Совершенствование перечней типов документов в Республике Беларусь

Министерство образования Республики Беларусь

Белорусский государственный университет

Исторический факультет

Кафедра источниковедения

СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ПЕРЕЧНЕЙ ТИПОВЫХ ДОКУМЕНТОВ                 В РЕСПУБЛИКЕ  БЕЛАРУСЬ

Направление специальности: Документоведение (по направлениям)

Минск, 2010

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

С появлением документов началась регламентация работы с ними, которую сейчас принято называть делопроизводством. Классификация документов происходит по многим факторам: по видам, по форме, по содержанию, по происхождению, по срокам хранения и т.д.

Сегодня можно наблюдать возрастание видового разнообразия количества документов. Это в первую очередь связано с фактором социально-экономических условий государства, таких как изменение численности населения, рост объемов производства, повышение производительности труда, количество и интенсивность внешних и внутренних связей в производстве и управлении, разделение и кооперация труда, специализация и концентрация труда и т.д.

Отсюда возникает проблема, связанная с хранением и уничтожением документов. Здесь нужно правильно определить степень важности документов, их историческую ценность, уникальность и т.п. Для определения сроков хранения разных видов и названий документов были разработаны перечни типовых документов с указанием сроков хранения, которые являются основными нормативными правовыми и  методическими документами.

Цель курсовой работы – определение роли перечней типовых документов в системе регулирования делопроизводства и архивного дела в Республике Беларусь и выявление основных направлений их совершенствования.

Задачи:

1. Рассмотреть понятие, целевое назначение, причины создания перечней и их виды, качественные и количественные характеристики.

2. Раскрыть структуру перечней типовых документов и порядок их применения.

3. Проанализировать внесённые изменения и дополнения в перечни типовых документов.

4. Выяснить важность применения типовых перечней документов в делопроизводстве и архивном деле.

Актуальность выбранной темы обусловливается недостаточной  проработкой проблемы установления сроков хранения документов в  организациях.  Решение проблемы сохранности документов, управления   документацией в современных условиях позволит целенаправленно    формировать  информационные  ресурсы  организаций, обеспечивать их  эффективное  функционирование,  а также открыть доступ потребителям к информационным  ресурсам  с  наименьшими  затратами  времени, труда и  средств. Поэтому систематически проводится экспертиза ценности документов – определение политического, экономического, социально-культурного, практического и иного значения документов «с целью отбора документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев».

С  учетом  недостаточной  разработки  темы,  при   написании   курсовой работы был использован  широкий  круг  источников.  Проводя  обзор этих изданий, следует  подразделить их на  две большие категории.

В  первую следует отнести издания, содержащие общегосударственную нормативную базу  по вопросам  управления  документацией,  архивного  дела,  делопроизводства   и стандартизации. Основной комплекс государственных нормативно-методических  материалов по документационному обеспечению составляют: Закон Республики Беларусь от 6 октября 1994 г. №3277-XII «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь»; «Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения» 1988 г. (Перечень - 1988); «Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения» 2001 г. (Перечень - 2001); «Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения» 2006 г. (Перечень – 2006).

Перечни являются основными нормативными правовыми и методическими документами, регламентирующими сроки хранения документов. Нормы перечней обязательны к исполнению как в государственных, так и в негосударственных организациях. Л.М. Цымбал, О.В. Бирюкова, Т.В. Столина, Э.Н. Давыдова и др. - сотрудники Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь, которые принимали участи в разработке и подготовке перечней, а также С.В. Жумарь, Г.А. Громыко, Е.А. Каменко, А.Е. Рыбаков и др. - сотрудники Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела [1 - 3].

В выше указанном Законе во главе 4 «Хранение документов Национального архивного фонда Республики Беларусь» статьи 18 – 20 конкретизируется порядок хранения документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, временное хранение документов государственной части Национального архивного фонда Республики Беларусь, передачу документов Национального архивного фонда Республики Беларусь на постоянное государственное хранение [4].

Ко второй категории изданий  относится научная литература. При написании курсовой работы были изучены  труды  авторитетных  специалистов  в  области документоведения Э.Н. Давыдовой, кандидата исторических наук Рыбакова А.Е., профессора Т.В. Кузнецовой и др.

В издании Э.Н. Давыдовой и А.Е.Рыбакова «Делопроизводство» доступно изложены требования и рекомендации по работе с документами, начиная с момента их возникновения вплоть до передачи в архив или уничтожения. Однако придерживаться требованиям и рекомендациям, изложенным в данным издании, сегодня, будет не верным, так как делопроизводство совершенствуется [11].

