Совершенствование процесса управления закупками предприятия ООО «Дилан»

Оглавление

Введение

Повсеместное развитие торговой розничной сети, особенно среди предприятий малого и среднего бизнеса, делает коммерческую деятельность особым и сложным процессом доведения товара от производителя до конечного потребителя. На каждом этапе этой деятельности производится множество мероприятий по оптимизации торгового процесса, минимизации затрат, планированию, и в конечном итоге увеличению прибыли. При этом все этапы взаимосвязаны между собой, и один вытекает из другого, поэтому важна эффективность каждого элемента коммерческой деятельности.

Для торговых предприятий розничной сети начальным и самым важным этапом предпринимательской деятельности  является этап закупки товаров для последующей их перепродажи.

Актуальность данной темы заключается  в том, что закупочная деятельность – это не просто покупка товаров и их последующая продажа с целью увеличения прибыли. Процесс закупок включает в себя планирование необходимого количества товаров, прогнозирование объема продаж, обеспечение поставок и минимизацию потерь в ходе них. Управление закупками в организации – достаточно сложный объект менеджмента, который обеспечивает предприятию высокую конкурентоспособность и эффективность деятельности. Поэтому данная тема для исследования считается достаточно актуальной.

Закупочной деятельности в небольших фирмах может заниматься один сотрудник. Для предприятий среднего бизнеса характерно выделение в организационной структуре отдела закупок. В крупных торговых компаниях может существовать целая логистическая сеть. В любом случае, для осуществления закупок необходимо анализировать общую экономическую деятельность предприятия, сеть конкурентов и поставщиков на рынке, стратегию развития, учитывать размеры и ассортиментный ряд реализуемых товаров. Также нужно не только планировать закупки, но и подвергать анализу уже осуществленную закупочную деятельность для выявления существенных недостатков в этой цепи коммерческой деятельности и постоянно совершенствовать процесс закупок.

Объектом исследования является   торговое предприятие ООО «Дилан».

Предмет исследования процесс  управления закупками в деятельности торговых предприятий.

Целью данного исследование является совершенствование процесса  управления закупками в деятельности торговых предприятий.

Задачи поставлены в работе следующие:

1. Рассмотреть сущность, цели и функции закупочной деятельности.
2. Охарактеризовать этапы закупочного процесса.
3. Дать оценку системы закупок в магазине «Дилан».
4. Предложить мероприятия по улучшению эффективности закупочной деятельности.

В работе использована научная и учебная  литература следующих авторов: Баканов М.И., Бланк И.А., Богатко А.Н., Брагина Л. А., Брагина С.С., Виноградова С.Н.  и др.

1 Основы  организации закупочной деятельности  в  торговле

1.1 Сущность  закупочной деятельности, ее функции  и цели

Закупочная деятельность является основой коммерческой организации. Под закупками понимается процесс приобретения товаров у юридических лиц, предоставляющих такую возможность, с целью его последующей перепродажи по более высокой цене.

Объектом закупочной деятельности выступают предприниматели – юридические лица – поставщики товара и его покупатели. Покупателями являются предприятия розничной сети.

Предметом закупок в розничной сети выступают товары конечного потребления, приобретаемые в основном магазинами для продажи их в розницу покупателям – физическим лицам. Однако торговые организации могут совершать закупки и для собственных нужд.

Принципиальными особенностями закупочной деятельности являются:

• покупка товара оптом (размер устанавливается поставщиком), что делает цену намного ниже продажи в розницу;
• доставка (в основном ее осуществляют поставщики);
• двухстороння связь в процессе закупки (устанавливается между поставщиком и покупателем).

От организации закупок, своевременности поступления материальных ресурсов в производство в необходимом ассортименте, количестве и должного качества в значительной мере зависят равномерный и ритмичный выпуск готовой продукции, ее качество и эффективность деятельности коллектива предприятия. [8, c.192]

Закупочная деятельность это достаточно динамично развивающаяся сфера коммерческой работы промышленных и торговых предприятий, которая имеет свои цели и выполняет определенные функции.

