Совершенствование методов управления материальными запасами

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

В условиях рыночной экономики, жесткой конкуренции  повышается значимость и управления материальными запасами. От грамотной  организации управления коренным образом  зависит благополучие коммерческой организации. В развитых странах система управления запасами выступает одним из важнейших инструментов регулирования хозяйства.

Российские  коммерческие организации имеют  большой опыт разработки различных  технико-экономических обоснований систем управления запасами, который не следует игнорировать. Однако использование в современных условиях теорий, утративших экономическую актуальность, неизбежно приводит к кризису многих отечественных предприятий. Очевидно, что изменения условий хозяйствования обусловливают необходимость формирования системы управления на основе синтеза российской практики и достижений мировой экономической мысли. При этом особое внимание следует уделить организационному и методологическому аспектам управления запасами.

К сожалению, в настоящее время в большинстве коммерческих организаций отсутствует система управления запасами, а принимаемые руководством решения по организации логистики не обосновываются соответствующими расчетами и носят интуитивный характер.

Актуальность темы управления материальными  запасами  предприятия обусловлена тем, что состояние запасов оказывает определяющее влияние на конкурентоспособность предприятия, его финансовое состояние и финансовые результаты. Обеспечить высокий уровень качества продукции и надежность ее поставок потребителям невозможно без создания оптимальной величины запаса готовой продукции, а также запасов сырья, материалов, полуфабрикатов, продукции незавершенного производства и других ресурсов, необходимых для непрерывного и ритмичного функционирования производственного процесса.

Целью настоящей работы является комплексное исследование организации системы управления запасами на предприятиях и разработка предложений по внедрению системы управления.

Для достижения поставленной цели решены следующие задачи:

-  исследованы  теоретические и методические  вопросы организации системы  управления материальными запасами;

-  разработаны  предложения по внедрению системы  управления материальными запасами  на предприятии. 

Объектом  исследования служит комплексная система регулирования материальных запасов.

Предметом исследования – организационно-экономические отношения, возникающие в процессе регулирования запасов.

Теоретической и методической основой послужили  постановления правительства РФ, Министерства финансов, Министерства по налогам и сборам, труды российских и зарубежных ученых по проблемам организации управления.

В работе применялись  общие методы исследования - системный  подход, сопоставительный, экономический  анализ, статистические группировки, а  также выборочные статистические обследования.

Разработанные в работе предложения по совершенствованию  системы управления запасами позволят осуществить систему мер, направленных на повышение эффективности деятельности, оперативности планирования; усиление контроля за расходами; получать объективную информацию в соответствии с конъюнктурой.

Курсовая  работа состоит из введения, двух глав, заключения и списка использованной литературы, содержит 2 рисунка. Объем работы составил 30 листов.

Изменения в  экономике России, происходящие в ходе кризиса, поставили предприятия перед необходимостью адаптации к современным экономическим условиям. Успех фирмы на рынке зависит от степени ориентации на потребителя, т.е. от того, насколько грамотно и точно, фирма удовлетворяет платежеспособный спрос. Сложность не в том, чтобы решать проблемы, а в том, чтобы увидеть их. Теория управления материальными запасами разрабатывает методы вычисления величины запасов, обеспечивающих наиболее экономным путем удовлетворения будущего спроса.

Фирмы стремятся увеличить оборачиваемость запасов, чтобы при меньшей площади складов и меньших затрат на содержание запасов, получить наибольший объем продажи и, следовательно, прибыли. Разумеется, идеальной была бы продажа «с колес», без всякого хранения. Однако, такая торговля многими видами товаров, невозможна, поэтому оборачиваемость запасов, является важным критерием, который тщательно анализируется фирмами.

Поскольку оборот  запасов находится в прямой зависимости  от объема реализации, необходимо использовать все возможные методы стимулирования сбыта и ускорения, оборачиваемости материальных запасов.

Способом ускорения  оборачиваемости материальных запасов  является вложение минимальных средств. При увеличении оборачиваемости  вырастает объем реализации и  прибыль. При высоком уровне запасов следует помнить, что физическое и моральное старение и порча при хранении влекут за собой убытки. Конструктивные изменения, предпочтение потребителями других видов товаров, могут вызвать устаревание товаров. Нежелателен и слишком низкий уровень запасов. Из–за неизбежных задержек связанных с размещением заказов, перевозками, складской обработкой товаров, предприятию нельзя закупать товары

лишь в момент получения заказа от потребителя. Поддержания  запасов на

определенном  уровне в соответствии с прогнозом сбыта способствует устойчивости и ритмичности реализации.