В процессе подготовки работы были использованы  многочисленные периодические     публикации  в  журналах  «Секретарь-референт» и «Архивы и делопроизводство». Статьи вышеперечисленных  изданий написаны на основе действующих законодательных и нормативно-методических  актов,  новейшей   литературы,   изучения   опыта   работы   и представляют огромный интерес для работников делопроизводства. Темы статей раскрывают порядок применения перечней, определение сроков хранения документов, причины внесения изменений и дополнений в перечни. Авторами статей являются начальник отдела делопроизводства и формирования Национального архивного фонда Государственного учреждения «Национальный центр по архивам и делопроизводству» Республики Беларусь Эмма Николаевна Давыдова и кандидат исторических наук, начальник отдела организационной работы Государственного комитета по архивам и делопроизводству Андрей Евгеньевич Рыбаков [8 - 10].

Данная курсовая работа содержит 29 страниц, имеет следующую структуру: введение, 2 главы, заключение, 15 использованных источников и литературы и 2 приложения. Во  введении  дается обоснование выбранной темы, ее актуальность, характеристика источников и литературы.  В первой главе рассмотрено понятие перечней документов с указанием сроков хранения и их качественные и количественные характеристики. Во второй главе подробно рассмотрены изменения и дополнения к перечням типовых документов. В  заключении подводятся итоги курсовой работы,  предлагаются  некоторые  мероприятия  по совершенствованию работы с документами.

ГЛАВА 1 ПОНЯТИЕ ПЕРЕЧНЯ ТИПОВЫХ ДОКУМЕНТОВ С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ. КАЧЕСТВЕННЫЕ И КОЛИЧЕСТВЕННЫЕ ХАРАКТЕРИСТИКИ ПЕРЕЧНЕЙ ТИПОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

При определении сроков хранения документов в зависимости от их научной и практической ценности большую помощь оказывают перечни документов с указанием сроков их хранения [11, с. 116].

Перечень — систематизированный список видов и категорий документов, содержащий нормативные указания о сроках их хранения [14, с. 156].

Перечни являются справочными пособиями, в которых в виде определенных статей записаны наименования групп (категорий) документов, образующихся в различных отраслях деятельности учреждений, указаны виды документов, вопросы их содержания и сроки хранения.

Основным назначением перечня является обеспечение сохранности ценных документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, отлагающихся в делопроизводстве и архивах учреждений и хранящихся в государственных архивах республики, путем установления сроков хранения для различных видов документов. Тем не менее, назначение перечня выходит за указанные рамки [11, с. 116].

Причины создания и переиздания перечней связаны с тем, что в последние годы в общереспубликанской системе документационного обеспечения управления и в составе документов произошли существенные изменения, которые потребовали установления сроков хранения ряда видов документов, с целью рационального их использования. А в связи с экономическими преобразованиями в стране появились новые виды документов, для которых также следует определить их сроки хранения [9]. 

Составители максимально отразили требования законодательных актов Республики Беларусь, в которых нашли отражение сроки хранения тех или иных документов. Так, согласно требованиям Закона Республики Беларусь «О мерах по предотвращению легализации доходов, полученных незаконным путем» от 19 июля 2000 г. в Перечне - 2001 установлены новые сроки хранения документов по валютным операциям: договоры, соглашения о купле-продаже иностранной валюты, биржевые контракты, свидетельства, ведомости покупки и продажи иностранной валюты хранятся 20 лет после истечения срока договора; кассовые и внебалансовые приходные и расходные ордера с документами к ним – 15 лет; мемориальные и кассовые документы (извещения, справки, требования и др.) – 10 лет после закрытия счета. Это должно значительно облегчить заполнение граф номенклатур дел и описей дел, в которых указываются сроки хранения документов и номера статей по перечню.

Однако не все нормы законодательных актов оказалось возможным отразить в Перечне - 2001 в полном объеме. Следует обратить внимание, например, на нормы, предусмотренные Законом Республики Беларусь от 4 января 2000 г. № 352-З «О внесении изменений и дополнений в некоторые законодательные акты Республики Беларусь»: организациям обеспечивать в течение 10 лет или в течение 3 лет после проверки правильности исчисления, полноты и своевременности уплаты налогов сохранность документов, отражающих финансово-хозяйственную деятельность плательщиков налогов (это требование закона частично отражено в Перечне - 2001 – см., например, ст. 455, 456, 458 - 460 и др.) [12].

Перечни документов могут быть типовыми и ведомственными.

