Совершенствование системы менеджмента на предприятие ООО «Элемент-Трейд»

     Совершенствование системы менеджмента на предприятие ООО «Элемент-Трейд»

           ВВЕДЕНИЕ

 

     В настоящее время человечество накопило столько знаний и опыта, что этого достаточно для успешного управления. Но, возможно, нет другой области деятельности человека, где разрыв между знаниями и эффективностью работы лидеров был бы таким широким и трудно устранимым.

     Предприятие представляет собой сложную экономическую  систему, включающую на входе десятки  и сотни видов сырья, материалов, топлива и энергии, информации, а  на выходе – разнообразные виды продукции и услуги.

     В широком смысле задача менеджеров состоит  в том, чтобы выбрать ту структуру, которая лучше всего отвечает целям и задачам организации, а также воздействующим на нее внутренним и внешним факторам. “Наилучшая” структура – это та, которая наилучшим образом позволяет организации эффективно взаимодействовать с внешней средой, продуктивно и целесообразно распределять и направлять усилия своих сотрудников и, таким образом, удовлетворять потребности клиентов и достигать своих целей с высокой эффективностью.

     Структура данной работы построена таким образом:

     Объект  исследования: ООО «Элемент- Трейд», в частности  один из магазинов  торговой сети «Монетка», расположенный  на ул. Пехотинцев г. Екатеринбурга.

     Предмет исследования: структура управления организацией, система менеджмента  в данном магазине.

     Цель: оценить организационную структуру в ООО «Элемент-Трейд» и разработать рекомендации по ее совершенствованию.

     Для достижения поставленной цели нам необходимо решить следующие задачи:

    1. Дать характеристику организации как объекта исследования.
    2. Определить ресурсы предприятия.
    3. Определить ключевые цели организации, и ее миссию.
    4. Рассмотреть структуру организации.
    5. Разработать рекомендации по повышению эффективности организации.

1.ХАРАКТЕРИСТИКА ОРГАНИЗАЦИИ КАК ОБЪЕКТА УПРАВЛЕНИЯ

 

     Организационно  – правовая форма предприятия: Общество с Ограниченной Ответственностью «Элемент- Трейд»,  учреждено на основании действующего законодательства Российской Федерации в соответствии с Учредительным Договором участников фирмы.

     Срок  деятельности Общества не ограничен. Деятельность Общества прекращается по решению общего собрания участников Общества, либо по основаниям, предусмотренным действующим законодательством Российского законодательства.

     Контактная  информация: 

     Место нахождения эмитента: 620076, Свердловская область, г. Екатеринбург, ул. Щербакова, 4 номер телефона: +7 343 216 1970 номер факса: +7 343 216 1972 адрес электронной почты: [email protected] адрес страницы (страниц) в сети Интернет, на которой (на которых) доступна информация об  эмитенте, выпущенных и/или выпускаемых им ценных бумагах: [email protected] 

     ООО «Элемент Трейд» действует на основании  таких нормативных документов, как:

  1. Свидетельство о постановке на учет в Налоговом органе юридического лица;
  2. Свидетельство о внесении записи в единый государственный реестр юридических лиц;
  3. Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе в качестве налогоплательщика налога НДС;
  4. Свидетельство о постановке на учет в ЕГРПО (комитет статистики).
  5. дата регистрации: 25 октября 2005 г.

     Основной  целью деятельности общества ООО «Элемент- Трейд» является получение прибыли, достигается это путем продаж продуктов и товаров народного потребления через свою торговую сеть «Монетка», и производства части товаров распространяемых только через эту сеть.

     Первая  «Монетка» появилась 19 апреля 2001 года - в Екатеринбурге был открыт магазин формата Cash&Carry на ул.Бархотская, 1а и в этом же месяце - универсам эконом-класса на ул.Сулимова, 29.

