Совершенствование организации учёта и отчётности

 
 
 
 
 

 

    СОДЕРЖАНИЕ 

Введение                                                                                                                      3                                                                                                   

1. Сущность и значение информационного обеспечения организации                                       

1.1 Учётно-аналитический  цикл и его информационное обеспечение 5

1.2 Характеристика  пользователей учётной информации 14 

2. Информационное обеспечение учётно-аналитического цикла

  БОУ ОАО «Белагропромбанк»   2.1. Виды и состав и содержание форм учёта и отчётности

       БОУ ОАО «Белагропромбанк»                                                                        19

2.2 Нормативно-правовая база и информационное обеспечение

        БОУ ОАО «Белагропромбанк»                                                                        24

 2.3. Порядок документооборота и представления

        отчётности в БОУ ОАО «Белагропромбанк»                                                27

3. Совершенствование организации учёта и отчётности БОУ ОАО

    «Белагропромбанк» на базе информационных технологий……………....37                                                                        

Заключение                                                                                                               44                                                                                          

Список использованных источников                                                                     46                                                                                                

Приложения                                                                                                             49

 

  Введение 

      Экономические преобразования в нашей стране, становление  и развитие социально ориентированной  рыночной экономики привели к  реформированию как информационной системы, в целом, так и функциональных информационных систем, включая и  систему банковского учета.  В настоящее время централизованно устанавливаются только общие правила бухгалтерского учета и отчетности согласно действующего в Республике Беларусь налогового, хозяйственного и финансового законодательства, а их конкретизация и механизм выполнения разрабатываются  каждым субъектом хозяйствования самостоятельно, исходя из специфики финансовой организации и других факторов. Поэтому автономно субъектами хозяйствования разрабатываются и локальные базы данных, а также корпоративные информационные системы. Поэтому тема курсовой работы так актуальна и значима.

      В качестве объекта исследования выбрано Брестское областное управление(БОУ) ОАО «Белагропромбанк» как финансовая организация, а предметом исследования выступает его информационно-аналитическая система.

      Цель  работы  - на базе проведённого анализа  выработка предложений и рекомендаций по совершенствованию информационной системы учёта и отчётности на примере Брестского областного управления(БОУ) ОАО «Белагропромбанк». Для достижения поставленной цели решаются следующие задачи:

      - рассматриваются основные теоретические положения и нормативно-правовая база организации информационной системы на примере субъекта хозяйствования;

      -  раскрывается сущность информации и специфика банковской информации;

      -  характеризуется система показателей банковской информационной системы и системы бухгалтерской отчётности;

      - исследуется методология и методика разработки бухгалтерской отчётности на примере финансовой организации БОУ ОАО «Белагропромбанк»;

      - анализируется организация составления и представления форм бухгалтерской отчётности на примере БОУ ОАО «Белагропромбанк»;

      - даются предложения и рекомендации по совершенствованию системы бухгалтерского учета и отчетности, в целом, и в банковской сфере, в частности, с учётом требований международных стандартов.

      Информационной  базой практического исследования бухгалтерской ротчётности и  её специфики в БОУ ОАО «Белагропромбанк»  являются:

      - экономическая и специальная отечественная и зарубежная литература;

      - банковское законодательство Республики Беларусь, включая Правила регулирования деятельности банков и небанковских кредитно-финансовых организаций. Утв. Постановлением Правления Национального банка РБ 28.06.2001г. № 173;

      - Концепция развития ОАО «Белагропромбанк» на 2001-2010гг. Утверждена Правлением ОАО «Белагропромбанк». Протокол № 35 от 11.07.2002г.(с изменениями от 23.09.2004г., протокол № 50).

 

1. Сущность и значение  информационного  обеспечения организации

1.1 Учётно-аналитический  цикл и его информационное обеспечение 

      Информация как совокупность каких-либо сведений, данных, фактов, характеристик о составляющих предметах, явлениях, процессах, отношениях, событиях и т.д., собранных и систематизированных в пригодную для использования форму,  составляет основу управления. По существу, все управленческие процессы – это не что иное, как поиск, фиксация, анализ, оценка, закрепление, распространение информации.