Типовые перечни устанавливают сроки хранения документов, наиболее характерных для большинства организаций. Они включают документы, образующиеся при документировании общих для всех управленческих функций (руководство, контроль, планирование, учет, отчетность, финансирование и т.п.), независимо от места организаций в системе управления, видов их деятельности и форм собственности. Все эти документы выполняют одинаковые для всех организаций функции и должны иметь одинаковые сроки хранения. Перечни типовых документов издаются органами государственной архивной службы и являются обязательными нормативными документами для учреждений, организаций и предприятий на всей территории  Республики Беларусь.

Ведомственные перечни включают в себя полный комплекс документов постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет) хранения, образующихся в деятельности организации и подчиненных ей учреждений. Утверждается руководителем ведомства и соответственно – государственной архивной службой. Перечень конкретизирует сроки хранения каждого включенного в него документа [14, с. 157].

Типовой перечень не содержит сведений о документах, отражающих отраслевую специфику различных организаций (медицинские, судебные, военные документы и т.п.). Поэтому министерства, ведомства на основании типового перечня разрабатывают ведомственные перечни, содержащие полную информацию о составе и содержании документов одного ведомства, одной отраслевой системы и включающие типовые документы.

Качественные и количественные характеристики перечней типовых документов

В 1988 году был издан Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств и ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения. Но этот перечень не отражает наличие в стране организаций разных форм собственности и возникновение новых видов и разновидностей документов, так как был ориентирован на систему государственных учреждений, существовавшую в то время.

В 2000 году издан Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, который является логическим продолжением перечня 1988 года.

С момента выхода нового типового перечня 2000 года лишь первая часть типового перечня 1988 года утратила силу.

Новый типовой перечень распространяет свое действие на документы, созданные начиная с 1995 года. Для установления сроков хранения документов с 1980 до 1995 года необходимо пользоваться типовым перечнем 1988 года.

Следует помнить, что существует «запретная зона», которой является 1945 год. Документы, образовавшиеся до 1945 года, нельзя уничтожать без согласования с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК). Практически срок хранения этих документов — постоянно.

Типовым перечнем 1988 года нужно пользоваться при определении сроков хранения документов действующей второй части (научно-исследовательские, технические и др.).

Действующие разделы, подразделы и статьи «Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения», утвержденного начальником Главного архивного управления при Совете Министров СССР 15 августа 1988 г.:

1. Раздел 1. «Организация системы управления».

1.1. Подраздел 1.1. «Распорядительная деятельность» переработан частично. Из статей этого подраздела сохранили свою силу и должны использоваться в практической работе статьи под номерами: 4, 8, 9, 10, 13, 15, 16, 17а, 18, 20, 22, 23. Остальные статьи подраздела свою силу утратили.

1.2. Подраздел 1.2. «Контроль» переработан частично. Из статей этого подраздела сохранили свою силу и должны использоваться в практической работе статьи под номерами: 24 (частично, применительно к решениям исполнительных комитетов), 25, 26, 29, 30, 32, 35. Остальные статьи подраздела свою силу утратили.

1.3. Подраздел 1.3. «Организационные основы управления» переработан частично. Продолжают действовать статьи под номерами: 36, 39, 41- 54, 57, 62 -72. Статья 59 фактически утратила свою силу, т.к. по содержанию поглощается ст. 25 Перечня - 2001.

1.4. Подраздел 1.4. «Правовое обеспечение управления» полностью сохранил свою силу.

1.5. Подраздел 1.5. «Организация документационного обеспечения управления, организация ведомственного хранения документов» полностью сохранил свою силу.

2. Раздел 2. «Прогнозирование, планирование, ценообразование».

2.1. Подразделы 2.1. «Организация и методика планирования», 2.2. «Прогнозирование и перспективное планирование», 2.3. «Текущее планирование» почти полностью сохранили свою силу. По Перечню - 2001 следует определять только сроки хранения следующих документов: «Концепции развития отраслей, систем, направлений деятельности учреждений, организаций, предприятий» (ст. 18), «Прогнозы (планы) экономического и социального развития» (ст. 19 вместо утратившей силу ст. 136 Перечня - 1988), «Планы работы учреждений, организаций и отчеты об их выполнении» (ст. 21 вместо утративших силу ст. 166 и 168 Перечня-1988), «Планы работы структурных подразделений учреждений, организаций, предприятий и отчеты об их выполнении» (ст. 22 вместо утративших силу ст. 167 и 168 Перечня - 1988).

2.2. Подраздел 2.4. «Ценообразование» утратил свою силу. Следует руководствоваться разделом II «Ценообразование» Перечня - 2001.