     Сегодня торговая сеть МОНЕТКА - одна из лидирующих торговых сетей Екатеринбурга и  Уральского региона. В составе сети на январь 2011 года - 235 магазинов. Из них 21 - универсамы Монетка Супер и 214 - дискаунтеры Монетка. Магазины ТС Монетка работают в Свердловской, Челябинской, Тюменской, Калужской, Владимировской, Курганской, Московской областях, ХМАО и ЯНАО, Республике Башкортостан и Пермский край. В сети действует единая система скидок по дисконтным картам. Оформление всех универсамов решено в едином фирменном стиле. ТС Монетка постоянно обновляет ассортимент, предлагая новинки и размещая товар таким образом, чтобы покупатель тратил минимум своего времени. Заботясь о своих покупателях, Монетка проводит гибкую ценовую политику, предоставляя дополнительные скидки. Регулярно в магазинах ТС Монетка проводятся розыгрыши ценных призов. Предметом нашего исследования будет магазин, расположенный по ул. Пехотинцев 9 г.Екатеринбурга.

     Магазин работает круглосуточно и обеспечивает микрорайон необходим набором товаров; предлагает к продаже продукты и  товары народного потребления, в  частности, бытовую химию, одежду и технику. Магазин входит в торговую сеть, все магазины сети, оформлены в едином формате, создавая у свои постоянных клиентов стойкую ассоциацию «определенный набор товаров - в определенном магазине», формируя у покупателя желание вернуться. Набор товаров постоянно обновляется.      Ассортимент универсама достаточно широкий и глубокий. Но не по всем маркам, которые есть на рынке, а по тем, которые соответствуют позиционированию торгового предприятия как продавца качественной продукции.  Универсам заинтересован в таких марка к которым  производитель прикладывает усилия по продвижению своей марки и  поддерживает товарное обслуживание. Сформирована собственная торговая марка.

     Собственная Торговая Марка (СТМ) или Private Label (PL) - это  торговая марка, владельцем которой является розничная сеть. Создавая частные марки, ТС «Монетка» получает больший контроль над производством, качеством товара, ценообразованием и распределением.

     Товары  под собственными торговыми марками  всегда значительно дешевле своих  аналогов. Низкие затраты на рекламу и маркетинг, за счет более эффективного продвижения товара на месте продаж, значительно снижают себестоимость товара. Отсюда — более низкая цена на продукты СТМ по сравнению с аналогичными товарами других торговых марок.

     ТС  «Монетка» создает товары Собственных Торговых Марок специально для покупателей, облегчая выбор в каждой товарной категории. Благодаря знанию своей аудитории, компания более гибко реагирует на запросы потребителей, обеспечивая стабильное качество при низкой цене.

     Основные  принципы СТМ ТС «Монетка»:

     1) СТМ – это лучшее соотношение  цена/качество.

     2) Цена на продукты СТМ значительно  ниже (за счет сокращения затрат  на рекламу и маркетинг), чем  на продукты конкурентов. 

     3) Помимо цены, у товаров СТМ  должны быть свои преимущества: рецептура, качество продукта и упаковки.

     4) Товары СТМ всегда в наличии. 

     5) Контроль качества товаров Собственной  Торговой Марки производится  на регулярной основе.

     6) Производитель СТМ должен быть  технологическим лидером и иметь  свою лабораторию.

     География распространения ТС «Монетка» общероссийская.

     Уровень конкуренции высокий, в Уральском  регионе основным конкурентом является ТС «МЕГАМАРТ», «Кировский» «Пикник».

     Выбор стратегии и ее реализация составляю основную часть содержания стратегического управления организации.

     ООО «Элемент –Трейд» осуществляет стратегию  захвата рынка, то есть увеличение количество магазинов, открытие их в новых городах, регионах России. Кроме того, осуществляется стратегия развитие рынка и развитие продукта, путем создания и производство новых марок продуктов, распространяемых через ТС. Магазин «Монетка» расположенный по ул. Пехотинцев г. Екатеринбург, не является самостоятельной единицей и ориентирован исключительно на осуществление самого торгового процесса, то есть распределение товара между покупателями в соответствии с уплаченной суммой. 
 