Регулирование запасов осуществляется на основе расчёта  уровня запасов и связанных с  ними издержек в частности издержек на текущие запасы.

Основные управленческие решения в отношении материальных запасов касаются  определения сроков и количества заказов и влияют на стоимость закупаемых товаров, величину затрат, связанных с оформлением заказов, величину расходов, на хранение запасов и размер ущерба, возможного отсутствия запасов.

Главной задачей, торговых предприятий, является значительное увеличение прибыли и сокращение расходов  на содержание товарных запасов.

1ТЕОРИТИЧЕСКИЕ  ОСНОВЫ РЕГУЛИРОВАНИЯ МАТЕРИАЛЬНЫМИ ЗАПАСАМИ

1.1 Экономическая сущность, классификация и оценка

материальных  запасов

В различных  источниках литературы выделяют три  вида товарно-материальных запасов:

1 сырьевые материалы;

2 товары, находящиеся  на стадии изготовления;

3 готовая продукция. 

В зависимости  от их целевого назначения они подразделяются на следующие категории: технологические (переходные) запасы, движущиеся из одной части логистической системы в другую; текущие (циклические) запасы, создаваемые в течение среднестатистического производственного периода, или запасы объёмом в одну партию товаров; резервные (страховые или «буферные»); иногда их называют «запасами для компенсации случайных колебаний спроса» (к этой категории запасов относятся также спекулятивные запасы, создаваемые на случай ожидаемых изменений спроса или предложения на ту или иную продукцию, например в связи с трудовыми конфликтами, поднятием цен или отлаженным спросом)

Одним из сильнейших стимулов к созданию запасов является стоимость  их отрицательного уровня (дефицита).

Особенность большинства  предпринимательских систем заключается в том, что товары заказываются в количествах, избыточных по отношению к необходимым на данный момент объёмам. Ограничителем выступают издержки на хранение. Поэтому возникает необходимость достижения баланса между преимуществами и недостатками, с одной стороны, заказа, а с другой стороны-хранения товаров. Этот баланс достигается выбором оптимального объёма партий заказанных товаров, или определением экономического (оптимального) размера заказа (economic order quantity, EOQ), который вычисляется по формуле

EOQ = 2AD/vr                (1)

А - затраты на производство;

D - средний уровень спроса;

r - затраты на хранение;

v - удельные затраты на производство.

Резервные, или  «буферные», товарно-материальные запасы служат своего рода «аварийным» источником снабжения в тех случаях, когда спрос на данный товар превышает ожидания . На практике спрос на товары удаётся точно спрогнозировать чрезвычайно редко. Это же относится и к точности предсказания сроков реализации заказов. Отсюда и необходимость в создании резервных товарно-материальных запасов.

Это объясняется  сезонными колебаниями сбыта, правилами  конкурентной борьбы, уровнем рентабельности, стилем руководства предприятиями  и характером деловых операций.

Определяющим  для размера запаса является характер потребления запаса продукта данного вида.

Вид запаса зависит  от потребности, которую удовлетворяет  запас.

Все запасы, имеющиеся  в экономике, определены как совокупные. Совокупные запасы производства подразделяются на два вида: производственные и товарные запасы.

Товарные запасы необходимы для бесперебойного обеспечения  спроса потребителей.

Товарные запасы подразделяются на:

• текущие,
• подготовительные,
• гарантийные,
• сезонные,
• переходящие.

Максимальный  желательный запас определяет уровень  запаса, экономически целесообразный в данной системе управления запасами. Этот уровень может превышаться.

1.2 Управление материальными запасами в розничных торговых предприятиях

Управление - это творческая деятельность. Она должна активно создавать необходимые для работы предприятия условия, а не пассивно реагировать на изменения, происходящие на рынке.

Цель создания запасов образование определённого буфера между последовательными поставщиками товаров и исключение необходимости непрерывных поставок.

Запасы, это материальные ценности, выключенные на некоторое время из процесса непосредственного потребления. Запасы это замороженные средства, это деньги, которыми нельзя пользоваться. Большинство предприятий, избегает больших запасов с низкой оборачиваемостью, так как это связано с риском.

Принимая решение  о размере закупок, необходимо помнить, что заказ товаров большими партиями имеет свои преимущества и свои недостатки. К преимуществам следует отнести  отсутствие сбоя в работе, полное удовлетворение спроса. Вместе с тем заказ больших партий увеличивает текущие издержки на хранение товаров, способствует росту складских расходов, страховых расходов, увеличению расходов из-за физической порчи, мелких хищений и т.д.

