Совершенствование информационного обеспечения организации

Содержание

Введение

В современных  условиях важной областью стало информационное обеспечение, которое состоит в  сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. Передача информации о положении и деятельности фирмы  на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми  взаимосвязанными подразделениями  фирмы осуществляются на базе современной  электронно-вычислительной техники  и других технических средств связи.

Организация информационного обеспечения стратегического  планирования, сложившаяся к настоящему времени в организациях, не всегда отвечает современным требованиям. Рыночные условия хозяйствования изменили приоритеты использования информационных ресурсов от фискальных функций к информационному обеспечению планирования.

Для принятия эффективных управленческих решений  в условиях динамичного развития рыночной экономики предприятию  требуется целесообразная система  информационного обеспечения, объективно отражающая сложившуюся экономическую  ситуацию.

Выбранная тема курсовой работы является наиболее актуальной на сегодняшний день, так как хорошее информационное обеспечение это не только залог успеха и конкурентоспособности фирмы, но и порой выступает как средство выживания в условиях конкуренции. Повышение требований мобильности управления, географическая и диверсификационная глобализация сбыта и поставок, значительное увеличение количества и роли заказных производств, резкое увеличение интереса к управлению издержками на фоне роста конкуренции, необходимость решения задач сбыта и логистики мелкими и средними производителями привели к существенному росту роли использования информационных ресурсов в управлении и планировании деятельности.

Основной целью курсовой работы является изучение информационного обеспечения деятельности предприятия.

Основными задачами курсовой работы являются:

- изучение понятия и значения информационного обеспечения;

- рассмотрение механизма информационного обеспечения;

- изучение показателей формирования прибыли предприятия;

- отражение оценки показателей финансовой деятельности ООО «Эксперт»;

- анализ информационного обеспечения деятельности предприятия;

- отражение путей совершенствования информационного обеспечения предприятия.

Методы  исследования: статистический, математический, сравнительный, расчетно-конструктивный, графический, анализа и синтеза.

Объектом  исследования курсовой работы является организация ООО «Эксперт».

Предмет исследования: экономические отношения, связанные с информационным обеспечением, направленные на повышение эффективности программы его развития.

Информационной базой курсовой работы являются Гражданский Кодекс РФ, Налоговый Кодекс РФ, Законы РФ, Указы Президента РФ, Постановления Правительства РФ, а также труды современных экономистов по изучаемым вопросам, таких как Золоторева Г.Н., Ковалев В. В., Савицкая Г.В., статистическая отчетность исследуемого предприятия.

1.Теоретические аспекты  информационного обеспечения организации.

1.1.Изучение источников  средств массовой информации.

Средства массовой информации (СМИ) — средство донесения информации (словесной, звуковой, визуальной) по принципу широковещательного канала, охватывающее большую (массовую) аудиторию и действующее на постоянной основе.

К СМИ относятся:

- Печатные издания (пресса): газеты, журналы

- Электронные СМИ: телевидение, радио, сетевые издания.

С течением времени рассмотрение СМИ  как «информирующих» ушло в прошлое: в зависимости от угла рассмотрения используются эпитеты «развлекающие» и даже «формирующие» (общественное мнение). Развитие механизма обратной связи, то есть наличие формальной возможности  влияния или выражения своего мнения со стороны слушателей, зрителей и читателей придаёт СМИ характер не однонаправленной коммуникации. Если рассматривать данное понятие с  позиции социологии, то СМИ являются частью более широкой сферы СМК (средств массовой коммуникации).

Первопроходцами изучения СМК являются Ч. Кули, Р. Парк, У. Липпман и многие другие.

Согласно российским источникам, СМИ  имеют следующие признаки:

- массовость (применительно к законодательству Российской Федерации, 1000 и более экземпляров для газет, журналов и рассылок);

- периодичность, которая не должна быть меньше одного раза в год;

- принудительность: один источник сигнала (вещатель, редакция) — много слушателей.

Согласно ст. 2 закона РФ от 27 декабря 1991 года № 2124-I «О средствах массовой информации» СМИ — это совокупность таких субъектов массовой коммуникации, как:

- периодическое печатное издание: газета, журнал, альманах, бюллетень, иное издание, имеющее постоянное название, текущий номер и выходящее в свет не реже одного раза в год,

- радио-,

- теле-,

- видеопрограмма,

- кинохроникальная программа,

- иная форма периодического распространения массовой информации.

