Совершенствование работы предприятия по отбору кадров

Содержание 

     стр. 

Введение 

     Одной из важнейших управленческих функций  является отбор кадров. Очень важно для эффективного функционирования предприятия найти таких сотрудников, чтобы их квалификация, образование, темперамент соответствовали занимаемой должности и способствовали реализации потенциала личности в полной мере на пользу общему делу фирмы.

     Актуальность  данной работы обусловлена тем, что для стабильного и эффективного функционирования предприятия необходим сплоченный, высококвалифицированный и целеустремленный коллектив. А для того, чтобы создать такой коллектив необходимо постоянно совершенствовать систему и методы отбора персонала, которые максимально соответствовали бы уровню предприятия.

     Целью курсовой работы является разработка рекомендаций по совершенствованию  работы предприятия по отбору кадров

     Для достижения цели поставлены задачи:

• Изучить основные аспекты процесса отбора кадров
• Рассмотреть систему  анализа потребности в кадрах
• Выяснить методы привлечения кандидатов
• Проанализировать процедуру отбора кадров на ООО «АЛЕКС-СВЕТ»
• Разработать рекомендации по совершенствованию работы предприятия в отборе кадров

     Объект  исследования - ООО «АЛЕКС-СВЕТ»

     Предмет исследования – процедура отбора персонала на предприятии.

     Работа  состоит из введения, основной части  в составе трех глав и заключения, где приведены основные выводы работы. 

Глава 1. Основные аспекты процесса отбора кадров  

1. Анализ  потребности в кадрах

     Анализ потребности  в кадрах включает в себя процедуру  планирования поиска и отбора персонала.

     При планировании человеческих ресурсов необходимо установить:

• цели, которые должна достичь компания в определенный срок;
• функции сотрудников, способствующие максимально эффективному достижению поставленной цели.

     После этого нужно оценить, насколько  равномерно функции распределены между  подразделениями, нет ли их дублирования или, наоборот, потери какой-либо. При  необходимости можно провести процедуру перераспределения функций.

     После определения задач каждого подразделения  на определенный срок и перечня функций, с помощью которых они будут  решаться, рекомендуется выяснить, сколько человек смогут выполнить  эти функции в намеченные сроки  и какова должна быть их квалификация.  
Для того чтобы ответить на эти вопросы, необходимо определить объем труда в каждом подразделении и нормы его выполнения.  
Гораздо сложнее определить численность управленцев и служащих, труд которых достаточно сложно поддается нормированию. Для этого необходимо разработать и утвердить: для руководителей - нормы управляемости, для служащих - нормы труда или критерии оценки их деятельности за определенный промежуток времени. ¹

     Кроме сбора заявок на персонал от руководителей  всех отделов к методам диагностики потребности в персонале каждого из подразделений относятся:

• изучение и корректировка норм труда и управления;
• изучение и корректировка существующих задач и функций отдела в соответствии с общими целями предприятия;
• оценка компетенции персонала;
• оценка результатов деятельности;
• изучение альтернатив (возможно, вместо увеличения численности сотрудников необходимо повысить их квалификацию или перераспределить обязанности, изменить мотивацию и т. д.).

     Работники службы управления персоналом для проведения анализа перспективной потребности в кадрах должны:

     1. Разработать бланк заявок для  подразделений на подбор специалистов.

     2. Разослать их руководителям отделов  с указанием срока сбора информации.

     3. Собрать и проанализировать заявки в соответствии с целями предприятия и задачами каждого подразделения.

     4. Выяснить истинную причину невыполнения  задач отдела (на самом ли деле  причина отставания - нехватка кадров). В данном случае уместны: проведение "фотографии" рабочего дня,  корректировка норм труда, оценка компетентности персонала, разработка программы повышения квалификации.

     5. В случае подтверждения необходимости  дополнительного набора персонала  работники кадровой службы совместно  с руководителем подразделения  должны проанализировать распределение функций между сотрудниками для предотвращения их дублирования или потери какой-либо из них.

     6. Сформировать перечень вакансий  и список лиц, ответственных  за отбор.

     7. Подготовить описание должности  (рабочего места) и согласовать  с руководителем подразделения.

     8. При необходимости составить  новое штатное расписание.

     9. Разработать квалификационные требования.

     10. Проанализировать состояние рынка  труда, выявить нужные сегменты  рынка для поиска кандидатов  и методы их привлечения (размещение объявлений, проведение "дней открытых дверей", "дней карьеры", работа с учебными заведениями и т.д.), сформировать и утвердить бюджет на отбор.

     11. Подготовить тексты рекламных  объявлений для СМИ.

     12. Разработать и утвердить методику  отбора необходимых специалистов (подготовить бланки анкет, тесты, определить способы испытаний, брифингов, а также время собеседований, согласовать процедуру с руководителями подразделений).

     13. Совместно с начальниками отделов  разработать программы адаптации  и мотивации новых сотрудников.

     При планировании поиска и отборе персонала  работники кадровой службы должны решать следующие основные вопросы:

• Какие знания, навыки, квалификация, поведенческие характеристики необходимы будущим сотрудникам?
• Где искать специалистов соответствующего уровня?
• Как их можно заинтересовать работой в данной компании?
• Сколько кандидатов на вакантную должность необходимо для проведения отбора?
• Каким образом выбрать лучших из подходящих кандидатов?
• Как с первого дня эффективно использовать нового сотрудника?
• Когда можно считать процесс отбора и отбора завершенным?
• Насколько эффективна процедура отбора и отбора персонала в данной компании?
• В какой мере и каким образом линейные руководители принимают участие в этом процессе?

     Образцы документов при отборе кадров представлены в Приложениях.

2. Привлечение кандидатов

     В последнее время предприятия  стали достаточно изобретательны в  вопросах привлечения необходимых  специалистов. Широко используются PR-кампании: проведение различных выставок, презентаций, открытых мероприятий. Крупные предприятия возвращаются к положительному опыту шефства над учебными заведениями, проведения работы по профессиональной ориентации. Модным и насущным становится целевое обучение и воспитание.²

     Остановимся на наиболее распространенных методиках привлечения кадров: использование рекламы в СМИ, поиск персонала через Интернет и работа с кадровыми агентствами.  

     1. Проведение рекламных кампаний  в СМИ 

     Сегодня в сложившейся ситуации дефицита специалистов необходимо умение привлечь внимание соискателей к вакансии еще на этапе их знакомства с объявлением. Поэтому важно, чтобы оно носило рекламный характер, а не содержало лишь формально составленный перечень требований к кандидату. Успех обеспечит и размещение нескольких вариантов объявления. Можно проанализировать похожие сообщения о вакансиях в СМИ и Интернете. Это позволит вам понять, какие контрпредложения может рассматривать потенциальный кандидат.  
Объявление должно содержать следующую информацию:

• название компании;
• ее сфера деятельности;
• название вакантной должности;
• краткий перечень обязанностей / основных функций;
• основные критерии отбора;
• условия и режим работы;
• уровень или система оплаты труда / компенсационного пакета;
• справочные и контактные данные.

  Составляя перечень критериев отбора, необходимо помнить, что существующее законодательство - Конституция РФ, Гражданский и Трудовой кодексы - запрещает дискриминацию по возрастным, половым, расовым и прочим признакам, не относящимся к профессиональной деятельности. В объявление можно добавить сведения об особенностях корпоративной культуры, основных ценностях компании.

     2. Электронный рекрутмент - поиск персонала  через Интернет 

     Использование Интернет-технологий, в частности  публикации объявлений о вакансиях  на страницах "работных" сайтов, позволяет быстро оповестить о них максимальное число специалистов, в то же время упрощая и ускоряя первичный отбор кандидатов на вакантные должности.  
Размещение объявлений в Интернете существенно отличается от публикации их в печатных СМИ. Так, на сайтах практически отсутствуют ограничения по количеству символов в тексте. С одной стороны, это позволяет указать максимум информации о вакансии, условиях работы, о самом работодателе, но, с другой стороны, ставит перед вопросом: что и как писать?

     3. Подбор персонала через кадровые агентства

     В ряде случаев руководители и HR-менеджеры  предприятия обращаются за поиском  персонала в кадровые агентства. Нужно помнить, что это не снимает  с них обязанностей по предварительной  подготовке к отбору сотрудников.

     Таблица 1.1.

Преимущества  и недостатки работы с кадровыми  агентствами

     Исходя  из преимуществ работы с агентствами, можно сделать выбор в сторону сотрудничества с ними. В таком случае необходимо придерживаться определенных правил взаимоотношений с рекрутерами:

1. Не указывать в одном объявлении сведений о нескольких вакантных должностях. Смешение информации о разных позициях приводит к тому, что все они не получают должного отклика. Это происходит из-за того, что по одной из должностей занижается зарплата, а по другой - завышаются требования.  
2. Не скупиться на информацию об условиях работы в организации. Необходимо указать как можно больше сведений о компании: график работы, время обеденного перерыва, продолжительность испытательного срока, составные социального пакета и т. п. Для соискателей эта информация очень важна, по ней они определяют, смогут ли работать в фирме.

     3.Не указывать вымышленную информацию, так как это вводит в заблуждение кандидатов, а сами вакансии выглядят странно. Всегда нужно помнить, что ваша вакансия не единственная, одновременно с ней будут опубликованы и другие объявления. Возможно, в них указаны менее интересные предложения и условия для кандидатов, но они могут быстрее обратить на себя внимание, если написаны гораздо более понятно и информативно.

     Таким образом, мы выяснили какие процедуры включает в себя анализ потребности в кадрах, какие основные вопросы должны решать работники кадровой службы при планировании поиска и отбора персонала, установили наиболее распространенные методики привлечения кадров, а именно: использование рекламы в СМИ, поиск персонала через Интернет и работа с кадровыми агенствами.

     В следующей главе мы проанализируем процедуры отбора персонала на ООО « АЛЕКС – СВЕТ».   
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    Глава 2. Анализ процедуры отбора персонала  на ООО «АЛЕКС-СВЕТ» 

2.1. Краткая характеристика организации 

       «Строительная компания «АЛЕКС-СВЕТ»  была организована 23 ноября 2005 года  в городе Тольятти, Самарской области. Несмотря на свой возраст, в молодой, динамично развивающейся компании трудятся профессионалы.

     Главным для компании является индивидуальный подход к каждому Заказчику. Компания уважает свое дело, поэтому все знания и силы вкладывает в свою работу.

     С момента образования проводится активная политика в области качества строительства и отделочных работ.

     Строительная  компания «АЛЕКС-СВЕТ» принципиально  не привлекает к выполнению работ  иностранцев из юго-восточных стран  СНГ. Сотрудники компании - это высококвалифицированные  специалисты Самарского региона, в совершенстве владеющие современными технологиям.

     Оптимальная численность коллектива позволяет  в возможно короткий срок решать возникающие  организационные вопросы в ходе проведения строительства, реконструкции  или ремонта объектов.

     Имея  хорошую производственную базу и  квалифицированные кадры, компания «АЛЕКС-СВЕТ» наращивает объёмы выполняемых  работ, имеет хорошую репутацию  и отзывы заказчиков в г. Тольятти».

     В настоящее время компания «АЛЕКС-СВЕТ»  кроме реконструкции и ремонта  промышленных объектов, объектов соцкультбыта и учебных учреждений ведёт строительство  индивидуальных частных коттеджей.

     Руками  строителей ООО «АЛЕКС-СВЕТ» реконструированы и отремонтированы такие объекты как: ООО «ВЛАКО-СЕРВИС» официальный дилер Мерседес Бенц, ООО ВДТ – официальный дилер АЛЛЕН БРЕДЛИ, ООО «Трансформатор», МОУДОД ДДЮТ, ТЦ АЭРОХОЛЛ, Кафе «Le Green», МОЛЛ ПАРК ХАУС, универмаг «Комсомольский», ООО «Твенс» - магазин автозапчасти, ВТКК – военно-технического кадетского корпуса, шк. №2, №25, №24, №30, №32, №46, №63, №65, №78 и многие другие. Параллельно проводится совершенствование индустриально-технической базы, имеется свой парк автотранспорта и механизмов.

     Общество  является юридическим лицом, имеет самостоятельный баланс, может от своего имени приобретать имущественные и личные неимущественные права и нести обязанности, быть истцом и ответчиком в хозяйственном или третейском суде, открывать расчетный, валютный и другие счета в банках, иметь печать, штампы со своим наименованием.

     Организационная структура составлена согласно штатному расписанию и представлена на рис.  2.1.

     В такой организационной структуре  есть как преимущества, так и определенные трудности. При линейно-функциональной структуре управления все полноту власти берет на себя линейный руководитель, возглавляющий определенный коллектив, в данном случае генеральный директор. При разработке конкретных вопросов и подготовке соответствующих решений ему помогают функциональные подразделения – отделы. Штат специалистов каждого отдела имеет высокую компетенцию в своей области и отвечает за определенное направление, что значительно повышает результативность деятельности.

     Вместе с тем, возникают  трудности в поддержании постоянных взаимосвязей между различными функциональными службами, появляются тенденции чрезмерной централизации. Таким образом, затягивается процедура принятия решений по различным направлениям деятельности предприятия.

     Следует отметить, что ООО «АЛЕКС-СВЕТ» каждый год становиться более широкомасштабным предприятием, следовательно, пришло время внести изменения в организационную структуру управления.

     Организационная основа системы управления — ее структура. Она определяет состав подразделений, входящих в систему управления, их соподчиненности и взаимосвязи, форму разделения управленческих обязанностей по уровням, а следовательно, и само число уровней управления.