В процессе организации закупочной деятельности преследуются определенные цели:

• формирование непрерывного потока продукции, необходимой для эффективного функционирования предприятий розничной сети;
• сокращение затрат на хранение и содержание товаров путем увеличения объема покупок;
• максимальное снижение риска путем соблюдения договора закупки и поставки товаров;
• контроль над рыночной конъюнктурой;
• планирование закупочной деятельности;
• получение прибыли в процессе перепродажи закупленных товаров.

Закупочная деятельность – это стратегически важное направление развития организации, так как имеет решающее значение для увеличения эффективности работы торговых предприятий. Поэтому закупки несут в себе определенные функции:

Информационная – предприятия получают информацию о новых товарах, новых условия организации закупок и доставки, что позволяет специалистам делать более точные прогнозы при планировании закупок.

Управленческая – решает проблемы выбора поставщика, способа доставки, организации закупок в целом.

Контролирующая – подразумевает наличие в цепи закупок контрольного отдела, занимающегося проверкой наличности доставленного товара, его качества, соблюдения условий договора поставки.

Закупки имеют стратегическое значение для организации, способствуют  объединению многих ее функций и достижению ее целей. Вклад закупочной деятельности можно оценить посредством анализа следующих ключевых ее функций: Доступ к внешним рынкам и информированность – дает возможность обеспечивать предприятие информацией о новых технологиях, новых материалах и услугах, новых источниках поставок и изменениях рыночных условий. Это позволяет специалистам по закупкам делать более точные прогнозы и учитывать запросы других функциональных подразделений и оказывать им поддержку в принятии важных управленческих решений.

Управление взаимоотношениями и их развитие – включает решение проблем поиска, выбора, оценки и привлечения поставщиков на раннем этапе разработок новых товаров и услуг, что способствует реализации идеи «сжатого времени», то есть быстрого выхода организации на рынок с новыми предложениями, обеспечивающими ее успех и лидерство. Сокращение числа реальных поставщиков и размещение у них более крупных заказов – способствует повышению ответственности поставщика и качества продукции, а также снижению запасов МР и общих затрат и результатов закупочной деятельности (рентабельности и производительности).

Международный стратегический сорсинг (источник поставок) через Интернет (электронная коммерция) и вступление в закупочные пулы, объединяющие продавцов и покупателей определенных, например, промышленных товаров. Реализация глобальной стратегии закупок, предусматривающей формирование глобальной закупочной команды в организации, обслуживающей потребителей по всему миру без отклонений по качеству и срокам поставок, что дает возможность оптимизировать степень удовлетворения или уровень обслуживания потребителей.[11, c.44]

Таким образом, особая роль функции закупок с целью их дальнейшей переработки или перепродажи обусловливает распространенность данных процессов для любого предприятия, что делает их влияние на экономику производства существенным, а по каким, то параметрам и решающим.

1.2 Организация  закупочного процесса. Основные  формы доставки товаров

В коммерческой деятельности в ходе закупки организация определяет необходимость приобретения товаров и услуг, выявляет, оценивает и отбирает конкретные марки товаров и поставщиков. Закупочная работа дает возможность сформировать оптимальный ассортимент товаров торговых предприятий, воздействовать на производителей товаров. Именно закупки обеспечивают эффективную работу торгового предприятия.

Процесс закупки включает в себя:

• планирование необходимого количества ресурсов;
• поиск поставщиков;
• приобретение потребительских товаров;
• организацию перемещения приобретенных товаров;
• организацию смены собственника и места размещения;
• сбор, анализ и передачу информации различным подразделениям торгового предприятия (бухгалтерии, отделу сбыта, транспортному отделу).

Существует 2 основных варианта организации снабжения, принципиально отличающихся друг от друга возможностями реализации системного подхода к управлению материальными потоками в процессе обеспечения предприятия сырьем:

• централизованная;
• децентрализованная[6, c. 96].

