Ирина Эланс

Автор который поможет с любыми образовательными и учебными заданиями

Совершенствование системы управления

Теоретические основы

Сущность процесса управления

Управление – это особый вид деятельности, превращающий неорганизованную толпу в эффективную целенаправленную и производительную группу. Управление как таковое является и стимулирующим элементом социальных изменений и примером значительных социальных перемен.

В динамических системах всегда находятся в диалектическом противоречии два состояния – хаос и порядок. Хаос есть следствие энтропии системы, порядок – следствие управления (эктропии).

цель системы результат

деятельности

системы

Рис. 1. Динамика энтропии и эктропии системы.

Объективная необходимость управления производством становится понятной из диалектики энтропии и эктропии системы: если «победит» энтропия, система разрушится и не достигнет своих целей как целого; если же «жизнь» в системе будет хорошо управляться, и эктропия «победит» энтропию системы, все будет хорошо – наступит порядок, который обеспечит достижение целей системы. Вот почему «нельзя оставлять людей без руководства».

Под процессом управления производством понимается: согласование и координация деятельности людей в совместном труде для достижения поставленной перед предприятием (организации) цели.

Следует принять, что процесс управления производством протекает на производственных предприятиях (в организациях), результатом деятельности которых являются товары, представляемые на рынок. При этом управляться должны как предприятия с частной собственностью, так и с коллективной или государственной. Энтропия может поразить всех, кто не умеет выполнять процесс управления: кто не противопоставит эктропию энтропии системы, то есть не уйдет от хаоса к гармонии, ритму.

Назовем деятельность руководителя по выполнению процесса управления производством в производственной системе – руководством. Руководителем же будем считать то лицо, в формальном и неформальном подчинении которого находятся люди одной и той же организации. Он так же объективно необходим в производстве, как объективно необходим процесс управления производством.

Подчиненный – это то лицо организации, которое обязано выполнять поручения руководителя в соответствии с предоставленными тому правами.

Необходимо отметить, что подчинение по своему содержанию может быть различным в различных организациях, но в принципе оно всегда имеет две составляющих: формальное подчинение и неформальное подчинение. Каждый руководитель определяет сам, согласуя свои действия с законом, как сочетать то и другое в обращении с подчиненными.

Характеризуя сущность управления производством следует сказать еще вот о чем. Природа этого процесса – информационная. Руководитель, согласуя и координируя деятельность подчиненных, воздействует на них информационно – прямо или косвенно. Прямо – административным актом (приказом, распоряжением), психологически; косвенно – экономической и социально-психологической средой. [1, с.40]

Система руководящей деятельности

Поскольку сущность или содержание явления, предмета всегда системны, руководящая деятельность так же должна быть определена в виде системы с определенным качеством.

Назначение системы руководящей деятельности состоит в том, чтобы помочь руководителю квалифицированно выполнить процесс управления производством, то есть согласовать и скоординировать деятельность работников предприятия для успешного достижения его целей.

Следует сказать о том, что руководящая деятельность как таковая является трудом руководителя. Любой труд имеет следующую классическую структуру: цели; носителя труда – рабочую силу; средства труда, предмет труда, результат.

Труд руководителя выглядит так:

Социально-экономическая и политическая

Цели

СРЕДА предприятия

Рис. 2. Организационная структура труда руководителя

Если имеются значимые цели руководства, то руководителю необходимо располагать информацией, генерировать ее, воздействовать ею прямо и косвенно на подчиненных, которые бы «делали то, что необходимо руководителю» - согласовать, скоординировать деятельность совместно работающих людей, то есть, выполнить процесс управления производством. На поведение людей руководитель имеет право воздействовать как косвенно – через социально-экономическую среду, так и прямо, отдавая приказы и распоряжения. В нашем случае под коллективом понимается совокупность (группа) работников, объединенных общими целями, убеждениями, ответственностью.

Под системой руководящей деятельности понимается совокупность принципов, технологии, методов и средств руководителя, применение которых в реальной практике обеспечивает квалифицированное выполнение процесса управления производством.

Принципы руководства отвечают на вопрос: «Чем я, как руководитель, должен руководствоваться, работая с людьми?». Технология руководства отвечает на вопрос: «Что я, как руководитель, должен делать, выполняя процесс управления производством?». Методы и средства руководства отвечают на вопрос, как и с помощью чего руководитель будет выполнять технологические действия. В целом система руководящей деятельности призвана достигнуть поставленные цели.

Следует различать цели предприятия и цели руководства.