      Информационное  обеспечение представляет собой  совокупность информационных ресурсов (банков данных), средств, методов и  технологий сбора, обработки, накопления и выдачи информации. Информация, из каких бы источников она ни шла, и кто бы ни выступал ее носителем, непременно должна соответствовать определённым требованиям. Она должна быть актуальной, достоверной, достаточной, доступной, оперативной, адекватной для принятия соответствующих решений.

      Цель  информационного обеспечения организации и управления состоит в том, чтобы на базе собранных исходных данных получить обработанную, агрегированную информацию, которая должна служить основой для принятия управленческих решений. Для достижения этой цели необходимо обеспечить сбор первичной информации, ее хранение, распределение между структурными подразделениями организации и отдельными работниками, подготовить к переработке, переработать, предоставить в переработанном виде, провести анализ, обеспечить прямые и обратные связи ее циркуляции и т.д.

      Все это невозможно эффективно делать без  средств вычислительной техники  и новых информационных технологий. Эффективность принимаемых решений  зависит от качества информации, средств и методов ее обработки. Одной из важнейших проблем информационного обеспечения эффективного управления является определение достаточности информационного обеспечения.

      Современное развитие государства выдвигает  на первый план решение глобальной социально-управленческой задачи – формирование единого информационно-правового пространства, что позволит рационально и эффективно решать проблему информационного взаимодействия на всех иерархических уровнях, обеспечить оперативность, обоснованность, корректность принимаемых решений.

      Уровень информационного обеспечения, степень  оснащенности современными техническими, технологическими, телекоммуникационными  системами определяют эффективность  управления каждой организации. Применение микроэлектроники, информатики, микропроцессов, роботов и других современных обслуживающих средств открывает возможность перевода всей работы с информацией на новые научный и технический уровни.

      Важный  аспект информационного обеспечения  управления связан с развитием ее технической базы. Распространение получают комбинированные информационные системы, сочетающие механические средства ручного обращения с информацией, электронно-вычислительную технику и интеллект.

      Можно выделить несколько направлений  в области информационного обеспечения управления:

      - Это чисто технико-технологическое направление, решаемое специалистами в области электронно-вычислительной техники и информатики.

      - Другое направление – непосредственно управленческое состоит в стандартизации и унификации управленческой информации.

      - Третье направление определяется развитием профессиональной и психологической подготовки персонала.

      - Четвертое направление связано с тем, что информация в управлении при обработке и хранении ее любыми средствами во многом имеет правовой характер, основана на правовых нормах и служит юридическим основанием для принятия управленческих решений. Для этого необходимо юридически решать вопросы о непосредственном взаимодействии информационной системы и системы государственного управления, а также о полномочиях должностных лиц совершать юридически значимые действия путем введения соответствующей информации в информационную систему.

       В конце 40-х и начале 50-х годов XX в. произошли значительные изменения в области бухгалтерского учета в странах с развитой рыночной экономикой. Прежде всего, бухгалтерский учет стал не только средством обработки и группировки экономической информации, содержащейся в первичных документах, но превратился в "участника" и "исполнителя" управленческой политики предприятия. Появились дополнительные функции по сбору и обобщению информации для группы лиц, принимающих хозяйственные решения, по формированию и сохранению справочной информации разного назначения — в целях планирования, прогноза, принятия решения, контроля.

       Бухгалтерский учет приобретает оперативность  и аналитичность в рамках учётно-аналитического цикла, который включает учётный и аналитический этапы.  Большое внимание бухгалтеры уделяют учету затрат на производство, учету фактического объема производства, оценке выполнения производственных программ не только всего предприятия, но и его подразделений.

