Глава1. Особенности КИС для малого бизнеса. Необходимость внедрения системы электронного документооборота

1. Виды и роль ИТ для малого бизнеса

      В настоящее время ни одна компания не может обойтись без информационных технологий, даже если эта компания относится не к крупному, а к малому бизнесу.

      В малых компаниях все сферы бизнеса достаточно насыщены и постоянно происходят какие-либо изменения, которые необходимо учитывать в деятельности компании, поэтому без использования ИТ, деятельность не возможна.

      Средства взаимодействия с клиентами такие, как электронная почта, телефония и интернет-портал,  являются необходимым условием для ведения бизнеса так как, малый бизнес как никто другой не зависит от своих контрагентов. Небольшие предприятия сектора среднего и малого бизнеса вынуждены мгновенно отвечать на изменения рыночной ситуации, а это невозможно без высокой степени управляемости бизнесом. 

      Ниже  представлены ИТ системы, которые требуются на первых этапах развития компаний малого бизнеса.

     1. Электронная почта – основной канал связи на сегодняшний день. В качестве почтового сервера проще всего (и к тому же бесплатно) можно использовать сервис gmail.com от Google. Для компаний, у которых до 50 почтовых ящиков, использование сервиса бесплатное. Большое преимущество – у Gmail один из лучших антиспам-фильтров. Еще одно преимущество – возможность доступа компанийк электронной почте откуда угодно, от офисного компьютера до мобильного телефона или коммуникатора. 
            2. Бухгалтерия –минимум один компьютер с Windows и лицензия на 1С (если планируется использование данного программного продукта)

     3. Документооборот (Системы Электронного  Документооборота) – в самом просто варианте можно использовать возможности все того же сервиса Gmail, где есть и средства коллективной работы, и возможность хранить все документы компании в одном месте. Если нужны более продвинутые системы, то можно использовать открытые решения Alfresco или Nuxeo, которые позволят не просто разделить права доступа к документам и обеспечить хранение всех версий документа, но и сделать настоящий электронный документооборот. В результате значительно сокращается время на поиск различных документов, а так же затраты времени на согласования и денег на бумагу и  принтеры. 
            4. Офисные пакеты – чаще всего используют Microsoft Office. В большинстве случаев вполне достаточно использовать открытый офисный пакет OpenOffice.org. Большой плюс изначального использования такого решения – на первых порах все сотрудники будут работать на том, что есть.

        5. CRM и/или ERP системы – далеко не все понимают их необходимость, особенно на этапе старт-апа.

      Далеко не всегда продуманная и «лицензионно» чистая информационная система предприятия обязательно должна быть дорогой. Причем зачастую открытые решения дают больший функционал, чем их платные аналоги. Использовав, например, вышеперечисленные решения, компания не только экономит бюджет и снижает юридические риски, но и закладывает прочный фундамент для дальнейшего развития [10].

      В основе выбора каких-либо технологий или внедрений всегда лежат определенные факторы. И если для крупного бизнеса такими факторами являются решения проблем в масштабах всей компании, то для малого и среднего бизнеса на первый план выходит ценовой вопрос. Причем для ИТ-компании должны предоставлять не только качественный продукт по достаточно низким ценам, но и учитывать стоимость его внедрения и последующей поддержки. Немаловажной является простота установки, а также использования таких программ, поскольку небольшие компании, как правило, не имеют в своем штате подобных специалистов.

        На сегодняшний день выделяют три важнейшие базовые роли ИТ для любого малого бизнеса:

      Первая и самая главная роль: производительность труда ваших сотрудников.

      Главное в любом бизнесе – это люди. Люди используют в производстве, или торговле, или услугах. В их число входят и основные ИТ инструменты – компьютеры, программы, интернет.

       Вторая  роль: влияние на себестоимость ваших товаров, продукции, услуг. ИТ должны не просто тратить деньги на самих себя, но снижать себестоимость конечного продукта через автоматизацию. По сути, это уже производительность труда не отдельно взятых сотрудников, а производительность и эффективность всего бизнеса в целом.