Как именно организовано снабжение, зависит от типа и размера организации. В небольшой организации за все закупки может отвечать один сотрудник. В организации средних размеров может быть создан отдел, где работают сотрудники, осуществляющие закупки, грузовые экспедиторы, складские работники и. В крупной организации снабжением могут заниматься сотни людей, координирующих огромные закупки материалов.

Если организация подходит к процессу закупок с позиции децентрализации, то служащие отделов будут самостоятельно осуществлять закупки, каждый для своего отдела.

Преимущества такого подхода:

• пользователь лучше знает потребность отдела, чем кто-либо другой;
• возможность более быстрого удовлетворения потребности в материальных ресурсах.

Недостатки децентрализованных закупок:

• решая оперативные вопросы, служащие могут не заметить тенденции изменений планирования организации в целом;
• недостаточный профессионализм служащих и проблемы определения возможностей снабжения;
• ни одно подразделение не может быть достаточно большим для того, чтобы проводить функциональный анализ в таких областях, как работа с таможней, транспортные услуги, складирование, управление запасом, анализ закупок и т.п.

Для осуществления централизованных закупок обычно организуется один отдел снабжения, сосредоточивающий все функции снабжения организации, что позволяет получить определенные выгоды:

• объединение всех закупок аналогичных или похожих материалов, что дает возможность получить скидки за большой заказ;
• координация связанных между собой видов деятельности для сокращения затрат на транспортировку, хранение и обслуживание;
• устранение дублирования операций и ненужных приемов;
• наличие единой точки контактов с поставщиками и предоставление им необходимой информации и услуг;
• концентрация ответственности за снабжение, что облегчает осуществление управленческого контроля.

Завершающим  и особенно важным этапов закупки товарно-материальных ресурсов является доставка их до предприятия. Доставка  осуществляется различными способами, выбор которого зависит от размера предприятия, количества и частоты закупок, ассортимента и видов товаров. Основными формами доставки товаров являются транзитная и складская доставка.[12, c.96]`

Транзитная доставка товаров осуществляется от производителя до магазина напрямую, минуя склады оптовой торговли. Транзит применяется при доставке скоропортящихся товаров и товаров, не требующих подсортировки (хлеб и хлебобулочные изделия, напитки, стройматериалы, мебель и т. д.). Транзитная форма снабжения магазинов удобна при работе с местными поставщиками по любым товарам, так как в этом случае их завоз осуществляется автомобильным транспортом, а поэтому не требуется соблюдения нормы единовременной отгрузки.

Транзитная форма товароснабжения обладает рядом преимуществ. Во-первых она способствует сокращению времени доведения товаров до магазинов и снижению транспортно-экспедиционных расходов и товарных потерь.

Во-вторых, при ней исключаются повторные перевозки и погрузочно-разгрузочные работы, устраняются складские операции по приему, хранению и отпуску товаров, ускоряется товарооборачиваемость, уменьшаются товарные потери и объем транспортно-экспедиционных операций, сокращается потребность в складах, снижаются издержки обращения, обеспечивается сохранность товаров.

Однако транзит трудно применим при иногородних поставках, но это также возможно и во многих случаях целесообразно (поставка крупногабаритных товаров, фарфоро-фаянсовой и стеклопосуды, строительных материалов и т.д.).

Складская форма доставки товаров подразумевает перемещение продукции на склады оптовой торговли, откуда они направляются на предприятия розничной сети. Это позволяет закупать товары в нужном количестве исходя из товарных запасов и спроса на них.

Эта форма обычно применяется для доставки товаров сложного ассортимента и главным образом для предприятий розничной торговли, закупающих товары мелкими партиями. Через склады могут продаваться и товары простого ассортимента, когда покупатели по размерам товарооборота не могут получать минимальную транзитную норму, а также товары сезонного производства и потребления.

Складская форма товароснабжения применима при получении товаров от иногородних поставщиков крупными партиями, требующими преобразования производственного ассортимента в торговый, а также по товарам, требующим длительного хранения. В этих случаях складская форма имеет преимущества перед транзитной, так как повышается эффективность розничной торговли за счет завоза товаров широкого ассортимента, но мелкими партиями, что позволяет значительно ускорить товарооборачиваемость и сократить издержки обращения.

