована система научно-справочного  аппарата по документам организации. В  значительной степени структура  документопотоков соответствует функционально-целевому назначению составляющих его документов.

Режим или цикличность  документопотока определяется изменением во времени его информационной нагрузки. Такие изменения обычно связаны  с цикличностью планирования и подведения итогов работы, сезонным уменьшением  деловой, политической и управленческой активности, внутренними ритмами  работы организации.

Направление документопотока  зависит от содержания конкретного  технологического звена обработки  документов: регистрируемые и нерегистрируемые документы, документы, по которым осуществляется и не осуществляется контроль исполнения службой ДОУ и т.д. На направление  документопотока влияет также способ оценки и удостоверения составляющих этот поток документов: согласование, утверждение, ознакомление и другие. (27. с. 100)

Объем документопотока измеряется физическим количеством документов (подлинников и копий), который  может быть конкретизирован или  дополнен объемом содержащейся в  документах информации, выраженной в листах, знаках, количестве поручений, исполнителей и т.д.

Количество документов всех потоков составляет объем документооборота организации.

Объем документооборота - это  количество документов, поступивших  в организацию и созданных  ею за определенный период.

Величина документооборота нужна для:

-расчета необходимой численности  делопроизводственного персонала;

-расчета эффективности  применения средств механизации  и автоматизации делопроизводства;

-определения загруженности  делопроизводственного персонала,  в том числе секретаря руководителя  и секретаря структурного подразделения.

В целом объем документооборота показывает загруженность всего  управленческого аппарата, т.к. всем его работникам приходится иметь  дело с документами.

При подсчете документооборота рекомендуется отдельно учитывать  документы и их копии, выражая  это число дробью, где в числителе  количество обрабатываемых в организации  документов, а в знаменателе количество их копий. Например, 10814/15375.

Подсчет ведется обычно по регистрационным формам входящих, внутренних (обычно по видам) и исходящих документов. При этом следует учитывать, что  в большинстве организаций, как  правило, учитывается лишь число  зарегистрированных входящих документов, а документы, не подлежащие регистрации, редко подсчитываются, хотя их количество значительно превышает количество зарегистрированных документов. Внутренние документы также далеко не всегда регистрируются. Например, докладные  и объяснительные записки, справки  и т.п. и поэтому их количество точно подсчитать трудно. Кроме того, в настоящее время снятие копии  с документов значительно упрощено. Ксерокопировальные аппараты стоят  во многих отделах и полученные копии, естественно, не учитываются. Поэтому  с большой долей уверенности  можно сказать, что повсеместно  сведения об объеме документооборота в организации занижены, так как  методика учета документов несовершенна.

Так например через канцелярию центрального офиса Национального  банка Украины за год проходит: 16 тыс. единиц входящих документов (помимо этого еще порядка 8 тыс. документов поступают децентрализовано непосредственно  в подразделения банка), 25 тыс. писем  граждан, 24 тыс. единиц исходящих документов. При этом список данных документов непосредственно в канцелярии храниться  в течении 3 лет для 90% документов, а оставшиеся 10% в течении 5 лет. Тексты документов хранятся в канцелярии (в  архивном отделе канцелярии) до конца  текущего года, далее они передаются в архив на долговременное хранение. Передача документов на архивное хранение может осуществляться и более  мелкими порциями, несколько раз  в год.

Документооборот Государственной  думы имеет несколько больший  объем - 90-120 тыс. документов в год. Документооборот  Дома правительства Российской федерации  составляет 90-110 тыс. документов в год (эти цифры приведены без учета  писем граждан). Характерные сроки  хранения перечня документов для  этих организаций - 5 лет для думы и 1 год для аппарата правительства. Далее все документы передаются в архив. К сожалению подразделение  по типам документов в этих организациях не известно. Можно считать то, что  входящие и исходящие представлены примерно в равных пропорциях.

Карточка документа занимает примерно 2 Кб на диске (цифра характерная  для сложной карточки документа  в DOCS Open). Еще 1Кб на карточку занимает ее индекс. Таким образом под один документ на диске требуется 3 Кб дискового пространства для данных. Учитывая то, что крупная организация имеет поток порядка 50-100 тыс. документов в год и карточка документа храниться в течении 3 лет, то для хранения 150-300 тыс. документов потребуется примерно от 0.5 до 1 Мб на диске.

