Совершенствование организационной структуры

                                       МИНОБРНАУКИ  РОССИИ

Федеральное государственное бюджетное образовательное  учреждение

высшего профессионального  образования

«Российский государственный гуманитарный университет»

(РГГУ)

Филиал в  г. Твери

                                          Жадаева Алина Вячеславовна

«Совершенствование организационной структуры» (на примере ООО «ЛаНе»)

Курсовая  работа по дисциплине «Теория организации»

студентки 2 курса очного отделения направления

080504 «Государственное и муниципальное управление»

группы Го-21

Работу  проверил:

д.и.н., доц. каф.

 ГиСЭД Славко А.А.

Тверь 2011

  Содержание

ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………………………………………………………………………………3

Глава 1. Теория ОпределениЯ эффективности организационной структуры ……5

Глава 2. Анализ деятельности организации и организационной  структуры……13

Глава 3. Предложения  по совершенствованию организационной  структуры 

ООО«ЛаНе»……………………………………………………………………………………………………………………………26

ЗАКЛЮЧЕНИЕ…………………………………………………………………………………………………………………………31   

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ………………………………………………………………………………..33

ВВЕДЕНИЕ

Структура организации –  это способ построения взаимосвязи  между уровнями управления и функциональными  областями, обеспечивающий оптимальное  при данных условиях достижение целей  организации, т.е. "организационная  структура управления" (ОСУ) - одно из ключевых понятий менеджмента, тесно  связанное с целями, функциями, процессом  управления, работой менеджеров и  распределением между ними полномочий. ¹В рамках этой структуры протекает весь управленческий процесс (движение потоков информации и принятие управленческих решений), в котором участвуют менеджеры всех уровней, категорий и профессиональной специализации. Структуру можно сравнить с каркасом здания управленческой системы, построенным для того, чтобы все протекающие в ней процессы осуществлялись своевременно и качественно. Отсюда то внимание, которое руководители организаций уделяют принципам и методам построения структур организации, выбору их типов и видов, изучению тенденций изменения и оценкам соответствия задачам организаций, - это показывает актуальность и важность данной темы в современных условиях.

Под структурой управления понимается упорядоченная совокупность устойчиво  взаимосвязанных элементов, обеспечивающих функционирование и развитие организации  как единого целого. ОСУ определяется также как форма разделения и  кооперации управленческой деятельности, в рамках которой осуществляется процесс управления по соответствующим  функциям, направленным на решение  поставленных задач и достижение намеченных целей. С этих позиций  организационная структура представляется в виде системы оптимального распределения  функциональных обязанностей, прав и  ответственности, порядка и форм взаимодействия между входящими  в ее состав органами управления и  работающими в них людьми.²

На сегодняшний день, в России в интересах выживания и гибкого  реагирования на динамично меняющиеся рыночные условия, повышения устойчивости и адаптационной способности  в удовлетворении потребительского спроса, преодоления отставания в развитии техники и технологии, в обеспечении высокого качества выпускаемой продукции и предоставляемых услуг предприятия должны целенаправленно проводить организационные изменения. Благодаря этому преодолевается инертность и застой в структурах управления, в сложившейся системе связей и отношений. Поэтому, именно эта проблема легла в основу научных изысканий данного дипломного проекта.

Целью данной работы, главным образом, будет являться выявление необходимости проведения организационных изменений, изучение этой проблемы и разработка предложений основных  направлений организационных изменений на конкретном предприятии.

Главной задачей разработанного проекта является разработка предложений проведения организационных изменений для совершенствования существующей организационной структуры на предприятии.

Объектом исследования является Общество с ограниченной ответственностью «ЛаНе», г. Бежецк ул. Краснодонская 6а.

Предметом исследования является совершенствование организационной структуры.

 Представленная курсовая работа состоит из трех глав (разделов), введения и заключения.