Складская форма товароснабжения требует значительных издержек по осуществлению транспортно-экспедиционных и складских операций, замедляет в целом товарооборачиваемость, так как прерывается процесс движения товаров от производства в розничную торговлю. Поэтому применение складской формы, как и транзита, должно быть экономически обосновано.

Одним из важнейших вопросов, который необходимо решить при организации складской формы товароснабжения, является звенность товародвижения. Число складских звеньев должно быть минимальным, так как от их количества зависит время товарного обращения, размер товарных запасен, уровень издержек обращения.

К звеньям в процессе товародвижения относятся склады оптовой и розничной торговли, которые прерывают движение товаров для подсортировки, хранения или перевалки на другой вид транспорта.

В зависимости от количества участвующих звеньев различают одно-, двух- и многозвенный путь движения товаров.

Во многих случаях система товародвижения характеризуется многозвенностью, особенно в потребительской кооперации, ОРСах и т.п.

Основным показателем звенности товародвижения является коэффициент звенности, показывающий отношение валового товарооборота к розничному:

Кзв.= (Топт.+Трозн.)/Трозн                                     (1)

где

Топт — оптово-складской товарооборот, тыс.руб.,

Tpoзн — розничный товарооборот, тыс.руб.[23, c.48]

На показатель звенности товародвижения оказывает влияние ряд факторов: территориальное размещение производства, степень специализации промышленности, размеры партий отгрузки, объем товарооборота оптовых покупателей, характер и свойства товаров и т.п.

Сокращению количества звеньев товародвижения способствует расширение использования малогабаритных контейнеров, внедрение централизованной доставки, снижение транзитных норм отгрузки, расширение почтово-посылочных операций.

Таким образом, выбор формы доставки зависит от ряда факторов, которые предприятие должно учитывать при организации закупочной деятельности.

1.3 Критерии  выбора оптимального поставщика

Закупочная деятельность напрямую зависит от поставщика товаров, поэтому его выбор чрезвычайно важен в системе товароснабжения. Этот этап является первым и одним из главных при организации закупок. Обычно магазины закупают различные товары у разных поставщиков, поэтому перед компанией стоит множество задач в отношении поставщиков, требующих решения. Необходимо выбрать требуемое количество поставщиков, из всех поставщиков, представленных на рынке сделать выбор в пользу надежных и экономически выгодных.

Существует два основных критерия выбора поставщика:

• стоимость приобретения продукции или услуг;
• качество обслуживания.

Цена является определяющим фактором, так как политика ценообразования магазинов полностью основана на стоимости закупаемых товаров. Поэтому, если стратегия сбыта магазина предполагает продажу недорогих товаров, следует поискать поставщика с низкими ценами.

Немаловажным фактором является качество обслуживания, которое включает в себя качество продукции, надежность обслуживания, соблюдение сроков доставки и условий договора.

Кроме основных критериев существуют и дополнительные. К ним относятся:

• удаленность поставщика от потребителя;
• сроки выполнения текущих и экстренных заказов;
• организация управления качеством продукции у поставщика;
• способность поставщика обеспечить поставку запасных частей в течение всего срока службы поставленного оборудования;
• кредитоспособность и финансовое положение поставщик. [20, c.187]

При оценке нескольких поставщиков обычно используют методы экспертных оценок. Наиболее часто применяемый из них так называемый матричный метод.

Для оценки поставщика выбирается несколько критериев. Например, надежность поставок, время на выполнение заказа, цена товара, финансовое положение. Далее каждому критерию присваивается степень его значимости для предприятия. Сумма показателей значимости должна быть равна единице. После этого каждый поставщик оценивается экспертами по выбранным критериям. При этом каждому свойству присваиваются баллы (от 1 до 10). Далее строится таблица (матрица), в которой указываются оцененные значения (табл. 1) и рассчитывается рейтинг поставщика как сумма произведений выбранного критерия на его значимость.  