         Третья : безопасность оборота и хранения деловой информации. 
Это самая неочевидная роль ИТ в бизнесе, особенно в малом. Но реальность деловой жизни такова, что любая деловая информация, накопленная в процессе производства, торговли или обслуживания, стоит сегодня намного дороже, чем конечный продукт. А значит затраты на обеспечение безопасности этой информации средствами ИТ – ничто, по сравнению с ее потерей.  
         Существует и четвертая роль ИТ: увеличение стоимости бизнеса через коммуникации.

      Здесь речь идет конечно же о наличии у бизнеса таких базовых ИТ ресурсов, которые являются по сути маркетинговыми инструментами: интернет-сайт, блог компании, страницы в социальных сетях, колл-центр, интернет-магазин и прочие. Есть мнение, что в следующую пятилетку эти инструменты станут наиважнейшими для любого бизнеса. 
При использовании ИТ в компании все перечисленные роли дают существенные преимущества для развития.

      ИТ должны обеспечивать рост бизнеса, или как минимум не сдерживать его. Многие компании, которые на этапе развития не уделяли должного внимания ИТ, столкнулись с тем, что когда бизнес стал расти большими темпами, они стали не в состоянии обработать ил обслужить столько клиентов. В этот момент обычно ищут толкового ИТ менеджера, с бизнес мышлением. Процесс поиска не всегда быстрый, а время идет, и каждый день компания теряет деньги. Когда ИТ менеджер приходит, он сталкивается с множеством трудностей. Ведь всегда проще строить с нуля, чем перестраивать существующее. Тут сразу возникает много проблем, как взаимоотношения с бизнесом (с другими департаментами) так взаимоотношения  внутри  команды. 
          Таким образом, даже если бизнес не так велик, ИТ необходимо строить правильно сразу [6].

      В настоящее время наиболее верным решением будет комплексная автоматизация, а не кусочная как было принято раньше в малом бизнесе.

      Комплексная автоматизированная система управления предприятием является сегодня одной  из важнейших составляющих успешного  развития бизнеса. Если эта система  выбрана и реализована правильно, она помогает устранить многие недостатки в управлении, например:

• разобщенность управленческих и информационных технологий;
• несоответствие систем планирования и контроля;
• неэффективность управления затратами;
• неэффективность использования финансовых ресурсов (из-за отсутствия в нужные сроки выверенной информации о запасах и затратах) [2].

      Комплексная автоматизация в сегодняшних условиях может дать руководителю инструмент управления для повышения эффективности бизнеса, поскольку она охватывает проблемы бизнеса в целом, в отличие от кусочной.

2. Особенности КИС для малого бизнеса

      Изначально КИС разрабатывались для крупных предприятий, но сегодня, в рыночных условиях, малому бизнесу требуется комплексная автоматизация из-за постоянного изменения рыночной конъюнктуры, законодательства и частой корректировки бизнес-процессов, в следствии чего необходимо гибкое управление предприятием. Поэтому сегодня на рынке КИС существуют программные продукты для малых компаний.

      Корпоративная информационная система (КИС) – это такая информационная система, которая охватывает всю деятельность предприятия или организации, пронизывает основные бизнес-процессы и организует единое информационное пространство [8, с.8].

      Корпоративная информационная система дает:

1. оперативный доступ к достоверной, исчерпывающей информации, представленной в удобном виде;
2. создание единого информационного пространства для всех уровней управления;
3. упрощение регистрации данных и их обработку;
4. избавление от двойной регистрации одних и тех же данных;
5. регистрации информации там где она появляется, а не там где она стала нужна;
6. снижение трудозатрат и распределение их равномерно на всех участников системы учета, планирования и управления [15].

      Сегодня рынок корпоративных информационных систем представлен большим количеством решений  для малого бизнеса. Ко всем этим решениям выдвигают ряд требований:

       1.    Наличие функциональных возможностей для организации хранения, учета и раздельного доступа к электронным документам любых типов, ведению архива и контроля  задач. 
             2.    Необходимость поддержки раздельной работы над проектами, отсутствие необходимости в интеграции с системами бухгалтерского учета. 
              3.   Возможность удаленного доступа, предпочтительно использование т.н. «тонкого клиента», например веб-браузера.

      Очевидно, что с одной стороны, почти  любая «тяжелая» ERP-система покрывает все перечисленные потребности и решает задачу автоматизации, а с другой, избыточность таких решений в малом бизнесе и их высокая стоимость делает применение «тяжелых» систем экономически и организационно неоправданным .