 
 

2.РЕСУРСЫ ОРГАНИЗАЦИИ

 

     Основные  ресурсы, используемые организацией,- это  персонал (человеческие ресурсы), финансы, материалы, технология и информация. Ресурсы организации представлены в рис.1.

  • персонал

магазин «Монетка» имеет кадровый состав в виде основных профессий:

     - Продавцы-кассиры (в магазинах  сети принято совмещение должностей), это основной персонал торговой  сети, и магазина. В их обязанности  входит обслуживание покупателей.  Красивая выкладка товара, наличие и соответствие ценников, чистые витрины, помощь покупателям в выборе того или иного товара, обслуживание покупателей на кассе - все это работа продавцов- кассиров

     - Администратор магазина непосредственно работает с персоналом, в его подчинении находятся, в первую, очередь продавцы-кассиры работающие в зале магазина. Основной задачей при этом становится эффективное использование персонала, совершенствование производственных отношений между сотрудниками магазина и максимальное развитие каждого из них.

     - Старший кассир магазина отвечает  за все денежные операции проходящие  через магазин, ведет первичную  бухгалтерию.

     - Грузчики

     - Заведующая магазином, контролирует операции магазина в пределах своих полномочий и порядка, установленных вышестоящим руководством: вышестоящие органы ТС и владельцы торгового предприятия. В прямом слова значение управление заключается в осуществлении руководства персоналом для достижения конечного результата.

     Важнейший фактор качественного обслуживания покупателей - хорошо обученный и вежливый штат сотрудников, стремящийся дружески помочь покупателям. Именно такие контакты формируют имидж магазина. От того, насколько руководству удается убедить в этом подчинённых, зависят результаты магазина.

  • Финансы 

     Основное  финансовое управление магазином осуществляется дистанционно. Все контракты на поставки товаров заключаются категорийными  менеджерами компании. Так что  основной деятельностью магазинов  становится непосредственное распространение представленной в них продукции и сохранением торгово-материальных ценностей предприятия. А также передачей наличной выручки магазина инкассаторам, для дальнейшего зачисления ее на р./счет предприятия.

     Основные  экономические показатели деятельности предприятия ООО «Элемент-Трейд» представлены в рис.2.

     По  исследованиям проведенным для  изучения финансовой стабильности предприятия, можно сказать следующие:

     «Умеренная  инфляция не должна оказать существенного  влияния на деятельность ТС «Монетка». Критическим уровнем инфляции является уровень порядка 30-35%. Поскольку оборачиваемость продукции высока, временной лаг между ростом затрат и последующим в ответ увеличением выручки можно не рассматривать. Существенное увеличение темпов роста цен может привести к росту затрат, стоимости заемных средств и стать причиной снижения показателей рентабельности. Поэтому в случае значительного превышения фактических показателей инфляции над прогнозами Правительства РФ, «Монетка» планирует принять необходимые меры по ограничению роста иных затрат (не связанных с закупкой продукции для реализации), снижению дебиторской задолженности и сокращению ее средних сроков.  При резком увеличении темпов годовой инфляции индексация цен на конечную продукцию может привести к сокращению реальных доходов населения. Соответствующее падение потребительского спроса может негативно отразиться на финансовых результатах Торговой Сети. Среднесрочная программа социально-экономического развития РФ предполагает снижение темпов роста потребительских цен до 6% к 2012 г. По этим причинам риск резкого ускорения темпов годовой инфляции оценивается как незначительный.  Влиянию вышеуказанных финансовых рисков наиболее подвержены себестоимость продукции и размер получаемой прибыли по компаниям ТС. В случае неблагоприятных изменений ситуации прежде всего увеличится себестоимость продукции, что повлечет соответствующее снижение прибыли. Вероятность негативного влияния указанных рисков на результаты деятельности ТС «Монетка» незначительна.»1

  • Материалы

        Материалами предприятия в данном магазине можно считать все начиная от торговых и производственных площадей , автомобилей, торгового, производственного оборудование, и заканчивая программным обеспечением компьютеров и торговых касс, и т.п. Их целостность, и нормальное функционирование очень важно как для магазина так и для всей сети в целом. Так как поломка части или всего состава оборудования, может привести как  к финансовым потерям (потеря части выручки из-за простоя, а также затраты на ремонт или восстановление), так и к остановки  работы всего магазина в сложных случаях (отключение электричества), и сокращению выручки для всей сети.