К СМИ в России не относятся: стенгазеты, малотиражные издания, библиотеки, Интернет в целом: интернет-блоги, чаты, форумы, конференции и т. д.

Каждое из этих средств информации обладает своими особенностями в  области производства и подачи сведений.

1.2. Информирование специалистов  внутри организации.

Внутренняя информационная политика является важнейшим инструментом влияния  на поведение персонала. Если люди, работающие в организации, плохо  информированы по вопросам, имеющим  для них первостепенное значение, это резко снижает их настрой  на работу с высокой отдачей. Потребность  в том, чтобы быть информированным, преодолеть состояние неопределенности, неясности в отношении наиболее значимых для себя вопросов, является одной из базовых потребностей человека. Информирование работников затрагивает  не только технические, но и эмоциональные  аспекты работы.

Основными требованиями к внутренней информационной политике организации  являются следующие:

- сотрудники должны обладать  самой свежей детальной и общей  информацией по основным ключевым  областям, в которых они работают (вся информация должна быть  под рукой, "на расстоянии одного  нажатия клавиши мышки");

- к информации должны иметь  доступ не только высшее руководство,  но и менеджеры среднего звена,  а также рядовые сотрудники  компании (работники организации  не должны ждать, когда им  предоставят информацию, правда, при  этом должна быть определена  черта, разграничивающая доступ  и защиту информации);

- информационные системы должны  предоставлять персоналу динамичную, достоверную и полную информацию, а не статичные данные;

- информационные системы должны  иметь удобный и логичный "интерфейс  пользователя" (каждый сотрудник  компании должен чувствовать,  что система ориентирована именно  на его потребности и не  требует от него дополнительных  усилий);

- сотрудники должны иметь возможность  легко отслеживать все ключевые  показатели, от которых зависит  их эффективность и информированность.

Для построения эффективной системы  информирования необходимы:

1) правильное определение содержания  и объемов информации, которую  надо доводить до персонала  и получать от него;

2) правильное определение конкретных  получателей информации;

3) время, сроки получения информации, периодичность;

4) адекватные методы донесения  информации до конкретных исполнителей;

5) формы предоставления информации  от сотрудников руководству, т.к.  ошибки в их определении могут  привести к потере и искажению  информации.

Эффективно работающая система  коммуникаций позволяет установить прозрачность во взаимоотношениях между  менеджментом компании, транслируемыми целями организации и специалистами, в т.ч. работающими с клиентами. Как следствие - высокая управляемость компании, чуткое реагирование на изменение ситуации на рынке, более высокое качество обслуживания клиентов, повышение мотивации персонала, вовлеченность в управление организацией. С построением системы внутренних коммуникаций создаются единая система ценностей, единый язык и стандарты работы, что наиболее важно для крупных компаний, особенно для тех, кто имеет развитую филиальную сеть.

Эффективная система информирования предполагает построение оптимальных  каналов распространения информации, создание правил работы с информацией, контроль соблюдения этих правил, а  также разработку и осуществление  мероприятий по соблюдению правил работы с информацией. Если система обеспечивает своевременное и без искажения  получение информации персоналом, информация не теряется, то это можно считать  дополнительным конкурентным преимуществом  компании на рынке.

Сотрудники должны верить тому, что  информация, которую они получают, точная и отражает самый высокий  уровень знания и мышления и их компании. Это особенно важно в  отношении информации, распространяемой в организации по иерархии снизу  вверх.

Эффективная система информирования предполагает двустороннюю связь. С  одной стороны, руководство информирует  персонал, а с другой - получает информацию от сотрудников. В процессе работы обмен  информацией осуществляется еще  и непосредственно между сотрудниками компании и ее подразделениями. Для того чтобы люди могли обмениваться друг с другом информацией, особенно информацией негативного характера, нужна культура общения с высоким уровнем доверия. Недоверие препятствует обмену информацией из-за опасения возможных последствий.

1.3. Информационные материалы  из других источников.

Информация является важнейшим  основанием для любого действия организации и тем более исследования. Информационная работа составляет от трети до половины всего объема деятельности. По оценкам некоторых западных специалистов, отсутствие соответствующей системы информационных связей в нашей стране ежегодно обходится обществу в колоссальную сумму — 80—90 млрд руб. потерь.