Если спрос  не обусловлен планом заказов других товаров, такой запас имеет независимый спрос. Прогнозировать независимый спрос сложно, поэтому существует два варианта управления запасами: система с фиксированным размером (объёмом) заказа и система с фиксированным интервалом времени между заказами.

Для системы управления запасами с фиксированным объёмом заказа подходят запасы с такими характеристиками:

1. низкая стоимость
2. низкие затраты на хранение
3. незначительные издержки в случае отсутствия
4. относительно постоянный уровень спроса.

Для системы  управления запасами с фиксированным интервалом времени такие запасы, у которых:

1. высока удельная стоимость
2. высоки издержки хранения.

В случае отсутствия запаса ущерб носит непредсказуемый  или случайный характер.

Делая заявку на товар, необходимо поддерживать баланс между спросом и предложением т.к. излишество или недостаток товара всегда сопровождается издержками. В торговом предприятии запасы – это деньги, а деньги, как известно, любят счёт. Поэтому управление запасами играет не маловажную роль для нормального функционирования предприятия.

3.  Внедрение современных средств автоматизации и анализа товарных запасов

Товарные запасы являются основными денежными вложениями для торговых фирм, основным источником получения прибыли, основной проблемой  ежедневного контроля. Типичная проблема торговых фирм: многочисленные случаи дефицита товара при излишках запасов и высоких затратах по его закупке и транспортировке.

Для автоматизации  процесса управления существует множество  прикладных систем.

Обычные результаты внедрения впечатляют:

• сокращение запасов до 50 процентов;
• сокращение издержек по заказу на 20 процентов;
• рост доходов на 20, благодаря сокращению дефицитов и ассортиментной оптимизации;
• рост оборачиваемости в 2 раза;
• рост рентабельности инвестиций более, чем на 50 процентов .

Технические характеристики

Программа написана на языке C. В настоящее время она  поставляется как клиентская версия, поскольку обработка осуществляется, по большей части, в пакетном режиме. Она может быть интегрирована  с учетными программами и различными клиент-серверными технологиями. В этом случае, возможна отсылка заказов через Интернет непосредственно без участия человека.

Необходимо  помнить, что система управления запасами - не просто компьютерная программа. При внедрении, требуется поддержка  руководства, обучение сотрудников и понимание персоналом принципов управления запасами.

2 СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ УПРАВЛЕНИЯ ЗАПАСАМИ

2.1 Управление материальными запасами

Цель данной работы не будет достигнута, если не показать работу всего процесса управления материальными ресурсами на конкретном примере. Для этого, я хотел бы проанализировать работу нескольких Российских предприятий:

- торговый дом  “Силена ” (сначала занимался реализацией швейных машин, но постепенно перешел к их производству);

- концерн “Меркс“ (занимался продажей швейных машин из Италии и Польши, позже принято решение об основании производства);

- ОАО “Заря”;

- АО “Лагода”;

- “Мост” (специализируется на производстве);

- фирма “Гарлен” (выпускает швейные машины);

- ЗАО “Тексон”;

- кооператив “Тесляры” (изготавливает на заказ швейный машины с декором).

_{Материалы и поставщики.}

Производящие швейные машины компании в 90 случаях из 100 используют иностранное сырье, поставками которого занимается большое количество импортеров. Проще всего “Мост” - предприятие само импортирует нужное для производства, т.е. сырье приобретается без торговой наценки. “Силена” получает все материалы для производства из-за рубежа. “Тесляры” используют немецкие и итальянские комплектующие. Они полагаются на своих постоянных поставщиков. Найти их было нетрудно, поскольку предложений, включающих поставку комплектующих прямо на предприятие заказчика, в избытке. Выбор поставщика делается исходя из качества предлагаемого им материала, т.к. разница цен у поставщиков невелика. Не влияет на размер издержек для заказчика и место, откуда поставляются комплектующие. Председатель кооператива “Тесляры” двумя правилами, которым нужно следовать, чтобы не “проколоться” с поставщиками. Первое - заранее обговаривать все параметры. Второе - оплату производить только после получения материала.

Руководство ЗАО  “Тексон” считает, что для поисков  поставщиков вполне достаточно прайс-листов. Как правило, стоит где-то появиться  информации о твоей фирме, они  первые тебя найдут. Главное правило  во взаимоотношениях с незнакомыми партнерами - оплата по факту поставки.