       Бухгалтерская информация – это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах, которые выступают  как объект исследования и учёта.1

       Для принятия оперативных управленческих решений может применяться полная и неполная информация, неколичественная и количественная информация, которая, в свою очередь, подразделяется на учётную  и неучётную. В своей работе менеджеры  используют как детализированную, так и итоговую информацию.2 

       Учётно-аналитический  цикл в рамках информационной системы  бухгалтерского учета состоит из множества элементов. К тому же состав элементов может меняться в зависимости  от целей управления. Между тем, любая система учета, организованная на конкретном предприятии, отвечает общепринятым принципам. К принципам бухгалтерского учета относятся3:

       -непрерывность деятельности предприятия;

       -использование  единых для планирования и  учета (планово-учетных) единиц  измерения;

       -оценка  результатов деятельности подразделений  предприятия;

       -преемственность  и многократное использование  первичной и промежуточной информации в целях управления;

       -формирование показателей внутренней отчетности как основы коммуникационных связей между уровнями управления;

       -применение бюджетного (сметного) метода управления затратами, финансами, коммерческой деятельностью;

       -полнота  и аналитичность, обеспечивающие исчерпывающую информацию об объектах учета;

       -периодичность,  отражающая производственный и коммерческий циклы предприятия, установленные учетной политикой.

       Понимание сущности учёта позволяет выявить  зависимость функций управления(планирования, контроля, учёта, анализа, организации, стимулирования). Это позволяет сформулировать функции бухгалтерского учета:

       - обеспечение информацией руководителей  всех уровней управления, необходимой  для текущего планирования, контроля и принятия оперативных управленческих решений;

       - формирование информации, которая  служит средством внутренней  коммуникационной связи между уровнями управления и различными структурными подразделениями одного уровня;

       - оперативный контроль и оценка  результатов деятельности внутренних  подразделений и предприятия  в достижении цели;

       - перспективное планирование и  координация развития предприятия в будущем на основе анализа и оценки фактических результатов деятельности.

       Учётно-аналитический  цикл характеризуется объемом информации, поставленными перед ней целями, критериями и средствами достижения целей, составом элементов и их взаимодействием. Специфика предприятия его производственные мощности и фактические объемы производства, объём хозяйственных связей предприятия определяют выбор и применение информационной системы бухгалтерского учета.

       Признаками  классификации учётно-аналитического цикла являются: широта охвата информации, степень взаимосвязи финансового и управленческого учета, оперативность затрат на производство, полнота включения затрат в себестоимость продукции4.

       По  широте охвата информацией видов деятельности, организационной структуры предприятия, продукции различают полные учётно-аналитические циклы, состоящие из совокупности систематического и проблемного учета, и системы с целевым набором их составных частей.

       Систематический учет затрат — есть финансовый учет затрат на производство с его регламентацией по составу затрат, способам регистрации, идентификации и группировки, представления в отчетности. Элементами систематического учета являются5:

       1) измерение и оценка затрат по приобретению и использованию производственных ресурсов;

       2) контроль процессов снабжения, производства, реализации в натуральных измерителях;

       3) группировка затрат по статьям расхода и элементам, по местам возникновения, по видам продукции, работ и услуг, сюда же относится порядок включения затрат в себестоимость;

       4) внутренняя и внешняя отчетность, удовлетворяющая своих пользователей по срокам, содержанию и частоте представления.

       Проблемный  учет формирует информацию об экономической, технологической, конструкторской и организационной подготовке производства; о ценах и реализации продукции; об управлении производственными запасами и рационализации расхода производственных ресурсов.

       Задачи  проблемного учета решаются с  помощью методов программирования, нормирования, планирования, прогноза, системного экономического анализа, контроля и регулирования на основе фактических данных производственного учета и статистики. Содержание понятия "проблемный учет" показывает, что данные этого учета используются для решения будущих экономических и производственных проблем предприятия. Данные проблемного учета используются для:

       • планирования и прогнозирования затрат и доходов, нормирования и составления смет (бюджетов);

       • анализа расходов и отклонений от нормативов (стандартов) и анализа доходности производства продуктов;

       • оценки деятельности структурных подразделений и предприятия по критерию величины затрат и доходов, получаемых в процессе производства и сбыта;

       • принятия многовариантных управленческих решений на ближайшую и дальнюю перспективу в области производства и сбыта, кооперирования, импорта и экспорта, ассортимента продукции и др.;

       • разработки моделей управления запасами и затратами, которые бы обеспечивали оптимизацию затрат и доходов.

