Совершенствование информационного обеспечения управления турфирмой

Введение

Для принятия эффективных  управленческих решений в условиях динамичного развития рыночной экономики  предприятию требуется целесообразная система информационного обеспечения, объективно отражающая сложившуюся  экономическую ситуацию. Выбранная  тема является наиболее актуальной на сегодняшний день, так как хорошее  информационное обеспечение это  не только залог успеха и конкурентоспособности  фирмы, но и порой выступает как  средство выживания в условиях жесткой  конкуренции.

Информационное обеспечение  управления - это связь информации с системами управления предприятием и управленческим процессом в  целом. Оно может рассматриваться  не только в целом, охватывая все  функции управления, но и по отдельным  функциональным управленческим работам, например прогнозированию и планированию, учету и анализу. Это дает возможность оттенить специфические моменты, присущие информационному обеспечению функционального управления, раскрыв в то же самое время его общие свойства, что позволяет направить исследования вглубь. В современных условиях важной областью стало информационное обеспечение, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. Передача информации о положении и деятельности фирмы на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми взаимосвязанными подразделениями фирмы осуществляются на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средств связи.

Цель данной курсовой работы: совершенствование информационного обеспечения управление турфирмой.

Использование для этого  автоматизированных систем, безусловно, наилучший (если не единственно возможный) путь.

Задачи:

- определить сущность и  назначение информационного обеспечения

- автоматизация деятельности туристских фирм

- изучить, как используются информационные системы на российском туристском рынке

1 Теоретические основы  информационного обеспечения управления  предприятием

1.1 Сущность и  назначение  информационного обеспечения

Важнейший фактор повышения  эффективности производства в любой  отрасли является улучшение управления. Совершенствование форм и методов  управления происходит на основе достижений научно-технического прогресса, дальнейшего  развития информатики, занимающейся изучением  законов, методов и способов накопления, обработки и передачи информации с помощью различных технических  средств.

Различные информационно-технические  новшества следует воспринимать как средство сокращения и удешевления  аппарата управления. Так, например, появление  телефона, радио, телевидения, персональных компьютеров, локальных компьютерных сетей и глобальной сети Интернет приводило в свою очередь к  совершенствованию системы информационного  обеспечения управления предприятием. В конечном итоге роль информации в организационном управлении фирмой постоянно возрастает, что связано  с изменениями социально-экономического характера, появлением новейших достижений в области техники и технологий, результатами научных исследований. Научно-техническая революция выдвинула информацию в качестве важнейшего фактора производственного процесса. Информационный процесс необходим как непременное условие работы современной техники, как средство повышения качества рабочей силы, как предпосылка успешной организации самого процесса производства. От совершенствования информационного обеспечения возможны следующие положительные результаты:

1) Возможная экономия расходов  за счёт снижения:

- фонда заработной платы;

 - коммунальных услуг

- стоимости программного  обеспечения

- расходов на почту

- расходов на оформление  договоров

- расходов на перераспределение  сырья.

2) Устранение возможных  расходов в будущем

- избежание будущего роста численности персонала

- уменьшение требований  к обработке данных

- снижение стоимости обслуживания

3) Возможные нематериальные  выгоды

- улучшение качества информации

- повышение производительности

- улучшение и ускорение  обслуживания

- новые производственные  мощности

- более уверенные решения

- улучшение контроля

- уменьшение просроченных  платежей

- полное использование  программного обеспечения

          Ведущая роль в информационном обеспечении анализа принадлежит бухгалтерскому учету и отчетности, где наиболее полно отражаются хозяйственные явления, процессы, их результаты. Своевременный и полный анализ данных, которые имеются в учетных документах (первичных и сводных) и отчетности, обеспечивает принятие необходимых мер, направленных на улучшение выполнения планов, достижение лучших результатов хозяйствования. С расширением компьютерной техники появились и новые машинные источники информации. К ним относятся данные, которые содержатся в оперативной памяти компьютера, на гибких дисках, а также выдаются в виде разнообразных машинограмм. К внеучетным источникам информации относятся документы, которые регулируют хозяйственную деятельность, а также данные, которые не относятся к перечисленным ранее. Туристские предприятия как правила представлены небольшим количеством от 3-х и более , на каждый хозяйственный субъект. Они ориентированы на то чтобы организовать своё информационное обеспечение для сбора анализа, а для этого нужны универсальные продукты которыми пользуются абсолютно все предприятия. В их число входят следующие документы:

1) Официальные документы,  которыми обязан пользоваться  субъект хозяйствования в своей  деятельности: законы государства,  указы президента, постановления  правительства и местных органов  власти, приказы вышестоящих органов  управления, акты ревизий и проверок, приказы и распоряжения руководителей  предприятия.