       «Тяжелые» КИС неприменимы в данных условиях.  
             Рассмотрим классы более простых программных продуктов, которые могут использоваться  для  решения задач по управлению работой в небольшой  фирме: 
          1.   Системы управления проектами– Project Management Systems/Software.  
         2.   Системы учета отношений с заказчиками (управление продажами) – Customer Relations  Management  
          3.   Системы групповой работы над информацией (wiki-проекты, дискуссионные  платформы. 
        4.    Малые системы автоматизации документооборота и управления предприятиями (ERP, ECM – Enterprise Content Management, BPM — Business Processes  Management). 
       5.    Специальные заказные системы.

      Рассмотрим  преимущества и недостатки каждой из групп систем применительно к поставленной задаче. Среди перечисленных только группа 5 покрывает полностью покрывает описанную потребность.

      PM-системы  позволяют задокументировать сложившееся  разделение обязанностей, назначить  задачи и получить отчетность  по их выполнению. Многие системы такого рода имеют веб-доступ, позволяют вести связанную переписку, интегрируясь, например с MS Exchange и почтовыми службами, но не решают главной задачи — ведение динамично меняющегося проекта, каждому шагу которого сопоставляется много разных файлов и документов, оперативное управление. Наиболее сильные черты таких систем: формирование отчетов, расчет критического пути, построение диаграмм Гантта, планирование ресурсов и рабочего времени, в наименьшей степени востребованы малым бизнесом Внедрение такой системы оправданно только доработке системы с качественным веб-модулем.

      CRM-системы  хороши для учета прямых телефонных  или личных продаж, при большой  текучке кадров, высокой дисциплинированности  сотрудников и отлаженном бизнес-процессе  продажи. Системы такого рода в основном решают задачи управления маркетингом, продажами и клиентским обслуживанием, но не командной работы над проектом . На наш взгляд, этот класс систем не имеет перспектив внедрения для решения всех поставленних задач.

      Wiki-проекты, дискуссионные платформы хорошо решают задачи групповой работы над документами, обладают всеми преимуществами средств удаленной работы, однако почти не имеют поддержки других задач, актуальных  для  малого  бизнеса. 
Системы управления документооборотом, предприятием, ресурсами (СЭД, ERP,  BPM). Системы такого рода решают задачу наилучшим образом, но требуют специальной жесткой постановки задач: формализации всех сценариев прохождения документа, прописывания ролей, статусов и атрибутов, обеспечивают сбор отчетности, поддерживают напоминания. Цена внедрения любой коробочной системы будет очень высока, а экономический эффект заметен не сразу. Также практически не распространены качественные веб-ориентированные системы.

      Можно сделать следующие выводы:

      1.    Малый бизнес имеет существенные особенности и отличия от крупных компаний, которые задают специфические потребности в автоматизации и корпоративных информационных системах, отличные от потребностей крупных предприятий и не позволяют  эффективно применять  «тяжелые»  КИС.  
              2.    Среди «малых» КИС можно выделить ряд наиболее перспективных для применения в малом бизнесе: системы класса BPM, CRM, средства групповой работы с информацией [9,с.37].

        Обычно в КИС выделяют основные  подсистемы, играющие существенную роль.

          В качестве таких подсистем могут быть :

1. информационно-справочные системы, в том числе гипертекстовые и геоинформационные;
2. система управления документооборотом;
3. система поддержки принятия решений;
4. система обработки транзакций (действия по изменению информации в базах данных).

Но  все это базируется на системе  документооборота.

      Документы — это основные информационные ресурсы  любой организации, и работа с  ними требует правильной постановки. Горы макулатуры, длительный поиск  нужного документа, потери, дубликаты, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала — вот далеко не полный перечень проблем, возникающих при неэффективном построении документооборота. Всё это может сильно тормозить, а иногда даже парализовать работу организации. Поэтому эффективный документооборот является обязательной составляющей эффективного управления и без его автоматизации в современном высокотехнологичном мире не обойтись. Вместе с тем требования к автоматизации бизнес-процессов растут. Сегодня уже не актуальна автоматизация отдельных участков работы подразделений, ведь это приводит к необходимости применения на рабочем месте разрозненных программных продуктов. Поэтому сегодня корпоративные информационные системы без подситемы электронного документооборота будут малоэффективны.

