Совершенствование информационных технологий
Федеральное государственное автономное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«СИБИРСКИЙ ФЕДЕРАЛЬНЫЙ
Институт управление бизнес-процессами и экономики
Кафедра экономики и менеджмента
КУРСОВОЙ ПРОЕКТ
«Информационные технологии управления»
«Совершенствование информационных технологий»
(на примере финансового отдела радиостанции «NRJ Красноярск»)
Студент
________
Преподаватель
Содержание:Введение
В настоящее время главное место в экономике организаций занимает развитие информационных технологий. Успех практически любого предприятия состоит в том, чтобы организация работала как слаженный механизм.
С появлением информационных технологий все большее количество процессов прошло автоматизацию. С каждым годом сильнее ощущается потребность в них – без хорошей, отлаженной техники, программного обеспечения, обученного к работе с ней персонала невозможно конкурировать на рынке. Одной из наиболее важных характеристик эффективности деятельности организации является наличие хорошей информационной технологии, позволяющей работать всем подразделениям предприятия достаточно быстро, правильно и без сбоев.
В данном курсовом проекте
рассматриваются возможности
1. Организационно-экономическая сущность финансового отдела радиостанции «NRJ Красноярск»
Радиостанция «NRJ Красноярск» является довольно известной спутниковой радиостанцией, работающей в диапазоне FM на частоте 103,3. Вещание ведётся на все регионы России. Обеспечивается уверенный приём на всей территории России. Некоторые радиолюбители за рубежом также принимают эту радиостанцию.
Радиостанция «NRJ Красноярск» является частью акционерного общества «Энергия» и располагается в Красноярске. Передающие антенны и сами передатчики, обеспечивающие вещание радиопередач, территориально находятся в г. Москве.
Руководит радиостанцией генеральный директор, назначенный советом директоров, возглавляющих холдинг «Энергия». Генеральный директор имеет двух заместителей:
-финансовый директор;
-заместитель директора по общим вопросам.
В состав радиостанции входят следующие отделы:
-финансовый отдел;
-информационный отдел;
-программный отдел;
-производственный отдел;
-технический департамент;
-региональный отдел;
-PR-отдел;
-бухгалтерия.
1.1 Характеристика основных элементов финансового отдела радиостанции «NRJ Красноярск»
1.1.1 Цели и задачи финансового отдела радиостанции «NRJ Красноярск»
Финансовый отдел создается и ликвидируется приказом генерального директора радиостанции «NRJ Красноярск». Отдел подчиняется непосредственно заместителю генерального директора – финансовому директору радиостанции «NRJ Красноярск»
К задачам финансового отдела относятся:
1. Осуществление единой
политики предприятия в
2. Организация финансовой деятельности предприятия с целью наиболее эффективного использования всех видов ресурсов в процессе производства и реализации продукции (работ, услуг) и получения максимальной прибыли.
3. Контроль за использованием
оборотных средств предприятия,
4. Разработка учетной и налоговой политики.
5. Выработка кредитной политики предприятия.
6. Обеспечение своевременности налоговых платежей, расчетов с кредиторами и поставщиками.
1.1.2 Организационная структура финансового отдела радиостанции «NRJ Красноярск»
Организационная структура финансового отдела
1.1.3 Основные функции финансового отдела радиостанции «NRJ Красноярск»
В соответствии с основными задачами на финансовый отдел возлагаются следующие функции:
1. Управление движением финансовы
2. Разработка финансовой
стратегии предприятия и базы
для его финансовой устойчивост
3. Подготовка материалов для составления бизнес-плана предприятия.
4. Работа по привлечению заемных средств.
5. Взаимодействие с
кредитными учреждениями по
6. Составление и предоставление кредитных заявок и квартальных кассовых планов в банки и кредитные учреждения.
7. Организация работы по заключению договоров о предоставлении кредитов.
8. Финансовое оформление полученных кредитов.
9. Работа по своевременному погашению займов и возврату полученных кредитных средств в установленные сроки.