2) Хозяйственно-правовые  документы: договора, соглашения, решения  арбитража и судебных органов,  рекламации.

3) Решения общих собраний  коллектива, совета трудового коллектива  предприятия в целом или отдельных  ее подотделов.

4) Материалы изучения передового  опыта, полученные из разных  источников информации (Интернет, радио,  телевидение, газеты и т.д.).

5) Техническая и технологическая  документация.

6) Материалы специальных  обследований состояния производства  на отдельных рабочих местах (хронометраж,  фотография и т.п.).

7) Устная информация, которая  получена во время встреч с  членами своего коллектива или  представителями других предприятий.

           К организации информационного обеспечения анализа предъявляется ряд требований. Это аналитичность информации, ее объективность, единство, оперативность, рациональность и др. Смысл первого требования заключается в том, что вся система экономической информации независимо от источников поступления должна соответствовать потребностям руководителя, т.е. обеспечивать поступление данных именно о тех направлениях деятельности и с той детализацией, которая в этот момент нужна руководителю для всестороннего изучения экономических явлений и процессов, выявления влияния основных факторов и определения внутрихозяйственных резервов повышения эффективности производства. Поэтому вся система информационного обеспечения должна постоянно совершенствоваться. Это очевидно в сегодняшней практике организации учета, планировании и статистики на предприятии. Там постоянно пересматриваются формы документов, их содержание, организация документооборота, появляются принципиально новые формы накопления и сохранения данных (имеется в виду компьютерная техника). Все изменения диктуются не только собственно требованиями учета или планирования. Они в значительной степени подчинены необходимости информационного обеспечения для выработки управленческих решений. Экономическая информация должна достоверно, объективно отражать исследуемые явления и процессы. Иначе выводы, сделанные по результатам анализа, не будут соответствовать действительности, а разработанные аналитиками предложения не только не принесут пользы предприятию, но могут оказаться вредными. Следующее требование, предъявляемое к организации информационного потока, - это единство информации, поступающей из разных источников (планового, учетного и внеучетного характера). Из этого принципа вытекает необходимость устранения обособленности и дублирования разных источников информации. Это означает, что каждое экономическое явление, каждый хозяйственный акт должны регистрироваться только один раз, а полученные результаты могут использоваться в учете, планировании, контроле и анализе. Эффективность анализа может быть обеспечена только тогда, когда есть возможность оперативно вмешиваться в процесс производства по его результатам. Это значит, что информация должна поступать к аналитику как можно быстрее. В этом и состоит сущность еще одного требования к информации - оперативность. Повышение оперативности информации достигается применением новейших средств связи, обработкой ее на компьютере и т.д. Одно из требований к качеству информации - это обеспечение ее сопоставимости по предмету и объектам исследования, периоду времени, методологии исчисления показателей и ряду других признаков.

       И наконец, система информации должна быть рациональной (эффективной), то есть требовать минимума затрат на сбор, хранение и использование данных. С одной стороны, для комплексного анализа любого экономического явления или процесса требуется разносторонняя информация. При ее отсутствии анализ будет неполным. С другой стороны, излишек информации удлиняет процесс ее поиска, сбора и принятия решений. Из данного требования вытекает необходимость изучения полезности информации и на этой основе совершенствование информационных потоков путем устранения лишних данных и введения нужных.

     Таким образом, информационная система должна формироваться и совершенствоваться с учетом перечисленных выше требований, что является необходимым условием повышения действенности и эффективности управления. 