      «Документооборот» является одним из модулей корпоративной  информационной системы. Подсистема «Документооборот» соответствует ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами» и предназначена для автоматизации ведения делопроизводства, т.е. обеспечивает надлежащее документирование деятельности организации при максимальном сокращении бумажного документооборота. 

      1.3. Электронный документооборот

      Документооборот – это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность предприятия и позволяющий оперативно управлять им, поэтому автоматизация документооборота становится одной из приоритетных задач любого предприятия.

      Во  многом от организации документооборота и работы с информационными ресурсами  зависит эффективность работы предприятия. Горы макулатуры, длительный поиск нужного документа, потери, дублирующие документы, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала составляют не полный перечень проблем, возникающих при плохой организации документооборота. Все это может сильно затормозить, а в исключительных случаях полностью парализовать работу предприятия.

      Необходимость внедрения  СЭД предприятия возникает, когда становится очевидным, что движение документов объективно отражает деятельность предприятия и позволяет оперативно управлять им.

      Внедрение Системы электронного документооборота (СЭД) призвано решить определенный ряд  проблем, который в той или  иной степени характерен для предприятий  с  технологией  «бумажного документооборота».  
Автоматизация документооборота (внедрение СЭД) позволит осуществить: 

• формализацию, оптимизацию, автоматизацию бизнес-процессов организации;
• повышение эффективности управления за счет увеличения прозрачности деятельности в организации, контроля исполнения документов;
• исключение отклонения от утвержденного бизнес-процесса по прохождению различных типов документов;
• структурированное хранение и быстрый удобный доступ к информации;
• автоматизированное получение отчетов, аналитической информации для принятия оперативных решений;
• сокращение непроизводительных затрат времени и материальных ресурсов;
• повышение исполнительской дисциплины;
• существенное сокращение доли бумажных документов (экономия материалов и ресурсов при хранении и\или утилизации). 

      Системы электронного документооборота формируют новое поколение систем автоматизации предприятий. Основными объектами автоматизации в таких системах являются документы (в самом широком их понимании, от обычных бумажных до электронных любого формата и структуры) и бизнес-процессы, представляющие как движение документов, так и их обработку. Данный подход к автоматизации предприятий является одновременно и конструктивным и универсальным, обеспечивая автоматизацию документооборота и всех бизнес-процессов предприятия в рамках единой концепции и единого программного инструментария [17].

      Системы документооборота внедряются для решения  определенных задач, стоящих перед  организацией, из которых наиболее часто встречаются следующие:

• обеспечение более эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях;
• поддержка системы контроля качества, соответствующей международным нормам;
• поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям;
• обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности;
• протоколирование деятельности предприятия в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление «горячих точек» в деятельности);
• оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля;
• исключение или максимально возможное сокращение оборота бумажных документов на предприятии;
• экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации;
• исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива [1].

      Переход на электронный документооборот – это крайне важный шаг на пути развития малого бизнеса в России. Поскольку электронный документооборот позволит существенно упростить регистрацию и дальнейшее ведение своего дела. Электронный документооборот- это не просто важнейший шаг в модернизацию, но и «упрощение жизни малому бизнесу». Известно, что многие ведомства запрашивают от малого бизнеса выписки из Единого государственного реестра юридических лиц или из Единого реестра индивидуальных предпринимателей. С введением электронного документооборота эти справки налоговая будет предоставлять сама, что позволит экономить время предпринимателей и ускорит процесс ведения своего дела.

      Рынок электронного документооборота в России очень велик и развивается  быстрыми темпами.

      По итогам 2010 года в числе лидеров российского рынка оставались следующие компании: «Электронные офисные системы» с продуктом «Дело», Cognitive Technololgies с продуктом «Евфрат», Microsoft с СЭД-продуктом на платформе Microsoft Office SharePoint Server 2010, «Галактика» с продуктом Directum, «АйТи» с продуктом «Босс-Референт», «1С» с продуктом «1С: Документооборот», DocsVision. Понятно, что это не все системы электронного документооборота, представленные на нашем рынке, но именно эти игроки были наиболее активны в уходящем году. Причём они работали и с государственными заказчиками, и с частными компаниями. Всего же на нашем рынке представлено свыше 30 различных систем документооборота. В целом объём рынка СЭД в стране в этом году составил порядка $75-100 млн., и учитывая, что падение рынка в результате кризиса 2008 года составило 20-30 %, можно говорить о том, что рынок откатился на позиции 2007 – начала 2008 года, то есть фактически был «съеден» докризисный рост рынка в 30 % [1].