Основными целями исследования документопотоков организации являются:

-повышение эффективности  управленческой деятельности;

-ускорение движения документов  в организации;

-уменьшение трудоемкости  обработки документов.

Для анализа и фиксации движения документов достаточно простым  и наглядным средством является составление графических оперограмм и маршрутно-технологических карт, в которых поэтапно отражаются операции, проводимые с документами, их исполнители, порядок выполнения операций. Маршрутно-технологические  карты могут быть дополнены временными, а также финансовыми затратами  на каждом этапе прохождения документов. Кроме оперограмм и маршрутно-технологических  карт для наглядного представления, быстрого изучения порядка составления  и обработки отдельных документов, а также обучения этому вновь  принятого персонала с минимальными затратами могут быть использованы и другие методы наглядного представления  движения документной информации: технологические  цепочки, графики, схемы, документограммы  и т.д. При необходимости также  могут применяться и более  сложные методы обработки собранных  сведений, например, построение информационных моделей.

После получения результатов  анализа структуры документооборота можно проводить оптимизацию  документооборота, рационализируя его.

Основным результатом  работы канцелярии являются отчеты, которые  она предоставляет руководству  предприятия о потоке документов на предприятии. Отчеты условно можно  разделить на две большие группы:

Оперативные. Они выводятся  или ежедневно или еженедельно. Основное их назначение - получить объективную  картину информации для оперативного управления.

Аналитические. Они служат для анализа общей картины  документооборота на предприятии. Типичные периоды вывода отчетов данной группы - месяц, квартал, полугодие, год.

Рассмотрим основные отчеты, т.е. такие отчеты, которые присутствуют практически в каждой канцелярии.

Оперативные отчеты

Назначение данного вида отчетов - получение информации для  оперативного управления предприятием. Они готовятся на различную глубину - от одного дня и до недели. Основное их содержание - список работ, которые  должны быть завершены в ближайшее  время. Получатели отчетов - ответственные  исполнители и руководство предприятия. Отчеты бывают сводными и индивидуальными. Индивидуальные отчеты представляют собой  сводку работ, находящихся в компетенции  того или иного должностного лица. Сводный отчет - это список работ, находящихся в стадии завершения на заданный период времени (возможно разделенный на отдельные подразделы по различным признакам). Сводные  отчеты поступают к руководству  предприятия или к руководству  канцелярии для общего контроля за процессом делопроизводства. Индивидуальные отчеты поступают непосредственно  к исполнителям или контролирующим лицам. При рассмотрении отчетов  не производится их группировка (т.е. на самом деле отчетов может быть и меньше, если использовать специализированные фильтры). У каждого оперативного отчета должен быть фильтр, задающий интервал времени в который происходит окончание работ. Данные этого фильтра помещаются в заголовок отчета. Типичными примерами таких отчетов могут являться:

-Завершающиеся работы  по исполнителям

-Сводный отчет по подразделениям  организации

-Сводный отчет по контрагентам

-и т.д.

Аналитические отчеты

Аналитические отчеты выдают информацию о проделанной работе. Хотя существуют достаточно стандартные  формы отчетов каждая организация  может захотеть иметь собственные  формы отчетов (в том числе  и матричные). Данные отчеты служат для планирования работы организации  в дальнейшем, для анализа номенклатуры предприятия списка контрагентов и  т.д. аналитические отчеты могут  выдаваться по отдельным структурным  подразделениям организации. Отчеты должны давать картину работы предприятия  за определенный период времени. Следовательно  в фильтр отчета нужно ввести параметр - время анализа. В нем можно  задавать или произвольный интервал времени или фиксированный и  понятный интервал времени:

-За месяц (указывается  месяц и год, по умолчанию  текущий).

-За квартал (по умолчанию  текущий квартал).

-За год (по умолчанию  текущий год).

Аналитические отчеты выдаются сравнительно редко. Часто их оформляют  в виде отдельного издания и распространяют по всей организации. В связи с  этим к ним предъявляется достаточно высокие требования по качеству оформления. В общем случае они должны включать логотипы предприятия, гербы и прочую графическую символику. Примеры  таких отчетов: