Содержание 

Введение

     В России на протяжении достаточно длительного времени среди управленцев различного уровня бытовало мнение, что главной задачей бухгалтерского учета есть составление бухгалтерской отчетности и ее сдача в налоговые органы и фонды, а основным требованием к ее составлению – отображение информации, базирующейся на использовании первичных документов по совершенным операциям. Основываясь на бухгалтерской отчетности, проводился анализ прошлых лет, что предоставляло информацию о финансовом положении, результатах финансово-хозяйственной деятельности, а также прогнозировались будущие периоды.

     Такие подходы к бухгалтерскому учету и отчетности предопределили основным направлением развития бухучета рост качества учетной информации о работе предприятия, требуемой для принятия экономических и управленческих решений. Учетная информация о финансово-хозяйственной деятельности предприятия преподносится в финансовой, налоговой, управленческой, статистической и других видах отчетности. Все они формируются на основании единого информационного поля, создаваемого системой бухгалтерского учета.

     Финансовая, статистическая, управленческая, налоговая и другие виды отчетности содержат учетную информацию, которая используется в зависимости от потребности внутренними и внешними пользователями.

     Значение информации в современном мире бизнеса неуклонно растет. В хозяйственной деятельности качеством экономической информации предопределяется деловой успех, который выражается в получении прибыли и росте капитала.

     Целью курсовой работы является изучение внутренней отчетности. В соответствие с указанной  целью был поставлен и решен ряд задач:

     - изучить теоретические основы внутренней отчетности компании;

     - проанализировать организацию внутренней  отчетности на примере ООО  «Грескемик»;

     - разработать рекомендации по совершенствованию внутренней отчетности в ООО «Грескерамик».

     Предметом исследования является внутренняя отчетность предприятия, объектом - ООО «Грескерамик».

     Работа  состоит из введения, трех глав, заключения, списка используемой литературы.

     Методологической  и методической основой для написания работы послужили федеральные законы РФ, положения по бухгалтерскому учету (ПБУ), учебная и справочная литература.

1. Теоретические основы внутренней отчетности компании 

 
1.1. Понятие  и виды внутренней  отчетности

     Внутренняя бухгалтерская отчетность - это отчетность, которая составляется бухгалтером-аналитиком и подается как администрации предприятия, так и менеджерам всех уровней управления. Основной целью составления отчетности является предоставление оперативной информации в соответствии с требованиями управленческого персонала [10,стр.56]

     Система внутренней отчетности должна строиться таким образом, чтобы данные, которые в ней содержатся, позволяли получить ответ на все вопросы управленцев.

Создать систему внутренней отчетности можно только при наличии [15, cтр.10]:

- Массива основных данных;

     - Согласованности содержания и формы отчетов;

     - Функционального подхода к накоплению и суммирования информации.

     Информационной базой для составления внутренней отчетности является нормативно-справочная и фактическая информация аналитического учета. Основными реестрами для формирования отчетных показателей, а иногда непосредственно формами отчетности для управления служат производственные журналы, книги записей покупок, продаж и других хозяйственных операций, отчеты о производственной и отпущенной продукции, товары и услуги, производственные запасы, специализированные формы отчетности о деятельности отдельных структурных подразделений.

     Одним из способов определения состава и сроков предоставления данных управленческой отчетности является метод интервью, при котором сначала необходимо опросить каждого менеджера, какая информация ему необходима для работы и до какого срока ее желательно получить. Часть учетной информации для управления может и должна поступать пользователям в режиме реального времени при каждом ее изменении. Например, для высшего управленческого персонала, ответственного за финансовое состояние организации, нужна оперативная информация о резких изменениях курса валют и тарифов на энергоносители, индексов фондового рынка и котировки ценных бумаг. Немедленной должна быть информация и о неожиданных простоях, непроизводственные расходы и потери, которые существенно влияют на экономику предприятия, которая требует немедленной реакции руководителей среднего и низкого звена управления.