      Особенностью сегодняшнего российского рынка является то, что, выделились основные игроки: если раньше рынок был разрозненным, то сейчас четко и понятно очертился круг основных действующих лиц. Более того, наблюдается попытка к консолидации рынка и игроков, совместно обсуждаются вопросы выработки единых требований  и  стандартов. 

      По сегодняшнему состоянию можно сказать, что Российский рынок СЭД 2011 года демонстрирует устойчивый рост на протяжении всего периода своего развития. Даже в кризисный период было зафиксировано большое количество проектов по внедрению систем электронного документооборота, что было связано, в частности, с быстротой окупаемости этих внедрений и наглядным эффектом для бизнеса.

      В последние годы усилились позиции  российских СЭД, в том числе благодаря  привлечению отечественных компаний к реализации государственных программ, связанных с автоматизацией документооборота в органах законодательной и исполнительной власти. Одновременно изменилось соотношение между «коробочными» и «заказными» системами в пользу последних [5].

      Западные СЭД-продукты остались востребованы в крупном бизнесе, где выше нагрузки на систему и больше пользователей. При этом они постепенно выравниваются с российскими по цене, а решения российских разработчиков становятся более совершенными по функциональности и производительности.

      Специалисты ведущих компаний специализирующихся на СЭД прогнозируют, что рынок будет развиваться в сторону ЕСМ-систем, будет происходить его дальнейшая консолидация, интеграция с социальными медиа. Что касается зарубежного рынка, то на нем все более сильные позиции занимает ПО с открытыми форматами, и все сильнее становится позиция Microsoft и продуктов на базе MOSS.

      Несмотря  на констатируемый многими аналитиками  «бум» на «облачные вычисления», применение подобных технологий в ECM-отрасли находится сегодня на самой начальной стадии как во всем мире, так и в России, где спрос на облачные СЭД еще невелик, и они сохраняют статус интересного и, возможно, перспективного направления развития рынка.

      Еще одним трендом развития мирового рынка документооборота эксперты считают растущую популярность аутсорсинга. Примеры такого рода проектов можно найти и в нашей стране, однако здесь они скорее исключение, чем правило. Аутсорсинг документооборота в России находится на стадии зарождения, и ожидать активного развития этого направления можно не раньше, чем через несколько лет.

      Для большей наглядности представим функциональные возможности некоторых лидеров данного рынка, а именно 1С: Документооборот, Босс-референт и Directum. Результаты занесем в таблицу 1.

      Таблица1

      Функциональные  возможности СЭД

      Продолжение таблицы 1

      Рассматривая  приведенную таблицу, видно что  по основным функциям таким, как разграничение прав доступа, ручная регистрация входящих документов, редактирование, хранение, поиск документов , представленные СЭД сходны. А по «не основным» функциям таким, как регистрация документов по средствам штрих-кодирования и систем потокового сканирования, возможность подписывать документы  электронно-цифровой подписью, web-доступ к информационной базе, обмен документами между сторонними организациями по средствам программы, СЭД отличаются.

      Если  говорить о примерах внедрения рассмотренных СЭД, то:

1. система 1С:Документооборот в основном внедряется в сферах: производство, предоставление услуг, торговля, ЖКХ, медицина;
2. система Босс-Референт внедряется в сферах: производство, строительство, торговля (в том числе нефте-продуктами), в госсекторе (росприроднадзор), страховые компании;
3. система Directum : в сфере услуг (газовая транспортировка), торговля (нефтепродуктами), электротехника и микроэлектроника, строительство и банковский сектор [6].

1.4.Электронная отчетность

      Современные системы электронного документооборота обязательно должны включать такую функциональную возможность как, формирование отчетности, для предоставления в контролирующие органы по средствам сети интернет, в электронном виде.

      Поэтому компаниям у которых внедрена система «Документооборота» можно отправлять отчетность по каналам связи, что позволяет существенно сократить время.