Информация бывает первичной и  вторичной. Первичная информация чаще всего получается в результате специальных  полевых (рыночных) исследований и моделирования, осуществленных в любом случае со специальной целью решить данную конкретную проблему. Вторичная информация — это либо данные, полученные из других (обычно внешних) источников, либо собственная информация, полученная ранее по другому поводу, с другими  целями. Вторичную информацию дешевле  и быстрее можно получить, ее легко  использовать, для большей достоверности  всегда можно сослаться на авторитетные источники, к тому же она позволяет  проверить получаемые первичные  данные и повысить эффективность  их использования. В целом, по мнению некоторых специалистов, в 17 из 20 случаев  вторичной информации оказывается  достаточно для принятия ответственных  решений. Но дело в том, что в море информации о России пока мало профессиональных данных, а официальная, в том числе ведомственная и региональная статистика до сих пор не заслужила уважения серьезных специалистов. К тому же вторичная информация, к сожалению, разрознена, редко представлена системно, а самое главное, далеко не всегда отражает цели предстоящих действий организации, их конкретные объекты и условия их существования и развития.

Рассмотрим информационные материалы из других источников.

Источниками международной информации являются данные международных организаций (Международный валютный фонд, Европейская  организация по сотрудничеству и  развитию, ООН); законы, указы, постановления  государственных органов различных  стран; выступления государственных, политических и общественных деятелей; данные официальной статистики, периодической  печати, результаты научных исследований и т.п. Особый тип источников информации представляют собой международные  специализированные классификации (например, Стандартная продуктовая классификация SPK и Стандартная отраслевая классификация SIK), другая информационная продукция органов стандартизации, как международных, так и национальных. Достаточно полную информацию о фирмах содержат публикации Центра ООН по ТНК, а также ежегодники, издаваемые Европейской экономической комиссией ООН. Однако в целом публикации о фирмах, подготовленные экономическими организациями системы ООН, имеют эпизодический характер.

Регулярными источниками информации выступают: периодическая печать, справочники  по фирмам, статистические ежегодники, годовые отчеты о деятельности фирм, сообщения торгово-промышленных палат  и союзов предпринимателей, информация о работе отраслей, иные источники  информации, включая ресурсы компьютерных сетей, итоги переписи населения  и др.

Справочники по фирмам. Здесь можно получить систематизированные сведения об истории компании, ее производственной базе, результатах производственной и торговой деятельности, составе правления и наблюдательного совета, о персональных связях руководителей компании, ее почтовом и электронном адресе, а также выяснить, какие фирмы производят, продают или покупают тот или иной вид услуг и даже получить обзор развития экономики определенной развивающейся страны, планы экономического развития, сведения о правительственных органах и т.п.

Сведения, помещаемые в справочниках, черпаются исключительно из опубликованных материалов и содержат только ту информацию, которую сами фирмы считают нужным довести до общего сведения.

Справочники издаются ежегодно в основном частными специализированными издательствами, союзами предпринимателей, торговыми  палатами во всех развитых капиталистических  странах. Срок устаревания информации — один-два года.

В зависимости от характера и  объема публикуемой информации справочники  по фирмам (как международные, так  и национальные) можно разделить  на следующие виды: товаро-фирменные и отраслевые (оба этих типа источников информации особенно значимы для маркетинговых исследований), адресные, по акционерным обществам, общефирменные, о финансовых связях между фирмами. Издаются также директорские и биографические справочники, публикующие сведения о представителях делового мира, на основе которых, в частности, можно установить связи между отдельными фирмами.

Общенациональные российские справочники  такие, как «Регистр РАУ-Пресс», «Независимые производители товаров и услуг», «Вся промышленность России», «Справочник  российского коммерсанта», справочники  серии «Резерв» и др., содержат большой  объем информации о предприятиях, фирмах и организациях России, действующих  в различных отраслях промышленности и в сфере услуг.

Статистические ежегодники. Госкомстат РФ издает как ежегодники, так и  ежемесячники с названиями типа «Социально-экономическое  положение Российской Федерации  в феврале 2002 года». Аналогичные  издания можно встретить (а можно  и не встретить) по регионам и отраслям. Регулярно публикуются сборники по результатам переписей населения и выборочных обследований.