При написании  работы использовалась экономическая  литература отечественных и зарубежных авторов (Акбердин Р.З., Кибанов А.Я. «Совершенствование структуры, функций и экономических взаимоотношений управленческих подразделений предприятий при формах хозяйствования», Аккофф Р. «Планирование будущего корпорации», Боумен К. «Основы стратегического менеджмента», Виханский О.С., Наумов А.И. «Менеджмент», Водачек Л., Водочкова О. «Стратегия управления инновациями на предприятии», Джеймс Л. Гибсон, Д. Иванцевич, Джеймс Х. Доннелли – мл.  «Организации: поведение, структура, процессы»и т.д.), устав предприятия ООО «ЛаНе».

Глава 1. Теория Определения эффективности  организационной структуры

1.1. Понятие организационных изменений на предприятии и его необходимость

В настоящее время стало модным проявлять интерес к организационным изменениям. Это объясняется тем, что во многих фирмах изменение условий окружения и технологии вызывает необходимость соответствующих организационных изменений. Утверждают даже, что быстрота, с которой происходят социальные изменения, и растущая сложность условий окружения уже сами по себе определяют необходимость в частых организационных изменениях. На этом основании У. Беннис утверждает, что бюрократический тип организации будет вытеснен "органично - адаптивными" структурами, т.е. "адаптивными, быстро изменяющимися системами временного типа, состоящими из различных специалистов, объединенных в органичное целое усилиями специалистов по координации и оценке задач".³

Обновление организации представляет собой процесс замены устаревших и неспособных в должной мере выполнять свои функции ее элементов  новыми или дополнение их ранее не существовавшими с целью приблизить ее возможности к требованиям жизни. Отставание от нее сказывается прежде всего на общих результатах ее деятельности, приводят к сужению круга покупателей и клиентов, снижению качества товаров и услуг, уменьшению масштабов сбыта, и в итоге выражается в падении прибыли.

Организационные проблемы обычно бывают связаны с устаревшей структурой фирмы, системой управления ею, сбоями в информационном обмене, неблагополучии в персонале, финансах, технологиях.

Преобразования, происходящие в организации, можно рассматривать с самых  различных точек зрения. Прежде всего, они бывают запланированными и незапланированными. Первые осуществляются в рамках эволюционного развития, тенденции которого хорошо отслеживаются, и на основании этого заблаговременно намечается наиболее подходящий момент для преобразований. Незапланированные часто приходится осуществлять спонтанно, в неожиданных ситуациях, поэтому иногда их процесс может стать стихийным, неуправляемым.

Преобразования могут быть разовыми или многоступенчатыми, что во многом определяется их масштабом, располагаемым  временем, внутренней гибкостью организации, ее способностью выдержать шок, вызванный  переменами.⁴

Методы, с помощью которых осуществляются  преобразования, могут быть технологическими  (модернизация  оборудования,  реконструкция  предприятия); организационными (реорганизация, создание прогрессивной системы норм и нормативов); пропагандистско - воспитательными (демонстрация преимуществ, убеждение, разъяснение); административными (принуждение, угроза наказания); экономическими (материальное стимулирование).

            По мнению бывшего премьер-министра Новой Зеландии Р. Дугласа, успех преобразований зависит от следующих обстоятельств: наличия высококвалифицированных кадров; четкости постановки целей; энергичности и последовательности в деле их достижения; вовлеченности людей в процесс преобразований; уверенности руководства; доверия общественности; пользы, приносимой людям.⁵

1.2. Причины изменения организационной структуры

             Значительные по масштабам организационные преобразования не осуществляются до тех пор, пока не появится твердая уверенность в том, что для этого существуют серьезные причины, вызывающие их необходимость.⁶

■ Неудовлетворительное функционирование предприятия. Наиболее распространенной причиной необходимости разработки нового проекта организации являются неудачи в попытке применения каких-либо других методов снижения роста издержек, повышения производительности, расширения все сужающихся внутренних и внешних рынков или в привлечении новых финансовых ресурсов.