       По  степени взаимосвязи между финансовым и управленческим учетом в практике зарубежных стран применяют две основных информационных системы учета: монистическую и автономную.

       Монистическая информационная система бухгалтерского учета — это интегрированная система, объединяющая систематический и проблемный учет на основе прямой и обратной связи на счетах бухгалтерского учета. Систематический учет путем отражения на счетах бухгалтерского учета производственных издержек, готовой продукции и ее реализации дает возможность оценить деятельность предприятия, его финансовое положение.

       Дополняя  финансовую информацию данными внутренней отчетности, администрация может  оценить рациональность организации производства на любом его участке. Из оперативных сведений и отчетности материально-ответственных лиц определяются положительные и отрицательные отклонения от действующих стандартов. Тем самым создаются предпосылки организации действующей системы контроля за издержками и доходами. Малые предприятия, выпускающие однородную по своему составу продукцию, могут применять интегрированную или монистическую информационную систему бухгалтерского учета.

       Автономная  информационная система бухгалтерского учета — обособленное создание систематического и проблемного учета. Связь между финансовым и управленческим учетом осуществляется с помощью так называемых парных контрольных счетов одного и того же наименования.

       По  оперативности затрат информационные системы бухучета подразделяют: на систему учета фактических (прошлых, исторических) затрат и систему учета стандартных (нормированных) затрат. Оперативность затрат — один из критериев действенности информационных систем бухучета, ориентированных на увеличение эффективности.

       Система учета фактических (прошлых) затрат состоит в формировании информации для расчета себестоимости реализованной продукции и прибыли, для определения фактической себестоимости и дохода от реализации единицы готовой продукции конкретного наименования.

       Система учета стандартных  затрат включает: разработку стандартов на затраты по приобретению и использованию материалов, основных фондов, на затраты труда, накладных расходов; составление калькуляций себестоимости по нормативным затратам и учет фактических затрат с выделением отклонений от нормативов и смет.

       В мировой практике такая система  называется "стандарт-кост". Она ориентирована на оперативность контроля за ходом формирования себестоимости и при возникшей необходимости регулирование ее процесса6.

       Полнота включения затрат в себестоимость - один из признаков классификации систем учета, применяемый на  практике. Существует система учета полных затрат и система учета частичных затрат — две системы, отвечающие в бухгалтерском учете различным целям.

       Система учета полных затрат представлена традиционным учетом затрат на производство и калькулирование себестоимости. Основной группировкой затрат является их деление на прямые (относимые прямо на объект калькулирования) и косвенные (распределяемые между объектами калькулирования пропорционально какой-либо базе).

       Под системой частичных затрат понимается подход, когда производится подбор отдельных элементов затрат, которые носят прямой характер и включаются в себестоимость отдельных видов продукции. Затраты при этой системе зависят от объемов производства и потому их называют переменными. Калькуляция ограниченных затрат включает только производственные расходы, связанные с выпуском калькулируемого продукта.

       Часть затрат, которые носят косвенный  характер, имеет отношение ко всей продукции. Такого рода затраты возмещаются из общей суммы выручки. В зарубежной практике этот вариант учета называется "директ-костинг".

       При разработке учётно-аналитического цикла  его основополагающим признаком  должен выступать учёт затрат по сферам деятельности в неразрывной связи  с определением эффективности каждой сферы. Такой подход допускает выделение:

       -    учёт снабженческо-заготовительной  деятельности;

       -   учёт производственной деятельности, учёт затрат на производство  и себестоимость продукции;

       - учёт финансово-сбытовой деятельности;

       - учёт инвестиционной деятельности;

       -  анализ;

       - контроллинг.

       Подводя итоги, можно констатировать, что  информационная система бухгалтерского учета может быть представлена как  интегрированная система учёта  затрат и доходов, нормирования, планирования, контроля и анализа, которая представляет информацию как для оперативных, так и перспективных финансовых и управленческих решений данного субъекта хозяйствования.