1.2 Автоматизация деятельности туристских фирм

       Необходимость автоматизации процессов управления уже стала аксиомой, но проблемными  по прежнему остаются методика и обстоятельства перехода на новые технологии. Любая автоматизация турфирмы предполагает внедрение в ее деятельность автоматизированных рабочих мест, благодаря которым будет реализован комплекс обеспечивающих и функциональных информационных технологий, обеспечивающих выполнение тех или иных задач управления. Целью автоматизации турфирмы является информационная поддержка формирования и принятия решений менеджментом.   

В настоящее время на российском туристском рынке можно выделить следующие этапы автоматизации типовой турфирмы:

1) Применение стандартного  программного обеспечения, например  использование программ Word, Excel, Power Point, Outlook, готовых баз данных Access, программ-переводчиков, бухгалтерии, финансовых, систем управления документами, знаниями;

2) Применение специальных  типовых информационных технологий  управления в туризме: «Мастер – Тур», «Само – Тур» и другие;

3) Использование глобальных  компьютерных систем бронирования: «Amadeus», «Galileo», «Sabre» и другие;

4) сопряжение типовых информационных  технологий управления с системами  бронирования;

5) участие в электронной  торговле или электронном бизнесе.     

Разнообразные информационные технологии управления, используемые в туризме (программные комплексы, сопряженные с глобальными компьютерными  системами бронирования и локальными программами типа бухгалтерских  или программ рассылки факсов) позволяют все бизнес процессы в туризме превратить в электронные, для реализации безбумажных технологий, технологий обмена информацией по электронной почте и возможностей Интернета.    

Выбор турфирмами программных  продуктов и специфика их использования  зависят от ряда факторов, в частности:

а) от направления деятельности турфирмы, совокупности решаемых задач, исходной технологии, суммарного объема продаж, финансового состояния турфирмы;

б) от осведомленности руководства  турфирмы о программном обеспечении, существующем на рынке информационных технологий управления в туризме, о  его достоинствах и недостатках;

в) от режима работы компьютеров (автономный или сетевой).

При выборе программного обеспечения  целесообразно обратить внимание на следующие моменты:

а) на известность и надежность - зарекомендовавшие себя информационные технологии управления, опыт внедрения  которых накоплен в разных турфирмах, как правило, гарантируют отсутствие узких мест;

б) дружелюбность, простота, стандартность интерфейса. Интерфейс - способ общения человека и программ, поэтому к нему предъявляется  ряд требований, в частности, простота, понятность, стандартность;

в) приемлемая стоимость информационной технологии управления турфирмой и  ее обслуживания.

      Полная стоимость автоматизации турфирмы складывается из стоимости программного обеспечения, техники, обучения, услуг обслуживания. В этой стоимости можно выделить сумму, которая сразу будет израсходована на приобретение техники и программного продукта, и сумму постоянных расходов на обслуживание техники и программного продукта. Сравнивать разные информационные технологии следует только по их полной стоимости или стоимости владения.    

Существующие в настоящее  время программы автоматизации  работы турфирм можно условно  разбить на три класса:

1) программы автоматизации  работ, которые обеспечивают внутреннюю  деятельность турфирмы, без автоматизации  поддержания внешних взаимосвязей. Предполагается создание локальной  вычислительной сети, баз данных, которые располагаются на центральной  мощной машине-сервере, куда обеспечивается  сетевой доступ пользователей  с их автоматизированных рабочих  мест;

2) программы автоматизации  включают возможности программ  первого класса, а также позволяют  туроператору осуществлять модемную  связь в пакетном режиме с  другими турагенствами;

3) программы автоматизации,  базирующиеся на использовании  глобальных телекоммуникационных  сетей. В этом случае базы  данных о турпродукте той или иной турфирмы размещаются в информационных узлах глобальной сети обеспечивают удаленный доступ в режиме on-line.