     Большинство показателей управленческого учета и отчетности не требуют такой степени оперативности. Данные о выпуске продукции и полуфабрикатов, брак и другие отклонения от норм, о количестве и стоимости продажи обычно представляют ежедневно или еженедельно. Анализировать прибыльность и рентабельность отдельных товаров, работ и услуг или секторов рынка, где они реализуются, позволяют данные ежемесячных управленческих отчетов. При осуществлении долгосрочных проектов инвестиций их целесообразно разбить на отдельные этапы или виды работ, для того, чтобы еженедельно или ежемесячно выявлять отклонения от запланированного выполнения по объемам и затратам на осуществление проекта.

     Применяемую на практике отчетность можно разделить на несколько видов по трем основным характеристикам [20, cтр.18]:

     1) объем информации, представляемой в отчете;

     2) цель составления;

     3) период отчетности.

     По  объему информации различают частную и общую отчетность. Частная отчетность содержит информацию о результатах деятельности какой-либо структурной единицы предприятия или об отдельных направлениях ее деятельности, или о результатах деятельности по конкретным географическим регионам (филиалам). Общая отчетность характеризует результаты деятельности предприятия в целом.

     В зависимости от целей составления отечность может быть внешней и внутренней. Внешняя отчетность служит средством информирования пользователей, заинтересованных в характере деятельности, доходности и имущественном положении предприятия. Составление внутренней отчетности вызвано потребностью внутрифирменного управления.

     В зависимости от периода, который охватывает составляемую отчетность, различают периодическую и годовую отчетность. Периодическая отчетность — это отчетность, составленная через определенные промежутки времени (день, неделя, месяц, квартал, полгода). Годовая отчетность составляется в сроки, регламентированными действующими нормативными актами РФ.

      1.2. Требования к построению  и содержанию внутренней  отчетности

     Форма внутренней отчетности должна максимально раскрывать содержание ее показателей и быть понятной для конкретного пользователя информации - менеджера, для которого составлен отчет. Содержание каждого отчета также рассматривается в некоторой минимальной форме с учетом того, что данная отчетность подлежит адаптации к конкретному виду экономической деятельности и конкретного предприятия, учитывая, в частности, его возможности по сбору той или иной информации.

     Основными требованиями, предъявляемыми к внутренней отчетности, являются следующие [4, cтр.87-88]:

     1. Внутренний отчет должен быть адресным и конкретным. Основными факторами, влияющими на выбор способа предоставления, формата и структуры того или иного управленческого отчета, следует считать содержание предоставленной информации, потребности и пожелания пользователей отчетов, понимание экономичности их получения и передачи. Нет и не может быть стандартного набора бланков управленческой отчетности с единым форматом и общей структурой. Они индивидуальны и разнообразны по сути, форме и сроками предоставления. Содержание каждого раздела должно соответствовать информационным потребностям предполагаемого потребителя отчетности. Он не принесет желаемых результатов, если:

     - Информация собирается для учета объема продаж или определения издержек и не связана с информационными запросами конкретных руководителей, возглавляющих центры доходов или центры затрат;

     - Будет адресован не конкретному менеджеру, а его руководителю высшего уровня;

     - Будет содержать нечеткую информацию по общим вопросам.

     Эффективный управленческий контроль предполагает наличие конкретной отчетной информации.

     Степень детализации во многом зависит от уровня менеджмента. Начальникам производств, руководителям отделов и служб за водопотребление необходимы более частые и детальные отчеты, чем для высшего руководства организации. Однако, слишком подробная информация делает ее убыточной, и не позволяет сосредоточить внимание на главном, а в некоторых случаях затрудняет понимание и восприятие отчетных данных и показателей.

     2. Для принятия управленческих решений должна предоставляться полезная оперативная информация в форме внутренних отчетов.  
Системы формирования управленческой отчетности о фактических затратах и ​​результатах деятельности следует разрабатывать так, чтобы обеспечить менеджеров соответствующего уровня необходимой им отчетностью в кратчайший срок после окончания отчетного периода. Частота предоставления периодических отчетов зависит от времени, за который содержащаяся в них информация устаревает, то есть перестает быть актуальной и полезной для оперативных управленческих решений. Любая информация должна сообщаться в момент возникновения - немедленно, почасово, ежемесячно или ежесуточно. Другие данные управленческого учета и показатели отчетности достаточно представлять пользователю один раз в неделю, месяц и даже реже. Одни и те же сведения для менеджеров низкого и среднего звена могут предоставляться подробно и ежедневно, а для дирекции предприятия в обобщенном виде и еженедельно или один раз в месяц.

     3. Не следует перегружать отчетность расчетами. Руководителю требуется минимальный объем информации, который должен быть систематизирован так, чтобы на основании информации, которая в них содержится, руководитель принимал оптимальные управленческие решения.

     4. Важное значение имеет способ предоставления отчетной управленческой информации, учитывая средства выведения и формат данных, методы их постановки, сопутствующие объяснения. Традиционный метод предоставления информации в виде таблицы с набором цифр, расположенных на бумажном носителе, дополняется их демонстрацией на дисплее построением графиков и диаграмм, использованием цветовых решений.

     Главными требованиями к формату и содержанию управленческой отчетности является доступность для восприятия, степень детализации, порядок оформления отчетов, необходимость их стандартизации. Отчет должен быть достаточно простым, понятным, лаконичным, чтобы не допускать неоднозначного толкования. Названия форм отчетности и ее разделов необходимо сформулировать так, чтобы исполнителю и пользователю было понятно их назначение и особенности [10, cтр.65].

     Порядок составления внутренней отчетности напрямую связан со структурой цехов, отделов и служб предприятия. Обычно, внутренние отчеты разрабатывают и составляют в соответствии со стандартным для данного предприятия форматом: их проще распечатывать, подшивать в папку, доставлять пользователям, читать и хранить. Из таких отчетов легче сделать слайды для группового просмотра с помощью компьютера и демонстрировать их на экране. Все большее распространение в современных информационных технологиях получает графический и диаграммный способы предоставления данных управленческого учета и отчетности. Групповой просмотр и обсуждение данных управленческой отчетности довольно распространены среди высшего управленческого персонала компании, для просмотра на собрании директоров и при других формах корпоративного управления.

     В разумных пределах отчетные таблицы должны сопровождаться пояснительным текстом с аналитическими выводами и рекомендациями. Пояснения к отчетным таблицам существенно повышают ценность предоставленных данных для управления.

1.3. Формы внутренних  отчетов

     На  основе внутренней отчетности принимаются решения на всех уровнях управления организацией. Важным элементом в принятии решений является время, которое проходит от получения отчета до выработки решения и претворения его в управляющие действия. Существенное значение при этом имеют доступная форма внутреннего отчета, расположение и подача соответствующей информации. Не может быть стандартного набора внутренней отчетности с едиными формами и информационной структурой. Внутренняя отчетность индивидуальна. Она отрицает шаблонный подход. Можно выделить классификационные признаки, характеризующие общие подходы к характеристике форм отчетности (рис. 1) [11, cтр.74].

     По  содержанию информации внутренние отчеты подразделяются на комплексные, тематические (по ключевым показателям), аналитические.

     Комплексные итоговые отчеты представляются обычно за месяц или за иной отчетный период (квартал, полугодие и т.п.) и содержат информацию о выполнении планов и использовании ресурсов за данный период; представляются регулярно и отражают доходы и расходы по центрам ответственности, исполнение сметы издержек, рентабельность, движение денежных средств и иные показатели для общей оценки и контроля.

     Тематические отчеты по ключевым показателям представляются по мере возникновения отклонений по наиболее важным для успешного функционирования показателям, таким, как объем продаж, потери от брака, недопоставки по заказам, график производства продукции и другим, не входящим в оценочные, плановым показателям, подконтрольным центру ответственности.

     Аналитические отчеты подготавливаются только по запросам руководителей и содержат информацию, раскрывающую причины и следствия результатов по отдельным аспектам деятельности. Например, причины, влияющие на перерасход ресурсов, уровень продаж по секторам рынка, всесторонняя оценка причин изменения рентабельности, анализ рынка и использования производственной мощности, факторы риска деятельности в определенных направлениях и т.п.

     По  уровням управления различают оперативные отчеты, текущие и сводные отчеты. Оперативные отчеты представляются на низовом уровне управления в центрах ответственности. Они содержат подробную информацию для принятия текущих решений. Составляются еженедельно и ежемесячно.

     Текущие отчеты содержат агрегированную информацию для среднего уровня управления в центрах прибыли, центрах инвестиций, составляются с периодичностью от ежемесячного до ежеквартального.

     Сводные отчеты представляются для высшего управленческого персонала организации, по которым принимаются стратегические решения и осуществляются общий контроль деятельности и контроль управленческого персонала на среднем, иногда – на нижнем уровне. Периодичность колеблется от ежемесячных до ежегодных отчетов.

     Оперативная информация, предназначенная для  низовых центров ответственности, не должна в неизменном виде представляться на высший уровень управления. Нижний уровень – это оперативные решения по согласованию и выполнению производственных планов, использованию ресурсов подразделения. Данная информация должна обобщаться, агрегироваться в более общие показатели для представления на средний уровень управления. На высшем уровне требуется еще большая степень обобщения информации.

     По  объему информации внутренние отчеты подразделяются на сводки, итоговые отчеты, общие (сводные) отчеты. Сводка – это краткие сведения об отдельных показателях деятельности подразделения за короткий период, иногда за день, за неделю [19, cтр. 23]. Итоговые отчеты составляются за месяц или другой отчетный период. Они обобщают информацию о контролируемых показателях данного центра ответственности. Общие финансовые отчеты составляются по организации в целом и содержат информацию, соответствующую формам финансовой отчетности, приспособленным для целей внутреннего управления.

     По  формам представления внутренние отчеты составляются в табличной, графической или текстовой форме.

     Табличная форма представления внутренней отчетности является наиболее приемлемой и для составителей, и для пользователей.

     Большая часть внутренней отчетной информации выражается цифровыми показателями, которые удобнее всего представлять в табличной форме. К ней все привыкли, она стала традиционной. Нужно правильно структурировать отчетные показатели, разделить их на зоны, выделить главные, требующие особого внимания, а самое важное – постараться изложить отчет на одной странице без оборота.

     Для пояснений к отчету может быть приложена записка с комментариями и раскрытием основных показателей.

     Графическая форма наиболее наглядна, не нужно только перегружать графики и диаграммы излишней цифровой информацией, стараться уместить в один график (диаграмму) всю имеющуюся информацию. Отображение большего числа показателей в данной форме затрудняет восприятие информации. Много цифр нагляднее представлять в табличной форме.

     Текстовая форма подачи информации приемлема в тех случаях, когда отсутствует цифровая информация, либо ее объем незначителен, но нужно подробно объяснить взаимосвязь и значение представляемой информации. Текстовые отчеты часто составляют в дополнение к отчетам в табличной или графической формах.

     Разнообразие функций, выполняемых отдельными подразделениями предприятия, определяет состав и содержание информации, включаемых во внутреннюю бухгалтерскую отчетность. Например, отчеты о результатах деятельности составляются по каждому виду деятельности предприятия. Наличие таких или аналогичных отчетов необходим практически на любом предприятии, поэтому приведенный перечень управленческих отчетов можно считать стандартным. Однако для решения задач конкретного предприятия перечисленных форм отчетности может быть недостаточно.