Вместе с тем приходится признать, что на сегодняшний день в России нет ни одного органа, учреждения или  компании, располагающих полной структурированной  информацией о ведущих российских производителях товаров и услуг.

Сообщения торгово-промышленных палат, союзов предпринимателей. Определенный объем информации о российских и  иностранных фирмах можно получить через ТПП РФ, в частности с  помощью Единой информационной сети ТПП РФ. Эта сеть призвана представлять сведения об отечественных и зарубежных предприятиях, о потенциальных партнерах, об экспортных и импортных возможностях российских и зарубежных фирм. Можно  использовать следующие базы данных ТПП РФ:

• «Восточноевропейский бизнес», охватывающая более чем 50 тыс. восточноевропейских фирм и компаний;

• «Деловая панорама», содержащая данные по более чем 36 тыс. предприятий и организаций СНГ;

• «Деловое сотрудничество», созданная на основе специализированной анкеты, содержащей подробную информацию о предприятии.

Информация о работе отраслей. Публикуется  Госкомстатом РФ, а также отраслевыми  комитетами и министерствами, однако уменьшение их численности, приобретение ими межотраслевого статуса не способствуют развитию этого источника информации.

Другие источники информации. В  этом качестве могут выступать судебные решения, сборники постановлений арбитражного суда, публикуемые издательством  «Юридическая литература».

Идут в дело проспекты и буклеты  с выставок и ярмарок, прайс-листы.

Нельзя осудить и использование  информации из словарей и энциклопедий — по крайней мере, для предварительной  ориентации в той или иной проблеме.

Диалоговые базы данных. В современном  развитии предпринимательства все большую роль начинают играть базы данных, работающие в режиме диалога с клиентом. База данных стала важным инструментом так называемого прямого маркетинга. Диалоговые базы данных позволяют проследить поведение потребителей в прошлом и прогнозировать график последующих заказов. Они являются эффективным инструментом продвижения товара на рынок, организации перекрестной рекламы, обработки клиента, завоевания его доверия. Располагая информацией о переходе клиента от покупок товаров одной марки к другой, они позволяют оценить возможности дальнейших приобретений с помощью различных математических процедур. Но здесь имеются психологические барьеры, которые приводят к протестам против чрезмерного распространения данных, касающихся личной жизни индивида.

Диалоговые базы данных способствуют совершенствованию классических методов  анализа целевых групп потребителей как минимум в трех направлениях:

• во-первых, позволяют определять реакцию клиентуры (каждый выбор  соответствует тому или иному  микросегменту);

• во-вторых, дают возможность регистрировать миграцию клиентов по разным сегментам  рынка;

• в-третьих, служат научным фундаментом  прогнозов развития рынка.

2. Анализ состояния информационного  обеспечения организации при  помощи средств массовой информации.

2.1.  Анализ состояния информационного  обеспечения организации при  помощи средств массовой информации

В документационном обмене ООО «Эксперт» в соответствии с организационной структурой задействовано 5 отделов. Согласно своим функциям, каждый отдел разрабатывает соответствующие документы, которые передает в другие отделы, а также внешним организациям и предприятиям.

Процесс управления в ООО «Эксперт» корректно рассматривать как сочетание следующих трех режимов принятия решений:

Стратегический  уровень предполагает выявление проблемных областей в различных сферах деятельности организации, анализ и прогноз долгосрочных тенденций ее развития; анализ и прогноз общественно-политических тенденций и создание системы уравновешивания различных влияний внешней среды. На данном уровне генерируются методы решения проблем, разрабатываются концептуальные подходы, оптимизируются модели и сценарии развития организации.

На оперативном  уровне производится мониторинг и анализ текущего состояния элементов социально-экономической и общественно-политической сфер, формируются планы реализации концепций, моделей и сценариев развития, осуществляется оперативный контроль и корректировка выполнения планов и проектов.

Чрезвычайное  управление предполагает одновременно прогнозирование и предотвращение экстремальных ситуаций, создание сценариев их возникновения и развития, непрерывный мониторинг характеристик и показателей потенциально опасных природных, техногенных, социально-политических факторов и обеспечение организационно-технических вопросов осуществления управления в экстремальных условиях.

Маршруты  работы с входящими и исходящими документопотоками в ООО «Эксперт» представлены в таблице 2.1.