Таблица 1 – Оценка выбора оптимального  поставщика

Таким образом, в данном примере получается, что наиболее выгодно для предприятия делать закупки у третьего поставщика.[19, c.170]

Помимо вышеуказанного, не следует забывать, что главным показателем поставок является надежность снабжения:

Р = 1 - Ротказа,                                                    (2)

где

Р — вероятность поставки;

Ротказа — вероятность отказа в удовлетворении заявки.

Следует отметить, что отечественные предприятия при выборе поставщика в настоящее время в основном полагаются на собственную информацию. Утверждение договоров поставщиками, разрешение предварительной оплаты намеченной к поставке продукции осуществляется по упрощенной схеме. Если же намечается заключение договора с поставщиком, отсутствующим в названном списке, то процедура утверждения и оплаты усложняется проведением необходимых мероприятий, обеспечивающих безопасность финансовых и других интересов предприятия.

2  Анализ  закупочной деятельности на предприятии

2.1 Краткая  характеристика компании

Торговый дом «Дилан» в настоящее время является обществом с ограниченной ответственностью (ООО). Под данной организационно-правовой формой понимается объединение граждан и/или юридических лиц для совместной хозяйственной деятельности, имеющее уставный фонд, разделенный на доли, размер которых определяется учредительными документами. Участники ООО несут ответственность по обязательствам в пределах своих вкладов.

ООО Торговый дом «Дилан», 1996 - 2014, г. Владивосток, ул. Фадеева, 51В +7 (423) 264-13-45, 264-13-46.

Целью деятельности предприятия является удовлетворение существующего спроса на алкогольную продукцию на рынках города Владивостока и Приморского края и получение прибыли в результате этой деятельности.

Основной профиль компании – торгово-закупочная и посредническая деятельность. Компания осуществляет торговлю алкогольной продукцией (преимущественно слабоалкогольной). В настоящее время в активе предприятия имеется более шестисот наименований продукции (коктейлей, вин, сокосодержащих напитков, крепкоалкогольных напитков и др.).

Главный бухгалтер обеспечивает составление документальной отчетности предприятия, имеет право второй подписи. Исполняет также обязанности финансиста. Образование высшее. Опыт работы главным бухгалтером составляет 8 лет.

Необходимость во втором структурном подразделении возникла потому, что ООО Торговый Дом «Дилан» не могло составить конкуренцию на рынке Приморского края ведущим предприятиям оптовой торговли алкогольной продукцией без выхода на потребителей по краю вследствие недостаточного объема оборотных средств а, следовательно, и  недостаточных объемов закупок и узкого ассортимента продукции. Расширение объема товарооборота и ассортимента продукции потребовало увеличения складских площадей и парка грузовых автомобилей. В настоящее время предприятие располагает значительными основными средствами, включая 4 грузовые машины, 2 автопогрузчика, 4 копировальных аппарата, 2 компьютера и другую оргтехнику, морозильные камеры.Амортизация оборудования осуществляется линейным способом. В 2010 году ООО Торговый Дом «Дилан» имеет договоры с семью крупными предприятиями по производству алкоголя и крупными оптовыми торговыми компаниями  на поставку широкого ассортимента слабоалкогольной продукции. Это ООО «Портер», ООО "Веда", ООО "Мегапак", ООО "Эталон-М", ООО "Беверидж Логистик", ООО "Продимпексторг", ООО "Алкон". Из приведенного перечня первые три предприятия являются производителями, а остальные  – крупные оптовые предприятия. Поставку сокосодержащей негазированной продукции осуществляет ООО "Мегапак". С перечисленными компаниями заключены долгосрочные договора на поставку продукции, в которых ООО Торговый Дом «Дилан» является дистрибьютором, что позволяет компании иметь удобные условия оплаты, минимальные цены на продукцию, большой и постоянный ассортимент. Некоторые контракты (например, с ООО "Мегапак") являются эксклюзивными. (Пример договора поставки Приложение 1)

Таблица 1 – Основные технико-экономические показатели деятельности

ООО Торговый Дом «Дилан» за 2008-2011 годы

Окончание  таблицы 1