10. Обеспечение выполнения кредитных планов, включая выплату процентов за кредит.
11. Работа с ценными
бумагами (приобретение акций,
12. Оформление финансово-
13. Ведение оперативного
учета финансовых, расчетных и
кредитных операций, выполняемых
предприятием по счетам в
14. Обеспечение своевременности оплаты счетов поставщиков и подрядчиков за отгруженные материальные ценности (выполненные работы, оказанные услуги) в соответствии с заключенными договорами.
15. Организация работы по перечислению платежей и взносов по налогам и сборам в федеральный бюджет, бюджеты субъектов Российской Федерации, местный бюджет, в государственные внебюджетные социальные фонды.
16. Составление и предоставление
в налоговые органы
17. Осуществление мероприятий
по укреплению финансовой
18. Контроль за правильностью
составления и оформления
19. Обеспечение достоверности финансовой информации.
20. Осуществление контроля за выполнением финансовых планов структурными подразделениями.
21. Составление и предоставление руководству предприятия:
- сведений о поступлении денежных средств;
- отчетов о ходе выполнения финансовых, кредитных и кассовых планов;
- информации о финансовом состоя
22. Обеспечение выполнения финансовых, кредитных и кассовых планов.
23. Контроль за:
- выполнением финансовых планов и бюджета, кредитных и кассовых планов, планов по прибыли и по иным финансовым показателям;
- правильным и эффективным расходованием денежных средств;
- соблюдением кассовой дисциплины;
24. Участие в определении
финансовых условий в
1.1.4 Основные бизнес-процессы финансового отдела радиостанции «NRJ Красноярск»
Основными бизнес-процессами являются:
- Разработка финансовой стратегии;
- Заключение договоров о предоставлении кредитов и выполнение кредитных планов;
- Осуществление финансово-расчетных и банковских операций;
- Предоставление руководству данных о финансовой деятельности организации.
1.2 Характеристика обеспечивающих элементов финансового отдела радиостанции «NRJ Красноярск»
1.2.1 Информационное обеспечение финансового отдела радиостанции «NRJ Красноярск»
К информационному обеспечению рассматриваемого отдела можно отнести:
- распорядительные документы;
- приказы;
- счета;
- договоры;
- служебные записки
и другую информацию, поступающую из других отделов.
1.2.2 Документационное и методическое обеспечение финансового отдела радиостанции «NRJ Красноярск»
К документационному обеспечению отдела относятся:
- действующее законодательство;
- приказы Министерства финансов;
- приказы и указания министерства по налогам и сборам;
- устав радиостанции «NRJ Красноярск»;
- приказы генерального директора;
- правила и нормы охраны труда и промышленной безопасности;
- требования государственных и межгосударственных нормативных документов;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- приказы Центробанка;
- положения по бухгалтерскому учету.
1.2.3 Техническое обеспечение финансового отдела радиостанции «NRJ Красноярск»
Техническое обеспечение представляет собой комплекс технических средств (средства сбора, передачи, хранения, представления, транспортировки, использования информации, оргтехника, средства связи и др.), необходимых для работы объекта. Центральное место среди всех технических средств занимает персональный компьютер.
В рассматриваемом отделе имеется:
- 4 ПК:
Технические характеристики:
- микропроцессор – intel (R) Celeron (R) CPU 1,8 GHz ;
- материнская плата – ASUS CUBX-L, retail i440BX, ATX, AGP, 100 MHz, 4 DIMM, 5 PCI, 2 ISA;
-память – оперативная – 256 МБ, дисковая - ;
-устройство ввода информации –клавиатура Logitech и мышь Genius;
-видеосистема – тип видеокарты, параметры монитора: SIS 650, монитор BenQ TFT 15" (LCD,TFT, 1280*1024-75Hz);
- сетевая карта – SIS 900 – Based PCI Fast Ethernet Adapter;
- 1 факсимильный аппарат – Panasonic KX-FL 543;
- 1 сканер Hewlett Packard 5500;
- 1 принтер – Hewlett-Packard Laser Jet 1320;
- 1 кондиционер - Toshiba;
- 4 телефона - Siemens Euroset 2910.