3. Раздел 3. «Финансирование, кредитование» утратил свою силу. Следует руководствоваться разделом III «Финансы» Перечня - 2001.

4. Раздел 4. «Учет и отчетность».

4.1. Подраздел 4.1. «Оперативный и статистический учет и отчетность» почти полностью сохранил свою силу. По Перечню - 2001 следует определять только сроки хранения следующих документов: «Отчеты об итогах экономического и социального развития» (ст. 20), «Планы работы учреждений, организаций и отчеты об их выполнении» (ст. 21 вместо утратившей силу ст. 292 Перечня - 1988), «Планы работы структурных подразделений учреждений, организаций, предприятий и отчеты об их выполнении» (ст. 22 вместо утратившей силу второй части ст. 294 Перечня - 1988), «Статистические отчеты, сведения, таблицы, по основным видам (направлениям) деятельности» (ст. 23 вместо утратившей силу ст. 293 Перечня - 1988), «Статистические ежегодники, сборники, бюллетени» (ст. 24 вместо утратившей силу ст. 291 Перечня - 1988).

4.2. Подраздел 4.2. «Бухгалтерский учет и отчетность» утратил свою силу. Следует руководствоваться главой 7 «Бухгалтерский учет и отчетность» раздела III «Финансы» Перечня - 2001.

Разделы: 5. «Организация использования трудовых ресурсов, социалистическое соревнование», 6. «Работа с кадрами», 7. «Социально-культурное развитие трудовых коллективов», 8. «Научно-информационная деятельность» полностью сохранили свою силу.

6. Раздел 9. «Экономическое и научно-техническое сотрудничество с зарубежными странами» полностью утратил свою силу. Руководствоваться следует разделом VI «Внешнеэкономическая деятельность» Перечня - 2001.

7. Разделы: 10. «Материально-техническое снабжение», 11. «Административно-хозяйственное обслуживание», 12. «Деятельность первичных общественных организаций» полностью сохранили свою силу.

8. Часть II «Документы, образующиеся в научно-технической и производственной деятельности» полностью сохранила свою силу.

В настоящее время в Республике Беларусь применяются три типовых перечня:

1.                  Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения (утверждён Начальником Главного архивного управления при Совете Министров СССР 15 августа 1988 г.).

2.                  Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения и Положение о порядке его применения (утвержден постановлением Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 6 августа 2001 г. №38) с изменениями и дополнениями, внесенными постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 28 апреля 2004 г. №4, постановлениями Министерства юстиции Республики Беларусь от 31 августа 2007 г. №58 и 12 января 2009 г. №5.
Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2001 г., №86, 8/6616, 2004 г., №75, 8/10948, 2007 г., №223, 8/17062, 2009 г., №43, 8/20387.

3.                  Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения (утвержден постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 14 декабря 2006 г. № 82) с изменениями и дополнениями, внесенными постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 12 января 2009 г. №5.
Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2007 г., №30, 8/15517, 2009 г., №43, 8/20387 [14, с. 156 - 157].

Перечни нельзя применять формально, без соблюдения критериев экспертизы. При наличии перечней сохраняется основное правило экспертизы - непосредственный просмотр и изучение каждого отдельного документа, содержащегося в деле. Только после этого прибегают к помощи перечня путем сопоставления изучаемой единицы хранения с соответствующей статьей перечня [11, с. 117].

Экспертиза ценности документов - это определение научно-исторической, социально-культурной и практической значимости документов с целью установления сроков их хранения [15, с. 231].

Под экспертизой документов понимается их изучение и определение научного, народнохозяйственного, культурного и другого государственного значения в целях установления сроков хранения и отбора для включения в состав Национального архивного фонда. Необходимость проведения экспертизы ценности документов объясняется различным их значением. Одни из них отражают развитие науки, культуры, народного хозяйства, внешнюю политику государства, работу государственного аппарата, а также производственную, научную, общественную и другую деятельность отдельных лиц. Эти материалы могут служить источником научных исследований во всех областях знаний, поэтому ценность их носит постоянный характер, не ограниченный каким-либо определенным сроком хранения. Другие документы содержат сведения, необходимые лишь для текущей практической деятельности учреждения и отдельных граждан. Документы научного значения должны вечно храниться в государственных архивах республики. Документы справочного значения хранятся временно в архивах ведомств и учреждений и по истечении сроков возможного их использования уничтожаются.

Главное целевое назначение перечня документов связано с проблемой рационального комплектования Национального архивного фонда Республики Беларусь, научно обоснованной организацией отбора документов на хранение.