 

1.2 Характеристика пользователей  учётной информации 

       Как в отечественной, так и в зарубежной практике производственно-хозяйственной  деятельности используется разнообразная учётная и финансовая информация для функционирования системы управления субъекта хозяйствования. Формируемая на основе данных оперативного, статистического и бухгалтерского учета  информация  может быть классифицирована по данному признаку на: оперативную, статистическую и бухгалтерскую, что позволяет более полно охарактеризовать финансовые результаты деятельности предприятия.

       Однако, для удовлетворения информационных потребностей, она должна представлять собой не просто набор важных сведений из области хозяйственной жизни, а целостную систему экономических показателей, необходимых  для принятия эффективных управленческих решений.

       Основной  формой представления учётной информации на уровне субъекта хозяйствования (предприятия, банка, учреждения) в условиях рыночной экономики является отчетность. Термин “отчетность” имеет несколько значений. В узком смысле отчетность представляет собой оправдательные документы, содержащие отчет о работе, о произведенных расходах. Под отчетностью в широком смысле подразумевается вся совокупность учетных записей, по которым можно проследить хозяйственную деятельность предприятия. По-разному определяют бухгалтерскую и финансовую отчетность и специалисты.

       Так, например, И.Е. Тишков отмечает, что  “финансовая отчетность – это набор форм и показателей, а также пояснительных материалов  к ним,  отражающих результаты хозяйственной деятельности”.  В.Д. Новодворский  и Л.В. Пономарева  рассматривают бухгалтерскую отчетность, как “особый вид учетных записей, являющихся кратким извлечением из текущего учета и отражающих сводные данные, которые характеризуют состояние и результаты работы хозяйства, его подразделений или отдельного предпринимателя за определенный период”.

       Другие  ученые-экономисты считают, что “отчетность представляет собой систему показателей, отражающих результаты хозяйственной деятельности организации за отчетный период ”.  Л.В. Донцова определяют финансовую отчетность как «совокупность форм отчетности, составленных на основе данных финансового учета с целью предоставления внешним и внутренним пользователям обобщенной информации о финансовом положении организации в форме, удобной и понятной для принятия этими пользователями определенных деловых решений». Т.Б. Крылова приводит аналогичное определение отчетности в соответствии с Международными учетными стандартами.

       В соответствии со статьей 2."Основные понятия, применяемые в настоящем  Законе" Закона Республики Беларусь "О бухгалтерском учете и  отчетности" бухгалтерская отчетность – система показателей, отражающих имущественное и финансовое положение организации на отчетную дату, а также финансовые показатели ее деятельности за отчетный период.

       Из  вышеприведенных определений следует, что финансовая отчетность представляет собой совокупность характеристик, отражающих разностороннюю хозяйственную деятельность предприятия и, прежде всего, – имущественное состояние предприятия и финансовые результаты его работы, а ее основой  является система бухгалтерской отчетности предприятия. Финансовая отчетность предприятия используется при анализе и аудите финансовых результатов деятельности предприятия, а также при его налогообложении.

       Происходящие  в последнее время в нашей  стране преобразования в методах  хозяйствования привели к значительным изменениям в составе и содержании форм бухгалтерской отчетности. Так, например, была значительно изменена структура баланса (форма № 1), содержание некоторых его статей; претерпел серьезные изменения Отчет о финансовых результатах, который теперь называется Отчет о прибылях и убытках; изменилась форма № 5 “Приложение к бухгалтерскому балансу”; были введены новые формы: “Отчет о движении капитала”, “Отчет о движении денежных средств”. Таким образом, новый состав годового отчета в настоящее время состоит из бухгалтерского баланса (форма № 1), Отчета о прибылях и убытках (форма № 2), приложений к ним (формы № 1-5), пояснительной записки, а также аудиторского заключения, подтверждающего достоверность бухгалтерской отчетности организации, если она в соответствии с  законодательством подлежит обязательному аудиту.