Под целью предприятия понимается планируемы социально-экономический результат его деятельности на определенном отрезке времени.

Под целью руководства понимается создание гармоничного коллектива предприятия, ритмичная, согласованная работа которого обеспечивает совместное достижение целей предприятия.

Итак, владение руководителем эффективной системой руководящей деятельности позволяет достигнуть целей руководства.[1, с. 48]

Как и любая система, система руководящей деятельности состоит из взаимосвязанных элементов, а именно эффективности руководящей деятельности, принципов руководства, технологии руководства, методов и средств руководства.

Эффективность руководящей деятельности

Эффективность руководства определяется степенью достижения руководителем желательных (планируемых) идей, программ, поставленных целей. То есть, в том случае, когда задуманное (и коллективно принятое на предприятии) становится реальностью, свидетельствует об эффективности деятельности руководителя (совокупного руководителя – системы управления). подобный эффект говорит о том, что процесс управления в производстве выполнялся квалифицированно, качественно – действительно труд работников предприятия хорошо согласовывался и координировался, они работали как гармоничный коллектив с ритмом, установленным планом.

В качестве прямого показателя, определяющего эффективность руководства логично принять показатель «ритмичности производства» - коэффициент ритмичности, определяемый следующим образом:

(1)

где К_ритм– коэффициент ритмичности производства на предприятии или в его подразделении; – фактический показатель производства продукции в i-ый период времени; - плановый показатель производства продукции в i-ый период времени; n – число периодов производства продукции.

Производство является производным деятельности человека. Создать ритм в нем выступает как необходимая функция управленческого персонала во главе с руководителем. Будет ритм – будет производство с параметрами, определенными, заданными руководителем. Так что необходимо задавать ритм в производстве и поддерживать, иначе оно погибнет.

Таким образом, можно сказать, что эффективность руководства, определяемая степенью ритмичности производства, есть аксиома или положение, вытекающее из самоочевидности этого факта. Другой вопрос, что производство должно развиваться с таким ритмом, который бы определял экономическую и социальную эффективность производства. Поэтому для целей измерения эффективности руководства производством необходимо использовать косвенные показатели – конечные экономические и социальные показатели результатов производственной деятельности предприятия на отчетный период. В качестве конечных показателей экономической эффективности производства можно принять рост производительности труда, снижение себестоимости продукции и рост прибыльности (рентабельности) производства. В качестве конечных социальных показателей эффективности производства можно принять рост дисциплинированности работников предприятия, рост удовлетворенности работой на данном предприятии его сотрудников, рост престижности предприятия, сокращение текучести кадров предприятия.

Следовательно, полная оценка эффективности руководства производством может быть представлена следующей системой показателей:

Прямые – коэффициент ритмичности производства, уровень выполнения плана производства продукции;
Косвенные – экономические: производительность труда, себестоимость продукции, рентабельность; социальные: дисциплина, удовлетворенность работой, престижность предприятия, коэффициент текучести кадров.

Следствием эффективного руководства является экономически и социально эффективное производство, то есть в целевые установки (плановые установки) предприятия включаются экономические и социальные составляющие, при эффективном руководстве они воплощаются в реальность.[1, с.52]

Принципы руководства

Первым объединяющим началом, согласовывающим и координирующим деятельность подчиненных, являются принципы руководства. Принцип – это исходное положение, первооснова, идейная установка в деятельности человека, предпосылка в теории, концепции.

Анализ рекомендаций науки управления конца 19-го, начала 20-го века позволяет сказать, что тогда ученые предлагали каждому руководителю (лицу, в подчинении которого находятся люди) для эффективной работы с людьми (для выполнения процесса управления производством) хорошо научиться выполнять девять принципов, а именно:

Отчетливая постановка цели перед подчиненным;
Нормирование и планирование производства;
Нормализация условий производства;
Дисциплина;
Учет и контроль;
Инструктирование подчиненных;
Справедливое отношение к подчиненным;
Диспетчеризация производства;
Справедливая оплата труда.

Г. Эмерсон, предлагая подобные принципы руководителю, бизнесмену для практического пользования, убеждал их следующим образом. Если перед подчиненным ставятся отчетливые цели, - говорил он, - если производство и труд нормированы и есть план действий, если люди поставлены в нормальные условия труда, если работников детально инструктируют перед выполнением задания, если к ним справедливо относятся и справедливо вознаграждают и т.п., то у людей не возникнет никаких побуждений не выполнить порученное им задание. Нельзя с этим не согласиться.

