Совершенствование функций управления

МИНИСТЕРСТВО  СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ  УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«СМОЛЕНСКАЯ ГОСУДАРСТВЕННАЯ СЕЛЬСКОХОЗЯЙСТВЕННАЯ АКАДЕМИЯ» 
 

Кафедра управление организацией 
 
 
 

Курсовая  работа

по дисциплине «Менеджмент организации» на тему:

«Совершенствование  функций управления» 
 
 

                                                                                                                           Выполнила: студентка 35 группы                                                                                                       Тимофеева Виктория Евгеньевна

                                                                           Проверила:  к.э.н. Хлусова И.А.

  
 
 
 
 

Смоленск  – 2011 год

Содержание 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение

      Менеджмент - современная система управления предприятием, действующая в условиях рыночной экономики. Термин «Менеджмент» по сути является аналогом термина « управление», его синонимом. Однако есть отличие. Управление относится к живой и неживой сфере. Например, управление техникой, биологическими процессами, государством. Т.е. управление является  более широким понятием. Менеджмент применяется только в управлении социально-экономическими системами. Менеджмент это самостоятельный вид профессионально осуществляемой деятельности для достижения намеченных целей путем рационального использования материальных и трудовых ресурсов. Система менеджмента – это совокупность различных составляющих элементов: принципов управления, функций, методов, технологий, информационного обеспечения, материального, технического обеспечения в условиях АСУ, а также правового обеспечения.

     Основными составляющими любой организации  являются люди, входящие в данную организацию, задачи, для решения которых данная организация существует, и управление, которое формирует, мобилизует и  приводит в движение потенциал организации  для решения стоящих перед  ней задач.

  Любая организация может быть представлена как открытая система, встроенная во внешний мир. На входе организация получает ресурсы из внешней среды, на выходе она отдает ей созданный в организации продукт.

 Поэтому  жизнедеятельность организации  состоит из трех основополагающих  процессов:

1. Получение сырья и ресурсов из внешнего окружения

2. Изготовление продукта

3. Передача продукта во внешнюю среду

Все эти  три процесса являются жизненно важными  для организации. Если хотя бы один из процессов прекращается, организация  далее уже не может существовать. Ключевая роль в поддержании баланса  между этими процессами, а также  в мобилизации ресурсов организации  на их осуществление принадлежит  менеджменту. Именно для решения  этих задач существует управление в  организации, и именно это является основной ролью, которую играет управление в организации.

     В данной работе рассмотрены функции  современного менеджмента.

     Цель  данной работы - раскрытие основных функций менеджмента и обоснование актуальности реализации этих функций на конкретном предприятии, предложения как усовершенствовать эти функции для более эффективного производства.

     В задачи входит раскрытие  реализации на практике основных  функций менеджмента: планирования, организации, стимулирования, мотивации  и контроля.

     При выполнении работы я буду опираться  на данные текущей документации

ООО «Криста» и некоторые источники теоретической информации (учебники).

    Результатом работы будет анализ функционирования организации с точки зрения выполнения в ней основных функций менеджмента и внесение предложений по улучшению реализации этих функций, что должно повысить эффективность деятельности организации.

     
 

1…

1.1…Понятие  функции,аппарата  управления

      Производство  без должного управления превращается в полный хаос. По мере роста предприятия, усложняется и приобретает официальный  характер и его аппарат управления.

      Аппарат управления – орган организационной  структуры, предназначенный для  реализации задач менеджмента посредством  выполнения функций управления силами специалистов для достижения организацией поставленных целей.

      Служащие  системы менеджмента специализируются в одной из указанных сфер, и  осуществляют руководство данным направлением.