      В настоящее время на российском туристическом рынке для автоматизации турфирм активно продвигаются типовые информационные технологии управления, основной целью которых является обслуживание деятельности этих турфирм. Уже накоплен положительный опыт внедрения информационных технологий в сотнях турфирм, за годы развития и эксплуатации они приобрели высокий уровень функциональности и избавились от узких мест. Пока еще не все российские турфирмы используют специальные информационные технологии управления, но почти все они имеют автоматизированный в той или иной степени офис, где работает в основном стандартное программное обеспечение. Одной из важнейших и жизненно важных для руководителей любого уровня проблем является использование информационных технологий в разработке управленческих решений. Современный уровень развития бизнеса предъявляет принципиально новые требования к информационному обслуживанию, в том числе обеспечение скорости передачи информации, ее актуальности, достоверности и своевременности предоставления конечному пользователю. В острой конкурентной борьбе выживают и добиваются успеха те организации, в которых руководство владеет умением принимать эффективные решения, используя дополнительные возможности, которые дают современные  информационные технологии.

      Современные технологии организации информационных процессов связаны, прежде всего, с использованием компьютерных технологий. Под компьютерными информационными технологиями понимается процесс, использующий совокупность методов и средств реализации операций сбора, регистрации, передачи, накопления и обработки информации с помощью компьютеров и компьютерных сетей для решения управленческих задач экономического объекта. компьютеров и современного программного обеспечения.

      В современных условиях компьютерные информационные технологии являются основой управленческой деятельности фирмы. Возрастание объемов информации в контуре управления, потребность в ускорении и более сложных способах ее переработки приводит к  необходимости автоматизированной обработки информации, то есть внедрения компьютерных информационных технологий. Широкое применение персональных компьютеров, обеспечивающих облегченный доступ к базам данных и базам знаний, использование интеллектуальных технологий и систем дают специалисту реальные возможности для выполнения аналитических, прогнозных функций, подготовки управленческих решений в современном технологическом режиме обработки информации. Использование современных достижений в области компьютерных технологий в сфере управления обеспечивает повышение качества экономической информации, ее точности, объективности, оперативности и, как следствие этого, возможности принятия своевременных управленческих решений на основе моделирования, анализа и прогнозирования. Таким образом, одно из главных преимуществ современных компьютерных технологий - возможность оперативно и оптимально управлять предприятием.

      Сегодня  компьютеры и соответствующее программное обеспечение радикально изменяют методы и технологию обработки информации. Компьютеры обеспечивают оборудование для хранения и изготовления информации. Компьютерные программы, являются наборами руководств по обслуживанию, которые управляют работой компьютеров. Компьютеры и программы для них – это инструментальные средства и материалы современных информационных технологий, но они сами по себе не могут производить нужную для организации информацию. Основная цель компьютерной информационной технологии – получать посредством переработки первичных данных информацию нового качества, на основе которой вырабатываются оптимальные управленческие решения. В современных условиях информатизации и компьютеризации быстрое развитие туристского бизнеса в России требует нового подхода к обработке информации и процессу принятия решений. Деятельность организационных систем в туристском бизнесе, сопровождающаяся процессом генерации большого объема информации и требующая оперативной обработки для принятия решений, может осложняться рядом факторов, таких как передача неполной, неточной или ошибочной информации, непостоянство характеристик и условий функционирования самих систем, наличие человеческого фактора, т.е. участие людей, обладающих свободой действия.

      Анализ существующего программного обеспечения для туристских предприятий показывает, что подавляющая масса программ предоставляет возможность для ввода, редактирования и хранения информации о турах, гостиницах, клиентах, расписании транспортных средств и поступлении заявок. Все они без исключения дают возможность печатания множества различных документов – от анкет, ваучеров и списков туристов до описания гостиниц, туров и т.д. Большинство программных продуктов позволяют контролировать оплату туров, печатать платежные документы, вести учет мест в гостинце и на транспорте. Одной из важных функций подобных программ является также автоматический расчет стоимости туров с учетом индивидуальных и групповых скидок, комиссионных, курсов валют и других факторов. Что же касается такого важного направления в использовании современных компьютерных технологий, как анализ деятельности фирмы, помощь в принятии решений, то следует отметить, что системы такого рода еще не нашли должного применения, хотя их создание является, безусловно, актуальным.