Интересно, что  традиционная для нашей страны проблема поиска надежных партнеров оказывается  характерна и для транснационального рынка. У торгового дома “Силена” 90% поставщиков - постоянные партнеры. В процессе работы происходит отсев. И представление о том, что на Западе производство работает идеально, далеко не всегда верно. В Италии можно встретить ненадежных партнеров, которые месяцами не выполняют поставки. Разница между поставщиками в том, что у лучших всегда есть альтернатива.

В фирме “Гарлен” комплектующие получали непосредственно от производителя из Чехии, но потом поняли, что это можно производить и в России. Чешские партнеры отказались в ответ на ультиматум об отдаче на консигнацию не менее трех машин комплектующих и предприятие перешло на украинских производителей.

АО “Лагода” производил закупку исходных материалов в Украине, но, испытав немецкую, польскую, белорусскую и прибалтийскую плиты, руководство “Лагоды” подписало контракт на поставку такого материала из Латвии. Материалы покупаются в Литве, Македонии и других странах Европы. Все отечественные товары доставляются собственным автотранспортом.

На ОАО “Заря” основная масса сырья и материалов завозится из-за рубежа. Предприятие поддерживает контакты с рядом фирм-производителей из Италии, Германии, Испании. Выбирают того, кто предложит более высокое качество и самую низкую цену.

_{Складские помещения.}

В АО “Лагода” склады рассчитаны на хранение трехдневного объема выпущенной продукции. Сырьевой склад располагает большой номенклатурой по применяемым материалам. По одной позиции имеются запасы на 2-3 дня, по другой - на неделю, по третьей - на месяц, а по некоторым заготовкам - на несколько месяцев, поскольку они требуют сушки.

Концерн “Меркс”  использует для хранения материалов, доставляемых с ОАО «Заря», складские помещения, площадью 6000 кв. м. А для продукции, изготовленной под заказ на отгрузку, оборудован отдельный склад.

Как правило, такие предприятия обходятся минимумом складских помещений, чтобы избежать больших накладных расходов.

В конце нужно добавить, что никто из вышеприведенных  предприятий на склад не работает, т.е. данные предприятия вполне конкурентоспособны.

Рассматриваемые предприятия по производству швейных машин имели разный подход к поставленной им задаче управления материальными ресурсами своего предприятия. Но в каждом случае результат был положительным, хотя и с переменным успехом. Путем исправления ошибок, они учатся управлять своим производством и получать достаточную прибыль.

В результате можно  сделать вывод, что существуют разные взгляды на одну проблему и разные пути ее решения. Каждое предприятие  руководствуется собственными соображениями  и опытом в управлении своими материальными  ресурсами.

2.2 Оптимизация товарных запасов

Рациональная  величина товарных запасов обеспечивает выполнение и перевыполнение плана  розничного товарооборота, удовлетворение спроса населения, сокращение части  издержек. Основное звено в этом комплексе – нормирование запасов.

Чтобы выйти  из сложившейся ситуации, предприятию  необходимо проделать ряд мероприятий, которые позволили бы ему нормально  функционировать.

Величина текущих  запасов является не постоянной, но от неё зависит вся торговля в  целом. Поэтому предприятию необходимо расширить ассортиментный перечень.

Время обращения  товарных запасов, выражается в днях оборота и рассчитывается по формуле

OT = Z * Т : Q                (2)

Oт - средний запас;

Т – количество дней в периоде;

Q – товарооборот.

Частота завоза продовольственных товаров значительно выше, чем непродовольственных. Некоторые продукты питания (хлеб, молоко) завозятся ежедневно.

Определение гарантийного запаса имеет особенности. Для продовольственных  товаров он устанавливается в  среднем 50 – 100% величины текущего запаса.

Сокращение  времени обращения, ускоряет денежное обращение, а значит, создаёт условия  для роста эффективности.

В нестабильных экономических условиях нужно обеспечить максимально возможную скорость оборачиваемости товарных запасов, чтобы отдел не нес инфляционных убытков.

Таким образом, для обеспечения бесперебойного снабжения покупателей и избежания  потерь в выручке из-за отсутствия требуемого товара в отделе, можно  дать следующие рекомендации:

1) систематически  отслеживать динамику спроса

2) контролировать  динамику реализации товаров 

2.3 Меры по повышению управляемости товарными запасами

Непрерывность соблюдения условий хранения заключается  в обязательности соблюдения на всех этапах товарной стадии установленных  требований к климатическому и санитарно-гигиеническому режимам.

Защита от неблагоприятных  внешних воздействий достигается  путем проведения инструктажа работающих о нормативных и технических  документах.

Рис. 1 Основополагающие принципы хранения.