     В общем понятии функция – это  от латин. functio — выполнение работы.1. Явление, зависящее от другого и  изменяющееся по мере изменения этого  другого явления (книжн.). 2. Переменная величина, меняющаяся в зависимости  от изменения другой величины (мат.). Величина давления газа есть функция  величины его объема. 3. Работа, производимая органом, организмом (биол., физиол.). Отделение  слюны является основной функцией слюнной  железы. 4. перен. Обязанность, круг деятельности чего-н., подлежащая исполнению работа (книжн.). Служебные функции. Исполнять  свою функцию в обществе. Функции  государственного управления. 5. Значение, назначение, роль (книжн.). Ф. математического  знака. Ф. родительного падежа [16]

     Необходимость выделения функций управления, отделения управленческих функций от неуправленческих связана с преимуществами специализации деятельности.

Управление  в организации — это процесс, состоящий из последовательных действий по реализации функций управления для  того, чтобы сформулировать и достичь  ее цели (целей).

     Функциями управления называют управленческие действия,  направленные на решение конкретных производственных и социальных задач для достижения целей организации[2] .

     Функции управления можно также определить как виды управленческой деятельности, необходимые для организации  и руководства тем или иным объектом (организацией, предприятием, подразделением, группой) для осуществления  целенаправленной деятельности по достижению желаемого результата. Содержание функции  управления отражает две стороны  управленческой деятельности. Во-первых, функция определяет необходимые  действия (что необходимо делать) и, во-вторых, раскрывает конкретное содержание этих действий (как это делать).

     Концепция разделения управленческого труда  менеджеров сформулирована школой административного  управления. Основоположник этой школы  А. Файоль выделил ряд функций  как видов управленческой деятельности, осуществляемой менеджерами, в том  числе: предвидение, организация, распорядительная деятельность, координация и контроль. Одновременно он разделил всю работу, выполняемую руководителем в  процессе его деятельности, на определенные группы: административная и производственная деятельность, финансы, охрана труда, учет и контроль, коммерческая деятельность. Существуют и другие подходы к  функциональному разделению управленческой деятельности и специализации труда  менеджеров. Кроме того, начиная  с А. Файоля, в поле зрения исследователей управления находится проблема определения (оптимизации) соотношения организаторских, технических (специальных) и социальных способностей и знаний, необходимых  для руководителей различных  уровней управленческой иерархии.

     В современном менеджменте можно  выделить два подхода к классификации  функций управления.

     Первый  подход предусматривает выделение  общих, универсальных функций управления. Он отражает содержание процесса управления в любой организации и не зависит  от специфики объекта управления. Функции могут быть классифицированы следующим образом: планирование, организация, мотивация, контроль.

     Отдельные авторы дополнительно выделяют как  самостоятельные универсальные  функции управления координацию  и регулирование. Функция координации  фактически осуществляется в процессе реализации функций планирования и  организации, а функция регулирования  дублируется функциями контроля и планирования.

     Второй  подход базируется на первенстве критериев, определяющих особенности объекта  управления. В рамках этого подхода  выделяется система частных функций управления конкретным объектом.

     Конкретные  функции управления - часть общей  функции управления, содержащая сравнительно однородный состав задач управления и обособливаемая в интересах  специализации управленческого  труда и повышения на этой основе эффективности управления.

     Конкретные  функции управления группируются по определенным признакам объекта  управления. Например, в управлении предприятием такими признаками являются воздействия: на все сферы деятельности предприятия, на отдельные стадии производственного  процесса, на отдельные факторы производства.

     Состав  конкретных функций управления в  системе управления компанией определяет состав функциональных органов управления.

     Состав  конкретных функций управления зависит  главным образом от масштаба организации  и степени диверсификации деятельности: чем больше масштаб организации  и разнообразнее ее деятельность, тем уже специализация менеджеров и в большей степени дифференцируются конкретные функции. Так, из функции рационализации производства и технологии может быть выделена функция координации технических разработок; функция маркетинга может быть расчленена на функции: маркетинговые исследования, реклама, сбыт, послепродажное обслуживание; не исключено, что целесообразно выделить конкретную функцию связи с общественностью и т. д. На предприятиях малых масштабов нет необходимости в узкой специализации менеджеров и конкретные функции укрупняются.