Сейчас, когда наука управления производством стала иметь более основательную теоретическую базу, в структуре системы руководящей деятельности произошло упорядочение – принципы стали отражать в большей степени идеологические установки фирмы, функции руководства – технологию руководства, методы и средства – то, как выполнять функции, следуя принципам руководства. Поскольку в современном мире главное внимание обращено к личности работника, принципы руководства отражают идеологию работы с человеком на данной фирме.

«Работают» принципы на фирму и руководителя так, что формируют единоверцев в идеалов фирмы, при этом все то, что противоречит этим идеалам, отвергается: считается, что это нанесет ущерб предприятию. Единые принципы – это единые правила совместной работы на данной фирме. Принципы объединяют людей в основном, главном – в вере. Пропагандируются они средствами массовой информации фирмы, при приеме на работу, флагом, гимном и знаком фирмы, рекламой, поведением босса и т.д.. [1, с. 55]

В результате можно сказать, что принципы руководства необходимы, и разработка должна быть сугубо индивидуальной. Именно принципы являются основанием всей системы руководящей деятельности.

Технология руководства производством

Если знание принципов руководства отвечает на вопрос «Чем я, как руководитель, должен руководствоваться в своей работе с коллективом?», то знание технологии позволяет ответить на вопрос «Что делать?» для того, чтобы цели предприятия были реализованы.

Технологию руководства можно понимать как совокупность необходимых и достаточных действий руководителя для достижения поставленной перед ним цели.

Необходимые и достаточные действия руководителя есть ничто иное как функции руководства или система его обязанностей.

Поскольку руководящая деятельность является трудом, труд руководителя состоит из: плановой деятельности, организаторской деятельности и управленческой деятельности. Планируя, руководитель разрабатывает программу действий для достижения поставленной цели; организуя, руководитель строит производственную систему, способную достигнуть поставленной цели по разработанной программе; управляя, руководитель обеспечивает практическую реализацию программы и достижение цели при помощи построенной организации производства.

Функции руководства – это обязанности руководителя. Система обязанностей руководителя есть технология руководства.

Планирование – деятельность руководителя, направленная на разработку программы действий.

Организация – деятельность руководителя, направленная на построение производства, способного достигнуть поставленной цели в соответствие с планом.

Управление – деятельность руководителя, направленная на практическую реализацию производственной программы, в рамках построенной организации и обеспечивающая достижение поставленной цели.

Рис. 3. Технология руководства

Данная схема дает системное представление содержания труда руководителя: начинается его работа с продумывания, осмысления целей и разработки программы действий по их реализации; достижение целей наступает при регулировании производства. В промежутке между начальным и конечными действиями руководитель выполняет все функции планирования, организации и управления.

Знание технологии руководства позволяет обоснованно строить систему управления, особенно ее рабочий аппарат.[1, с. 59]

Методы и средства руководства и управления

Метод руководства – это способ, порядок выполнения руководителем своих обязанностей (функций). Очевидно, вполне логичным при конструировании системы руководящей деятельности ответить на вопрос «как руководителю выполнять свои обязанности». Определением средств руководства находится ответ на вопрос «с помощью чего при применении данных методов руководитель выполнит свои обязанности»; средства руководства – это орудия труда руководителя (средства оргтехники).[1, с. 64]

Искусство руководства состоит в том, чтобы люди, которыми мы руководим, захотели сделать то, что необходимо руководителю и организации в целом.[2, с. 65]

Поэтому, побудить членов организации к достижению единой цели является общей функцией руководства. По этой причине выделяют общие методы руководства и специальные.

Общие методы руководства

Общие методы руководства:

экономические,
социально-психологические,
административные.

Все это методы работы с человеком, с помощью которых руководитель решает главную свою задачу – повести за собой людей на достижение цели организации, побудит их делать то, что необходимо организации в целом.

При помощи экономических методов руководитель создает благоприятную экономическую среду, стимулирующую поведение человека на достижение общих целей. К таким методам относятся: хозрасчет, организация оплаты труда, премирование, экономическое поощрение, наказание; материальное пособие на образование, здравоохранение и т.п.

Положительные социально-психологические методы создают комфортную социальную среду в коллективе, в отношениях между людьми, в частности между руководителем и подчиненными. К ним относятся: методы формирования коллектива, соревнование, методы отдачи приказов, распоряжений; методы общения руководителя с подчиненными – весь арсенал правил из этики служебных отношений, методы организации труда и др.