■ Перегрузка высшего руководства. Некоторым предприятиям удается  функционировать удовлетворительно  только ценою чрезмерной изнурительной  нагрузки на нескольких высших руководителей. Если очевидные меры по изменению  методов и процедур управления не позволяют уменьшить нагрузку, не приводят к сколько-нибудь продолжительному облегчению, то весьма эффективным  средством решения этой задачи становится перераспределение прав и функций, корректировки и уточнения в  формах организации.

             ■ Отсутствие ориентации на перспективу. Высший руководитель (или их группа) должен осознавать, что его важнейшая обязанность заключается в том, чтобы сделать предприятие способным разработать и реализовать стратегическую программу с той полнотой, которую позволяет юридическая и экономическая самостоятельность предприятия. Обеспечение такой способности почти всегда связано с преобразованиями организационных форм, а также с введением новых или измененных коренным образом процессов принятия решений.

            ■ Разногласия по организационным вопросам. Каждый опытный руководитель высшего ранга знает, что стабильность в организационной структуре предприятия, как правило, свидетельствует не столько о внутренней гармонии, сколько об успешном решении конфликтных ситуаций.

          ■ Рост масштаба деятельности. Даже в условиях устойчивого ассортимента продукции, стабильных производственных процессов и сбыте при продолжительном увеличении размера предприятия появляется необходимость в значительном структурном преобразовании. К росту масштаба деятельности можно приспособиться и посредством небольших изменений в структуре. Тем не менее, если основная структура остается без изменений, от этого затруднится координация, руководители будут перегружены, ухудшится функционирование предприятия.

           ■ Увеличение разнообразия. Расширение номенклатуры выпускаемой продукции или услуг, выход на разнообразные рынки, дополнительное освоение новых производственных процессов вносят совершенно новые моменты в организацию.

■ Объединение хозяйствующих субъектов. Слияние двух или нескольких предприятий, даже одинаковых по характеру, обязательно  вносит некоторые изменения в  организационную структуру. Проблемы совпадения функций, излишнего персонала, путаница в распределении прав и ответственности требуют немедленного решения. Соединение с небольшими по размеру единицами обычно в меньшей степени затрагивает структуру, но если такое слияние происходит в течение достаточно длительного времени, изменения основной структуры становятся неизбежными. Если же объединяются два или несколько больших предприятий, то следует ожидать крупных структурных перемен.

■ Изменение технологии управления. Научные достижения в области  управления начинают оказывать все  большее влияние на организационные  структуры и процессы (прогрессивные  методы обработки информации, исследования операций и планирования, проектные  и матричные формы построения и т.п.).

■ Влияние технологии производственных процессов. Влияние научных и  технических изменений на организационную  структуру было в последние годы в наибольшей степени исследованным  и распространенным аспектом организационных  изменений. Быстрое развитие отраслевых исследований, рост научных учреждений, повсеместное распространение управления проектами, растущая популярность матричных  организаций — все это свидетельствует  о распространении влияния точных наук на промышленные организации.

            ■ Внешняя экономическая обстановка. Большинство промышленных предприятий находится в постоянно изменяющемся экономическом окружении. Некоторые изменения совершаются резко, из-за чего нормальное прежде функционирование предприятия внезапно становится неудовлетворительным. Другие изменения, которые происходят медленнее и имеют более фундаментальный характер, вынуждают предприятия переключаться на другие сферы деятельности или же переходить к новым средствам и методам руководства деятельностью в их прежней области. В любом случае наиболее вероятным результатом будет изменение главных задач управления, а значит, и новая организационная структура.

1.3 Сопротивление организационным изменениям и его причины

        Преобразования, особенно имеющие стратегический характер, всегда вызывают сопротивление у членов организации, в результате чего возникают отсрочки начала этого процесса, саботаж тех или иных мероприятий, связанных с внедрением новшеств, а следовательно, происходит отставание по сравнению с намеченными сроками достижения целей, а то и их полный срыв.