  Экономическая эффективность – способность сохранять товары с наименьшими потерями и рациональными затратами на хранение. [25, 75].

Для достижения перечисленных принципов необходимо выбрать оптимальный метод хранения товаров, который будет способствовать оптимальной загрузке складских  помещений. Предприятию необходимо наладить цепочку товародвижения, определять на каждом этапе оптимальный объем закупок, соответствующий спросу. Торговые предприятия и производители, предлагающие широкий ассортимент наряду с собственной продукцией, используют закупку для создания и поддержания необходимого уровня товарных запасов. Одним из предметов оптимизации оргструктуры предприятия является управление товарными запасами, взаимодействие закупки и сбыта в этом вопросе.

Интересы сбыта  и предприятия в целом в области управления товарными запасами не совпадают. Сбыт предпочитает иметь значительные товарные запасы по каждой товарной группе.

В практике ИП часто  применяется двухуровневое планирование:

- на основании  плана по сбыту и остатков  товаров на складах, с учетом возможностей поставщиков. Уменьшение запасов до нижнего предела служит основанием дополнительной закупки минимальной партии товара.

Этот метод  работоспособен, но не всегда оптимален. Согласование планов закупки и сбыта  реально происходит раз в месяц. Построение вертикальной иерархии и вынесение оперативных вопросов на высший уровень не оправдывает себя. Оптимизация товарных запасов - именно оперативный вопрос, который должен решаться ежедневно.

В некоторых  случаях в ИП  эффективное решение  проблемы может быть получено подчинением закупки сбыту. При этом проводится переориентация материального стимулирования сбыта от валовой прибыли к прибыли чистой. Может применяться следующая формула расчета прибыли за период:

Пв = (Т2 + Д2 - К2) - (Т1 + Д1 - К1) + Вп - Р,             (3)

где: Пв - валовая  прибыль до налогообложения, 
Т2 - товарный запас в учетных ценах на конец периода, 
Д2 – дебиторская задолженность.

Другим, более  простым, но менее эффективным способом удержания товарных запасов в  определенных рамках является директивное задание его верхних и нижних границ в учетных ценах.

Оприходование товара проводится на основании сопроводительных документов, в которых указана  цена товара и стоимость доставки. Если не брать в расчет случаи брака  и пересортицы, остается одна существенная проблема с документацией: на практике довольно часто документы оформлены недостаточно полно, и стоимость, например, доставки, не указана в накладных; счет за доставку выставляется продавцом много позже.

Имея представление, что товар, пришедший на склад, но не готовый к продаже, является "мертвым" капиталом, легко подсчитать финансовые потери при существующей ситуации (или финансовые выгоды при ее изменении).

Можно привести целый ряд существенных требований к поставщику, которые могут быть более важны для предприятия, что определяется спецификой его деятельности. В числе таких требований находятся:

- надежность  поставщика;

- возможность  получения товарного кредита; 

- ритмичность  и оперативность поставок;

- уровень технологического консультирования;

- широта ассортимента;

- и т.д. 

Внезапное прекращение  поставок одним из поставщиков неспособно значительно ограничить возможности  предприятия. Применение такого деления  повышает надежность функционирования предприятия, но увеличивает затраты, т.к. снижается разовый объем закупаемых партий товара и, соответственно, оптовая скидка. Необходимо налаживать структуру управления товарными запасами, от этого будет зависеть финансовое благополучие предприятия.

Для того чтобы  иметь возможность систематически отслеживать и анализировать структуру и динамику товарных запасов, информация о них должна быть упорядочена.

В дальнейшем будет  использоваться ряд условных обозначений  понятий, которые рассматриваются  на данном этапе. Поэтому каждой категории далее по тексту присваивается соответствующее условное обозначение. Каждый из четырех названных этапов обозначен далее как время (t - количество дней), требующееся на выполнение каждого из них.

Рис. 2 Этапы  управления товарными запасами.

Рассмотрим подробно содержание каждого этапа.

а) Процесс формирования заказа в ИП включает:

1) подбор оптимальных  цен и условий поставки;

2) составление  заказа;

3) размещение  заказа.

б) Исполнение заказа в ИП включает:

- прием товара;

-подбор и  упаковка;

-оформление расчетно-платежных документов;

-доставка заказа.

в) Обработка  заказа в ИП включает:

-прием поступивших  по заказу  товаров;

-оприходование  товара, в том числе:

1) внесение приходных  данных в программу учета товарных  запасов

2) ценообразование

3) этикетирование товара;

4) размещение  товара по местам хранения.