      Применение компьютерной технологии в туристском процессе улучшает управляемость (ускоряются циклы управления), обеспечивает рост интеллектуальных возможностей всей системы управления, улучшает качество управления за счет системы использования банков данных, экспертных систем и прогноза принимаемых решений. Основным направлением деятельности туристской организации является процесс разработки и продвижения туристского продукта на рынок.  Процесс разработки нового туристского продукта является наиболее ответственным, поэтому именно этот этап нуждается в создании программного продукта, обеспечивающего информационную поддержку процесса принятия решения. Для принятия решения наиболее важным является: во-первых, быстрота процесса принятия решения; во-вторых, обоснованность выбора маршрута, транспортных средств, места проживания и т.д., для чего необходимо создание модели, позволяющей варьировать возможные варианты маршрутов, просчитывать наиболее выгодные; осуществлять ценовую проработку; прогнозировать спрос и популярность новых туров; проводить модельный эксперимент, имитирующий «экспериментальный заезд». Успешное функционирование фирмы  на рынке туристского бизнеса практически немыслимо без использования современных информационных технологий. Специфика технологии разработки и реализации турпродукта требует таких систем, которые в кратчайшие сроки предоставляли бы сведения о доступности транспортных средств и возможностях размещения туристов, обеспечивали бы быстрое резервирование и бронирование мест, а также автоматизацию решения вспомогательных задач при предоставлении туруслуг (параллельное оформление таких документов, как билеты, счета и путеводители, обеспечение расчетной и справочной информацией и др.). Это достижимо при условии широкого использования в туризме современных компьютерных технологий обработки и передачи информации.

      На рынке программных продуктов представлено несколько компьютерных систем, позволяющих автоматизировать внутреннюю деятельность туристской фирмы. Как правило, эти системы обеспечивают ведение справочных баз данных по клиентам, партнерам, гостиницам, транспорту, посольствам, а также ведение туров и учет платежей, прием заказов и работу с клиентами, формирование выходных документов и т.д. Практически все программные комплексы обеспечивают формирование бухгалтерской  отчетности и часто экспорт-импорт данных в специализированные бухгалтерские программы, такие, как 1С и др. Наряду с автоматизацией туристских фирм ведется аналогичная разработка программ автоматизации деятельности гостиниц, ресторанов и других предприятий туристского бизнеса. Применение информационных систем в этой области приводит к существенным изменениям в менеджменте, а также повышает качество обслуживания.

Современные компьютерные информационные технологии способны кардинально изменять методическую, информационную и технологическую  составляющие управленческих процессов  и осуществлять их на качественно  новом, более эффективном уровне. В настоящее время  еще существует ряд объективных факторов, оказывающих сдерживающее действие на темпы их внедрения в России, к которым можно отнести следующие: экономическую нестабильность, «пробелы» в законодательном обеспечении, недостаточность образования управленческих кадров в сфере информационных технологий, дефицит специалистов в области информации, недостаточное государственное финансирование научно-исследовательских и практических разработок, связанных с НИТ, пока ещё явное отставание, по сравнению с Западом, в области развития средств вычислительной техники и связи. Наряду с перечисленными проблемами, существует еще масса других проблем, таких как:  недостаточная компетентность как руководства всех уровней управления предприятием, так и рядовых работников управленческой сферы в отношении вопросов автоматизации (внедрения новых информационных систем и технологий); приверженность традиционному подходу в сфере управления. И хотя многие руководители и специалисты понимают, что время требует новых подходов к реализации большинства задач, но воплощать их на практике не торопятся. Это касается как типовых задач, так и принципиально новых задач.

Еще одна проблема – анализ существующей системы управления на предприятии. Несмотря на то, что данная проблема достаточно подробно освящена в литературе и необходимость  такого рода исследований уже неоднократно доказывалась отечественными и зарубежными  учеными, предприятия весьма неохотно соглашаются на проведение подобной работы, причем только тогда, когда  избежать ее уже нельзя. Например, осуществление  таких работ является обязательным условием внедрения корпоративных  систем управлении. И, как следствие, необходимость организационной перестройке предприятия, как в производственном, так и в управленческом секторе.

Хотя большинство пакетов  программ предусматривают настройку  на существующую организационную структуру, тем не менее, нельзя утверждать, что «приспособление» пакета под нужды существующей организации является рациональным. Как показывает жизнь, роль информационных технологий в туризме велика, ведь именно информация является объектом деятельности туристской фирмы.