         Обычно сила сопротивления членов  организации зависит от трех  основных обстоятельств: степени  разрушения сложившихся жизненных  устоев, принципов и норм; скорости  и интенсивности процесса изменений;  характера и масштабов угрозы  власти.

             Говоря конкретно, изменениям  способствуют:

1) кадровые изменения. Та часть  персонала, которая чувствовала  себя ущемленной в рамках старой  системы управления, надеется, что  в новых условиях сможет продемонстрировать  свои творческие возможности,  способности, компетентность;

2) изменения в технологии или  условиях окружения, так как  подобные изменения обычно подчеркивают  имеющиеся недостатки и тем  самым позволяют обнаружить резервы  повышения эффективности.⁷

1.4 Соответствие структуры  управления предприятия современным требованиям эффективного управления   

    Организационную структуру  любой коммерческой фирмы, больницы, банка, правительственного учреждения  или органов с любым видом  деятельности следует рассматривать  с разных позиций и с учетом  разных критериев. На ее действенность  и эффективность влияют: действительные взаимосвязи между людьми и их работой. Это отражается в схемах организационных структур и в должностных обязанностях; действующая политика руководства и методы, влияющие на человеческое поведение; полномочия и функции работников организации на различных уровнях управления (низшем, среднем, высшем).⁸

При умелом сочетании указанных  трех факторов в организации может  быть создана такая рациональная структура, при которой существует реальная и благоприятная возможность  достижения высокого уровня эффективности  производства.

Для построения рациональной структуры  управления необходимо, чтобы она соответствовала требованиям, предъявляемым к организационным структурам  новыми условиями хозяйствования. Одно из них - ясность. Каждое подразделение предприятия, каждый ее сотрудник (в особенности каждый руководитель) должен четко знать, где он находится и куда ему обращаться за информацией, помощью или решением. Ясность не следует путать с простотой. Простым структурам может не хватать ясности. И наоборот, очень сложные структуры могут быть очень ясными. Структура, не обладающая ясностью, создает конфликты, впустую расходует время, раздражает работников и задерживает решения.⁹

Тесно связано с ясностью требование экономичности. Контроль, надзор и стимулирование должны требовать минимума усилий. Организационная   структура управления должна способствовать самоконтролю и  мотивации. Чтобы удерживать  предприятие  на ходу, минимально возможное количество людей (особенно высококвалифицированных  и работоспособных людей) должно   посвящать  внимание  и  силы «управлению», «организации»,  «контролю», «коммуникации», «кадровым проблемам».¹⁰

Организационная структура, должна направлять внимание всех сотрудников не на усилия, а на результаты работы предприятия  в целом. Работу руководителей   нужно оценивать по экономическим  результатам, а не по стандартам узко профессиональной компетентности или административного мастерства.

Организационная структура не должна ориентировать людей на псевдорезультаты. Она не должна поощрять тенденцию навешивать не   прибыльную продукцию на прибыльные производственные линии. Она не   должна ориентировать   людей   на   интенсификацию усилий (т. е. повышение затрат), а мастерство превращать в самоцель.¹¹

Организация должна помогать каждому сотруднику понимать свою собственную задачу и общую задачу предприятия. Чтобы соотносить свои усилия с благом целого, каждый сотрудник должен понимать, как его задача  сопряжена с общей задачей и как общая задача определяет его задачу, его усилия, его вклад.¹²

Организация должна расцениваться  также в соответствии с тем, облегчает  она или затрудняет процесс принятия решений. Структура, подталкивающая решения  вверх, вместо принятия их на максимально  низком  уровне,   структура,   оттягивающая критически важные решения, концентрирующая внимание на лишних или второстепенных проблемах - плохая структура.

Организация  должна обладать устойчивостью  во времени и способностью к самообновлению.