     Специальная функция управления есть подфункция конкретной функции, ориентированная  на достижение определенной цели деятельности, то есть на достижение установленных  стратегической программой (планом) конечных результатов деятельности по соответствующей  конкретной стратегии (направлению  деятельности).

     Состав  специальных функций, принадлежащих  к той или иной конкретной функции, определяет ответственность конкретного  органа управления за достижение тех  или иных целей.

     Состав  специальных функций, принадлежащих  к различным конкретным функциям (органам управления) но ориентированных  на одну и ту же цель, определяет зоны ответственности функциональных органов  управления за достижение данной цели (H. Kpyглoвa).

      Управление  персоналом. Управление персоналом включает в себя целую систему. Система работы с персоналом – это совокупность взаимосвязанных действий по обеспечению управления в труде определенного качества и количества. Такая система предполагает не только формальную организацию работы с персоналом (подбор, расстановка, контроль и пр.), но и совокупность факторов социально- психологического, неформального характера.

      Маркетинг. Маркетинг – это система управления, которая и в методологическом, и в организационном отношении ориентирована на рынок. Существует несколько признаков маркетинга:

    1. Состояние и динамика спроса и конъюктуры рынка определяют все процессы функционирования и развития рынка.
    2. Обеспечение условий для максимального приспособления производства к требованиям рынка, структуре спроса, тенденциям его изменения.
    3. Активное воздействие на клиентов и потребителей посредством рекламы и формирования имиджа фирмы
    4. Поиск и реализация конкурентных преимуществ.
    5. Стратегия и тактика управления определяются условиями рынка. Чаще всего это максимизация потребления, высокая степень удовлетворения потребителя, формирование структуры потребностей, выбор потребителя.

     В итоге маркетинг является одним  из эффективных типов управления в современных условиях развития экономики.

        Управление  финансами. Управление финансами заключается в грамотном владении и распоряжении денежными средствами компании или организации.

  В рамках менеджмента рассматриваются  общие универсальные функции  в соответствии с первой классификацией. Специфические управленческие функции  в соответствии со второй классификацией рассматриваются в рамках специальных  дисциплин (организация производства, управление инновационной деятельностью  и др.) [17].

     Наиболее  важными считаются общие функции, поэтому их мы рассмотрим более подробно в пункте 1.2 

1.2. Общие функции управления и их взаимосвязь

     Основными функциями управления являются планирование, организация, мотивация и контроль. Эти функции реализуются на всех уровнях управления (высший, средний  и нижний уровни) и во всех видах  деятельности организации. Содержание этих функций и сложность управленческой деятельности на каждом уровне управления определяется конкретным перечнем задач, их спецификой и объемом.

     Рассмотрим  подробнее приведенные выше универсальные  функции управления.

1. Прогнозирование и планирование.

     Экономическое прогнозирование – это предвидение  хода экономического развития на предстоящий  период для конкретной организации.

     Планирование  – это разработка плана, определяющего  то, чего нужно достичь и какими рычагами, сообразуясь со временем и пространством.[4]

     В широком смысле слова планирование – это деятельность по выработке  и принятию управленческого решения. План как система взаимосвязанных  решений, направленных на достижение желаемого  результата, предусматривает следующее:

     Цели  и задачи. На современном этапе  экономического развития осуществляется стратегия рыночной экономики, высшая цель которой – неуклонный подъем материального и культурного  уровня жизни народа, создание лучших условий для всестороннего развития личности на основе дальнейшего повышения  эффективности всего общественного  производства.

     Пути  и средства. Для достижения поставленных целей выбираются методы совокупности взаимосвязанных действий.

     Ресурсы, необходимые для выполнения поставленных задач. Цели и задачи, поставленные в плане, должны увязываться с  материальными, финансовыми и трудовыми  ресурсами.

     Пропорции. Поддержание пропорциональности между  отдельными элементами производства –  важнейшее условие его эффективности.