Экспертиза — один из основных видов работы с документами, так как ее главной целью является формирование Национального архивного фонда Беларуси [11, с. 113 - 114].

Основная задача экспертизы сегодня заключается в определении категорий документов, подлежащих постоянному или временному хранению.

В процессе экспертизы ценности документов выделяются четыре группы дел: 1) постоянного хранения, подлежащие в последующем передаче в государственный архив; 2) длительного хранения в архиве учреждения (свыше 10 лет); 3) временного хранения (до 10 лет); 4) подлежащие уничтожению в связи с истечением сроков хранения [6, с. 205].

Перечни типовых документов используют при подготовке схем классификации документов, составлении номенклатур дел, проведении экспертизы ценности документов для отбора их на хранение или для выделения к уничтожению, формировании и описании дел, формировании архивов, переработки описей дел архивных фондов.

С развитием различных отраслей государства изменяются количественные и качественные характеристики перечней документов. Вносятся изменения и дополнения постановлениями Белкомархива, Министерства юстиции Республики Беларусь, а это говорит о том, что производится процесс совершенствования документоведения.

ГЛАВА 2               СРАВНЕНИЕ ПЕРЕЧНЕЙ ТИПОВЫХ ДОКУМЕНТОВ, УТВЕРЖДЁННЫХ В 1988 Г., 2001 Г. И 2006 Г. ПРИЧИНЫ ВНЕСЁННЫХ ИЗМЕНЕНИЙ И ДОПОЛНЕНИЙ В ПЕРЕЧНИ ТИПОВЫХ ДОКУМЕНТОВ С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ

Перечни типовых документов состоят из основной части (наименования видов и разновидностей документов с указанием вопросов деятельности организаций и сроков хранения) и вспомогательного справочного аппарата (включает в себя указания по применению перечня, указатель видов документов, список сокращений и др.). Информация, внесённая в перечни типовых документов, оформлена в виде таблицы, имеющей 5 граф (Приложение А).

Начинаются перечни с указаний по применению при определении сроков хранения дел. Далее идет список категорий документов по статьям. Статья - это порядковый номер заголовка дела.

Перечни включают в себя разделы, отражающих основные направления деятельности организаций независимо от уровня в системе управления, вида деятельности и формы собственности: организация системы управления, планирование деятельности, финансирование и т.д. Разделы перечня разделяются на подразделы по более узким вопросам. Перечень не содержит конкретных заголовков дел, а дает только обобщенное наименование каждого вида документа с указанием сроков хранения и вопросов деятельности организаций (Приложение Б).

Статьям в перечне присвоена единая сквозная нумерация. Под статьей в перечне понимается совокупность сведений об одной или нескольких категориях документов, обозначенных одним порядковым номером. Под типовыми категориями документов понимаются такие документы, которые образуются в большинстве учреждений (планы, отчеты, приказы, протоколы, инструкции и др.) по соответствующим направлениям деятельности: руководство, финансирование, учет и отчетность и др.

Для удобства пользования  Перечнем  к  нему  составлен  указатель,  в котором в алфавитном порядке перечислены виды документов и вопросы их содержания со ссылками на номера соответствующих статей Перечня [6, с. 272].

Перечень – 1988 служит целям охраны, организации и качественного  пополнения состава Главного архивного фонда СССР. Перечень – 2001 содержит типовые документы, образующиеся при документировании однотипных общих для всех управленческих функций, выполняемых организациями. Перечень – 2006 включает типовые архивные документы о научной, научно-технической, производственно-технической, проектной и строительной деятельности организаций [12].

Выделяют следующие сроки хранения документов в перечнях: постоянные и временные.

Постоянные устанавливаются для организаций, в результате деятельности которых образуются документы, имеющие народнохозяйственное, научное, социально-культурное или историческое значение и подлежащие приему в государственный архив. Временные устанавливаются для организаций, вспомогательного и обслуживающего характера, документы от которых в государственный архив не поступают (однако их ценная отчетная и аналитическая документация должна быть принята на государственное хранение). В свою очередь временные сроки хранения делятся на: временные до 10 лет (включительно) и временные свыше 10 лет.

Сроки хранения документов обозначаются не только конкретным количеством лет. Для некоторых копийных и дублетных материалов срок хранения определяется их практической надобностью, а в перечне вместо конкретного количества лет указывается «До минования надобности», «До замены новыми» и т.д. Во многих случаях статьи перечней дополняются примечаниями, уточняющими сроки хранения документов («После снятия с учета», «По истечении срока действия договора», «После увольнения», «При отсутствии годовых» и т.п.).