Организация должна быть способна сама производить лидеров  завтрашнего дня. Обязательное условие для этого - минимум уровней управления.  Способный человек, попадая на  низовую  управленческую  работу,  скажем,  в двадцать  пять  лет, не должен тратить свою жизнь, поднимаясь со ступеньки на ступеньку.  Иначе, когда он окажется на верху лестницы, у него уже не останется сил. Еще важнее опыт, который можно приобрести в организации. Структура должна помогать каждому сотруднику учиться и развиваться на любом   занижаемом   посту,  она должна предусматривать непрерывное обучение.

Организационная структура должна поощрять внедрение на предприятие  новых идей и готовности к новым  видам деятельности.

Соблюдение вышеизложенных требований позволит создать гибкую, способную к быстрой перестройке организационную структуру, которая будет способствовать развитию системы управления на предприятии, повысит уровень ее организованности и создаст все условия для  эффективного функционирования предприятия в целом.

Глава 2. Анализ деятельности организации и организационной  структуры 

В качестве своего объекта исследования мы выбрали Общество с ограниченной ответственностью «ЛаНе». Предприятие находится по адресу: г. Бежецк, ул. Краснодонская, 6а.  Тел/факс 50-17-62, 50-17-65

ИНН 232000771820, р/с 40703810100000000007 в ООО КБ «Сбербанк» K/c 301018104000000000717, БИК 040396717

E- mail:  [email protected]

Руководит ООО «ЛаНе» Самодурова Людмила Викторовна.

«ЛаНе» - общество с ограниченной ответственностью, учреждено несколькими лицами, уставный капитал разделен на доли, размер которых определен учредительными документами.

            Этот сервисный центр вот уже 10 года на рынке компьютерных услуг. Чем же занимается ООО «ЛаНе»? Это, прежде всего: продажа компьютеров и различных периферийных устройств;  ремонт любой компьютерной техники и оргтехники, контрольно-кассовых аппаратов;  продажа, установка компьютерных программ, а также первоначальное обучение работе с программами серии «1С» и «Консультант-Плюс»; локальные вычислительные компьютерные сети;   различного рода услуги; гарантийное и послегарантийное обслуживание.¹³

Клиентами ООО «ЛаНе» являются многие предприятия г. Бежецка и конечно же, частные лица.

Уставный капитал общества составляет 55000 (пятьдесят пять тысяч) рублей. Вкладом  Участника общества могут быть здания, сооружения, оборудование и другие материальные ценности.

Таблица 2.1

Основные финансово-экономические  показатели ООО «ЛаНе»  за 12 месяцев 2010-2011 гг.

Вывод: результаты, показанные в таблице 2.1 свидетельствуют  о том, что ООО «ЛаНе» является недостаточно стабильным и развивающимся предприятием, поскольку не наблюдается не только рост валового дохода и прибыли, но и снижение уровня рентабельности продаж,  снижение товарооборачиваемости и фондоотдачи. Выросла только производительность, но при этом снизилась прибыль на одного работника.

  2.2. Организационно-правовая форма в организации

            Фирма «ЛаНе», как организация является обществом с ограниченной ответственностью (ООО).

Общество с ограниченной ответственностью является разновидностью объединения  капиталов, не требующего личного участия  своих членов в делах общества. Характерными признаками этой коммерческой организации являются деление ее уставного капитала на доли участников и отсутствие ответственности последних  по долгам общества. Имущество общества, включая уставный капитал, принадлежит  на праве собственности ему самому как юридическому лицу и не образует объекта долевой собственности  участников. Поскольку вклады участников становятся собственностью общества, нельзя сказать, что его участники  отвечают по долгам общества в пределах внесенных ими вкладов. В действительности они вообще не отвечают по долгам общества, а несут лишь риск убытков (утраты вкладов). Даже те из участников, кто  не внес свой вклад полностью, отвечают по обязательствам общества лишь той  частью своего личного имущества, которая  соответствует стоимости неоплаченной части вклада.¹⁴ Высшим органом управления общества является собрание Участников. Общество раз в год проводит годовое собрание Участников независимо от других собраний. Собрание созывается генеральным директором общества, ревизионной комиссией или по требованию не менее 2 участников. Собрание избирает из числа участников ревизионную комиссию для контроля за финансово-хозяйственной деятельностью общества.¹⁵

Для государственной регистрации  каждый из участников обязан внести не менее 50% своей доли в уставный капитал. Участник обязан полностью внести свою долю не позднее года после регистрации  общества. Собрание Участников может  в случае необходимости простым большинством голосов увеличить или уменьшить уставный капитал.