     Организация выполнения плана и контроль. Устанавливается  связь плановой работы с конечной целью производства, удовлетворением  потребностей общества.

Существует три основных типа планирования:

     Стратегическое  планирование (высший уровень) – это  попытка взглянуть в долгосрочной перспективе на основополагающие составляющие организации; оценить, какие тенденции  наблюдаются в ее окружении; определить, каким вероятнее всего будет  поведение конкурентов. Главная  задача планирования на этом уровне состоит  в том, чтобы определить, как организация  будет вести себя в своей рыночной нише.

     Тактическое планирование (средний уровень) –  это определение промежуточных  целей на пути достижения стратегических целей и задач. В основе стратегического  планирования лежат идеи, которые  были рождены при стратегическом планировании.

     Оперативное планирование (низший уровень) – это  основа основ планирования. В оперативных  планах стандарты деятельности, описание работ и т.п. вписываются в такую  систему, при которой каждый направляет свои усилия на достижение общих и  главных целей организации.

     Эффективность планирования зависит от того, какими принципами руководствуются при  составлении планов.

     Полнота планирования – учитываются все  события и ситуации, которые могут  иметь значение для развития организации.

     Точность  планирования – использование современных  методов и средств для обеспечения  точности прогнозов.

     Ясность планирования – формулировки планов должны быть доступны всем членам организации.

     Непрерывность планирования – планирование это  не одноразовый акт, а непрерывный  процесс.

     Экономичность планирования – расходы на планирование должны соизмеряться с выгодой от планирования. [5]

2. Функция организации

     Реализация  планов требует организации, которая  представляет следующий этап менеджмента.

Под организацией понимается процесс:

  • Определение рациональных форм разделения труда;
  • Распределение работы среди работников, групп работников и подразделений;
  • Разработки структуры органов управления;
  • Регламентация функций, подфункций, работ, операций;
  • Установление прав и обязанностей органов управления и должностных лиц;
  • Подбора и расстановки кадров.

   Функцию организации можно рассматривать  в двух аспектах: во-первых, как процесс  создания системы, во-вторых, как процесс  ее совершенствования, упорядочения.

   Организация работ – функция, которую должны осуществлять все руководители –  независимо от ранга. Однако, хотя смысл  этой концепции состоит в делегировании  прав и обязанностей для разделения труда по горизонтали и вертикали, решение о выборе структуры организации  в целом почти всегда принимается  руководством высшего звена. При  этом задача менеджеров состоит в  том, чтобы выбрать такую организационную  структуру, которая лучше всего  отвечает целям и задачам организации, позволяет ей эффективно взаимодействовать  с внешней средой, продуктивно  распределять и направлять усилия своих  сотрудников.

   Структура не может оставаться неизменной, потому что меняется как внешнее, так  и внутреннее ее окружение.[6]

   Тем не менее, организация управления основывается на ряде основных принципов:

  • Принцип разделения труда. Основной смысл – все виды деятельности предприятия должны быть так определены и сгруппированы, чтобы максимально способствовать достижению поставленных задач. Важно, чтобы сгруппированные виды деятельности соответствовали способностям и побуждениям сотрудников, которые будут их выполнять.

   Для преодоления отрицательных последствий  узкой специализации труда, целесообразно  расширение зоны труда, ротация (чередование) работ и привлечение сотрудников  к принятию касающихся их решений (стратегия  участия).

  • Скалярный принцип. Относится к цепочке прямых должностных отношений руководителей и подчиненных в масштабе всей организации. Всегда должно быть лицо, обладающее верховной властью в организации. Чем отчетливее линия должностной связи высшего управляющего с каждым из подчиненных, тем эффективней процесс принятия решения и коммуникации.
  • Принцип диапазона управления. Для каждой управленческой должности существует предельное число сотрудников, которыми в состоянии эффективно руководить один человек.

   Еще одной важной характеристикой организации  управления является уровень централизации (децентрализации) полномочий (власти).