Рисунок 2.1. Организационная структура управления ООО "АЛЕКС-СВЕТ" 

     Иными словами, структура управления является той организационной формой, в  рамках которой осуществляется процесс  управления. Таким образом, спроектировать достаточно эффективную структуру  управления — значит определить такое  соотношение ее организационных элементов, при котором наиболее оперативно и своевременно выполняются требования объекта управления. Так как организационная структура ООО «АЛЕКС-СВЕТ» недостаточно эффективная, следовательно требуется создание такой структуры управления, которая бы наиболее полно отражала цели и задачи предприятия,    т.е.   речь   идет   о  том,  чтобы    вновь  созданная   структура  наилучшим образом позволяла предприятию взаимодействовать с внешней средой, продуктивно  и целесообразно распределять и направлять усилия своих сотрудников и таким образом удовлетворять потребности клиентов и  достигать своих целей с высокой эффективностью.

       Анализируя хозяйственную деятельность  ООО "АЛЕКС-СВЕТ", можно сказать, что в последнее время хозяйственные связи этого предприятия значительно возросли. У предприятия появился целый ряд новых поставщиков и оптовых покупателей продукции. В управлении предприятием основное внимание концентрируется не столько на совершенствовании отдельных подразделений, сколько на интеграции всех видов деятельности, создании условий, благоприятствующих эффективному выполнению целевой программы. 

2.2.Анализ процедуры отбора персонала в ООО "АЛЕКС-СВЕТ" 

     Общая численность персонала предприятия  составляет - 87 человек, при этом численность работников аппарата управления составляет 10 человек. Средний возраст работников - 38, 2 года (мужчины - 39,3 года, женщины - 32,2 года).

     Руководство ООО «АЛЕКС-СВЕТ» строго придерживается открытой кадровой стратегии, при которой:

     -  предприятие  прозрачно для  потенциальных сотрудников на любом уровне;

     -   применяется традиционный набор  персонала на все должности  с рынка труда при наличии у кандидата необходимой квалификации;

     -    используются кадровые процедуры,  позволяющие удерживать квалификационный  персонал.

     Таблица 2.2.

Возрастной  состав персонал в ООО "АЛЕКС-СВЕТ"

     Разработка  элементов кадровой стратегии в  соответствии с принятой кадровой политикой связана с построением системы кадровых процедур и мероприятий, закрепленных в документах, формах с учетом состояния общества и планируемых изменений. Существенным параметром, оказывающим влияние на разработку кадровых мероприятий, являются инструменты и способы воздействия на персонал. Процедура соотнесения кадровых мероприятий с кадровой системой позволяет сформировать бюджет расходов на персонал. С учетом открытой кадровой стратегии в ООО «АЛЕКС-СВЕТ» планируются следующие кадровые мероприятия.

     Планированием кадровых мероприятий занимается специалист по кадрамм. Он возглавляет работу по обеспечению организации кадрами служащих требуемых профессий, специальностей и квалификации в соответствии с уровнем и профилем полученной ими подготовки и деловых качеств.

     Совместно с заместителем директора руководит  разработкой перспективных и  годовых планов комплектования организации кадрами с учетом перспектив ее развития, изменения состава работающих в связи с внедрением новой техники и технологии, механизации и автоматизации технологических процессов, а также открытием новых объектов и новых направлений   деятельности. Участвует   в   работе    по   прогнозированию   и определению потребности в кадрах на основе планов экономического и социального развития  организации.  Принимает  граждан по вопросам найма, увольнения, перевода. Контролирует расстановку и правильность использования работников в подразделениях организации. Обеспечивает прием,  размещение    и   расстановку  молодых  специалистов  в  соответствии  с полученной в учебном заведении специальностью, совместно с руководителями  подразделений  осуществляет  проведение их стажировки. Систематически, при помощи методов сравнения, экспертно-аналитических, контрольных вопросов изучает деловые качества и другие индивидуальные   особенности  специалистов организации    с  целью отбора кадров на замещение  руководящих  должностей  и   создания   резерва   на    выдвижение,  осуществляет   контроль  за    его  обновлением   и пополнением, способствует   формированию  состава  кадров руководителей из утвержденного резерва. Участвует  в  организации  повышения квалификации специалистов, зачисленных   в резерв, и подготовке их к работе   на  руководящих  должностях.   Принимает участие   в   аттестации,  в разработке  мероприятий  по  реализации рекомендаций аттестационных комиссий, определяет  круг специалистов, подлежащих  очередной и повторной   аттестации,  обеспечивает  подготовку необходимых документов. Специалист по кадрам организует своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами директора предприятия либо  одного из заместителей директора, учет личного состава, выдачу справок о настоящей  и прошлой трудовой деятельности сотрудников, хранение и заполнение трудовых  книжек и ведение установленной документации по кадрам, а также подготовку материалов для представления сотрудников к поощрениям и награждениям.