Также в финансовом отделе есть возможность выхода в глобальную сеть Интернет, и имеется локальная вычислительная сеть (ЛВС).
1.2.4 Программное обеспечение финансового отдела радиостанции «NRJ Красноярск»
Программное обеспечение включает в себя совокупность программ, реализующих функции и задачи информацион0ных технологий и обеспечивающих устойчивую работу комплекса технических средств. Структурными элементами ПО являются системные и прикладные программные средства, инструктивно-методические материалы по применению ПО.
К программному обеспечению финансового отдела относятся:
Системные ПО:
- операционная система Microsoft Windows 7
- архиваторы WinZip, WinRar
Прикладные ПО:
- MS Office
- 1C
1.2.5 Кадровое обеспечение финансового отдела радиостанции «NRJ Красноярск»
В финансовом отделе работают 4 человека: финансовый директор и 3 менеджера.
Состав работников относительно стабилен. Структуру и штатную численность отдела утверждает генеральный директор радиостанции «NRJ Красноярск», исходя из условий и особенностей деятельности предприятия, по представлению начальника финансового отдела и по согласованию с заместителем генерального директора -финансовым директором радиостанции «NRJ Красноярск».
Стоит отметить, что все новые сотрудники проходят обязательное двухнедельное обучение в службе по подготовке персонала компании и стажировку продолжительностью два месяц. Курс подготовки для работы с компьютером уже включен в программу обучения.
1.3 Направление совершенствования процесса управления
Итак, исходя из полученного объема информации о техническом, документационном, программном, информационном и кадровом обеспечениях, можно предложить следующие направления совершенствования ИТ. В данном случае целесообразно поменять техническое обеспечение на более современные модели (принтер) , установить новые технические средства (в отделе отсутствует ксерокс) и программное обеспечение: ввести систему электронного документооборота (например, "DocsVision"), установить профессионально ориентированные программные средства (например, Систему "NormaCS") и установить антивирусную программу. А также учитывая то, что система "DocsVision" незнакома сотрудникам отдела и принимая во внимание вышеперечисленные пункты следует отправить персонал на курсы повышения квалификации. Это позволит повысить качество труда работников отдела.
2. Задание на проектирование
2.1 Цель разработки проекта
Целью разработки проекта является совершенствование существующей информационной технологии финансового отдела радиостанции «NRJ Красноярск», внедрение современных технических и программных средств.
В данном случае предлагается ввести систему электронного документооборота "DocsVision", обновить техническое и программное обеспечение, а также отправить сотрудников отдела на курсы повышения квалификации для освоения введенных программ.
2.2. Основание для разработки проекта
Основанием для разработки проекта являются выявленные в ходе анализа недостатки информационной технологии объекта проектирования с точки зрения существующих информационных технологий.
Недостатки действующей ИТ финансового отдела:
- отсутствие электронного документооборота;
- отсутствие необходимого программного обеспечения;
- отсутствие необходимого технического обеспечения.
2.3 Краткая характеристика
Объект проектирования курсового проекта – финансовый отдел радиостанции «NRJ Красноярск», который является его структурным подразделением. Численность персонала – 4 человека.
Основными функциями рассматриваемого отдела являются: управление движением финансовых ресурсов, регулирование финансовых отношений, разработка финансовой стратегии, привлечение заемных средств и кредитных ресурсов, обеспечение выполнения кредитных планов, работа с ценными бумагами, ведение оперативного учета финансовых, расчетных и кредитных операций; составление и предоставление руководству данных о финансовом состоянии предприятия и др.
В отделе имеется 4 компьютера, которые по своим техническим возможностям несколько уступают требованиям современных программных средств, поэтому нуждаются в апгрейде.
Также в финансовом отделе есть возможность выхода в глобальную сеть Интернет, и имеется локальная вычислительная сеть (ЛВС).