      2. Анализ организации внутренней отчетности в ООО «Грескерамик»

2.1. Краткая характеристика  ООО «Грескерамик»

     Полное  наименование коммерческой организации: Общество с ограниченной ответственностью «Грескерамик». Сокращенное наименование коммерческой организации: ООО «Грескерамик».

     Организационно-правовая форма: Общество с ограниченной ответственностью. Форма собственности: частная. Местоположение: Москва, Павелецкая набережная, д.2, стр.2.

      ООО «Грескерамик» было основано 19 августа 2003 года.  Динамично развиваясь, в настоящее время организация удерживает ведущие позиции на рынке оптовой торговли керамического гранита, натурального камня, подсистемы для вентилируемых фасадов  и сопутствующих материалов. Компания ООО «Грескерамик» - это:

• оптовая продажа керамического гранита, натурального камня, подсистем для вентилируемых фасадов;
• гибкая ценовая политика;
• всегда в наличии полный ассортимент товаров;
• весь товар сертифицирован;
• выезд консультанта с образцами товара, каталогами и рекламной продукцией;
• доставка товаров железнодорожным транспортом в любую точку России;
• всегда быстрое и качественное обслуживание.

В таблице 2 представлены показатели работы ООО «Грескерамик» за 2009-2010гг.

Таблица 1 - Основные финансово-экономические показатели деятельности

 ООО «Грескерамик» за 2009-2010гг. 

     Как показывают данные таблицы 1, основные экономические показатели ООО «Грескерамик» за 2009-2010гг. увеличились. Выручка от реализации продукции выросла на 6699 тыс.руб. или на 22,4%. Себестоимость реализации продукции при этом выросла на 3771 тыс.руб. или на 21,3%. Тем не менее, за 2009-2010гг. затраты на 1 руб. уменьшились на 2 коп. Это положительная тенденция. Рентабельность выросла на 1,7%. Следует отметить, что позитивным моментом является то, что темпы роста выручки от реализации и прибыли опережают темпы роста себестоимости товарной продукции и фонда оплаты труда. Это говорит о том, что предприятие ведет правильную кадровую и сбытовую политику.

2.2. Внутренние  отчеты для разных  уровней управления

ООО «Грескерамик»

     Предприятием составляется довольно много разных видов внутренних отчетов, каждый из которых предназначен для своего уровня управления.

     Формирование  отчетных данных начинается на каждом из участков нижнего уровня управления, потом их отчеты консолидируются  на среднем уровне и подаются выше. Высший уровень менеджмента сводит воедино отчетность среднего уровня и предоставляет генеральному директору.

     Для того, чтоб лучше понять выше сказанное, рассмотрим управленческую структуру  предприятия (рисунок 2).

Рисунок 2 - Организационная структура управления ООО «Грескерамик»

     Рассмотрим  на примере Отчета о расходах его формирование на каждом из уровней управления в ООО «Грескерамик».

     Так, отчет о расходах предприятия, предоставляемый  генеральному директору, будет иметь вид: 

Таблица 2 - Отчет о расходах ООО «Грескерамик» за декабрь 2010 года (тыс.руб.) 

     Из  отчета генеральному директору видно, что за месяц перерасход средств  составил 13,4 тыс.руб. Потратили выше сметы отдел маркетинга, а также  были использованы дополнительные средства на планирование и расчеты и на прочие издержки.

     Рассмотрим  отчет, предназначенный для заместителя генерального директора (табл.3). 
Таблица 3 - Месячный отчет заместителя генерального директора (тыс.руб).

     По  итогам такого отчета заместитель генерального директора видит, по каким главным  статьям расходов сформировалась экономия, а по каким – перерасход. Так, по сравнению со сметными данными  выросли расходы на коммунальные услуги, общехозяйственные издержки и содержание подразделений.