Административные методы руководства – прямое воздействие руководителя информацией на подчиненного. Это приказы, распоряжения, указания, решения, постановления. Невыполнение подчиненным административных установок или хорошее их выполнение влекут за собой административные наказания или поощрения.

Специальные методы руководства

Специальные методы руководства – это методы планирования, методы организации и методы управления. остановимся более подробно на методах управления. они классифицированы также по функциям.

Методы постановки задачи (отдачи приказа)
Методы контроля
Методы принятия решений
Методы регулирования производства.
Методы постановки задачи

При постановке задачи решается не только информационный вопрос – довести до исполнителя задание, но и психологический – побудить работника к безусловному выполнению доведенного задания.

Существует три метода постановки задачи: авторитарный, демократический и пассивный.

Первый метод характеризуется тем, что перед подчиненным четко ставится задача и строго предписывается метод ее выполнения. Этот метод ориентирован на наказания исполнителя. Авторитарная практика отдачи распоряжения приветствуется в критической ситуации.

Второй метод – демократический. Его суть в том, что руководитель четко доводит задание до подчиненного, но одновременно предоставляет ему право избрать методы и средства его решения. Демократический метод ориентирован на поощрения работника при успешном выполнении задания. Считается, что этот метод является хорошим средством развития творчества кадров, роста их профессионального мастерства. Применение демократического метода рекомендуется при отработанной системе планирования и организации производства, в условиях, когда в производстве выдерживается некоторый ритм.

Пассивный метод постановки задачи предполагает доведение задания на длительный период, сужение объемов контроля за деятельностью исполнителя и применение проверенной системы стимулирования.

Хорошей практикой постановки задачи считается умелое сочетание всех трех методов применительно к конкретным лицам и обстановке на благоприятном общем деловом фоне, где активно пропагандируется этика служебных отношений.

Методы контроля

После постановки задачи работу исполнителей следует поставить на контроль, для чего руководителю необходимо владеть методами контроля производства.

Установлено, что существует два вида контроля: сплошной и выборочный. При сплошном изучается состояние генеральной совокупности в целом и по результатам изучения делается заключение. Так как сплошной контроль трудоемок, чаще используется выборочный контроль.

Статистические методы контроля позволяют планировать и осуществлять сплошной и выборочный контроль. Для выборочного очень важно уметь обосновать размер выборки. Таким образом, в организации и проведении контроля различные его виды будут выполняться соответствующими статистическими методами.

Методы принятия решений

Все методы принятия управленческих решений можно объединить в три группы.

Неформальные (эвристические) методы принятия решений.

Управленческая практика свидетельствует о том, что при принятии и реализации решений определенная часть руководителей использует неформальные методы, которые основываются на аналитических способностях лиц, принимающих управленческие решения. Это совокупность логических приемов и методики выбора оптимальных решений руководителем путем теоретического сравнения альтернатив с учетом накопленного опыта. В большей части неформальные методы базируются на интуиции менеджера. Их преимущество состоит в том, что принимаются они оперативно, недостаток - неформальные методы не гарантируют от выбора ошибочных (неэффективных) решений, поскольку интуиция иногда может подвести менеджера.

Коллективные методы обсуждения и принятия решений.

Основным моментом в процессе коллективной работы над реализацией управленческих решений является определение круга лиц, участников данной процедуры. Чаще всего это временный коллектив, в состав которого включаются, как правило, и руководители и исполнители. Главными критериями формирования такой группы являются компетентность, способность решать творческие задачи, конструктивность мышления и коммуникабельность. Коллективные формы групповой работы могут быть разными: заседание, совещание, работа в комиссии и т.п. Наиболее распространен такой метод коллективной подготовки управленческих решений, как "мозговой штурм", или "мозговая атака" (совместное генерирование новых идей и последующее принятие решений).

Если предстоит решение сложной проблемы, то собирается группа людей, которые предлагают свои любые решения определенной проблемы. Основное условие "мозгового штурма" - это создание обстановки, максимально благоприятной для свободного генерирования идей. Чтобы этого добиться, запрещается опровергать или критиковать идею, какой бы на первый взгляд фантастической она ни была. Все идеи записываются, а затем анализируются специалистами.

Метод Дельфы - это многотуровая процедура анкетирования. После каждого тура данные анкетирования дорабатываются и полученные результаты сообщаются экспертам с указанием расположения оценок. Первый тур анкетирования проводится без аргументации, во втором - отличающийся от других ответ подлежит аргументации или же эксперт может изменить оценку. После стабилизации оценок опрос прекращается и принимается предложенное экспертами или скорректированное решение.