2.4 Перечень проектных мероприятий
Необходимый перечень проектных мероприятий, которые необходимы для решения всех выявленных в ходе исследования недостатков, представлен в таблице:
Таблица 2.1.
Недостатки действующих ИТ |
Проектные предложения |
Организационно- |
1 |
2 |
3 |
Отсутствие современного программного и технического обеспечения ОП. |
Обновление
технических и программных |
Пояснительная записка в финансово - экономическое управление с целью выделения денежных средств на модернизацию программного и технического обеспечения. |
Недостаточная надежность сохранности информации |
Приобрести
и установить новую антивирусную
программу и программы |
Перечень программных средств |
Отсутствие электронного документооборота |
Введение системы электронного документооборота "DocsVision" |
Пояснительная
записка в финансово- |
Отсутствие навыков работы с новыми ПС у сотрудников отдела. |
Отправить на курсы повышения квалификации. |
Служебная записка на имя генерального директора. |
2.5 Краткое экономическое
Предполагаемые затраты
на внедрение проектных
Из них:
- на технические средства: 35500 руб
- на программные средства: 27200 руб
- на курсы повышения квалификации: 5000 руб за 1 человека
Также будем помнить о средствах, полученных от продажи старого оборудования: 4000 руб.
Основным источником окупаемости затрат является повышение прибыли предприятия от более эффективного функционирования финансового отдела.
3. Проектная часть
3.1. Разработка функциональной модели объекта
3.1.1 Формирование
перечня функций
Проектирование состава и содержания функций управления начинается с формирования их перечня в соответствии с нормативными и методическими документами их регламентирующими (положениями об отделе, должностными инструкциями, уставом организации и пр.). Каждая функция состоит из отдельных процедур, которые в свою очередь делятся на операции.
Таблица 3.1.
Состав функций объекта по операциям и исполнителям
Виды функций |
Фактически выполняемые функции |
Состав процедур по функциям |
Основные документы |
Исполнитель |
Привлечение заемных средств |
Поиск кредиторов и оформление необходимых документов для получения средств |
1. Выбор кредиторов 2. Получение списка необходимых документов. 3. Сбор информации. 4. Составление необходимых документов. 5. Согласование |
Выписка банка, заявка на получение заемных средств. |
2,3,4 -Менеджер. 1,5 –финансовый директор |
Заключение договоров о предоставлении кредитов |
Поиск банка для предоставления кредита. Составление всех необходимых документов и предоставление их в банк. |
1. Выбор банка 2. Получение списка необходимых документов. 3. Сбор информации. 4. Составление необходимых документов. 5. Согласование |
Выписка банка, план платежей, заявка в банк. |
2,3,4 - Менеджер. 1,5 - финансовый директор. |
Обеспечение своевременной оплаты счетов поставщиков и подрядчиков |
Точное следование плану платежей |
1. Получение сведений о краткосрочных обязательствах. 2. Внесение их в план платежей. 3. Контроль за выполнением плана. |
Счета, служебные записки, план платежей. |
Менеджер. |
Составление и предоставление руководству информации о финансовом состоянии предприятия |
Сбор необходимых документов и банковских выписок. Составление отчета. |
1. Получение запроса. 2. Поиск необходимых документов и выписок. 3. Составление отчета. |
Счета, банковские выписки, акты выполненных работ. |
2 – Менеджер. 1,3 – финансовый директор |
3.1.2 Построение оперограмм рационализируемых бизнес-процессов проектируемого объекта
Оперограмма – это матрица, позволяющая выполнить увязку документов с точки зрения последовательности их формирования и определяющая степень и форму участия каждого функционального подразделения организации или отдельного исполнителя в их формировании.
Оперограмма устанавливает последовательность выполнения операций по заданной процедуре с указанием конкретных исполнителей, трудоемкости и используемых технических средств.