  • Технологии

     Управление  осуществляется посредством должностных  инструкций, правил, предписаний, приказов  и личных указаний руководителя.

     К технологии управление можно также  отнести систему GESTORI Pro.

     Сегодня GESTORI Pro используют более 80 крупных розничных  сетей супер - и гипермаркетов, магазины которых расположены на всей территории России, в Белоруссии и Казахстане.

     Эффективное централизованное управление товародвижением региональных и межрегиональных сетевых структур, бизнес-процессами складов и распределительных центров, контроль за ассортиментом и поставщиками – все это основа устойчивых и трудно-копируемых конкурентных преимуществ торговых компаний, использующих систему GESTORI Pro. Преимуществ, которые позволяют добиваться лидерства на рынке ритейла.

     Наиболее  популярным форматом организованной торговли продуктами питания в России являются дискаунтеры (основной формат магазинов сети), преимущественно благодаря агрессивной политике ценообразования. На долю дискаунтеров приходится порядка 40% структуры сетевого розничного оборота по формату. Тем не менее, доля дискаунтеров в структуре розничного оборота России существенно уступает аналогичному показателю большинства западных стран, что позволяет говорить о наличии потенциала дальнейшей экспансии данного формата в России. 
 
 
 
 

3.МИССИЯ И КЛЮЧЕВЫЕ ЦЕЛИ ОРГАНИЗАЦИИ

 

     Миссия - это сформулированное утверждение, раскрывающее смысл существования организации, в которой проявляются её отличия. Существует не только узкое понимание миссии, но и широкая ее трактовка. В широком понимании миссия - не только описание предоставляемых усилий и продукции, но и социальная значимость этого продукта для общества, ценность и принципы, в соответствии, с которыми организация собирается существовать и осуществлять свою деятельность. Ценности и принципы одно из самых главных в миссии, потому что культура организации является главной составляющей престижа фирмы и внутренних процессов, происходящих в организации.

     Значение  правильно сформулированной и эффективно представленной персоналу миссии трудно переоценить, так как:

  • она служит основой выработки целей – ориентиров для всего последующего процесса принятия управленческих решений;
  • даёт коллективу чувство причастности к созданию общественного блага, то есть производству продукции или услуг, имеющих важное значение для общества;
  • акцентирует внимание на своей социальной роли и учёте общественных интересов, следовательно, способствует взаимодействию с местными властями и населением.

     Компоненты  миссии организации представлены в рис. 3 , и выражены лозунгом:

       «Наша миссия в предоставление свободы выбора качественной продукции питания, промышленных товаров и качественного профессионального сервиса для людей и организаций на территории РФ, СНГ».

Миссия  заключается в том, что работа предприятия направлена на удовлетворение общественных потребностей в производимой и продаваемой  продукции и  услугах, а также на извлечение прибыли. Миссия задаёт общие ориентиры, направления организации, выражающие смысл организации. Конкретные же конечные состояния, к которым стремится организация, фиксируются в виде целей.

     Цели – это конкретное состояние отдельных характеристик организации, достижение которых является для нее желательным и на достижение которых направлена ее деятельность.

          Деятельность организации объективно  очень разнообразна, поэтому она  не может быть сосредоточена  на единственной цели, а должна  определить несколько наиболее значительных ориентиров действий.

          В зависимости от специфики  отрасли, особенностей состояния  среды, характера и содержания  миссии в каждой организации  устанавливаются свои собственные  цели. Однако основными целями организации всегда остаются: доходы организации, работа с клиентами, потребность и благосостояние сотрудников, социальная ответственность.