     Учитывая возрастающую роль компьютерных технологий в туризме, создана Ассоциация содействия туристским технологиям (АСТТ), призванная объединить ведущих разработчиков и популяризаторов информационных технологий, чтобы совместными усилиями подготовить участников туррынка к внедрению и эффективному использованию современных средств ведения бизнеса по средствам:

- внедрение средств автоматизации, существенно сокращающее менее продуктивно затрачиваемое время, которое является источником самой большой неудовлетворенности интеллектуальных работников;

- привлечение будущих пользователей к выбору и созданию новых автоматизированных мест, учет их мнения;

- отказ от стремления к немедленному всеобщему одобрению новых средств и соответствующих перемещений персонала, которые могут привести к снижению уровня вспомогательных служб;

-    внедрение в первую очередь легких прикладных задач с обязательным проведением интенсивного курса обучения будущих пользователей.

Постепенность внедрения  предполагает реализацию первичной, базовой  системы, расширение круга пользователей, увеличение числа прикладных задач, интеграцию. Результат внедрения  компьютерных информационных технологий – экономия времени специалистов. Единственный способ получения ощутимого  экономического эффекта от экономии времени – переориентация этого  времени на достижение конкретных целей  данного подразделения, определяемых общей стратегией фирмы. 
         Известное изречение «Кто владеет информацией, тот владеет миром» как никогда актуально для сферы туристского бизнеса, для которой характерны такие черты, как оперативность, надежность, точность, высокая скорость обработки и передачи информации во многом определяют эффективность управленческих решений в этой области. Компьютерные информационные технологии будут стремительно эволюционировать и дальше, давая толчок в развитии науки экономических и управленческих информационных технологий и приобретая все большую значимость как важнейший инструмент научно-технического и социально-экономического развития общества.

2 Анализ использования информационных систем на российском туристском рынке

2.1 Программный комплкс САМО-Тур

Программный комплекс Само-Тур. Комплекс предназначен для оказания помощи менеджеру при работе с клиентами турфирмы:

-выбор стандартного или подбор индивидуального маршрута

-подбор периода тура

-формирование анкет туриста

-бронирование услуг тура

-оформление скидок, комиссий, доплат и формирование суммарной стоимости тура для клиента или партнера

Комплекс снабжен справочниками  партнеров, отелей, рейсов, услуг, размещения, цен, блоков номеров в отелях, блоков мест на транспорте и блоков мест в туре. На основании выборок из справочников реализуется формирование пакетов услуг – описание маршрута тура, набора услуг в каждом пункте маршрута, создание заездов.

По заявкам клиентов распечатываются  ваучер, путевка ТУР-1, авиабилеты, страховые  полисы, анкеты в посольства для  получения визы, заявки на бронирование и списки туристов.

Заявка клиентов имеет  статус «оплачено-неоплачено», что  позволяет вести контроль оплаты на любой период времени, в том  числе по партнеру и в целом  по туру. На основании заявок генерируются бухгалтерские документы – счет, счет – фактура, приходный кассовый ордер. На основании документов формируется книга продаж. Оплаченные заявки включаются в книгу продаж

База заявок используется для статистического анализа  и анализа эффективности рекламы, в частности.

Комплекс имеет возможность  подключения к Интернету для  удаленного оформления заявок турагентов туроператором.

В качестве средства обработки  запросов при коллективной работе используется программа Windows SQL Server.

Программный комплекс Мастер-Тур

Комплекс позволяет формировать  турпродукт, просчитывать ожидаемую прибыль от реализации по туру и  размер комиссионных агенту, комплектовать группы туристов , генерировать весь набор документов для оформления продажи услуги: авиаперелет, трансферт, проживание в гостинице, несколько экскурсий, визы, страховка и специфические для тура дополнительные услуги.

Комплекс реализован в  виде двух модулей: туристского и  финансового.

Туристский модуль реализует  функции формирования и реализации турпродукта, работы с партнерами и выхода в Интернет. В режиме администратора производится разграничение прав доступа к информационной базе – менеджер продаж, как правило, получает право только продажи, но не формирования готового продукта.

Финансовый модуль предназначен для формирования ведомостей расчетов с агентами, партнерами, отражения  движения средств по кассе, оценки затрат и финансовых результатов по заезду и в целом по предприятию.