Результатом анализа
процессов управления с помощью
оперограмм является разработка мероприятий
по рационализации процессов управления
с помощью современных техничес
Таблица 3.2. Оперограмма процесса выполнения процедуры "Оформление кредита"
Перечень операций |
Исполнители финансового отдела |
Трудоемкость, человеко-часы |
Использова-ние технических средств |
Периодич-ность выполнения процедур | ||||
финансовый директор |
Менеджер |
Менеджер |
Менеджер |
До совершенствования |
После совершенство-вания | |||
Составление заявки на кредит в банк |
|
2 |
2 |
ПК |
по мере поступле-ния распоряжений «сверху» | |||
Согласование |
|
2 |
1 |
- | ||||
Внесение изменений |
|
4 |
4 |
ПК, телефон | ||||
Оформление необходимых документов |
|
|
2 |
1 |
ПК, принтер | |||
Выбор залогового обеспечения |
|
2 |
2 |
- | ||||
ИТОГО: |
12 |
10 |
||||||
Оперограмма процедуры «Оформление кредита» позволила выявить, что дублирования операций не происходит, маршруты достаточно просты. Рассматриваемый процесс уже достаточно оптимизирован.
3.1.3 Определение трудоемкости и периодичности выполнения отдельных видов работ
Таблица 3.3
№ |
Перечень операций |
Трудоемкость, чел. часы |
Периодичность выполнения процедуры | |||
До внедрения новой ИТ |
После внедрения ИТ | |||||
Чел.час |
Уд. вес |
Чел.час |
Уд. вес | |||
1 |
Составление заявки |
2 |
16,6 % |
2 |
20,0 % |
По мере поступле- ний распоря- жений «сверху» |
2 |
Согласование |
2 |
16,6 % |
1 |
10,0 % | |
3 |
Внесение изменений |
4 |
33,6 % |
4 |
40,0 % | |
4 |
Оформление необходимых документов |
2 |
16,6 % |
1 |
10,0 % | |
5 |
Выбор залогового обеспечения |
2 |
16,6 % |
2 |
20,0 % | |
Итого: |
12 |
100,0 % |
10 |
100,0 % |
||
3.2 Разработка информационной
3.2.1 Разработка
состава информации
Цель данного подраздела состоит в рационализации информационного обеспечения финансового отдела радиостанции «NRJ Красноярск» на базе определения минимального объема информации, достаточного для осуществления эффективных управленческих процессов.
Рабочей документацией этого подраздела является:
- логико-информационная схема объекта;
- таблица повторяемости показателей в документах;
Логико-информационная схема (ЛИС) объекта позволяет представить перечень всей информации, циркулирующей в рассматриваемом отделе (входной, выходной, нормативно-справочной) с ее группировкой по основным видам работ, выполняемых в проектируемом объекте.
Таблица 3.4.
Логико-информационная схема финансового отдела
Перечень основных процедур |
Исполнители |
Входная информация |
Выходная информация | |
финансовый директор |
Менеджер | |||
1) Согласование договоров |
Ö |
Договор |
Договор | |
2) Составление платежных поручений |
Ö |
Счет, счет-фактура, договор, акт выполненных работ |
Платежное поручение | |
3) Получение и обработка банковских выписок |
Ö |
Банковская выписка |
Банковская выписка | |
4) Оформление документов
на получение кредитов и |
Ö |
Журнал хозяйственных операций |
Баланс, отчет по дебиторской задолженности и др. | |
5) Составление отчета руководству |
Ö |
Банковские выписки и документы |
Отчет руководству | |
6) Контроль за правильностью оформления счетов |
Ö |
Счет, счет-фактура, накладная |
Счет, счет-фактура, накладная | |
7) Принятие решений об очередности оплат |
Ö |
Счета, договора, акты выполненных работ |
План платежей | |
8) Принятие счетов |
Ö |
Счет, счет-фактура, накладная |
Счет, счет-фактура, накладная | |
9) Занесение первичных документов в план платежей |
Ö |
Счета, договора, акты выполненных работ |
План платежей | |