          Наиболее распространенными направлениями,  по которым в деловых организациях  устанавливаются цели, являются  следующие:

      - прибыльность, отражаемая в показателях: величина прибыли, рентабельность, доход на акцию и т. д.;

      - производительность, выражающаяся  в издержках на единицу продукции,  материалоемкости, отдаче с единицы  производственных мощностей, объеме  производимой в единицу времени  продукции;

      - финансовые ресурсы, описываемые  показателями, характеризующими структуру  капитала, движение денег в организации,  величину оборотного капитала  и т. п.;

      - человеческие ресурсы, описываемые  с помощью показателей, отражающих  количество прогулов, текучесть кадров, повышение квалификации работников и т. п.;

      - работа с покупателями, выражаемая  в таких показателях, как скорость  обслуживания клиентов, число жалоб  со стороны покупателей и т.

     Применимо к нашему магазину можно сказать  следующее:

     Основной  целью деятельности универсама является розничная торговля, повышение качества обслуживания. Потребитель уже сегодня разбираться в качестве товара и услуг.   

     В исследуемом нами предприятие, а также в магазине «Монетка» наблюдается недостаток рабочих кадров вследствие большой текучки. Как следствие этого, идет перегрузка уже работающего персонала, большое количество дополнительных смен, оформляемых как совместительство. Ухудшается качество выполняемых работ сотрудниками  вследствие переутомления, и незаинтересованности работающих. Также большинство линейного персонала не имеет торгового образования, про таких сотрудников принято говорить, что они «пришли с улицы», и три дня стажировки явно недостаточно для того, чтобы научить будущего сотрудника качественно выполнять свои обязанности. Также наблюдается низкая мотивация сотрудников, слабое сплочение коллектива, что тоже негативно сказывается на работе предприятия. Текучесть персонала – это движение рабочей силы, обусловленное неудовлетворенностью работника рабочим местом или неудовлетворенностью организации конкретным работником.

     Естественная  текучесть (3–5% в год) способствует своевременному обновлению коллектива и не требует особых мер со стороны  руководства и кадровой службы.

     Излишняя  текучесть вызывает значительные экономические потери, а также создает организационные, кадровые, технологические, психологические трудности.

     Текучесть кадров в ТС «Монетка» за 2009 г. составило 10,6% что ясно видно из рис.4, 5 и 6, в основной массе - это продавцы, охранники, грузчики. Что не слишком благоприятно для предприятия.

     Все работники магазина, от заведующей до уборщицы должны быть нацелены на достижение максимальных положительных результатов, обучаться и повышать квалификацию в процессе работы на предприятии, и  получать достойную оплату своего труда. А также иметь возможность для своего карьерного роста. Можно сказать, что по взаимодействию с внешней средой предприятие представляет механический тип взаимодействия. Решения об изменениях проходят длинную цепочку согласований и порой сильно запаздывают. Взаимодействие между людьми и подразделениями линейное, что традиционно для большинства организационных структур. Для одного магазина это неплохо, но не слишком удачно для всей сети, в которой присутствуют функциональные связи между подразделениями. Что приводит нас к функционально-линейной связи на уровне ТС «Монетка», которые мы рассмотрим дальше. Корпоративное отношение к людям часто лишает сотрудников инициативы, вполне вероятно полезной для предприятия.

4.1 ВНЕШНЯЯ СРЕДА ОРГАНИЗАЦИИ

 

 Внешнюю  среду подразделяют на:

     - микросреду - среду прямого влияния на предприятие, которую создают поставщики, материально-технических ресурсов, потребители продукции (услуг) предприятия, торговые и маркетинговые посредники, конкуренты, государственные органы, финансово-кредитные учреждения, страховые компании;

     - макросреду, влияющую на предприятие и его микросреду. Она включает природную, демографическую, научно-техническую, экономическую экологическую, политическую и международную среду.

     4.2 Внешняя микросреда (среда прямого воздействия)

          Внешняя среда организации прямого  воздействия – это поставщики, законы и учреждения государственного  регулирования, потребители, конкуренты  и другие факторы, которые непосредственно  влияют на операции организации и испытывают на себе прямое влияние операций организации.