Таблица 2.1

Маршруты  работы с входящими и исходящими документопотоками

Немного иначе состоит процесс работы с исходящей документацией. Первым этапом можно считать инициирование  проекта исходящего документа, который  осуществляется путем выдачи задания  исполнительным директором, руководителем  подразделения или вызвано необходимостью в ответе на полученный документ самим  адресатом. Далее производится согласование проекта документа с заинтересованными  подразделениями внутри организации. Все необходимые замечания по данной разработке прикрепляются к  отдельному файлу, отправляются вместе с копией электронного файла проекта  документа на подпись. Зарегистрированный документ, в зависимости от адресата, распечатывается и передается в  бумажном виде посредством различных средств коммуникации (почта, электронная почта, факс).

Последующее управление первичной обработки входящей деловой корреспонденции включает:

- проверку целостности упаковки и вложений принятой корреспонденции;

- проверку правильности адресования;

- вскрытие конвертов (упаковки посылок, бандеролей) ;

- распределение корреспонденции на регистрируемую и нерегистрируемую;

- простановку штампов с отметкой «Входящий № __» на документах, подлежащих регистрации (учет документов);

- заполнение регистрационных карточек (журналов, книг и т.п.) (регистрация документов).

Исследование  движения внутренней документации в  ООО «Эксперт» показало, что важный этап «Регистрация на предприятии» в схеме движения документов отсутствует, что приводит к потере документов на бумажных носителях и увеличивает срок прохождения документов по маршруту.

Работа  с внутренней документацией производится в ООО «Эксперт» как в электронном виде и с электронными файлами документов, так и на бумажных носителях, и начинается с момента получения указания на разработку документа или в случае возникновения необходимости в ответе на полученную корреспонденцию.

Информационно-аналитическое  обеспечение управления ООО «Эксперт» является распределенной информационно-управленческой системой, обеспечивающей сбор, обработку и представление информации, предназначенной для достоверного информационно-аналитического обеспечения принятия управленческих решений.

Документооборот представлен в таблице 2.2.

Таблица 2.2 - Документооборот ООО «Эксперт» по данным 2010 года

Таким образом, объем документооборота в ООО «Эксперт» по данным 2010 года составляет 1608 документов, из них 34,6% приходится на подлинники и 65,4% на копии документов.

Структура подлинных документов представлена на рис. 4.

Рис. 4. Структура документооборота ООО «Эксперт»

Наибольшая  доля в документообороте предприятия  приходится на внутренние документы (48,12%), только 21,73% документов – исходящих.

Объем документооборота незначительный.

Динамика  документооборота за 2010 год представлена на рис. 5.

Рис. 5. Динамика документооборота за 2010 г.

Данные  рисунка 5 показывают, что наблюдается  тенденция роста документооборота ООО «Эксперт».

Объем документооборота в 2010 году по сравнению с 2009 вырос  на 8,9%, а в 2009 году по сравнению с 2008 годом – всего 5,0%.

Анализ  документооборота кадровых документов выявил, что в ООО «Эксперт» используются следующие документы:

1. Приказы  по личному составу (внутренние).

2. Документы  к приказам по личному составу  – трудовые книжки, заявления  (входящие).

3. Приказы  о командировании, направлении на  стажировку (внутренние и исходящие).

4. Справки  о работе и заработной плате  сотрудников (исходящие)

5. Справки  вызовы из учебных заведений  (входящие)

6. Медицинские  заключения, санитарные книжки (входящие)

В структуре  документооборота кадровых документов наибольшая доля приходится среди входящих - медицинские заключения (санитарные книжки), среди исходящих – на справки о работе и заработной плате.

Проанализировав состояние информационного обеспечения  ООО «Эксперт» можно выделить, что в основном организация использует внутренние документы, что способствует снижению конкурентоспособности данного  предприятия, так как для большего развития необходимо пользоваться внешними источниками: журналы, выставки, газеты, телевидение и т.п. В этом поможет информационно-консультационная служба (далее ИКС), целью деятельности которой является повышение эффективности и устойчивости агропромышленного производства на основе освоения достижений научно-технического прогресса, передового опыта и доведение до субъектов АПК научной, технологической и рыночной информации.

Только  владея информацией, можно создать  конкурентоспособную продукцию, повысить качество и объемы производства, постоянно  совершенствовать технологии.