   Централизация – концентрация прав на принятие решения  на высшем уровне управления организацией. Децентрализация – передача прав низшим уровням управления.[7]

3. Мотивация и стимулирование.

     Мотивация – это процесс побуждения себя и других к деятельности для достижения личностных целей и целей организации.

     Теории  мотивации основаны на определении  потребностей человека и их структуры. Потребность – это осознание  отсутствия чего-либо, вызывающее побуждение к действию.

     К числу таких теорий относят теории Маслоу, МакКлелланда и Герцберга.[8]

  • Теория А. Маслоу:

     Потребности делятся на первичные (физиологические, безопасности и защищенности) и вторичные (социальные, уважение, самовыражение).Поведение  человека определяет самая нижняя неудовлетворенная  потребность.После того как потребность  удовлетворена, ее мотивирующее воздействие  прекращается.

  • Теория МакКлелланда:

   Три потребности, мотивирующие человека, - это потребность власти, успеха и  принадлежности.

   В настоящее время важны эти  потребности высшего порядка, поскольку  потребности низших уровней, как  правило, уже удовлетворены.

  • Теория Герцберга:

   Потребности делятся на гигиенические факторы  и мотивации. Наличие гигиенических факторов всего лишь не дает развиваться неудовлетворению работой.

   Мотивации, которые примерно соответствуют  потребностям высших уровней Маслоу и МакКлелланда, активно воздействуют на поведение человека.

   Для того чтобы эффективно мотивировать подчиненных, руководитель должен сам  вникнуть в сущность проблемы.

   В связи с тем, что существуют различные  пути мотивации, менеджер должен:

  • во-первых, установить набор критериев (принципов), которые наиболее сильно влияют на поведение сотрудника;
  • во-вторых, создать атмосферу, благоприятную для мотивации работников;
  • в-третьих, активно общаться со своими сотрудниками, поскольку для того, чтобы был полностью мотивирован и работал с полной отдачей, он должен четко представлять себе, чего от него ждут.[9]

   Система стимулирования – это совокупность взаимосвязанных и взаимодополняющих  стимулов, воздействие которых активизирует деятельность человека для достижения поставленных целей.

   Стимулы делятся на материальные и нематериальные.

   Материальные, в свою очередь, делятся на денежные (заработная плата, доплаты, надбавки, ссуды и льготные кредиты) и не денежные, состоящие из социальных (мед. обслуживание, страхование, путевки, питание, подарки и т.п.) и функциональных (улучшение организации труда, улучшение  условий труда).

   Нематериальные  стимулы состоят из социально-психологических (общественное признание, похвала, поддержка  и одобрение), творческих (повышение  квалификации, стажировки и командировки) и стимулов свободного времени (гибкий график работы, доп. отпуск). [10]

   Таким образом, мотивация зависит от потребностей, ожидания и восприятия работниками  справедливого вознаграждения за выполненную  работу.

4. Контроль.

     Контроль, как правило, ассоциируют с властью, «командованием», «поймать», «уличить», «схватить». Такое представление  о контроле уводит в сторону от главного содержания функции контроля.

     В сомом общем виде контроль можно  представить как процесс соизмерения (сопоставления) фактически достигнутых  результатов с запланированными.[11]

     Контроль  – одна из ведущих функций управления. Существует множество формулировок определений функции контроля. Одна из них – контроль – это процесс  обеспечения достижения организацией своих целей.

     Контроль  способствует успешному функционированию предприятия. Без контроля совместной деятельности на предприятии начинается хаос.

     Посредством функции контроля выявляются проблемы, что позволяет скорректировать  деятельность организации для предотвращения кризисного положения. Контроль позволяет фиксировать ошибки, сознательные и несознательные нарушения и исправлять их до того, как они возникнут на пути достижения цели. Вместе с тем контроль позволяет определить, какая деятельность на пути достижения цели была наиболее эффективна.[12]

     Эффективное сочетание различных видов контроля с учетов параметров внешней и  внутренней среды – залог успешного  функционирования организации.[13]