          Среду прямого воздействия еще  называют непосредственным деловым  окружением организации. Это окружение  формирует такие субъекты среды,  которые непосредственно влияют  на деятельность конкретной организации:

      - поставщики (сырье, материалы, финансы)  ресурсов, оборудования, энергии, капитала  и рабочей силы;

      - государственные органы (организация  обязана соблюдать требования  органов государственного регулирования,  то есть принудительного выполнения законов в сферах компетенции этих органов);

      - потребители (согласно точки  зрения Питера Друкера цель  организации - создать потребителя,  поскольку ее существование и  выживание зависит от способности  находить потребителя, результатов  своей деятельности и удовлетворять его запросу);

      - конкуренты - лица, группы лиц, фирм, предприятий, соперничающих в  достижении идентичных целей,  стремление обладать теми же  ресурсами, благами, занимать  положение на рынке.

     Организации существуют в окружении, в среде, состоящей из множества элементов. Среда влияет на организацию и накладывает свои требования.

     Описывая  внешнею среду важно отметить, что данный магазин расположен в  экономически выгодном месте. Рядом  присутствует транспортная развязка наземного  транспорта: автобусы, трамваи. Также рядом с универсамом расположены такие объекты социального значения,  как: банки, отделение связи, магазины промышленных товаров, аптеки, фото-услуги, салоны сотовой связи. Причем продовольственных магазинов в радиусе 200метров нет. Однако, конкурентами в реализации фруктово-овощной продукции могут стать торговые палатки и передвижные торговые комплексы, прицепы, которые устанавливают рядом с остановками.

     Магазин «Монетка» площадью 800м², расположен в спальном районе, в 100м. от транспортного узла (трамваи, автобусы), что дает широкую клиентскую базу. Однако наличие  в этом же микро- районе торгового комплекса «Таганский Ряд», создает довольно сильную конкуренцию товарам, представленным в магазине из категории «нон фуд».

     Таким образом, чтобы эффективно работать и развиваться на данный момент универсаму «Монетка» необходимо чутко реагировать  на изменения внешней среды путем  адаптации своей внутренней структуры, а также активно формировать  внешние условия своей деятельности, постоянно выявляя во внешней среде угрозы и потенциальные возможности.    Поставщики

     С целью эффективного управления издержками ТС «Монетка» осуществляет централизованные закупки товаров, использует систему  корпоративных тарифов, позволяющую  получать скидки при закупках крупных партий продукции. Средняя отсрочка платежа составляет 26 дней.

     Общее количество поставщиков ТС «Монетка»  превышает 200, при этом ресурсная  база отличается высокой степенью диверсификации: на долю 15 крупнейших поставщиков приходится менее 30% общего объема закупок. Крупнейшим контрагентом Группы является компания R-Modul, формирующая до 4,4% общего объема поставок в стоимостном выражении.

     Кроме контроля за качеством поставляемой продукции при выборе поставщиков  менеджмент сети принимает во внимание наличие развитой системы дистрибьюции и возможность организации доставки силами поставщика.

     Стандартный срок договора с производителем/дистрибьютором составляет один год с возможностью дальнейшей пролонгации. ТС «Монетка»  напрямую взаимодействует с местными производителями, в то время как поставки продукции Nestle, Kraft Foods, Ferrero, Unilever, «Олейна», «Орими», «Роллтон», «Большевик», «Коркунов» происходят через официального дистрибьютора данных компаний в Уральском ФО,  R-Modul на базе которой была создана ТС «Монетка».

          Законы и государственные  органы

          Многие законы и государственные  учреждения влияют на организации.  Каждая организация имеет определенный  правовой статус, являясь единоличным  владением, компанией, корпорацией  или некоммерческой корпорацией, и именно это определяет, как организаций может вести свои дела и какие налоги должна платить. Как бы ни относилось руководство к этим законам, ему приходится придерживаться их или пожинать плоды отказа от законопослушания в форме штрафов или даже полного прекращении бизнеса.