Общество прекращается (ликвидируется): 1)по решению Собрания Участников; 2)по решению суда, в случае неплатежеспособности или нарушения обществом действующего законодательства. ¹⁶

Ликвидация и реорганизация  общества осуществляется в порядке предусмотренном действующим законодательством. Имеющиеся у общества средства, в том числе от распродажи имущества, после расчетов по оплате труда, выполнения обязательств перед кредиторами и бюджетом, распределяются между участниками. Разделение осуществляется путем создания на основе одного общества новых самостоятельных юридических лиц, с разделением балансов и капиталов.¹⁷

Добровольная ликвидация Общества производится назначенной собранием  участников ликвидационной комиссией, принудительная - в установленном  действующим законодательством  порядке.

        Общество создавалось  в целях: 

- участие в ускоренном формировании  товарного рынка; 

- удовлетворения общественных  потребностей в его продукции,  работах, товарах и услугах. ¹⁸

В данный момент штат сотрудников фирмы составляет 17 человек. На предприятии используется линейная структура управления.

Организационная структура  ООО «ЛаНе» выглядит следующим образом: директор  (1 чел.); менеджеры по продажам(1 чел.); коммерческий директор(1 чел.); секретарь делопроизводитель(1 чел.); главный инженер(1 чел.); отдел технического обслу-живания (5 чел.); программисты(3 чел.); бухгалтерия(3 чел.); инспектор по кадрам(1 чел.)

2.4 Миссия организации

Предназначение  фирмы в условиях постоянно меняющейся внешней среды является миссией  фирмы, которая определяется руководством фирм. Четко сформулированная миссия показывает отличие фирмы от других, подобных ей. Для этого должны быть сформулированы следующие характеристики фирмы: философия фирмы, выбранная администрацией компании для организации работы; сфера деятельности фирмы, учет которой необходим для выбора ресурсов и продукта; система целей фирмы, показывающая, к чему стремится организация; технологические возможности фирмы.

            Миссия ООО «ЛаНе» состоит в обеспечении предприятий, организаций и населения компьютерной, оргтехникой, и другими видами современной техники, а также предоставлением качественных услуг в сфере компьютерных технологий. Благодаря эффективности и бесперебойности функционирования подобных учреждений зависит не только успех деятельности отдельных хозяйственных единиц, но и  темпы экономического и научно-технического развития страны в целом.

Что же касается ООО «ЛаНе», то следует отметить, что предприятие имеет некоторую отраслевую направленность. Поскольку организация сформировывалась очень давно (по компьютерным меркам), она должна была решать задачи связанные с обеспечением предприятий г.Бежека высокотехнологичной и качественной техникой. Времена гонки вооружений ушли в прошлое, но взаимосвязи и тесное деловое сотрудничество осталось. По-прежнему ООО «ЛаНе» поставляет и обслуживает технику на многие предприятия г. Бежецка. Все большее количество предприятий и организаций обслуживает сейчас «ЛаНе» – это частные, муниципальные и другие организации, а также, что особенно приятно, частные лица. В соответствии с этим и определяется его миссия - содействовать экономическому и научно-техническому развитию и благосостоянию предприятий и организаций, обслуживаемых ООО «ЛаНе», путем предоставления им качественной и надежной продукции и предоставления услуг, таким образом и в таком объеме, которые соответствуют высоким профессиональным стандартам. Сотрудники фирмы всегда придерживаются негласного правила: «Клиент всегда прав!».